Progetto RI.CO.R.DI. RIuso della COnservazione dei Record DIgitali

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Progetto RI.CO.R.DI.

RIuso della

COnservazione dei

Record DIgitali

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Il riuso del sistema di conservazione:

l'esperienza della Provincia autonoma di Trento

Armando Tomasi

Formez PA - webinar 12 novembre

2019

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I soggetti coinvolti nel progetto

3 Provincia Autonoma di Trento

Ente Capofila e Riusante

Regione Emilia-Romagna Ente Cedente

Istituto per i Beni Artistici Culturali e Naturali Ente Cedente

Regione Puglia

Ente Riusante

Regione Valle d’Aosta Ente Riusante

Comune di Padova Ente Riusante

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Gli scenari e gli obiettivi di progetto

Scenario Obiettivo di progetto per Note

1 Polo di conservazione accreditato che conserva su sistemi propri gli archivi di diversi enti produttori

Regione Puglia Situazione di partenza di Regione Emilia-Romagna

2 Ente produttore che conserva su

sistemi propri il proprio archivio Situazione di partenza di Regione

Puglia 3 Polo di conservazione accreditato

che conserva su sistemi di terzi gli archivi di diversi enti produttori

Provincia Autonoma di Trento

4 Ente produttore che conserva su

sistemi di terzi il proprio archivio Passaggio intermedio per Provincia

Autonoma di Trento 5 Ente capofila di un insieme di enti

produttori che versano su sistemi di terzi i propri archivi

Regione Valle d’Aosta Situazione di partenza di Provincia Autonoma di Trento

6 Ente produttore che versa su

sistemi di terzi il proprio archivio Comune di Padova

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Gli strumenti amministrativi

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La declinazione operativa/1

Polo di conservazione accreditato che

conserva su sistemi di terzi gli archivi propri e di altri enti produttori

Ente produttore che conserva su

sistemi di terzi

il proprio archivio

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Scenario intermedio:

attivazione (da 1 luglio 2019) da parte di PAT di un servizio di conservazione in house dei propri documenti informatici (attività per la quale non è necessario l’accreditamento AGID)

La declinazione operativa/2

Obiettivi:

- conoscere e utilizzare in riuso il sistema di conservazione Sacer

- assumere la responsabilità diretta sul processo di conservazione dei propri

documenti informatici

- collaudare e verificare i meccanismi

- affinare la metodologia

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La declinazione operativa/3

attività di conservazione in house propedeutica per

certificazione ISO27001

accreditamento come

Polo di conservazione

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Gli aspetti organizzativi

A carico dell’Ufficio beni archivistici, librari e Archivio provinciale:

- responsabilità sulla conservazione

- attività di conservazione digitale (svolgimento del processo di conservazione e monitoraggio dello stesso)

A carico dell’Ufficio digitalizzazione:

- attività tecniche di configurazione (gestione degli utenti, delle

strutture e dei registri di sistema)

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La sequenza delle attività:

il processo di conservazione

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1 validazione giornaliera degli elenchi dei pacchetti di versamento

(SIP) presi in carico dal sistema

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2 sottoscrizione settimanale degli elenchi dei pacchetti di archiviazione

(AIP) confezionati dal sistema di conservazione

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2bis

eventuale marcatura temporale dei pacchetti di archiviazione

contenenti tipologie documentarie con valenza fiscale

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3 esibizione, su richiesta, di documenti conservati in Sacer mediante l’estrazione dal sistema dei pacchetti di distribuzione

(DIP)

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La sequenza delle attività:

il monitoraggio

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1 verifica, nel sistema di gestione documentale P.I.Tre., delle policy di invio in conservazione automatico dei documenti informatici e delle

stampe giornaliere dei registri

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2 rilevazione all’interno del sistema di conservazione Sacer degli

eventuali errori di versamento

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3 puntuale tenuta di check list di monitoraggio

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La gestione delle anomalie / risoluzione degli errori di versamento

Attori coinvolti:

- Ufficio Beni archivistici, librari e Archivio provinciale, in quanto titolare della responsabilità sulla conservazione dei documenti e competente in via principale

per l’attività di monitoraggio

- Ufficio Digitalizzazione, in quanto soggetto gestore delle attività di

configurazione delle strutture versanti e dei registri del sistema di conservazione - Società di sistema Trentino Digitale spa, in qualità di amministratore del sistema di gestione documentale P.I.Tre. con responsabilità tecnica sul connettore

tra PITRE e Sacer

- Polo archivistico regionale dell’Emilia-Romagna – ParER, in qualità di

amministratore del sistema di conservazione Sacer

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La gestione dei processi: esempi

verifica versamenti documenti

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La gestione dei processi: esempi

verifica versamenti stampe

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La gestione dei processi: esempi

processo di conservazione

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La gestione dei processi: esempi

monitoraggio Sacer

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