1
MANUALE UTENTE
Ultimo aggiornamento: Luglio 2015
2
Sommario
Introduzione ... 3
Modalità di accesso alla piattaforma Docebo ... 4
1 Accesso alla piattaforma ... 4
1.1 Recupero password ... 5
2 Panoramica della piattaforma: ... 6
2.1 I miei corsi ... 7
2.2 Certificati ... 11
2.3 Riepilogo Utenti ... 11
3 Gestione Sospensioni ... 22
3 Gestione Utenti ... 24
3 Gestione Forum ... 27
3
Introduzione
Questo è il manuale utente per la E-Learning Platform del Gruppo Assicurativo Sara, attraverso il quale è spiegata la piattaforma Docebo.
Modalità di accesso alla piattaforma Docebo
Gli utenti delle Agenzie, possono collegarsi alla piattaforma dal Portale Agenzie Sara mediante il link in home page “Piattaforma E-Learning” oppure mediante internet all’indirizzo: http://www.formazione.sara.it
4
1 ACCESSO ALLA PIATTAFORMA
Effettuare il Login inserendo la vostra username e password (vedi figura) fornite dall’amministratore della piattaforma:
5
1.1 Recupero password
In caso di perdita della password è possibile recuperarla attraverso la funzionalità
“Recupera Password”:
6
2. PANORAMICA DELLA PIATTAFORMA
Una volta effettuato l’accesso, viene presentato un menu che indica tutti gli strumenti che l’amministratore ha attivato per gli utenti:
- “I miei corsi” dalla quale è possibile accedere a tutte le funzionalità di fruizione dei corsi della piattaforma
- “Certificati” dalla quale è possibile accedere agli attestati di frequenza dei corsi completati.
- “Riepilogo utenti” visibile solo agli agenti, dove sarà possibile gestire il piano di studi dei collaboratori
- “Gestione” anche questo visibile solo agli agenti, che consente l’accesso alle schede anagrafiche dei collaboratori ed alla loro storia formativa pregressa
il menu sulla seconda riga presenta i moduli disponibili per la pagina selezionata.
L’etichetta di colore blu indica quale modulo ha attivato l’utente, il numero rosso accanto all’etichetta indica se e quanti elementi nuovi sono presenti nel modulo, nell’esempio in figura all’utente è assegnato un nuovo corso tra i corsi in e-learning.
All’interno del modulo selezionato (blu) sono disponibili delle etichette ad accesso rapido che permettono di accedere a specifiche categorie di corsi:
Tutti, Corsi di Aggiornamento Professionale, Preventiva di prodotto, WBT per approfondimenti (No crediti IVASS).
7
Lo stesso risultato si può ottenere selezionando dal menù “etichette”, presente sulla destra dello schermo, la voce corrispondente
NB: i WBT per approfondimenti (No crediti IVASS) possono essere consultati per approfondimenti e non rilasciano crediti IVASS perché non conformi al nuovo Regolamento 6/2014.
2.1 I Miei Corsi
I corsi sono raggruppati nelle aree:
E-Learning, al cui interno si trovano le sezioni (vedi figura):
Tutti i corsi aperti: contiene la lista di tutti i corsi a cui si è iscritti;
Nuovo: contiene la lista di tutti i corsi che si devono iniziare;
In itinere: contiene la lista di tutti i corsi iniziati dall’utente ma non ancora terminati;
Completato: contiene la lista di tutti i corsi completati;
Classe, contiene l’elenco di tutti i corsi d’aula cui l’utente è iscritto (test e documentazione); anche in questo caso all’interno si trovano le sezioni (vedi figura):
Tutti i corsi aperti: contiene la lista di tutti i corsi a cui si è iscritti;
Nuovo: contiene la lista di tutti i corsi che si devono iniziare;
In itinere: contiene la lista di tutti i corsi iniziati dall’utente ma non ancora terminati;
Completato: contiene la lista di tutti i corsi completati;
8
- Percorsi formativi, contiene la lista dei corsi dedicati alle risorse di rete.
Esempio:
Libreria contenuti, contiene la lista di tutti i contenuti relativi ai corsi completati o a cui si è iscritti. L’utente può accedere alla libreria dei contenuti della piattaforma e cercare uno o più contenuti:
o Attraverso un filtro per nome del corso
o Tramite le categorie in cui sono stati classificati i contenuti.
Per poter visualizzare il contenuto di interesse fare click sulla freccia blu a destra (vedi figura):
9
L’accesso ai corsi si effettua dalla tendina I Miei Corsi, dove è possibile accedere ad un corso selezionando il titolo del corso.
Gli strumenti disponibili sono generalmente suddivisi, secondo l’impostazione standard, in alcuni sotto menu:
Menù Corso
All’interno del corso, si farà click sul “Menù Corso” e appariranno le seguenti voci (vedi immagine):
Materiali
Per iniziare il corso, fare click sulla voce “Materiali”, in cui sono disponibili i contenuti del corso:
Ogni riga rappresenta un link, basterà fare click sul primo per iniziare il corso.
10
Il sistema indica mediante un’icona lo stato dell’oggetto:
- flag verde: oggetto completato;
- flag giallo: oggetto non ancora completato dall’utente;
- Il simbolo statistiche (fig. sotto), indica a ciascun utente la possibilità di rivedere i propri esiti.
Il completamento di tutte le sezioni è vincolante per il superamento del test finale.
Per terminare il corso fare click sulla x (vedi immagine a sinistra) oppure in alto a destra della pagina fare click su “Close” (vedi immagine a destra):
Pagella
La pagella contenuta nella student area utente mostra a ciascuno il report dei propri risultati nei test affrontati nel corso.
11
Report utente
Il report utente mostra a ciascun utente il report relativo allo stato e alla fruizione del corso.
Report Materiale Visionato
Il report materiale visionato mostra a ciascun utente il tipo, lo stato e la fruizione del materiale del corso.
12
2.2 Certificati
Nella sezione “Certificati” all’interno del modulo “I miei certificati” è possibile accedere agli attestati di frequenza dei corsi completati.
L’utente ha la possibilità di visualizzare una anteprima del certificato o generare direttamente il certificato selezionando il link “nuovo certificato”
2.3 Riepilogo Utenti
Tale sezione viene visualizzata esclusivamente accedendo con il profilo “Agente” ed è composta dalle aree “Aggiornamento Professionale IVASS” e “Corsi Obbligatori”
Corsi di Aggiornamento Professionale IVASS
Aggiornamento professionale : nella quale è possibile vedere per ogni utente di agenzia la situazione delle ore maturate nell’anno di riferimento e delle ore residue rispetto a quelle obbligatorie di aggiornamento professionale dell’anno di riferimento e del totale biennio.
Nel conteggio delle ore vengono considerati sia i corsi fatti con Sara, sia quelli fatti con Società esterne i cui attestati siano stati preventivamente caricati dall’agenzia, in più abbiamo l’equivalenza delle ore Fad e Aula.
13
La nuova tabella dell’aggiornamento professionale conterrà le seguenti colonne : Username – Ruolo – Agenzia – Ag.Principale – Ore maturate (dove si può prendere visione dello Stato Biennio) – Ore residue – Ore ripresa attività – Sospensione/Esonero – Scarica certificato esonero – Visualizza sospensioni/esonero - Imposta
sospensione/esonero - Dettagli.
Corsi Obbligatori
la nuova tabella relativa ai corsi obbligatori conterrà le seguenti colonne :
Username – Ruolo – Agenzia – Ag.Principale – Sospensione/Esonero – Corsi obbligatori fatti (Prodotto e Normativa)
I valori contenuti nelle due sottocolonne Prodotto e Normativa devono essere letti x di y : - Prodotto x corrisponde al numero di corsi obbligatori di preventiva di prodotto in stato finito e y alla somma dei corsi obbligatori di preventiva di prodotto a cui l’utente è iscritto o in itinere, più tutti i corsi completati (a prescindere dall’esonero di prodotto).
- Normativa x corrisponde al numero di corsi obbligatori di normativa in stato finito (o per i quali è presente un attestato esterno validato), e y alla somma dei corsi obbligatori di normativa a cui l’utente è iscritto o in itinere più i completati o per i quali ha caricato un attestato esterno validato.
14
Per tutta la durata della sospensione i due contatori x e y saranno visualizzati con “-“ a segnalare un blocco dei contatori.
E’ possibile esportare nel formato csv il riepilogo utenti.
Comparirà la finestra di download e sarà possibile salvare il documento o aprirlo direttamente come excel.
N.B. E’ possibile che la pagina di “riepilogo utenti” non si aggiorni in tempo reale a seguito di pianificazione di nuovi corsi o di inserimento esoneri/attestati esterni, nelle rispettive funzionalità.Questo dipende dalla versione del browser utilizzato e si risolve uscendo dalla piattaforma e chiudendo la finestra; al successivo accesso il riepilogo sarà aggiornato.
15
Piano di Studi
Per vedere nel dettaglio la situazione formativa di un utente, è necessario cliccare sull’icona
In questa pagina vengono mostrate in alto le informazioni relative all’utente selezionato.
Inoltre è possibile gestire la formazione dell’utente selezionato utilizzando le cinque etichette:
1 Corsi finiti o in itinere 2. Piano dei corsi esterni 3. Prodotto
4. Normativa 5. Annualità NEW
16
1. Corsi finiti o in itinere: sono riportati i corsi riferiti all’anno in corso che l’utente ha terminato o che sta seguendo.
2. Piano dei corsi esterni: qualora, per completare il piano di aggiornamento professionale, l’agente intenda avvalersi di formazione esterna, è necessario , una volta che il corso è terminato, allegare l’attestato di frequenza e compilare tutti i campi nella sezione “Inserisci nuovo corso da approvare”.
Selezionando “Inserisci nuovo corso da approvare”, si aprirà il seguente form:
17
- compilare in tutti i campi, allegando obbligatoriamente l’attestato di frequenza.
Se si tratta di un corso di normativa equivalente ad un corso della Compagnia, cliccando sul campo “equivalenza” scegliere il corso equivalente dalla tendina.
Scegliere la tipologia di corso (E-Learning / Classe).
18
Inserire la data di completamento:
Aggiungere infine la validità in ore e la ragione sociale della società che ha erogato la formazione.
Il caricamento dell’attestato è indispensabile per il computo di crediti formativi.
In qualsiasi momento, prima della verifica da parte della Direzione, è possibile modificare le info tramite il tasto modifica o eliminando l’intera riga tramite la x di elimina.
19
In merito alla adeguatezza dei corsi fruiti presso società esterne, la compagnia si riserva la facoltà di effettuare controlli a campione sulla qualità del materiale formativo utilizzato e sulla corrispondenza tra le ore di formazione dichiarate dall’intermediario ed i relativi attestati di frequenza forniti.
Sarà possibile prendere visione delle anomalie eventualmente riscontrate dalla Direzione (Rif. Campo note) accedendo al dettaglio tramite il link “Visualizza corsi non approvati”.
La validità delle ore dei corsi esterni, è subordinata al rispetto delle disposizioni Isvap in materia rimanendo responsabilità dell’intermediario assolvere all’obbligo di aggiornamento professionale per sé e per i propri collaboratori.
3. Prodotto: visualizza le seguenti informazioni:
Codice Corso - Nome corso – Data Iscrizione utente – Stato (iscritto in itinere finito) – sospensione/esonero – data ultimo aggiornamento sospensione/esonero.
In questa tabella è possibile visualizzare per tutti i corsi di preventiva di prodotto il relativo stato e l’eventuale sospensione/esonero.
20
4. Normativa: visualizza le seguenti informazioni:
Codice Corso – Nome corso - Data Iscrizione utente – Stato (iscritto in itinere finito) – presenza di attestato esterno (con possibilità di scaricare l’attestato) – data inserimento attestato.
In questa tabella è possibile visualizzare l’elenco dei corsi di normativa ai quali si è iscritti
Corsi Interni
Corsi Esterni
21
5. Annualità (NEW): visualizza le seguenti informazioni:
Anno di riferimento – Stato Biennio – Descrizione estesa Stato Biennio
Legenda dello Stato Biennio:
X = utente escluso dagli obblighi formativi di aggiornamento (esempio: nuovo collaboratore da formare)
N = Nuovo iscritto (utente neo inserito)
1 = utente che si trova al primo anno del biennio 2 = utente che si trova al secondo anno del biennio S1 = sospensione intervenuta durante il primo anno S2 = sospensione intervenuta durante il secondo anno R1 = ripresa dopo sospensione di tipo S1
R2 = ripresa dopo sospensione di tipo S2
22
3. GESTIONE SOSPENSIONI
Casi di sospensione
Il nuovo Regolamento 6/2014 disciplina i casi di sospensione e gli obblighi ai fini della ripresa attività.
Per sospensioni inferiori a 2 anni:
Ai fini della ripresa è necessario effettuare un aggiornamento professionale non inferiore a 15 ore.
Al fine del computo valgono anche le ore di aggiornamento eventualmente effettuate prima della sospensione.
Il nuovo biennio di aggiornamento decorrerà a partire dal 1° gennaio dell’anno successivo a quello di ripresa dell’attività.
Per sospensioni superiori a 2 anni:
Ai fini della ripresa è necessario effettuare un aggiornamento professionale non inferiore a 60 ore.
Il nuovo biennio di aggiornamento decorrerà a partire dal 1° gennaio dell’anno successivo a quello di ripresa dell’attività.
Nel campo “Ore Ripresa Attività” l’utente può prendere visione delle “Ore Necessarie”
per riprendere l’attività dopo la fine della sospensione e delle “Ore Effettuate” ossia quelle che vengono effettuate ai fini di tale ripresa.
Dal “Riepilogo Utenti” è possibile segnalare la sospensione di una risorsa dal piano di studi annuale, selezionando l’icona Imposta Sospensione
La comunicazione di sospensione è subordinata a verifica direzionale.
Per procedere con la segnalazione di sospensione per uno degli utenti è necessario compilare l’apposito form inserendo:
23
Motivazione sospensione (scegliendo tra maternità, malattia, amministrativo*
,prodotto e temporaneamente non operante);
Data inizio e data fine sospensione;
Documento del certificato che giustifichi e/o descriva la motivazione della richiesta di sospensione.
* Sospensione/esonero amministrativo e temporaneamente non operante: si intende riferito a soggetti dell’ organizzazione agenziale per i quali l’agente dichiari, mediante modulo dichiarativo ed assumendosene la piena ed esclusiva responsabilità, che non hanno contatti con il pubblico e/o che sono temporaneamente non operanti, quindi, sono esonerati dall’aggiornamento professionale (dichiarazione da ripetersi annualmente).
Il modulo dichiarativo di sospensione è a disposizione sul portale agenti, sezione formazione/obblighi formativi/strumenti utili/normativa e modulistica.
24
Al termine dell’operazione, dopo aver salvato, il riepilogo utenti riporterà l’indicazione della sospensione indicato. Rimane la possibilità di accedere al certificato ed alla modifica della sospensione. Le ore residue non vengono più conteggiate.
NB: E’ sempre possibile rientrare nella sospensione e modificarne i contenuti, ad esempio per trasformare una sospensione (Cancella sospensione), oppure estendere un periodo di malattia inserendo il nuovo certificato e cambiando la data di fine sospensione.
Al termine salvare sempre le modifiche con ”salva modifiche”.
4. GESTIONE UTENTI
Questa schermata consente all’agente l’accesso alla storia formativa pregressa dei collaboratori.
25
Alcune colonne della tabella sono personalizzabili.
E’ possibile scegliere dal menù a tendina le informazioni di interesse.
Cliccando sul tasto evidenziato in rosso, si può vedere il dettaglio del singolo utente.
26
Cliccando sull’etichetta “Lms: Statistiche dell’utente”, è possibile visualizzare l’intera storia formativa dell’utente
27
4. FORUM
Nella sezione in E-Learning scegliere il corso.
Lo stesso risultato si può ottenere selezionando dal menù “Cerca” presente sulla destra dello schermo la voce corrispondente.
Individuato il corso da fruire, nel menu del corso, cliccare su forum come riportato di seguito:
28
In questa sezione è possibile scegliere tra gli argomenti oggetto di discussione, come riportato di seguito:
Una volta individuato l’argomento è possibile leggere i commenti inseriti da altri utenti e docenti o amministratori del forum. E’ possibile inserire un commento oppure citare la risposta di un altro utente alla quale si vuole dare seguito. Nello specifico:
