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Consiglio Superiore della Magistratura
Corso annuale Rid-Magrif 24 e 25 maggio 2017
Roma
IL SISTEMA DOCUMENTALE TIAP Profili organizzativi
Premessa
Il TIAP (Trattamento Informatico Atti Processuali) è un applicativo sviluppato dal Ministero della Giustizia per la gestione informatica del fascicolo con possibilità di integrare i contenuti nelle varie fasi processuali con atti, documenti e supporti multimediali. L’obiettivo finale è quello di pervenire alla digitalizzazione del fascicolo attraverso la scannerizzazione – o acquisizione di file digitali – la classificazione, la codifica e l’indicizzazione dei fascicoli con possibilità di ricerca, consultazione, esportazione e stampa di interi fascicoli e/o di singoli atti.
La circolare DGSIA 26 gennaio 2016 n. 0001593.U ha individuato il T.I.A.P. come gestore documentale unico nazionale, facendo salvo il recupero del patrimonio documentale acquisito con gli altri sistemi più o meno diffusi sul territorio nazionale (AURORA, DIGIT, SIDIP) di cui si è stata prevista, infatti, apposita attività di migrazione.
Il gestore documentale TIAP è strutturato, pertanto, per seguire il flusso del processo e prevede che il fascicolo possa essere individuato in TIAP univocamente con la terna dei numeri PM/GIP/TRIB.
Riduttivo è parlare di mero documentale quando ci si riferisce al TIAP, in quanto non si tratta di un mero contenitore di atti processuali e documenti, quanto piuttosto di un sistema informatico che
“gestisce” il fascicolo in tutte le fasi processuali di primo grado. Il sistema in particolare consente nelle diverse fasi processuali la “creazione” di fascicoli informatici – mediante la cd. discovery - con una cadenza che ricalca perfettamente la creazione dei fascicoli processuali cartacei.
Le modalità con le quali procedere alla discovery possono essere in gran parte personalizzate dagli uffici, così come può essere personalizzata la strutturazione del fascicolo al momento dell’inserimento degli atti e quella di visualizzazione in fase di successivo studio (ad esempio per documenti sparsi o raggruppati in faldoni), così come può essere personalizzata la indicizzazione1 dei fascicoli medesimi. Quest’ultimo aspetto, quello della indicizzazione, è fondamentale in quanto un fascicolo indicizzato in modo chiaro è evidentemente un fascicolo agevole da studiare. Al momento della installazione di TIAP in un ufficio giudiziario è pertanto di fondamentale importanza dedicare attenzione alla struttura dell’indice – in attesa della formazione di un titolario nazionale che il
11 Possibilità di personalizzazione della numerosità e tipologia di informazioni da collegare ai diversi tipi di documento.
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Ministero sta studiando – stabilendo i metadati che dovranno essere obbligatoriamente inseriti nel sistema al momento dell’acquisizione degli atti, metadati che potranno essere poi letti nell’indice al momento dello studio (ed esempio nome dell’interrogato in corrispondenza dello specifico atto in caso di fascicolo con 100 imputati). Sui metadati il TIAP consente, in particolare, due scelte: la loro obbligatorietà e/o la loro visibilità direttamente nella visualizzazione riepilogativa del fascicolo e non solo come dato del singolo documento.
Ancora: - Tiap logga tutti gli accessi - consente statistiche personali - è gestore di pec e quindi anche di notifiche, in maniera alternativa a SNT, ma con la peculiarità e l’utilità che le notifiche vengono originate direttamente a partire dai documenti presenti nel fascicolo e i loro esiti automaticamente ricollocati nello stesso in relazione agli atti a cui si riferiscono, nella direzione del fascicolo interamente digitale.
PARAMETRI per l’accesso al fascicolo e la visibilità degli atti in esso contenuti sono:
1) la fase processuale (per tiap è lo STATO del FASCICOLO) in cui ci si trova;
2) l’associazione degli utenti;
secondo il seguente schema:
a) Fase delle indagini preliminari: il fascicolo in Tiap si trova in fase “IND. PREL:”
Il fascicolo è interamente visibile solo al PM titolare e agli utenti a questo collegati, salva la scelta di disporre l’autorizzazione personalizzata selezionando uno specifico elenco di utenti abilitati.
b) Richiesta della misura cautelare: il fascicolo in Tiap si trova in fase “IND. PREL: RMC”
Il titolare del fascicolo, ossia il Pubblico Ministero, dopo avere inserito gli atti necessari, può, durante la fase delle indagini preliminari, attivare una discovery al GIP trasmettendo un sottofascicolo virtuale. L’ufficio del Tribunale “ricezione atti GIP” – utente che non è necessario che disponga delle autorizzazioni per accedere (“aprire”) al fascicolo - riceve quindi un fascicolo TIAP “da assegnare GIP”. Il soggetto abilitato assegna il fascicolo digitale ad uno specifico magistrato. Il fascicolo quindi risulterà accessibile dalla postazione del Giudice designato (possono essere resi visibili anche tutti i giudici dell’ufficio) e dagli utenti (ossia i cancellieri) a questi collegati o da quelli che il Giudice vorrà abilitare. Al P.M. toccherà, al momento dell'invio, individuare gli atti di cui intende operare la discovery a sostegno della misura, potendo anche selezionare parzialmente i documenti ed operando
“omissis” sugli stessi; atti che rimarranno immodificabili. Successivamente, potrà essere operata esclusivamente la trasmissione di eventuali documenti integrativi, che però compariranno con la relativa data di trasmissione e nell’indice atti trasmessi in una separata sezione dello stesso denominata “Atti al seguito”.
c) Trasmissione atti al Tribunale del Riesame: “INVIA ATTI AL RIESAME”
Allo stesso modo la Procura – con la stessa discovery utilizzata per il GIP – trasmette gli atti al Riesame attraverso l’attivazione della specifica funzione denominata “INVIA ATTI AL RIESAME”.
In tale ipotesi vengono trasmessi al riesame gli atti del sottofascicolo virtuale già trasmesso al GIP implementato della ordinanza applicativa della misura cautelare e degli eventuali atti compiuti al GIP.
d) Fascicolo in stato “415Bis / GIP/GUP”
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Con l’indicazione dello stato 415Bis si intende l’avvenuta conclusione delle indagini preliminari ed in tale sede il fascicolo è visibile al Magistrato titolare, a quelli esplicitamente autorizzati, e agli utenti a questi collegati.
Gli utenti GIP/GUP possono avere accesso al fascicolo nelle seguenti condizioni:
il fascicolo ha un proprio Numero R.G. GIP ed il Giudice cui si riferisce è tra quelli cui la propria utenza è collegata;
in alternativa, laddove nel fascicolo fosse presente uno dei documenti che ne liberalizzano l’acceso, quali il documento “Avviso ex Art. 415 bis C.P.P.”, la “Richiesta di Rinvio a Giudizio”, la “Richiesta di emissione di Decreto Penale di condanna” ed in generale uno degli atti, configurabili mediante il modulo di amministrazione, che vengono a tal uopo specificamente indicati.
Gli utenti del dibattimento non hanno accesso al fascicolo.
e) Visibilità al Dibattimento
Gli utenti del dibattimento possono avere accesso al fascicolo, limitatamente ai documenti che risultano nello stato DIB. Il fascicolo per il dibattimento viene predisposto mediante gli strumenti TIAP SAD (Segreteria Atti Dibattimentali) o TIAP PUD (Preparazione Udienza Dibattimentale). A questo punto occorre che al fascicolo sia attribuito il Numero R.G. DIB e sia assegnato allo stesso il relativo Giudice o collegio.
L’inserimento del dato relativo al numero di R.G. DIB e del relativo magistrato titolare può avvenire, ad esempio, nella cancelleria centrale dibattimento che riceve i fascicoli ed una volta effettuata l’assegnazione tramite il registro generale, utilizzando la specifica funzione di TIAP - del tutto identica a quella prevista per il GIP – riporta il dato di assegnazione del fascicolo. Per far ciò è indispensabile che al fascicolo sia stato associato lo specifico magistrato virtuale denominato DA ASSEGNARE DIB, attività che viene effettuata in automatico dal sistema a valle della predisposizione del fascicolo del dibattimento mediante gli strumenti SAD e PUD utilizzati rispettivamente dalla Procura e dal Tribunale, oppure mediante l’inserimento da parte dell’utente di specifici documenti – configurabili mediante il modulo di amministrazione – la cui aggiunta nel fascicolo determina automaticamente lo stato del fascicolo quale “ASSEGNABILE AL DIBATTIMENTO”.
La Corte di Appello
Allo stato la Corte di Appello non ha un modulo in Tiap che consenta di acquisire gli atti. Non partecipa pertanto alla attività di acquisizione e catalogazione di atti in Tiap. Tuttavia, è possibile per le Corti di Appello – ciò avviene ad esempio presso la Corte di Appello di Napoli – di ottenere la possibilità di avere in visione le sentenze di primo grado, ed anche eventualmente gli atti presenti nei fascicoli processuali di primo grado presenti in Tiap. La visibilità delle sentenze – con conseguente possibilità di esportazione ed utilizzazione delle stese – richiede che il cancelliere degli uffici di primo grado, al momento della trasmissione in appello dei fascicoli – “liberi” l’intero fascicolo di primo grado o solo la sentenza (a seconda degli accordi intercorsi tra gli uffici giudiziari di primo e secondo grado) per la visibilità di appello.
4 Profili organizzativi interni all’ufficio
La constatazione che l’informatica giudiziaria e la giurisdizione sono sempre più strettamente avvinti comporta come corollario di carattere generale che la consapevole gestione della informatica giudiziaria consente di dominare anche aspetti della giurisdizione. La validità di tale argomentazione è tanto più evidente proprio con riguardo al sistema Tiap, in considerazione della estrema duttilità dello stesso. L’uso consapevole di Tiap presenta peraltro notevoli risvolti sul piano della organizzazione dell’ufficio.
Innanzitutto, va ribadito un principio valevole per ciascun sistema informatico contenente dati sensibili, ossia che il titolare degli stessi è il Capo dell’Ufficio. Il precipitato logico di tale principio è che l’amministratore di sistema, ossia il soggetto che ha le chiavi di accesso al sistema e governa le più importanti funzioni dello stesso (prima di tutte i profili) deve essere un soggetto individuato ed interno all’ufficio, in rapporto di fiducia con i vertici.
Occorre, inoltre, che sia ben chiaro, in quanto frutto di una scelta meditata dell’ufficio, come debbano essere distribuiti fra gli utenti tutti i profili possibili del sistema. In altre parole, dovrà essere il capo dell’ufficio, coadiuvato dai magrif, di concerto con la dirigenza amministrativa a decidere, per ciascun sistema, a seguito di sedute di analisi degli stessi, “chi vede cosa” e “chi fa cosa”, rispetto ai sistemi informatici in uso, all’interno dell’ufficio giudiziario. L’individuazione dei profili degli utenti dovrà infatti ricalcare quelle che sono le competenze e i profili professionali dei singoli utenti sul piano organizzativo interno. Si tratta pertanto di una fase cruciale di impostazione del sistema che non deve essere lasciato alle scelte di soggetti diversi (Cisia, ditte esterne, assistenza).
Ancora sarà necessario procedere costantemente, mediante idonei ordini di servizio, alla bonifica degli elenchi degli utenti, tutte le volte che si verifichi il pensionamento o il trasferimento ad altro ufficio del personale della magistratura o amministrativo.
Il Tiap, inoltre, presenta svariate possibilità di “accesso al fascicolo” da parte degli utenti, cui corrispondono altrettanti svariati moduli organizzativi.
Così, in uffici come quelli di procura o presso il gip è possibile limitare l’accesso al singolo fascicolo al solo magistrato che è titolare dello stesso ed al suo segretario/cancelliere, ciò con evidenti ricadute in termini di sicurezza dei dati contenuti nel fascicolo medesimo.
Al contrario in settori, quale quello dibattimentale, è possibile prevedere il libero accesso a tutti i fascicoli da parte di tutti i magistrati e cancellieri, con evidente risparmio di tempo nella ricerca di un precedente (ad esempio in caso di eccezione difensiva per violazione del ne bis in idem per precedente pronuncia all’interno dell’ufficio).
Il sistema consente inoltre di scegliere se consentire o meno l’accesso agli atti del fascicolo all’utente tenuto alla registrazione del fascicolo ed assegnazione del medesimo. La possibilità di escludere la visibilità degli atti al momento della assegnazione del fascicolo, consente, sotto il profilo organizzativo, nei settori più delicati, di abbassare il livello di attenzione al momento della assegnazione dei fascicoli e di prevedere moduli organizzativi meno garantiti.
La discovery degli atti del fascicolo, ancora, può essere rimessa alla determinazione dell’utente a ciò deputato, che dovrà attivare la funzione discovery di volta in volta, oppure potrà essere affidata ad automatismi, per cui l’inserimento nel fascicolo di un atto che presenta un determinato codice (ad esempio la sentenza) potrebbe consentire l’automatica visibilità del fascicolo a determinati utenti (vedi ad esempio, la tematica della visibilità delle sentenze di primo grado in Corte di Appello).
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Da quanto sinteticamente sopra indicato, risultano pertanto evidenti i risvolti organizzativi interni all’ufficio, risvolti che devono essere interamente “governati”, attraverso il governo dei sistemi informatici, dai magistrati. I sistemi informatici non devono avere segreti per utenti, in quanto è proprio attraverso essi che oggi si gestisce la giurisdizione.
Profili organizzativi esterni (rapporti tra settori dello stesso ufficio o tra diversi uffici o, ancora, con soggetti esterni).
Poiché il sistema Tiap impegna sullo stesso fascicolo digitale diversi uffici giudiziari (Procura della Repubblica, settore gip del Tribunale e settore riesame del Tribunale; Tribunale e Corte di Appello, quest’ultima allo stato solo con possibilità di lettura degli atti del primo grado) appare indispensabile concordare tra gli uffici che “condividono” l’applicativo, attraverso la sottoscrizione di protocolli, dettagliati moduli organizzativi che regolamentino in concreto l’utilizzo in comune del gestore documentale, conciliando la parte “informatica” della formazione, trasmissione e dello studio del fascicolo digitale con la perdurante necessità di mantenere “copia cartacea degli atti” presso gli uffici di provenienza degli atti medesimi.
Allo stesso modo, sarà indispensabile procedere alla stipula di protocolli con il Consiglio dell’ordine degli Avvocati, attesa la necessità di porre in condizione gli avvocati di prendere visione degli atti in Tiap, mediante postazioni informatiche dedicate, e di estrarre copia su supporto magnetico.
La concreta esperienza degli uffici giudiziari che utilizzano l’applicativo ha portato una notevole riduzione degli accessi dell’utenza nelle segreterie/cancellerie, con la creazione di punti di accesso dedicati alla consultazione degli atti e all’estrazione delle copie. In tal senso è l’esperienza del Tribunale di Napoli della creazione dell’ufficio di Front Office (modulo PRINT MANAGER per rilascio di password temporanee one time, calcolo dei diritti e istanza di copie prodotte dal sistema con la funzione “carrello”).
La costituzione di protocolli tra gli uffici giudiziari del distretto di Napoli consente, ad esempio, allo stato su quasi tutto il distretto la trasmissione al Tribunale del riesame di Napoli dei fascicoli delle procedure di riesame in TIAP. Gli uffici di Procura del distretto in particolare trasmettono al Tribunale del Riesame, sulla richiesta atti della procedura (art.309-324 c.p.p.), una comunicazione via fax nella quale danno atto che il fascicolo è stato trasmesso (nell’accezione di reso disponibile al Riesame) in TIAP. Dalla comunicazione indicata decorre il termine per la decisione. Il Tribunale del Riesame inserisce in TIAP l’esito della procedura. Va precisato che il protocollo Procura della Repubblica /Tribunale del Riesame deve essere opportunamente preceduto da un protocollo Procura della Repubblica/Ufficio Gip del Tribunale, e ciò al fine di evitare contestazioni della difese in ordine ad eventuali discordanze tra il fascicolo cartaceo trasmesso eventualmente al Gip al momento del deposito della richiesta di misura cautelare e quello digitale trasmesso successivamente al Tribunale del Riesame. In altri termini, scelta la strada della digitalizzazione del fascicolo questa deve essere percorsa, per evitare eventuali nullità processuali, sia nella trasmissione della richiesta di misura cautelare al Gip che nella successiva trasmissione degli atti al riesame.
Quali sono le prospettive di sviluppo del sistema?
Per completare il flusso del procedimento in tutte le fasi di giudizio, occorrerebbe implementare la fase della Corte di Appello, prevedendo una configurazione ad hoc per la gestione del fascicolo in secondo grado, con conseguente struttura distrettuale dell’applicativo, ed infine prevedere in Tiap la fase di giudizio in Cassazione, con possibilità quindi di gestione dei fascicoli presenti in Tiap in tutti
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i gradi di giudizio. E’ di tutta evidenza l’implicazione di carattere organizzativo che una simile evoluzione tecnica del sistema comporterebbe, sia in termini di semplificazione dell’attività concreta di gestione del fascicolo, sia in termini di risparmio di spesa (basti solo riflettere sul dispendio di mezzi e persone per la reiterata fotocopia dei fascicoli, talvolta costituiti da numerosi faldoni, e per la trasmissione degli stessi ai gradi superiori). Peraltro, l’utilizzo del Tiap consentirebbe di scongiurare il pericolo di soppressione o dispersione degli atti, che talvolta si verifica nei vari passaggi tra uffici, anche solo per effetto della continua e ripetuta attività di copia degli atti.
I risvolti organizzativi individuati nella presente relazione rappresentano solo alcune delle possibilità.
Molto, se si può dire, è rimesso alla inventiva degli uffici. Così, potrebbe ipotizzarsi un protocollo Procura/Gip per la gestione degli affari semplici, con trasmissione al g.i.p. delle richieste di decreto penale di condanna. Ancora, potrebbe ipotizzarsi la possibilità di accesso in lettura degli utenti di Procura dei fascicoli dibattimentali. Il campo che si apre innanzi agli uffici giudiziari è ampio e, ancora, in buona parte inesplorato.
Dr. Rossella Marro
RID giudicante - distretto di Napoli
