Lavorare in gruppo:
l’integrazione delle
competenze
temi
1. Lavorare insieme 2. Lavoro di gruppo 3. Servizio
4. Sistema & Processo
5. Racconto del processo
6. Esperienza in campo
3
1.
Lavorare insieme
GRUPPO di LAVORO
Temporaneità
GRUPPO di PROCESSO
Multidisciplinarietà
Standardizzazione
LAVORARE IN GRUPPO
Collaborazione di risorse eterogenee,
per generare un prodotto o un servizio
5
ETEROGENEITÀ DELLE PERSONE
Ragion
d’essere del gruppo
Fonte di
criticità
La scintilla della vita nasce dal contrasto.
Carl Gustav Jung
Perché là dove manca la tensione tra contrari non c’è energia,
non si possono compiere ulteriori passi avanti.
“
7
2.
Lavoro di gruppo
I pilastri del lavoro di gruppo:
4 + 2 + 1
9
In un gruppo è facile che nascano conflitti.
“ Il jazz conferma l’importanza
di esprimere l’essenza dei tuoi sentimenti e la disponibilità a condividere
un progetto con altri.
11
La forza
del gruppo:
DARE
&
PRENDERE
GRUPPO di LAVORO
Bene
GRUPPO di PROCESSO
Servizio
13
3.
Servizio
Cliente co-attore
SERVIZIO
Interazione fra persone
Comunicazione guida il cliente
Giudizio soggettivo
15
GESTIONE DEL SERVIZIO
4.
Sistema & Processo
17
COMPLESSITA’
OTTICA DI SISTEMA
=
OTTICA DI SISTEMA
19
ORGANIZZAZIONE = SISTEMA
ORGANIZZAZIONE = SISTEMA APERTO
Trasformazione di input in output
Attività correlate per produrre
un risultato
Persone
PROCESSO
Come un gruppo di persone svolge attività correlate per generare una trasformazione utile per
il cliente del processo
21
ASPETTO CRITICO DEL PROCESSO
Il buon esito del processo è affidato alla
comunicazione interna fra le persone
23
5.
Racconto del processo
Presupposto per il successo
del gruppo:
25
condivisione del racconto:
- compiti di ognuno
- relazioni
LA METROPOLITANA DI LONDRA
27
LA REVISIONE DI HARRY BECK
favola
Cappuccetto Rosso
diagramma di flusso
Consegna
della merenda
29
ZoomUp
disegnare il
diagramma di flusso
Ingrandire e mettere a fuoco solo ciò che è importante Tracciare il passaggio di informazioni fra le persone
Le persone protagoniste della descrizione
ZoomUp
Il Gruppo disegna il diagramma di flusso
Scheda del Processo: clienti, scopo, attori, parti interessate, rischi,…
Matrice delle Attività: responsabilità, collaborazione, destinatari
Flusso Interfunzionale
attività ATTORE
A ATTORE
B ATTORE
C ATTORE
D ATTORE
E
Attività 1 R D
Attività 2 R C
? Attività 3 R
NO – Attività 4 R D
SI – Attività 5 R D
Attività 6 R D
Attività 7 C R
Attività 8 D R
Attività 9 R
31
IL LINGUAGGIO GRAFICO - I simboli
33
GLI ASPETTI CHIAVE DEL LAVORO DI GRUPPO
TITOLO DEL PROCESSO
ATTORE note A
ATTORE D ATTORE
C ATTORE
B
Attività 1
Attività 2
Attività 3
Attività 4
Attività 5
Attività 6
Attività 7
NO
SI
MODULO Abbb
ISTRUZIONE Abbb
PROCEDURA Abbb
GRUPPO
CLIENTE INTERNO
FORNITORE INTERNO
ALTRO
ATTORE
B
35
6.
Esperienza in campo
PROGETTO PILOTA
gennaio – aprile 2019
PROGETTO IN CORSO
4 processi
6 processi Centri Servizi
37
fase descrizione
1. PREPARAZIONE - Creazione dei gruppi di processo - Individuazione dei Processi.
- Incarico al Referente del Progetto. Presente in tutti gli incontri con i gruppi di processo, coordina le attività dei gruppi di processo.
- Comunicazione ai Gruppi di Processo
2. FORMAZIONE A. TEMA: Processo, Servizio e Linguaggio grafico.
- IMPOSTAZIONE: Principi, metodi e strumenti. Laboratorio dedicato a disegnare i flussi.
- DESTINATARI: Le persone che prendono parte ai gruppi di processo. Ca. 28 partecipanti - DURATA: 6 ore
- SCALETTA:
. Lavorare per processi.
Il gioco di squadra La trasformazione Il passaggio di informazioni . Il servizio come processo L’interazione Il ruolo del cliente
Il contributo della comunicazione . Raccontare il processo Il Metodo ZoomUp Il linguaggio grafico
. LABORATORIO: Disegnare il diagramma di flusso - SUPPORTI: Copia delle slide; dispensa Laboratorio
B. TEMA: Redazione della procedura. Con il Referente del Progetto, si mette a punto un format per le procedure, le istruzioni e la modulistica
- Il Referente sarà quindi in grado di scrivere le procedure partendo dai flussi.
3. RIESAME DEI PROCESSI
Per ogni processo sono previsti con la Consulenza 2 incontri di 4 ore cad.:
1. Avvio del gruppo. Creazione del gruppo: finalità, modalità, tempi. Redazione di: scheda del processo, matrice delle responsabilità, diagramma di flusso in bozza. Il gruppo, sotto la guida del Referente del Progetto, continua il lavoro di redazione completando con format, allegati, etc.
2. Chiusura. Completamento del flusso e impostazione della procedura.
Fra gli incontri i Gruppi di Processo proseguono nella descrizione del processo, coordinati dal Referente del Progetto
4. DIFFUSIONE Incontro di presentazione del metodo di analisi e descrizione dei processi.
DESTINATARI: tutto il personale dei Centri Servizi (ca 70 persone) DURATA: 2,5 ore
SCALETTA:
- Visione e vissuto del processo e del metodo; a cura di Erika Leonardi - Racconto dei flussi; a cura dei Responsabili Centri Servizi
PROGETTO : IL PROCESSO
GRUPPI PROCESSO
DIREZIONE GENERALE RESP. CENTRO SERVIZI REFERENTE PROGETTO CONSULENZA PERSONALE note
CENTRI SERVIZI
1. PREPARAZIONE2. FORMAZIONE3. RIESAME PROCESSI
Seleziona i processi e crea i Gruppi di Processo
Partecipa
Nomina Accetta
Comunica finalità e avvio del Progetto
Predispone documentazione in
uso
Conduce incontro di formazione
PROCESSO Partecipa
Partecipa Partecipa
1° incontro Avvio del gruppo Partecipa
Partecipa
Prosegue nel racconto Coollabora
2° incontro Chiusura Partecipa
Partecipa
Completa il racconto Coollabora
Redige procedura
Verifica procedura
Presenta procedura
Valuta procedura
Imposta Procedura Coollabora
Elenco:
- Gruppi di Processo - Partecipanti - Processi
Incarico
Comunicazione
Slide e Laboratorio
Format procedura
Flusso: Bozza
Flusso: Bozza
Flusso: Finale
Procedura : Bozza
Procedura
Invia invito all incontro
Organizza incontro
Prepara incontro Partecipa
Avvia incontro
Riceve invito
PROGETTI PILOTA
Redazione delle procedure da parte dei Gruppi di Processo
GESTIONE DEL CONSIGLIO DI DIPARTIMENTO
GESTIONE DEGLI ACQUISTI < 40.000€
GESTIONE DEI PROGETTI DI RICERCA FINANZIATI
RECLUTAMENTO DEL PERSONALE A SUPPORTO DELLA RICERCA
39
PROGETTI IN CORSO
CENTRI SERVIZI DIDATTICA
GESTIONE DELLE MISSIONI GESTIONE PROGETTI FORMATIVI SU INIZIATIVA DI ATENEO
GESTIONE DEL CICLO ATTIVO COMMERCIALE.
Ricerca, consulenza, formazione. Servizi. Brevetti e opere dell’ingegno. Seminari e convegni
GESTIONE PROGETTI FORMATIVI IN RISPOSTA A BANDO
GESTIONE DEL CICLO PASSIVO. Beni. Servizi. Lavori.
Fuori valuta
GESTIONE DEL PACCHETTO DI SERVIZI A
SUPPORTO DELLA DIDATTICA. Orari. Aule. Esami.
Diplomi. Idoneità Informatica. E-Learning GESTIONE DEI PAGAMENTI DEL PERSONALE SU
PROGETTI DI RICERCA
GESTIONE DEGLI STAGE E TIROCINI. Preparazione;
Organizzazione; Rendicontazione GESTIONE DEL CENTRO DI CONSULTAZIONE
PSICOLOGICA. Promozione. Richiesta della prestazione. Erogazione. Pagamento.
Rendicontazione
GESTIONE DELL’EROGAZIONE DEI CORSI DI STUDIO
Reclutamento docenti. Reclutamento tutor.
Organizzazione didattica. Organizzazione esami
41
Scomposizione in sotto-processi
1.
Accreditamento settennale
MOBILITÀ INTERNAZIONALE: "ERASMUS PER STUDIO" STUDENTI OUTGOING
2.
Partecipazione annuale
3.
Stipula accordi bilateriali
4.
Mobilità studente
5.
Rendicontazione
Scomposizione in sotto-processi Relazioni con altri processi
1 Progettazione PROGRAMMAZIONE
PERFORMANCE
2 Organizzazione
3 Erogazione
4 Rendicontazione
GESTIONE BILANCIO DI ESERCIZIO
GESTIONE PROGETTI FORMATIVI SU INIZIATIVA DI ATENEO
GESTIONE DEI PAGAMENTI DEL PERSONALE SU PROGETTI DI RICERCA – 1b. Personale non strutturato: contratto collaborazione PROFESSIONISTA
COLL. OCCASIONALE
/ INCARICATO RESP SCIENTIFICO REF
SEGR AMM
DIR DIPARTIMENTO
REF UFF LAV AUTONOMO
REF UFF TESORERIA
CAPO AREA PERS
/ DIR GEN BANCA note
Fase
PRO RECLUTAMEN
TO PERSONALE PER PROGETTI DI RICERCA
Registra dati anagrafici e contrattuali
Inoltra relazione di inizio attività Inoltra relazione di
fine attività
Firma e inoltra relazione
Riceve relazione firmata e inoltra Incarico
occasionale
?
Predispone autorizzazione al
pagamento Predispone notula
Inoltra relazione firmata ed eventuale notula NO
SI
Firma autorizzazione al
pagamento
Riceve, protocolla e inoltra
Incarico occasionale
?
Richiede fattura
Trasmette fattura
Controlla fattura
Fattura corretta
?
Predispone ordinativo SI
SI NO
NO
ISTR_02_NOTULA
ISTR_03_AUT PAGAM
ISTR_04_PROTOCOLLO T0 = DECORRENZA TEMPI PAGAMENTO
ISTR_04_FATTURA
2/2
43
MOBILITÀ INTERNAZIONALE: "ERASMUS PER STUDIO" STUDENTI OUTGOING - 2. Partecipazione annuale
AGENZIA NAZIONALE
RESP
UMI MIN TESORO
REF
UMI note
COMMISSIONE
EUROPEA CAPO AREA RETTORE
1.
Accreditamento settennale
Pubblica Call annuale
Invia Avvisi
Redige candidatura online
Prende visione Firma la candidatura
Inoltra la candidatura
Comunica finanziamento
Compila Accordo
finanziario Collabora
Richiede CUP Collabora
ISTR_03_per la redazione della Candidatura
ISTR_04_procedure interne UMI
Riceve avviso
Collabora
Riceve informazione
Riceve informazione
45
CONGRESSI E SEMINARI: LIQUIDAZIONE RELATORI ESTERNI – 2. Pagamento
REF
AMMIN note
RELATORE PROPONENTE REF UFF LAVORO
AUTONOMO REF UFF BANCA
TESORERIA
DIR DIPARTIMENTO /
DIRIGENTE / DG TITOLARE FONDI
Pagamento
1/2
Riceve e trasmette per firma 30 gg PER LIQUIDAZIONE DA
RICEVIMENTO
Firma
Inoltra ordinativo pagamento firmato
Effettua pagamento
Riceve notifica di pagamento e riconsegna pratica Riceve notifica di
pagamento
Registra l avvenuto pagamento su
PERLAPA
OGNI 6 MESI Invia situazione riepilogativa di attestazione con i dati dei seminari
Riceve informazione Richiede fattura
elettronica
Emette fattura e la trasmette
Fattura corretta
? NO
Emette ordinativo di pagamento
SI
ISTR_CS6_04
Firma
