Allegato Tecnico
Documento costituente parte integrante e sostanziale del contratto per l’affidamento del servizio di conservazione digitale di documenti informatici
1. Tipologie di documenti gestite dal sistema di Conservazione Digitale a Norma
Di seguito si riportano gli schemi riassuntivi di definizione delle classi documentali, raggruppati per caratteristiche di conservazione analoghe. Qualora il tipo di documento da conservare non rientri nel presente elenco, sarà predisposta apposita versione dell’Allegato Tecnico.
Documenti rilevanti ai fini tributari (soggetti ad apposizione Firma Digitale singola)
DESCRIZIONE TIPO/CLASSE DOCUMENTO1 [Codice tipo documento - come da provvedimento AE N.2010/143663]
Registro cronologico [Cod. 12]
Registro beni ammortizzabili (cespiti) [Cod. 13]
Registro IRPEF [Cod. 14]
Registro fatture di Acquisto [Cod. 15]
Registro acquisti agenzie di viaggio [Cod. 16]
Registro fatture emesse [Cod. 17]
Registro fatture in sospeso [Cod. 18]
Registro corrispettivi [Cod. 19]
Registro corrispettivi agenzie di viaggio [Cod. 21]
Registro riepilogativo Iva [Cod. 26]
Registro sezionale Iva Acquisti intra Ue [Cod. 27]
Registro Acquisti intra UE non Comm. [Cod. 28]
Registro Carico Scarico Reg. Margine Metodo analitico [Cod. 44]
Registro acquisti Reg. Margine Metodo globale [Cod. 45]
Registro vendite Reg. Margine Metodo globale [Cod. 46]
Documento rilevante ai fini delle
disposizioni tributarie (DM 23.01.04) SI NO Fattura Elettronica SI NO Fattura Elettronica PA SI NO
Documento soggetto a
concatenazione SI NO Giorno Settimana Mese Bimestre Trimestre Quadrimestre Semestre Altro ……….
SET di Metadati minimi Da
associare ai documenti Oltre ai metadati previsti al punto 12.4.12 del Manuale del sistema di conservazione, anche quelli previsti ai punti: 12.4.23 12.4.34
i metadati sono forniti e associati al documento a cura del cliente SI NO
L’assenza anche di uno solo dei metadati stabiliti comporta il rifiuto del documento
SI NO
Altri metadati “Extrainfo”
i metadati sono forniti e associati al documento a cura del cliente SI NO
L’assenza anche di uno solo dei metadati stabiliti comporta il rifiuto del documento SI NO Sottoscrizione documento firma digitale obbligatoria: SI NO
Formato del documento da versare
in conservazione PDF PDF/A XML/EML ALTRO:________________________________________
Software e/o informazioni necessarie per la visualizzazione/presentazione dei dati
PDF e PDF/A
Adobe Acrobat/Foxit Reader
EML
Microsoft Outlook/Mozilla Thunderbird
XML
Internet Explorer/Firefox/Google Chrome Foglio di stile:
Nome:
Release:
Eccezioni
Frequenza di versamento dei documenti in conservazione
Giorno Settimana Mese Bimestre Trimestre Quadrimestre Semestre Non Applicabile
Termine ultimo per il versamento in conservazione (in giorni di anticipo rispetto al termine di chiusura in conservazione)
15 giorni
Periodicità di chiusura evidenza di II° livello
Anno
Periodo di riferim.
Termine ultimo per la CHIUSURA del processo di conservazione (deve essere maggiore della frequenza)
…. Giorni …. Mesi 1 Anno
Durata della conservazione (in
anni) 1
1 In relazione ai documenti rilevati ai fini tributari vedi tabella allegata al provvedimento N.2010/143663 del 25.10.2010 dell’Agenzia delle Entrate;
2 Metadati minimi da associare a qualsiasi documento informatico;
3 Metadati minimi del documento informatico amministrativo;
4 Metadati minimi del documento informatico avente rilevanza tributaria;
DESCRIZIONE TIPO/CLASSE DOCUMENTO5 [Codice tipo documento - come da provvedimento AE N.2010/143663]
Libro giornale [Cod. 09]
Schede contabili (libro mastro) [Cod. 11]
Libro inventari [Cod. 10] * Libro dei soci [Cod. 51] * Libro delle Obbligazioni [Cod. 52] *
Libro delle Adunanze e delle Deliberazioni delle Assemblee [Cod. 53] *
Libro delle Adunanze e delle Deliberazioni del Consiglio di Amministrazione [Cod. 54] * Libro delle Adunanze e delle Deliberazioni del Collegio Sindacale [Cod. 55] * Libro delle Adunanze e delle Deliberazioni del Comitato Esecutivo [Cod. 56] * Libro delle Adunanze e delle Deliberazioni delle Assemblee Azionisti [Cod. 57] *
Documento rilevante ai fini delle
disposizioni tributarie (DM 23.01.04) SI NO Fattura Elettronica SI NO Fattura Elettronica PA SI NO
Documento soggetto a
concatenazione SI NO
Giorno Settimana Mese Bimestre Trimestre Quadrimestre Semestre Altro ……….
SET di Metadati minimi Da
associare ai documenti Oltre ai metadati previsti al punto 12.4.16 del Manuale del sistema di conservazione, anche quelli previsti ai punti: 12.4.27 12.4.38
i metadati sono forniti e associati al documento a cura del cliente SI NO
L’assenza anche di uno solo dei metadati stabiliti comporta il rifiuto del documento
SI NO
Altri metadati “Extrainfo”
i metadati sono forniti e associati al documento a cura del cliente SI NO
L’assenza anche di uno solo dei metadati stabiliti comporta il rifiuto del documento SI NO
Sottoscrizione documento firma digitale obbligatoria: SI NO Formato del documento da versare
in conservazione PDF PDF/A XML/EML ALTRO:________________________________________
Software e/o informazioni necessarie per la visualizzazione/presentazione dei dati
PDF e PDF/A
Adobe Acrobat/Foxit Reader
EML
Microsoft Outlook/Mozilla Thunderbird
XML Internet Explorer/Firefox/Google Chrome
Foglio di stile:
Nome:
Release:
Eccezioni
Frequenza di versamento dei documenti in conservazione
Giorno Settimana Mese Bimestre Trimestre Quadrimestre Semestre Non Applicabile
Termine ultimo per il versamento in conservazione (in giorni di anticipo rispetto al termine di chiusura in conservazione)
15 giorni Periodicità di
chiusura evidenza di II° livello
Anno
Periodo di riferim.
Termine ultimo per la CHIUSURA del processo di conservazione (deve essere maggiore della frequenza)
…. Giorni …. Mesi 1 Anno
Durata della conservazione (in
anni) 1
5 In relazione ai documenti rilevati ai fini tributari vedi tabella allegata al provvedimento N.2010/143663 del 25.10.2010 dell’Agenzia delle Entrate;
6 Metadati minimi da associare a qualsiasi documento informatico;
7 Metadati minimi del documento informatico amministrativo;
8 Metadati minimi del documento informatico avente rilevanza tributaria;
Fattura Elettronica
DESCRIZIONE TIPO/CLASSE DOCUMENTO9 [Codice tipo documento - come da provvedimento AE N.2010/143663]
Fattura Elettronica [Cod. 01, Cod 02]
Documento rilevante ai fini delle
disposizioni tributarie (DM 23.01.04) SI NO Fattura Elettronica SI NO Fattura Elettronica PA SI NO
Documento soggetto a
concatenazione SI NO Giorno Settimana Mese Bimestre Trimestre Quadrimestre Semestre Altro ……….
SET di Metadati minimi Da
associare ai documenti Oltre ai metadati previsti al punto 12.4.110 del Manuale del sistema di conservazione, anche quelli previsti ai punti: 12.4.211 12.4.312
i metadati sono forniti e associati al documento a cura del cliente SI NO
L’assenza anche di uno solo dei metadati stabiliti comporta il rifiuto del documento
SI NO
Altri metadati “Extrainfo”
i metadati sono forniti e associati al documento a cura del cliente SI NO
L’assenza anche di uno solo dei metadati stabiliti comporta il rifiuto del documento SI NO
Sottoscrizione documento firma digitale obbligatoria: SI NO Formato del documento da versare
in conservazione PDF PDF/A XML/EML ALTRO:________________________________________
Software e/o informazioni necessarie per la visualizzazione/presentazione dei dati
PDF e PDF/A
Adobe Acrobat/Foxit Reader
EML
Microsoft Outlook/Mozilla Thunderbird
XML
Internet Explorer/Firefox/Google Chrome Foglio di stile:
Nome:
Release:
Eccezioni
Frequenza di versamento dei documenti in conservazione
Giorno Settimana Mese Bimestre Trimestre Quadrimestre Semestre Non Applicabile
Termine ultimo per il versamento in conservazione (in giorni di anticipo rispetto al termine di chiusura in conservazione)
15 giorni Periodicità di
chiusura evidenza di II° livello
Anno
Periodo di riferim.
Termine ultimo per la CHIUSURA del processo di conservazione (deve essere maggiore della frequenza)
…. Giorni …. Mesi 1 Anno
Durata della conservazione (in
anni) 1
9 In relazione ai documenti rilevati ai fini tributari vedi tabella allegata al provvedimento N.2010/143663 del 25.10.2010 dell’Agenzia delle Entrate;
10 Metadati minimi da associare a qualsiasi documento informatico;
11 Metadati minimi del documento informatico amministrativo;
12 Metadati minimi del documento informatico avente rilevanza tributaria;
Fattura Elettronica Pubblica Amministrazione
DESCRIZIONE TIPO/CLASSE DOCUMENTO13 [Codice tipo documento - come da provvedimento AE N.2010/143663]
Fattura Elettronica PA [Cod. 01, 02]
Documento rilevante ai fini delle
disposizioni tributarie (DM 23.01.04) SI NO Fattura Elettronica SI NO Fattura Elettronica PA SI NO
Documento soggetto a
concatenazione SI NO Giorno Settimana Mese Bimestre Trimestre Quadrimestre Semestre Altro ……….
SET di Metadati minimi Da
associare ai documenti Oltre ai metadati previsti al punto 12.4.114 del Manuale del sistema di conservazione, anche quelli previsti ai punti: 12.4.215 12.4.316
i metadati sono forniti e associati al documento a cura del cliente SI NO
L’assenza anche di uno solo dei metadati stabiliti comporta il rifiuto del documento
SI NO
Altri metadati “Extrainfo”
i metadati sono forniti e associati al documento a cura del cliente SI NO
L’assenza anche di uno solo dei metadati stabiliti comporta il rifiuto del documento SI NO
Sottoscrizione documento firma digitale obbligatoria: SI NO Formato del documento da versare
in conservazione PDF PDF/A XML/EML ALTRO:________________________________________
Software e/o informazioni necessarie per la visualizzazione/presentazione dei dati
PDF e PDF/A
Adobe Acrobat/Foxit Reader
EML
Microsoft Outlook/Mozilla Thunderbird
XML
Internet Explorer/Firefox/Google Chrome Foglio di stile: Foglio di stile per la
visualizzazione della FatturaPA pubblicato sul sito www.fattura.gov.it
Eccezioni
Frequenza di versamento dei documenti in conservazione
Giorno Settimana Mese Bimestre Trimestre Quadrimestre Semestre Non Applicabile
Termine ultimo per il versamento in conservazione (in giorni di anticipo rispetto al termine di chiusura in conservazione)
15 giorni Periodicità di
chiusura evidenza di II° livello
Anno
Periodo di riferim.
Termine ultimo per la CHIUSURA del processo di conservazione (deve essere maggiore della frequenza)
…. Giorni …. Mesi 1 Anno
Durata della conservazione (in
anni) 1
13 In relazione ai documenti rilevati ai fini tributari vedi tabella allegata al provvedimento N.2010/143663 del 25.10.2010 dell’Agenzia delle Entrate;
14 Metadati minimi da associare a qualsiasi documento informatico;
15 Metadati minimi del documento informatico amministrativo;
16 Metadati minimi del documento informatico avente rilevanza tributaria;
Posta Elettronica Certificata
DESCRIZIONE TIPO/CLASSE DOCUMENTO17 [Codice tipo documento - come da provvedimento AE N.2010/143663]
Comunicazioni Pec [Cod. n.a.]
Documento rilevante ai fini delle
disposizioni tributarie (DM 23.01.04) SI NO Fattura Elettronica SI NO Fattura Elettronica PA SI NO
Documento soggetto a
concatenazione SI NO Giorno Settimana Mese Bimestre Trimestre Quadrimestre Semestre Altro ……….
SET di Metadati minimi Da
associare ai documenti Oltre ai metadati previsti al punto 12.4.118 del Manuale del sistema di conservazione, anche quelli previsti ai punti: 12.4.219 12.4.320
i metadati sono forniti e associati al documento a cura del cliente SI NO
L’assenza anche di uno solo dei metadati stabiliti comporta il rifiuto del documento
SI NO
Altri metadati “Extrainfo”
HashDocumentoPrincipale casellaPec
arrivoPartenza DA A CC CN dataPec oraPec
i metadati sono forniti e associati al documento a cura del cliente SI NO
L’assenza anche di uno solo dei metadati stabiliti comporta il rifiuto del documento SI NO
Sottoscrizione documento firma digitale obbligatoria: SI NO Formato del documento da versare
in conservazione PDF PDF/A XML/EML ALTRO:________________________________________
Software e/o informazioni necessarie per la visualizzazione/presentazione dei dati
PDF e PDF/A
Adobe Acrobat/Foxit Reader
EML
Microsoft Outlook/Mozilla Thunderbird
XML
Internet Explorer/Firefox/Google Chrome Foglio di stile:
Nome:
Release:
Eccezioni
Frequenza di versamento dei documenti in conservazione
Giorno Settimana Mese Bimestre Trimestre Quadrimestre Semestre ..………
Termine ultimo per il versamento in conservazione (in giorni di anticipo rispetto al termine di chiusura in conservazione)
10 giorni Periodicità di
chiusura evidenza di II° livello
Anno
Periodo di riferim.
Termine ultimo per la CHIUSURA del processo di conservazione (deve essere maggiore della frequenza)
…. Giorni 4 Mesi …. Anni
Durata della conservazione (in
anni) 1
17 In relazione ai documenti rilevati ai fini tributari vedi tabella allegata al provvedimento N.2010/143663 del 25.10.2010 dell’Agenzia delle Entrate;
18 Metadati minimi da associare a qualsiasi documento informatico;
19 Metadati minimi del documento informatico amministrativo;
20 Metadati minimi del documento informatico avente rilevanza tributaria;
Documenti contrattuali
DESCRIZIONE TIPO/CLASSE DOCUMENTO21 [Codice tipo documento - come da provvedimento AE N.2010/143663]
Contratti informatici sottoscritti con firma digitale [Cod. n.a.]
Documento rilevante ai fini delle
disposizioni tributarie (DM 23.01.04) SI NO Fattura Elettronica SI NO Fattura Elettronica PA SI NO
Documento soggetto a
concatenazione SI NO Giorno Settimana Mese Bimestre Trimestre Quadrimestre Semestre Altro ……….
SET di Metadati minimi Da
associare ai documenti Oltre ai metadati previsti al punto 12.4.122 del Manuale del sistema di conservazione, anche quelli previsti ai punti: 12.4.223 12.4.324
i metadati sono forniti e associati al documento a cura del cliente SI NO
L’assenza anche di uno solo dei metadati stabiliti comporta il rifiuto del documento
SI NO
Altri metadati “Extrainfo”
Numero Anno Durata mesi
HashDocumentoPrincipale Nome destinatario Cognome destinatario Codice Fiscale destinatario
i metadati sono forniti e associati al documento a cura del cliente SI NO
L’assenza anche di uno solo dei metadati stabiliti comporta il rifiuto del documento SI NO
Sottoscrizione documento firma digitale obbligatoria: SI NO Formato del documento da versare
in conservazione PDF PDF/A XML/EML ALTRO:________________________________________
Software e/o informazioni necessarie per la visualizzazione/presentazione dei dati
PDF e PDF/A
Adobe Acrobat/Foxit Reader
EML
Microsoft Outlook/Mozilla Thunderbird
XML
Internet Explorer/Firefox/Google Chrome Foglio di stile:
Nome:
Release:
Eccezioni
Frequenza di versamento dei documenti in conservazione
Giorno Settimana Mese Bimestre Trimestre Quadrimestre Semestre ..………
Termine ultimo per il versamento in conservazione (in giorni di anticipo rispetto al termine di chiusura in conservazione)
5 giorni Periodicità di
chiusura evidenza di II° livello
Anno
Periodo di riferim.
Termine ultimo per la CHIUSURA del processo di conservazione (deve essere maggiore della frequenza)
15 Giorni
….. Mesi …. Anni
Durata della conservazione (in
anni) 1
21 In relazione ai documenti rilevati ai fini tributari vedi tabella allegata al provvedimento N.2010/143663 del 25.10.2010 dell’Agenzia delle Entrate;
22 Metadati minimi da associare a qualsiasi documento informatico;
23 Metadati minimi del documento informatico amministrativo;
24 Metadati minimi del documento informatico avente rilevanza tributaria;
