UN MODELLO DI
AMMINISTRAZIONE PUBBLICA DIGITALE
EFFICIENTE E SOSTENIBILE SOTTO IL PROFILO
ARCHIVISTICO
Università degli Studi
di Macerata
L’Amministrazione Pubblica digitale
¤ La Pubblica Amministrazione è chiamata oggi a dare attuazione ad un complesso di norme che la indirizza decisamente verso il documento
informatico e la dematerializzazione dell’azione amministrativa
L’Amministrazione Pubblica digitale
¤ L’obiettivo è conseguire forti riduzioni di costi e aumenti significativi di competitività ed efficienza, sfruttando al meglio le potenzialità delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione
Governare la complessità
¤ Conseguire concretamente questi risultati, però, non è affatto semplice: l’acquisizione di sistemi tecnologici avanzati è una condizione necessaria, ma non sufficiente
Governare la complessità
¤ Occorre riprogettare i flussi di lavoro, rimodulare gli assetti organizzativi, formare il personale,
creare un ambiente di lavoro idoneo e soprattutto occorre la volontà dell’alta direzione
Modello di PA digitale
¤ Occorre cioè disegnare un nuovo modello per
l’amministrazione pubblica digitale, assegnando un ruolo strategico, centrale, alla gestione informatica dei documenti, che deve essere realizzata con
metodi, strumenti e procedure condivise a tutti i
Archiviazione digitale
¤ Poiché l’archivio digitale su forma sul sistema di gestione informatica dei documenti (protocollo informatico) con l’ausilio delle sue funzionalità, devono essere oggetto di registrazione e
classificazione tutti i documenti informatici che sono da archiviare, anche quelli prodotti
internamente
Archiviazione digitale
¤ Il sistema di gestione informatica dei documenti assume, quindi, la valenza di un vero e proprio
“servizio infrastrutturale”
Interoperabilità tra sistemi
¤ Una quantità sempre maggiore di documenti
informatici è prodotta o ricevuta mediante sistemi informativi verticali, cioè sistemi utilizzati a
supporto di determinati settori di attività, che in alcuni casi arrivano a gestire autonomamente canali di comunicazione via Web…
Interoperabilità tra sistemi
¤ Per evitare la frammentazione dell’archivio digitale in N sistemi diversi, dove la organizzazione dei
documenti obbedisce a logiche di settore, è
necessario realizzare forme di interoperabilità e cooperazione applicativa tra questi sistemi e il
Fascicolo informatico
¤ I documenti informatici, non avendo la fisicità della carta, possono essere riuniti ai loro precedenti,
formando unità archivistiche equivalenti ai
fascicoli cartacei, solo attraverso le funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti…
Fascicolo informatico
¤ Pertanto, i Responsabili dei procedimenti
amministrativi e tutto il personale dell’ente che
forma i carteggi devono conoscere ed utilizzare in modo corretto il titolario di classificazione dei
documenti
Flussi documentali elettronici
¤ La movimentazione dei documenti informatici
registrati nel sistema di gestione documentale, tra le unità organizzative coinvolte nell’azione
amministrativa, è solo virtuale, in quanto realizzata semplicemente modificando i parametri che ne
determinano l’accessibilità…
Flussi documentali elettronici
¤ Questo significa che tutto il personale di tutte le unità organizzative dell’ente deve utilizzare il
sistema di gestione informatica dei documenti per ricevere e trasmettere i documenti informatici
L’archivio digitale
¤ Sul sistema di gestione informatica dei documenti confluiscono non soltanto i documenti e le unità archivistiche con i relativi metadati, ma anche le informazioni sul contesto organizzativo,
procedurale e tecnologico in cui si sviluppa l’attività del soggetto produttore dell’archivio…
L’archivio digitale
¤ Su di esso, pertanto, si forma quella base
informativa e documentaria che costituirà l’input del processo di conservazione digitale
Come attuare il cambiamento
¤ Per attuare questo modello di amministrazione pubblica digitale, occorre in primo luogo
concentrarsi sui flussi di lavoro e sui procedimenti amministrativi, riprogettandoli con l’intento di
conseguire il massimo livello di semplificazione e di interazione on line
Come attuare il cambiamento
¤ È nella fase di reengineering dei procedimenti amministrativi che si può valutare la fattibilità,
sotto il profilo tecnico, giuridico, archivistico e del rapporto costi/benefici della sostituzione dei
documenti cartacei con i documenti informatici, considerando non solo le esigenze gestionali nella fase corrente, ma anche le necessità di
Come attuare il cambiamento
¤ Lo studio dei documenti ricevuti o prodotti
nell’ambito del procedimento amministrativo che si vuole trasferire su base informatica (on line) è
indispensabile per garantire la presenza in essi di tutti gli elementi necessari, sia sotto il profilo
giuridico-amministrativo che archivistico, procedurale e tecnologico
Come attuare il cambiamento
¤ L’attivazione di canali di comunicazione via WEB, personalizzati per la trattazione di determinate
tipologie documentarie e l’interazione con
determinate fasce di utenza, appare più efficace della posta elettronica certificata
