Workflow della selezione

Workflow della selezione

Documento aggiornato al 27 Aprile 2022

Applicativi coinvolti: HUMAN CAPITAL MANAGEMENT PROJECT

 PREMESSA ... 2

 RICHIESTE DI PERSONALE ... 3

 CONFIGURAZIONI NECESSARIE ... 4

 STATUS DELLE RICHIESTE ... 5

› CAMPI FONDAMENTALI “STATUS RICHIESTA DI PERSONALE” ... 5

› FASI DELLA RICHIESTA ... 7

 GESTIONE AUTOMATICA DEGLI STATUS DELLA CANDITATURA DEL SOGGETTO ... 12

 AGGIORNAMENTO AUTOMATICO DELLO STATUS CANDIDATURA ... 13

 FLUSSO STANDARD PREVISTO ... 14

› UFFICIO DEL PERSONALE ... 14

› FLUSSO PER TUTTI GLI ALTRI PROFILI (diversi dall’ufficio del personale) ... 14

 PREMESSA

Il workflow della selezione può essere utilizzato dai clienti che hanno acquistato il modulo aggiuntivo

“Selezione”.

Il documento in oggetto ha l’obiettivo di chiarire come viene impostato il flusso di gestione standard e come vengono trattate le richieste di personale create dai responsabili.

Infine, si precisa che il flusso proposto può naturalmente essere modificato a seconda della modalità di gestione adottata dal cliente stesso.

 RICHIESTE DI PERSONALE

Le richieste di personale vengono gestite dagli utenti del gruppo “Uff. del personale” o “Uff. del personale – modulo selezione” nel menu “Richieste di personale”.

Il cruscotto “Richieste di personale” permette di gestire l'approvazione e la creazione delle richieste, oltre alla pubblicazione delle campagne, sia internamente che esternamente all'azienda; la maschera è composta dalle viste “Elenco richieste”, “Campagne di selezione” e “Pubblicazioni”.

Nel caso in cui anche i Responsabili siano abilitati alla creazione delle richieste, viene messo a disposizione il cruscotto “Candidati”: al suo interno, però, è presente esclusivamente la vista “Elenco richieste”.

Questo è dovuto al fatto che un responsabile non è autorizzato all'inserimento e alla pubblicazione delle campagne di personale.

Per maggiori informazioni su questo punto di menu, fare riferimento al manuale operativo

“Cruscotto_Richieste_di_personale”.

 CONFIGURAZIONI NECESSARIE

Per attivare la gestione del workflow della selezione è necessario prevedere alcune configurazioni.

Nel dettaglio, è necessario che vengano valorizzati i raggruppamenti per il modulo RICHIESTE. I raggruppamenti permettono di definire l'iter di approvazione che le richieste devono seguire:

– autorizzazione al responsabile superiore, se la figura che crea la richiesta è un responsabile;

– autorizzazione al responsabile diretto, se la figura che crea la richiesta è un collaboratore.

Tali raggruppamenti possono essere gestiti in automatico attraverso la funzione di allineamento dati disponibile nel modulo aggiuntivo Organizzazione, oppure possono essere creati manualmente nella tabella

“Raggruppamenti” disponibile nel menu “Selezione – Richieste”.

 STATUS DELLE RICHIESTE

Lo status della richiesta varia in funzione dell’iter stabilito.

I diversi stati possibili sono registrati nella tabella “Status richiesta di personale” disponibile nel menu Tabelle – Selezione – Richieste di selezione.

› CAMPI FONDAMENTALI “STATUS RICHIESTA DI PERSONALE”

In carico a: permette di identificare a chi è in carico la richiesta nella fase selezionata.

Valori possibili:

- Richiedente: ovvero colui che ha creato la richiesta.

- Responsabile: ovvero il responsabile del richiedente.

- Ufficio selezione: ovvero gli utenti con profilo di “Uff. del personale” o “Uff. del personale – modulo selezione”. Le fasi in carico all’ufficio del personale possono prevedere un ulteriore gruppo utente a cui è possibile dare in carico la fase stessa. Tale gruppo deve essere associato nel campo “Gruppo particolare”. Definire il gruppo particolare permette di far gestire la fase stessa agli utenti collegati al gruppo particolare selezionato e non a tutti gli utenti con profilo di ufficio del personale.

- Tutti: sta ad indicare che la fase in oggetto è disponibile a tutti gli utenti interessati.

- : significa che la fase non è in carico ad alcun utente.

Visibile da: permette di identificare la categoria di utenza che può vedere, ma non gestire, la richiesta in quella fase. I valori possibili sono gli stessi indicati nel campo precedente.

Status di sistema: identifica particolari status di sistema.

Attenzione! Non devono essere presenti più status con lo stesso status di sistema.

Alcuni esempi di status di sistema sono i seguenti:

- “Approvata” quando la richiesta è stata accettata dall'Ufficio del personale e può essere associata ad una campagna di selezione.

- “Pubblicata” quando la richiesta è stata inserita in una campagna. Questo status viene settato automaticamente quando la richiesta viene associata alla campagna di selezione.

- “Evasa” quando il numero degli assunti eguaglia il n° di persone ricercate e definite nella richiesta stessa, oppure quando viene messa una data di chiusura sulla richiesta. Quando la richiesta viene

chiusa, se la campagna a cui risulta associata è stata definita a singolo ruolo e singola richiesta oppure, se si chiudono tutte le richieste associate ad una campagna con più ruoli e più richieste, anche la campagna stessa viene chiusa. Anche nel momento in cui l’ufficio del personale o l’ufficio selezione deciderà di inserire manualmente lo status ‘evasa’, la campagna associata alla richiesta, definita a singolo ruolo e richiesta, dovrà essere spubblicata. Nel caso in cui invece, una campagna è con più ruoli e richieste e alcune di esse vengono impostate manualmente come ‘evase’, ma almeno una rimane pubblicata, la campagna dovrà restare pubblicata.

Si evidenzia che, chiudendo la campagna di selezione, le richieste associate resteranno comunque attive perché le stesse richieste potrebbero essere nuovamente utilizzate e associate ad un'altra campagna di selezione.

- “Annullata”: alla valorizzazione di questo stato, la richiesta viene chiusa anche se il n° degli assunti è inferiore al numero delle persone ricercate definito nella richiesta stessa. Anche in questo caso, nel momento in cui l’ufficio del personale o l’ufficio selezione deciderà di inserire manualmente lo status

‘annullata’, la campagna associata alla richiesta, definita a singolo ruolo e richiesta, dovrà essere spubblicata. Nel caso in cui invece, una campagna è con più ruoli e richieste e alcune di esse vengono impostate manualmente come ‘annullate’, ma almeno una rimane pubblicata, la campagna dovrà restare pubblicata.

Stato approvazione responsabile: identifica che quello status prevede una fase di approvazione da parte dei responsabili. Per operare in questo senso il sistema ricerca la persona interessata all’interno dei diversi raggruppamenti disponibili.

Per poter selezionare il flag in oggetto è necessario che lo status risulti in carico al Responsabile; in caso contrario tale campo non può essere valorizzato.

Modifica e cancellazione richiesta consentita: identifica se nella fase selezionata è possibile modificare e/o cancellare la richiesta stessa.

Perché questi campi funzionino correttamente è necessario che la fase selezionata sia in carico a qualche utente (Campo “In carico a”).

Intervento DRU: identifica se nello status selezionato è possibile far intervenire la DRU.

Se viene valorizzato questo flag, il sistema presenta un menu a tendina con le azioni che, in base a come vengono configurate, l’Ufficio del personale può effettuare sulla richiesta: Visualizza, Modifica, Invia, Modifica e Invia.

Se il sistema sente che anche solo in uno status è stato valorizzato questo flag, viene modificata alla DRU la visualizzazione della vista “Elenco richieste” aggiungendo due filtri: “In carico”, che permette di visualizzare tutte le richieste che sono in carico all’Ufficio del personale e “Intervento nelle veci di” che permette di visualizzare tutte le richieste in cui l’Ufficio del personale può intervenire. Se viene valorizzato quest’ultimo, il sistema mostrerà un ulteriore campo chiamato “Sostituirsi a” e permetterà l’inserimento del responsabile a cui sostituirsi.

Dettaglio: vengono identificate le fasi successive a quella selezionata, indicando per ciascuna la funzione che è possibile eseguire e lo status che la richiesta assumerà a seguito dell’azione stessa. Per far sì che il sistema

funzioni correttamente è necessario che almeno una delle righe indicate nella griglia di dettaglio abbia il flag

“Principale” valorizzato. Questo flag identifica l’azione che viene inizializzata dal sistema nel campo “Funzione”

del pulsante “Gestione”.

Ad esempio:

Lo status “In approvazione”: prevede tre possibilità, ovviamente una in alternativa all’altra:

Da pubblicare à che si ottiene con la funzione “Approva” e che porta il nuovo status della richiesta ad

“Approvata” (per questa voce valorizzare il flag “Principale”);

Posticipata à che si ottiene con la funzione “Posticipa” e che porta il nuovo stato della richiesta a “Posticipata”;

Respinta à che si ottiene con la funzione “Respingi” e che porta il nuovo status della richiesta a “Respinta”.

E-mail d'avviso/configurazione: attraverso questa informazione, l'ufficio del personale può definire una mail che il sistema invia in automatico, nel momento in cui la richiesta di personale giunge a quello status.

Per operare in questo senso è necessario definire una nuova tipologia mail e stabilire quali sono i destinatari della stessa: (“Utenti o gruppi che hanno in carico la richiesta in quel momento”, “Utenti o gruppi che hanno in visualizzazione la richiesta in quel momento”, “Indirizzi aggiuntivi da definire nell'apposita griglia”).

Questo passaggio viene eseguito nel menu “Sistema – E-mail – Tipologie e-mail richieste selezione”.

A seguito della definizione della tipologia è necessario creare un apposito messaggio mail (Sistema – E-mail – Messaggio mail oppure Sistema – E-mail – Messaggio mail per azienda).

La tipologia definita deve poi essere agganciata allo status interessato attraverso il campo “E-mail d’avviso/configurazione”.

Una volta che la richiesta di personale giunge a quel particolare stato, la mail viene inviata automaticamente agli indirizzi definiti in precedenza come destinatari.

› FASI DELLA RICHIESTA

Nel flusso standard inizializzato dal sistema, le fasi possiedono le seguenti caratteristiche.

(Si specifica che i parametri elencati variano al variare delle impostazioni settate all'interno del menu “Status richiesta di personale”).

• Bozza

Questo status viene assegnato in automatico dal sistema a ciascuna nuova richiesta creata da un soggetto con profilo utente diverso da “Ufficio del personale” o “Ufficio del personale – modulo selezione”, per esempio un responsabile o un collaboratore.

Per passare allo step successivo è necessario inviare la richiesta. Il sistema determina a chi eseguire l’invio in funzione dei raggruppamenti presenti nel modulo Selezione.

Nel caso in cui il richiedente sia un collaboratore, allora la richiesta viene spedita al responsabile diretto e lo status diventa “In approvazione”.

Nel caso in cui il richiedente sia un responsabile, la richiesta viene spedita o al responsabile superiore (in questo caso lo status della stessa diventa “In approvazione”), o all’ufficio del personale (lo status diventa così “Da pubblicare”).

La visione della richiesta in questa fase è limitata all’utente che l’ha creata. Il richiedente ha la possibilità oltre che di inviare anche di stampare, modificare, eliminare e copiare la richiesta stessa utilizzando l'apposito gadget.

• In approvazione

Questo status viene raggiunto quando il richiedente inoltra la richiesta e il destinatario di tale invio è un utente con profilo di responsabile. Questa situazione si verifica quando il richiedente è un collaboratore, oppure quando il richiedente è un responsabile, che a sua volta deve essere autorizzato da un responsabile superiore.

Le diverse posizioni dei soggetti vengono determinate dal sistema in funzione dei raggruppamenti generati per il modulo Selezione; vengono presi in considerazione, in particolare, i livelli in gestione e visualizzazione assegnati ai diversi Responsabili.

A questo punto il destinatario dell’invio può agire sulla richiesta e decidere se approvarla, respingerla o posticiparla.

Il richiedente può solo verificare lo status della richiesta ed eventualmente stamparla o copiarla. Il responsabile ha invece anche la possibilità di modificare, oltre che di stampare e copiare la richiesta stessa ma non può invece eliminarla utilizzando l'apposito gadget.

• Da pubblicare

Questo status si verifica quando il responsabile ha inviato la richiesta e il sistema ha determinato che il destinatario della stessa è l’ufficio del personale.

In questo step i responsabili interessati dall’iter di approvazione e il richiedente possono solo verificare lo status ed eventualmente stampare o copiare la richiesta utilizzando l'apposito gadget..

Gli utenti con profilo di “Ufficio del personale” o “Ufficio del personale – modulo selezione” possono agire sulla richiesta approvandola, posticipandola o respingendola. Inoltre possono stampare, modificare o copiare la richiesta, ma non possono invece eliminarla.

Tutte queste operazioni vengono eseguite all'interno del cruscotto “Richieste di personale” (Selezione – Richieste).

• Posticipata

Questo status si verifica quando un responsabile interessato dall’iter di approvazione o l’ufficio del personale scelgono di posticipare la gestione di una richiesta.

A seguito di questa operazione la richiesta assume lo status “Posticipata” e torna in gestione al richiedente.

Il responsabile che ha posticipato può solo verificare lo status della richiesta ed eventualmente stamparla o copiarla.

Gli utenti dell’ufficio del personale, invece, smettono di vedere la richiesta nell’elenco disponibile nel punto di menu “Richieste di personale” (Selezione – Richieste).

Il richiedente torna ad essere il proprietario della richiesta e può agire a tutti gli effetti sulla stessa, decidendo infine di inviarla nuovamente.

• Respinta

Questo status si verifica quando un responsabile interessato dall’iter di approvazione o l’ufficio del personale scelgono di respingere la richiesta. A seguito di questa operazione la richiesta assume lo status “Respinta” e torna in visione al richiedente.

Il responsabile e/o gli utenti dell’ufficio del personale che hanno respinto la richiesta non hanno più la possibilità di vederla rispettivamente nel gadget “Le richieste dei miei collaboratori” e nel punto di menu

“Richieste di personale” (Selezione – Richieste).

Il richiedente torna ad essere il proprietario della richiesta stessa e può agire decidendo di copiarla o di stamparla. Tale richiesta non può più essere gestita.

• Approvata

Questo status si verifica quando l’ufficio del personale approva una richiesta.

In questa fase il richiedente e i responsabili che sono intervenuti nel flusso di autorizzazione, possono solo stampare o copiare la richiesta stessa oltre che esaminarne lo status.

L’ufficio del personale invece può intervenire sulla richiesta modificandola, copiandola o stampandola, non può invece eliminarla.

Tutte queste operazioni vengono effettuate nell'apposito cruscotto, nel punto di menu “Richieste di personale”

(Selezione – Richieste).

• Pubblicata (o Esportata)

Questo status si verifica quando una richiesta approvata viene associata ad una campagna di selezione.

Il sistema modifica in automatico lo status della richiesta che da “Approvata” passa a “Pubblicata”.

Attenzione: qualora venisse eliminata l’associazione campagna-richiesta, il sistema in automatico NON MODIFICA lo status della richiesta che continua, quindi, ad essere “Pubblicata”. Pertanto, nel caso in cui si intenda riportare lo status della richiesta allo step precedente, è necessario che l’utente del personale acceda in modifica alla richiesta stessa e indichi nel campo “Status” il valore “Approvata”.

Gli utenti con profilo di “Ufficio del personale” o “Ufficio del personale – modulo selezione” in questo status possono scegliere di modificare, copiare o stampare la richiesta stessa, non possono invece eliminarla.

I responsabili interessati all’iter di approvazione e il richiedente possono solo verificare lo status della richiesta ed eventualmente stamparla e copiarla.

A sua volta la richiesta pubblicata può essere sospesa o annullata: per operare in questo senso occorre che un utente con profilo di “Ufficio del personale” o “Ufficio del personale – modulo selezione” acceda nel cruscotto delle richieste e cambi lo status in “Sospesa” o “Annullata”.

Una richiesta sospesa può essere nuovamente riattivata a seguito di un'altra approvazione, mentre una richiesta annullata viene chiusa e non può più essere ripristinata.

Se Risorse è collegato a Inrecruiting, è necessario rinominare lo status ‘Pubblicata’ in ‘Esportata’, ", in quanto nel momento in cui la richiesta assume lo status di sistema "Pubblicata", non avviene la pubblicazione come per il cv on line, ma solo il trasferimento della stessa verso IR.

• Sospesa

Una richiesta approvata o pubblicata può essere sospesa. La sospensione viene gestita dagli utenti del gruppo

“Ufficio del personale” o “Ufficio del personale – modulo selezione”.

A seguito della sospensione, la richiesta resta in gestione all’ufficio del personale che può stamparla, copiarla e modificarla, mentre non può invece eliminarla.

Il richiedente e i responsabili relativi al flusso di autorizzazione possono solo verificarne lo status ed eventualmente stamparla o copiarla.

Per riattivare la richiesta stessa è necessario che un utente con profilo di “Ufficio del personale” o “Ufficio del personale – modulo selezione” acceda nel cruscotto delle richieste e cambi lo status in “Approvata” o

“Respinta”.

• Annullata

Una richiesta pubblicata può essere annullata. L’annullamento della richiesta chiude la stessa irrimediabilmente, nel senso che a seguito di questa operazione non è più possibile intervenire sulla gestione della richiesta stessa.

La richiesta annullata resta disponibile nel cruscotto delle richieste con status “Annullata”.

Per le richieste che si trovano in questo status è possibile lanciare le funzioni di copia o di stampa sia da parte dell’ufficio del personale che dai responsabili interessati all’iter di autorizzazione che dal richiedente.

E’ possibile per gli utenti dell’ufficio del personale annullare anche richieste che si trovano in altri status, per operare in questo senso occorre accedere in modalità di modifica alla richiesta stessa e modificare il campo

“Status”.

• Evasa

Una richiesta evasa è una richiesta conclusa. Questa fase può essere valorizzata in automatico dal sistema oppure manualmente dagli utenti dell’ufficio del personale modificando il campo status della richiesta stessa.

La gestione automatica si verifica quando vengono eseguite tante assunzioni quante sono le persone ricercate ed indicate nella richiesta stessa, oppure quando si indica una data di chiusura della richiesta (in questo ultimo caso, per vedere lo status “Evasa”, la data di chiusura deve essere antecedente alla data di sistema).

Il sistema determina i candidati assunti per una certa posizione al verificarsi di almeno una delle due condizioni sotto riportate:

- 1° condizione

Leggendo il campo “Richiesta” e il campo “Status” presente nella tabella “Campagna di selezione” (sezione

“Soggetti”). In questo caso il campo “Status” deve essere compilato con lo stato di candidatura che nella tipologia ha indicato il valore “Assunto”.

- 2° condizione

A seguito della valorizzazione dei campi “Campagna di selezione” e “Richiesta di personale” in fase di creazione di un rapporto di lavoro che ha origine da una proposta di assunzione attiva precedentemente creata. In questo caso il sistema in automatico assegna il valore “Assunto” al campo “Status” della candidatura del soggetto.

Il soggetto che possiede lo status di “Assunto” decrementa il numero delle persone ricercate indicato nella richiesta; quando il numero degli assunti e quello delle persone ricercate è uguale, il sistema assegna lo status

“Evasa” alla richiesta.

 GESTIONE AUTOMATICA DEGLI STATUS DELLA CANDITATURA DEL SOGGETTO

Lo status “Assunto” viene creato nella tabella “Status” della candidatura disponibile nel menu “Tabelle – Soggetto – Candidature”.

A seguito della prima installazione, il sistema compila in automatico la tabella “Status” (Tabelle – Soggetto – Candidature), inserendo le tipologie “Assunto”, “In assunzione”, “In selezione”, “Cessato” e “Altro”. In seguito l'ufficio del personale deve provvedere a configurare gli status che intende utilizzare nel workflow della selezione.

 AGGIORNAMENTO AUTOMATICO DELLO STATUS CANDIDATURA

• In assunzione

Una volta che al candidato associato ad una campagna di selezione viene inserita una proposta di assunzione attiva, lo status di candidatura dello stesso, al salvataggio della proposta, passa in automatico al valore “In assunzione”.

Si precisa che la proposta di assunzione inserita deve avere il flag “Attiva” valorizzato.

• Assunto

Nel caso in cui, attraverso la proposta di assunzione attiva, si proceda alla creazione di un rapporto di lavoro, lo status della candidatura dello stesso passa automaticamente da “In assunzione” ad “Assunto”.

Lo status del soggetto una volta assunto, verrà visualizzato nelle viste e nei profili all'interno del cruscotto

“Candidati”.

• Cessato

Nel caso in cui un soggetto importato dal Cv online in Human Capital Management Project fosse stato assunto e successivamente cessato, il sistema attraverso un processo schedulato riesce ad aggiornare automaticamente lo status di candidatura del soggetto, inserendo il valore “Cessato”.

 FLUSSO STANDARD PREVISTO

Come indicato nella premessa di questo documento, abbiamo inserito un flusso standard di gestione delle richieste. Lo stesso varia a seconda che le richieste siano inserite e gestite dall’ufficio del personale piuttosto che da altre utenze con profili diversi da “Ufficio del personale” o “Ufficio del personale – modulo selezione”.

› UFFICIO DEL PERSONALE

Per la creazione e la gestione delle richieste è necessario accedere al cruscotto “Richieste di personale”, disponibile nel punto di menu Selezione – Richieste.

L’ufficio del personale può creare delle richieste di selezione anche per conto di altri richiedenti ed ha la possibilità di vedere e gestire le richieste di tutto il personale.

Lo status della richiesta può essere pilotato direttamente dalla persona che sta eseguendo l’inserimento, in quanto il campo “Status” risulta abilitato.

Il sistema, come impostazione di base, assegna alle richieste create dall’ufficio del personale lo status

“Approvata”; tali richieste, di conseguenza, possono essere pubblicate online immediatamente.

› FLUSSO PER TUTTI GLI ALTRI PROFILI (diversi dall’ufficio del personale)

Per la creazione e la gestione delle richieste è necessario accedere al gadget “Le mie richieste”.

Di seguito i flussi previsti per i soggetti con profilo di responsabile e con profilo di collaboratore.

• Responsabili

Una richiesta creata con profilo di responsabile viene assegnata allo status di “Bozza”.

A seguito di ciò i percorsi che la richiesta può assumere sono svariati e dipendono dalla configurazione effettuata dall’ufficio del personale nella maschera degli status (Tabelle – Selezione – Richieste di selezione – Status richiesta di personale).

Il ramo relativo allo status “In approvazione” si verifica quando la richiesta del responsabile richiedente deve essere approvata da uno o più responsabili superiori. In questo caso, al termine delle diverse approvazioni dei singoli responsabili superiori, la richiesta assume lo status “Da pubblicare”.

Il ramo relativo allo status “Da pubblicare” si verifica quando la richiesta del responsabile richiedente non ha necessità di essere approvata da responsabili superiori e l’autorizzazione e la gestione della stessa vengono eseguite direttamente dagli utenti dell’ “Ufficio del personale” o “Ufficio del personale – modulo selezione”.

• Collaboratori

Una richiesta creata con profilo di collaboratore viene assegnata allo status di “Bozza”.

Dopo che il collaboratore invia la richiesta, questa rimane con status “In approvazione” fino a quando tutti i responsabili definiti nell’iter stabilito hanno dato la propria approvazione all'interno del gadget “Le richieste dei miei collaboratori”; a seguito di ciò, la richiesta acquisisce lo status “Da pubblicare” e viene presa in carico dagli utenti dell'ufficio del personale.

Per evitare che i collaboratori non possano creare delle richieste di personale, è sufficiente fare in modo che il gadget “Le mie richieste” non sia visibile agli utenti con tale profilazione.