Piazza Aldo Moro – C:A.P. 73024 1
R E G O L A M E N T O DEL SERVIZIO ECONOMATO
Approvato con deliberazione del Consiglio Comunale n. 17 del 25/5/2015
S O M M A R I O
Articolo 1 – Oggetto del Servizio ……….………
Articolo 2 – Tipologia spese economali ammissibili .………
Articolo 3 – Anticipazioni ……….
Articolo 4 – Riscossioni entrate e depositi ……….
Articolo 5 – Custodia dei valori ……….………
Articolo 6 – Spese impreviste e urgenti …….………
Articolo 7 - Split payment e procedura amministrativa per le spese economali…….
Articolo 8 – Scritture contabili ………..
Articolo 9 – Procedure per approvvigionamenti……….
Articolo 10 – Adempimenti e competenza………..
Articolo 11 – Inventari ………..
Articolo 12 – Vigilanza sul servizio economale ……….
Articolo 13 – Rendicontazione annuale ……….
Articolo 14 – Disposizioni finali ed entrata in vigore ….……….
Piazza Aldo Moro – C:A.P. 73024 3 Art. 1
Oggetto del servizio
1. Il presente regolamento detta norme per il funzionamento del servizio economato del Comune di Maglie, in conformità all’art. 153,comma 7, del D.Lgs. del 18.08.2000 n.267.
2 Sono attribuzioni del servizio Economato:
a. L’acquisizione di beni e servizi per gli Uffici e Servizi Comunali che, per la loro particolare natura di spesa minuta, non richiedono l'espletamento delle ordinarie procedure disposte dal
"Regolamento per la disciplina dei contratti" ovvero dal "Regolamento dei procedimenti di spesa in economia";
b. Le spese per le quali sia indispensabile il pagamento immediato;
c. Il servizio di cassa per le spese di cui ai precedenti punti, ai sensi dell’Art.153, comma 6, del D.lgs. 267/00;
d. I servizi speciali di cui all'art.9 del presente Regolamento.
3. Il responsabile dell'economato (da qui in avanti Economo), al quale sono attribuite le funzioni e le attività oggetto del presente regolamento, è responsabile dell'espletamento delle funzioni attribuite, del buon andamento, della regolarità e dell'efficienza del servizio.
Art. 2
Tipologia spese economali ammissibili
1.Le spese di natura economale che possono essere assunte a carico del Bilancio Comunale, nei limiti degli impegni assunti sui competenti capitoli e comunque entro il limite di € 999,99, iva compresa, sono quelle per le quali, non essendo possibile esperire le procedure di rito o che per loro natura e per le esigenze di immediatezza dell’acquisizione del bene o della prestazione, debbano essere pagate all’ordine ed in contanti e che qui di seguito si elencano in via non esaustiva ma esemplificativa:
- spese postali, telegrafiche, acquisto di valori bollati e spedizioni a mezzo servizio postale o corriere, ritiro pacchi contrassegno;
- spese per riparazione e manutenzione degli automezzi e motomezzi dell’Ente, ivi comprese le tasse automobilistiche e l’acquisto di buoni carburante e lubrificante;
- dispositivi di protezione individuale dei lavoratori;
- spese per acquisto, riparazione e manutenzione di beni mobili, macchine, attrezzature varie per il funzionamento degli Uffici e Servizi Comunali;
- spese per acquisto, riparazione e manutenzione dei beni immobili, macchine, attrezzature varie ed impianti per il funzionamento degli Uffici e Servizi Comunali;
- spese per l’acquisto di stampati, modulistica, cancelleria e materiali vari di facile consumo, occorrenti per il funzionamento degli Uffici e Servizi Comunali;
- spese per l’acquisto di libri, pubblicazioni tecnico-scientifiche, abbonamento a giornali, riviste periodiche stampate o informatiche;
- spese per noleggio temporaneo di apparecchiature e materiali per manifestazioni e cerimonie pubbliche;
- spese per servizi di registrazione e trascrizione multimediale;
- acquisto e noleggio fotocopiatori;
- spese di acquisto di manifesti e diffusione con inserzione sui quotidiani di bandi gara e avvisi pubblici;
- spese per tasse di registro, trascrizioni, canoni, quote condominiali, diritti, concessioni edilizie, collaudi, visure e simili a carico del Comune;
- spese per acquisto di prodotti e attrezzature informatiche e software;
- spese per addobbi, bandiere e gonfaloni;
- spese di rappresentanza, che possono riferirsi anche a doni e omaggi di modesta entità;
- anticipazioni al servizio legale dell’Ente per le spese di costituzione in causa, diritti ed oneri connessi e per le spese per procedure esecutive e notifiche a mezzo di ufficiali giudiziari o messi comunali;
- spese da effettuarsi su ordinanze del Sindaco o su disposizione dei dirigenti e per le quali sia necessario il pagamento immediato;
- spese d’urgenza in caso di calamità naturali o eventi straordinari o per necessità di tutela e igiene;
- spese per la partecipazione a corsi, convegni e manifestazioni da parte di amministratori e dipendenti;
- spese per riproduzioni grafiche, di disegni, rilegatura volumi, sviluppo foto ecc….;
2. E’ vietato, al fine di rientrare nel suddetto limite di spesa, suddividere artificiosamente le spese che hanno carattere unitario.
3. Una deroga ai limiti di singola spesa può essere autorizzata per:
- acquisto di valori e carte bollate;
- spese aventi natura obbligatoria ex lege o connesse a doveri d’ufficio a carattere non discrezionale;
- ritiro merci c/assegno;
- imposte, tasse canoni diversi e quote condominiali a carico del Comune;
- pubblicazione di bandi ed avvisi pubblici di gara.
- integrazione per pagamento spese postali; spese contrattuali; spese per circolazione automezzi e motomezzi; spese autorizzate con specifica determinazione per motivi particolari per cui è opportuno procedere con il servizio economato.
4. Le anticipazioni per trasferte possono essere ottenute solo previa esibizione di regolare autorizzazione della spesa.
5. All’acquisizione dei suddetti beni e servizi si provvede mediante appositi buoni di ordinazione, emessi e sottoscritti dal dirigente del Settore cui occorre la spesa. Il buono d’ordine deve rientrare nei limiti previsti dal presente regolamento e nella disponibilità degli impegni sui capitoli di Bilancio interessati.
6. Il dirigente del Settore Finanziario può rigettare la richiesta di anticipazione, acquisto o pagamento, nel caso rilevi l’inopportunità del ricorso alla cassa economale.
Art. 3 Anticipazioni
1. All’inizio di ogni anno il dirigente del Settore Finanziario dispone con apposito provvedimento un’anticipazione all’Economo di € 30.000,00 quale fondo di dotazione con il quale l’Economo
Piazza Aldo Moro – C:A.P. 73024 5 provvede alle anticipazioni ed ai pagamenti delle spese consentite dal presente Regolamento.
Delle somme ricevute l’Economo non può farne uso diverso da quello previsto dal presente Regolamento.
2. Alla fine di ogni trimestre, ovvero ogni qual volta se ne ravvisi la necessità, l’Economo dovrà rendere il conto della propria gestione con tutte le documentazioni giustificative delle spese. Il conto sarà sottoposto all’approvazione da parte del dirigente del Settore Finanziario che disporrà il reintegro delle somme pagate ed ammesse a discarico con determinazione dell’U.O..
3. Alla fine dell’esercizio, l’Economo provvede al riversamento presso la Tesoreria del fondo di dotazione a sua disposizione.
4. L’Economo è altresì autorizzato a disporre pagamenti in conto sospeso per anticipazioni di fondi, di volta in volta, agli assessori e consiglieri comunali nonché al personale dipendente per le spese relative a trasferte, nei limiti della spesa prevista con atto. Per i dipendenti l’utilizzo dell’anticipazione verrà regolarizzato con la produzione della legale documentazione, entro 3 giorni dal rientro della trasferta, all’Ufficio personale che ne verificherà ed attesterà la regolarità pena il mancato rimborso, anche parziale, con trattenuta sullo stipendio al dipendente.
Art. 4
Riscossioni entrate e depositi
1. Il Servizio di Cassa Economale provvede alla riscossione delle entrate derivanti da introiti occasionali per i quali sussista la necessità di immediato incasso e non sia possibile il diretto versamento presso la Tesoreria Comunale oltre che dei versamenti dei diritti di segreteria e valori bollati dovuti per i contratti sottoscritti dal Comune.
2. Alle suddette riscossioni si provvede mediante appositi bollettari a madre e figlia. Per ogni riscossione verrà rilasciata al versante una bolletta quietanzata. Le somme introitate sono conservate nella cassaforte dell’Economo e versate entro 3 giorni in Tesoreria Comunale, previo elenco da trasmettere al Settore Finanziario per l’emissione dell’ordine di riscossione.
Art. 5 Custodia valori
Il Servizio di Cassa Economale è altresì preposto alla custodia di valori quali, in via esemplificativa e non esaustiva, le cauzioni provvisorie o le cauzioni definitive, le spese di registrazione e trascrizione atti pubblici, il deposito temporaneo di marche da bollo ed altri valori bollati, buoni pasto, buoni carburante e quant’altro necessario.
Art. 6
Spese impreviste e urgenti
Il responsabile del Settore Finanziario può disporre pagamenti attraverso il Servizio di Economato per fronteggiare spese di particolare natura, impreviste e urgenti, senza l’effettuazione delle quali può derivarne grave danno certo all’Ente. Si specifica che, come indicato al paragrafo 8 della determinazione n. 4/2011 dell’AVCP (ora ANAC), le spese effettuate dai cassieri delle stazioni appaltanti utilizzando il Fondo economale sono sottratte dalla tracciabilità dei flussi finanziari e sono escluse dall’obbligo di richiedere il codice “CIG” ed ammettono l’utilizzo dei contanti.
Art. 7
“SPLIT PAYMENT” procedura amministrativa per le spese economali
Le spese sostenute con il fondo economale non sono soggette al decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2015, avente ad oggetto “Modalità e termini per il versamento dell’imposta sul valore aggiunto da parte delle pubbliche amministrazioni”.Lo split payment, come ribadito dalla Circolare dell’Agenzia delle Entrate n.1/E del 9 febbraio 2015, esclude il Comune quale soggetto sostitutivo IVA per gli acquisti economali ma solo nel caso sia emesso uno scontrino o ricevuta fiscale.
Pertanto l’utilizzo del fondo economale da parte dei responsabili di area è ammesso solo se ricorrono le seguenti condizioni legittimanti:
1) la spesa per l’acquisto del bene e/o della prestazione del servizio deve essere di importo non superiore ad € 999,99;
2) la documentazione giustificativa della spesa può essere solamente la presentazione all’economo comunale dello scontrino fiscale o della ricevuta fiscale;
Art. 8 Scritture contabili
Per la gestione della cassa economale l’Economo deve tenere aggiornato il registro di cassa nel quale deve annotare, cronologicamente, tutte le operazioni di entrata e di uscita effettuate, deve essere numerato e vidimato in ogni sua pagina dal Responsabile del Settore Finanziario.
Sulla scorta di tali scritture egli provvederà a compilare giornalmente la situazione di cassa ed a predisporre il riepilogo delle risultanze che formerà la situazione complessiva di cassa.
Art. 9 Servizi speciali
1. Oltre alla funzione contabile, l'Economo, qualora specificatamente incaricato, può provvedere anche ai seguenti ulteriori servizi, avvalendosi anche della collaborazione di altri uffici:
a. alla gestione dei beni mobili provvedendo alla redazione ed all'aggiornamento del relativo inventario, secondo le disposizioni del vigente regolamento di contabilità;
b. all'alienazione dei beni mobili del Comune non più utilizzabili o utilmente conservabili;
c. alla ordinazione di beni e servizi, dopo averne accertata la convenienza in rapporto alla qualità ed al prezzo della fornitura ed in accordo con i Dirigenti o Responsabili dei Servizi interessati per i servizi di “Provveditorato”;
d. previa richiesta dei Responsabili dei Servizi , può provvedere, altresì, sempre nei limiti delle disponibilità esistenti sui pertinenti capitoli di bilancio/PEG, agli acquisti di beni o prodotti aventi particolari o specifiche caratteristiche tecniche che dovranno essere specificate, a cura degli stessi Responsabili, nelle medesime richieste;
f. alla gestione del “parco autovetture e macchine” curando la consegna dei buoni carburanti, la gestione dei veicoli di proprietà del Comune, provvedendo al noleggio, all'acquisto, alla riparazione e manutenzione dei medesimi, su richiesta dei Servizi interessati ovvero degli stessi responsabili .
2. L'affidamento dei servizi e acquisti avviene secondo le modalità previste nel presente regolamento, nonché nel regolamento dei contratti e nell’apposito Regolamento per l’esecuzione de lavori, forniture e servizi in economia, in quanto compatibili. Pertanto, nei casi di cui al 1°
comma, le procedure e competenze economali sono da intendersi specificamente integrate da quanto previsto nel Regolamento sugli acquisti in economia.
Piazza Aldo Moro – C:A.P. 73024 7 Art.10
Procedura per approvigionamenti
1.Quando non risultino utilizzabili o non obbligatorie le convenzioni CONSIP o le procedure telematiche di acquisto, ai sensi del D.P.R. 101/2002, all’approvigionamento di beni o servizi si provvede secondo quanto stabilito dalle più ampie facoltà di legge e regolamentari al fine di contemperare tempestività ed economicità di acquisti di beni o servizi necessari.
2. Al fine di provvedere nel rispetto dei criteri di economicità ed efficienza, l'economato provvede agli adempimenti di istruttoria amministrativa con riferimento a:
a) programmazione delle forniture e definizione di tutti gli atti necessari al monitoraggio, al
contenimento ed alla razionalizzazione della spesa per l'acquisto di beni di consumo, sulla base del fabbisogno dei vari uffici;
b) espletamento delle procedure di gara, trattative, indagini di mercato e acquisizione preventivi, sentiti gli uffici competenti;
c) emissione ordinativi alle ditte;
d) pagamenti delle fatture secondo quanto stabilito nel presente regolamento;
e) collaudi e controlli circa la regolare e tempestiva esecuzione della forniture e dei servizi;
Art. 11
Gestione del magazzino economale
1.L'economato opererà per il conseguimento della progressiva riduzione delle merci depositate in magazzino.
Tali scorte dovranno limitarsi a modesti quantitativi di beni necessari per i consumi giornalieri dell'Ente, quali ad esempio materiali vari di cancelleria, toner, cartucce, carta, stampati, prodotti igienico-sanitari e di pulizia, ecc.
3. Della corretta gestione di tale magazzino economale, secondo i principi sopra descritti, sarà responsabile l'economo.
Art. 12
Vigilanza sul servizio economale
1. Il controllo contabile sui rendiconti della cassa economale viene operato, in qualunque momento, dal responsabile del Settore Finanziario. L’Economo è personalmente responsabile delle somme ricevute e custodite, sino a che non ne abbia ottenuto il legale discarico con la regolarità dei pagamenti eseguiti.
2. Il Servizio Economato è soggetto a verifiche ordinarie trimestrali da parte dell’Organo di revisione economico-finanziaria dell’Ente come previsto dal Regolamento di Contabilità.
Art. 13
Rendicontazione annuale
Entro il termine di 30gg. dalla chiusura dell’esercizio finanziario, l’Economo, in qualità di Agente Contabile, rende il conto della propria gestione a norma del Regolamento di Contabilità dell’Ente, ai sensi dell’art. 233 del Testo Unico delle leggi sull’Ordinamento degli EE. LL., D.Lgs.
267/2000.
Art. 14
Disposizioni finali – Rinvio ed entrata in vigore
1. All’Economo spetta l’indennità per maneggio valori di cassa, nella misura e con le modalità previste dal C.C.N.L. per il personale del Comparto EE.LL..
2. Per quanto non previsto dal presente Regolamento si applicano le norme contenute nel Testo Unico delle leggi sull’ordinamento degli Enti Locali e nel Regolamento di contabilità del Comune.
3. A partire dalla data di entrata in vigore del presente regolamento sono abrogate tutte le precedenti disposizioni regolamentari in materia.
