Guida dell’utente di Workflow Manager
Versione 5.2.5 SP1 Marzo 2004
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Sommario
Capitolo 1 Nozioni fondamentali sui workflow
...
7Introduzione ai workflow
...
7Modelli di workflow e oggetti associati
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9Pianificazione delle attività dei workflow
...
11Scelta delle attività
...
11Scelta degli esecutori
...
12Quando l’esecutore viene determinato
...
14Utilizzo degli alias
...
14Come consentire la delega e l’estensione
...
15Impostazione dei valori di priorità
...
16Definizione dei pacchetti
...
16Impostazione delle condizioni di attivazione
...
17Impostazione delle notifiche
...
18Definizione delle transizioni da un’attività all’altra
...
18Determinazione delle condizioni di transizione
...
19Capitolo 2 Finestra di Workflow Manager
...
21Barra degli strumenti di Workflow Manager
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22Tavolozza Attività
...
23Tavolozza Workflow
...
24Riquadro dell’editor dei modelli di workflow
...
26Attività di allineamento
...
27Blocca sulla griglia
...
28Zoom avanti o indietro
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28Navigatore
...
29Capitolo 3 Utilizzo dei modelli di workflow
...
31Apertura di modelli esistenti
...
31Creazione di modelli
...
32Impostazione delle proprietà del modello
...
34Salvataggio dei modelli
...
35Convalida dei modelli
...
37Installazione dei modelli
...
37Modifica dei modelli
...
38Stampa dei modelli di workflow
...
39Configurazione delle opzioni di impostazione della pagina
...
40Capitolo 4 Utilizzo delle attività
...
43Selezione degli esecutori
...
44Scelta degli esecutori manuali
...
45Assegnazione immediata di esecutori
...
47Sommario
L’esecutore di <attività> deve determinare l’esecutore di
questa attività
...
47Definisci alias esecutore (gli esecutori saranno assegnati quando il workflow è in corso)
...
49Scelta degli esecutori automatici
...
51Impostazione delle definizioni delle attività
...
52Impostazione dell’attivazione delle attività
...
52Impostazione delle notifiche
...
53Impostazione delle regole di transizione delle attività
...
54Creazione delle condizioni delle transizioni
...
56Modifica delle impostazioni di visualizzazione
...
58Capitolo 5 Utilizzo dei flussi e dei pacchetti
...
61Creazione di flussi
...
62Impostazione dei requisiti del pacchetto
...
62Modifica delle impostazioni di visualizzazione del flusso
...
63Capitolo 6 Gestione dei workflow in esecuzione
...
65Arresto di workflow
...
65Interruzione di workflow
...
66Recupero di workflow
...
66Sommario
Lista delle Figure
Figura 1–1. I workflow formalizzano i processi aziendali
...
8Figura 1–2. Componenti di un workflow
...
9Figura 2–1. Workflow Manager
...
22Figura 6–1. Modello in cui viene riportato lo stato dell’attività
...
65Sommario
Lista delle Tabelle
Tabella 1–1. Categorie per la selezione degli esecutori delle attività
...
12Capitolo 1 Nozioni fondamentali sui workflow
Workflow Manager consente di creare i workflow. Un workflow consente di formalizzare un processo aziendale, permettendo agli utenti di eseguirlo più volte.
In questo capitolo vengono trattati i concetti fondamentali sui workflow in Documentum. Argomenti trattati:
• Introduzione ai workflow, pagina 7
• Modelli di workflow e oggetti associati, pagina 9
• Pianificazione delle attività dei workflow, pagina 11
Per ulteriori informazioni sui workflow, inclusi i dettagli tecnici relativi alla gestione dei workflow mediante l’API di Documentum, vedere Documentum Content Server Fundamentals.
Introduzione ai workflow
Mediante un workflow è possibile formalizzare un processo aziendale, ad esempio le richieste di indennizzo o lo sviluppo tecnico. Dopo aver formalizzato il processo aziendale in una definizione di workflow, denominata modello di workflow, gli utenti possono utilizzare il modello per eseguire più volte il processo aziendale. Dal momento che un modello di workflow è distinto dalla relativa istanza di esecuzione, è possibile eseguire contemporaneamente più workflow basati sullo stesso modello.
Un modello di workflow è costituito da più attività collegate tra di loro mediante flussi.
Le attività rappresentano le operazioni che gli utenti devono eseguire per elaborare i documenti che vengono instradati lungo il workflow, ad esempio l’esame, l’archiviazione o l’approvazione di un documento. I flussi sono i collegamenti tra le attività e indicano la sequenza di attività e pacchetti scambiati tra di esse. Nei pacchetti è incluso l’oggetto, in genere un documento, inviato da un’attività all’altra affinché venga elaborato. Vedere Modelli di workflow e oggetti associati, pagina 9per ulteriori informazioni su questi componenti dei workflow.
Nozioni fondamentali sui workflow
Figura 1–1. I workflow formalizzano i processi aziendali
Mediante i workflow è possibile descrivere processi aziendali semplici o complessi.
È possibile creare workflow che presentino segmenti seriali, nei quali le attività sono poste una dopo l’altra in un ordine specifico e segmenti paralleli, nei quali hanno luogo contemporaneamente due o più attività. È inoltre possibile creare un workflow ciclico, nel quale il completamento di un’attività consente il riavvio di un’attività precedentemente terminata. Il percorso seguito da un documento in un workflow può differire a seconda di quanto avviene lungo il tragitto. Un ordine di acquisto, ad esempio, può essere indirizzato verso attività differenti a seconda se il responsabile lo approva o lo rifiuta.
È possibile creare un modello di workflow utilizzabile in vari contesti. Questo scopo viene conseguito includendo attività i cui esecutori sono identificati mediante alias anziché mediante il nome effettivo. Se si utilizzano gli alias, il nome effettivo viene selezionato in fase di esecuzione. Un processo aziendale tipico, ad esempio, è costituito da quattro fasi: creazione, esame, revisione e pubblicazione del documento. Gli autori e i revisori saranno diversi per ciascun documento. Anziché creare un workflow distinto per ogni documento in cui i nomi dell’autore e del revisore siano indicati a livello di codice, è possibile creare un modello di workflow con definizioni di attività che utilizzino gli alias per i nomi dell’autore e del revisore. A seconda del modo in cui il workflow viene progettato, le persone rappresentate dagli alias possono essere scelte da chi inizia il workflow, da chi esegue l’attività precedente o automaticamente dal server al momento dell’avvio dell’attività che la contiene. Per ulteriori informazioni sull’utilizzo degli alias nei workflow, fare riferimento aUtilizzo degli alias, pagina 14.
In un modello di workflow viene memorizzata anche una definizione del processo del workflow, implementata da Documentum Content Server come oggetto dm_process.
Le definizioni delle singole attività di un workflow vengono memorizzate negli oggetti dm_activity. La memorizzazione delle definizioni delle attività e dei modelli di workflow in oggetti distinti consente l’utilizzo delle definizioni delle attività in più modelli di workflow. Quando si progetta un workflow, è possibile includere le definizioni esistenti di attività oltre a creare le nuove definizioni necessarie.
Quando si avvia un workflow, il server utilizza il modello di workflow (ossia, l’oggetto dm_process) per creare un’istanza di esecuzione del workflow (ossia, un oggetto dm_workflow). Quando viene avviata un’attività, il server crea uno o più elementi di
Nozioni fondamentali sui workflow
lavoro, ossia attività aggiunte dal server alla posta in arrivo degli utenti designati come esecutori dell’attività.
Figura 1–2, pagina 9illustra il modo in cui collaborano i componenti di un modello di workflow e un’istanza di esecuzione.Per ulteriori informazioni sull’implementazione del workflow a livello di oggetto, vedere Documentum Content Server Fundamentals.
Figura 1–2. Componenti di un workflow
Modelli di workflow e oggetti associati
Le definizioni di workflow di Documentum sono costituite da un modello di workflow, un set di definizioni di attività e da un set di flussi che collegano le attività.
Il modello di workflow definisce la struttura di un processo aziendale. È composto dalle definizioni delle attività e da un set di attributi che definiscono i flussi che collegano le attività.
Attività
Le attività rappresentano le operazioni che costituiscono il processo aziendale. I workflow includono tre tipi di attività:
• Le attività iniziali sono le prime attività del workflow. Un modello di workflow deve avere almeno un’attività iniziale.
Nozioni fondamentali sui workflow
• L’attività finale è l’ultima attività del workflow. Un modello di workflow può avere solo un’attività finale.
• Le attività intermedie sono quelle che si trovano tra la parte iniziale e la parte finale del workflow. Un modello di workflow può avere un numero qualsiasi di attività intermedie.
Un’attività può essere manuale o automatica. Un’attività manuale viene eseguita da una o più persone. Un’attività automatica viene eseguita da uno script o da un programma.
Gli attributi di una definizione di attività descrivono le caratteristiche dell’attività, inclusi:
• Il nome univoco dell’attività
• La modalità di esecuzione dell’attività
• L’esecutore dell’attività
• Chi inizia l’attività
• Cosa avviene dopo che l’attività è stata completata
Quando il server inizia un’attività, crea elementi di lavoro che vengono aggiunti alla posta in arrivo degli utenti designati come esecutori dell’attività. Tali elementi di lavoro contengono i pacchetti necessari all’utente per svolgere il proprio lavoro nonché le istruzioni relative all’operazione richiesta. Con una terminologia più tecnica, il server aggiunge un elemento in coda alla posta in arrivo collegato all’elemento di lavoro. Vedere Documentum Content Server Fundamentals per ulteriori dettagli.
Pacchetti
I pacchetti sono gli oggetti, di solito documenti, sui quali agiscono le attività. I pacchetti di un’attività vengono definiti quando si configurano i flussi in arrivo e in uscita relativi all’attività.
Flussi
I flussi consentono di collegare tra di loro le attività e di spostare i pacchetti, le proprietà e le dipendenze tra le attività collegate. Un singolo flusso può gestire più pacchetti.
Esistono due tipi di flusso: i flussi di avanzamento e i flussi di rifiuto. I flussi di avanzamento consentono di spostare i pacchetti da un’attività a quella successiva del normale workflow, ad esempio spostando un pacchetto dall’attività di modifica a quella di approvazione. I flussi di rifiuto determinano quanto avviene quando l’esecutore di un’attività rifiuta il pacchetto inoltrato. Inoltrano i pacchetti a ritroso, ad esempio rinviando un pacchetto dall’attività di approvazione a quella di modifica.
In tutte le attività intermedie deve essere presente almeno un flusso in arrivo e un flusso in uscita. In un’attività iniziale è presente almeno un flusso in uscita ma non un flusso in arrivo. In un’attività finale deve essere presente almeno un flusso in arrivo ma non un flusso in uscita.
Ogni flusso di un modello di workflow ha un nome univoco. La definizione di un flusso include inoltre un set di attributi che definiscono i pacchetti gestibili da ciascuna attività.
Nozioni fondamentali sui workflow
Pianificazione delle attività dei workflow
Ogniqualvolta viene creato un modello di workflow, è necessario prendere delle decisioni riguardo le modalità di implementazione. È necessario stabilire quali attività includere e come strutturare il workflow.
Innanzitutto, è necessario esaminare il processo aziendale che si desidera automatizzare nonché identificare la sequenza delle attività necessarie per completarlo. InScelta delle attività, pagina 11vengono fornite informazioni utili sulle decisioni da assumere circa le attività.
Per ciascuna attività del workflow, è necessario porsi le seguenti domande:
• Si tratta di un’attività manuale o automatica?
• Chi esegue l’attività?
Scelta degli esecutori, pagina 12: in questa sezione viene descritta l’opzione.
• Nel caso delle attività manuali, può l’utente delegare o estendere l’attività?
Come consentire la delega e l’estensione, pagina 15: in questa sezione vengono descritte le opzioni.
• Nel caso delle attività automatiche, quali sono le priorità?
Impostazione dei valori di priorità, pagina 16: in questa sezione vengono descritte le priorità per le attività automatiche.
• Quali pacchetti vengono accettati dall’attività e quali pacchetti vengono spediti all’attività o alle attività successive?
Definizione dei pacchetti, pagina 16: in questa sezione vengono fornite alcune indicazioni in merito a questa decisione.
• Quando inizia l’attività?
Impostazione delle condizioni di attivazione, pagina 17: in questa sezione vengono fornite informazioni su tale decisione.
• L’attività utilizzerà i timer di avviso?
Impostazione delle notifiche, pagina 18: in questa sezione vengono descritti i i timer di avviso.
• Cosa avviene successivamente nel workflow?
Definizione delle transizioni da un’attività all’altra, pagina 18: in questa sezione vengono descritte le opzioni di transizione.
Scelta delle attività
Ciascun modello di workflow deve disporre di una o più attività iniziali e una sola attività finale. Il modello può disporre di un numero qualsiasi di attività intermedie.
Tale numero dipende unicamente dalla struttura del workflow, legata allo scopo che si intende perseguire.
Nozioni fondamentali sui workflow
Ciascuna attività di un workflow deve avere un nome univoco nel modello di workflow.
Il nome viene assegnato quando si aggiunge l’attività al modello di workflow. Scegliere nomi che descrivano il lavoro eseguito dall’attività.
È possibile includere qualsiasi attività creata personalmente o per la quale si disponga dell’autorizzazione Riferisci.
In un workflow è possibile utilizzare più volte una definizione di attività. Si supponga di volere ad esempio che tutti i documenti vengano esaminati due volte. È possibile in questo caso designare un workflow con le attività seguenti: stesura, primo esame, rilettura, secondo esame, pubblicazione. Le attività del primo e del secondo esame possono utilizzare la stessa definizione di attività.
Se un’attività tuttavia viene utilizzata più volte in un workflow, è necessario assegnare una struttura al workflow affinché sia attiva solo un’istanza dell’attività alla volta. Un workflow non può avviare un’attività se è ancora in corso una precedente attività basata sulla stessa definizione.
Scelta degli esecutori
Una definizione di attività include le informazioni che consentono a Workflow Manager di determinare chi eseguirà l’attività. Workflow Manager supporta una vasta gamma di opzioni per l’esecutore di un’attività manuale. Nel caso delle attività automatiche, è necessario designare un utente le cui autorizzazioni verranno utilizzate al momento dell’esecuzione dello script o del programma.
Quando viene avviata un’attività manuale, il server aggiunge un elemento in coda alla posta in arrivo dell’utente o degli utenti designati come esecutori dell’attività.
Tabella 1–1, pagina 12indica le categorie tra le quali è possibile scegliere un esecutore.
Ogni categoria è rappresentata da un valore intero. Per le attività automatiche sono disponibili solo le prime quattro opzioni.
Tabella 1–1. Categorie per la selezione degli esecutori delle attività
Categoria di utenti Modalità di selezione degli esecutori 0 Iniziatore/supervisore del
workflow
Il server seleziona l’utente designato come supervisore del workflow al momento dell’avvio dell’attività. Per impostazione predefinita, l’utente che inizia il workflow ne è il supervisore.
1 Proprietario del Docbase Il server seleziona l’utente designato come proprietario del Docbase attivo.
2 Esecutore dell’attività precedente
Il server seleziona l’esecutore dell’ultima attività completata che soddisfa la condizione di attivazione dell’attività corrente. Vedere Impostazione delle condizioni di attivazione, pagina 17per informazioni sulle condizioni di attivazione.
Nozioni fondamentali sui workflow
Categoria di utenti Modalità di selezione degli esecutori
3 Utente specifico Viene selezionato il nome di un utente al momento della creazione del modello.
4 Tutti gli utenti di un gruppo Viene selezionato il nome di un gruppo al momento della creazione del modello. In fase di esecuzione il server assegna un elemento distinto a ogni membro del gruppo.
5 Singolo utente di un gruppo (il primo che acquisisce l’elemento di lavoro)
Viene selezionato il nome di un gruppo al momento della creazione del modello. In fase di esecuzione il server assegna un nuovo elemento di lavoro a ogni membro del gruppo. Quando un membro del gruppo acquisisce l’elemento di lavoro, quest’ultimo viene rimosso dalle caselle della posta in arrivo di tutti gli altri membri del gruppo.
6 Singolo utente di un gruppo (quantità minore di elementi di lavoro non completati)
Viene selezionato il nome di un gruppo al momento della creazione del modello. In fase di esecuzione il server individua l’utente del gruppo selezionato con il minor carico di lavoro e gli assegna un nuovo elemento di lavoro. Il carico di lavoro viene calcolato tenendo conto del numero di elementi di lavoro attivi e inattivi.
8 Alcuni utenti di un gruppo Vengono selezionati più utenti o alias come esecutori dell’attività. Il server assegna un elemento di lavoro a ciascun utente scelto come esecutore.
9 Più esecutori in sequenza Vengono selezionati più utenti o alias come esecutori dell’attività. Il server assegna l’elemento di lavoro al primo utente dell’elenco degli utenti scelti. Quando tale utente ha completato l’elemento di lavoro, il server crea un altro elemento di lavoro per l’utente successivo nell’elenco degli utenti scelti. Questa procedura va avanti fino a quando tutti gli utenti scelti non abbiano completato i rispettivi elementi di lavoro.
I partecipanti a un workflow hanno la possibilità di rendersi indisponibili per le operazioni previste nel workflow. Quando il workflow è in esecuzione, se l’utente selezionato come esecutore non è disponibile, il modulo di gestione del workflow tenta di assegnare l’elemento di lavoro all’utente delegato dall’utente indisponibile. Vedere Come consentire la delega e l’estensione, pagina 15per informazioni sugli utenti delegati.
Per informazioni sulla selezione degli esecutori di un’attività in Workflow Manager, vedereSelezione degli esecutori, pagina 44. Per informazioni dettagliate sulla creazione di attività i cui esecutori vengono selezionati in fase di esecuzione, vedereQuando l’esecutore viene determinato, pagina 14andUtilizzo degli alias, pagina 14.
Nozioni fondamentali sui workflow
Quando l’esecutore viene determinato
Quando si crea l’attività, è necessario definire il tipo di esecutore e la categoria di utenti.
Inoltre, è possibile definire l’effettivo esecutore o configurare l’attività in modo che l’effettivo esecutore venga selezionato in fase di esecuzione:
• Dall’iniziatore del workflow quando il workflow viene avviato
• Dal server quando l’attività viene avviata
• Dall’esecutore di una precedente attività quando quest’ultima risulta completata L’indicazione dell’esecutore effettivo in una definizione di attività rappresenta la struttura meno flessibile. La struttura più flessibile si ha quando l’esecutore di una precedente attività sceglie l’esecutore di un’attività, dal momento che in tal modo le decisioni in fatto di esecutori vengono prese sulla base delle circostanze e delle regole aziendali del momento.
Se come categoria di utenti si seleziona la categoria 0 (supervisore di workflow), 1 (proprietario di Docbase) o 2 (esecutore di attività precedente), l’utente effettivo viene definito in base alla categoria. Si supponga ad esempio che un workflow in esecuzione abbia solo un supervisore e che il Docbase in cui viene eseguito abbia un solo proprietario. In questo caso non è necessario definire la persona effettiva quando si crea l’attività. Viene infatti determinata dal server all’avvio dell’attività.
Se si seleziona la categoria 3 (utente specifico), per identificare la persona effettiva è possibile indicare un nome di utente durante la creazione dell’attività. Per fare in modo che la persona effettiva venga selezionata quando viene eseguito il workflow, utilizzare un alias al posto del nome dell’utente. VedereUtilizzo degli alias, pagina 14per informazioni sugli alias. L’alias può essere risolto automaticamente dal server mediante un set di alias oppure dall’esecutore di un’attività precedente. Le stesse opzioni sono applicabili alle categorie 4, 5 e 6, ad eccezione del fatto che invece di fornire il nome di un utente viene indicato il nome di un gruppo. Fornire un nome di gruppo se si sceglie il gruppo effettivo quando si crea l’attività. Utilizzare un alias se si desidera che il gruppo effettivo venga selezionato in fase di esecuzione.
Nel caso delle categorie 8 e 9, è necessario fornire i nomi o gli alias di un elenco di più utenti. Come avviene con le altre categorie, è possibile scegliere gli esecutori effettivi quando si crea l’attività, fare in modo che l’esecutore di un’attività precedente scelga l’esecutore o utilizzare gli alias per far sì che l’esecutore venga scelto in fase di esecuzione.
Utilizzo degli alias
Un alias è un nome descrittivo di una categoria di utenti o di un gruppo utilizzato al posto del nome effettivo dell’utente o del gruppo. In fase di esecuzione il server sostituisce l’alias con il nome effettivo dell’utente o del gruppo che corrisponde alla categoria in quel momento. L’utilizzo degli alias nelle definizioni di attività consente di creare un modello di workflow flessibile utilizzabile in diverse situazioni.
Si supponga ad esempio di creare un workflow per le richieste di ferie. Ogni reparto dell’azienda ha un diverso responsabile che deve approvare le richieste. Anziché creare un diverso modello di workflow per ogni reparto è preferibile creare un solo modello.
Infatti il processo aziendale è lo stesso per tutti i reparti. Invece di specificare i nomi
Nozioni fondamentali sui workflow
degli esecutori delle attività è possibile utilizzare un alias, ad esempio Responsabile.
Al momento dell’esecuzione del workflow, il server risponde alla domanda "Chi è il Responsabile dell’iniziatore del workflow?" e invia un elemento di lavoro a quell’utente.
Il server risolve gli alias in fase di esecuzione ricercando in uno o più set di alias l’alias in questione e il valore effettivo a esso associato. Un set di alias è un oggetto che definisce un elenco di alias e i rispettivi valori effettivi. I set di alias vengono creati in Documentum Administrator. Vedere il manuale Content Server Administrator’s Guide per maggiori dettagli. È possibile associare i set di alias a utenti particolari. In Workflow Manager è possibile identificare un set predefinito di alias per il workflow.
Quando si include un alias come esecutore di un’attività, è possibile specificare che sia il server a risolverlo in fase di esecuzione facendo riferimento al set predefinito di alias del workflow, al set di alias associato all’utente che avvia il workflow, al set di alias dell’esecutore di un’attività precedente o a qualsiasi altro set di alias scelto. Inoltre, è possibile fare in modo che il server richieda all’iniziatore del workflow di fornire manualmente i valori degli alias all’avvio del workflow. A questo scopo è necessario definire un set predefinito di alias per il modello di workflow che contenga gli alias ma non i nomi a cui tali alias sono associati. VedereScelta degli esecutori manuali, pagina 45per ulteriori dettagli.
Come consentire la delega e l’estensione
Quando si crea un’attività manuale, si specifica se l’utente che esegue l’attività può delegare l’attività a un altro esecutore o estendere l’attività identificando un ulteriore esecutore.
Nel caso della delega, l’esecutore originale non completa l’attività. Nel caso dell’estensione, completano l’attività sia l’esecutore originale sia l’ulteriore esecutore designato.
Se consentita, la delega può avere luogo automaticamente o manualmente.
• La delega automatica si verifica quando il server controlla la disponibilità di uno o più esecutori di un’attività e ne rileva la non disponibilità. In tal caso, il server delega automaticamente il lavoro agli utenti designati dall’esecutore originale nella finestra di dialogo Disponibilità workflow. Nel caso in cui l’utente non venga rilevato o non sia disponibile, l’elemento di lavoro viene riassegnato al supervisore del workflow o restituito all’esecutore originale in base a un’opzione di configurazione impostata durante la creazione dell’attività.
• La delega manuale ha luogo quando l’esecutore dell’elemento di lavoro, il supervisore del workflow o un utente con privilegi avanzati sceglie di delegare l’elemento di lavoro.
Se l’estensione è consentita, nel momento in cui gli esecutori originali completano gli elementi di lavoro di un’attività possono indicare un secondo turno di esecutori dell’attività. Il server genera i nuovi elementi di lavoro per il secondo turno di esecutori.
Solo dopo che il secondo turno di esecutori avrà completato il lavoro, il server valuterà la condizione di transizione dell’attività e passerà all’attività successiva. Il secondo turno di esecutori non può estendere ulteriormente l’attività.
Nozioni fondamentali sui workflow
VedereSelezione degli esecutori, pagina 44per informazioni su come impostare queste opzioni.
Impostazione dei valori di priorità
Nel caso delle attività automatiche, viene designato un valore di priorità che determina l’ordine in cui il server esegue l’attività in relazione alle altre azioni presenti nella coda.
È possibile impostare un valore di priorità anche per le attività manuali così come evidenziato nella posta in arrivo dell’esecutore.
Quando viene avviata un’attività automatica, viene posta nella coda di esecuzione di un server, la cui esecuzione è periodica. Il server esegue le attività nell’ordine di priorità indicato. Per impostazione predefinita, ogni volta che viene chiamato, il server esegue tutte le attività automatiche presenti nella coda. Tuttavia un amministratore di sistema può limitare il numero di attività gestite a ogni esecuzione del server. Se l’impostazione di configurazione del server max_wf_jobs è impostata su un numero basso e nella coda sono presenti numerose attività con priorità alta, potrebbe essere necessario che un’attività con priorità inferiore attenda diverse chiamate del server prima che venga eseguita.
Oltre alle impostazioni relative alla priorità Bassa, Media e Alta, Workflow Manager consente di impostare la priorità Dinamica per un’attività. Per priorità Dinamica si intende la priorità dell’attività impostata mediante il codice personalizzato durante l’esecuzione del workflow anziché all’interno del modello di workflow. È necessario assegnare la priorità Dinamica solo quando nel sistema viene incluso il codice personalizzato per impostare la priorità al runtime.
VedereImpostazione delle definizioni delle attività, pagina 52per informazioni sull’impostazione della priorità di un’attività.
Definizione dei pacchetti
Quando si definisce un flusso di collegamento tra due attività, è necessario indicare gli oggetti trasferiti all’interno del flusso. Un oggetto, in genere un documento, trasferito da un’attività all’altra viene denominato pacchetto. In ciascun flusso deve essere presente almeno un pacchetto trasmesso da un’attività a quella successiva. Il flusso può includere più pacchetti in caso di necessità.
Per definire un pacchetto, è necessario identificare il documento o un altro oggetto da instradare, inclusa la versione del Docbase. Inoltre è possibile scegliere l’operazione che dovrà essere eseguita dall’esecutore dell’attività che riceve il pacchetto.
Per l’attività esistono sostanzialmente tre possibilità di intervento sul pacchetto ricevuto:
• L’attività può inoltrare il pacchetto senza modificarlo.
• L’attività può inoltrare il pacchetto con una nuova versione dell’oggetto.
• L’attività può inviare un nuovo pacchetto all’attività successiva.
In molti workflow lo stesso pacchetto passa per tutte le attività. Ad esempio, un workflow per l’esame e l’approvazione degli ordini di acquisto trasmetterà lo stesso
Nozioni fondamentali sui workflow
documento (ossia un ordine di acquisto) come pacchetto a tutte le attività necessarie.
In questo caso ogni attività trasmette all’attività successiva lo stesso pacchetto ricevuto.
In Workflow Manager è possibile realizzare questo workflow configurando i flussi in arrivo e in uscita dall’attività in modo che utilizzino lo stesso nome, lo stesso tipo e la stessa versione del pacchetto.
In altri casi il lavoro eseguito da un’attività produce una nuova versione di un documento rispetto a quella inclusa nel pacchetto in arrivo. Ad esempio, un utente potrebbe ricevere un documento da esaminare. Procederà quindi con l’estrazione del documento, vi aggiungerà commenti o modifiche e poi lo archivierà. In tal caso sarà necessario che l’attività invii la nuova versione del componente durante l’invio del pacchetto all’attività successiva. In Workflow Manager è possibile raggiungere questo scopo configurando i flussi in arrivo e in uscita affinché utilizzino lo stesso nome e tipo di pacchetto con una versione diversa. È possibile specificare la versione utilizzando un numero di versione effettivo, ad esempio 2.5, oppure un’etichetta simbolica di versione, ad esempio Bozza.
Il lavoro svolto in alcune attività richiede che l’attività invii un pacchetto del tutto diverso da quello ricevuto. Si ipotizzi ad esempio che un’attività accetti un preavviso di azione legale per il reparto del personale. L’esecutore (un dipendente del reparto del personale) deve protocollare il preavviso e quindi inviare un modulo diverso al reparto contabilità. In Workflow Manager è possibile realizzare questo workflow utilizzando nomi di pacchetto diversi per i flussi in arrivo e in uscita.
Per informazioni sulla configurazione dei flussi e dei pacchetti in Workflow Manager, vedereImpostazione dei requisiti del pacchetto, pagina 62.
Impostazione delle condizioni di attivazione
Per trigger (o attivazione) si intende un segnale che consenta l’avvio di un’attività. Le condizioni di attivazione (trigger) definiscono i criteri di avvio di un’attività. In fase di esecuzione il server non avvia un’attività fino a quando non viene soddisfatta la condizione di attivazione dell’attività. La condizione di attivazione può includere un evento di attivazione che deve avere luogo prima dell’inizio dell’attività.
Se per l’attività sono disponibili più flussi in arrivo, è possibile specificare quante delle attività precedenti è necessario completare prima dell’avvio dell’attività. Per condizione di attivazione si intende il numero minimo consentito di flussi che hanno consegnato pacchetti all’attività prima dell’avvio di quest’ultima. Se ad esempio per un’attività sono disponibili tre flussi in arrivo, è possibile stabilire che l’attività venga avviata solo quando almeno due dei flussi abbiano completato la consegna dei rispettivi pacchetti. La condizione di attivazione deve corrispondere a un valore compreso fra uno e il numero totale di flussi in arrivo.
Un evento di attivazione è un evento in coda nel workflow. Può trattarsi di un evento definito dal sistema, ad esempio dm_checkin oppure è possibile contrassegnare un nome di evento, ad esempio promosso di livello o rilasciato. Tuttavia, dal momento che non è possibile registrare un workflow affinché vengano ricevute le notifiche degli eventi, l’evento deve essere esplicitamente inserito nella coda del workflow utilizzando l’API di Documentum. Se si include un evento di attivazione nella condizione di avvio, il server deve individuare l’evento in coda nel workflow prima di iniziare l’attività. È possibile utilizzare lo stesso evento quale trigger di più attività. Tuttavia, l’applicazione deve
Nozioni fondamentali sui workflow
inserire l’evento in coda una sola volta per ciascuna attività. Per ulteriori informazioni sulla definizione e l’accodamento degli eventi, vedere il capitolo "Tasks, Events, and Inboxes" (Attività, eventi e posta in arrivo) in Documentum Content Server Fundamentals.
Per informazioni sull’impostazione delle condizioni di attivazione di un’attività, vedere Impostazione dell’attivazione delle attività, pagina 52.
Impostazione delle notifiche
Quando si configura un’attività, è possibile impostare timer che inviino un messaggio al supervisore del workflow qualora il lavoro non sembri procedere come dovrebbe. È ad esempio utile che il supervisore del workflow riceva un avviso se l’attività non viene avviata entro 12 ore dall’avvio del workflow oppure se l’attività non è ancora stata completata trascorse 4 ore dal suo inizio. Quando si crea l’attività, questi valori (12 e 4) devono essere inseriti come impostazioni dei timer.
Workflow Manager supporta due tipi di timer di avviso per le attività:
• Un pre-timer, che avvisa il supervisore del workflow qualora un’attività non venga iniziata trascorso un determinato numero di ore dall’avvio del workflow.
• Un post-timer, che avvisa il supervisore del workflow qualora un’attività non venga completata trascorso un determinato numero di ore dall’avvio dell’attività.
L’operazione di controllo dei timer di avviso e di invio delle notifiche al supervisore del workflow è svolta dallo strumento di amministrazione del sistema dm_WfmsTimer, incluso nella suite di strumenti di amministrazione del sistema. Tale strumento è tuttavia disattivato per impostazione predefinita. Se si desidera utilizzare i timer di avviso nei workflow, assicurarsi che l’amministratore di sistema attivi questo processo. Una volta attivato, viene eseguito ogni ora per impostazione predefinita. Vedere la documentazione di Content Server per ulteriori informazioni su dm_WfmsTimer.
Il supervisore del workflow riceve le notifiche di avviso sotto forma di elemento nella coda della posta elettronica.
VedereImpostazione delle notifiche, pagina 53per informazioni sulla modalità di impostazione dei timer di notifica.
Definizione delle transizioni da un’attività all’altra
Se un’attività presenta più flussi in uscita, i pacchetti possono essere inviati a tutte le attività successive oppure solo ad alcune di esse, a seconda del risultato dell’attività.
È possibile ad esempio consentire a un esecutore che rivede la struttura di un nuovo modulo di scegliere se inoltrare la struttura al successivo revisore o se rinviarla
all’ideatore per un’eventuale revisione. Questo tipo di struttura logica è possibile grazie alla creazione di flussi in uscita dall’attività che conducono alle due possibili attività successive, consentendo in tal modo all’esecutore di scegliere il percorso da seguire.
Il tipo di transizione di un’attività definisce il modo in cui le attività successive vengono selezionate al momento del completamento dell’attività. Esistono tre tipi di transizione:
Nozioni fondamentali sui workflow
• Selezionare tutte le attività collegate: i pacchetti vengono inviati a tutte le attività successive collegate a questa operazione, inclusi i flussi di inoltro e di rifiuto.
• Consentire all’esecutore la selezione delle attività successive: l’esecutore dell’attività sceglie in fase di esecuzione a quali delle attività successive inviare i pacchetti.
• Select next activities based on conditions (Selezionare le attività successive in base alle condizioni): le attività che ricevono i pacchetti vengono determinate in fase di esecuzione mediante la valutazione di un set di condizioni di transizione.
Se si tratta di un’attività di gruppo, ovvero se la categoria dell’esecutore corrisponde a 4 (Tutti gli utenti del gruppo) o a 8 (Alcuni utenti di un gruppo) specificare il numero dei membri del gruppo che devono completare l’attività prima che il server consideri l’attività generale come completata e inoltri i pacchetti alle attività seguenti. Ad esempio, se cinque utenti ricevono un elemento di lavoro relativo a un’attività, è possibile specificare che l’attività è completata una volta che questa sia stata portata a termine da tre di essi.In alternativa, è possibile richiedere che l’attività venga completata da tutti i cinque utenti.
Se si consente agli esecutori di selezionare le attività successive, è possibile limitare il numero delle attività che è possibile selezionare. Ad esempio, se per un’attività sono disponibili tre flussi in uscita, è possibile consentire all’esecutore l’invio di pacchetti a tutti e tre i flussi o richiedere all’esecutore di selezionarne solo uno o due.
Se si consente a un gruppo di esecutori di selezionare le attività successive, ovvero se la categoria degli esecutori corrisponde a 4 o a 8 ed è impostata l’opzione di transizione che consente all’esecutore di selezionare l’attività successiva, è inoltre necessario indicare al server come combinare le selezioni degli esecutori. Quando le attività vengono selezionate da un gruppo, è possibile che alcuni degli esecutori selezionino le attività di inoltro mentre altri selezionino le attività di rifiuto. Quali attività devono essere eseguite all’interno del modulo del workflow in questo caso? Tutte le attività selezionate, solo quelle di rifiuto o solo quelle di inoltro? È possibile inoltre decidere di completare l’attività immediatamente ogniqualvolta un esecutore seleziona un’attività di rifiuto o di inoltro.
Se si sceglie un tipo di transizione condizionale, è necessario definire almeno una condizione di transizioneper l’attività.
Determinazione delle condizioni di transizione
Le condizioni di transizione consentono di definire attività che instradano i pacchetti in modo diverso a seconda dei risultati dell’attività. Una condizione di transizione è costituita da una condizione logica applicata a uno o più flussi associati. Quando un’attività viene completata in fase di esecuzione, il server valuta le condizioni di transizione dell’attività per determinare quali delle attività successive avviare nel workflow. Il server consegna i pacchetti alle attività associate alla prima condizione di transizione soddisfatta. In un’attività possono essere incluse più condizioni di transizione, sebbene in fase di esecuzione il server ne selezioni sempre solo una, ossia la prima soddisfatta.
Nozioni fondamentali sui workflow
È ad esempio possibile definire un’attività che instradi un documento in modo diverso a seconda se l’esecutore ha archiviato o meno una sua nuova versione. Il server utilizza la logica seguente per stabilire il percorso di instradamento del documento:
IF (viene archiviata una nuova versione)
THEN instrada all’attività Valuta aggiornamenti ELSE instrada all’attività Continua approvazione
Le condizioni di transizione devono essere espressioni booleane. Vengono in genere utilizzate per controllare gli attributi dei componenti del pacchetto, il workflow in cui sono contenute o l’ultimo elemento di lavoro completato. Se la condizione di transizione include un riferimento a un attributo ripetuto, quest’ultimo deve avere almeno un valore, altrimenti la condizione genera un errore al momento della valutazione.
Quando si utilizzano le condizioni di transizione, è sempre necessario includere un’opzione Else, che indica l’azione intrapresa dal server qualora nessuna delle condizioni di transizione sia applicabile. All’opzione Else non è associata alcuna condizione. In un’attività può essere presente una sola condizione Else.
Per informazioni sulla definizione delle condizioni di transizione di un’attività, vedere Impostazione delle regole di transizione delle attività, pagina 54.
Capitolo 2 Finestra di Workflow Manager
Workflow Manager è uno strumento grafico per il layout e la definizione del workflow. La finestra di Workflow Manager è suddivisa in due riquadri principali:
• Il riquadro sinistro che comprende l’editor dei modelli di workflow, in cui viene rappresentato graficamente il modello di workflow creato dall’utente.
• Il riquadro destro che comprende latavolozza Attivitàe latavolozza Workflow, in cui vengono visualizzate le attività e i workflow predefiniti che è possibile aggiungere al modello.
È possibile controllare la dimensione dei due riquadri posizionando il mouse sul relativo bordo trascinandolo nella nuova posizione.
Tra i due riquadri verranno visualizzate due frecce. Per espandere un riquadro e adattarlo alla finestra, fare clic sulla freccia diretta verso l’esterno del riquadro che si desidera espandere. Per visualizzare nuovamente i due riquadri nella stessa finestra, fare clic sulla freccia rivolta nella direzione opposta, che si trova in fondo alla finestra.
Nella parte superiore della finestra verrà visualizzata unabarra degli strumenticonfigurabile, che consente un accesso rapido ai comandi più comuni.
Se le dimensioni del workflow sono troppo estese per consentirne la visualizzazione sullo schermo, è possibile utilizzare ilnavigatoreper visualizzare tutto il workflow e definire la parte che si desidera visualizzare.
Finestra di Workflow Manager
Figura 2–1. Workflow Manager
Barra degli strumenti di Workflow Manager
Nella parte superiore della finestra è disponibile una barra degli strumenti configurabile che consente un accesso rapido ai comandi più comuni. Per accedere a un comando dalla barra degli strumenti, fare clic sull’icona corrispondente. Per individuare l’icona di un comando, posizionare il puntatore del mouse sull’icona senza selezionarla. Viene visualizzata una piccola casella con il nome dell’icona.
È possibile verificare le icone visualizzate sulla barra degli strumenti mediante le opzioni del menu Visualizza. In Workflow Manager sono disponibili quattro raccolte di icone della barra degli strumenti:
• Le icone standard che consentono di accedere ai comandi dei menu File e Modifica.
• Le icone workflow che consentono di creare flussi e di visualizzare le proprietà degli oggetti del workflow.
• Le icone di allineamento che consentono di accedere rapidamente alle opzioni di allineamento degli oggetti nella visualizzazione grafica del modello di workflow.
• Le icone di visualizzazione che consentono di effettuare lo zoom avanti e indietro nel riquadro dell’editor dei modelli di workflow e per attivare o disattivare l’opzione Blocca sulla griglia.
Finestra di Workflow Manager
Per impostazione predefinita, sulla barra degli strumenti vengono visualizzate tutte le icone, ad eccezione di quelle di allineamento.
Per selezionare le icone della barra degli strumenti di Workflow Manager:
1. Scegliere Barre degli strumenti dal menu Visualizza.
Verrà visualizzato un menu secondario con il nome di ciascun gruppo disponibile di icone della barra degli strumenti. Un segno di spunta compare accanto ai nomi dei gruppi visualizzati correntemente sulla barra degli strumenti.
2. Selezionare il gruppo che si desidera aggiungere o rimuovere dalla barra degli strumenti.
Se si sceglie un’opzione disattivata, tale gruppo di icone viene aggiunto alla barra degli strumenti di Workflow Manager. Se si sceglie un’opzione attivata, il segno di spunta viene rimosso, pertanto anche il gruppo di icone viene eliminato dalla barra degli strumenti.
Tavolozza Attività
Nella tavolozza Attività vengono visualizzate le attività predefinite che è possibile trascinare sull’editor dei modelli di workflow, aggiungendole al modello. È possibile inoltre controllare le attività visualizzate sulla tavolozza specificando le condizioni di ricerca appropriate. Utilizzare le seguenti condizioni per ricercare le attività:
• Il nome dell’archivio in cui si trova l’attività.
• Il proprietario dell’attività.
• Il nome dell’attività.
• Lo stato dell’attività.
È possibile inoltre immettere un’istruzione DQL (Documentum Query Language) che consente di selezionare le attività.
Per specificare le attività nella tavolozza Attività:
1. Nel riquadro destro della finestra di Workflow Manager, selezionare la scheda Attivitàper visualizzare la tavolozza corrispondente.
2. Fare clic sul pulsante Modifica tavolozza posto nella parte inferiore della tavolozza.
Verrà visualizzata la finestra di dialogo Modifica Attività in tavolozza.
3. Selezionare il metodo che si desidera utilizzare per specificare le attività visualizzate sulla tavolozza.
• Usa attività nell’archivio: consente di selezionare le attività in base alla posizione nell’archivio, al proprietario, al nome dell’attività o allo stato della definizione.
• Usa i risultati di questa query presenti nel Docbase: consente di immettere un’istruzione DQL per selezionare le attività; vedere il passaggio 6 per questa opzione avanzata.
4. Se si sceglie l’opzione Usa attività nell’archivio, selezionare l’archivio dall’elenco a discesa in cui sono contenute le attività che si desidera visualizzare sulla tavolozza.
Finestra di Workflow Manager
L’impostazione predefinita è Tutti gli archivi, che non consente di limitare la tavolozza alle attività presenti in un unico archivio. Le opzioni restanti consistono nei nomi degli archivi in cui sono contenute le attività.
5. Per limitare ulteriormente l’elenco delle attività dall’archivio selezionato, specificare le condizioni appropriate:
• Per visualizzare solo le attività di proprietà di un utente specifico, scegliere un operatore dall’elenco a discesa Nome proprietario, quindi immettere un nome utente nella casella di testo adiacente. L’operatore consente di specificare la relazione tra il nome del proprietario dell’attività e il valore specificato nella casella di testo.
• Per visualizzare solo le attività con nomi specifici, scegliere un operatore dall’elenco a discesa Nome attività, quindi immettere un nome o solo una parte del nome stesso nella casella di testo.
• Per visualizzare solo le attività con uno stato di definizione specifico, scegliere lo stato dall’elenco a discesa Stato definizione è.
Se alcuni campi restano vuoti, l’elenco delle attività non sarà limitato in base a tale criterio.
6. Se si sceglie l’opzione Usa i risultati di questa query presenti nel Docbase, immettere una query DQL nella casella di testo adiacente.
Nella tavolozza Attività saranno incluse tutte le attività restituite dalla query.
7. Specificare se le attività selezionate sostituiscono oppure integrano le attività visualizzate correntemente sulla tavolozza Attività.
• Per sostituire l’elenco corrente delle attività con quelle definite nella finestra di dialogo, selezionare la casella di controllo Sostituisci modelli Docbase nella tavolozza.
• Per aggiungere le attività definite a quelle già incluse nella tavolozza, non selezionare la casella di controllo.
Nota: Le attività standard di Workflow Manager restano sulla tavolozza
indipendentemente dall’opzione scelta. È possibile sostituire solo le attività definite dall’utente.
8. Per chiudere la finestra di dialogo, fare clic su OK.
Sulla tavolozza Attività verrà visualizzato l’elenco aggiornato delle attività. Viene visualizzata una finestra di messaggio, in cui viene indicato il numero di attività aggiunte o rimosse dalla tavolozza.
9. Per chiudere la finestra di messaggio, fare clic su OK.
Tavolozza Workflow
Sulla tavolozza Workflow vengono visualizzati i modelli predefiniti di workflow che è possibile trascinare sull’editor dei modelli di workflow, aggiungendo le attività e i flussi corrispondenti al nuovo modello di workflow. È possibile controllare i modelli di workflow visualizzati sulla tavolozza specificando le condizioni di ricerca. Utilizzare le seguenti condizioni per ricercare i modelli:
Finestra di Workflow Manager
• Il nome dell’archivio in cui si trova il modello di workflow.
• Il proprietario del modello di workflow.
• Il nome del modello di workflow.
• Lo stato in cui è attivo il modello di workflow.
È possibile inoltre immettere un’istruzione DQL per selezionare i modelli di workflow.
Per specificare i workflow sulla tavolozza corrispondente:
1. Nel riquadro destro della finestra di Workflow Manager selezionare la scheda Workflowper visualizzare la tavolozza Workflow.
2. Fare clic sul pulsante Modifica tavolozza posto nella parte inferiore della tavolozza.
Verrà visualizzata la finestra di dialogo Modifica Workflow in tavolozza.
3. Scegliere il metodo che si desidera utilizzare per specificare i modelli di workflow da visualizzare sulla tavolozza.
• Usa modelli di workflow nell’archivio: consente di selezionare i modelli di workflow in base alla posizione nell’archivio, al proprietario, al nome o allo stato della definizione.
• Usa i risultati di questa query presenti nel Docbase: consente di immettere un’istruzione DQL per selezionare i modelli di workflow; vedere il passaggio 6 per questa opzione avanzata.
4. Se si sceglie l’opzione Usa modelli di workflow nell’archivio, selezionare l’archivio dall’elenco a discesa in cui sono contenuti i modelli che si desidera visualizzare sulla tavolozza.
L’impostazione predefinita è Tutti gli archivi, che non consente di limitare la tavolozza ai modelli in un unico archivio. Le opzioni restanti consistono nei nomi degli archivi in cui sono contenuti i modelli di workflow.
5. Per limitare ulteriormente l’elenco dei modelli di workflow presenti nell’archivio selezionato, specificare le condizioni appropriate:
• Per visualizzare solo i modelli di proprietà di un utente specifico, scegliere un operatore dall’elenco a discesa Nome proprietario, quindi immettere un nome utente nella casella di testo adiacente. L’operatore consente di specificare la relazione tra il nome del proprietario del modello di workflow e il valore specificato nella casella di testo.
• Per visualizzare solo i modelli con nomi specifici, scegliere un operatore dall’elenco a discesa Nome workflow, quindi immettere un nome o solo una parte del nome stesso nella casella di testo.
• Per visualizzare solo i modelli con uno stato di definizione specifico, scegliere lo stato dall’elenco a discesa Stato definizione è.
Se alcuni campi restano vuoti, l’elenco dei modelli di workflow non sarà limitato in base a tale criterio.
6. Se si sceglie l’opzione Usa i risultati di questa query presenti nel Docbase, immettere una query DQL nella casella di testo adiacente.
Nella tavolozza Workflow saranno incluse tutte le attività restituite dalla query.
7. Specificare se i modelli di workflow selezionati sostituiscono oppure integrano i modelli visualizzati correntemente sulla tavolozza dei workflow.
Finestra di Workflow Manager
• Per sostituire l’elenco corrente dei modelli di workflow con quelli definiti nella finestra di dialogo, selezionare la casella di controllo Sostituisci modelli Docbase nella tavolozza.
• Per aggiungere i modelli definiti a quelli già inclusi nella tavolozza, non selezionare la casella di controllo.
Nota:I modelli di workflow standard di Workflow Manager restano sulla tavolozza, indipendentemente dall’opzione scelta. È possibile sostituire solo i modelli definiti dall’utente.
8. Per chiudere la finestra di dialogo, fare clic su OK.
Sulla tavolozza Workflow viene visualizzato l’elenco aggiornato dei modelli di workflow. Viene quindi visualizzata una finestra di messaggio, in cui viene indicato il numero di modelli aggiunti o rimossi dalla tavolozza.
9. Per chiudere la finestra di messaggio, fare clic su OK.
Riquadro dell’editor dei modelli di workflow
Il riquadro dell’editor dei modelli di workflow consiste nell’area in cui viene eseguito il layout del workflow. Per definire un workflow, trascinare le attività o altri workflow dalle tavolozze nell’editor dei modelli di workflow, quindi collegarli ai flussi, infine indicare le proprietà delle attività e dei flussi. Per ulteriori informazioni, consultare la sezioneCreazione di modelli, pagina 32.
Le procedure eseguite per controllare il layout visivo di un workflow sono simili a quelle utilizzate in altre applicazioni software per il layout grafico.
• Per aggiungere oggetti al modello di workflow, trascinare un’attività o un workflow dalla tavolozza, quindi rilasciarli nel riquadro dell’editor dei modelli di workflow.
L’oggetto viene aggiunto al modello nel punto in cui si rilascia il pulsante del mouse.
• Per spostare gli oggetti all’interno del modello di workflow, selezionarli e trascinarli nella nuova posizione. Quando si sposta un’attività che include flussi collegati ad altre attività, le frecce che rappresentano i flussi si spostano in base all’attività. Non è possibile spostare i flussi singolarmente.
• Per spostare gli oggetti dal modello di workflow, selezionarli e fare clic sull’icona Elimina oggetti selezionati sulla barra degli strumenti oppure scegliere l’opzione Eliminadal menu Modifica.
• Per copiare le attività, selezionarle e fare clic sull’icona Copia sulla barra degli strumenti oppure scegliere l’opzione Copia dal menu Modifica. Per aggiungere la nuova copia al modello, fare clic sull’icona Incolla sulla barra degli strumenti oppure scegliere l’opzione Incolla dal menu Modifica.
• Per visualizzare le azioni disponibili per un oggetto specifico, selezionare l’oggetto, quindi fare clic con il pulsante destro del mouse sull’oggetto stesso. Nel punto in cui viene posizionato il puntatore del mouse verrà visualizzato un menu di scelta rapida, in cui vengono indicate le azioni disponibili.
Per eseguire tali azioni è necessario selezionare gli oggetti su cui intervenire.
Finestra di Workflow Manager
Per selezionare uno o più oggetti inclusi nel riquadro dell’editor dei modelli di workflow:
1. Dopo aver selezionato l’icona Seleziona oggetti sulla barra degli strumenti, fare clic sulla rappresentazione visiva dell’oggetto nel riquadro dell’editor dei modelli di workflow.
Accanto all’oggetto verrà visualizzato un set di caselle a sfondo nero, che indicano che l’oggetto è stato selezionato. Per deselezionare l’oggetto, fare clic nuovamente su di esso, quindi vengono rimosse anche le caselle a sfondo nero.
2. Per selezionare altri oggetti, tenere premuto il tasto MAIUSC e contemporaneamente fare clic su ciascun oggetto.
Se non si tiene premuto il tasto MAIUSC, selezionando un oggetto vengono automaticamente deselezionati gli oggetti precedentemente attivati.
3. Per selezionare tutti gli oggetti di un modello, scegliere l’opzione Seleziona tutto dal menu Modifica.
Attività di allineamento
Le opzioni di allineamento consentono di posizionare le attività dei workflow nel punto desiderato. È possibile allineare le attività verticalmente o orizzontalmente al bordo destro o sinistro, al bordo superiore o inferiore o al centro.
Per allineare le attività:
1. Selezionare le attività che si desidera allineare.
È necessario che due o più attività siano selezionate per attivare le opzioni di allineamento. Per informazioni su come selezionare le attività, consultare la sezione Riquadro dell’editor dei modelli di workflow, pagina 26.
2. Se la barra degli strumenti di allineamento è attiva, fare clic sull’icona corrispondente all’opzione di allineamento desiderata.
Le opzioni di allineamento disponibili sono:
• Allinea bordi superiori
• Allinea centri verticali
• Allinea bordi inferiori
• Allinea bordi sinistri
• Allinea centri orizzontali
• Allinea bordi destri
Se si sceglie di allineare i bordi superiori delle attività, la posizione delle attività viene stabilita in base a quella dell’attività superiore; pertanto le attività selezionate verranno spostate per allinearsi all’attività superiore. Allo stesso modo, se si sceglie di allineare i bordi inferiori delle attività, la posizione delle attività viene stabilita in base all’attività inferiore. La stessa procedura è valida anche per l’allineamento a sinistra e a destra.
Finestra di Workflow Manager
3. Se la barra degli strumenti di allineamento non è attiva, scegliere l’opzione Allineamentodal menu Modifica.
Verrà visualizzata la finestra di dialogo Allineamento operazione.
4. Selezionare l’icona corrispondente all’allineamento desiderato.
5. Fare clic sul pulsante OK.
Blocca sulla griglia
L’opzione Blocca sulla griglia consente di aumentare la precisione di allineamento delle attività e dei flussi dei workflow.
Quando tale opzione è attivata, viene visualizzata una griglia sullo sfondo dell’editor dei modelli di workflow. Ciascun riquadro della griglia ha dimensioni inferiori a un centimetro. Quando si spostano le attività o i flussi nell’editor, verranno allineati automaticamente nella griglia, facilitando l’allineamento degli oggetti. Quando si attiva l’opzione Blocca sulla griglia, non viene modificato il layout degli oggetti esistenti nel modello.
Quando l’opzione Blocca sulla griglia è disattivata, la griglia non viene visualizzata e gli oggetti vengono posizionati esattamente nel punto in cui vengono rilasciati. Disattivare l’opzione quando si desidera stabilire esattamente la posizione degli oggetti.
Per attivare o disattivare l’opzione Blocca sulla griglia:
1. Scegliere Blocca sulla griglia dal menu Visualizza oppure fare clic sull’icona Blocca sulla griglia sulla barra degli strumenti .
Zoom avanti o indietro
Se i pulsanti della barra degli strumenti Visualizza sono attivi, il livello corrente dello zoom viene visualizzato in una casella che si trova tra l’icona Zoom avanti e l’icona Zoom indietro . Ogniqualvolta si seleziona l’icona Zoom avanti o Zoom indietro, in Workflow Manager viene eseguito lo zoom in avanti o indietro di un livello di ingrandimento.
Per ingrandire o ridurre un modello di workflow:
1. Espandere l’elenco a discesa accanto all’icona Zoom avanti oppure scegliere l’opzione Zoom dal menu Visualizza.
2. Selezionare un livello di zoom:
• 200%(ingrandimento massimo)
• 150%
• 100%(visualizzazione normale: impostazione predefinita)
• 75%
• 50%
Finestra di Workflow Manager
• Ultimo: consente di passare dall’opzione di zoom corrente all’impostazione di zoom precedente.
• Larghezza: consente di ridimensionare il modello di workflow a larghezza intera in base alle dimensioni visive del riquadro dell’editor dei modelli di workflow.
• Adatta: consente di ingrandire o ridurre la visualizzazione del modello di workflow in base alle dimensioni visive del riquadro dell’editor dei modelli di workflow.
Navigatore
Durante la definizione di un modello di workflow, è possibile espandere la rappresentazione grafica rispetto alla dimensione che può venire visualizzata sullo schermo tutta in una volta. Nell’editor del modello di workflow viene attivato lo scorrimento automatico quando vengono aggiunti gli oggetti e viene creato un layout più grande.
Il navigatore consente inoltre di scegliere quale parte di un modello di grandi dimensioni visualizzare sullo schermo.
Per spostarsi su una parte di un modello visualizzato sullo schermo:
1. Scegliere Navigatore dal menu Visualizza oppure fare clic sull’icona Navigatore sulla barra degli strumenti .
Verrà visualizzata la finestra Navigatore nel riquadro destro della finestra di Workflow Manager. Viene quindi visualizzata una rappresentazione ridotta del modello di workflow corrente con una casella su sfondo grigio accanto alla sezione correntemente visualizzata sullo schermo.
2. Per modificare l’area del modello di workflow da visualizzare sullo schermo, trascinare la casella su sfondo grigio nella finestra Navigatore affinché sia disponibile nell’area desiderata.
Il riquadro dell’editor consente di passare alla posizione selezionata quando viene rilasciato il pulsante del mouse.
Finestra di Workflow Manager
Capitolo 3 Utilizzo dei modelli di workflow
I modelli di workflow rappresentano il processo aziendale di un oggetto specifico o di un set di oggetti. Tramite i modelli è possibile definire il workflow completo, dalla fase iniziale a quella finale.
In Workflow Manager è possibile creare i modelli di workflow, quindi consentirne l’utilizzo agli utenti per creare delle singole istanze di workflow.
Per i modelli di workflow sono disponibili tre stati: Bozza, Convalidato e Installato. Lo stato corrente del modello aperto viene visualizzato sulla barra del titolo della finestra di Workflow Manager.
Un modello nello stato Bozza non è stato ancora convalidato dalla sua creazione o dall’ultima modifica. Un modello nello stato Convalidato ha superato i controlli di convalida del server, pertanto il modello è stato impostato correttamente. Un modello nello stato Installato può essere utilizzato in un workflow attivo.
In questo capitolo viene descritto come creare, convalidare e installare i modelli. Vengono trattati i seguenti argomenti:
• Apertura di modelli esistenti, pagina 31
• Creazione di modelli, pagina 32
• Impostazione delle proprietà del modello, pagina 34
• Salvataggio dei modelli, pagina 35
• Convalida dei modelli, pagina 37
• Installazione dei modelli, pagina 37
• Modifica dei modelli, pagina 38
• Stampa dei modelli di workflow, pagina 39
Apertura di modelli esistenti
È possibile aprire un modello esistente per rivederlo, modificarlo o salvarlo con un nuovo nome, quindi avviare un nuovo workflow.
Nota: Se si pianifica di revisionare un modello di workflow e si desidera salvare il modello aggiornato come nuova versione nel Docbase, è necessario estrarre il modello stesso prima di aprirlo.
Per aprire un modello di workflow in Workflow Manager:
1. Scegliere Apri dal menu File.
Utilizzo dei modelli di workflow
Verrà visualizzata la finestra di dialogo Apri modello di workflow.
2. Per passare al modello di workflow, fare doppio clic sui nomi dell’archivio o della cartella fino a quando viene visualizzato il nome del modello nella casella di riepilogo.
3. Fare doppio clic sul nome del modello oppure evidenziarlo e fare clic su Apri.
Creazione di modelli
Di seguito viene descritta una panoramica relativa alla procedura di creazione dei modelli. In diversi passaggi sono inclusi collegamenti ad altri argomenti in cui sono disponibili informazioni dettagliate sull’operazione descritta.
Per creare un modello di workflow:
1. Stabilire il processo aziendale e il workflow necessario per realizzarlo.
Per informazioni dettagliate sulla progettazione dei workflow, consultare la sezione Pianificazione delle attività dei workflow, pagina 11.
2. Scegliere Nuovo dal menu File.
Se è già stato aperto un modello, viene chiuso automaticamente da Workflow Manager. Se le modifiche apportate al modello non sono state salvate, verrà visualizzata una finestra di messaggio in cui viene richiesto se si desidera salvare le modifiche.
Il nuovo modello include le operazioni di avvio e di fine.
Nota: Per creare un modello in base a uno esistenteaprire il modello esistente, quindisalvarlo con un nome nuovo.
3. Impostare le proprietà del modello.
Per ulteriori dettagli, consultare la sezioneImpostazione delle proprietà del modello, pagina 34.
4. Per aggiungere flussi e attività da un modello esistente, selezionare quest’ultimo, quindi trascinarlo sul riquadro dell’editor dei modelli di workflow.
a. Nel riquadro destro selezionare la scheda Workflow per visualizzare la tavolozza Workflow.
b. Scegliere il modello di workflow che si desidera utilizzare come base per il nuovo modello.
Se il modello scelto non viene visualizzato sulla tavolozza, consultare la sezione Tavolozza Workflow, pagina 24.
c. Trascinare il modello sul riquadro dell’editor dei modelli di workflow.
Tutte le attività e i flussi del modello selezionato vengono visualizzati nel riquadro dell’editor. Il flusso tuttavia non è collegato alle operazioni di avvio e di fine.
5. Trascinare le attività dalla tavolozza Attività sul riquadro dell’editor dei modelli di workflow, fino a quando a ogni operazione del workflow non corrisponde un’attività.
Utilizzo dei modelli di workflow
• Per aggiungere una nuova attività eseguita manualmente da un utente, selezionare l’attività predefinita visualizzata nella parte superiore della tavolozza Attività.
• Per aggiungere automaticamente una nuova attività, scegliere l’impostazione predefinita Attività automatica.
• Per aggiungere una copia di un’attività definita in precedenza, selezionare l’attività dalla tavolozza Attività. Se l’attività scelta non viene visualizzata sulla tavolozza corrispondente, consultare la sezioneTavolozza Attività, pagina 23.
6. Collegare ogni attività a quella precedente del flusso logico.
La prima attività del workflow deve essere collegata all’operazione di avvio, mentre l’ultima deve essere collegata all’operazione di fine.
Per collegare due attività, selezionare una delle icone di flusso descritte di seguito, quindi posizionare il mouse sulla prima attività fino a quando non viene visualizzata la casella di selezione, infine trascinare il mouse sulla seconda attività. Rilasciare il pulsante del mouse quando viene visualizzata la casella di selezione relativa alla seconda attività. In Workflow Manager è possibile tracciare una linea tra le attività.
Le attività vengono collegate mediante una delle tre icone Crea flusso presenti nella barra degli strumenti di Workflow Manager:
• Per collegare le attività in base a uno spostamento in avanti dei dati, fare clic sull’icona Crea flusso a segmento singolo oppure sull’icona Crea flusso a più segmenti . La differenza è unicamente visiva: con la prima operazione viene tracciata un linea diritta che rappresenta il flusso delle attività mentre con la seconda operazione viene tracciata una linea composta da più segmenti.
• Per collegare le attività in base a uno spostamento all’indietro dei dati, fare clic sull’icona Crea flusso di rifiuto . I flussi di rifiuto rappresentano il percorso intrapreso quando l’utente di un’attività rifiuta l’oggetto in corso di elaborazione.
7. Configurare ogni linea di flusso, specificando il pacchetto instradato dal workflow.
Per dettagli sulla configurazione dei flussi, consultare la sezioneImpostazione dei requisiti del pacchetto, pagina 62. Non aggiungere un pacchetto al flusso che collega l’attività finale all’operazione di fine.
8. Configurare tutte le attività.
Per dettagli sulla configurazione delle attività, consultare la sezioneCapitolo 4, Utilizzo delle attività.
9. Regolare il layout visivo, se necessario.
Per informazioni sulle opzioni disponibili per il layout del modello di workflow, consultare la sezioneRiquadro dell’editor dei modelli di workflow, pagina 26.
10. Salvare il modello di workflow.
Consultare la sezioneSalvataggio dei modelli, pagina 35.
11. Convalidare il modello di workflow.
Consultare la sezioneConvalida dei modelli, pagina 37.
12. Installare il modello di workflow.
Consultare la sezioneInstallazione dei modelli, pagina 37. Una volta installato, il modello è disponibile agli utenti.
