Capitolo 6 – LA RIORGANIZZAZIONE DELLA MANUTENZIONE

(1)

CAPITOLO

6 –

LA

RIORGANIZZAZIONE

DELLA

MANUTENZIONE

6.1 CODIFICA DELLE MACCHINE E DELLE ATTREZZATURE

L’attività di codifica delle macchine e delle attrezzature di proprietà dell’azienda, localizzate all’interno dello stabilimento PWI di Lugnano, si è sviluppata attraverso le seguenti fasi: 1. Inventario delle macchine e delle attrezzature presenti in stabilimento;

2. Progettazione del codice da applicare su ciascuna apparecchiatura individuata; 3. Codifica delle macchine e delle attrezzature.

6.1.1 Inventario delle Macchine e delle Attrezzature presenti in stabilimento

Per prima cosa si è deciso di predisporre un inventario di tutte le macchine e le attrezzature di proprietà dell’azienda localizzate sulle linee produttive o all’interno dei reparti.

Tale attività è stata intrapresa in ragione del fatto che il file excel “Elenco Macchine ed Impianti” che si è riusciti a rintracciare era incompleto, non aggiornato, e presentava molte lacune e punti oscuri; inoltre poiché l’obiettivo finale che ci siamo prefissati è quello di costruire un codice parlante con cui identificare tutte le apparecchiature, si è resa necessaria un’analisi diretta sulla linea produttiva delle macchine e delle attrezzature, onde individuare la precisa funzione d’uso e poter definire delle famiglie e dei tipi con cui raggruppare e catalogare i diversi dispositivi.

Tale attività ha richiesto circa una settimana di lavoro, in quanto all’interno dello stabilimento sono presenti 33 linee produttive, ed ogni una di esse è composta da più macchine ed attrezzature, le quali avvolte si discostano significativamente in termini di funzioni d’uso l’una dall’altra.

Per lo svolgimento di tale attività ci si è avvalsi della collaborazione degli operatori di linea, nonché delle conoscenze tecniche dei manutentori, riuscendo a redigere un elenco in formato

(2)

excel di 697 apparecchiature, tra macchine, attrezzature, collaudi, utensili pneumatici e tamponi di collaudo.

Figura 6.1 – Inventario delle Macchine presenti all’interno dello stabilimento PWI di Lugnano

Come è possibile osservare, per ciascuna macchina o attrezzatura presente sulla linea si è registrato:

• il nome della linea presso cui è attualmente istallata;

• la postazione all’interno della linea dove la macchina è ubicata: tale postazione, indicata

con un numero progressivo a partire da 0 (numero sempre associato all’Andon, dove questo è presente), è definita sulla base della sequenza delle attività di assemblaggio e lavorazione che vengono eseguite sulle pompe all’interno della cella produttiva, in maniera da rispecchiare il ciclo di lavoro definito dal manufacturing;

• una descrizione che vuol identificare in prima battuta la famiglia cui la macchina

appartiene;

• una descrizione, formulata di concerto con gli operatori di linea in relazione spesso alla

funzione che tale macchina è chiamata a svolgere o al tipo di azionamento che la contraddistingue, che vuol definire la tipologia di macchina all’interno della famiglia;

(3)

• il fornitore, individuato sulla base delle targhette (quando queste sono presenti)

applicate da quest’ultimo sulla macchina.

Terminata questa prima fase si è passati a quella immediatamente successiva.

6.1.2 Progettazione di un codice parlante da applicare su ciascuna apparecchiatura individuata

Una volta che si è avuta una panoramica completa delle macchine e delle attrezzature presenti all’interno dello stabilimento, si è fatta un’analisi della situazione tesa a identificare quali erano le caratteristiche che il codice avrebbe dovuto avere; da tale attività sono emerse le seguenti considerazioni:

• il codice sarebbe dovuto essere un codice parlante, in maniera da consentire

un’identificazione immediata dell’apparecchiatura; questo aspetto, oltre a facilitare la lettura del codice da parte del manutentore che si trova a dover registrare il lavoro eseguito sulla specifica machina, permette agli operatori di produzione di acquisire maggior consapevolezza dell’apparecchiatura sulla quale operano quotidianamente, nonché una più efficace segnalazione del guasto o dell’anomalia al responsabile della manutenzione, il quale capisce subito qual è la macchina interessata al problema;

• la struttura del codice avrebbe dovuto avere un numero di caratteri ed un numero di

campi tali da rispettare i vincoli imposti dal sistema informatico gestionale dell’azienda (SAP), in maniera tale da consentire un futuro inserimento dei codici nel sistema; per tale ragione sono stati presi contatti con l’information technology per capire quali erano gli aspetti da considerare e le problematiche da tener presenti in fase di elaborazione del codice;

• i campi del codice sarebbero dovuti essere stabiliti in funzione della struttura che

dovrebbe avere il programma di gestione della manutenzione, e delle informazioni che si desidera ricavare da un’analisi dei guasti e delle fermate su ciascuna linea produttiva e macchina.

A partire da tali considerazioni è stata formulata la seguente proposta, la quale una volta riportata sull’elenco delle macchine presenti all’interno delle stabilimento, è risultata di

(4)

immediata comprensione e soprattutto capace di descrivere l’intero parco macchine di cui dispone l’azienda, in maniera semplice, diretta e priva di equivoci.

Figura 6.2 – Codice Macchina

Il codice è composto da 11 caratteri alfa-numerici suddivisi in 3 campi:

1. CODICE della FAMIGLIA, espressione composta da 4 caratteri alfabetici, i primi tre dei quali identificano la famiglia a cui la macchina appartiene, mentre l’ultimo serve per separare il campo da quello successivo è permettere una più immediata comprensione sia del codice che delle caratteristiche della macchina a cui esso fa riferimento;

2. CODICE del TIPO, espressione anch’essa composta da 4 caratteri alfabetici, la quale presenta le stesse caratteristiche che contraddistinguono il primo campo, in riferimento però alla tipologia di macchina all’interno della famiglia;

3. PROGRESSIVO, espressione composta da 3 caratteri numerici, che identifica la macchina all’interno del tipo e della famiglia, permettendo di sapere quante macchine dello stesso tipo e della stessa famiglia sono presenti nelle sede dell’azienda cui si fa riferimento.

Una volta definito il formato del codice, è stato associato un codice a ciascuna macchina ed attrezzatura identificata nella precedente fase di inventario (Figura 6.3).

Da sottolineare il fatto che si è deciso di non codificare alcune tipologie di attrezzature, quali gli avvitatori, le spillatici, gli sparachiodi, gli sparasilicone e i trapani pneumatici, che al momento del guasto vengono direttamente sostituiti con altri presenti a magazzino, senza effettuare nessun tipo di riparazione.

Per tale tipologia di utensili è stata presa la decisione di rimandare la codifica al momento in cui si sarebbe dovuto affrontare il problema della codifica dei materiali e delle parti di

COL - CFR - 001

CODICE della FAMIGLIA

CODICE del

(5)

ricambio presenti nel magazzino della manutenzione, inserendo tali dispositivi tra le parti di ricambio da tenere a scorta.

Figura 6.3 – Inventario delle Macchine Codificate all’interno dello stabilimento

6.1.3 Codifica delle Macchine e delle Attrezzature

Una volta terminata l’attività di codifica a livello elettronico delle macchine e delle attrezzature presenti all’interno dello stabilimento, è stato necessario stabilire come realizzare l’etichetta da apporre sulle apparecchiature.

Le possibilità erano 3:

1. Realizzare etichette metalliche su cui incidere tramite opportuna maschera di tracciatura il codice della macchina e la descrizione del tipo;

2. Realizzare etichette adesive tramite apposita macchina etichettatrice, su sui stampare il codice della macchina;

3. Realizzare etichette adesive tramite un programma già utilizzato a livello di stabilimento per la stampa dei kanban e delle etichette da apporre sulle confezioni dei prodotti finiti, sulle quali riportare il codice della macchina e la descrizione del tipo.

(6)

La scelta è ricaduta su quest’ultima possibilità, in quanto ci saremmo potuti avvalere del programma di stampa automatico già utilizzato in azienda, riducendo i tempi, ed inoltre avremmo ottenuto delle etichette adesive, come quella riportata di seguito, che all’occorrenza sarebbero potute essere ritagliate per essere applicate su macchine o attrezzature le cui dimensioni o caratteristiche avrebbero altrimenti reso difficile l’applicazione.

Figura 6.4 – Etichetta Riporta sulle Macchine

Come è possibile osservare, un codice di questo tipo, contenente anche la descrizione della famiglia e del tipo, applicato alle macchine, permette anche di far acquisire maggiore familiarità all’operatore con le apparecchiature su cui si trova quotidianamente a lavorare. Stampate tutte le etichette si è provveduto ad applicarle su ogni macchina ed attrezzatura presente all’interno dello stabilimento, rimuovendo i vecchi codici la dove questi erano presenti (per evitare ulteriore confusione negli operatori di produzione e di manutenzione) e realizzando un archivio fotografico delle macchine e delle attrezzature che permettesse di identificare all’occorrenza la macchina associata a ciascun codice, ed allo stesso tempo ciascuna apparecchiatura presente su ogni linea, nonché la trasmissione della conoscenza in merito al tipo di macchina per i futuri operatori o stagisti che si troveranno ad essere inseriti in una realtà delle dimensioni dell’azienda di cui stiamo parlando, in cui, sia per numerosità che per tipologia, si ha una panoramica impiantistica molto varia ed articolata.

(7)

6.2 RIORGANIZZAZIONE DEL MAGAZZINO DELLA MANUTENZIONE

Nella riorganizzazione del magazzino della manutenzione sono stati seguiti i principi dettati dalla metodologia delle “5s”, già analizzata al paragrafo 2.3.6, la quale focalizza la sua attenzione sull’ordine, l’organizzazione, la pulizia e la standardizzazione.

Per ottenere i risultati che ci si prefigge con l’applicazione di questa filosofia, occorre mettere in pratica 5 azioni fondamentali:

1. Separare il necessario dal superfluo ed eliminare quest’ultimo; 2. Sistemare ed organizzare l’area di stoccaggio;

3. Pulire e rimuovere le eventuali problematiche che si manifestano a seguito della pulizia; 4. Definire procedure standard per la pulizia, il controllo e le attività di carico e prelievo; 5. Mantenere e migliorare gli standard definiti ed implementati.

Di seguito sono descritte le attività che si sono svolte durante l’implementazione di ciascuna delle 5 fasi all’interno del magazzino e dell’officina della manutenzione.

6.2.1 Selezione ed Eliminazione

Partendo dal principio che occorre tenere a portata di mano solo l'indispensabile, mentre i materiali, gli strumenti e le attrezzature che non vengono frequentemente utilizzati devono essere stoccati in un'area separata e quelli che invece non vengono adoperati dovrebbero essere allontanati dalle postazioni di lavoro ed eliminati dal magazzino della manutenzione, è stata fatta, in collaborazione con i componenti del team di manutenzione, un’attenta analisi di quello che era presente a magazzino e di quello che invece era ubicato all’interno dell’officina in prossimità dei banchi di lavoro.

A fronte di tale attività si è quindi proceduto ad individuare il materiale e le parti di ricambio di cui non si fa più uso, ad imballarle ed a rimuoverle, destinandole o ai container, nel caso in cui l’articolo si è pensato potesse tornare utile in futuro per far fronte a delle emergenze, o per realizzare modiche sulle linee produttive, oppure direttamente alla zona di smaltimento dei rifiuti.

(8)

6.2.2 Pulizia

La seconda fase dei lavori è consistita nel rimuovere la sporcizia presente all’interno dei locali, ed in particolare tra le scaffalature del magazzino della manutenzione, nell’intento sia di rendere tali zone più “abitabili” e facilitarne l’accesso, che di mettere in evidenza tutti i materiali, le parti di ricambio e le confezioni ancora sigillate presenti a magazzino ma di cui prima non si era a conoscenza a causa del caos e della sporcizia che caratterizzava l’area adibita al loro stoccaggio.

Infatti, nell’eseguire operazioni di pulizia si è potuto individuare oggetti dimenticati, a causa della gestione totalmente a vista che caratterizza il magazzino, ed allo stesso tempo ci si è resi conto della necessità di predisporre scaffalature o raccoglitori più idonei all’allocazione degli articoli, in maniera da evitare che questi vengano di nuovo ricoperti dello sporco e poi dimenticati.

Se l’ispezione e la pulizia vengono eseguite sistematicamente sono rapide e poco dispendiose e nel lungo periodo permetto un consistente risparmio di tempo; viceversa, se questo accade molto di rado, come nel caso specifico, queste determinano la necessità di disporre di risorse umane esclusivamente dedicate a tali attività, con un dispendio di energie e di tempo superiore a quello che invece sarebbe necessario.

I risultati cui si è giunti attraverso le prime due fasi del processo d’implementazione delle “5” sono ben evidenziati nelle seguenti fotografie.

(9)

Figura 6.9 e 6.10 – Scaffalature del Magazzino Manutenzione prima e dopo la selezione e la pulizia

6.2.3 Sistemazione ed Organizzazione

La fase successiva è consistita nel mettere in ordine gli utensili, gli strumenti, i materiali di consumo e le parti di ricambio con l’obiettivo di rendere il tutto immediatamente disponibile quando occorre e ridurre al minimo sia gli spostamenti, che le ubicazioni.

Per riuscire ad ottenere i risultati desiderati è stato necessario per prima cosa stabilire quali materiali dovevano essere localizzati in prossimità dei banchi di lavoro situati nell’officina della manutenzione, poiché quotidianamente impiegati per eseguire le riparazioni ed attrezzare nuove apparecchiature, e quali invece potevano essere stoccati al piano superiore dove ha sede uno dei due locali che costituiscono il magazzino delle manutenzione.

In tal senso, tutta la viteria, la bulloneria, la componentistica pneumatica (valvole, raccordi, curve, ecc.), e quella elettrica (relè, capicorda, ecc) è stata rimossa dalla precedente ubicazione, e dalle confezioni ancora sigillate che sono emerse a seguito delle precedenti fasi, ed è stata collocata in un’apposita scaffalatura realizzata dagli operatori di manutenzione, è collocata al posto degli armadi chiusi che occupavano in precedenza l’area adiacente ai banchi di lavoro.

In questo modo, oltre a rendere immediato l’accesso al materiale di cui di volta in volta i manutentori hanno bisogno, è stato migliorato il controllo sul livello delle giacenze relativamente agli articoli maggiormente utilizzati: infatti, la sostituzione delle vecchie scatole e dell’armadio chiuso con una scaffalatura aperta costituita da cassetti in plastica trasparenti, oltre a garantire un’immediata individuazione del materiale, permette di monitorarne

(10)

visivamente il livello di giacenza e di lanciare la Richiesta d’Acquisto prima che si verifichi lo stock-out e la conseguente interruzione del lavoro.

Figura 6.11 e 6.12 –Ubicazione dei materiali di consumo prima e dopo la sistemazione e l’organizzazione

Portata a termine tale attività si è provveduto a sistemare quanto rimosso e contenuto all’interno degli armadi, definendo le nuove ubicazioni in funzione dell’utilizzo e dell’ingombro, e cercando di ottimizzare gli spazi (ristretti) disponibili all’interno dell’officina; quando questo non è stato possibile, si sono spostati gli armadi nel secondo locale adibito a magazzino della manutenzione, in quanto essendo luogo di passaggio fra due reparti adiacenti (saldatura e prototipi), si presta molto bene alla collocazione di scaffali chiusi, che ne limitino il libero accesso.

Per quanto riguarda invece il locale situato sopra l’officina, una volta liberato dalla sporcizia, e sgomberato da tutte le scatole spostate e sistemate nei nuovi scaffali adiacenti ai banchi di lavoro, si è provveduto a riorganizzare la disposizione dei materiali cercando di raggruppare la componentistica elettrica, quella pneumatica, quella idraulica e quella meccanica, ed allo stesso tempo di definire quali parti di ricambio sarebbero dovute rimanere in questo locale, e quali invece sarebbe stato meglio spostare nell’altro locale adibito a magazzino.

Nell’effettuare tale scelta si è tenuto conto dell’ingombro e del peso di ciascuna parte di ricambio, cercando di destinare quelle più gravose al magazzino adiacente al reparto saldatura, in quanto quest’ultimo si trova al piano terra, può consentire l’accesso tramite transpallet ed allo stesso tempo, come nel caso degli armadi, si presta maggiormente ad accogliere parti difficilmente movimentabili e prelevabili individualmente senza l’ausilio di apparecchiature di trasporto ben identificabili, e che quindi garantiscono l’immediata percezione del tentativo di prelievo.

(11)

Un altro intervento è consistito nell’allocazione di ogni materiale rimasto all’interno di scatole sigillate ubicate al piano terra del magazzino sopra l’officina della manutenzione, in apposite cassettiere che ne garantissero il riconoscimento e la visualizzazione del livello di giacenze. Quando possibile, soprattutto in ragione della disponibilità delle cassettiere, è stata adottata la stessa soluzione utilizzata per l’allocazione della materiale di consumo, ovvero si sono utilizzate cassette di plastica trasparenti, in maniera tale da ottenere gli stessi benefici in termini controllo visivo delle giacenze e di rintracciabilità degli articoli da parte del personale di manutenzione.

Figura 6.13 e 6.14 – Dispositivi di Immagazzinamento utilizzati prima e dopo la sistemazione e l’organizzazione

Così come per il materiale di consumo, sono state svolte attività di selezione, eliminazione, pulizia e sistemazione anche in prossimità dell’area adibita a magazzino del vestiario e dei dispositivi di protezione individuali, inventariando quanto presente e riorganizzandone il layout delle ubicazioni, senza però sostituire le cassettiere adibite allo stoccaggio degli articoli, in quanto ritenute idonee all’uso previsto.

6.2.4 Standardizzazione

Un modo per consolidare gli standard è l'uso di etichette, segnali, cartelli, di conseguenza è stata intrapresa un’attività di etichettatura su tutti gli articoli presenti nel magazzino della manutenzione.

(12)

6.2.4.1 Codifica dei Materiali di Consumo

In prima battuta è stato deciso di apporre delle etichette adesive, o dei cartellini, che riportassero la descrizione dell’articolo e, dove possibile, il codice del fornitore (se questo è unico per quel determinato articolo).

Figura 6.15 - Etichettatura dei Materiali di Consumo

Fatto ciò, nell’intento di uniformare la gestione del magazzino della manutenzione a quella del magazzino centrale e con l’obiettivo di predisporre un sistema di gestione che monitorasse costantemente le quantità presenti a magazzino, si è progettato è formalizzato un codice alfanumerico da associare ai materiali di consumo presenti all’interno dei locali della manutenzione.

Figura 6.16 – Codice Materiali Magazzino Manutenzione

Come è possibile osservare il codice rispecchia abbastanza quello adottato in precedenza per codificare i macchinari; ciò è dovuto alla buona riuscita che ha avuto quest’ultimo, e ad accordi presi con l’information technology sulla forma e la lunghezza del codice, in prospettiva di un futuro inserimento in SAP.

MAE- 001-

001

CODICE della FAMIGLIA CODICE del TIPO

CODICE ASSOCIATO alle CARATTERISTICHE

(13)

Ciò che però lo caratterizza rispetto al codice utilizzato per le macchine, oltre alle etichette che impiegate per collocarlo nei luoghi di stoccaggio del materiale, sono i seguenti aspetti: 1. Il CODICE della FAMIGLIA, un’ espressione di 4 caratteri alfabetici, composta da tre

sottocampi:

le prime due lettere evidenziano il fatto che si tratta di un materiale stoccato presso

il magazzino della manutenzione (MA);

la terza lettera identifica in maniera precisa a quale famiglia del magazzino della

manutenzione il materiale appartiene:

FAMIGLIE MATERIALI CODICE FAMIGLIA ARREDAMENTO E CANCELLERIA MAF- CARPENTERIA E MATERIALE GREZZO MAC-

ELETTRICA MAE-

IDRAULICA MAI-

MATERIALE GENERICO MAG-

MECCANICA MAM-

PNEUMATICA MAP-

PRODOTTI CHIMICI MAX-

SICUREZZA MAS-

UTENSILERIA MAU-

VESTIARIO MAV-

ATTREZZERIA MAA-

PARTI DI RICAMBIO MAR-

Figura 6.17 – Codice Famiglia Materiali Magazzino Manutenzione

l’ultimo carattere serve per separare il campo da quello successivo è permettere

una immediata comprensione sia del codice che della famiglia cui il materiale fa riferimento.

2. Il CODICE del TIPO, un’espressione di 4 caratteri costituita da 3 numeri che identificano il tipo di materiale all’interno della famiglia, e da un carattere di separazione che ha la stessa funzione di quello utilizzato nel campo della famiglia.

3. Il CODICE ASSOCIATO ALLE CARATTERISTICHE TECNICHE, un’espressione di

3 caratteri numerici, che identifica lo specifico materiale all’interno del tipo e della famiglia, in riferimento alle caratteristiche tecniche ed alle sue proprietà.

(14)

Di seguito si riporta uno spaccato dell’elenco degli 890 articoli ad oggi codificati. Da sottolineare il fatto che per risalire a tale elenco e poter formalizzare un codice che si adattasse alla realtà del magazzino della manutenzione è stato fatto un lavoro preparatorio teso ad estrapolare dagli ordini effettuati nel periodo dal 01/01/2006 al 31/03/2007 ai tre maggiori fornitori cui si rivolge il reparto manutenzione, quali erano i materiali per i quali erano stati emessi più ordini, ed i quantitativi mediamente riordinati. Tale attività si è resa necessaria in quanto la numerosità dei materiali di consumo e le condizioni in cui versava inizialmente il magazzino della manutenzione, non permettevano l’effettuazione di un’attività di inventario che allo stesso tempo permettesse la pulizia e la riorganizzazione dei locali, e l’individuazione di tutte le famiglie ed i tipi presenti a magazzino, in un tempo ragionevole e con l’alternanza di diversi manutentori impegnati in questa attività.

Figura 6.18 – Elenco dei Materiali di Consumo

L’attività di codifica appena descritta non è tuttora terminata, in quanto deve essere effettuato un inventario dei codici presenti all’interno del magazzino e devono essere sostituite le etichette riportanti la descrizione e l’eventuale codice del fornitore, con le nuove etichette riportanti la descrizione ed il codice interno del materiale.

(15)

6.2.4.2 Codifica delle Parti di Ricambio

Un altro aspetto che è stato necessario affrontare durante questa fase è stata la codifica delle parti di ricambio.

Innanzi tutto c’è da sottolineare il fatto che, nel conteso produttivo a cui facciamo riferimento, come parti di ricambio si intendono motori, centraline e cilindri idraulici, forchette ed aghi, catene, cinghie,ecc..

Tra queste ci sono anche parti di ricambio che, oltre a trovarsi all’interno del magazzino della manutenzione, sono stoccate anche in prossimità della linea produttiva, all’interno di scatole allocate in spazi appositamente predisposti tra gli scaffali dei supermarket di produzione. La situazione appena descritta caratterizza il reparto motori, un’area particolarmente critica e strategica per la produzione, la quale richiede, oltre a due manutentori dedicati, la presenza di parti di ricambio a bordo cella, per poter, ogni volta che si verifica un guasto, intervenire tempestivamente e riavviare la produzione nel più breve tempo possibile. Questo fatto fa sì che per le parti di ricambio esista una duplice gestione: quella sotto la responsabilità del capo reparto dei motori, e quella sotto la responsabilità del TPM Coordinator.

In ragione di tali considerazioni e di altre osservazioni emerse durante la fase di analisi della situazione iniziale, è stato deciso di progettare un codice che rispecchiasse le caratteristiche di quello definito per i materiali di consumo e di associare al tipo un range numerico ben definito (da 700 a 999).

Di seguito è riportata una figura che illustra la struttura del codice realizzata per la codifica delle parti di ricambio.

Figura 6.19 – Codice Parti di Ricambio

MAR- 700-

001

CODICE della FAMIGLIA CODICE del TIPO

CODICE ASSOCIATO alle CARATTERISTICHE

(16)

Allo stato attuale sono state codificate soltanto alcune delle parti di ricambio presenti all’interno del magazzino della manutenzione; di seguito è riportato l’elenco dei componenti ad oggi codificati.

Figura 6.20 – Elenco delle Parti di Ricambio

Resta da completare l’inventario delle parti di ricambio presenti in magazzino, da codificarle e da definirne l’ubicazione.

(17)

6.2.4.3 Mappatura del nuovo Magazzino della Manutenzione

Allo stato attuale non essendo stata completata l’attività di inventariato dei codici e delle parti di ricambio presenti all’interno del magazzino della manutenzione, non è stato possibile definire e formalizzare una mappatura completa degli articoli presenti a magazzino.

Nonostante ciò sono state avanzate delle proposte in merito alla possibilità di progettare e realizzare un nuovo layout del magazzino, e codificare le singole postazioni seguendo la codifica utilizzata in stabilimento per gli scaffali utilizzati per lo stoccaggio delle materie prime e dei prodotti finiti.

Per quanto riguarda la possibilità di modificare il layout attuale, prese le misure dei locali adibiti a magazzino della manutenzione e degli scaffali attualmente impiegati, e stimate le superfici ed i volumi utili a fronte di quelli invece occupati, si è effettuata una ricerca sulle scaffalature per magazzini attualmente disponibili sul mercato che potessero garantire le stesse caratteristiche ad un costo contenuto, è si è formulata la seguente proposta: sostituire l’attuale configurazione a lisca di pesce degli scaffali, con una configurazione circolare ed uno scaffale centrale adibito allo stoccaggio delle parti di ricambio.

Figura 6.21 – Stima delle Superfici e dei Volumi Utili ed attualmente Occupati

AREA DISPONIBILE (m2 ) VOLUME DISPONIBILE (m3 ) 97,910624 OGGETTO # LUNGHEZZA (mm) PRODFONDITA' (mm) ALTEZZA (mm) SUPERFICIE OCCUPATA (m2 ) VOLUME OCCUPATO (m3 ) SUPERFICIE UTILE (m2 ) VOLUME UTILE (m3 ) SCAFFALE - A 6 2870 1070 1900 18,4254 35,00826 - Montanti 4 80 70 1900 - Piano 0 2710 1070 700 2,8997 2,02979 - Piano 1 2710 1070 680 2,8997 1,971796 - Piano 2 2710 1070 520 2,8997 1,507844 52,1946 33,05658 SCAFFALE - B 1 1185 450 1970 0,53325 1,0505025 - Piano 0 1185 450 260 0,53325 0,138645 - Piano 1 1185 450 350 0,53325 0,1866375 - Piano 2 1185 450 350 0,53325 0,1866375 - Piano 3 1185 450 480 0,53325 0,25596 - Piano 4 1185 450 280 0,53325 0,14931 1,59975 0,5919075 ARMADIETTO - C 8 470 690 1010 2,5944 2,620344 - Piano 0 0,3243 0,109181 - Piano 1 0,3243 0,109181 - Piano 2 0,3243 0,109181 7,7832 2,620344 ARMADIETTO - D 2 500 640 1050 0,64 0,672 - Piano 0 0,32 0,112 - Piano 1 0,32 0,112 - Piano 2 0,32 0,112 1,92 0,672 22,19305 39,3511065 63,49755 36,940832 44,43% 40,19%

LAYOUT ATTUALE: SUPERFICIE & VOLUME COMPLESSIVIMANTE OCCUPATI 49,9544

(18)

Inoltre è stato proposto di riutilizzare gli attuali scaffali all’interno dei container, dove attualmente le macchine, le attrezzature, le parti di ricambio e gli utensili vari vengono disposti accatastati sui pancali ed uno di seguito l’altro, ostacolando l’accesso ai locali ed il prelievo di ciò di cui si ha bisogno.

Allo stato attuale non è però stato fatto un progetto su Autocad che definisca il nuovo layout che il magazzino dovrà possedere e che evidenzi gli spazi utili per lo stoccaggio e le vie di accesso alle scaffalate. Tale attività è stata rimandata all’immediato futuro, una volta che sarà stata completata l’attività di inventariato e codifica degli articoli presenti all’interno del magazzino.

Per quanto invece riguarda la codifica dei punti di stoccaggio, si è adottato lo steso sistema utilizzato all’interno dello stabilimento per lo stoccaggio delle materie prime e dei prodotti finiti:

Figura 6.22 – Codice della Locazione

La mappatura del magazzino attraverso una codifica delle locazioni, come quella riportata, consente di individuare velocemente le varie postazioni e di definire una posizione ben precisa per lo stoccaggio dei materiali e delle parti di ricambio.

Il Codice della Locazione, di tipo alfanumerico, si articola su 5 campi:

• AREA, l’area all’interno dello stabilimento in cui si trova il magazzino. Lo stabilimento

è stato diviso in 3 grandi zone chiamate N (nord), C (centro) e S (sud) sulla base della loro posizione geografica, che sono state a loro volta scomposte in 3 grandi aree facendo in modo che risultasse il solito numero di scaffali in ciascuna area. Tale suddivisione è riportata nella figura alla pagina seguente.

SB 01

A

00

1

(19)

Figura 6.23 – Suddivisione in Zone ed Aree di stoccaggio dello Stabilimento

L’area in cui trovano sede i locali adibiti a magazzino della manutenzione è quella contraddistinta dall’etichetta “SB”.

• SCAFFALE, ovvero il numero progressivo associato a ciascuno scaffale presente

all’interno dell’area; allo stato attuale, non avendo terminato la sistemazione del magazzino e non avendo ancora definito il layout definitivo che quest’ultimo dovrà avere, invece di inserire un numero sono stati inseriti due caratteri di underscore “__”, in maniera tale da non vincolarci ad un numero che molto probabilmente dovrà ben presto essere modificato se si cambieranno le scaffalature;

• CAMPATA, ovvero il volume all’interno dello scaffale delimitato dalla struttura dello

stesso; tale campo è identificato attraverso una lettera dell’alfabeto, in maniera da evitare l’insorgere di errori da parte degli operatori ed avere immediatamente chiara la distinzione tra le aree, gli scaffali, le campate.

• PIANO, le campate sono composte da vari piani i quali sono stati numerati in ordine

crescente dal piano più basso a quello più alto.

• LOCAZIONE, posizione all’interno del piano; poiché sul piano c’è la possibilità di

inserire più di un contenitore; tale campo è identificato attraverso un numero che cresce spostandosi sul piano da sinistra verso destra.

Di seguito è riportata una figura che sintetizza lo schema seguito per la progettazione del codice delle locazioni, e due immagini che mostrano l’unica zona al momento codificata all’interno del magazzino della manutenzione, ovvero quella relativa allo stoccaggio del

QUADRI ELETTRICI VLR 2/4 e 8/16 VLR 32 B IO X P R IO X GRUPPI PRESSURIZZAZIONE VIP MJ / R2S EQUILIBR. FINITURA - IMBALLI AQUAMATIC EP -MATERIALI POLONIA PROJECT 71 ABG AVVOLGIM.5 AVVOLGIM. 2 SALA PROVE OFFICINE-LAB OFFICINA IMPREGNAZIONE CAB.EL. SALDATURA MANUTENZIONE D E P O S IT O M A T E R IE P R IM E CENTRALE TERMICA MENSA A R C H IV IO S P O G L IA T O I SP OG LIA TO I SPOGLIATOI B AG N O B AG N O BAGNO BA G NO AREA MAGAZZINO ARRIVI AREA MAGAZZINO ARRIVI AREA MAGAZZINO PARTENZE HALL K A N B A N BABY P R A T IK A D R E N O X PREPARAZ. M U L T IN O X AVVOLGIM. 1 K A N B A N M O T O R I M IN IV O R T LATORI CIRCO-DOM5" V / SYSTEM S C M 4 " K A N B A N FIFO TR. EMILIANE

SA

SB

CB

NA

CA

CC

CD

_CE

NC

NB

(20)

vestiario, sui cui scaffali sono già state inserite delle etichette che riportano oltre al codice della locazione, il codice e la descrizione dell’articolo contenuto all’interno della cassetta.

Figura 6.24 – Schematizzazione Codice Locazione

Figura 6.25 – Codice Locazioni Magazzino Vestiario

6.2.5 Disciplina e Miglioramento

L’ultima fase da implementare in ottica “5S” consiste nell’eseguire audit periodici in modo che il costante monitoraggio delle prestazioni permetta di individuare nuovi obiettivi nell'ottica del miglioramento continuo.

In tal senso, non essendo ancora terminate le fasi di sistemazione, organizzazione e standardizzazione, ci siamo limitati a proporre alcune soluzioni per introdurre una disciplina

01 A B C 01 00 02 1 2 Locazione: SB 01 B 01 1

(21)

che regolamentasse le attività di carico e prelievo dei materiali dal magazzino della manutenzione, e permettesse di mantenere costantemente sotto controllo il livello di giacenze presenti a magazzino. Per consentire ciò è stata introdotta una postazione informatica in prossimità della rampa d’accesso al magazzino della manutenzione, in maniera tale che le persone autorizzate ad eseguire le movimentazioni, ogni volta che ne effettuano una, registrino i codici e le quantità caricate sul programma di gestione della manutenzione.

Figura 6.26 – Postazione Informatica per il carico ed il prelievo dei codici dal magazzino della manutenzione

Per garantire la regolamentazione del processo è stato stabilito di limitare l’accesso al magazzino ai componenti del team di manutenzione ed ai capi reparto, e di fare in modo che chiunque scarichi del materiale dal magazzino, effettui una registrazione elettronica della movimentazione ed associ il codice prelevato al centro di costo sui cui verrà impiegato, ovvero alla cella produttiva o al reparto che ne ha fatta richiesta.

Allo stato attuale la procedura appena descritta è stata implementata sugli articoli di vestiario e DPI, in quanto sono gli unici per i quali sono terminate le attività di inventariato, codifica, apposizione delle etichette e mappatura delle locazioni; questo è stato fatto in quanto era stato in precedenza stabilito di utilizzare questo particolare segmento del magazzino come progetto pilota per testare il funzionamento del programma di gestione della manutenzione sviluppato internamente, per cui necessitava il completamento delle attività di riorganizzazione.

Per poter far ciò, oltre all’introduzione della postazione informatica ed allo sviluppo del sistema informatico di gestione della manutenzione, è risultato di primaria importanza stabilire chi avesse l’accesso ai locali e l’autorizzazione ad eseguire movimentazioni riguardanti il magazzino della manutenzione.

(22)

6.2.6 Definizione delle Politiche di Gestione del Magazzino della Manutenzione

Nell’intraprendere l’attività di riorganizzazione del magazzino della manutenzione, è risultato di particolare importanza fare un ragionamento sulle politiche di approvvigionamento da adottare nella gestione dei codici facenti parte del magazzino della manutenzione.

Le principali tecniche di gestione dei materiali possono essere distinte in due categorie:

1. vincolate all’andamento della domanda (MRP, material requirements planning): in questo caso l’obiettivo è quello di far coincidere le giacenze con i fabbisogni di breve periodo, allo scopo di evitare inutili immobilizzi;

2. tradizionali, cioè tecniche svincolate dall’andamento puntuale della domanda, ma basate su una stima media nel tempo, di cui fanno parte:

il Sistema a Lotto Economico di Riordino: l’ordine viene emesso quando il livello

delle scorte raggiunge il punto di riordino; la quantità ordinata è sempre costante e corrisponde al Lotto Economico di riordino. Questo modello richiede un controllo continuo e risulta essere preferibile in tutti quei casi in cui gli automatismi di controllo sono poco costosi ed i costi di ordinazione risultano essere elevati.

Il Sistema a Intervallo Fisso di Riordino: l’ordine viene emesso ad intervalli

regolari di tempo; la quantità ordinata è la minima indispensabile per non avere rotture di stock, e quindi può variare nel tempo. Questo sistema risulta essere più semplice e meno oneroso del precedente, con lo svantaggio che non si è in grado di stabilire per tempo il livello di scorte minime da mantenere. Se l’intervallo di riordino è più breve, si avranno scorte maggiori rispetto al metodo precedente; nel caso contrario, e cioè con un intervallo di riordino più lungo, si può correre il rischio di rotture di stock.

In considerazione del fatto che attualmente in azienda l’approvvigionamento delle materie prime avviene adottando il Sistema a Lotto economico di Riordino, che il sistema informatico per la gestione della produzione (SAP) è impostato secondo tale logica e che in futuro i codici appartenenti al magazzino della manutenzione andranno inseriti in SAP e integrati nella gestione complessiva delle materie prime, è stato deciso di adottare anche per il magazzino della manutenzione tale tipologia di politica di approvvigionamento.

(23)

Poiché il numero di codici presenti all’interno del magazzino della manutenzione è elevato, così come il valore dell’immobilizzo ad essi associato, risulta di particolare importanza sia sul piano economico che sul piano funzionale, stabilire cosa deve essere tenuto a magazzino e gestito a scorta e cosa invece può essere gestito a fabbisogno.

Le principali finalità di un buon sistema di gestione delle scorte sono infatti due:

1. assicurare l’esistenza a magazzino dei materiali necessari all’attività per cui ne viene fatta richiesta nel momento in cui si manifesta il fabbisogno;

2. contenere al minimo gli oneri di gestione del magazzino ed i costi di relativi agli stock-out..

Per poter quindi stabilire, con estrema efficacia, quali codici tenere a scorta è necessario condurre un’analisi sulle movimentazioni annue dei materiali e delle parti di ricambio presenti a magazzino e sul valore medio degli stessi; per poter far ciò è però necessario avere a disposizione un inventario degli articoli presenti ed un sistema informatico di gestione delle movimentazioni. Ecco allora che il completamento della riorganizzazione del magazzino e l’introduzione del sistema di gestione della manutenzione assumono un ruolo fondamentale. Per poter avviare la sperimentazione sulla gestione dei codici relativi al vestiario, sono state fatte delle stime tese ad individuare per ciascun articolo presente a magazzino la Scorta di Sicurezza, il Punto di Riordino e la Quantità da Ripristinare; una volta stabilite tali quantità è stato realizzato un foglio elettronico in Microsoft Excel che permettesse il monitoraggio delle giacenze presenti a scaffale e la visualizzazione automatica delle quantità da riordinare.

Poiché tale foglio di calcolo è stato integrato con il sistema di gestione informatico della manutenzione, si rimanda al paragrafo 6.3.8 per una descrizione di dettaglio relativa alle caratteristiche ed alle funzioni utilizzate nella progettazione e realizzazione dello strumento. Alla pagina seguente si portano due immagini che evidenziano la visualizzazione fornita dal programma in merito allo stato delle giacenze per ciascun articolo facente parte del vestiario, e la lista delle quantità da riordinare per ciascun codice aggiornata automaticamente dal sistema e presa in visione dal TPM Coordinator. Attraverso tali strumenti chiunque abbia accesso al magazzino può verificare se il codice che sta cercando è presente senza dover recarsi presso la sua locazione fisica; inoltre il TPM Coordinator mantiene sempre sotto controllo la situazione delle giacenze, e può redigere la Richiesta d’Acquisto prima che si verifichi lo stock-out o in un tempo tale da prevenire lo stesso.

(24)

Figura 6.27 – Visualizzazione Grafica Giacenze Codici Vestiario

Figura 6.28 – Lista Elettronica Articoli da Riordinare

Un discorso a parte merita la gestione delle parti di ricambio tenute a scorta anche presso i supermarket del reparto motori. Infatti, relativamente a tali codici, è stata formulata la proposta di gestirli come gli articoli che si trovano in produzione, ovvero di mantenere un livello minimo di scorta a bordo cella, ed un quantitativo da stabilire presso il magazzino della manutenzione.

(25)

Tale decisione è stata presa in virtù della criticità che può comportare un fermo delle linee motori determinato da un guasto che necessità la sostituzione di un componente; infatti, sul tempo di intervento, oltre alla tipologia di guasto ed alle attività da eseguire, incide la disponibilità in tempi rapidi della parte di ricambio da sostituire. Se questa fosse tenuta a scorta esclusivamente presso il magazzino della manutenzione, invece che a bordo cella, si avrebbero dei ritardi dovuti al tempo necessario per reperire il codice, in quanto il reparto motori e la manutenzione sono localizzati in due aree separate all’interno dello stabilimento. D’altro canto però, una duplice gestione delle scorte riguardanti le parti di ricambio utilizzate nel reparto motori, comporta dei costi di immobilizzo maggiori ed una gestione inefficace ed inefficiente delle scorte.

Per risolvere tale problematica è stato deciso di tenere a bordo cella una quantità limitata di parti di ricambio, e di gestire a Kanban il reintegro di tali quantità dal magazzino della manutenzione.

Figura 6.29 – VSM Nuova Gestione a Kanban delle Parti di Ricambio relative al Reparto Motori

I

Magazzino Manutenzione

I

Magazzino Centrale Ufficio Manutenzione Ufficio Acquisti Ufficio Magazzino Centrale Amministrazione Fax Richiesta Preventivo Fax Offerta e-mail RdA Fax Ordine Bolla Bolla SAP Registrazione Bolla in SAP

I

Archivio Fattura + Bolla Cella Produttiva FORNITORIFORNITORI Fax Fattura Punto di Raccolta K K K

(26)

Il manutentore dedicato sulla linea motori, che si trova a dover sostituire una parte di ricambio e si accorge che la scorta a bordo cella della parte prelevata sta per finire, inserisce il kanban di reintegro nell’apposito punto di raccolta predisposto all’esterno dell’officina della manutenzione, sfruttando lo spazio realizzato per la raccolta delle matrici dei cartellini delle anomalie e dei miglioramenti di cui si parlerà al capitolo 7.

Figure 6.30 e 6.31 – Punto di Raccolta predisposto fuori dall’Officina della Manutenzione & Kanban PdR

Una volta al giorno il TPM Coordinator passa davanti al punto di raccolta e se sono presenti dei cartellini li preleva, si reca in magazzino e se ha a disposizione il codice reintegra la scorta a bordo cella. Nel caso in cui a magazzino non fossero presenti PdR, o fosse necessario reintegrarne il livello perché si è scesi sotto il livello di riordino, il TPM Coordinator esegue la procedura di riordino normalmente utilizzata per riapprovvigionare i materiali presenti nel magazzino della manutenzione.

Con l’implementazione di questa procedura sarà possibile ridurre il livello di scorta complessivo in riferimento alle parti di ricambio, peraltro molto costose, riguardanti il reparto motori, ed integrare in un’unica gestione i codici relativi alle PdR ed ai materiali di consumo. Restano ad oggi da definire le quantità da tenere come scorta di sicurezza, il livello di riordino, le quantità da ripristinare ed il lead time di approvvigionamento, nonché da completare le attività d’inventariato delle parti di ricambio presenti a magazzino e di codifica delle stesse, prima di poter implementare la procedura progettata appena illustrata.

(27)

6.3 PROGETTAZIONE ED IMPLEMENTAZIONE DEL CMMS Pentair Water Italy

Un CMMS (Computerized Maintenance Management System) si basa su un modello chiamato Database Management System (DBMS), un tipo particolare di applicazione software utilizzata per gestire grandi quantità di dati memorizzati su uno o più calcolatori e per abilitare altre applicazioni ad utilizzare in modo specifico e proprio tali dati.

In genere, un database esiste e trae la sua ragione d’essere in quanto provvede a garantire alle organizzazioni il flusso informativo necessario per la corretta esecuzione delle attività produttive, gestionali, manutentive ed amministrative.

Tra tutte le architetture che è possibile adottare per memorizzare ed accedere ai dati in modo consistente quella che attualmente riscuote il maggior successo è senz’altro il modello relazionale (Relational Database Management System, RDBMS).

Le caratteristiche che un DBMS deve possedere sono specifiche della realtà aziendale per la quale si progetta il sistema informativo, il quale, una volta implementato, dovrà essere in grado di catturare e registrare le informazioni essenziali per pianificare, monitorare e controllare tutte le attività più rilevanti inerenti l’organizzazione o la specifica area all’interno dell’azienda: pianificazione delle attività produttive; gestione del magazzino; gestione della produzione; gestione degli acquisti; gestione degli ordini; gestione della manutenzione; gestione della programmazione.

Da quanto appena detto, si deduce immediatamente che durante la fase di progetto del sistema informativo è necessario definire in modo accurato tutte le attività materiali che caratterizzano il caso in esame, congiuntamente a tutti i flussi informativi necessari per garantirne il corretto svolgimento. In pratica, il progettista del sistema informatico ha il gravoso compito di catturare nella sua interezza il flusso formale ed informale delle informazioni che garantiscono il corretto svolgimento delle attività produttive, gestionali, amministrative, commerciali e manutentive.

(28)

6.3.1 Introduzione ai Database Access

Cosi come Word è progettato per lavorare con documenti contenenti testi e immagini ed Excel è progettato per strutturare fogli di calcolo contenenti numeri e grafici, Access è concepito per gestire dati, i quali diventano informazioni utilizzabili praticamente solo quando sono organizzate in modo significativo.

Un database Access è costituito da una serie di oggetti utilizzati per gestire e presentare i dati:

• le Tabelle, le quali rappresentano gli oggetti nei quali vengono contenuti i dati. Tabelle

distinte possono essere usate per mantenere informazioni in relazione tra loro; per esempio una tabella può contenere informazioni relative ai fornitori mentre un'altra quelle relative ai materiali che essi forniscono. Tabelle separate devono poi essere collegate in modo da operare congiuntamente. La combinazione di tutte le tabelle e di tutte le relazioni reciproche costituisce la base portante del database.

Ciò che rende una tabella di Access diversa da un foglio di calcolo di Excel è che ogni colonna di una tabella del database rappresenta un campo, cioè una categoria di informazione, mentre ogni riga della tabella consiste di un singolo record, che contiene tutte le informazioni per un singolo elemento della tabella.

Figura 6.32 – Campi & Record in una Tabella Access (Anagrafica Macchine)

Diversamente da una colonna di Excel, in Access ogni campo può contenere solo un tipo di dato: testo, numeri, date e così via. Ogni record contiene invece l’informazione circa un singolo elemento (ovvero, per esempio, tutto ciò che si riferisce una macchina o tutto ciò che si riferisce ad una linea su cui è ubicata quella macchina).

(29)

• le Maschere, le quali permettono di controllare l’inserimento dei dati e la

rappresentazione delle informazioni in modo semplice e completo. La figura di seguito riportata mostra una tipica maschera di Access in modalità “Scheda singola”. Questa modalità normalmente visualizza soltanto un record alla volta e, per mezzo di oggetti come campi di input, pulsanti di comando, immagini e altri accessori, consente di manipolare e visualizzare agevolmente i dati. Se si desidera vedere più di un record alla volta, è necessario visualizzare la scheda in modalità “Foglio dati”.

Figura 6.33 –Maschera di Access in modalità scheda singola (Anagrafica Macchine)

Una potente caratteristica dell’oggetto maschera è la capacità di trattare dati provenienti da più di una tabella. La maschera in figura infatti visualizza simultaneamente informazioni provenienti da quattro diverse tabelle: l’Anagrafica Tipo Macchina, l’Anagrafica Linee, l’Anagrafica Fornitori e la Scheda di Carico (acquisizione e istallazione) della Macchina..

• le Query (interrogazioni), grazie alle quali è possibile raggruppare le informazioni

selezionate dal database e organizzarle per essere poi utilizzate dai report o per essere visualizzate sullo schermo con le maschere.

(30)

interrogazioni al database. La risposta è presentata in formato “Foglio dati”, che appare esattamente come la modalità “Foglio dati” delle tabelle. La principale differenza tra la modalità “Foglio dati” delle tabelle e quella delle query, è che quest’ultima può combinare informazioni provenienti da diverse tabelle, basandosi sulle relazioni tra i campi.

Figura 6.34 e 6.35 –Query di Access in modalità “Struttura” e “Foglio Dati” (Tipo & N° Interventi per ogni macchina)

• i Report, utilizzati per stampare informazioni contenute nel database. Progettare un

report consente di stampare le informazioni nel formato più gradevole ed efficace e di combinare i dati provenienti da tabelle diverse organizzandoli all’interno del medesimo report. Quando viene stampato un report, i dati contenuti nelle tabelle vengono organizzati con ordine e sintetizzati per creare un oggetto simile a quello mostrato nella figura sottostante, che mostra il report come viene visualizzato sullo schermo con il comando di “Anteprima di stampa”.

(31)

Le applicazioni che gestiscono database possono essere suddivise essenzialmente in due grandi categorie: quelle che creano database di tipo flat—file e quelle che creano database relazionali.

I programmi che al giorno d’oggi creano database di tipo flat-file sono Microsoft Works e Microsoft Excel. In un database di tipo flat—file tutte le informazioni in relazione tra loro devono essere inserite in una singola tabella. Ciò significa che ogni informazione comune a più record deve essere ripetuta per ognuno di questi record.

L’evoluzione delle tecnologie informatiche ha fatto risultare inadeguati i database di tipo fiat—file; soprattutto per grandi quantità di dati si sono ben presto sviluppati i database di tipo relazionale, come gli archivi creati da Access.

In un database relazionale, sono utilizzate svariate tabelle con relazioni reciproche. Una relazione consente di introdurre informazioni in una tabella e di collegare queste informazioni a un record di un’altra tabella per mezzo di un identificatore (ID).

Ci sono una serie di vantaggi nello strutturare i dati in formato relazionale.

• Un notevole risparmio di tempo, evitando di introdurre ripetutamente gli stessi dati in

molti record.

• Dimensioni più ridotte del database;

• Riduzione degli errori dovuti all’introduzione dei dati: se il dato ripetuto è memorizzato

in una tabella relazionata, è necessario introdurre l’informazione corretta soltanto una volta.

Detto questo, uno degli aspetti chiave per capire come realizzare un database in Access ed iniziare ad operare sugli oggetti del database stesso, è comprendere che vi sono due momenti principali da dover affrontare:la fase di progetto e la fase di data entry (immissione dei dati). Prima che un database possa gestire le informazioni, deve essere attentamente progettato. Questa operazione consiste nel creare inizialmente l’oggetto e successivamente nel personalizzarlo per adattarlo alle esigenze specifiche. Completata tale fase, è possibile utilizzare i vari oggetti del database per inserire le informazioni, modificarle, effettuare interrogazioni per estrapolare le indicazioni desiderate, e stampare dei report che presentino i dati esattamente nel modo richiesto. Grazie a questi strumenti i dati grezzi sono organizzati in informazioni significative.

(32)

Una volta che la progettazione è stata completata, si passa alla seconda fase, quella di immissione, in cui tramite la modalità di visualizzazione Maschere o Tabelle, vengono inseriti, modificati e gestiti i dati.

6.3.2 Progettazione della Struttura del CMMS

L’organizzazione delle tabelle e delle relazioni tra le tabelle determina la capacità di elaborare ed accedere efficacemente alle informazioni contenute nel database.

Uno degli aspetti meno conosciuti della creazione di un CMMS, che rende particolare l’utilizzo di questo tipo di applicazione, è che gran parte del lavoro va fatto senza l’ausilio del computer, prima cioè di iniziare a lavorare con Access.

Il procedimento che ha portato alla progettazione della struttura del CMMS Pentair Water Italy si è sviluppato attraverso 5 fasi, le quali sono di seguito descritte.

6.3.2.1 Definizione delle Tabelle Access

Durante la fase di progetto del sistema informativo è stato necessario definire in modo accurato tutte le attività materiali che caratterizzano il caso in esame, congiuntamente a tutti i flussi informativi necessari per garantirne il corretto svolgimento. In pratica, è stato per prima cosa necessario catturare nella sua interezza il flusso formale ed informale delle informazioni che caratterizzava lo svolgimento di tutte le attività connesse alla manutenzione, quali quelle produttive, gestionali, amministrative e commerciali, ed allo stesso tempo pensare a quale sarebbe dovuto essere il nuovo assetto organizzativo del reparto manutenzione.

Tale sforzo mentale si è reso necessario poiché l’obiettivo principale che si persegue nel progettare un sistema informatico di gestione è quello di strutturare i dati in modo che questi possano corrispondere nel modo più naturale possibile alle entità fisiche e logiche che effettivamente rappresentano. Perché ciò possa essere effettivamente realizzato è necessario che una applicazione DBMS contenga le entità (materiali o logiche) e, congiuntamente, le relazioni che ne rappresentano i legami reali.

Nel caso dello stabilimento Pentair Water Italy di Lugnano, le entità che prendono parte al processo manutentivo sono:

(33)

Capitolo 6 – LA RIORGANIZZAZIONE DELLA MANUTENZIONE • i Dipendenti; • le Linee Produttive; • le Macchine; • i Materiali; • i Fornitori.

Tali entità, che costituiscono le Anagrafiche Primarie del CMMS, sono collegate fra di loro in quanto prendono parte ad una serie di processi che le vedono mutuamente coinvolte, i quali ne determinano le relazioni sia a livello logico che fisico.

Durante la fase di progettazione del sistema è stato quindi necessario catturare il maggior numero possibile di informazioni sulla parte della realtà aziendale che ci interessava, e ciò è stato realizzabile soltanto attraverso l’osservazione diretta del modo di operare all’interno dello stabilimento, e la stretta collaborazione con i manutentori ed i responsabili della manutenzione e della produzione.

Attraverso tale approccio si è definito nel dettaglio quali tabelle occorrevano e quali relazioni le avrebbero dovute caratterizzare. In particolare, poiché l’attenzione si è focalizzata sulla riorganizzazione della gestione dei lavori della manutenzione e sulla gestione del magazzino della manutenzione, altre alle entità sopra riportate è stato necessario introdurne delle altre in maniera tale da creare una corrispondenza quanto più diretta possibile tra la logica del sistema e la realtà lavorativa in cui ci si trova ad operare.

Nella definizione delle tabelle, così come nella realizzazione delle stesse e delle maschere per l’inserimento dei dati, è stato indispensabile chiarire da subito quali erano gli obiettivi perseguiti attraverso la progettazione e l’implementazione del CMMS; essi sono stati riassunti nei seguenti punti:

• informatizzazione della gestione della manutenzione;

• raccolta dati relativamente agli interventi di manutenzione effettuati su ciascuna

macchina e/o linea;

• raccolta dati più generale, relativa a tutti i lavori effettuati dal personale di

manutenzione;

• facilitare il più possibile l’inserimento dei dati e l’utilizzo del sistema; • gestione del parco macchine;

(34)

• informatizzazione e standardizzazione della gestione del magazzino della

manutenzione;

• rielaborazione di informazioni utili per un’analisi causa-effetto dei guasti che si

manifestano su ciascuna macchina;

• estrapolazione di informazioni utili per la realizzazione di un piano di manutenzione

produttiva;

• individuazione delle macchine e delle linee maggiormente soggette a guasti ed a fermi

produzione;

• definizione di alcuni KPI di manutenzione che permettano il monitoraggio delle

prestazioni sia a livello di cella, che di reparto, che di stabilimento.

In funzione di tali obiettivi e della realtà che contraddistingue la manutenzione all’interno dello stabilimento, si sono aggiunte alle entità precedentemente definite delle altre in maniera tale da rappresentare lo spaccato della realtà aziendale oggetto del lavoro in maniera più precisa e completa.

Figura 6.37 – Tabelle CMMS Pentair Water Italy

Come è possibile osservare dall’immagine riportata sopra, sono state individuate 4 tipologie di tabelle:

(35)

1. le Tabelle Anagrafica, le quali rappresentano le entità primarie coinvolte nella gestione delle attività portate avanti dal reparto manutenzione; fra di esse occorre segnalare il legame che esiste fra le Anagrafiche Famiglia Macchine-Tipi Macchine-Macchine, ed il legame che caratterizza le Anagrafiche Famiglia Materiali-Tipo Materiali-Materiali, Famiglia Materiali-Tipo Vestiario-Vestiario: in entrambi i casi a partire dal lavoro svolto in fase di codifica delle macchine e delle attrezzature (par. 6.1.2) e dei materiali facenti parte del magazzino della manutenzione (par. 6.2.4), è stato deciso di strutturare le tabelle in maniera tale da rispecchiare i campi che costituiscono i rispettivi codici.

Figura 6.38 – Legame tra il Codice Macchina e le Anagrafiche Macchina

Figura 6.39 – Legame tra il Codice Materiale e le Anagrafiche Materiali

CODICE MATERIALE

FAMIGLIA TIPO MATERIALE

ANAGRAFICA FAMIGLIA MATERIALE ANAGRAFICA TIPO MATERIALE ANAGRAFICA MATERIALE ANAGRAFICA TIPO VESTIARIO ANAGRAFICA VESTIARIO ANAGRAFICA FAMIGLIA MACCHINA ANAGRAFICA TIPO MACCHINA ANAGRAFICA MACCHINA CODICE MACCHINA FAMIGLIA PROGRES-SIVO TIPO

(36)

2. Le Tabelle Scheda, le quali servono per effettuare movimentazioni all’interno del magazzino della manutenzione, per registrare i lavori eseguiti sulle macchine e/o le attrezzature presenti sulle linee, nonché per gestire gli ordini di lavoro; tali tabelle mettono in relazione più tabelle primarie fra di loro e determinano quella dinamicità caratteristica di un CMMS.

Di seguito è riportato un modello che schematizza la struttura del CMMS; in particolare, vengono messi in evidenza i legami che contraddistinguono le dipendenze tra le Tabelle Anagrafiche e le Tabelle Schede, utilizzando il simbolo per identificare le relazioni One To Many (Uno a Molti), che saranno definite più avanti.

Figura 6.40 – Modello delle Tabelle e delle Relazioni che definiscono la struttura del CMMS

3. Le Tabelle MTM, le quali servono come interfaccia per realizzare collegamenti di tipo Many To Many (Molti a Molti) fra altre due tabelle; ad esempio, la Tabella MTM Fornitura Materiali, permette di definire una relazione che associa tutti i materiali acquistati da un certo fornitore e, viceversa, tutti i fornitori che forniscono un certo

ANAGRAFICA FAMIGLIA MATERIALE ANAGRAFICA TIPO MATERIALE ANAGRAFICA MATERIALE ANAGRAFICA TIPO VESTIARIO ANAGRAFICA VESTIARIO SCHEDA PRELIEVO MATERIALE SCHEDA CARICO MATERIALE SCHEDA PRELIEVO VESTIARIO SCHEDA CARICO VESTIARIO SCHEDA LAVORO DELLA MANUTENZIONE SCHEDA INTERVENTO MANUTENZIONE ESTERNA SCHEDA ORDINI DI LAVORO

(ANOMALIE – MIGLIORAMENTI) ANAGRAFICA FAMIGLIA MACCHINE ANAGRAFICA TIPO MACCHINE ANAGRAFICA MACCHINE ANAGRAFICA LINEE ANAGRAFICA FORNITORI ANAGRAFICA DIPENDENTI ANAGRAFICA MANUTENTORI SCHEDA CARICO MACCHINA

(37)

materiale. Tale relazione, che contraddistingue anche la fonitura del vestiario e dei dispositivi di protezione individuale, è rappresentata nella seguente schematizzazione:

Figura 6.41 – Utilizzo di Tabelle MTM per la realizzazione di relazioni Molti a Molti tra Tabelle Anagrafica

4. Le Tabelle Tipo, le quali servono semplicemente come tabelle di appoggio per realizzare menù a tendina e facilitare l’immissione di un valore o di un dato all’interno di un campo di una tabella o della maschera associata.

Figura 6.42 – Utilizzo della Tabella Tipo_Intervento Manutentivo come menù a tendina all’interno della Tabella Scheda Lavoro della Manutenzione e della Maschera Scheda Lavoro della Manutenzione

ANAGRAFICA MATERIALE ANAGRAFICA FORNITORI MTM_FORNITURA MATERIALI

(38)

6.3.2.2 Definizione degli Attributi di ciascuna Tabella

Una volta terminata la definizione delle tabelle è stato necessario identificare quali campi ciascuna tabella doveva contenere.

Probabilmente l’elemento più importante da tenere presente in questa fase è che bisogna sempre trovare un compromesso fra l’utilità delle informazioni e le difficoltà di gestione delle stesse. Anche se la prima tendenza è quella di inserire in una sola tabella tutte le informazioni possibili relative all’oggetto da descrivere, alla lunga questa tecnica non risulta essere efficace. Un requisito importante di un database è che l’inserimento dei dati sia semplice e soprattutto rapido. Non è affatto desiderabile, per esempio, dover ricercare ogni volta il campo corretto in cui scrivere una certa informazione: in sostanza, sarebbe meglio creare una tabella contenente solo i campi strettamente necessari.

Pur valutando quanto sopra, occorre tenere presente che è sempre meglio inserire campi in eccesso piuttosto che troppo pochi. In linea generale, è meglio infatti avere campi vuoti (non compilati) piuttosto che accorgersi della mancanza di un campo di informazione che potrebbe risultare fondamentale.

In considerazione di quanto appena detto, per ognuna delle tabelle definite in precedenza si è elencato i campi che si desiderava inserire, i nomi che si voleva attribuirgli ed il tipo di informazione che si voleva vi fosse immessa (testuale, numerica, date, ore, ecc.). I nomi dei campi e i tipi di dati sono infatti informazioni basilari per iniziare la progettazione della struttura portante di un database.

Eseguita questa operazione è stato infine necessario concentrarsi sull’organizzazione delle informazioni, su quali campi dovevano apparire in tutte le tabelle e quale doveva essere il loro ordine.

Di seguito è riportata un’immagine relativa alla tabella Anagrafica Materiali in cui è possibile osservare il nome dei campi che ne caratterizzano la struttura ed il tipo di dati associato a ciascun campo.

(39)

Figura 6.43 – Definizione dei Campi e del Tipo di Dati da Inserire nella Tabella Anagrafica Materiali

6.3.2.3 Definizione delle Relazioni fra le Tabelle

Se le informazioni in alcuni campi vengono ripetute in diversi record, è opportuno prevedere la possibilità di inserirle in tabelle a sé stanti e di creare un collegamento tra i campi. Collocando questi campi in tabelle separate e definendo le opportune relazioni tra le tabelle, viene salvaguardato sia lo spazio sia l’accuratezza dei dati.

Il processo di organizzazione e di sistemazione dei campi in una o più tabelle, di creazione delle relazioni per eliminare le informazioni duplicate prende il nome di normalizzazione. In questa fase di progettazione della struttura del CMMS, le relazioni che sono state definite ricalcano in linea di massima quelle rappresentate nella figura 6.40 riportata in precedenza.

6.3.2.4 Definizione delle Chiavi Primarie

Un’altra importante operazione che si è resa necessaria in questa fase, è stata la definizione di quali dei campi delle varie tabelle dovevano essere chiavi primarie o indici.

Una chiave primaria è costituita da uno o più campi che identificano univocamente ogni record di una tabella. Designare un campo come indice, cioè indicizzarlo, consente di incrementare notevolmente tutte le operazioni di ricerca e di ordinamento che si basano su

(40)

quel determinato campo. Un campo designato come chiave primaria è automaticamente indicizzato, ma naturalmente potrebbe rendersi necessario indicizzare anche altri campi utilizzati frequentemente per ricerche e ordinamenti.

La definizione delle chiavi primarie e degli indici fa parte del processo di progettazione della struttura del CMMS e normalmente tale attività deve essere fatta per ogni tabella creata. L’identificazione delle relazioni tra i dati posti in tabelle distinte, la capacità di capire quando suddividere le informazioni in due o più tabelle e la determinazione delle chiavi primarie e degli indici, sono aspetti fondamentali per progettare un database efficiente.

6.3.2.5 Chiusura della Progettazione della Struttura del CMMS

A questo punto, rese disponibili le definizioni necessarie per ciascuna tabella e le correlazioni fra le stesse, si è potuto accedere al computer per iniziare la creazione del proprio database in Access.

Tuttavia, prima di avviare tale attività, è stato necessario decidere quali modalità di inserimento dei dati si sarebbero utilizzate (dati già esistenti in tabelle di altre applicazioni o dati digitati direttamente per ciascun record di ogni tabella), e rispondere alle domande elencate di seguito:

• Vi sono alcune tabelle che dovranno essere create per prime? È sicuramente utile

iniziare a creare prima le Tabelle Tipo e le Tabelle Anagrafica, e successivamente le Tabelle Scheda e le Tabelle MTM, in maniera tale da realizzare degli elenchi contraddistinti da un proprio codice di identificazione (ID) e da poter render disponibili quando si immette un’informazione, o quando si definisce un tipo da assegnare ad un campo che richiama un’informazione contenuta in una delle prime tipologie di tabelle.

• Vi possono essere campi aggiuntivi che si desidera includere per tipi particolari di

interrogazioni che verranno formulate o per la realizzazione di report? In generale campi di questo tipo prevedono informazioni che potrebbero essere usate da gruppi di record. Per esempio, si può decidere di inserire nel database per la gestione del magazzino della manutenzione, la localizzazione di ogni singolo codice.