PROCEDURA 4.1 Gestione della documentazione e delle registrazioni. Redazione (referente di processo) Responsabile Sistema Qualità (RSG)

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PROCEDURA 4.1

Gestione della documentazione e delle registrazioni

Ed.2 Rev.0 del 22/07/2014

Redazione (referente di processo) Andrea Marchesi

Responsabile Sistema Qualità (RSG)

Approvazione Silvio Braini

Rappresentante della Direzione (RDD)

Ed./Rev. Data Modifiche Autore

1/0 24/01/2014 Prima emissione Andrea Marchesi

2/0 22/07/2014 Seconda emissione Andrea Marchesi

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PROCEDURA 4.1

Ed.2 Rev.0 del 22/07/2014

1. Scopo

Questa procedura definisce il processo ed i criteri per assicurare:

a) l’identificazione dello stato di aggiornamento;

b) la responsabilità sulla correttezza del contenuto;

c) la disponibilità presso i centri di utilizzo nella versione aggiornata della documentazione del sistema qualità di origine interna ed esterna;

d) la rintracciabilità e la disponibilità delle registrazioni della qualità richieste in relazione alle esigenze di elaborazione dei dati o di legge;

e) la responsabilità nella corretta gestione e protezione dei dati conservati su supporto informatico.

2. Applicabilità

La presente procedura si applica alla gestione della seguente documentazione:

a) Documenti di origine interna

• Manuale della qualità

• Procedure Operative

• Moduli e Registrazioni b) Documenti di origine esterna

• Leggi nazionali, Regolamenti, Direttive Comunitarie

• Norme del Sistema Qualità

• Normative specifiche di settore

c) Dati contenuti nel sistema informatico dell’Istituto

• Siti internet (con accesso anche esterno)

• Siti intranet (con accesso interno) d) Registrazioni della qualità

3. Riferimenti

ISO9001 – par. 4.2.3 e 4.2.4;

4. Definizioni

• Informazioni: dati significativi dopo la loro elaborazione;

• Documento: Mezzo di supporto delle informazioni

• Procedura Operativa: descrizione di un processo o un’attività; una procedura può non essere necessariamente documentata salvo i casi previsti dalle norme di riferimento;

• Registrazione: documento che riporta i risultati ottenuti, o fornisce evidenza delle attività svolte, in modo strutturato ed evidente.

5. Responsabilità

Il Responsabile del Sistema di Gestione per la Qualità assicura la corretta applicazione della procedura nella gestione dei documenti di sistema e quelli previsti per il controllo dei processi.

6. Attività 6.1. Lingua

I documenti sono normalmente emessi in lingua Italiana, in casi o richieste specifiche possono essere emessi in lingua Inglese.

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PROCEDURA 4.1

Ed.2 Rev.0 del 22/07/2014

6.2. Formato

I documenti sono redatti su modelli standard definiti nell’ambito del Sistema di Gestione per la Qualità.

6.3. Identificazione dei documenti

Ogni documento interno deve contenere le seguenti informazioni in ogni sua pagina:

a) Logo dell’Istituto b) codice del documento;

c) tipo e titolo del documento;

d) titolo della sezione di riferimento e) indice di revisione e data;

f) indice di edizione (solo per il Manuale Qualità e Procedure Operative);

g) numerazione di pagina e totale pagine della sezione.

6.4. Approvazione dei documenti

I documenti interni sono approvati prima della loro emissione per assicurare la loro adeguatezza.

Il Manuale è approvato dal DS, le Procedure Operative sono approvate dal Rappresentante della Direzione. Le Procedure Operative indicano la responsabilità dell’approvazione di altri documenti necessari all’operatività del Sistema e dell’Istituto.

6.5. Distribuzione interna dei documenti

Avviene attraverso supporti cartacei oppure sistemi informatici, la copia cartacea firmata in originale viene mantenuta in un archivio nella Segreteria dell’Istituto.

6.6. Distribuzione esterna dei documenti

Il rilascio e/o la distribuzione estena di documenti interni dell’istituto può avvenire esclusivamente a seguito dell’autorizzazione del DS.

6.7. Distribuzione controllata dei documenti

I documenti di origine esterna necessari per la pianificazione o il funzionamento del Sistema di Gestione per la Qualità devono essere identificati (protocollo in ingresso) e la loro distribuzione controllata.

6.8. Documenti obsoleti

I documenti obsoleti sono ritirati dal Sistema documentale per la Qualità e smaltiti in base alla normativa vigente; nel caso in cui ci fosse la necessità di conservarli essi dovranno essere adeguatamente identificati su ogni pagina come “Obsoleti”.

6.9. Tenuta sotto controllo delle registrazioni

Le registrazioni necessarie al Sistema di Gestione per la Qualità sono identificate nel Manuale e nelle Procedure Operative.

Salvo diversamente specificato o previsto dalle disposizioni di Legge, il tempo di conservazione è stabilito in anni 5 (cinque), le copie cartacee sono mantenute in originale nella Segreteria dell’Istituto.

Possono essere utilizzati supporti informatici per garantire una rapida rintracciabilità, in questo caso le registrazioni sono mantenute nel Sistema Informatico dell’Istituto protette da un sistema di backup dei dati adeguato.

La responsabilità di archiviazione è dei referenti dei processi / sottoprocessi descritti nel Manuale Qualità.

Nel caso vengano indicati requisiti cogenti esterni, la tenuta delle registrazioni dovrà essere conforme agli stessi.

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PROCEDURA 4.1

Ed.2 Rev.0 del 22/07/2014

7. Sistema informatico elettronico

7.1. Disposizioni di carattere generale

E’ compito del referente interno per il Sistema Informatico (RSII) assicurare l’integrità dei dati informatici mediante:

7.2. Attuazione degli accessi ai dati

Il RSII è abilitato ad accedere alle schede dei profili dei vari utenti dei server e ad assegnare a ogni utente le modalità di accesso ai vari documenti.

Per la tutela della privacy e per motivi di sicurezza informatica, è responsabilità di ogni utente modificare periodicamente la propria password di accesso al sistema informatico.

7.3. Salvataggio periodico dei dati

E’ responsabilità del RSII eseguire il salvataggio periodico dei dati conservati presso i server aziendali secondo le modalità evidenziate nella tabella seguente:

File Server Frequenza Tipo Conservazione

Tutti Giornaliera Incrementale 1 mese

Settimanale Completo 3 mesi

7.4. Gestione dei siti internet aziendali

Siti WEB Gestione infrastruttura Gestione contenuti Responsabilità

Esterni Interna da parte di RSII Effettuata dalla funzione

competente

RSII

Interni Interna da parte di RSII

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Processo Sottoprocesso Struttura dedicata Flusso Documento /i in input o output Responsabile Documento di riferimento PO 07.05 E d . 1 R ev . 0 d el 22/ 0 7 /1 4 R e d . R S G App. DS

Erogazione del Servizio

Erogazione del servizio (07.03.05)

SI

RIPARTIZIONE ORARIA DEI MODULI 07.03.02

DIREZIONE

DS

DIREZIONE

ALBO DOCENTI

DS/RPiD

RPiD ASSEGNAZIONE

DOCENTI

PIANIFICAZIONE EROGAZIONE DELLE ATTIVITA'

FORMATIVE

RIUNIONE DI COORDINAMENTO INIZIALI PER AREA DISCIPLINARE COMMISSIONE

AUTONOMIA

EROGAZIONE DELLE ATTIVITA' FORMATIVE

DOCUMENTI DIDATTICI

VERIFICHE INTERMEDIE

MOD 07.05.01 VERBALE RIUNIONE DI COORDINAMENTO

INIZIALE

MOD 07.05.02 PROVA DI VERIFICA

RIUNIONE DI COORDINAMENTO INTERMEDIE PER AREA

DISCIPLINARE

COMMISSIONE

AUTONOMIA PREDISPOSIZIONE

ESAMI FINALI

COMPILAZIONE PORTFOLIO ALLIEVO

MOD 07.05.05 PORTFOLIO ALLIEVO PROGRAMMA

TEMPORALE DEI CORSI

DOCENTI SEGRETERIA

RICEVIMENTO DOMANDE

VERIFICA DOMANDE

DEFINIZIONE GRADUATORIE

ESAMI FINALI

ESITO

EMISSIONE DIPLOMA RIPETIZIONE

ANNO

SODDISFAZIONE UTENTI

TEST DI FINE MODULO

DS

RPgD

DOCENTI

RPiD

RPiD RPgD

MOD 07.05.03 RIUNIONE DI COORDINAMENTO

INTERMEDIA

MOD 07.05.04 TEST DI FINE MODULO

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Processo Sottoprocesso Struttura dedicata Flusso Documento /i in input o

output Responsabile Documento di riferimento

PO 07.03.01 E d . 1 R ev . 0 d el 22/ 07 /1 4 R e d . R S G App. DS

Progettazione del servizio

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ANALISI RELAZIONE

ELABORAZIONE PROPOSTA DI PROGETTO FORMATIVO

DIREZIONE

INIZIO

PROPOSTA PROGETTO FORMATIVO CONTATTI CON

AZIENDE

CONTATTI CON ENTI

CONTATTI CON ASSOCIAZIONI DI CATEGORIA

07.03.02 COMMISSIONE

AUTONOMIA FUNZIONE STRUMENTALE RAPPORTI CON L'ESTERNO

DIREZIONE

SEGRETERIA

Progettazione del Servizio

Analisi dei fabbisogni formativi (territoriali, nazionali,

internazionali ) (07_01)

MOD07.03.01_02 DS/RDD

COMMISSIONE AUTONOMIA

MOD07.03.01_01 CD

RICHIESTA DI SVILUPPO PROGETTO FORMATIVO

RELAZIONE

RPrD

ESAME DELLA PROPOSTA DI PROGETTO FORMATIVO

VALIDAZIONE INTERNA

DEFINIZIONE AZIONI CORRETTIVE

RIESAME DEL PROGETTO ANALISI

NORMATIVA NAZIONALE

ANALISI STCW

ANALISI DIRETTIVE UE

DS

RPrD

PROPOSTA DI PROGETTO FORMATIVO

MOD07.03.01 _04 SPECIFICA DI PROGETTO FORMATIVO DS

RPrD DSGA CONSIGLIO DI

ISTITUTO

CI

DS/RDD

RPrD ANALISI DI

FATTIBILITA ' MOD07.03.01_03

SCHEDA ANALISI DI FATTIBILITA'

SPECIFICA DI PROGETTO FORMATIVO COMMISSIONE

AUTONOMIA

SPECIFICA DI PROGETTO FORMATIVO

PUBBLICAZIONE DOCUMENTO COMMISSIONE

AUTONOMIA

RACCOLTA PROPOSTE DI CAMBIAMENTO /MIGLIORA

MENTO

PROPOSTE DI CAMBIAMENTO /AGGIORNA

MENTO/MIGLIORAMENTO

MOD07.03.01_05 SUGGERIMENTI DI MODIFICA ALLA SPECIFICA DI

PROGETTO FORMATIVO RPrD

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Processo Sottoprocesso Struttura dedicata Flusso Documento /i in input o

output Responsabile Documento di riferimento

PO 07.03.02 E d . 1 R ev . 0 d el 22/ 0 7 /1 4 R e d . R S G App. DS

Sviluppo del Servizio

Progettazione del servizio (07.03)

SI

FINE SI

NO FINE

DIREZIONE

DEFINIZIONE COMPETENZE 07.03.01

DIREZIONE Sviluppo

Piano Formativo (07.03.02)

DS/RDD

COLLEGIO DOCENTI CD

SPECIFICA DI PROGETTO FORMATIVO

RPgD

DS/RDD

RPiD

VERBALE DI VALIDAZIONE

MOD 07.03.01_04 SPECIFICHE PROGETTO FORMATIVO

VALUTAZIONE SPECIFICA DEL PROGETTO FORMATIVO

APPROVATO

APPROVAZIO NE

DEFINIZIONE LIVELLI DI COMPETENZE IN

USCITA

PIANIFICAZIONE DELLA PROGETTAZIONE DIPARTIMENTI

COMMISSIONE COORDINATORI COMMISSIONE CRITERI DI

VALUTAZIONE REDAZIONE

PROGETTO FORMATIVO

ORARIO

MODULI FORMATIVI

MOD 07.03.02.02 LIVELLI DI COMPETENZE

IN USCITA

CTS MOD 07.03.02.03

PROGRAMMAZIONE DIDATTICA

VALIDAZIONE PRE-EROGAZIONE

07.03.05

COMMISSIONE

AUTONOMIA PUBBLICAZIONE

NEL POF PIANO OFFERTA

FORMATIVA

DS/RDD

RPD

MOD 07.03.02.04 PROGETTO FORMATIVO

APPROVATO VERBALE DI NON

ACCETTAZIONE

RPrD

MOD 07.03.02.01 VERBALE DI NON ACCETTAZIONE

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PROCEDURA 8.2

Audit interni e valutazione di conformità

Ed 2 Rev.0 del 22/07/2014

Responsabile Sistema Qualità

Rappresentante della Direzione

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PROCEDURA 8.2

Ed 2 Rev.0 del 22/07/2014

1. Scopo

Questa procedura definisce il processo ed i criteri per:

a) pianificare, condurre e registrare gli audit sul Sistema di Gestione per la Qualità;

b) selezionare degli auditor.

2. Applicabilità

La procedura è applicabile ad audit (verifica ispettiva)di prima e seconda parte di Sistema e di processo.

3. Riferimenti

ISO9001 – par. 8.2.2;

MQ - sez. 8

Definizioni

Audit: processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze dell'audit e valutare con obiettività, per determinare la misura in cui siano soddisfatti i criteri di audit.

4. Responsabilità

Il responsabile del Sistema di Gestione per la Qualità ha la responsabilità di attuare il programma di audit attraverso il supporto del gruppo di auditor qualificati.

La seguente tabella riassume la sequenza delle attività legate all’audit e i ruoli coinvolti nell’esecuzione delle stesse:

Attività Ruoli coinvolti

Pianificazione degli audit Responsabile Sistema Qualità

Esecuzione di audit Audit team

Rapporto di audit Audit team leader

Revisione dei risultati degli audit Referenti dei processi verificati, Responsabile Sistema Qualità

5. Attività

5.1. Scopo dell’audit e pianificazione

Gli audit hanno lo scopo di valutare:

a) la conformità del Sistema di Gestione per la Qualità dell’I.S.I.S Nautico di Trieste con riferimento agli standard applicabili di riferimento, le leggi ed i regolamenti applicabili e all’organizzazione;

b) la sua effettiva implementazione e mantenimento nel tempo;

c) la sua adeguatezza e la capacità di raggiungere gli obiettivi pianificati.

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PROCEDURA 8.2

Ed 2 Rev.0 del 22/07/2014 I piano degli audit è mantenuto aggiornato nel tempo e contiene le seguenti informazioni:

a) processo, attività oppure funzione che deve essere verificata;

b) persone e ruoli che saranno coinvolti durante l’audit;

c) tipologia dell’audit;

d) standard di riferimento (ISO9001, STCW, D.M. 30/11/2007);

e) auditor oppure audit team;

f) data/periodo pianificato;

g) data effettiva di esecuzione dell’audit;

h) identificativo numerico progressivo/anno del rapporto di audit;

i) risultato sintetico dell’audit.

La frequenza degli audit è determinata dall’importanza e dalla criticità dei processi o aree dell’organizzazione.

Quando sono rilevate non conformità a seguito di audit interni oppure esterni, la frequenza degli audit deve essere aumentata.

5.2. Esecuzione dell’audit

Gli auditor preparano la verifica ispettiva sulla base della raccolta di informazioni appropriate relative il processo e le aree dell’organizzazione che saranno valutate, tipicamente è considerata la documentazione del Sistema di Gestione ed i risultati degli audit precedenti.

L'indagine viene effettuata attraverso interviste con il personale, l'esame di documenti, osservazioni di attività nelle aree coinvolte.

Gli auditor non devono effettuare audit sui processi/attività dove sono direttamente coinvolti.

5.3. Rapporto di audit

Il responsabile del gruppo di audit al termine dell’attività redige un rapporto basato sulle evidenze oggettive raccolte che contiene le seguenti informazioni:

a) data e luogo dell’audit;

b) processo/attività verificate;

c) standard di riferimento;

e) identificazione del team di audit;

f) referente del processo verificato;

g) obiettivi dell’audit;

h) commenti sui risultati;

i) criteri adottati;

j) documenti di riferimento;

k) argomenti trattati;

l) documenti ed evidenze esaminate;

m) descrizione e classificazione dei problem;

n) stato dei problemi identificati nel precedente audit (obbligatorio per non conformità)

Ogni problema evidenziato deve essere supportato da evidenze documentali raccolte durante la verifica ispettiva.

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PROCEDURA 8.2

Ed 2 Rev.0 del 22/07/2014

5.4. Classificazione dei problemi rilevati

L’audit è condotto con i seguenti criteri di classificazione:

Classificazione del problema Descrizione del problema

Non conformità (NC) problema rilevato su di un aspetto non conforme agli standard di riferimento che può compromettere l’efficacia del Sistema Qualità.

Osservazione (OSS) rappresenta un’anomalia sporadica o minore che non ha effetto sull’applicazione dei Sistema Qualità.

Opportunità di miglioramento (OI) rappresenta una potenziale non conformità oppure un aspetto conforme ai requisiti di riferimento che dovrebbe essere meglio gestito.

5.5. Riesame dei risultati dell’audit

Il referente del processo o dell’area verificata deve definire le azioni da intraprendere (piano d’azione correttiva) per le non conformità oppure le osservazioni rilevate. Le decisioni prese devono essere comunicate al Responsabile del Sistema Qualità attraverso un piano dettagliato secondo quanto descritto nella procedura PO 8.5 “Non confromità, reclami, azioni correttive e preventive”.

5.6. Requisiti di competenza degli auditor

L’organizzazione deve avere un team di auditor qualificati per verificare il Sistema di Gestione per la Qualità ed i requisiti nella norma di riferimento e le norme di settore applicabili.

L’auditor deve avere conoscenza generale in merito a:

a) metodi di conduzione delle verifiche ispettive (audit) di prima e possibilmente di seconda parte;

b) pratica e terminologia relativa il settore specifico (es.: istruzione, formazione, addestramento).

L’auditor deve avere competenza e conoscenza specifica in merito a:

a) principi dei sistemi di gestione per la qualità, la loro applicazione e terminologia;

b) requisiti degli standard di qualità;

c) strumenti per la qualità, metodi e la loro applicazione.

5.7. Registrazioni

a) Piano di audit b) Rapporti di audit

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PROCEDURA 8.5

Gestione delle azioni correttive e preventive

Ed 2 Rev.0 del 22/07/2014

Responsabile Sistema Qualità

Rappresentante della Direzione

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PROCEDURA 8.5

Ed 2 Rev.0 del 22/07/2014

1. Scopo

Questa procedura definisce il processo ed i criteri di gestione per:

a) eliminare le cause di non conformità e limitare il loro impatto a breve termine;

b) prevenirne la ripetizione;

c) eliminare le cause di non conformità potenziali, al fine di evitare che si verifichino.

2. Applicabilità

La procedura è applicabile nei seguenti casi:

a) deviazioni del Sistema di Gestione rispetto le normative applicabili, gli standard di riferimento o/e le procedure operative ( deviazioni generalmente identificate durante gli audit interni o esterni);

b) deviazioni rispetto gli obiettivi dal Sistema di Gestione dell’Istituto (generalmente identificate dal monitoraggio dei processi definiti nel Manuale Qualità);

c) deviazioni rispetto requisiti legali, ambientali o relative la sicurezza.

3. Riferimenti

ISO9001 – par. 8.5.2, 8.5.3 MQ - sez. 8

4. Responsabilità

La responsabilità della pianificazione del trattamento delle non conformità, delle opportunità di miglioramento e la successiva esecuzione delle azioni necessarie è assegnata ai referenti dei processi evidenziati nel Manuale di Gestione Qualità.

Le azioni correttive/preventive da intraprendere sono valutate ed approvate dal DS.

Il RSG ha la responsabilità di supervisione del processo di pianificazione ed esecuzione.

5. Attività

La seguente tavola descrive l’elenco delle attività per la gestione delle non conformità e delle opportunità di miglioramento:

Attività Non conformità Opportunità di miglioramento

Trattamento della non conformità X

Analisi delle cause X X

Azione correttiva X

Azione preventiva X

Verifica di efficacia X X

Registrazione delle non conformità X X

Le azioni intraprese devono essere commisurate alla gravità e l’importanza dei problemi, al loro impatto sull’efficienza del SGQ e la soddisfazione degli utenti.

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PROCEDURA 8.5

Ed 2 Rev.0 del 22/07/2014

5.1. Trattamento della non conformità

Le azioni devono essere pianificate ed implementate per:

a) rimuovere l’effetto della nonconformità;

b) mitigarne l’impatto.

5.2. Analisi delle cause

Le non conformità e le opportunità di miglioramento sono riesaminate per:

a) determinare le cause e/o le motivazioni;

b) definire azioni correttive/preventive correttamente identificate.

5.3. Azioni Preventive/Correttive

Quando necessario, le opportune azioni devono essere pianificate ed attuate al fine di eliminare le cause di non conformità effettive e potenziali e di migliorare l'efficacia del sistema.

Le azioni selezionate per l'attuazione deve essere adeguata all'importanza della non conformità e commisurata con il conseguente impatto, ma possono includere:

• formazione e sensibilizzazione del personale;

• cambiamenti nella organizzazione, processi, procedure e infrastrutture;

• altre azioni specifiche nei confronti di parti esterne interessate valutato di volta in volta;

• le azioni correttive sono estese ai processi e prodotti simili, di rimuovere la potenziale causa di non conformità.

5.4. Tracciabilità delle Non conformità

Ogni non conformità / opportunità di miglioramento è tracciata attraverso i seguenti dati (registrazioni):

• progressivo/ anno;

• tipologia del problema (Non Conformità oppure Opportunità di Miglioramento);

• data di rilevo del problema;

• registrazione di riferimento;

• standard di riferimento;

• area/processo che ha originato il problema;

• descrizione del problema;

• causa del problema;

• azione di contenimento (trattamento) del problema;

• azione correttiva / preventiva implementata;

• responsabile dell’implementazione;

• data limite dell’implementazione dell’azione correttiva / preventiva;

• stato del problema;

• data chiusura;

• evidenza della verifica di efficacia.

Documenti di Riferimento

MOD 8.5_1 Tracciabilità delle Non Conformità

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