Sistemi Informatici Sistemi Informatici
per il supporto alle decisioni per il supporto alle decisioni
Modulo 8 Modulo 8
I REPORTS
I REPORTS
Gli archivi informatici hanno portato, Gli archivi informatici hanno portato,
come evidenziato, una serie come evidenziato, una serie
innumerevole di vantaggi, ma hanno innumerevole di vantaggi, ma hanno
posto problemi concernenti posto problemi concernenti
l l ’ ’ inserimento e l inserimento e l ’ ’ output dei dati da output dei dati da gestire.
gestire.
I progettisti hanno, come per le
I progettisti hanno, come per le Maschere Maschere , , affrontato il problema del dialogo tra utente e affrontato il problema del dialogo tra utente e
il sistema sfruttando le recenti potenzialità il sistema sfruttando le recenti potenzialità
offerte dalle interfacce grafiche che offerte dalle interfacce grafiche che
permettono di realizzare già a video delle permettono di realizzare già a video delle aree di visualizzazione
aree di visualizzazione contenenti dati di contenenti dati di ciascun record con le relative etichette, gli ciascun record con le relative etichette, gli eventuali titoli e le personalizzazioni grafiche.
eventuali titoli e le personalizzazioni grafiche.
In Microsoft Access l
In Microsoft Access l ’ ’ output può essere output può essere creato e personalizzato attraverso i creato e personalizzato attraverso i Report
Report , che visualizzano i dati di una o , che visualizzano i dati di una o più tabelle o
più tabelle o query query . . Per accedere ai
Per accedere ai report report sarà sufficiente sarà sufficiente cliccare
cliccare , nella finestra , nella finestra Database Database , ,
l l ’ ’ oggetto oggetto Report Report . .
Se non è stato precedentemente creato un Se non è stato precedentemente creato un
report
report , la finestra alla destra dell , la finestra alla destra dell ’ ’ oggetto oggetto Report
Report conterrà due possibili scelte: conterrà due possibili scelte:
Crea un Crea un report report in in
visualizzazione Struttura;
visualizzazione Struttura;
Crea un Crea un report report mediante una mediante una creazione guidata.
creazione guidata.
Selezionando la prima sarà Selezionando la prima sarà
possibile
possibile personalizzare personalizzare interamente il
interamente il report report , la posizione , la posizione dei vari campi da rappresentare dei vari campi da rappresentare
nonché la veste grafica.
nonché la veste grafica.
Selezionando la seconda scelta, Selezionando la seconda scelta,
Microsoft Access avvierà un facile Microsoft Access avvierà un facile
percorso guidato che condurrà alla percorso guidato che condurrà alla
completa realizzazione del
completa realizzazione del report report . .
Il bottone
Il bottone Nuovo Nuovo , posto sulla barra al di , posto sulla barra al di sopra della figura appena descritta,
sopra della figura appena descritta, sarà abilitato.
sarà abilitato.
Cliccandolo
Cliccandolo , si aprirà una finestra di , si aprirà una finestra di dialogo che chiederà sia la modalità dialogo che chiederà sia la modalità che si intende utilizzare per creare il che si intende utilizzare per creare il
nuovo
nuovo report report , sia la tabella, o la , sia la tabella, o la query query da visualizzare.
da visualizzare.
Per brevità e semplicità di realizzazione Per brevità e semplicità di realizzazione
si utilizzerà la modalità:
si utilizzerà la modalità:
Crea un Crea un report report mediante una mediante una creazione guidata
creazione guidata
che, però, potrà essere che, però, potrà essere
successivamente modificata attraverso successivamente modificata attraverso
la visualizzazione della struttura.
la visualizzazione della struttura.
La La creazione guidata creazione guidata ( ( wizard wizard ) ) è una è una modalità suddivisa in alcuni semplici modalità suddivisa in alcuni semplici
passaggi, attraverso i quali l
passaggi, attraverso i quali l ’ ’ utente utente potrà scegliere le varie opzioni relative potrà scegliere le varie opzioni relative
agli oggetti da visualizzare.
agli oggetti da visualizzare.
Il Il primo passaggio primo passaggio è indispensabile è indispensabile per per selezionare i dati selezionare i dati da inserire nel da inserire nel
report report . .
Infatti, l
Infatti, l ’ ’ utente può creare sia dei utente può creare sia dei report report che che
contengono tutti i dati della tabella di origine che contengono tutti i dati della tabella di origine che solo alcune opportune e specifiche informazioni.
solo alcune opportune e specifiche informazioni.
Nella finestra sono presenti due caselle Nella finestra sono presenti due caselle
e, tra di esse, alcuni pulsanti.
e, tra di esse, alcuni pulsanti.
In quella sulla destra sono elencati tutti In quella sulla destra sono elencati tutti i campi della tabella origine: per poterli i campi della tabella origine: per poterli
inserire tutti, si potrà operare inserire tutti, si potrà operare
direttamente sul pulsante
direttamente sul pulsante >> >> che che
causerà lo spostamento di tutti i campi causerà lo spostamento di tutti i campi
nella casella di destra.
nella casella di destra.
Volendo invece operare una Volendo invece operare una
selezione di alcune voci, sarà selezione di alcune voci, sarà
sufficiente selezionarle una per sufficiente selezionarle una per
volta e agire sul pulsante
volta e agire sul pulsante > > che che
sposterà solo il campo selezionato sposterà solo il campo selezionato
nella casella di destra.
nella casella di destra.
Tutte le selezioni sono modificabili Tutte le selezioni sono modificabili
attraverso l
attraverso l ’ ’ uso dei pulsanti che uso dei pulsanti che vanno da destra
vanno da destra (casella dei campi (casella dei campi selezionati)
selezionati) verso sinistra verso sinistra (casella dei (casella dei campi selezionabili)
campi selezionabili) con le stesse con le stesse modalità dei pulsanti descritti in modalità dei pulsanti descritti in
precedenza.
precedenza.
Dopo aver effettuato le opportune Dopo aver effettuato le opportune
selezioni (operando su tutti i campi selezioni (operando su tutti i campi
della tabella
della tabella Libri Libri ), ), cliccando cliccando sul sul pulsante
pulsante Avanti Avanti si procederà con il si procederà con il secondo passaggio dell
secondo passaggio dell ’ ’ auto- auto- composizione, che consente di composizione, che consente di
modificare la struttura creando delle modificare la struttura creando delle
priorità nella realizzazione dell
priorità nella realizzazione dell ’ ’ output, output, raggruppando quei campi che l
raggruppando quei campi che l ’ ’ utente utente ritiene più significativi.
ritiene più significativi.
Nella finestra sono presenti due caselle Nella finestra sono presenti due caselle
separate dai già citati
separate dai già citati pulsanti di pulsanti di selezione
selezione . .
In quella di sinistra sono elencati i In quella di sinistra sono elencati i
campi selezionati nel primo passaggio, campi selezionati nel primo passaggio,
mentre in quella a destra è mostrata
mentre in quella a destra è mostrata
l l ’ ’ anteprima della struttura. anteprima della struttura.
Inizialmente la struttura è uniforme per tutti i Inizialmente la struttura è uniforme per tutti i
campi (non c
campi (non c ’è ’è nessun raggruppamento nessun raggruppamento selezionato).
selezionato).
Operando sul pulsante
Operando sul pulsante > > dopo aver dopo aver
selezionato il campo desiderato, questo selezionato il campo desiderato, questo
modificherà l
modificherà l ’ ’ anteprima della struttura, anteprima della struttura, ponendo il campo selezionato in modo ponendo il campo selezionato in modo
evidenziato rispetto agli altri campi.
evidenziato rispetto agli altri campi.
Nell Nell ’ ’ esempio selezioneremo il campo esempio selezioneremo il campo Titolo Titolo , , che utilizzeremo all
che utilizzeremo all ’interno del ’ interno del report report . .
Procedendo
Procedendo nell nell ’ ’ autocomposizione autocomposizione attraverso il tasto
attraverso il tasto Avanti Avanti , si aprirà , si aprirà una nuova finestra che stabilirà
una nuova finestra che stabilirà
l l ’ ’ ordinamento che l ordinamento che l ’ ’ utente intende utente intende attribuire ai record nella
attribuire ai record nella visualizzazione
visualizzazione (ed eventuale stampa) (ed eventuale stampa)
del del report report . .
La finestra è predisposta per inserire La finestra è predisposta per inserire più ordinamenti rispetto a più campi.
più ordinamenti rispetto a più campi.
In altri termini, offre la possibilità di In altri termini, offre la possibilità di
ordinare i record prima rispetto ai valori ordinare i record prima rispetto ai valori
di un determinato campo e - tra quelli di un determinato campo e - tra quelli
che hanno in quel campo lo stesso che hanno in quel campo lo stesso
valore - rispetto ad un secondo campo, valore - rispetto ad un secondo campo,
e così via...
e così via...
Per effettuare tali impostazioni si Per effettuare tali impostazioni si
cliccherà
cliccherà sulla casella che rappresenta sulla casella che rappresenta un menu a tendina e si selezionerà al un menu a tendina e si selezionerà al
suo interno il campo principale di suo interno il campo principale di
ordinamento.
ordinamento.
Il pulsante posto alla destra della Il pulsante posto alla destra della
casella serve per stabilire l
casella serve per stabilire l ’ ’ ordinamento ordinamento da applicare:
da applicare:
- - crescente crescente A A → Z Z
La tabella
La tabella Libri Libri ha un numero di record ha un numero di record limitato: sarà sufficiente sfruttare uno solo limitato: sarà sufficiente sfruttare uno solo
dei campi per l
dei campi per l ’ ’ ordinamento. Il campo ordinamento. Il campo prescelto è il campo
prescelto è il campo Anno di Anno di pubblicazione
pubblicazione , e l , e l ’ ’ ordinamento sarà ordinamento sarà crescente.
crescente.
Nell Nell ’ ’ elenco dei campi sui quali è possibile applicare un elenco dei campi sui quali è possibile applicare un ordinamento, non appare più il campo
ordinamento, non appare più il campo Titolo Titolo , poiché , poiché esso è stato selezionato come
esso è stato selezionato come campo prioritario campo prioritario nella finestra di
nella finestra di autocomposizione autocomposizione precedente. precedente.
Effettuate le opportune operazioni, il Effettuate le opportune operazioni, il
pulsante
pulsante Avanti Avanti consentirà consentirà
l l ’ ’ avanzamento ad una nuova finestra di avanzamento ad una nuova finestra di dialogo, che richiederà all
dialogo, che richiederà all ’ ’ utente il tipo utente il tipo
di di layout layout che intende attribuire al che intende attribuire al report report . .
L L ’ ’ aspetto del aspetto del report report può essere di può essere di diversi tipi
diversi tipi , ed è , ed è
fondamentalmente condizionato fondamentalmente condizionato
dalla posizione che i campi, con le dalla posizione che i campi, con le
loro etichette, assumono al loro loro etichette, assumono al loro
interno.
interno.
Nella
Nella Visualizzazione struttura Visualizzazione struttura sarà sarà possibile modificare a discrezione possibile modificare a discrezione
dell dell ’ ’ utente la posizione e le utente la posizione e le
formattazioni relative alle caselle dei formattazioni relative alle caselle dei
dati ed alle loro etichette.
dati ed alle loro etichette.
Nell Nell ’ ’ esempio del esempio del report report Libri Libri , si selezionerà , si selezionerà il primo layout dell
il primo layout dell ’ ’ elenco, ricordando che elenco, ricordando che attraverso tale finestra è anche possibile attraverso tale finestra è anche possibile
regolare l
regolare l ’ ’ orientamento del foglio in fase di orientamento del foglio in fase di stampa del
stampa del report report , e abilitare la funzione che , e abilitare la funzione che regola automaticamente le dimensioni delle regola automaticamente le dimensioni delle
caselle affinché siano visualizzate tutte in
caselle affinché siano visualizzate tutte in
un un ’ ’ unica pagina. unica pagina.
Agendo ancora sul pulsante
Agendo ancora sul pulsante Avanti si accede alla finestra Avanti si accede alla finestra che consente la selezione dello
che consente la selezione dello stile stile del del report. report .
Per Per stile stile si intendono i si intendono i tipi tipi e gli e gli effetti
effetti dei caratteri, i dei caratteri, i colori colori e gli e gli eventuali
eventuali sfondi sfondi da applicare alle da applicare alle schermate del
schermate del report report . .
Nella finestra sono riportati alcuni stili Nella finestra sono riportati alcuni stili
predefiniti; per il
predefiniti; per il report report Libri Libri si si seleziona lo stile
seleziona lo stile Formale Formale che è il che è il primo dell
primo dell ’ ’ elenco. elenco.
Dopo aver effettuato la selezione Dopo aver effettuato la selezione
dello stile ed aver
dello stile ed aver cliccato cliccato il il pulsante
pulsante Avanti Avanti , l , l ’ ’ utente si troverà utente si troverà davanti alla
davanti alla finestra di chiusura finestra di chiusura
dell dell ’ ’ autocomposizione autocomposizione . .
Al suo interno troviamo sia la casella Al suo interno troviamo sia la casella del del nome nome da attribuire al da attribuire al report report (che (che
suggerisce il nome della tabella di origine)
suggerisce il nome della tabella di origine) sia sia le due opzioni che consentono
le due opzioni che consentono
l l ’ ’ apertura dell apertura dell ’ ’ anteprima anteprima del del report report creato, o la possibilità di
creato, o la possibilità di modificare modificare la la struttura.
struttura.
Selezionando l
Selezionando l ’ ’ opzione opzione Visualizzare Visualizzare
un un ’ ’ anteprima del report anteprima del report e e cliccando sul cliccando sul pulsante
pulsante Fine Fine si chiuderà la finestra di si chiuderà la finestra di dialogo, e si aprirà la finestra di
dialogo, e si aprirà la finestra di visualizzazione che contiene il
visualizzazione che contiene il report report creato creato secondo tutte le impostazioni di contenuto e secondo tutte le impostazioni di contenuto e
di forma assegnate nei vari passaggi di forma assegnate nei vari passaggi
effettuati.
effettuati.
Attraverso la visualizzazione Attraverso la visualizzazione
dell dell ’ ’ anteprima sarà possibile visionare il anteprima sarà possibile visionare il documento stampabile prodotto.
documento stampabile prodotto.
Saranno a disposizione dell
Saranno a disposizione dell ’ ’ utente tutti utente tutti gli strumenti di visualizzazione propri gli strumenti di visualizzazione propri
dell dell ’ ’ anteprima di stampa anteprima di stampa , che , che consentono sia di
consentono sia di ingrandire i dettagli ingrandire i dettagli del documento, sia di
del documento, sia di visionare le visionare le pagine
pagine nel loro complesso. nel loro complesso.
Nell Nell ’ ’ eventualità che il eventualità che il report report sia più sia più lungo di una pagina, sarà possibile lungo di una pagina, sarà possibile
scorrere
scorrere il documento attraverso i il documento attraverso i pulsanti di navigazione presenti pulsanti di navigazione presenti nella parte bassa della finestra.
nella parte bassa della finestra.
Per Per stampare stampare il il report report sarà sufficiente sarà sufficiente
utilizzare il pulsante che riporta il simbolo utilizzare il pulsante che riporta il simbolo
grafico della stampante.
grafico della stampante.
Se invece il documento presenta qualche Se invece il documento presenta qualche imperfezione sia formale sia di contenuti
imperfezione sia formale sia di contenuti (i dati (i dati visualizzati)
visualizzati) si potrà operare, diversamente, si potrà operare, diversamente, sulla struttura o sui dati d
sulla struttura o sui dati d ’ ’ origine, dopo aver origine, dopo aver chiuso l
chiuso l ’ ’ anteprima attraverso il pulsante anteprima attraverso il pulsante Chiudi
Chiudi . .
Spesso, nel paragrafo precedente, si è Spesso, nel paragrafo precedente, si è
fatto riferimento alle modifiche che è fatto riferimento alle modifiche che è
possibile apportare ad un
possibile apportare ad un report report attraverso la
attraverso la visualizzazione Struttura visualizzazione Struttura . . Attraverso l
Attraverso l ’ ’ uso uso
dell dell ’ ’ autocomposizione autocomposizione si crea, infatti, si crea, infatti, una struttura che, in fase di
una struttura che, in fase di
Selezionando quindi l
Selezionando quindi l ’ ’ icona del icona del report
report precedentemente creato e precedentemente creato e cliccando
cliccando sul pulsante sul pulsante Struttura Struttura , si , si aprirà una finestra ripartita in più
aprirà una finestra ripartita in più sezioni.
sezioni.
la prima include l la prima include l ’ ’ intestazione del report intestazione del report ; ;
la seconda l la seconda l’ ’ intestazione pagina intestazione pagina ; ;
la terza la terza l l ’ ’ intestazione titolo intestazione titolo (poiché nel corso (poiché nel corso
dell’ dell ’autocomposizione autocomposizione è stato dato maggior rilievo al titolo rispetto agli è stato dato maggior rilievo al titolo rispetto agli altri dati del libro)
altri dati del libro); ;
la quarta contiene il la quarta contiene il corpo corpo , ovvero tutti i dati di ciascun , ovvero tutti i dati di ciascun libro
libro (eccezion fatta per il titolo, per i motivi sopra descritti) (eccezion fatta per il titolo, per i motivi sopra descritti) ; ;
