Manuale Portale Fatturazione Elettronica PA e Conservazione a norma

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UNIMATICA S.p.A.

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Manuale Portale Fatturazione Elettronica PA e Conservazione a norma

Manuale Utente

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Revisione Data Motivo Revisione Emesso da Approvato da

1 24/06/2014 Rilascio versione Stefano Vercellino Andrea Anghinolfi

1.1 06/11/2014 Aggiornamento Sabina Falcinelli Andrea Anghinolfi

1.2 13/11/2014 Aggiornamento Stefano Vercellino Andrea Anghinolfi

1.5 03/03/2015 Aggiornamento Roberta Rosatone Andrea Anghinolfi

1.8 16/07/2015 Aggiornamento Sabina Falcinelli Andrea Anghinolfi

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Indice

Accesso al portale Fattura PA ... 7

1. Profilo Utente ... 7

2. Fatture ... 8

2.1 Ricerca Fatture ... 8

2.2 Invia in conservazione... 13

2.3 Upload Fatture ... 15

2.4 Compila Fattura ... 17

2.5 Cedente ... 18

2.6 Committente ... 20

2.7 Nuova Fattura ... 22

2.8 Riferimenti fattura ... 33

2.9 Pagamenti ... 38

2.10 Allegati ... 40

2.11 Riepilogo ... 41

3. Documenti ... 42

3.1 Upload Documenti ... 43

3.2 Ricerca Documenti ... 44

4. Registri ... 45

4.1 Ricerca registri ... 45

4.2 Upload Registri... 47

5. Flussi ... 47

5.1 Esito Flussi ... 49

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Figura 1 – Profilo Utente ... 7

Figura 2 - Fatture ... 8

Figura 3 – Ricerca Fatture ... 9

Figura 4 – Risultati della Ricerca Fatture... 10

Figura 5 -Esempio di visualizzazione di un allegato ... 10

Figura 6- Caricamento della fattura ... 14

Figura 7- Caricamento degli allegati ... 15

Figura 8 - Carica Fattura dal menu Upload ... 16

Figura 9 - Carica Fattura ... 16

Figura 10 – Cedente ... 18

Figura 11 - Sede ... 19

Figura 12 – Committente ... 20

Figura 13 - Riferimenti fiscali ... 21

Figura 14 - Nuova fattura ... 22

Figura 15 - Caricamento fattura ... 22

Figura 16 - Aggiungi Dati ritenuta ... 23

Figura 17 - Aggiungi Bollo ... 24

Figura 18 - Cassa previdenziale ... 25

Figura 19 - Aggiungi Cassa previdenziale ... 25

Figura 20 - Tipologia Cassa ... 26

Figura 21 - Sconto/Maggiorazione ... 27

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Figura 22 - Aggiungi Sconto/Maggiorazione ... 27

Figura 23 - Vettore ... 28

Figura 24 - Aggiungi Vettore ... 29

Figura 25 - Aggiungi Anagrafica Vettore ... 30

Figura 26 - Aggiungi Indirizzo resa ... 31

Figura 27 - Aggiungi dati veicolo ... 32

Figura 28 - Riferimenti Fattura ... 33

Figura 29 - Aggiungi Ordini ... 33

Figura 30 - Aggiundi Contratti ... 34

Figura 31 - Aggiungi Convenzioni ... 35

Figura 32 - Aggiungi Doc. Ricezione ... 35

Figura 33 - Aggiungi Fatture Collegate ... 36

Figura 34 - Aggiungi DDT ... 36

Figura 35 - Aggiungi SAL ... 37

Figura 36 - Aggiungi Pagamenti/Condizioni di pagamento ... 38

Figura 37 - Aggiungi Pagamenti/Modalità di pagamento ... 39

Figura 38 - Aggiungi Allegato ... 40

Figura 39 - Riepilogo ... 41

Figura 40 – Documenti ... 42

Figura 41 - Carica Documenti ... 44

Figura 42 - Ricerca Documenti ... 44

Figura 43 - Registri ... 45

Figura 44 - Ricerca registri ... 46

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Figura 45 - Esempio di dettaglio in Ricerca Registri ... 46

Figura 46 - Upload Registri ... 47

Figura 47 - Flussi ... 48

Figura 48 - Inserisci Flusso ... 48

Figura 49 - Popup riepilogo inserimento flusso ... 49

Figura 50 - Fatture da elaborare ... 49

Figura 51 - Fatture elaborate ... 50

Figura 52 - Conferma fatture ... 50

Figura 53 - Attesa conferma fatture ... 51

Figura 54 - Fatture confermate ... 51

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Accesso al portale Fattura PA

1. Profilo Utente

Al momento del primo accesso al Portale l’utente può modificare la password:

Figura 1 – Profilo Utente

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2. Fatture

In questa sezione è possibile effettuare operazioni di:

∙ Ricerca

∙ Upload fatture

∙ Compilazione fatture

Figura 2 - Fatture

2.1 Ricerca Fatture

Con questa operazione, l’utente avrà la possibilità di ricercare attraverso i metadati le fatture inviate

al portale.

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I campi dati si puliscono con la pressione del tasto Canc.

Figura 3 – Ricerca Fatture

Cliccando su Ricerca apparirà una lista delle Fatture inviate in conservazione con i relativi stati del

Documento. Con i simboli disposti sulla destra della schermata, si può avere il dettaglio del

documento, aprire/scaricare il documento e/o prendere visione delle Prove di Conservazione

attraverso un file Zip, visualizzare gli allegati (a loro volta scaricabili), bloccare il documento:

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pag. 10 di 47 Figura 4 – Risultati della Ricerca Fatture

Figura 5 -Esempio di visualizzazione di un allegato

Bloccando il documento, la fattura viene cancellata dalle ricerche e non sarà inviata al Sistema di In-

terscambio (SDI).

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N.B. Se il simbolo Blocca documento non appare, significa che la fattura è già stata inviata allo SDI.

STATI DEL DOCUMENTO:

SDI da firmare = Questo è lo stato di una fattura appena caricata in upload o in compilazione. Alla fattura dovrà essere apposta firma digitale. A seconda del carico di lavoro del sistema i documenti possono rimanere in questo stato massimo due ore.

SDI firma in errore = Se l’apposizione della firma è in errore, la fattura si troverà in questo stato. Per lo sblocco contattare l’assistenza.

SDI da inviare = La fattura è stata firmata ed è in attesa di invio al Sistema di Interscambio (SDI). A seconda del carico di lavoro del sistema i documenti possono rimanere in questo stato massimo due ore.

SDI inviato = La fattura è stata inviata allo SDI e il sistema è in attesa della conferma della presa in carico. Tempo previsto mezza giornata circa.

SDI invio in errore = L’invio allo SDI ha avuto problemi. Contattare l’assistenza.

SDI attesa ricevuta = Lo SDI ha risposto di avere preso in carico la fattura e la sta elaborando. Tempo previsto massimo venti giorni.

SDI ricevuta in errore = Lo SDI ha risposto con una Notifica di Scarto (NS), la fattura non è stata con- segnata all’ente destinatario e può essere riemessa corretta con lo stesso numero in quanto la fattu- ra errata non viene considerata.

Conservato = Lo SDI ha provveduto alla Ricevuta di Consegna della fattura (RC) e sarà visibile da por-

tale come Allegato. Significa che la fattura è formalmente valida e verrà inoltrata all’ente destinata-

rio. Da questo momento l’ente ha 15 giorni di tempo per rispondere allo SDI. Se lo SDI risponde lo

stato della fattura rimane in Conservato, ma dalla maschera di Ricerca sarà possibile vedere un alle-

gato aggiuntivo di Notifica Esito (NE) nel quale l’ente risponderà sul pagamento. Lo stato quindi di

Conservato, non è una garanzia sull’accettazione di pagamento della fattura da parte dell’ente. Può

accadere che l’ente destinatario non risponda entro il termine di 15 giorni e in questo caso lo SDI ri-

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sponde con un allegato di Decorrenza Termine (DT). Per conoscere l’esito di accettazione della fat- tura in caso di DT, è necessario contattare l’ente destinatario.

STATI DELLA FATTURA:

INVIATA = Quando la fattura è stata è stata inviata al Sistema di Interscambio (SDI).

RICEVUTA = Quando negli allegati si trova un RC (Ricevuta di Consegna) per cui il file ha superato i controlli dello SDI e la fattura è stata consegnata all’ente destinatario.

SCARTATA = Quanto negli allegati si trova un NS (Notifica di Scarto), per cui il file non ha superato i controlli dello SDI.

ACCETTATA = Quando negli allegati un NE (Notifica di Esito) riporta la sigla EC01, per cui la fattura è stata accettata dall’ente destinatario.

RIFIUTATA = Quando negli allegati un NE (Notifica di Esito) riporta la sigla EC02, per cui la fattura è stata rifiutata dall’ente destinatario.

DECORRENZA_TERMINI = Quando negli allegati si trova un DT (Decorrenza Termini), per cui l’ente destinatario supera il termine di 15 giorni per rispondere. La fattura quindi è in decorrenza termini (si legga sopra in Stati del documento).

NOTA BENE:

Nel caso l’utente disponga di un contatore delle fatture questo verrà scalato di una unità per ogni

fattura, compilata o uploadata, che viene inviata al sistema, indipendentemente dall’esito delle sue

future lavorazioni (quindi vengono scalate sia le fatture bloccate manualmente, sia quelle rifiutate

dallo SDI).

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2.2 Invia in conservazione

La pagina dedicata all’invia in conservazione di fatture prevede il caricamento della fattura e degli allegati alla fattura.

Il file può essere trascinato nello spazio indicato in “Trascina qui il file della fattura/degli allegati” o dal pulsante Sfoglia, scelto tra il file da caricare.

Solo dopo avere caricato la fattura in formato xml firmata digitalmente ed uno o più allegati alla fat- tura, si clicca sul pulsante Conserva documenti.

I documenti saranno poi visibili attraverso la ricerca.

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pag. 14 di 47 Figura 6- Caricamento della fattura

(15)

pag. 15 di 47 Figura 7- Caricamento degli allegati

2.3 Upload Fatture

Con il Menù Upload invece, l’utente può caricare un nuova fattura in formato xml.

La fattura caricata verrà validata secondo lo schema fornito da Sogei (fatturapa_v1.1.xsd), se il do-

cumento non sarà conforme al formato verrà scartato.

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pag. 16 di 47

Per caricare un documento si potrà procedere utilizzando il pulsante Sfoglia o trascinando il docu- mento nell’area dedicata.

Figura 8 - Carica Fattura dal menu Upload

Figura 9 - Carica Fattura

Una volta caricato il documento si dovrà dichiarare se la fattura deve essere firmata digitalmente

dall’intermediario (opzione di default) o se non necessita della firma. I file caricati che devono esse-

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re firmati dall’intermediario non devono contenere al loro interno l’immagine (pdf o altro) della fat- tura. Attraverso il pulsante Conferma si procede all’invio del documento.

Il pulsante Annulla serve per annullare l’operazione in caso di scelta di una fattura errata.

2.4 Compila Fattura

La pagina dedicata alla compilazione della fattura si suddivide in 7 sotto pagine:



Cedente



Committente



Fattura



Riferimenti Fattura



Pagamenti



Allegati



Riepilogo

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pag. 18 di 47

2.5 Cedente

Figura 10 – Cedente

In questa maschera verranno inseriti i dati del cedente come previsto nei campi.

Il pulsante Salva dati Cedente permette di salvare i dati per poterli ricompilare in automatico all’accesso della maschera, così da non doverli reinserire ogni volta.

Codice EORI=numero del Codice EORI (Economic Operator Registration and Identification) in base al

Regolamento (CE) n. 312 del 16 aprile 2009. In vigore dal 1 Luglio 2009 tale codice identifica gli ope-

ratori economici nei rapporti con le autorità doganali sull'intero territorio dell'Unione Europea.

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pag. 19 di 47 Figura 11 - Sede

(20)

pag. 20 di 47

2.6 Committente

Figura 12 – Committente

NOTA DI COMPILAZIONE:

Nel caso di enti pubblici il codice fiscale è una sequenza esclusivamente numerica. ATTENZIONE:

questo numero non va confuso con partita IVA e non va inserito nei Riferimenti Fiscali, altrimenti la

fattura verrà considerata sbagliata e scartata.

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pag. 21 di 47

Codice IPA Destinatario: identifica l'ufficio, appartenente all’Amministrazione di cui all’articolo 1 del

DM 03 aprile 2013, N. 55, al quale è destinata la fattura; il suo valore deve corrispondere a quello presente nel campo Codice Ufficio riportato nella rubrica “Indice PA” (WWW.INDICEPA.GOV.IT).

Usando il pulsante Aggiungi Riferimenti Fiscali si apre la parte per i riferimenti fiscali del committen- te:

Figura 13 - Riferimenti fiscali

E’ possibile salvare i dati dei committenti in una rubrica con il tasto Registra nuovo committente.

I committenti salvati saranno recuperabili dal menu a tendina.

Se si carica un committente salvato e si modificano i campi le modifiche alla rubrica avverranno solo

cliccando il tasto Aggiorna dati committente.

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2.7 Nuova Fattura

In questa pagina si inseriscono i dati relativi alla fattura quindi la parte di intestazione ‘Dati generali’:

Figura 14 - Nuova fattura

Il pulsante Salva fattura permette di salvare l’intera fattura, compresi i campi contenuti nelle altre schede.

Una volta salvata la fattura questa sarà recuperabile dal menu a tendina a sinistra del bottone.

Se si lascia la selezione del menu a tendina sull’indicazione della fattura il pulsante Salva fattura diventerà Aggiorna fattura e si potrà aggiornare la fattura corrente.

Figura 15 - Caricamento fattura

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pag. 23 di 47

Altrimenti è possibile salvare una nuova versione della fattura (senza perdere quella precedente) scegliendo nel menu a tendina la selezione principale (“- registra nuova fattura o carica dati da una fattura salvata in ar- chivio – “).

Una fattura salvata quando viene inviata viene anche eliminata dalle fatture memorizzate.

Figura 16 - Aggiungi Dati ritenuta

(24)

pag. 24 di 47

Qualora vi siano le condizioni per l’applicazione dell’imposta di bollo, è possibile indicare quanto ri- chiesto dalle regole tecniche nell’apposita sezione Aggiungi Bollo:

Figura 17 - Aggiungi Bollo

(25)

pag. 25 di 47

Dal pulsante Cassa previdenziale si può aggiungere la Cassa Previdenziale:

Figura 18 - Cassa previdenziale

Figura 19 - Aggiungi Cassa previdenziale

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pag. 26 di 47

Nel Menù a tendina si sceglie la Tipologia della Cassa previdenziale:

Figura 20 - Tipologia Cassa

Ricordando che la Cassa previdenziale è sempre soggetta ad IVA, questa si può applicare anche a singole righe della Fattura e non necessariamente a tutta.

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pag. 27 di 47 Figura 21 - Sconto/Maggiorazione

Figura 22 - Aggiungi Sconto/Maggiorazione

Inserimento del Vettore:

(28)

pag. 28 di 47 Figura 23 - Vettore

(29)

pag. 29 di 47 Figura 24 - Aggiungi Vettore

(30)

pag. 30 di 47 Figura 25 - Aggiungi Anagrafica Vettore

(31)

pag. 31 di 47 Figura 26 - Aggiungi Indirizzo resa

(32)

pag. 32 di 47 Figura 27 - Aggiungi dati veicolo

(33)

pag. 33 di 47

2.8 Riferimenti fattura

Da questa pagina si aggiungono Ordini, Contratti, Convenzioni, Doc. Ricezione, Fatture Collegate, DDT, SAL:

Figura 28 - Riferimenti Fattura

Figura 29 - Aggiungi Ordini

(34)

pag. 34 di 47

NOTA DI COMPILAZIONE: Se si inserisce un codice CIG o CUP, le regole tecniche della PA richiedono obbligatoriamente di indicare un documento di riferimento con relativo numero.

Figura 30 - Aggiundi Contratti

(35)

pag. 35 di 47 Figura 31 - Aggiungi Convenzioni

Figura 32 - Aggiungi Doc. Ricezione

(36)

pag. 36 di 47 Figura 33 - Aggiungi Fatture Collegate

Figura 34 - Aggiungi DDT

(37)

pag. 37 di 47 Figura 35 - Aggiungi SAL

(38)

pag. 38 di 47

2.9 Pagamenti

Condizioni di pagamento:

Figura 36 - Aggiungi Pagamenti/Condizioni di pagamento

(39)

pag. 39 di 47

Nel Menù a tendina la scelta delle Modalità di pagamento:

Figura 37 - Aggiungi Pagamenti/Modalità di pagamento

(40)

pag. 40 di 47

2.10 Allegati

Figura 38 - Aggiungi Allegato

(41)

pag. 41 di 47

2.11 Riepilogo

La pagina di Riepilogo viene compilata automaticamente in base alle Aliquote IVA presenti nei Det- tagli delle righe come indicato nella sezione Dettaglio.

Esempio di Riepilogo:

Nel Menù a tendina Esigibilità IVA la scelta è tra Differita, Immediata e Scissione dei Pagamenti.

Figura 39 - Riepilogo

(42)

pag. 42 di 47

3. Documenti

In questa sezione è possibile effettuare operazioni di:

∙ Upload Documenti

∙ Ricerca Documenti

Figura 40 – Documenti

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pag. 43 di 47

3.1 Upload Documenti

Con questa operazione, l’utente avrà la possibilità di caricare i Documenti con gli eventuali allegati.

I file possono essere trascinati nello spazio indicato in “Trascina qui il file/Trascina qui il file degli al-

legati”, oppure scelti col pulsante Sfoglia:

(44)

pag. 44 di 47 Figura 41 - Carica Documenti

3.2 Ricerca Documenti

Con questa operazione, l’utente avrà la possibilità di ricercare attraverso i metadati i documenti inviati al portale.

I campi dati si puliscono con la pressione del tasto Canc.

Figura 42 - Ricerca Documenti

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pag. 45 di 47

4. Registri

In questa sezione è possibile effettuare azioni di:

∙ Ricerca registri

∙ Upload registri

Figura 43 - Registri

4.1 Ricerca registri

Con il Ricerca registri, si possono ricercare i registri inviati in conservazione:

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pag. 46 di 47 Figura 44 - Ricerca registri

Cliccando su Ricerca Registri:

Figura 45 - Esempio di dettaglio in Ricerca Registri

Nel dettaglio, esempio di registri caricati con il relativo stato=DA FIRMARE CON TS, da firmare con time stamp.

Altro stato è CONSERVATO.

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pag. 47 di 47

Nelle colonne di destra si possono visualizzare i documenti, scaricarli e scaricare le prove di conser- vazione.

4.2 Upload Registri

Da questa maschera si caricano i Registri da inviare in conservazione:

Figura 46 - Upload Registri

5. Flussi

Da questo Menù si possono caricare i Flussi:

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pag. 48 di 47 Figura 47 - Flussi

Figura 48 - Inserisci Flusso

I flussi accettati sono solo dei .zip. Al termine del caricamento una finestra di popup mostrerà un

riepilogo dei file trovati nel flusso.

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pag. 49 di 47 Figura 49 - Popup riepilogo inserimento flusso

5.1 Esito Flussi

Una volta caricate le fatture saranno visibili sulla maschera degli esiti dei flussi.

Figura 50 - Fatture da elaborare

I tempi di elaborazione dei documenti variano a seconda del carico di lavoro delle macchine. Finché i documenti sono in stato DA ELABORARE possono solo essere scaricati o eliminati.

Terminata l’elaborazione dei documenti le opzioni si ampliano:

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pag. 50 di 47 Figura 51 - Fatture elaborate

Per le fatture che hanno avuto errori in elaborazione sarà possibile, oltre all’eliminazione e al down- load, vedere i dettagli dell’esito dell’importazione, per capire il motivo che ha fatto fallire l’importazione.

Per le fatture la cui elaborazione è andata a buon fine sarà possibile invece visualizzare la fattura di- rettamente su browser, visualizzare i metadati estratti dalla fattura oppure confermare la fattura per i passaggi successivi

.

Figura 52 - Conferma fatture

(51)

pag. 51 di 47 Figura 53 - Attesa conferma fatture

Figura 54 - Fatture confermate