Sito del sistema bibliotecario Area Nord Ovest

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Manuale per il modulo gestione delle iniziative – www.sbi.nordovest.bg.it ver.1.0 – autore: C. Galante

Sito del sistema bibliotecario Area Nord Ovest Modulo di gestione iniziative

Per accedere al modulo di gestione delle iniziative è necessario autenticarsi inserendo username e password negli appositi campi

Effettuata l’autenticazione è necessario accedere alla pagina della singola biblioteca. Al di sotto dell’immagine viene visualizzato il link Gestione iniziative della biblioteca che

permette di collegarsi al modulo di gestione iniziative.

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Il modulo presenta le tre funzioni seguenti

1. Nuova iniziativa, che permette di creare l’iniziativa da gestire

2. Gestione avvisi, che permette di creare e di inviare avvisi tramite email agli iscritti 3. Gestione report, che gestisce la reportistica costi/ricavi per le singole iniziative

Creazione nuova iniziativa

Per gestire un’iniziativa è necessario crearla tramite la funzione Nuova iniziativa.

Cliccando sul link indicato compare il seguente modulo che viene analizzato per sezione.

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Nella parte superiore del modulo vanno inseriti alcuni dati di carattere generale riguardante l’iniziativa. Innanzitutto la denominazione dell’iniziativa (es. Corso di

informatica, Tour delle Cinque Terre, Mostra fotografica dedicata all’infanzia ecc.) e va scelta una tra le seguenti sette tipologie (Corso, Incontro, Laboratorio, Mostra, Spettacolo, Viaggio, Altro). Successivamente va indicata la data di realizzazione tenendo presente che:

• Se la data è unica va inserita nel primo campo Data

• Se l’iniziativa si realizza in continuità per un periodo definito (es. una mostra che duri dal 3 febbraio al 2 marzo) va indicata la data d’inizio nel primo campo Data e la data fine nel campo Data fine (contrassegnato da un asterisco)

• Se l’iniziativa copre diverse date singole (es. 2 marzo, 9 marzo, 17 marzo, ecc.) è necessario inserire le date all’interno del campo Date dell’evento (contrassegnato da due asterischi). Il formato della data è in questo caso indifferente (es. 2/02/2009, 2-02-2009, 2 febbraio 2009).

Le date possono essere inserite – nei campi Data e Data Fine – usando il pulsante Data che attiva un calendario dal quale è possibile selezionare le date scelte. Le date

compaiono inoltre all’interno della ricevuta che viene stampata per l’utente iscritto come riepilogo dell’iniziativa.

Nel campo Luogo dell’evento va inserito una specificazione non obbligatoria del luogo dove verrà realizzata l’iniziativa. Infine i due pulsanti relativi al costo dell’iniziativa permettono di indicare se l’iniziativa è libera o a pagamento.

Iniziativa a pagamento

Se l’iniziativa è a pagamento una parte del modulo è dedicata ai parametri relativi ai costi, come indicato nella figura seguente.

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La parte del modulo che permette di gestire le quote di iscrizione va trattata nel modo seguente:

• Se è definita la quota di iscrizione, va inserita nel campo Quota unica

• Se è previsto inoltre una differenziazione in base al numero di iscritti (es. da 10 a 15 iscritti € 100, da 16 a 20 € 70, ecc.), vanno inseriti i relativi valori nei campi indicati

• Se è prevista una riduzione (es. riduzione per minorenni, riduzione per residenti), va indicata nel campo apposito

• Se sono previsti supplementi specifici alla quota di iscrizione (è il caso a volte delle gite con supplementi per camere singole) vanno descritti e indicati nella sezione apposita

L’ultima sezione del modulo è dedicata alla definizione del numero di iscritti, ad alcune verifiche sull’iscrizione finalizzate ad eventuali riduzioni o trattamenti differenziati e al salvataggio dell’iniziativa.

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In diversi casi la realizzazione dell’iniziativa è vincolata al raggiungimento di un numero minimo di iscritti, da indicare nel campo Numero minimo di iscritti. Inoltre può essere previsto un tetto massimo di iscrizioni, da inserire nel campo Numero Massimo Iscritti.

Ulteriori controlli possono essere indicati accanto al campo Verifica se Iscritto è residente, Verifica se iscritto è minorenne, Verifica se iscritto è anziano (nel caso ad es. in cui si applichino condizioni particolari per queste tre categorie di iscritti). Infine va selezionata la biblioteca organizzatrice dell’iniziativa e premere sul pulsante per salvare l’iniziativa. Il salvataggio conduce ad una pagina riepilogativa dell’iniziativa così definita.

Nota importante

E’ possibile creare iniziative condivise tra diverse biblioteche, appartenenti anche a sistemi diversi. In questo caso è necessario accedere al sistema con un grado di autenticazione superiore a quello del singolo bibliotecario. Questa operazione è permessa

esclusivamente ai diversi referenti di sistema.

Iscrizioni

La creazione di una nuova iniziativa produce una tabella che presenta tre colonne (Nome iniziativa, Iscrizioni, Costi/budget) , come nella figura seguente

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Per gestire le iscrizioni di una determinata iniziativa è necessario cliccare sul link Iscrizioni accanto al nome dell’iniziativa specifica. Compare la seguente schermata

Trattandosi di una iniziativa priva di iscritti, il sistema avverte l’operatore che L’iniziativa non ha ancora raggiunto il numero minimo di partecipanti con un avvertimento in caratteri rossi che compare finché non si raggiunge il numero minimo di iscritti, come definito nella fase precedente di creazione dell’iniziativa. Per iscrivere un utente all’iniziativa è

necessario cliccare sul link Nuova iscrizione che attiva il modulo seguente.

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Nel modulo vanno inseriti i dati indicati nei campi corrispondenti. In coda al modulo vanno spuntati eventuali controlli per minorenni, residenti o riduzioni nel caso siano previste. Il salvataggio conduce alla seguente schermata di conferma iscrizione:

Da qui è possibile tornare alle iscrizioni, effettuare direttamente il versamento oppure stampare la ricevuta di versamento.

Tornando alle iscrizioni compare la seguente schermata

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Il riepilogo dell’iniziativa presenta al di sotto dell’intestazione le seguenti voci:

• Numero di iscritti

• Numero di posti disponibili (stabilito automaticamente in base al tetto massimo e alle iscrizioni effettuate)

• Costo attuale (il costo effettivo dell’iniziativa)

• Costo ridotto

Il riepilogo analitico dell’iscritto, presente nella tabella inferiore, riporta i seguenti dati:

• Nome e cognome dell’iscritto

• Stato dell’iscrizione (regolare o riserva)

• Data e ora di registrazione dell’iscrizione

• Eventuali riduzioni

• Totale debito (nel caso indicato nella figura precedente il debito corrisponde al costo di iscrizione in quanto il versamento non è stato ancora effettuato)

• Totale supplementi (se esistenti)

• Totale versamento

• Debito residuo (corrisponde sempre nella figura al costo di iscrizione, da attivare per effettuare il versamento, come indicato oltre)

• Eventuali crediti

• Cambia (lo stato di iscrizione. Nel caso indicato è attivo il link Riserva, da attivare se il partecipante andasse iscritto in riserva)

Nota importante

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La quota di iscrizione va indicata nel campo Versamento. Premendo sul pulsante Registra compare la seguente schermata:

Attivando la funzione Stampa ricevuta viene creato un file pdf che contiene la ricevuta di versamento comprensiva dei dati come dall’immagine successiva:

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In alto a sinistra compare la denominazione della biblioteca (o delle biblioteche) promotrice dell’iniziativa, poi il numero di ricevuta.

Di seguito troviamo in rosso la denominazione specifica dell’iniziativa, la data, il nome dell’iscritto, la quota versata e la data di versamento e la causale. In fondo lo spazio per la firma e la biblioteca che rilascia la ricevuta.

Tornando alle iscrizioni il versamento effettuato comparirà nella colonna di riepilogo sotto la voce Tot. Vers. (totale versamento) come risulta dall’immagine seguente:

Il comando di selezione che compare all’inizio della riga riepilogativa di ogni iscritto va utilizzato nel caso in cui si voglia stampare una ricevuta cumulativa contenente i dati di versamento relativi a più iscritti. Ecco un’immagine esemplificativa:

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Nel caso indicato, gli iscritti Verdi Giuseppe e Rossini Gioacchino vengono selezionati e viene indicato come referente Verdi Giuseppe. Attivando la Stampa ricevute si otterrà una ricevuta cumulativa contenente i dati dei due iscritti come si può vedere dall’immagine seguente:

Note importanti

L’elenco delle iscrizioni può essere esportato in formato csv.

Non è infrequente il caso in cui un partecipante si iscriva a diverse iniziative nel corso dell’anno. Il sistema permette di recuperarne i dati automaticamente , una volta che questi siano già stati inseriti. Ad es., se viene digitato nel campo Cognome la parola “Rossi” il sistema presenta un menu a discesa contenente una serie di iscritti il cui cognome inizia per la parola suddetta, come semplificato nell’immagine seguente:

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E’ sufficiente selezionare l’iscritto scelto per trasferire automaticamente i dati relativi all’interno dei campi di iscrizione come dall’immagine seguente:

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Gestione avvisi

Dalla pagina iniziale del modulo di gestione delle iniziative è possibile accedere, come

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Nella sezione Crea nuovo avviso è possibile definire un avviso specifico per la singola iniziativa in forma di messaggio email. L’oggetto è definito dal titolo, il corpo del messaggio dal testo ed un eventuale file allegato può essere selezionato nel campo File. Dopo che si è definito, il messaggio va salvato. Esso comparirà nel menu a tendina sotto il comando Seleziona avviso.

Dopo aver selezionato l’avviso e l’iniziativa per la quale gestire gli avvisi, comparirà un elenco degli iscritti all’iniziativa così definita

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Accanto all’elenco degli iscritti sotto la colonna Seleziona è disponibile un comando di selezione che permette di inviare il messaggio selezionato via email. In caso di avviso telefonico, è possibile tenere traccia dell’avviso effettuato premendo il pulsante Avvisa. Il sistema ne registra in tal modo l’avviso con la data, come si può vedere dall’immagine precedente.

Gestione reportistica

Il modulo di gestione iniziative permette di controllare sinteticamente il bilancio economico di un’iniziativa. Il modulo relativo è accessibile attraverso Gestione report dall’indice delle iniziative.

Per definire i costi preventivi (budget) e definitivi (consuntivi) oltre alle eventuali quote di stanziamento previste per la singola iniziativa è necessario accedervi tramite il comando Costi/budget.

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Qui è possibile creare la singola voce di costo in base alla tipologia definita utilizzando i comandi sotto le colonne Voce e Quota e selezionando la tipologia. L’aggiunta tramite il comando Salva permette di creare un elenco di voci, come indicato nell’immagine

precedente. Per avere un quadro sintetico del bilancio di un’iniziativa, è necessario, dopo aver definito le voci di costo e gli stanziamenti previsti, accedere alla Gestione Report dove troviamo – oltre alle voci definite in precedenza – i ricavi calcolati automaticamente dalle quote versate dai singoli iscritti. Ecco un’immagine esemplificativa riferita all’iniziativa di esempio Viaggio alle Cinque Terre.