Foglio n. 1
Ufficio attività Strumentali Processo Approvvigionamenti
AL DIRETTORE REGIONALE
PER LA TOSCANA
Oggetto: affidamento diretto distruzione e smaltimento pratiche d’ufficio della sede Inail di Viareggio;
CIG : Z6C25D7FE2
La selezione e la distruzione di documenti negli archivi degli uffici degli enti pubblici è disciplinato dal Codice dei beni culturali e del paesaggio (art. 21 comma 1, lettera d; art. 41, comma 3, D.Lgs. n. 42/2004); il codice prevede che l’eliminazione di
“masse documentarie”, non più necessarie per l’attività amministrativa, avvenga, decorsi i termini di legge e previa approvazione della Soprintendenza archivistica, tramite la distruzione certificata delle stesse.
In data 2 novembre 2018 la sede Inail di Viareggio, ricevuta l’approvazione della Sovrintendenza archivistica con nota del 20 giugno 2018, ha richiesto un servizio di prelevamento e smaltimento delle pratiche d’ufficio per le quali sono decorsi i termini di conservazione.
Le pratiche oggetto di smaltimento hanno un peso complessivo presunto di circa 2.800 kg; tale smaltimento rientra peraltro nel progetto speciale della sede.
Verificato che non vi sono convenzioni Consip attive relative al servizio in oggetto e che sul Mepa detto servizio di “distruzione documenti” non è presente per quantitativi inferiori ai 10.000 kg, si è provveduto, in data 05.11 u.s., a chiedere 4 preventivi ad aziende che operano sul territorio nazionale.
La “IDR srl” ha inviato un preventivo in data 06.11: l’offerta è relativa ad una distruzione “in loco” tramite l’invio di un mezzo “trituratore” e si compone di quattro voci: la movimentazione del materiale per euro 1.216,00 (oltre iva il trasporto del materiale dal piano al trituratore); la distruzione fisica del materiale cartaceo per euro 1.764,00 (oltre iva,
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calcolato al costo di 0,63 €/Kg); la gestione dei rifiuti per euro 840,00 (oltre iva); il rilascio della dichiarazione di distruzione per euro 25,00 (oltre iva).
La Società “Distruzione documenti srl” ha inviato un preventivo in data 07.11: l’offerta è relativa ad una distruzione “in loco” tramite l’invio di un mezzo “trituratore” e si compone di due voci: euro 160,00 (oltre iva) per l’uscita dell’unità mobile di triturazione oltre euro 0,82 (oltre iva) per ogni Kg di carta (con un minimo di fatturazione per 2.000 kg); va rappresentato che la data di inizio lavori sarebbe scelta a discrezione della società ed entro 60 giorni dall’accettazione della proposta. In base a tale offerta il costo presunto sarebbe di circa 2.456,00 oltre iva.
La “F.lli Di Piazza s.n.c.”, avendo sede in provincia di Lucca ha presentato un’offerta con distruzione dei documenti presso la propria struttura; il suddetto preventivo è stato inviato in data 11.11 e si compone di quattro voci: divisione del materiale in 28 carrelli da 100 kg con successiva distruzione per un importo pari a euro 1.400,00 oltre iva (calcolati su di una base di 50 euro a carrello), ritiro e trasporto presso la sede per euro 80,00 (oltre iva), 8 ore di facchinaggio per il carico del materiale per un costo orario di euro 20,00 (oltre iva), 60,00 euro, oltre iva, per il rilascio di un DVD contenente la registrazione effettuata durante la fase di distruzione dei documenti, per un totale di 1.700 euro oltre iva.
La “Italmaceri srl” non ha presentato alcuna offerta.
E’ necessario precisare che la normativa vigente non obbliga le amministrazioni ad effettuare una distruzione “in loco”, operazione sicuramente più costosa in quanto presuppone l’invio di un’unità mobile adatta alla distruzione di documenti; chiaramente la scelta di tale opzione è dipesa, in capo ai primi due offerenti, dall’ubicazione logistica delle proprie sedi. Le ditte “IDR srl” e “distruzione documenti srl”, infatti, hanno richiesto telefonicamente a questo ufficio se era possibile effettuare la distruzione “in loco” non essendo economicamente vantaggioso effettuare un’offerta con trasporto del materiale sino a Roma, luogo in cui hanno sede legale entrambe le ditte. Si evidenzia invece che la ditta “Di Piazza snc” ha sede nella stessa provincia in cui si è richiesto il servizio.
La ditta “Di Piazza Snc” è quindi risultata quella che ha offerto il prezzo più basso per il servizio in questione; è stato subito acquisito un DURC dal quale risulta la regolarità contributiva della stessa.
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Va osservato che il preventivo si riferisce a 2.800 kg di carta così come quantificati dalla sede di Viareggio; considerata la mole di carta e la mancanza di mezzi tecnici specifici in possesso dei colleghi della sede non è da escludere la possibilità di un errore nella pesatura, pertanto si propone di assumere un impegno contabile di spesa maggiorato del 10% in modo da tener conto anche dei possibili “imprevisti” (es. errata pesatura della carta, maggiori ore di facchinaggio per il carico del materiale), equivalente alla cifra di € 170,00 ulteriore rispetto al preventivo di € 1.700,00 iva esclusa.
L’importo presuntivo da impegnare ammonta pertanto ad 1.870,00 (oltre iva al 22% per euro 411,40) da assumere sul capitolo U.1.03.02.13.002.01 “Servizi di pulizia e lavanderia” che presenta la necessaria disponibilità di competenza e di cassa sul bilancio 2018.
Tutto ciò premesso, tenuto conto che:
tra le Ditte invitate a presentare un’offerta, quella che ha proposto il prezzo più basso è la ditta “Di Piazza Snc”;
l’importo dell’affidamento è pari a Euro 1.870,00 oltre IVA;
ai sensi dell’art. 36, comma 2, lett. a) D.Lgs. 50/2016 è consentito per affidamenti di importo inferiore ad € 40.000,00 il ricorso all’affidamento diretto ad un unico operatore economico; si propone pertanto:
- di affidare il servizio di distruzione certificata dei documenti della sede di Viareggio alla ditta “Di Piazza Snc” P. Iva 01672890462 con sede in Via S.
Antonio 28, Lappato (LU) con ordinativo cartaceo per l’importo presunto di € 1.870,00 iva esclusa;
- l’assunzione di un impegno contabile di spesa di Euro 2.281,40 (I.V.A.
compresa per Euro 411,40) in favore di “Di Piazza Snc” sul capitolo U.1.03.02.13.002.01 “Servizi di pulizia e lavanderia”, verificata la necessaria disponibilità finanziaria di competenza e di cassa su detto capitolo del bilancio di previsione 2018, associato alle missioni e programmi nelle percentuali proposte ed estratte dalla procedura PBC ed automaticamente evidenziate e inserite in procedura Ciclo Passivo.
Si allega determinazione di spesa ed ordinativo del servizio.
f.to dott. Giancarlo Argo Francesco Ferretti
Il Vicario del Dirigente dell’Ufficio Attività Strumentali dott.ssa Giuseppina Maria Maruti
