Fattura elettronica passiva in eSOLVER
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Come funziona?
Il flusso delle fatture elettroniche passive prevede la ricezione del file XML dal Sistema Di Interscambio (SDI) direttamente in eSOLVER. La ricezione può essere eseguita manualmente e/o in modo schedulato (es. ogni ora).
sistemi
PEC Fornitore
SDI
Sistema Di
Interscambio
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FTA sistemi
PEC Fornitore
SDI
Sistema Di
Interscambio
La contabilizzazione della fattura si può fare in 2 modi alternativi:
Modalità Guidata: Si parte dal file XML ed i suoi dati vengono utilizzati (proposti) per registrare la fattura Modalità Manuale: Si registra la fattura passiva (come si è fatto fino ad ora) e poi si collega al file XML
Manuale: Collego la fattura registrata al file XML
Guidata: Creo la fattura dal file XML
Come funziona?
Il flusso delle fatture elettroniche passive prevede la ricezione del file XML dal Sistema Di Interscambio (SDI) direttamente in eSOLVER. La ricezione può essere eseguita manualmente e/o in modo schedulato (es. ogni ora).
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Andiamo ad acquisire le fatture elettroniche passive dallo SDI:
Apriamo il programma alla voce Flussi fatture elettroniche passive nel menu Contabilità Fornitori
Gestione dei flussi
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Nel cruscotto dei flussi, nel tab (1) AZIONI, potremo (2) Visualizzare le fatture già ricevute ed (3) Acquisire quelle nuove. Attraverso i (4+5) filtri potremo inoltre andare in ricerca delle fatture scaricate in base alla ditta, data o stato documento.
Gestione dei flussi
Nelle colonne (6) della griglia documenti ci verranno
indicati anche numerose informazioni come riferimenti, stato, data consegna, fornitore ecc..
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Per scaricare eventuali nuove fatture e/o ricevute, andiamo nel tab (1) AZIONI e premiamo il bottone (2) Acquisizione automatica fatture e ricevute.
Gestione dei flussi
Il programma procederà in base alla vostra configurazione, a scaricare i file XML da (3) HUB Sistemi, (4) PEC e (5) cartella locale e ad archiviarli nel cruscotto dei flussi delle fatture elettroniche passive fra gli altri documenti.
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Vediamo ora come contabilizzare i file XML ricevuti con la modalità guidata:
Apriamo il programma alla voce Contabilizzazione fatture elettroniche nel menu Contabilità Fornitori.
Contabilizzazione fatture elettroniche
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In base ai filtri applicati, ci verranno mostrate (1) le fatture elettroniche XML da contabilizzare e per ognuna di esse (2) i dati necessari alla contabilizzazione: Fornitore, Tipo documento e Registro IVA.
La mancanza anche di uno solo dei dati al punto 2, comporterà la presenza dello stato di «Documento non valido per la contabilizzazione» per la fattura in questione.
Contabilizzazione fatture elettroniche
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I dati relativi a fornitore, tipo documento e registro IVA possono essere integrati manualmente e rendere così i documenti contabilizzabili.
Possiamo ad ogni modo impostare i (1) parametri della contabilizzazione per aiutarci nel compito e proporre in futuro queste informazioni in modo automatico.
Contabilizzazione fatture elettroniche
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Nella videata di gestione parametri che si aprirà, spostiamoci su (1) Parametri per derivazioni automatiche e scegliamo nelle combo (2) Deriva fornitore e (3) Deriva tipo documento il valore «Solo se non associato».
Questo ci permetterà di ottenere in modo automatico, il codice fornitore (derivandolo dall’anagrafica che
corrisponde alla partita IVA del cedente della fattura elettronica) ed il tipo documento indicato nei «Parametri per ditta» e/o Parametri per fornitore.
Contabilizzazione fatture elettroniche
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Impostando sulla voce (1) Deriva tipo documento il valore «Solo se non associato», verrà aperta una videata che ci chiederà di definire i tipi documento da proporre quando ci arriva una fattura, nota di credito ecc.
Nell’immediato è consigliabile impostare per lo meno i valori relativi a TD01 – Fattura e TD04 – Nota di credito, che sono i documenti che riceverete più spesso mentre le altre casistiche si possono gestire anche manualmente.
Contabilizzazione fatture elettroniche
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Una volta definiti i parametri di derivazione automatica di fornitore e tipo documento (e se specificato su questo, anche il registro IVA acquisti, altrimenti lo mettiamo manualmente), premendo sul bottone (1) Dati fornitore Tipo documento (ed in automatico per tutte le fatture ricevute in futuro) verranno derivati i (2) dati necessari e lo stato dei documento passerà a «Valido per la contabilizzazione».
Contabilizzazione fatture elettroniche
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Possiamo finalmente selezionare (1) la data a cui registrare la fattura, (2) il documento da contabilizzare e premere il bottone (3) Contabilizza.
Contabilizzazione fatture elettroniche
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Verranno aperte due videate: La prima (a destra) ci mostrerà la fattura elettronica, la seconda (a sinistra) sarà una nuova fattura di acquisto con i dati di testata già compilati:
Contabilizzazione fatture elettroniche
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I dati già compilati che troveremo nella fattura di acquisto sono:
1. Tipo documento 2. Registro IVA
3. Data registrazione 4. Data e num. doc.
5. Intestatario
6. Totale documento 7. Scadenze
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I dati relativi al corpo invece, non vengono derivati e rimangono quindi a cura dell’operatore!
Contabilizzazione fatture elettroniche
NO
Le righe del corpo dovranno essere inserite
manualmente (o come sempre possiamo evadere gli ordini a fornitore ed i DdT da fornitore ricevuti)
Salvando la fattura, verranno chiuse le due videate ed il programma tornerà nel cruscotto di contabilizzazione, dalla quale si potrà procedere con il prossimo documento.
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E se avessi già registrato la fattura di acquisto e volessi collegarla con la fattura elettronica ricevuta?
Torniamo al programma Flussi fatture elettroniche passive nel menu Contabilità Fornitori
Contabilizzazione fatture elettroniche
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Nel cruscotto dei flussi, nel tab (1) UTILITA’, premere (2) Collega fatture.
Contabilizzazione fatture elettroniche
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Verranno mostrate le fatture ancora non contabilizzate ed il loro stato di «Valido per il collegamento» se è stata trovata corrispondenza fra fattura elettronica XML e fattura di acquisto registrata in contabilità.
Il collegamento sarà valido per i documenti che presentano lo stesso intestatario, data e numero documento.
Attenzione: Parliamo di corrispondenza esatta! Ad esempio, FTE 1120/A è diverso da FTA 1120 A!
Selezionando (1) i documenti validi e premendo il bottone (2) Collega, verrà effettuato il collegamento ed aggiornata la griglia.
Contabilizzazione fatture elettroniche
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Per le fatture di acquisto contabilizzate da XML o collegate manualmente, sarà possibile visualizzare la fattura elettronica anche dalla gestione fatture di acquisto
