33
2. Il ruolo della distinta base nella gestione dei costi delle materie
prime
In questo capitolo cercheremo di evidenziare qual è il ruolo della distinta base nella formazione e nella gestione dei costi connessi alle materie prime. Ne spiegheremo le funzioni e le caratteristiche principali per capire quali sono le aree in cui viene utilizzata e quelle su cui si possono ripercuotere gli effetti di un uso improprio o della sua inadeguatezza. Questo al fine di evidenziare i costi che ne possono scaturire e per fornire un primo schema riepilogativo che consenta di classificarli sulla base o meno del collegamento con le materie prime. Approfondiremo poi l’importanza della distinta base per l’attività di approvvigionamento e vedremo come viene utilizzata dai sistemi ERP per la determinazione dei fabbisogni di materiali. Infine vedremo come si colloca rispetto al sistema di budgeting e quali sono le fasi dell’attività di aggiornamento e le problematiche con cui ci si deve confrontare.
2.1 Funzioni e caratteristiche dello strumento
2.1.1 Definizione
La distinta base, in inglese bill of materials (BOM), è l’elenco dei materiali, dei componenti e dei sottoassiemi necessari per la produzione di un’unità di prodotto
finito, con indicazione per ciascuno delle quantità da impiegare.
Viene spesso associata, come concetto, alla ricetta che si utilizza in cucina per la preparazione degli alimenti 35. La rappresentazione grafica più comune della distinta
base è quella del diagramma ad albero come quello riportato in Figura 1, dove il prodotto finito A è costituito da un componente B e da un sottoassieme C. Quest’ultimo è a sua volta formato da altri due componenti, ovvero D ed E. 35 G. Levy, La logistica nei sistemi ERP – dalla distinta base ala produzione, 2006 [Figura 1. Rappresentazione ad albero della distinta base]
La linea spezzata che mette in relazione A e B viene definita “legame” (link) e serve per mettere in relazione, distinguendoli, il componente “padre” con il componente “figlio”. In corrispondenza del legame viene inoltre indicato il coefficiente di impiego (“usage rate”), cioè la quantità di componente figlio necessaria per la realizzazione di un’unità di componente padre. Osservando lo schema di rappresentazione di una distinta base riusciamo immediatamente a distinguere un prodotto finito da un semilavorato o dalle materie. Il primo si trova al vertice della rappresentazione ad albero e sarà caratterizzato dal fatto di non avere padri, il semilavorato ha legami sia verso l’alto che verso il basso, viene quindi prodotto, assemblato e poi consumato all’interno dell’azienda, infine le materie prime si distinguono per l’assenza di componenti figli, sono quindi componenti di acquisto provenienti dall’esterno. Sempre in corrispondenza del legame trova collocazione il ciclo di produzione (routing), un documento che contiene la lista delle operazioni necessarie per la trasformazione del componente figlio nel componente padre, con indicazione del tempo necessario per ogni operazione e dell’impianto e/o reparto in cui viene eseguita. I componenti acquistati all’esterno (materie prime) hanno un lead time di acquisto, mentre per i componenti prodotti internamente si parla di lead time di produzione. Il primo è il tempo che intercorre tra l’ordine ed il ricevimento, il secondo quello che intercorre dallo scarico di magazzino al completamento del processo di trasformazione. Entrambi sono da considerarsi tempi lordi poiché tengono conto delle attese e dei tempi burocratici, che spesso hanno un peso notevole sul lead time complessivo. Come rappresentato in Figura 1 il diagramma ad albero si articola su più livelli, che costituiscono la dimensione verticale della distinta base e servono per definire la distanza dal prodotto finito. Il livello del prodotto finito è denominato convenzionalmente livello zero, il livello immediatamente inferiore è il livello uno e così di seguito. Nella realtà non esiste un numero complessivo di livelli valido in generale, di solito la distinta base di un’automobile ha una dimensione verticale che si aggira sui dieci livelli, quella di un aeroplano può arrivare anche a trentacinque. In altri settori industriali come quello alimentare o cartario non presenta più di due o tre livelli. Da quanto detto emerge come la distinta base non sia un mero elenco di componenti, si tratta piuttosto di una lista strutturata i cui livelli rappresentano le diverse fasi di realizzazione e in cui trovano formalizzazione le sequenze operazionali necessarie per l’ottenimento di un determinato prodotto.
2.1.2 Tipologie di distinte base
Le distinte base possono essere classificate in distinte di progettazione, di pianificazione e di produzione a seconda dell’uso che ne viene fatto e del reparto in cui vengono utilizzate36. Anche la struttura della distinta è un elemento variabile e a
seconda del tipo di azienda si possono riscontrare notevoli differenze: nel caso di azienda con processi produttivi puramente di assemblaggio si avranno distinte base molto orizzontali, con pochi livelli ma molti componenti, viceversa nel caso di aziende di processo quali cartiere, industrie chimiche e simili le distinte assumeranno una
36 G. Levy, op. cit, 2006
33
struttura molto verticale. A sua volta esistono diverse tipologie di rappresentazione della distinta base che può essere rappresentata in forma scalare, riepilogata oppure a livello singolo37. Quest’ultima contiene solo i figli al primo livello di un determinato
articolo mentre quella riepilogata elenca tutti i componenti di modo che appaiano una sola volta, sommando le quantità di quelli che compaiono in diverse posizioni all’interno della distinta base. La rappresentazione scalare è ottenuta semplicemente ruotando di 90° in senso antiorario la rappresentazione ad albero, è la forma più comune che viene visualizzata dagli applicativi gestionali e con cui si lavora (Figura 2). Al suo interno ogni discesa di livello è rappresentata da un punto accanto al codice dell’articolo. [Figura 2. Distinta base] La distinta base di progettazione, detta anche tecnica (Engineering Bill of Materials), è un particolare tipo di distinta che nasce in sede di progettazione dei nuovi prodotti e viene utilizzata dall’ufficio tecnico per dare indicazione delle specifiche tecniche, delle misure, delle tolleranze, delle attrezzature e delle altre informazioni necessarie per la corretta realizzazione del pezzo. Non tiene conto però delle diverse fasi della lavorazione e della gestione dei materiali, risultando una mera elencazione di parti. Compito dell’ente industrializzazione o della gestione logistica è quello di trasformare la distinta base tecnica in una distinta base di produzione, con integrazione delle informazioni mancanti.
Per quanto riguarda la struttura dei dati la distinta base, dal punto di vista informatico, è il risultato dell’integrazione di due archivi informativi relativi alla produzione: l’archivio articoli e l‘archivio strutture. Il primo, all’interno del software gestionale, viene spesso denominato anagrafica articoli e riporta tutte le informazioni che riguardano il singolo item, che sono:
‐ il codice: si tratta dell’identificativo univoco di ogni articolo che ne consente il riconoscimento all’interno dei diversi archivi di parti, come ad esempio nell’archivio magazzino. ‐ la descrizione: l’item description aiuta nell’identificazione dell’articolo ed è spesso correlata di ulteriori informazioni quali l’unità di misura. 37 G. Levy, op. cit, 2006 Quantità 1 3 10 9 2 12 3 Parte X Parte W Distinta base Prodotto A Parte B Parte X Parte Y Parte C
‐ il coefficiente di scarto di prodotto: indica la quantità dell’articolo che viene perduta nel processo produttivo a causa delle caratteristiche dello stesso e serve per determinare la quantità aggiuntiva da considerare ai fini dell’impiego.
Queste informazioni costituiscono i cosiddetti dati tecnici e sono spesso correlate da altri elementi quali il prezzo unitario d’acquisto (consuntivo) e il costo standard, i tempi di percorrenza necessari per pianificare l’emissione degli ordini (lead time di produzione o acquisto), l’entità della scorta di sicurezza. Tutte informazioni che possono essere utili dal punto di vista gestionale. L’archivio strutture, invece, contiene l’architettura dei legami esistenti tra i vari codici come ad esempio:
‐ il livello: come visto in precedenza esprime la posizione del componente all’interno della struttura lungo la dimensione verticale.
‐ il coefficiente d’impiego: esprime il numero di parti di componente figlio necessarie per realizzare un’unità di componente padre.
‐ il coefficiente di scarto di processo: è lo scarto generato dalla resa degli impianti e del processo produttivo da sommarsi a quello di prodotto.
‐ le condizioni di validità del legame di struttura: esprime la validità temporale dei legami di struttura della distinta base assegnata dall’ufficio tecnico, laddove presente.
E’ importante ricordare che per semplificare l’attività di gestione dei codici articolo delle distinte base esiste la possibilità di creare codici fittizi (phantom) che raggruppano alcuni codici articoli in specifichi sotto‐assiemi che possono essere utilizzati all’interno delle distinte base di prodotti diversi. Si tratta di componenti che di fatto non esistono, ma vengono creati per semplificare la gestione della distinta base. 2.1.3 Le funzioni della distinta base Abbiamo visto fin qui che cos’è una distinta base e qual è la sua struttura, vediamo ora come si colloca nell’ambito della gestione aziendale e quali sono le principali funzioni cui deve assolvere. Innanzitutto c’è da dire che la distinta base è uno strumento che trova applicazione in molti ambiti aziendali e può essere declinata in varie forme per adempiere agli scopi prefissati. Per questa sua natura costituisce spesso motivo di confronto tra le diverse funzioni e tra le unità organizzative come l’ufficio tecnico, la produzione, l’ufficio acquisti ed il controllo di gestione. In generale però, se volessimo rintracciare quelle funzioni della distinta base che hanno maggior rilevanza anche dal punto di vista dei costi e che sono riscontrabili in tutte le realtà aziendali produttive potremmo porla al centro di una serie di attività sulle quali esercita la propria influenza attraverso contributi differenziati, come raffigurato in Figura 3. Le attività che utilizzano la distinta base e che ne sono inevitabilmente influenzate sono: 1. progettazione e produzione 2. approvvigionamento 3. cost accounting 4. attività di budgeting
35 [Figura 3. Le funzioni della distinta base]
1. La progettazione, durante la fase di sviluppo di un nuovo prodotto ne definisce i componenti necessari nonché le misure, le tolleranze e le specifiche tecniche. Abbiamo già visto che questo tipo di distinta base, che prende il nome di tecnica, deve però essere integrata con ulteriori informazioni per poter essere utilizzata dalla produzione ai fini della realizzazione del prodotto, necessita infatti dell’indicazione delle fasi di lavorazione e di tutte le informazioni di dettaglio che consentono l’effettiva gestione degli articoli contenuti al suo interno (codice, descrizione, scarto di prodotto ecc…). La distinta che ne risulta viene denominata di
produzione ed è quella cui gli operatori lungo le diverse fasi del processo produttivo
dovranno far riferimento per la realizzazione del prodotto in quanto al suo interno troveranno indicazioni circa i componenti da utilizzare, le quantità, le attrezzature e le specifiche tecniche che il prodotto dovrà possedere al termine del processo. Questo significa che un eventuale problema relativo alla distinta base tecnica o a quella di produzione potrebbe avere ricadute sull’intero processo produttivo inficiando sulla qualità degli output ottenuti. Un’errata definizione delle specifiche tecniche del prodotto potrebbe essere causa di prestazioni produttive inefficienti o addirittura di non conformità e scarti, in realtà però è difficile che la distinta base possa generare problemi in questa fase dato che il lancio in produzione di un nuovo prodotto avviene solo dopo opportuni test pilota che portano a rivisitazioni della stessa fino all’ottenimento del risultato desiderato.
2. Per quanto riguarda l’approvvigionamento, nel paragrafo 2.2 vedremo nel dettaglio come la distinta base sia un input fondamentale su cui l’algoritmo del sistema MRP si basa per la definizione dei fabbisogni di materiali. Per ora è sufficiente sapere che gli approvvigionamenti devono essere pianificati, così come la produzione, di conseguenza si deve calcolare anticipatamente le quantità di materie prime e semi‐ lavorati di cui l’azienda avrà bisogno secondo le previsioni di vendita e il piano di produzione, si deve determinare il cosiddetto fabbisogno di materie. In questa fase la distinta base può concretamente determinare effetti economici rilevanti se non contiene informazioni corrette e aggiornate. Un’errata pianificazione degli approvvigionamenti, causata a sua volta da un’ errata stima dei fabbisogni, si può tradurre in mancati arrivi di materie necessarie al processo produttivo e anche in rotture di stock, oppure può comportare arrivi di materiali non richiesti o in quantità molto superiori a quelle necessarie. Sono tutte situazioni che generano costi aggiuntivi, anche di notevole entità, che scaturiscono da un problema legato alla distinta base. Ma quali possono essere le cause di questo problema? In linea di massima il problema consiste quasi sempre nella non rispondenza della distinta base alla realtà. Questa incongruenza può nascer da due tipologie di eventi: il primo e più importante è quello riconducibile a cause che potremmo definire “naturali”, poiché è legato al processo di obsolescenza della distinta base. E’ lecito aspettarsi che nel corso del tempo avvengano dei cambiamenti sia interni che esterni all’azienda cui la gestione deve sapersi adeguare nel più breve tempo possibile. Si pensi, a titolo di esempio, alle modifiche impiantistiche che possono migliorare la resa degli impianti riducendo lo scarto e l’impiego delle materie prime, oppure alla scomparsa dal mercato di una certa materia prima a causa del fallimento del fornitore e alla sua sostituzione da parte dell’ufficio acquisti con un’altra che ha le stesse caratteristiche tecniche, o ancora il caso di sostituzione di una materia prima con un’altra di nuova generazione che presenta caratteristiche migliori e ridurrà lo scarto di prodotto. Sono tutti eventi che rispecchiano la quotidianità della gestione aziendale e cui è necessario adeguare gli strumenti utilizzati, compresa la distinta base. Il secondo tipo di evento
37
che può causare una rappresentazione non veritiera della realtà da parte della distinta base è quello collegato alla variabile umana. In sede di modifica è possibile che l’operatore addetto commetta errori che, sebbene difficilmente possano avere ricadute pesanti in termini di quantificazione dei fabbisogni e pianificazione degli approvvigionamenti, non sempre hanno effetti trascurabili dal punto di vista economico.
3. La distinta base è anche uno strumento al servizio del controllo di gestione che se ne serve in sede di attribuzione dei costi delle materie consumate ai prodotti. La distinta viene infatti utilizzata nella loro attività quotidiana dagli addetti alla contabilità industriale per l’attribuzione dei consumi di materie ai singoli Work Orders (ordini di produzione), in modo da pervenire alla fine del mese alla determinazione del costo industriale di prodotto. Il processo prende avvio dalla determinazione delle quantità complessive consumate per ogni codice articolo, dato ottenuto per mezzo del software gestionale laddove esista il carico e lo scarico di magazzino e gli articoli siano adeguatamente codificati, oppure per certi articoli viene ottenuto attraverso l’inventario mensile. L’inserimento a sistema dei consumi di materie così determinati fa sì che il software gestionale assegni automaticamente al singolo Work Order le rispettive quantità di materie in base alla quantità di prodotto che è stata realizzata e ai coefficienti previsti in distinta base. In pratica il sistema moltiplica i coefficienti dei singoli codici‐materia per la quantità prodotta e sulla base dei valori ottenuti assegna al prodotto i rispettivi consumi di materia. Se non riesce ad allocare tutti i consumi, perché per esempio si è consumato di più di quanto risulta dalla moltiplicazione precedente o perché sono stati consumati codici‐materia nuovi non presenti in distinta, allora il sistema ripartisce i consumi in eccesso proporzionalmente tra i vari prodotti sulla base dei volumi di produzione. Chiaramente questo meccanismo può portare alla determinazione di costi industriali di prodotto molto lontani dalla realtà, per questo è opportuno che i consumi calcolati con la distinta base e i consumi reali siano il più possibile congruenti e sarà compito dell’addetto alla contabilità industriale verificarlo. Laddove si riscontrino delle differenze tra ciò che è stato effettivamente impiegato e ciò che era previsto nella distinta base, l’addetto contabile interviene sulla cosiddetta lista parti che è l’equivalente della distinta base in versione modificabile. Le modifiche possono consistere nell’inserimento di un codice materia che è stato impiegato per la realizzazione del prodotto ma che non era presente nella distinta, con indicazione del relativo coefficiente d’impiego, oppure nella eliminazione delle righe dei componenti presenti in distinta base ma che durante il mese in corso non sono state utilizzate. In un sistema ideale questo tipo di attività non dovrebbe esistere ma nella realtà è un passaggio inevitabile. La causa all’origine di questa attività, e quindi del costo degli operatori che la svolgono, si può rintracciare in tutti quei cambiamenti interni ed esterni all’azienda che rendono la distinta base obsoleta. Abbiamo già osservato in precedenza come le cause di questi cambiamenti siano molteplici e fisiologiche nella gestione aziendale. In realtà se le variazioni sono contenute di numero, come di solito dovrebbe essere, l’attività degli addetti alla contabilità industriale è poco dispendiosa in termini di tempo e di conseguenza il costo che ne deriva è trascurabile considerato il beneficio apportato dall’operazione. Il problema nasce laddove le modifiche da apportare siano molto numerose perché in questo caso l’attività può richiedere diverse ore nell’arco di un mese determinando un costo del lavoro non trascurabile. Oltre a questo bisogna tenere presente che l’aumento delle modifiche da apportare accresce notevolmente il rischio di errore, anche a causa della natura ripetitiva
dell’attività. Gli errori come già visto in precedenza possono determinare effetti trascurabili oppure molto rilevanti in termini di efficacia del sistema di costing e di costo del personale poiché i successivi interventi di correzione causano una dilatazione notevole dei tempi e aumentano il numero di persone coinvolte. Se ci troviamo di fronte a distinte base completamente distanti dalla realtà conviene dunque interrogarsi sui motivi di questo distaccamento così da poter intervenire a monte. Fondamentalmente la distinta base può non essere aggiornata per due motivi: ‐ Attività di aggiornamento svolta in modo approssimativo e poco affidabile.
‐ Elevato turn‐over delle materie prime.
Il primo motivo è di carattere interno e deve essere individuato e adeguatamente risolto dal manager responsabile per l’attività di aggiornamento delle distinte base attraverso opportune azioni correttive. Il secondo motivo può essere dovuto a caratteristiche intrinseche del processo produttivo oppure può essere legato alla natura delle materie prime caratterizzate da una continua evoluzione. In quest’ultimo caso si tratta di una causa esterna, su cui si può cercare di avere una qualche influenza solo se le materie prime in questione non sono di tipo strategico.
4. La distinta base viene utilizzata anche in sede di definizione del budget da parte del controllo di gestione e dei responsabili di produzione e acquisti nonché per l’analisi dei risultati alla fine di ogni mese. In occasione della redazione del budget per l’anno a venire la distinta base è oggetto di aggiornamento, si procede quindi ad un’analisi dei consumi di materie prime a consuntivo rispetto ai prodotti finiti e si confrontano con i consumi risultanti dalle distinte base. Si apportano quindi le necessarie modifiche al fine di assicurare la migliore rappresentazione possibile della realtà per l’anno a venire. Una volta che il nuovo budget della produzione è a regime, ogni fine mese si confrontano i risultati ottenuti con quanto previsto e si effettua l’analisi degli scostamenti. E’ evidente che per avere un’informazione significativa del dato di scostamento il budget della produzione deve essere affidabile, da qui l’importanza dell’attività di aggiornamento delle distinte base. Successivamente i risultati e la rilevazione degli scostamenti confluiscono nei report mensili interni rivolti ai manager consentendo loro la definizione delle opportune azioni correttive laddove i risultati non siano in linea con gli obiettivi. Da quanto detto emerge chiaramente come la distinta base sia uno dei pilastri su cui si fonda e da cui dipende il corretto funzionamento del sistema di controllo interno. 2.2 Distinta base e sistemi ERP 2.2.1 L’approvvigionamento attraverso il MRP
Il termine ERP è l’acronimo inglese di Enterprise Resource Planning che tradotto letteralmente significa “pianificazione delle risorse” con chiaro riferimento alle risorse aziendali. Quando parliamo di ERP, oggi, intendiamo l’insieme delle tecniche e dei programmi che vengono implementati ed applicati per gestire organizzativamente e sotto il profilo informatico un’azienda. La pianificazione dell’impiego delle risorse aziendali, siano esse la liquidità, il personale, i macchinari, gli impianti o le materie prime, è un’attività necessaria per individuare una linea da seguire e non rischiare di allontanarsi eccessivamente dagli obiettivi programmati. Da un punto di vista prettamente pragmatico pianificare significa stabilire chi fa che
39
cosa, quando lo deve fare ed in che misura, tenendo conto dei possibili ostacoli che si possono incontrare e predisponendo adeguate contromisure.
Oggigiorno la pianificazione viene fatta con l’ausilio di mezzi informatici che consentono di raccogliere in un unico database tutte le informazioni necessarie per dirigere l’impresa nella sue attività quotidiane. Il mercato offre una vasta gamma di software gestionali ERP cui l’azienda può rivolgersi, tra i più noti ricordiamo SAP, Peoplesoft, Oracle Applications, JDEdwards, Ssa‐Baan. Ne esistono poi molti altri meno diffusi, ma non per questo meno affidabili, offerti da piccole e medie software house. L’elemento centrale da cui muove tutto il meccanismo del sistema ERP è un algoritmo definito con l’acronimo inglese MRP che sta per Material Requirements
Planning, tradotto “pianificazione dei fabbisogni di risorse”. Si tratta dell’algoritmo
che partendo da strumenti quali le distinte base, il lead time e i cicli di lavorazione, calcola sulla base degli ordini di acquisto e produzione le quantità di materie di cui l’azienda ha bisogno. La pianificazione del fabbisogno di materiali e la gestione delle risorse è diventata ormai un’attività prioritaria per tutte le aziende di produzione indipendentemente dalle dimensioni e dai mezzi scelti per svolgerla. Come è facile intuire i sistemi ERP, data la loro elevata complessità e gli ingenti costi di implementazione, sono rivolti alle imprese di grandi dimensioni la cui gestione presenta a sua volta un elevato livello di complessità, per le quali l’implementazione di un sistema ERP può portare notevoli miglioramenti in termini di pianificazione e gestione aziendale. Per le imprese di piccole dimensioni, caratterizzate da inferiori livelli di complessità, invece, questi strumenti risulterebbero inadeguati rispetto alla loro struttura organizzativa e troppo costosi per trarne un effettivo beneficio.
Il sistema ERP consente di tenere sotto controllo contemporaneamente la produzione, i fornitori ed i terzisti, in modo da assicurare una lineare gestione delle risorse e dei materiali e sviluppare piani di produzione realistici al fine di:
‐ Pianificare produzioni, acquisti e spedizioni nel rispetto dei tempi di consegna pattuiti;
‐ Minimizzare l’investimento in scorte;
‐ Assicurare la disponibilità dei materiali, dei componenti e dei semilavorati per il piano di produzione e le consegne.
I materiali e componenti di cui l’azienda deve rifornirsi si possono suddividere in input a domanda indipendente ed input a domanda dipendente. I primi sono quelli la cui domanda dipende soltanto dal mercato mentre per i secondi si deve anche tener conto del consumo, e quindi della domanda, di altri input. Questa distinzione serve per capire l’importanza della distinta base per l’approvvigionamento dei vari componenti, dato che nel primo livello si trovano quelli a domanda indipendente (il loro consumo dipende direttamente dalla domanda del prodotto finito) mentre quelli situati ai livelli inferiori sono a domanda dipendente (il loro consumo non dipende solo dalla domanda del prodotto ma anche dal consumo che viene fatto dei componenti di livello superiore). Questo implica che nella definizione delle quantità da acquistare si debba tenere conto anche del livello delle scorte poiché influiscono sul consumo dei componenti di primo livello e di conseguenza su quelli dei livelli
MRP
Domanda di mercato Distinta base Situazione scorte Cosa produrre ed approvvigionare? Quanto produrre ed approvvigionare? Quando produrre ed approvvigionare? inferiori. Secondo quanto detto gli input fondamentali38 di cui si avvale il MRP sono tre (Figura 4):1. La domanda di mercato. Si tratta della domanda di prodotti finiti che deriva dal mercato e che si riesce a quantificare tramite opportune previsioni sulle vendite e sugli ordinativi dei clienti. Il modulo in cui vengono formalizzate queste previsioni è il Master Production Schedule (MPS) ovvero il Piano Principale di Produzione.
2. La distinta base. Definita in inglese come bill of materials (BOM) è l’elenco dei componenti e dei materiali che servono per la realizzazione del prodotto. Ogni articolo della distinta ha il suo lead time di evasione (tempo lordo comprensivo di attese, trasporti e tempi burocratici) necessario per l’approvvigionamento e/o produzione del singolo articolo.
3. La situazione delle scorte. Intesa in termini di giacenze di magazzino e ordini emessi ai fornitori e/o alla produzione interna, con indicazione della quantità ordinata e della data di arrivo prevista. [Figura 4. Gli input del MRP]
Se tutti gli input forniti al MRP sono definiti correttamente il sistema funziona e si avrà una corretta pianificazione del fabbisogno di materiali con indicazioni puntuali e realistiche di cosa produrre e/o approvvigionare, in che quantità e in quale momento. Laddove invece vi siano delle lacune il sistema non funziona correttamente e fornisce una pianificazione errata che può portare a sprechi di risorse, ritardi nelle consegne ed inefficienze all’interno di tutti i reparti aziendali. 38 G. Levy, op. cit, 2006
41
AAA
EEE
CCC
DDD
FFF
EEE
BBB
2x 1x 3x 2.5x 1x 0.2x 2.2.2 Il ruolo della distinta base nell’ambito del MRP Abbiamo visto come il MRP sia un sistema complesso il cui output è un’informazione completa e affidabile circa il fabbisogno di materiali e la sua ripartizione nel tempo. Proprio questa sua completezza però fa sì che tutti gli input necessari per il suo funzionamento debbano essere definiti correttamente, pena una pianificazione inappropriata dei fabbisogni ed un notevole spreco di risorse. Da questo punto di vista la distinta base riveste un ruolo chiave essendo il fulcro su cui il MRP imposta i calcoli per la determinazione del fabbisogno. Il procedimento parte dalla domanda prevista di prodotti e si sviluppa attraverso un processo che in gergo viene definito “esplosione”, il quale traduce la domanda di prodotto nel fabbisogno dei suoi componenti e sotto‐componenti fino alle materie prime. Il meccanismo si basa sui coefficienti d’impiego contenuti nella distinta base i quali definiscono in termini percentuali la quantità del componente (codice padre) necessaria per la realizzazione di un’unità di prodotto, oppure la quantità di sotto‐componente (codice figlio) necessaria per realizzare un’unità di componente. Il fabbisogno si ottiene moltiplicando la quantità da produrre per il coefficiente d’impiego, il risultato ottenuto verrà poi moltiplicato per il coefficiente d’impiego dei vari sotto‐ componenti, laddove presenti, fino ad arrivare al livello più basso che è quello della materia prima (Figura 5). [Figura 5. Coefficienti impiego] L’esplosione dei fabbisogni è preceduta però un’altra fase, compiuta per ogni livello della distinta base, che consiste nel calcolo dei fabbisogni netti attraverso la sottrazione delle giacenze (per la parte eccedente il livello minimo di sicurezza) e degli ordini emessi in arrivo dai fabbisogni lordi39. Successivamente c’è la fase in cuialla quantità “nettificata” viene assegnato il rispettivo tempo che intercorre tra
39 G. Levy, op. cit, 2006
Nettificazione Lead time offsetting Esplosione al livello inferiore Vi sono ancora figli in distinta base? No Si l’ordine e il ricevimento (lead time offsetting). Solo allora si attua l’esplosione ai livelli inferiori della distinta base. Questo procedimento articolato su tre fasi viene ripetuto finché non vi sono più “figli” nella distinta base (Figura 6). In questo modo il sistema calcola con esattezza la quantità di materia prima richiesta per la produzione prevista sulla base della domanda di mercato. Il procedimento si ripete per tutti i prodotti e per tutti i materiali necessari definendo l’intero piano di approvvigionamento aziendale. Un ulteriore elemento considerato dal sistema MRP per la definizione del fabbisogno è, soprattutto per le materie prime, la resa degli impianti e il relativo scarto che vengono definiti sulla base di dati storici. In pratica la percentuale di scarto, che normalmente varia da articolo ad articolo, determina anticipatamente una quantità aggiuntiva da integrare nel lotto di acquisto al fine di compensare gli scarti e le perdite dovuti alle caratteristiche del processo produttivo. Questo meccanismo consente di determinare in modo puntuale il fabbisogno di materie prime a livello aziendale e di conseguenza di pianificare tutto il processo di approvvigionamento. E’ evidente come un errore nella definizione delle distinte base o una loro incoerenza rispetto alla realtà possa generare effetti importanti sulle quantità, sulle tipologie e sui tempi di approvvigionamento delle materie necessarie che si traducono inevitabilmente in pesanti costi di gestione. [Figura 6. Le tre fasi dell’algoritmo del MRP]
43
2.3 La distinta base come strumento di gestione dei costi delle materie
2.3.1 Le possibili modalità di intervento sui costi
Dopo aver analizzato la distinta base nei suoi principali aspetti possiamo fare il punto di quanto detto riguardo ai costi sui quali esercita una certa influenza per poi approfondire i nessi e capire se intervenendo sulla distinta base sia possibile ridurli. I due principali gruppi di costi che riguardano la distinta base sono: ‐ Costi relativi a errori nella definizione del piano di approvvigionamento. ‐ Costi relativi a inefficienze nell’attività del controlling industriale.
Per quanto riguarda il primo gruppo, si tratta di tutti quei costi dovuti ad una mancanza o ad un eccesso di materie prime rispetto alle reali necessità produttive. Nel primo caso le scorte in magazzino possono scendere sotto la soglia minima di sicurezza fino al punto di rottura stock. Si tratta di una situazione estrema che per un’azienda produttiva di tipo industriale può generare ingenti costi legati alla fermata degli impianti, alla gestione delle contestazioni dei clienti ed al conseguente danno di immagine. Nel secondo caso, di eccesso di materie, si generano altre tipologie di costi di gestione quali il costo di finanziamento delle scorte e i costi per la gestione dei resi. Nella Tabella 1 sono riportati alcuni dei principali costi che possono scaturire nelle due differenti situazioni. Se volessimo collocare questo primo gruppo di costi all’interno di una delle tre categorie40 di costi di gestione delle scorte individuati nel
capitolo 1, li dovremmo scindere inserendo i costi legati ad una mancanza di scorte all’interno della categoria dei costi di deficit mentre quelli relativi ad un eccesso di materie all’interno della categoria dei costi di mantenimento. Questo perché i costi di deficit considerano esclusivamente le inefficienze dovute ad una carenza di scorte.
[Tabella 1. Principali costi dovuti a errori nella determinazione delle quantità di riordino. Fonte: elaborazione personale] Costi dovuti ad una mancanza di materie Costi dovuti ad un eccesso di materie Solleciti a fornitori Costo finanziamento scorte Fermata impianti Costo del personale aggiuntivo Contestazioni e sconti Costo di gestione resi Danno di immagine Costo di spazi e attrezzature aggiuntive Ripartenza impianti Obsolescenza 40 G. Mariani, op. cit, 2007
Nel gruppo dei costi dovuti a inefficienze nel controlling industriale rientrano invece i costi dovuti ad un maggior impiego di personale per l’aggiornamento delle liste parti (vedi paragrafo 2.1.3) e per la correzione di eventuali errori.
Per entrambi i suddetti gruppi di costi la principale causa è costituita dal processo di obsolescenza della distinta base, ovvero dalla sua incoerenza rispetto alla realtà dovuta al mancato adeguamento ai cambiamenti interni ed esterni che hanno riguardato l’azienda. In quest’ottica è abbastanza chiaro come per contenere taluni dei costi individuati e prevenire l’insorgenza di altri la strada da percorrere sia quella dell’aggiornamento della distinta base e del suo riallineamento alla realtà. Abbiamo già anticipato nei paragrafi precedenti come questa attività, all’apparenza scontata, non sia sempre così semplice da attuare. Si pensi al caso della presenza di materie prime soggette ad un elevato turnover per motivi legati alla loro stessa natura, questo fa sì che la distinta base nel giro di un breve lasso di tempo non sia più rappresentativa della realtà. Normalmente la distinta base viene aggiornata in corrispondenza della definizione del budget di produzione ma nella maggior parte delle aziende l’aggiornamento avviene più volte durante l’anno con cadenza semestrale o trimestrale. Un aggiornamento troppo frequente d’altra parte potrebbe generare un’elevata complessità di gestione nonché vanificare la significatività del budget della produzione che deve avere un certo orizzonte temporale di validità per poter esprimere un giudizio sui risultati ottenuti. Non esiste una soluzione univoca per la scelta dei tempi di aggiornamento della distinta base, ogni azienda sulla base delle caratteristiche del proprio processo produttivo e delle materie prime impiegate dovrebbe stabilire un congruo termine per l’aggiornamento oltre a definire modalità efficaci e possibilmente rapide per attuarlo. I responsabili di produzione e del controllo di gestione devono inoltre vigilare affinché le persone addette all’attività di aggiornamento svolgano il loro compito con accuratezza e nel rispetto dei limiti di tempo prefissati. Solo un sistema di questo tipo può assicurare l’efficacia dello strumento distinta base e la prevenzione dell’insorgenza dei costi che possono scaturire da una gestione impropria dello stesso.
