Progetto RICORDI: RIuso della COnservazione dei Record DIgitali

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Progetto RICORDI:

RIuso della

COnservazione dei Record DIgitali

Loredana Bozzi

Formez PA - webinar 28 ottobre 2019

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2015 Accordo di collaborazione tra la Provincia autonoma di Trento e l’IBACN (Parer): il ruolo della Provincia quale ente capofila del territorio trentino

2018: il Progetto Ricordi: obiettivi della Provincia e piano di lavoro

Da polo di coordinamento territoriale a conservatore accreditato di riferimento per gli enti del territorio:

l'esperienza della Provincia autonoma di Trento

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Da dove siamo partiti: l’Accordo di collaborazione PAT-IBACN

Conservazione dei documenti digitali (art. 43, c.3 D.Lgs 82/2005): i documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, (…) sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole

tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71

Marzo 2015: sottoscritto un Accordo di collaborazione - ai sensi dell’art. 15 della legge 7 agosto 1990, n. 241, per lo svolgimento di attività di interesse comune - per la conservazione dei documenti informatici tra la Provincia Autonoma di Trento e l'Istituto per i Beni Artistici, Culturali e Naturali (IBACN) della Regione Emilia

Romagna

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Cosa contiene l’Accordo

• stabilisce le modalità operative per la definizione di modelli organizzativi e di trasmissione documentale, e per la sperimentazione delle tecnologie di interfacciamento tra sistemi di gestione documentale e conservazione

appartenenti ai diversi ambiti territoriali e organizzazioni amministrative della Provincia Autonoma di Trento e della Regione Emilia Romagna;

• definisce le modalità di delega al ParER, da parte dell’Ente Produttore, dello svolgimento del processo di conservazione

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Le attività previste nell’Accordo

a. una prima fase di sperimentazione. messa a punto degli strumenti di interoperabilità tecnica e organizzativa tra il sistema di gestione documentale provinciale e il sistema di conservazione del ParER;

• realizzazione delle interfacce utente; raccolta delle principali tipologie di atti da sottoporre a conservazione con definizione dei relativi schemi di marcatura; gestione dei rapporti di

trasmissione dei documenti; fase di beta testing presso alcune amministrazioni pilota; previsione di un piano di servizi utente; ogni altra attività funzionale alle precedenti;

b. una seconda fase di perfezionamento e attuazione che prevede:

• svolgimento di quanto necessario alla interconnessione di eventuali enti aderenti; conferimento al ParER della delega per lo svolgimento del solo processo di conservazione dei documenti

amministrativi per la Provincia Autonoma di Trento e gli altri enti aderenti; analisi dei livelli di efficacia, efficienza ed affidabilità delle procedure di conservazione; miglioramento

dell'interoperabilità del sistema ParER ed i sistemi di gestione documentale degli enti aderenti al SINET; condivisione con ParER dell'esperienza di valutazione della fattibilità del Polo archivistico digitale trentino;

• predisposizione degli strumenti per massimizzare l’interoperabilità e la trasmissione dei documenti in conservazione tra sistemi di gestione e conservazione documentale afferenti ai due ambiti

territoriali e organizzativi diversi; ogni altra attività funzionale alle precedenti.

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Ruoli e funzioni

La Provincia autonoma di Trento (PAT) riveste il ruolo di Ente Capofila con funzione di coordinamento tra Enti Produttori e di

interlocutore unico verso l’IBACN, anche per conto di questi ultimi.

Gli Enti trentini aderenti al Sinet sono gli Enti Produttori.

L’Accordo del 2015 è strutturato a favore non sono dell’ente

Provincia autonoma di Trento ma a vantaggio di tutta la federazione degli enti trentini aderenti al SINET (Sistema INformativo Elettronico Trentino) e che utilizzano il sistema di protocollo e gestione

documentale Pi.Tre. (350 enti)

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Il contesto trentino

territorio morfologicamente complesso

e demograficamente molto disomogeneo densità demografica:

Trento 743 Massimeno 5,9

alcuni enti piccolissimi: 1/2 addetti

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350 Enti utilizzano un unico sistema federato di

protocollo

e gestione documentale

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Ruolo dell’Ente capofila verso Enti produttori

L’Ente Capofila espleta le seguenti funzioni di coordinamento:

• garantisce, attraverso adeguate iniziative di comunicazione, la conoscenza da parte degli Enti Produttori delle funzioni di conservazione dei documenti

informatici erogate dall’IBACN, tramite il ParER;

• favorisce, sotto il profilo tecnologico ed organizzativo, l’interoperabilità dei sistemi informatici degli Enti Produttori con quello di conservazione, attraverso opportune azioni di diffusione della conoscenza e la definizione di standard e linee guida;

• supporta gli Enti Produttori nel processo di adesione alle funzioni di conservazione definite nell’Accordo;

• supporta gli Enti Produttori nelle attività di definizione con il ParER del Disciplinare Tecnico

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Ruolo dell’Ente capofila verso IBACN/ParER

L’Ente Capofila assume i seguenti impegni nei confronti dell’IBACN:

• a. condividere con l’IBACN esperienza e risultati conseguiti nell’ambito della gestione documentale digitale per migliorare le modalità di gestione della funzione di conservazione del ParER;

• b. effettuare, in corso di conservazione, operazioni di monitoraggio del

versamento, segnalando periodicamente eventuali errori ed anomalie, anche in luogo dell’Ente Produttore interessato, provvedendo altresì a collaborare nella individuazione di eventuali guasti, nella elaborazione delle misure risolutive e nella formulazione di proposte volte al miglioramento della interoperabilità con il sistema di conservazione. Tali attività sono effettuate in collaborazione con la società di sistema Trentino Digitale.

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Funzioni di IBACN

L’IBACN garantisce:

· la conservazione dei documenti informatici, e delle loro aggregazioni

documentali con i relativi metadati, assicurando il mantenimento nel tempo delle caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, accessibilità, riproducibilità e intelligibilità all’interno del rispettivo contesto di

produzione e archiviazione, e preservando il vincolo di consistenza e organicità dell’archivio originario;

· la gestione e l’accesso agli oggetti conservati secondo le norme vigenti in tema di tutela dei beni culturali e dei dati personali, attuando eventuali procedure di selezione e scarto predisposte dagli Enti Produttori e approvate dalla

Soprintendenza Archivistica competente;

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Funzioni di IBACN

• la restituzione in ogni momento - senza oneri aggiuntivi - dei documenti

trasferiti e conservati presso il ParER e delle relative evidenze informatiche che comprovano la corretta conservazione degli stessi, fornendo gli elementi

necessari per valutare l’autenticità e la validità giuridica degli stessi.

• la riservatezza dei documenti posti in conservazione e delle relative evidenze informatiche, anche ai sensi del D.Lgs 196/2003, adottando a tale scopo ogni strumento tecnico e organizzativo necessario a: tracciare gli eventi di accesso e gestione del sistema anche in funzione di eventuali operazioni di verifica da parte della Soprintendenza Archivistica competente;

• l’eventuale accesso alla documentazione amministrativa ai sensi di legge;

• Blocco di accessi non autorizzati da parte dei soggetti non legittimati;

• la completa eliminazione dei dati, dei documenti e delle evidenze informatiche, anche di backup, a seguito di restituzione dei documenti conservati

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Risultati dell’Accordo di collaborazione PAT-IBACN

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Proficua condivisione negli ultimi quattro anni delle esperienze reciproche - lato PAT: acquisizione metodologie, modelli organizzativi e gestionali,

conoscenze tecniche per lo sviluppo e la gestione di un sistema autonomo di conservazione territoriale;

- lato IBACN/Parer: acquisizione da ambiti extra regionali di esperienze e risultati in materia di gestione documentale digitale; ampliamento tipologie documentale implementate; ampliamento delle funzionalità del sistema

Parer volte a massimizzare l'interoperabilità tra i sistemi informativi, anche a livello nazionale; condivisione dell’esperienza di valutazione della fattibilità ed eventuale progettazione del Polo archivistico digitale del Trentino

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Attività effettuate dalla PAT

Versante tecnologico:

adeguamento software della piattaforma documentale PITRE

Configurazione dei sistemi in fase di avvio e costante allineamento Versante organizzativo, di coordinamento, gestionale

Diffusione conoscenze, definizione piano di avvio conservazione,

definizione processi e procedure, supporto permanente

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Funzionalità implementate per tutti gli Enti produttori

Nuove funzionalità implementate in

P.I.Tre

È stato sviluppato un connettore P.I.Tre – SACER, che la PAT mette a disposizione degli Enti del territorio

Configurazione Enti, utenti e tipologie

documentarie in SACER

Sviluppo connettore

Per applicativi per i quali non sia già stato sviluppato un connettore verso

ParER con volumi documentali significativi, si procede con lo

sviluppo di connettori ad hoc.

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Nuove funzionalità implementate in P.I.Tre

P.I.Tre SACER

Funzionalità di amministrazione implementate in P.I.Tre:

•Abilitazione ruoli P.I.Tre al versamento di documenti al sistema SACER

•Abilitazione ruoli P.I.Tre al recupero di informazioni dal sistema SACER

•Configurazione di una tipologia documentale soggetta a conservazione in ParER

•Configurazione dei campi di una tipologia documentale soggetti a consolidamento e a conservazione

•Configurazione di un contatore di repertorio soggetto a conservazione come repertorio in ParER

Funzionalità utente implementate in P.I.Tre:

•Definizione delle policy automatiche di versamento

•Ricerca dei documenti per stato di conservazione

•Selezione dei documenti e loro versamento al sistema SACER

•Creazione dei Pacchetti di Versamento

•Esecuzione del versamento

•Gestione delle risposte e degli errori

•Recupero dello stato di conservazione dei documenti versati a SACER

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Configurazione Enti, utenti e tipologie documentarie sul sistema del PARER

In fase iniziale l’Ufficio Digitalizzazione della PAT, previa formazione da parte del PARER, ha effettuato le seguenti attività per tutti gli Enti produttori :

•Configurazione dell’Ente – 350 enti versanti

•Gestione abilitazioni utenti (Rdc, collaboratori, ecc.) - più di 1.000 utenti gestiti

•Configurazione tipologie documentarie e relativi registri di protocollo e di repertorio

• Doc. Protocollato

• Doc. Non Protocollato

• Doc. Repertoriato

• Doc. Registro giornaliero di protocollo

• Doc. Registro giornaliero di repertorio

• Fattura Elettronica passiva

• Fattura elettronica attiva

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Focus configurazione tipologie documentarie e registri

PAT

171 tipologie documentarie

171 registri (protocollo e repertori)

Enti locali - Comuni

Istituti scolastici

Società di sistema

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Aggiornamento configurazioni Enti, utenti e

tipologie documentarie – supporto permanente

In tutte le fasi successive, le

configurazioni sono costantemente aggiornate sulla base delle variazioni istituzionali (fusioni di Comuni, ecc.), delle modifiche organizzative

(variazioni organigrammi e utenti) e delle variazioni e nuove tipologie documentarie (nuovi registri, nuove tipologie documentali)

Inoltre é assicurato un supporto

permanente sia di carattere tecnico,

sia normativo e organizzativo.

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Linee guida per la conservazione dei documenti informatici degli enti SINET

Disposte con Delibera di Giunta n. 1140 del 6/7/2015

• Che cosa si manda in conservazione

• Quando si manda in conservazione

• Esibizione

• Vigilanza sull’attività di conservazione

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Supporto agli Enti produttori: documenti

La Soprintendenza per i Beni culturali della PAT ha elaborato e reso disponibili i facsimili dei principali documenti che la normativa impone di produrre, quali:

•modello di nomina del responsabile della Conservazione

•Manuale di Conservazione

•provvedimento di adozione del Manuale di

conservazione.

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Supporto agli Enti produttori: iniziative formative/informative

A cura della PAT ed in collaborazione con il Consorzio dei Comuni trentini sono state proposte iniziative di comunicazione e di

informazione rivolte agli Enti Produttori per diffondere la conoscenza del tema della conservazione digitale e delle funzioni di

conservazione dei documenti informatici erogate dall’IBACN, tramite il ParER.

Sono stati proposti ai responsabili della Conservazione

4 seminari negli anni 2015 e 2016

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Supporto agli Enti produttori: iniziative formative/informative

A cura della PAT sono state progettati e realizzati alcuni percorsi formativi, fruibili dalla piattaforma di formazione a distanza FAD Elle3 della Provincia, per supportare i responsabili della conservazione durante le attività di invio dei documenti in conservazione e delle verifiche di correttezza della presa in carico da parte del sistema di conservazione del ParER.

Pubblicati 30 oggetti formativi

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Semplificazione attività RdC Ente produttore:

conservazione documenti

Una policy automatica invia in

conservazione ogni giorno i documenti

“vecchi” di un anno.

La policy seleziona dal sistema PITRE

(Protocollo e gestione documentale)

solo documenti nativi digitali.

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Semplificazione attività RdC Ente produttore:

conservazione documenti

Il RdC dell’Ente Produttore:

non deve verificare quotidianamente i report di invio in conservazione dei documenti

non deve occuparsi di eventuali problematiche, che sono analizzate e risolte dalla PAT/Trentino Digitale/PARER

riceve semestralmente un report riassuntivo con il riepilogo dei documenti versati

può verificare i report di invio in conservazione disponibili in PITRE

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Semplificazione attività RdC Ente produttore:

conservazione stampe dei registri

• Le stampe giornaliere dei registri di protocollo e di repertorio sono generate automaticamente dal sistema PITRE a fine giornata

• Il sistema PITRE invia in conservazione le stampe dei registri al momento della loro generazione

• Il Rdc è avvisato mediante email se persiste un errore di

versamento dopo 24 ore dall’invio in conservazione automatico delle stampe

• Il RdC può verificare i report di invio in conservazione disponibili in

PITRE

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Semplificazione attività RdC Ente produttore:

conservazione fatture elettroniche

• Le fatture elettroniche sono inviate in conservazione a blocchi trimestrali mediante invii massivi automatizzati

• Se si evidenziano errori, gli enti produttori vengono avvisati e supportati nella correzione

• Al termine delle operazioni di invio in conservazione, la PAT

comunica agli Enti gli esiti dei versamenti

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Risultati raggiunti

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La quasi totalità degli enti del territorio trentino (n. 350 al 31 agosto 2019) conserva i propri documenti digitali dal 2015 inviandoli al Parer

Documenti inviati in conservazione dagli enti trentini:

34,5 mil al 31 dicembre 2018 39,5 mil al 30 aprile 2019

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Progetto Ricordi: idea progettuale e obiettivo principale

 Diffondere e trasferire la buona pratica sviluppata dalla Regione Emilia-Romagna in tema di conservazione digitale dei

documenti informatici, tramite la costruzione di poli di

conservazione serventi più enti, inseriti in una rete di poli di

conservazione a livello nazionale, secondo il modello del Piano Triennale AgID

 La buona pratica è il risultato dell’interazione del ParER con 1200 enti che prendono parte alle attività di conservazione:

scopo del progetto è mettere questo patrimonio di esperienze a disposizione dei partecipanti al progetto e successivamente a tutte le Pubbliche Amministrazioni interessate

 La buona pratica è strutturata in scenari che consentono ai diversi enti di farne uso nella maniera più adatta alle proprie esigenze

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Soggetti partecipanti al progetto

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Provincia Autonoma di Trento Ente Capofila e Riusante

Regione Emilia-Romagna Ente Cedente

Istituto per i Beni Artistici Culturali e Naturali Ente Cedente

Regione Puglia Ente Riusante

Regione Valle d’Aosta Ente Riusante

Comune di Padova Ente Riusante

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Scenari e obiettivi dei partner

Scenario Obiettivo di progetto per Note

1 Polo di conservazione accreditato che conserva su sistemi propri gli archivi di diversi enti produttori

Regione Puglia Situazione di partenza di Regione Emilia-Romagna

2 Ente produttore che conserva su

sistemi propri il proprio archivio Situazione di partenza di Regione

Puglia 3 Polo di conservazione accreditato

che conserva su sistemi di terzi gli archivi di diversi enti produttori

Provincia Autonoma di Trento

4 Ente produttore che conserva su

sistemi di terzi il proprio archivio Passaggio intermedio per Provincia

Autonoma di Trento 5 Ente capofila di un insieme di enti

produttori che versano su sistemi di terzi i propri archivi

Regione Valle d’Aosta Situazione di partenza di Provincia Autonoma di Trento

6 Ente produttore che versa su

sistemi di terzi il proprio archivio Comune di Padova

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Obiettivi e piano di lavoro

Scenario 4 Ente produttore che conserva su sistemi di terzi il proprio archivio (scenario intermedio propedeutico all’accreditamento come conservatore digitale)

Piano di lavoro

 Addestramento del personale archivistico

 Elaborazione e stipulazione accordo di servizio tra conservatore (PAT) e amministratore di sistema (ParER-IBACN)

 Disegno dei processi e delle procedure interne al conservatore PAT

 Elaborazione del manuale di conservazione

 Aggiornamento del disciplinare tecnico da allegare al manuale di conservazione Adozione formale del manuale di conservazione

 Avvio dell’attività di conservazione

dal 1 luglio 2019 la Provincia autonoma di Trento conserva autonomamente i propri documenti

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Obiettivi e piano di lavoro

Scenario 3 Polo di conservazione accreditato che conserva su sistemi di terzi gli archivi di diversi enti produttori (scenario finale) Piano di lavoro

Individuazione delle figure di responsabili previste da AgID

Elaborazione di un nuovo accordo di servizio tra PAT e IBACN Aggiornamento del manuale di conservazione

Addestramento del personale archivistico

Avvio dell’iter necessario al rilascio della certificazione ISO27001

Indicatore di risultato: completamento iter per l’accreditamento Tutte le attività sono in corso