Google Drive / Docs-per la scrittura collaborativaComputer SupportedCollaborative Writing

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Raoul Ciappelloni. e-Journal Open SCRIPTA: Scrittura in ambito tecnico - scientifico & divulgativo. Perugia 10

Google Drive / Docs - per la scrittura collaborativa

Computer Supported Collaborative Writing [versione 1.2]

Google Drive / Google Docs by Raoul Ciappelloni is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License

ATTIVITÀ COMPLEMENTARI - CORSO ECM - E-JOS 2015 Programma di esercitazioni: Luglio - Settembre 2015

Raoul Ciappelloni

r.ciappelloni @ izsum.it

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Raoul Ciappelloni. e-Journal Open SCRIPTA: Scrittura in ambito tecnico - scientifico & divulgativo. Perugia 10 Il presente tutorial, non intende illustrare compiutamente l'uso di Google Drive® e Google Docs®, ma si limita a fornire le informazioni

necessarie per il loro utilizzo nel progetto di scrittura collaborativa: "e-Journal Open Scripta; corso di scrittura in ambito tecnico-scientifico & divulgativo" [Programma Educazione Continua in Medicina, 2015, Biblioteca Istituto Zooprofilattico Sperimentale UM, Via G. Salvemini 1, Perugia. 10/17/22 Settembre 2015].

Tutorial completi su questi software sono reperibili alle pagine: https://support.google.com/drive/topic/2375005?hl=it&vid=1-635751363694163854-14237870054348613852; https://support.google.com/drive/answer/2424384?hl=it&vid=1-635751420306535576-4317940970562560772 e https://support.google.com/docs/answer/49008?hl=it&vid=1-635751419755358655-7017596310786496168

GOOGLE DRIVE / GOOGLE DOCS PER CONDIVIDERE L'ATTIVITÀ DI SCRITTURA COLLABORATIVA -COMPUTER SUPPORTED COLLABORATIVE WRITING

VERSIONE 1.2; 18 Agosto 2015

by SPVet.it, Unità Operativa Editoria, Biblioteca, Istituto Zooprofilattico Sperimentale dell'Umbria e delle Marche Perugia.

Creative Commons. Attribution 4.0 International License.

Perugia 18 Agosto 2015. Allegato a SPVet.it, n. 89 / 2015

L'Unità Operativa Editoria, Biblioteca dell'IZS UM effettua periodiche esercitazioni (gratuite ed aperte a chiunque) sull'uso di Google Drive/Docs e su Telegram Messenger. Informazioni sul calendario di eventi possono essere richieste ai numeri: 075-343217 / 075-343207

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Raoul Ciappelloni. e-Journal Open SCRIPTA: Scrittura in ambito tecnico - scientifico & divulgativo. Perugia 10 Allegato a SPVet.it, n. 89 / 2015. Perugia 18 Agosto 2015.

Naturalmente il Sistema deve consentire di elaborare uno scritto tenendo traccia delle modifiche apportate dai singoli partecipanti, fornendo ad essi servizi avanzati di supporto come: annotazioni, chat, email.

Collaborare nella stesura di un documento è un'attività che può essere

organizzata in molti modi. Ci possono essere incontri di scrittura programmati, il lavoro può essere effettuato "singolarmente", e gli elaborati scambiati via email e simili.

Uno dei sistemi più efficaci, che viene qui brevemente presentato, è quello consistente nell'elaborazione di un testo tramite l'uso di un content

management system che consenta a diversi co-autori, di collaborare (in modo sincrono e asincrono) attraverso la Rete. In tal modo è facile

partecipare alla stesura di un unico documento condiviso.

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Ci sono molti software per la scrittura collaborativa

https://www.penflip.com/

https://draftin.com/

https://www.zoho.com/docs/ http://fiduswriter.org/

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Per il corso e-Journal Open Scripta 2015 si è scelto di utilizzare Google Docs (un tool di scrittura collaborativa integrato nel sistema Google Drive), in quanto:

- gratuito,

- ampiamente diffuso, - altamente affidabile,

- al centro di una comunità di utenti in crescita.

A parte le esigenze del corso, l'uso di Google Drive / Google Docs è certamente utile per la comunità scientifica e professionale. Grazie a questi, gruppi numerosi di co-autori, possono valersi di strumenti avanzati per la collaborazione da remoto e la conservazione dei dati.

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Google Drive è stato lanciato da Google il 24 aprile del 2012. Si tratta di un servizio di file hosting e file sharing che consente di lavorare collaborativamente su vari formati di documenti utilizzando (gratuitamente) fino a fino a 15 GB di spazio su server Google.

Solo i file archiviati come PDF, le immagini e i video consumano spazio di archiviazione, non così i

Documenti, fogli di lavoro, diapositive,

presentazioni, disegni Google (non vengono considerati per il consumo di spazio, neanche i documenti condivisi di altri utenti).

Si può accedere al servizio tramite un qualsiasi browser Web (da computer e device mobile), oppure installando una apposita applicazione.

Google Drive è basato su software Open Source (SQLite e Phyton).

h ttp s :// s u p p o rt. g o o g le. c o m /d riv e /a n s w e r/1 7 1 6 9 3 1 ? p =s e tting s _ lic e n s e s & rd =1

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Per l'utilizzo di Google Drive/Docs, è necessario attivare un account Google. Anche perché le procedure di condivisione dei file faranno uso di altri servizi integrati, come Gmail.

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Attivando il pulsante "Vai su Google Drive", si ottiene la schermata di autenticazione dove si può inserire la password del proprio account Google

Con una connessione attiva ad Internet e forniti di un account Google, ci si collega a Google Drive attraverso un qualsiasi browser Web, da

computer o da device mobile.

https://www.google.com/intl/it/drive/

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[2] L'accesso al Google Drive / Docs

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Fatto ciò, ci si troverà immediatamente nel proprio spazio Google Drive. Da qui si potranno creare cartelle e vari tipi di file (documenti,

presentazioni, fogli di calcolo e disegni) condividendoli con altri utenti. [3]

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Ci sono Apps per Google Drive (e Google Docs) (per Android e per iOS, disponibili su Google Play e su iTunes) che consentono di utilizzare device mobili htt ps ://p lay .go og le.c om /s tore/ap ps /de tai ls ?i d= c om .go og le.a nd roi d.a pp s .do c s & hl = it htt ps ://i tun es .ap pl e.c om /us /ap p/g o og le -driv e -fr ee -on line -s torage /i d5 07 87 47 39 ?m t= 8

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Coloro che utilizzano WinPhone potranno trovare istruzioni sulla implementazione di Google Docs all'URL:

http://www.7tutorials.com/how-access-google-docs-your-windows-phone e:

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Esempio di accesso attraverso smartphone Android

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Google Doc si sta anche rapidamente integrando con molti altri servizi disponibili in Rete, specie con quelli dedicati ai device mobili. È il caso di Slack Works e HipChat.

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O cambiando l'arrangiamento spaziale, ed i criteri di ordinamento dell'elenco dei file con i pulsanti

Su Google Drive, lo spazio per i documenti può essere organizzato facilmente aggiungendo: nuovi file con il pulsante

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Il sistema è in grado di gestire non solo file testuali, ma ogni altro tipo di file tipico dei software di Office Automation, fra cui, presentazioni e fogli di

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Si possono immediatamente caricare file già esistenti su Google Drive con il comando "carica file", che consente di selezionare un documento dal disco rigido locale.

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Il file caricato può essere convertito in un formato Google per consentire la sua modifica.

La conversione dei diversi file nel formato Google (ad esempio MS docx - Google Docs) è abbastanza accurata, anche se si può verificare qualche piccolo inconveniente (per altro

facilmente superabile) ad esempio, per quanto riguarda la formattazione.

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Un file di testo, creato da Google Docs può essere poi "scaricato" (salvato) in vari formati quali: *.docx, *.odt, *.rtf, *.pdf, *.txt, *.html.

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L'uso degli smartphone può essere molto vantaggiosa. Ad esempio è

possibile ricevere un file in Gmail e caricarlo direttamente in Google Drive come documento (disponendo di una connessione di Rete ed avendo installato le relative App sul telefono).

Il testo (MS Word) viene esportato direttamente in Drive. Se ci sono diversi account aperti, il Sistema chiederà di scegliere fra questi. Al termine della procedura il file potrà essere condiviso o modificato in Google Docs.

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Operando da Drive si possono visionare rapidamente le caratteristiche (modifiche, commenti e condivisioni) di ogni singolo file in archivio.

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Per avviare un progetto di scrittura, si attiva "Nuovo file" e Documenti di Google", creando in questo modo un documento di testo vuoto.

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L'editor dei testi è intuitivo. Consente di inserire, come di consueto, tabelle, immagini, note, caratteri speciali ed altro, presentandosi in questo modo:

Qui si inserisce il titolo del documento. Ad esempio:

"Nuovo Doc"

Con il pulsante commenti si possono aggiungere

osservazioni ad una specifica sezione del testo

Con il pulsante "modifica" si può operare sul testo in diverso modo

Qui si può cominciare ad inserire il testo ed a formattarlo

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Attivando Modifica - modifica si può editare il testo, inserire nuovi paragrafi, figure tabelle, come con un qualsiasi word processor

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Con il pulsante suggerimento si può proporre un cambiamento che può essere accolto o meno dal compagno di scrittura

il suggerimento può essere accettato (immagazzinato) o rigettato (cancellato).

Dopo l'attivazione del pulsante, tutto quello che si scriverà sarà evidenziato in verde. Si potrà tornare a scrivere il testo

normalmente cliccando nuovamente su "Modifica"

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Con il pulsante visualizzazione si può vedere il documento in "anteprima di stampa"

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Per la stampa, il documento di testo verrà trasformato in un file pdf, che potrà passare alla stampante utilizzando le impostazioni di Sistema.

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Attivando il pulsante "condividi" si può invitare uno o più collaboratori a modificare il testo "in progress". Le "Impostazione di condivisione" consentono diverse scelte

il pannello consente di graduare i livelli di interazione con il documento, fino a consentire le modifiche a chiunque utente del Web capiti in quella localizzazione

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Le impostazioni di condivisione consentono a due tipologie di "collaboratori/invitati", di poter modificare o meno il documento

[1] Collaborazione generica.

Per collaborare con utenti della rete o colleghi che non hanno (o di cui non si conosce) un account Google, si può inviare loro un link al documento con diversi diritti (visione, commento o modifica)

[2] Collaborazione specifica.

oppure si può invitare, tramite un messaggio email, uno specifico collaboratore (o più) a vedere, commentare o modificare il documento condiviso. Si può anche aggiungere un testo di spiegazione al messaggio.

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Il collaboratore riceverà una email che lo inviterà a partecipare alla modifica del testo condiviso

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La mail reca alcune informazioni sul documento

attivando il pulsante "Apri il documento" si viene portati all'interno di Google Docs con i diritti di modifica stabiliti

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Ora si può visionare/commentare/operare sul testo, che verrà riprodotto e reso disponibile nello spazio Google Drive dell'invitato (se ne possiede uno)

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Google Docs consente a chi partecipi alla stesura di un testo di commentarlo.

I commenti servono per lasciare traccia dei "passaggi" controversi

evidenziando una parte del testo e successivamente attivando "aggiungi un

commento" si può inserire

un'osservazione che potrà o meno essere accettata dai coautori

Se verrà attivato il pulsante "risolvi" il testo sarà archiviato e sparirà dalla vista di "Modifica" (potrà sempre essere riaperto e discusso successivamente entrando a far parte dello "storico" del progetto). cliccando sul

pulsante a fianco di "risolvi" è possibile per l'autore del commento, modificare

-aggiungere del testo o cancellare il commento.

attivando il tasto commento il popup diventa un messaggio "stabile"

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Anche i suggerimenti sono importanti per mettere in evidenza o discutere diversi aspetti di un testo. Ai suggerimenti si può rispondere generando una interazione da remoto fra autori che collaborano alla stesura del lavoro.

Al pari dei commenti, i suggerimenti possono essere modificati dall'autore; accettati o rigettati dagli altri

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Google Docs notifica i commenti ed i suggerimenti via email a coloro che fanno parte del gruppo di scrittura in modo che possano essere "risolti".

La notifica del commento è accessibile anche via smartphone consentendo una interazione immediata fra gli scrittori La notifica del commento, inviata per email

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Salvando il documento (o con la sequenza: file - cronologia delle revisioni [oppure Ctrl+Alt+Maiusc+g]), si accede alla cronologia revisioni che consente di valutare ed anche, se il caso ripristinare, versioni precedenti

il commento sarà visibile come box aprendo il file . Quando qualcuno attiverà il pulsante "risolvi" sarà archiviato e sparirà dalla vista (ma potrà sempre essere riaperto e ridiscusso).

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La possibilità di conservare ed accedere alle successive versioni di un progetto di scrittura nel corso del suo intero sviluppo, è un aspetto di grandissima importanza e un notevole punto di forza di questo sistema. Rispetto alla ordinaria modalità di lavoro infatti, nella quale la documentazione viene salvata di volta in volta conservando la copia più recente del testo, Google Docs,

consente di recuperare rapidamente "parti" precedenti di lavoro che risultino utili.

Tutto ciò avviene in modo trasparente, minimizzando le possibilità di errore e perdita di dati.

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Fra coautori (che hanno un account

Google) è possibile avviare una funzione di chat integrata mentre lavorano in Google Docs.

Per questo quando ci si collega ad un

documento, se si trova il flag (simbolo) di un altro utente ([1]) si può avviare

estemporaneamente una sessione di chat (agendo sul pulsante [2]).

Nel box che compare nel lato sinistro della schermata ([3]) è possibile scrivere un

messaggio e leggere le risposte.

In tal modo si possono discutere alcune caratteristiche del testo "in costruzione", senza utilizzare l'area in editing.

[1]

[2]

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FINE DELLA DOCUMENTAZIONE

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I marchi ed i prodotti: Gmail; Google+, Google Drive, Google Docs, Android, sono di proprietà della Google Inc. USA CA.

Gli screenshot utilizzati in questa pubblicazione non contengono dettagli, o component derivati dal software, legati a copyright. L'Autore (ove non diversamente specificato) ha rilasciato le immagini nel dominio Creative Commons Attribution 4.0 International License.

L'Istituto Zooprofilattico Sperimentale dell'Umbria e delle Marche non ha alcuna compartecipazione o cointeressenza in questi prodotti, ne potrà essere considerato responsabile per la perdita di dati o danni derivanti dal loro uso. Per comunicazioni relative a questo tutorial scrivere a: [email protected], o contattare il numero telefonico: +39 075 343207; Fax: +39 075 343207. Redazione SPVet.it c/o Biblioteca Istituto Zooprofilattico Sperimentale UM, Via G. Salvemini 1; 06126 Perugia.

La presente documentazione [versione 1,2] è in progress. Si prega di segnalare eventuali errori o inesattezze, utilizzando il modulo per l'SPVet.it Open Peer Review, disponibile alla pagina: http://spvet.it/socialreview.html o inviando un messaggio all'indirizzo: [email protected].