Assunzione, quali documenti sono necessari?
written by Noemi Secci | 17/09/2016
Documenti e dichiarazioni da richiedere al lavoratore all’atto dell’assunzione: quali sono, casi particolari.
I documenti che devono essere richiesti al lavoratore all’atto dell’assunzione non si limitano alla carta d’identità e al codice fiscale: a seconda della tipologia del rapporto di lavoro e della categoria a cui appartiene il lavoratore, difatti, devono essere presentati numerosi documenti e dichiarazioni, da quelli relativi alla corresponsione degli assegni familiari, alle informazioni previdenziali, ai certificati di abilitazione.
Il vecchio libretto di lavoro, invece, è stato soppresso nel 2002 e non va più presentato, nemmeno da parte dei soggetti che ne sono in possesso.
Vediamo, in questo vademecum, tutta la documentazione necessaria per assumere il lavoratore.
Carta d’identità e codice fiscale
Come appena accennato, la carta d’identità o un documento di riconoscimento equivalente, oltre al codice fiscale, sono indispensabili per procedere all’identificazione del lavoratore, dunque alla corretta instaurazione del rapporto.
Permesso di soggiorno
Se il lavoratore è extracomunitario, è necessario un permesso di soggiorno in corso di validità.
Scheda professionale
Si tratta della scheda rilasciata dal centro per l’impiego, che contiene tutte le informazioni relative alla carriera e alla formazione del lavoratore: può servire, ad esempio, per stabilire l’anzianità di disoccupazione e l’accesso a determinati incentivi.
Informativa e consenso al trattamento dei dati personali
Il datore di lavoro è tenuto a informare il lavoratore riguardo alle modalità di trattamento dei dati personali, al responsabile del trattamento e della conservazione della documentazione e deve conservare una copia dell’informativa firmata.
Documenti per gli ANF
Se il lavoratore ha diritto agli assegni al nucleo familiare, è necessario che presenti, oltre alla domanda per la corresponsione della prestazione con modulo ANF/DIP, la documentazione inerente, come l’eventuale autorizzazione ANF 43 rilasciata dall’Inps, Cud e dichiarazioni dei redditi.
Dichiarazione relativa alla pensione
Se il lavoratore è titolare di una pensione di reversibilità o di invalidità, trattamenti per i quali sono ancora operativi i limiti di cumulo col reddito da lavoro, il lavoratore deve presentare la dichiarazione relativa alla titolarità e alla tipologia di pensione. Se si tratta di una pensione d’invalidità, il datore di lavoro deve effettuare una comunicazione all’Inps entro 30 giorni.
Dichiarazione per fruire delle detrazioni fiscali
Il lavoratore deve poi presentare un’apposita dichiarazione per fruire delle detrazioni fiscali per redditi di lavoro dipendente, per carichi di famiglia, per canoni di locazione e la detrazione speciale in presenza di assegno di mantenimento conseguito dal coniuge separato.
Dichiarazione di responsabilità
Se il lavoratore fruisce di particolari benefici contributivi, cioè della riduzione dei contributi previdenziali, è tenuto a firmare una dichiarazione di responsabilità sul possesso dei requisiti che danno diritto all’agevolazione.
Dichiarazione del precedente datore di lavoro o CU
Ai fini contributivi, per sottoporre la retribuzione al corretto prelievo previdenziale, è poi utile una dichiarazione del precedente datore di lavoro (va bene anche la certificazione unica CU, che ha sostituito il CUD) nella quale indichi l’eventuale contributo IVS (invalidità vecchiaia superstiti) aggiuntivo dell’1% trattenuto e l’ammontare della retribuzione assoggetta al contributo IVS.
Se il lavoratore non ha versato contributi prima del 1996, le Cu sono utili anche per stabilire le retribuzioni corrisposte dai precedenti datori di lavoro per l’applicazione del massimale contributivo sulla contribuzione IVS (in quanto lo stipendio può essere assoggettato a contributi sino a un determinato limite massimo annuo).
Malattia già fruita
Il lavoratore, poi, deve fornire un’attestazione contenente i giorni di malattia già fruiti nei precedenti rapporti d lavoro, per la verifica del superamento dei 180 giorni nell’anno solare (1 gennaio 31 dicembre).
Fringe benefits
Se il lavoratore, nei precedenti rapporti nel corso dell’anno, ha già fruito di beni e servizi erogati dai datori di lavoro, deve dichiarare il valore corrispondente, ai fini della verifica del superamento di 258,23 euro.
A tal fine può essere consegnata anche la Cu.
Congedi
È indispensabile, poi, che il lavoratore dichiari la fruizione, o meno, di congedi parentali, straordinari, aspettative per gravi motivi di famiglia, personali o formativi già goduti prima dell’assunzione (in quanto tali assenze non possono superare determinati limiti nel complesso dell’intera vita lavorativa).
Previdenza complementare
Il lavoratore deve poi fornire tutte le informazioni utili per il posizionamento nell’ambito del sistema della previdenza complementare. Se ha già destinato il Tfr a una forma di previdenza complementare, dovrà dichiararlo entro 6 mesi dall’assunzione con l’apposito modulo TFR 1 o TFR 2.
Certificato medico
La certificazione medica è necessaria per:
– tutti i lavoratori sottoposti a sorveglianza sanitaria in base alle norme in materia di igiene e sicurezza del lavoro (anche i videoterminalisti, se lavorano al computer o ad un qualsiasi videoterminale per almeno 20 ore settimanali, sono soggetti alla sorveglianza sanitaria);
– tutti i lavoratori minorenni;
– per gli addetti alla produzione e alla vendita di generi alimentari e bevande:
per questi soggetti, sino al 1997, era necessario il libretto di idoneità sanitaria, ma quasi tutte le regioni hanno soppresso quest’obbligo ed istituito degli appositi corsi formativi al suo posto;
– per i lavoratori agricoli, gli operai, i manovali, i pastori e gli allevatori, i fantini, i conciatori, i cantonieri, gli stallieri, gli addetti agli ippodromi e per coloro che lavorano nel settore legno, carta, cartone, metalmeccanico, metallurgico e dei rifiuti, è necessaria la vaccinazione antitetanica.
Iscrizione al registro della pubblica sicurezza o certificato di nomina
Se il lavoratore è portiere, custode di magazzini, stabilimenti o cantieri, deve essere iscritto all’apposito registro di pubblica sicurezza. Se guardia giurata, deve presentare il certificato di nomina avvenuta con decreto prefettizio.
Generatori a vapore
Se il lavoratore è addetto alla conduzione di generatori a vapore, deve essere in possesso dell’apposito certificato di abilitazione.
Conducenti di veicoli
Se il lavoratore deve condurre un veicolo nell’ambito della sua mansione, deve presentare la patente o un valido certificato equivalente.
Ulteriore documentazione facoltativa
Il datore di lavoro può richiedere, a seconda dell’inquadramento, delle mansioni del lavoratore e del settore di attività:
– il certificato penale, se previsto dal CCNL di riferimento;
– i certificati di servizio;
– la documentazione relativa agli studi compiuti;
– i documenti di abilitazione all’esercizio di particolari attività;
– il documento attestante la posizione militare agli effetti della qualifica di reduce e dell’anzianità convenzionale per benemerenze.
