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Anco Soft
DATAX
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Indice
1 Informazioni generali
1.1 Informazioni su Datax 2 Informazioni tecniche
2.1 Requisiti di sistema
2.1.1 Sistemi operativi supportati 2.2 Requisiti minimi
3 Avvio del programma
3.1 Avvio di Datax dal menù di avvio 4 Utilizzo di Datax
4.1 Interfaccia utente
4.1.1 Funzione etichette sottolineate 4.1.2 DOC n°
4.1.3 CAP e comune 4.1.4 MAIL
4.1.5 Scheda Aggiuntivi 4.1.6 Scheda IT
4.1.7 Scheda Telefonia 4.1.8 Notifiche
4.1.9 Allegati 4.1.10 Scadenze
4.1.11 Funzione di ricerca 4.1.12 Ricerca avanzata 4.1.13 Duplica scheda 4.1.14 Nuova scheda 4.2 Menù file
4.2.1 Salva 4.2.2 Stampa
3 4.2.3 Elimina
4.3 Strumenti 4.3.1 Visualizza tutto 4.3.2 Calcolatrice 4.3.3 Backup - Ripristino
4.4 Manutenzione
4.4.1 Elimina saldati
4.4.2 Elimina documenti per anno 4.4.3 Reset memoria
4.4.4 Ripristina db
4.5 Opzioni
4.5.1 Preferenze 4.5.2 Stampe 4.5.3 Password 4.6 Stampa ricevuta 4.7 Stampa documento 4.8 Stampa veloce 5 Funzioni varie
5.1 Scheda aperta/chiusa
6 SMS
6.1 Invio SMS
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1 Informazioni generali
1.1 Informazioni su Datax
Datax è un programma per la gestione delle riparazioni relative a piccoli esercizi, attività, negozi, laboratori, magazzini ove è necessaria una banca dati dell'assistenza ai clienti. Funzioni di ricerca avanzata schede e stampe differenziate delle stesse. Facile da usare è l'ideale per chi non vuole un complicato programma di gestione ma uno strumento pratico e snello.
2 Informazioni tecniche
2.1 Requisiti di sistema
2.1.1 Sistemi operativi supportati
Datax funziona sui seguenti sistemi operativi:
MicrosoftWindows2000 MicrosoftWindowsXP
MicrosoftWindowsMedia Center Edition MicrosoftWindows Server2003
MicrosoftWindowsVista MicrosoftWindows7
2.2 Requisiti minimi
Memoria principale: 128 MB
Si consiglia l'installazione dei driver certificati WHQL più recenti. WHQL è l'acronimo di Windows Hardware Quality Labs e indica che il driver di periferica certificato da Microsoft® è compatibile con Microsoft®
Windows® e il relativo hardware.
3 Avvio del programma
3.1 Avvio di Datax dal menù di avvio
Per avviare Datax, procedere come segue:
Fare clic sul pulsante Start del menù di avvio di Windows Fare clic su Tutti i programmi
Selezionare cartella Datax -> Datax
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4 Utilizzo di Datax
4.1 Interfaccia utente
L'interfaccia utente di Datax è semplice ed intuitiva.
4.1.1 Funzioni etichette sottolineate
Facendo clic su una qualsiasi etichetta sottolineata è possibile avere a disposizione la lista corrispondente ai valori già inseriti per quel campo.
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4.1.2 DOC n°
Con la funzione DOC n° è possibile preparare una nuova scheda di lavoro, è necessario fare un doppio clic sull’ etichetta.
4.1.3 CAP e Comune
Sulla voce Comuni è presente la lista completa di tutti i Comuni d’Italia, per facilitare la ricerca è possibile inserire il CAP ed in questo modo verrà inserito automaticamente il comune corrispondente o verrà visualizzata la lista dei comuni che presentano quel CAP. Viceversa inserendo il comune verrà inserito automaticamente il CAP.
4.1.4 MAIL
Con questa funzione si può accedere al gestore di posta elettronica predefinito. Devono però essere presente:
Nome e/o cognome del destinatario Indirizzo e-mail
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4.1.5 Scheda Aggiuntivi
Nella scheda AGGIUNTIVI è possibile inserire/variare lo stato di lavorazione della scheda corrente.
In particolare, si possono settare i seguenti stati:
Ingresso
Attesa conferma preventivo Attesa materiale
In lavorazione Riparato Consegnato Non riparabile Rottamato
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4.1.6 Scheda IT
La scheda IT (INFORMATION TECHNOLOGY) fornisce informazioni aggiuntive in ambito informatico
Nella prima colonna della scheda IT possono essere scelti i percorsi da salvare:
Desktop Documenti Immagini Musica Video
Rubrica posta elettronica
Su SETTING, PASS,… è possibile aggiungere note relative a settaggi , POP3, SMTP, ecc..
Infine su CLIENT di POSTA è possibile impostare il client di posta elettronica utilizzato.
Cliccando sulla freccetta vicino ad ogni campo si azzera il campo corrispondente.
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4.1.7 Telefonia
La scheda TELEFONIA è utile per chi gestisce riparazioni in ambito telefonia. Si possono salvare le seguenti voci aggiuntive::
IMEI
FIRMWARE VERSION PIN
PIN 2 PUK PUK2 IMSI
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Le schede Aggiuntivi - IT - Telefonia possono essere attivate nella finestra preferenze:
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4.1.8 Notifiche
Nel pannello di navigazione posto a sinistra dell’ interfaccia utente è presente la sezione NOTIFICHE.
La sezione Notifiche è uno scadenzario che ricorda automaticamente di appuntamenti, impegni, scadenze, ecc.., precedentemente registrati.
Per poter inserire un evento da ricordare:
Fare clic sul giorno in questione;
Scrivere nell’apposito memo;
Fare clic su Salva.
Per eliminare un evento:
Selezionare l’evento sul calendario e fare clic su Elimina
Il tasto centrale permette di inserire l’avviso. Fare nuovamente clic sullo stesso tasto per eliminare l’avviso .
È altresì possibile inserire i giorni di preavviso con cui Datax vi ricorderà dell’ evento andato a cliccare sulle freccette presenti di fianco la dicitura Giorni di preavviso.
Per eliminare le notifiche scadute:
Selezionare il flag Elimina notifiche scadute. Datax eliminerà le notifiche scadute all’avvio.
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4.1.9 Allegati
La sezione ALLEGATI consente di inserire degli allegati relativi ad una scheda di lavorazione. La scheda deve essere precedentemente salvata.
Quindi:
Fare clic su allega per scegliere tra le proprie risorse il file da allegare alla scheda.
Per eliminare l’allegato:
Selezionare l’allegato e fare clic su ELIMINA
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4.1.10 Scadenze
La sezione SCADENZE notifica le schede di lavorazione in scadenza con il preavviso impostato.
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4.1.11 Funzione di ricerca
Per ricercare un qualsiasi documento fare clic sul tasto cerca presente nella toolbar.
È possibile ricercare per:
n° doc: inserire il numero del documento;
Matricola: si inserisce il numero completo o parte della matricola dell’ apparecchio;
Cliente: inserendo il cognome e/o nome verranno visualizzate tutte le schede relative al cliente.
Oppure fare clic su “strumenti” e scegliere “cerca per”.
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4.1.12 Ricerca avanzata
Per effettuare una ricerca avanzata fare clic sul tasto cerca + presente nella toolbar, si aprirà la seguente finestra
Si può effettuare una ricerca per:
Comune Anno
Numero telefonico/cellulare Apparecchio
Partita IVA Codice fiscale Marca
Modello Matricola
L’opzione di ricerca inizio del campo effettua una ricerca confrontando l’inizio del testo ricercato.
L’opzione parte del campo effettua una ricerca all’interno del relativo campo Dopo aver inserito almeno un dato fare clic sul tasto cerca.
Per azzerare tutti i campi di ricerca fare clic sul tasto azzera filtri in alto a sinistra.
Oppure:
1. fare clic su Strumenti 2. scegliere Ricerca avanzata.
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4.1.13 Duplica scheda
Fare clic sul tasto Duplica scheda presente nella toolbar.
Con questa funzione è possibile duplicare:
duplica cliente: viene generata una nuova scheda con i dati del cliente
duplica apparecchio: viene generata una nuova scheda con i dati dell’apparecchio duplica scheda: viene generata una nuova scheda con i dati della stessa
Oppure
fare clic su File
scegliere dal menu Duplica scheda
scegliere infine la funzione desiderata in base all’esigenza
4.1.14 Nuova scheda
Fare clic sul tasto Nuova scheda presente nella toolbar, per creare una nuova scheda di lavoro Oppure:
1. fare clic su File 2. scegliere Nuovo.
4.2 Menù File
4.2.1 Salva
E’ possibile salvare la scheda di lavorazione facendo clic sul pulsante Salva della toolbar.
Oppure:
fare clic su File scegliere Salva
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4.2.2 Stampa
Con questa funzione è possibile stampare:
Schede inserite: in questo caso verranno stampate tutte le schede inserite nel database Schede chiuse: in questo caso verranno stampate tutte le schede chiuse
Schede aperte: in questo caso verranno stampate tutte le schede aperte Insoluti: verranno stampate tutte le schede riparazioni non saldate
Per ognuna di queste voci è possibile stampare l’Elenco oppure tutte le Schede complete.
E’ possibile stampare le schede in base al tipo di riparazione eseguita facendo clic su Schede riparazione:
Interna: ovvero stampare tutte le riparazioni effettuate all’interno della ditta Esterna: tutte le riparazioni che sono state effettuate da ditte esterne Garanzia: cioè tutte le riparazioni che sono state effettuate in garanzia
Anche in questo caso per ogni voce è possibile scegliere di stampare solo l’Elenco delle schede oppure tutte le Schede complete.
4.2.3 Elimina
Per eliminare definitivamente una scheda di lavorazione già in archivio:
Fare clic su File
Scegliere Elimina dal menù
Oppure fare clic sul tasto Elimina presente nella toolbar
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4.3 Strumenti
4.3.1 Visualizza tutto
Questa funzione permette di visualizzare tutte le schede in archivio. Verranno visualizzati in rosso gli insoluti.
Per avviare questa ricerca:
1. fare clic su Strumenti 2. scegliere Visualizza tutto.
4.3.2 Calcolatrice
Fare clic su “strumenti” e scegliere “calcolatrice” per avere a disposizione la calcolatrice.
4.3.3 Backup - Ripristino
Con la funzione Backup - Ripristino è possibile salvare e ripristinare una copia dell’archivio dati. Si consiglia di effettuare tale procedura periodicamente.
Per ripristinare backup dati della versione 2.8.x selezionare il relativo flag.
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4.4 Manutenzione
4.4.1 Elimina saldati
Con elimina saldati è possibile cancellare definitivamente tutte le schede delle riparazioni che risultano saldate.
1. fare clic su Manutenzione 2. scegliere Elimina saldati
4.4.2 Elimina documenti per anno
Questa funzione permette di eliminare definitivamente tutte le schede salvate in un determinato anno.
1. Fare clic su Manutenzione
2. Scegliere Elimina schede per anno, si aprirà la seguente finestra
3. Immettere l’anno 4. Fare clic su Elimina
4.4.3 Reset memoria
Con la funzione reset memoria vengono cancellati tutti i dati in archivio.
1. Fare clic su Manutenzione 2. scegliere Reset memoria
ATTENZIONE!!!!!
Utilizzare questa funzione con cautela
4.4.4 Ripristina db
La funzione Ripristina db permette di compattare e ripristinare il database per ottimizzare e rendere più rapido l’accesso ai dati.
ATTENZIONE!!!!!
Utilizzare questa funzione con cautela
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4.5 Opzioni
4.5.1 Preferenze
1. Fare clic su Opzioni
2. scegliere Preferenze, verrà visualizzata la seguente finestra
Nel box Avvio
Selezionare Esegui all’avvio di windows per lanciare automaticamente il programma all’avvio di windows
Selezionare Controlla aggiornamenti per controllare automaticamente la presenza di nuovi aggiornamenti all’avvio del programma
Nel box Salvataggio automatico
Selezionare Salva doc per stampa documento per salvare il documento in automatico quando si stampa il documento
Selezionare Salva doc per stampa ricevuta per salvare il documento in automatico quando si stampa la ricevuta
Nel box Stampa scheda
Selezionare Includi avvertenze clientela per stampare le avvertenze nella stampa documento verrà automaticamente attivato Includi privacy
Selezionare Includi privacy per stampare oltre alle avvertenze anche la privacy
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E’ possibile settare il colore del font dei report per le Note, Avvertenze, Privacy, Promo tramite gli appositi selettori.
Nel box Stampa veloce è possibile configurare la stampa veloce. Utile quando il documento e la ricevuta devono essere stampati su due stampanti differenti in contemporanea
Selezionare Stampa documento per stampare il documento
Aprire la tendina di lato per scegliere tra le diverse stampanti quella da utilizzare Aprire la tendina di lato per scegliere il numero di copie
Selezionare Stampa intestazione per includere la stampa dell’intestazione Selezionare Stampa note per includere la stampa delle note
Selezionare Stampa ricevuta per stampare la ricevuta
Aprire la tendina di lato per scegliere tra le diverse stampanti quella da utilizzare Aprire la tendina di lato per scegliere il numero di copie
Selezionare Salva doc automatico se si desidera salvare automaticamente il documento Nel box Stampa ricevuta è possibile stampare la ricevuta su carta formato A5.
Nel box Delta riconsegna è possibile settare il differenziale in giorni tra la data di creazione della scheda e la data di riconsegna quando si crea un nuovo doc.
Nel box Font Intestazione si settano le impostazioni di stampa per l’intestazione e la sub intestazione Fare clic sul primo pulsante per scegliere il tipo di carattere
Selezionare l’allineamento del testo con L C R (sinistra – centrato – destra) Nel box Backup automatico
Attivare/disattivare funzione di Backup Automatico dei dati all’avvio della postazione Server Selezionare i giorni della settimana in cui effettuare il Backup
Settare un percorso valido per il salvataggio dei Backup
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4.5.2 Stampe
In questa sezione è possibile settare le diverse sezioni del documento da stampare Fare clic su Opzioni
Fare clic su Stampe
Scegliere Intestazione per avere a disposizione la seguente finestra dove inserire l’intestazione
Fare clic su ok per confermare o su annulla per annullare
Analogamente si procede per l’inserimento della Sub Intestazione, Avvertenze, Privacy, Promozioni
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Scegliere Logo per aprire la finestra ed inserire il logo della ditta
Fare clic con il tasto destro del mouse al centro della finestra per scegliere Cambia logo per selezionare un’immagine dal computer
Adatta/dim reali per adattare il logo alle dimensione della finestra Elimina logo per eliminarlo
4.5.3 Password
Per inserire la password al programma 1. fare clic su Opzioni
2. fare clic su Password 3. scegliere Attiva password
4. confermare l’inserimento della password
5. inserire la password nell’apposito spazio e dare ok
24 Inserita la password è possibile eliminarla o cambiarla:
1. fare clic su Opzioni 2. scegliere Password
3. selezionare Cambia password per cambiare quella inserita precedentemente, oppure Elimina password per toglierla definitivamente.
4.6 Stampa ricevuta
La funzione Stampa ricevuta permette di settare le impostazioni della stampante prima di stampare la ricevuta
Fare clic sull’icona Stampa ricevuta presente nella toolbar Fare clic sul pulsante Print per stampare
4.7 Stampa documento
La funzione Stampa documento permette di settare le impostazioni della stampante prima di stampare il documento
Fare clic su Stampa documento presente nella toolbar Fare clic sul pulsante Print per stampare
4.8 Stampa veloce
La funzione stampa veloce avvia automaticamente la stampa secondo le impostazioni settate nelle preferenze.
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5 Funzioni varie
5.1 Scheda Aperta/Chiusa
Il programma definisce una scheda Aperta quando risulta insoluta (saldato = NO) oppure l’apparecchio non è stato ancora ritirato (data riconsegna), altrimenti la scheda è Chiusa.
E’ possibile visualizzare lo stato di una scheda nella barra di stato.
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6 SMS
6.1 Invio SMS
Il programma consente l’invio di messaggi di testo SMS attraverso la rete internet.
Per inviare SMS è necessario attivare un proprio account. L’attivazione avviene contestualmente al primo acquisto di pacchetti SMS. Il pacchetto minimo acquistabile è di 200 SMS di alta qualità. Per info su ordini, listino prezzi, modalità di invio e qualità messaggi cliccare sui relativi menù Compra SMS, Listino prezzi, Qualità SMS o consultare la pagina web http://www.ancosoft.it/sms.asp
E’ possibile inviare SMS direttamente ai propri clienti o a qualsiasi numero di telefonia mobile.
L’invio ad uno o più destinatari può essere effettuato digitando il numero del destinatario nell’apposito campo nel formato “DESTINATARIO#NUMERO” e aggiungendolo alla lista di distribuzione. Lo stesso messaggio SMS può essere inviato contemporaneamente fino ad un massimo di 5000 destinatari. Per inviare SMS ai propri clienti si può accedere direttamente alla Rubrica Clienti
Si possono inviare SMS anche direttamente dalla propria area web riservata cliccando su Web panel.
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L’archivio SMS consente di tenere traccia degli ultimi 200 SMS inviati per ogni Account registrato.
