ALLEGATO 5
CAPITOLATO TECNICO
Procedura negoziata per l’acquisto di servizi di sviluppo, manutenzione e supporto specialistico di software applicativo per l'ammodernamento tecnologico delle attività di ricerca e didattica, a supporto della gestione del flusso delle richieste d’acquisto del Conservatorio Statale di Musica "G.
Verdi" di Torino.
Indice
1. PREMESSA 2
2. ESIGENZE DA SODDISFARE E BENEFICI ATTESI 2
2.1 Requisiti tecnici 3
2.2 Stato attuale 3
2.3 Descrizione del servizio richiesto 3
2.4 Stato finale 5
3. VINCOLI RICHIESTI PER LA SOLUZIONE 6
3.1 Standard e norme 6
3.2 Sicurezza e Privacy 7
3.3 Manutenzione 7
4. GESTIONE FORNITURA 7
1. PREMESSA
E’ esigenza di quest’Amministrazione provvedere all’acquisto di un’applicazione web (ovvero accessibile tramite un normale browser senza necessità di installare alcun programma specifico), utilizzabile anche con dispositivi portatili, a supporto della gestione del flusso delle richieste d’acquisto, dalla fase di inserimento della richiesta a quella dell’evasione (o rifiuto), il tutto orientato all’ammodernamento tecnologico delle attività di ricerca e didattica.
2. ESIGENZE DA SODDISFARE E BENEFICI ATTESI
Nel presente capitolo sono elencati i requisiti di massima richiesti per lo sviluppo del servizio richiesto.
Si precisa che le indicazioni sono puramente indicative e fornite al solo scopo di chiarire ulteriormente il dominio applicativo e fornire elementi per il dimensionamento della fornitura stessa.
In fase di esecuzione della fornitura saranno specificati dal Conservatorio i requisiti con maggiore grado di dettaglio, anche in base alle esigenze contestuali ed eventualmente dettate da adempimenti normativi in vigore al momento dell’esecuzione della fornitura.
Nella fase di presa in carico ad inizio fornitura sarà effettuato un assessment per aggiornare e consolidare la baseline, sulla base delle eventuali evoluzioni intercorse, dal momento della scrittura del presente CT, al momento dell’aggiudicazione della gara e presa in carico delle attività da parte del Fornitore aggiudicatario della gara.
Le modalità operative riguardanti le interazioni tra il Conservatorio e il Fornitore per la specifica/approvazione dei requisiti, la realizzazione e manutenzione del Software sono descritte in dettaglio ai paragrafi successivi.
La fornitura riguarda l’evoluzione del sistema di gestione del flusso delle richieste d’acquisto del Conservatorio, con l’obiettivo di implementare un workflow documentale con logica a stati (con la possibilità di seguire lo stato di lavorazione), che consenta una significativa diminuzione delle attività manuali e dei tempi legati alla loro definizione, con conseguenti benefici di tipo gestionale ed economico.
2.1 Requisiti tecnici
L’applicazione dovrà essere sviluppata in ambiente LEMP (sistema operativo Linux, webserver Nginx, database MySQL, linguaggio di programmazione PHP) utilizzando il framework Laravel, e lavorerà in Cloud Computing gestito dall’Ente, garantendo un adeguato livello di documentazione e il rispetto delle prescrizioni di sicurezza in vigore in Conservatorio.
2.2 Stato attuale
Attualmente tale procedura viene gestita con strumenti che non ne consentono il tracciamento dell’iter, con conseguente impossibilità di avere in tempo reale uno storico delle richieste per progetto e/o attività, o per tipologia di richiesta.
2.3 Descrizione del servizio richiesto
L’applicazione dovrà prevedere un numero di ruoli e di livelli di autorizzazione, dal semplice richiedente al supervisore passando per i vari livelli di autorizzazioni definiti nell’ambito di ciascun flusso.
A tal fine, a titolo esemplificativo e non esaustivo, il processo si dovrà articolare secondo la seguente modalità:
1. il richiedente, dopo essersi autenticato inserendo user e password, genera una Richiesta di Acquisto (RDA) inserendo una breve motivazione, l’articolo (o gli articoli) di cui richiede l’acquisto, specificando la spesa prevista e indicando opzionalmente il fornitore unitamente alle motivazioni circa la scelta del fornitore medesimo. In questa fase il richiedente dovrà necessariamente associare la richiesta al piano di programmazione dell’acquisto (CDC/Commessa) deliberato dal Consiglio di Amministrazione, se previsto, attingendo, tramite selezione da menù a tendina o altro, ad un database gestito e aggiornato dall’Ente (es. masterclass, dottorati, etc.). Il primo task è indirizzato all’utente (autore della richiesta) di verificare l’RDA e indicare il CDC/Commessa a cui assegnarla.
La fase di verifica è necessaria per poter appurare quanto inserito ed eventualmente annullare la richiesta o integrarla o correggerla. La conferma della richiesta farà partire automaticamente tutto l’iter Workflow;
2. l’ufficio protocollo assegna un numero di protocollo;
3. il Direttore acquisisce la richiesta e ne valuta l’ammissibilità. In caso di rigetto invia comunicazione al richiedente motivando il rifiuto, ed il task ritorna all’autore che, consultando le note ricevute, deciderà se correggere e inoltrare la richiesta oppure se annullarla; in caso di esito positivo, sentito il parere dell’Ufficio di Ragioneria circa la copertura finanziaria, autorizza la richiesta o la trasmette al CdA per i provvedimenti di competenza; nel Workflow verrà automaticamente generata la Richiesta di Fornitura (RDF);
4. la Direzione Amministrativa, in caso di passaggio al CdA, comunicherà l’esito al richiedente;
5. l’Ufficio Acquisti, acquisita la determina/delibera, richiede i preventivi secondo le disposizioni vigenti presso i fornitori eventualmente indicati dal richiedente, allegandoli alla procedura in corso. Opzionalmente, può essere richiesto ai fornitori di accedere al portale, opportunamente pubblicato e avendoli forniti di credenziali e caricare lì i documenti richiesti;
6. la Direzione Amministrativa autorizza l’impegno di spesa, autorizzando l’Ufficio Ragioneria ai provvedimenti di competenza (PDF da allegare alla procedura);
7. l’Ufficio Acquisti prende in carico l’ordine, inserendo i dati a esso relativi;
8. alla consegna l’Ufficio Acquisti/DEC si occupa della verifica/collaudo (PDF da allegare alla procedura), trasmettendone gli esiti all’Ufficio di Ragioneria per la liquidazione ed il successivo pagamento. Al momento il flusso della singola richiesta viene chiuso.
L’applicazione si dovrà comporre a grandi linee delle seguenti parti:
• anagrafica degli utenti
• anagrafica dei ruoli
• anagrafica delle richieste
• anagrafica fornitori
• CDC/Commesse
L’accesso all’applicazione sarà controllato da password e il sistema sarà dotato della normale funzionalità di reset password (“ho dimenticato la password”) ed eventualmente, a richiesta degli
amministratori, di autenticazione a doppio passaggio.
Agli utenti verranno assegnati dei ruoli (Richiedente, Ufficio Protocollo, Ufficio Ragioneria, Ufficio Acquisti, Direzione Amministrativa, Direzione) e dei privilegi di accesso (Amministratore, Utente normale).
Per esempio, ogni richiedente potrà vedere solamente le proprie richieste e verificare lo stato di avanzamento di ciascuna, mentre gli utenti assegnati ai vari uffici potranno vedere tutte le richieste ma potranno gestire solamente quelle che si trovano allo step assegnato al loro ufficio.
Verrà valutata la possibilità di inviare avvisi via mail quando viene inserita una nuova richiesta oppure al passaggio da uno step a quello successivo, cercando di trovare un compromesso fra l’assenza e l’eccesso di informazioni, che sono entrambi negativi.
2.4 Stato finale
Alla fine della fornitura è previsto che il SW raggiungerà una configurazione ottimizzata composta da:
• una unica applicazione per la gestione del flusso delle richieste d’acquisto (RDA) del Conservatorio;
• singoli database per la gestione delle utenze e permessi, fornitori e CDC/Commesse, mantenuti separati per motivi di sicurezza.
Il progetto si svilupperà su di un arco temporale di 3 anni, distribuito su tre fasi:
Fase 1 – Phase In, Sviluppo Software e Manutenzione Evolutiva Prezzo b.a. Euro 15.000,00
• Analisi del contesto istituzionale e creazione gruppo di lavoro
• Analisi dei processi e del modello organizzativo
• Piano dei fabbisogni e Progetto dei fabbisogni
• Sviluppo progettuale infrastruttura
• Presentazione progetto e attività formativa
• Lancio della piattaforma sw e collaudo
• Analisi e supporto
Fase 2 - Manutenzione Correttiva e Migliorativa Prezzo b.a. Euro 10.000,00
• Valutazioni periodiche dell'efficacia del servizio e dell'efficienza ottenuta
• Evoluzione piattaforma ed eventuale aggiornamento al quadro normativo
• Eventuali variazioni al Piano dei fabbisogni e aggiornamento Progetto dei fabbisogni
• Attività formativa
• Analisi e supporto
Fase 3 - Supporto Specialistico e Phase Out Prezzo b.a. Euro 5.000,00
• Evoluzione piattaforma ed eventuale aggiornamento al quadro normativo
• Attività formativa
• Analisi e supporto
3. VINCOLI RICHIESTI PER LA SOLUZIONE 3.1 Standard e norme
Si richiede che il software sviluppato sia compatibile in particolare con le seguenti norme:
• accessibilità da parte dei soggetti disabili: la legge n. 4 del 9 gennaio 2004 “Disposizioni per le Amministrazioni non possono stipulare, a pena di nullità, contratti per la realizzazione e la modifica di siti Internet quando non è previsto che essi rispettino i requisiti di accessibilità da parte dei cittadini disabili stabiliti dal decreto;
• pubblicazione di siti e pagine web accessibili al pubblico su Internet rispettando i seguenti standard:
- Standard obbligatori del World Wide Web Consortium (W3C): HTTP 1.1, HTML 4.0 e CSS 2.0;
- Standard raccomandati del W3C: HTML 5, XHTML (eXtended Hypertext Markup Language), xForms (eXtended Forms);
- Compatibilità con i seguenti browser: Google Chrome, Internet Explorer 6.x o superiori, Netscape 6.0/7.0 o superiori (obbligatori); Opera 6.0/7.0 o superiori, Mozilla 1.6 o superiori, Apple Safari (raccomandati);
- Standard per l’accesso sicuro a pagine web: SSL/TSL (obbligatorio);
- norme sull’identità digitale.
3.2 Sicurezza e Privacy
Il Fornitore si deve impegnare ad erogare i servizi richiesti nel rispetto delle procedure e delle norme di sicurezza del Conservatorio che saranno recepite nella definizione dei processi prevista nella fase di affiancamento di inizio attività, in particolare per quanto concerne la protezione e la riservatezza nel trattamento dei dati personali eventualmente gestiti nella fornitura.
3.3 Manutenzione
Il Fornitore, nell’ambito della fornitura del servizio, dovrà garantire tutti quegli interventi volti ad un miglioramento continuo sulla qualità del Software e/o a risolvere eventuali anomalie dello stesso, anche se non ancora segnalate dal Conservario, ma individuate preventivamente nel corso di un’attività proattiva svolta nell’erogazione del servizio da parte del Fornitore.
4. GESTIONE FORNITURA
Il Fornitore deve garantire che tutte le attività che svolgerà per conto del Conservatorio siano gestite secondo gli standard e le buone pratiche di gestione progetti e gestione servizi.
Tali attività non comporteranno alcun onere aggiuntivo per il Conservatorio.
Torino, 16/09/2021 Prot. 3458
Firmato da:
TRIMARCHI MARCO Motivo:
Data: 16/09/2021 17:25:51
