Ruolo dell’OdVnella normativa di riferimento

«Il contributo dell’Organismo di Vigilanza ai fini del valore «esimente»

del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo ai sensi del D.Lgs.

231/01»

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Programma:

 Premessa

 Ruolo dell’OdV nella normativa di riferimento

 Riferimenti operativi dell’OdV

 Verifica dell’attuazione del Modello

 Possibili sinergie

Giovedì 1 Dicembre 2016

Auditorium Collegio Sant’Alessandro

PREMESSA

Il Decreto Legislativo 8 Giugno 2001, n. 231 (di seguito anche «il D.Lgs. 231/2001» o «il Decreto») ha introdotto nell’ordinamento giuridico italiano la responsabilità amministrativa degli enti per determinati reati, espressamente previsti dal Decreto, commessi a loro

vantaggio o nel loro interesse da (art. 5 del Decreto):

 persone che rivestono funzioni di rappresentanza, amministrazione o direzione dell’Ente o da chi esercita, anche di fatto, funzioni di direzione e controllo («soggetti apicali»)

 persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti di cui al punto precedente («soggetti subordinati»)

L’Ente non risponde del reato se (art. 6, co.1 del Decreto):

 si è dotato di un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (di seguito anche

«Modello» o «Modello 231») prima della commissione del reato. Tale Modello deve essere efficace ed attuato

 ha costituito un Organismo di Vigilanza (di seguito anche «OdV») con il compito di vigilare sul funzionamento, l’osservanza e l’aggiornamento del Modello

 la commissione del reato è stata realizzata eludendo fraudolentemente il Modello

 «non vi è stata omessa o insufficiente vigilanza da parte dell’organismo» di Vigilanza (art. 6, comma 1, lettera d, D.Lgs. 231/2001)

RUOLO DELL’ODV NELLA NORMATIVA DI RIFERIMENTO (1/2)

L’Organismo di Vigilanza ha un ruolo sempre più centrale nell’ambito della disciplina della responsabilità amministrativa di Società ed enti di cui al D.Lgs. 231/2001:

 sia a livello «interno» delle singole Società ed enti

 sia a livello «esterno» nel contesto del processo penale In particolare, l’OdV entra in gioco con due funzioni:

 preventiva, per limitare il rischio che siano commessi reati

 esimente, per sollevare dalle responsabilità l’azienda, nel caso i reati siano commessi, dimostrando che sono state messe in atto tutte le misure di vigilanza

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RUOLO DELL’ODV NELLA NORMATIVA DI RIFERIMENTO (2/2)

L’ente deve:

 Aver preventivamente adottato ed efficacemente attuato un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo idoneo ad individuare e prevenire reati;

 Aver costituito un organismo con il compito di vigilare sul

funzionamento e l’osservanza del Modello e di curarne

l’aggiornamento;

 Dimostrare la diligenza

dell’Organismo di Vigilanza e dei soggetti incaricati della gestione e del controllo.

1. Mappatura processi «a rischio»

2. Elenco rischi potenziali per processo

3. Analisi del sistema di controllo preventivo

4. Valutazione dei rischi residui 5. Adeguamento del sistema di

controllo preventivo

Sistema di controllo Poteri autorizzativi di firma

Comunicazione al

personale Procedure Manuali ed informatiche Codice Etico Sistema Org.vo

Adempimenti organizzativi Linee Guida

RIFERIMENTI OPERATIVI DELL’ODV:

RISK ASSESSMENT E GAP ANALYSIS (1/4)

L’OdV deve procedere all’esame e valutazione del Modello e di tutti i suoi componenti, al fine di verificare che non sia debole o lacunoso sin dalla sua elaborazione, sia al suo insediamento sia successivamente, con cadenza periodica.

Se necessario suggerisce modifiche e/o integrazioni

Dovrà quindi stimolare/effettuare una verifica periodica, a partire dalla mappatura dei processi sensibili

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RIFERIMENTI OPERATIVI DELL’ODV:

RISK ASSESSMENT E GAP ANALYSIS (2/4)

E’ fondamentale:

 Individuare preliminarmente le attività c.d. «sensibili» o «a rischio» nel cui ambito possono essere potenzialmente commessi i reati c.d. «presupposto» di cui al Decreto

 Valutare il livello di rischiosità potenziale per ciascuna attività sensibile

 Valutare l’efficacia e l’efficienza del Sistema di Controllo Interno (SCI) posto a presidio delle aree a rischio e gli opportuni punti di miglioramento

 Valutare il livello di rischiosità residua Attività a

rischio Rischio

potenziale

Sistema di Controllo

Interno

Rischio residuo

RIFERIMENTI OPERATIVI DELL’ODV:

RISK ASSESSMENT E GAP ANALYSIS (3/4)

CARENZE DEL SCI

Potrebbero significare carenze del Modello nel prevenire i reati di cui

al D.Lgs. 231/2001

Il Sistema di Controllo Interno è delineato anche attraverso i contenuti del Modello

Verifica periodica del Sistema di Controllo Interno al fine di individuare e colmare eventuali carenze

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RIFERIMENTI OPERATIVI DELL’ODV:

RISK ASSESSMENT E GAP ANALYSIS (4/4)

La gap analysis consiste nella valutazione del sistema di controllo esistente all’interno dell’Ente per la prevenzione dei reati ed il suo eventuale adeguamento, in termini di capacità di contrastare efficacemente, cioè ridurre ad un livello accettabile, i rischi identificati.

Sotto il profilo concettuale, ridurre un rischio comporta di dover intervenire, congiuntamente o disgiuntamente, su due fattori determinanti:

 la probabilità di accadimento dell’evento e

 l’impatto dell’evento stesso

Il sistema delineato, per operare efficacemente, deve tradursi in un processo continuo, o comunque svolto con una periodicità adeguata, da rivedere con particolare attenzione in presenza di cambiamenti aziendali (ad es. apertura di nuove sedi, ampliamento di attività, acquisizioni, riorganizzazioni, modifiche della struttura organizzativa, ecc.), ovvero di introduzione di nuovi reati presupposto della responsabilità dell’Ente in via normativa.

RIFERIMENTI OPERATIVI DELL’ODV:

ESEMPI DI ATTIVITÀ SENSIBILI

Alcuni Esempi:

• Richiesta e gestione di finanziamenti pubblici

• Selezione, assunzione e gestione delle risorse umane

• Gestione dei flussi finanziari

• Approvvigionamento di beni e servizi

• Assegnazione e gestione incarichi di consulenza

• Gestione del contenzioso

• Contabilità e bilancio

• Adempimenti in materia di Salute e sicurezza sul lavoro

• Adempimenti in materia di Ambiente

• Ecc.

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RIFERIMENTI OPERATIVI DELL’ODV:

ESEMPIO DI VALUTAZIONE DEL RISCHIO

Attività

sensibili Reato Esempio di possibile comportamento

illecito

Rischio

potenziale Valutazione del

sistema di controllo Rischio residuo

Gestione delle verifiche ispettive da parte della PA

Gestione dei flussi

finanziari

Reati contro la PA

Ricettazione riciclaggio, impiego di denaro,beni o utilità di provenienza illecita

Promessa e/o offerta di denaro ad un rappresentante della PA affinché

quest’ultimo, avendo rilevato delle

irregolarità in sede di ispezione, non emetta un verbale

Acquisto di beni provenienti da delitto non colposo con la consapevolezza di tale provenienza illecita al fine di occultare tale provenienza o di far conseguire un profitto alla Società

A

M

B

M

A

M M

RIFERIMENTI OPERATIVI DELL’ODV:

MODELLO 231 (1/4)

Finalità del Modello:

 fornire un’adeguata informazione dei Dipendenti e di coloro che agiscono su mandato della Società, o sono legati alla Società da rapporti rilevanti;

 diffondere una cultura di impresa improntata alla legalità;

 diffondere una cultura del controllo;

 attuare un’efficiente ed equilibrata organizzazione dell’impresa, con particolare riguardo alla formazione delle decisioni e alla loro trasparenza, alla previsione di controlli, preventivi e successivi, nonché alla gestione dell’informazione interna ed esterna;

 attuare misure idonee ad eliminare tempestivamente, nei limiti del possibile, eventuali situazioni di rischio di commissione dei reati.

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RIFERIMENTI OPERATIVI DELL’ODV:

MODELLO 231 (2/4)

Il Modello è un

complesso di regole, strumenti e condotte

 di un efficace sistema organizzativo e di gestione

 (ragionevolmente) idoneo a individuare e prevenire le condotte penalmente rilevanti poste in essere dall’Ente stesso o dai soggetti sottoposti alla sua direzione e/o vigilanza

Il Modello deve rispondere alle seguenti esigenze (art. 6 D.Lgs. 231/2001):

 individuare le cd. «attività sensibili» nel cui ambito possono essere commessi i reati

 prevedere specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l'attuazione delle decisioni dell‘Ente in relazione ai reati da prevenire

 individuare modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione dei reati

 prevedere obblighi di informazione nei confronti dell'organismo deputato a vigilare sul funzionamento e l'osservanza del Modello

RIFERIMENTI OPERATIVI DELL’ODV:

MODELLO 231 (3/4)

L’OdV può essere coinvolto nelle determinazione delle modalità di comunicazione del Modello ai soggetti esterni alla Società destinatari del Modello.

L’attività di formazione sul Decreto e sui contenuti del Modello adottato da ciascun Ente è promossa e supervisionata e può anche essere svolta dall’Organismo di Vigilanza della Società, che a seconda delle singole realtà potrà avvalersi del supporto operativo delle funzioni aziendali

competenti o di consulenti esterni. 14

Vigilanza sull’effettività del Modello, cioè sul fatto che i comportamenti aziendali siano concreti con quanto previsto dal Modello

Esame dell’adeguatezza del Modello, che deve tener conto delle specificità e delle caratteristiche

organizzative della Società

Esame dell’efficacia del Modello, che deve consentire di prevenire comportamenti illeciti

Verifica il mantenimento nel tempo dei requisiti di solidità e funzionalitàdel Modello

Promuovere l’aggiornamento del Modello, qualora dalle analisi svolte emerga la necessità di effettuare correzione ed adeguamenti

RIFERIMENTI OPERATIVI DELL’ODV:

MODELLO 231 (4/4)

Inoltre, l’efficace attuazione del Modello richiede:

 una verifica periodica e l'eventuale modifica dello stesso quando sono scoperte significative violazioni delle prescrizioni ovvero quando intervengono mutamenti nell'organizzazione o nell'attività

 un sistema disciplinare che sia idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello, con particolare attenzione all’obbligo di gestione dei flussi informativi verso l’OdV. Che sia, poi, differenziato per le diverse categorie e ruoli, includendo anche collaboratori esterni, agenti, contrattisti, consulenti – Operai, impiegati, dirigenti, membri del CdA -

RIFERIMENTI OPERATIVI DELL’ODV:

CODICE ETICO (1/3)

«L’Organismo di Vigilanza è l’ente garante del rispetto e della corretta attuazione di quanto enunciato nel Codice Etico».

All’Organismo di Vigilanza competono i seguenti compiti in merito all’attuazione del Codice Etico:

 monitorare l’applicazione del Codice Etico da parte dei soggetti interessati, attraverso l’applicazione di specifici piani di audit interni e accogliendo eventuali segnalazioni fornite dai portatori d’interesse interni ed esterni

 trasmettere al

management

 relazionare periodicamente al Consiglio di Amministrazione sui risultati dell’attività svolta, segnalando eventuali violazioni del Codice Etico di significativa rilevanza

 esprimere pareri in merito alla revisione delle più rilevanti politiche e procedure, allo scopo di garantirne la coerenza con il Codice Etico

 provvedere, ove necessario, alla proposta di revisione periodica del Codice Etico.

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RIFERIMENTI OPERATIVI DELL’ODV:

CODICE ETICO (2/3)

Il ruolo del Codice Etico è quello di assicurare che le attività e le operazioni aziendali siano svolte secondo standard di comportamento e modalità statuiti e non in contrasto con norme di legge o deontologiche.

Il Codice Etico rappresenta la carta valori, la carta comportamentale che la Società vuole comunicare sia internamente ai propri dipendenti, che esternamente agli stakeholder/attori coinvolti dai processi aziendali (Fornitori, Clienti, Partner commerciali, Pubblica Amministrazione, ecc.).

Il raccordo con quanto previsto dal Decreto si ottiene esplicitando i principi comportamentali che devono ispirare tutti coloro che agiscono in nome e per conto dell’azienda.

A titolo esemplificativo:

• divieto di corrompere funzionari della Pubblica Amministrazione

• rispetto dell’Ambiente

• salute e sicurezza nell’ambiente di lavoro

RIFERIMENTI OPERATIVI DELL’ODV:

CODICE ETICO (3/3)

Struttura del Codice Etico

 Carta Etica

Formalizzazione della Mission della Società e dei Valori che costituiscono il fondamento della cultura della Società stessa

 Principi di comportamento

Individuazione delle responsabilità e dei comportamenti che destinatari del Codice Etico devono tenere nei confronti delle diverse categorie di stakeholders per essere conformi al Codice Etico della Società

 Modalità di attuazione e rispetto del Codice Etico

Identificazione dei responsabili dell’attuazione del Codice Etico.

Attività di controllo, segnalazioni di violazioni, azioni conseguenti e definizione del sistema disciplinare.

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RIFERIMENTI OPERATIVI DELL’ODV:

PROCEDURE AZIENDALI

Le procedure aziendali rappresentano le modalità operative formalizzate con le quali le Società svolgono i processi e le attività «a rischio» ai sensi del Decreto.

Trattandosi, inoltre, di protocolli di gestione del rischio, le procedure aziendali non si devono limitare ai soli processi autorizzativi e decisionali, ma devono individuare uno schema idoneo a prevenire il verificarsi dei reati presupposto mediante:

 segregazione delle funzioni

 sistema di deleghe e procure

 tracciabilità delle operazioni

 adeguati flussi informativi continui

L’Organismo di Vigilanza, nel vigilare sull’effettività del Modello, effettua un controllo sull’adeguatezza dei controlli preventivi e quindi anche sulle procedure aziendali.

«Sempre maggiore attenzione da parte dei giudici sull’adeguatezza delle procedure aziendali»

VERIFICA DELL’ATTUAZIONE DEL MODELLO

E’ opportuno prevedere incontri periodici tra l’Organismo di Vigilanza e gli organi sociali cui l’Organismo riferisce in relazione, ad esempio, ai seguenti aspetti:

• Formulazione delle proposte all’organo dirigente per gli eventuali aggiornamenti e adeguamenti del Modello

• Segnalazione all’organo dirigente, ai fini degli opportuni provvedimenti, di quelle violazioni accertate dal Modello che possano comportare all’insorgere di una responsabilità in capo all’Ente

• Formulazione delle proposte riguardo alle attività di vigilanza (ad es. audit, follow-up, ecc.) da svolgere

• Formulazione di indirizzi comuni riguardo alle attività di vigilanza

L’attività di verifica dell’idoneità e dell’effettiva attuazione del Modello non può prescindere da:

 Incontri periodici con il CdA, il Collegio Sindacale, altri organi di controllo obbligatori o volontari, nonché con i responsabili delle funzioni aziendali

 Audizioni dei responsabili di determinate funzioni o processi sensibili (es. RSPP, ecc.)

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VERIFICA DELL’ATTUAZIONE:

I FLUSSI INFORMATIVI VERSO L’ODV (1/8)

Art. 6, comma 2, D.Lgs. 231/2001

«

[…] i Modelli di cui alla lettera a), del comma 1, devono rispondere alle seguenti esigenze: […]

d) prevedere obblighi di informazione nei confronti dell'organismo deputato a vigilare sul funzionamento e l'osservanza dei Modelli.»

Gli obblighi informativi si realizzano attraverso FLUSSI INFORMATIVI verso l’OdV, definiti in base alle esigenze

dell’ente, così come emergenti dall’attività di risk assessment

I flussi informativi possono riguardare:

• Flussi «ad hoc» di segnalazione di violazioni conclamate o sospette

• Flussi di reporting periodico da e verso l’OdV

L’ente si dovrebbe dotare di una procedura interna che riassuma le regole che disciplinano modalità di generazione, accesso e reporting delle informazioni rilevanti ai fini di un’efficace vigilanza sulle attività sensibili identificate nel Modello, anche al fine di rendere disponibili in tempi ragionevoli, all’OdV, le informazioni necessarie per la prevenzione dei reati definiti dal Decreto.

ORGANI E SOGGETTI tenuti ad informare l’OdV

FUNZIONI AZIENDALI: in particolare le funzioni con ruoli di

«controllo»:

Compliance, Internal Audit e Risk Management

RESPONSABILI DELLE FUNZIONI CHE OPERANO NELL’AMBITO DI ATTIVITÁ SENSIBILI (CFO, Acquisti, Vendite, RSPP, HR, IT, Legale,

…): possono fornire dati utili per monitorare i processi a rischio

MEMBRI DEGLI ORGANI SOCIALI (assemblea dei soci, organo di controllo e organo dirigente): devono riportare all’OdV segnalazioni di comportamenti non corretti in violazione del Modello

PERSONALE DIPENDENTE e COLLABORATORI: chiamati a

segnalare atti, comportamenti o eventi che potrebbero determinare una violazione o elusione del Modello e delle procedure da esso richiamate

SOGGETTI ESTERNI ALL’ENTE: l’OdV dovrebbe costituire un riferimento credibile anche per i soggetti esterni che vogliano rivolgersi all’OdV per segnalare comportamenti in contrasto con il

Modello ²²

VERIFICA DELL’ATTUAZIONE:

I FLUSSI INFORMATIVI VERSO L’ODV (2/8)

VERIFICA DELL’ATTUAZIONE:

I FLUSSI INFORMATIVI VERSO L’ODV (3/8)

La periodicità del reporting verso l’OdV e il contenuto minimo sono funzione del settore in cui opera l’ente, delle sue dimensioni, della sua articolazione e complessità organizzativa e del processo/funzione aziendale.

L’OdV può richiedere, contestualmente alle informazioni contenute nei flussi, una

«dichiarazione» di conformità alle prescrizioni dettate dal Modello da parte del management;

responsabilità del management è infatti anche quella di istituire un concreto processo di

“auto-valutazione” del sistema di controllo interno.

Al fine di ottenere informazioni sintetiche, precise, puntuali e non ridondanti, è necessario che l’OdV:

 Identifichi chiaramente i responsabili dei flussi informativi

 Determini un’efficace periodicità dei flussi

 Determini indicatori, non solo di ricognizione di potenziali violazioni del Modello, ma anche per verificare l’efficacia del Modello stesso

Flussi informativi periodici:

ATTIVITA’ SENSIBILE REATI KPI per OdV

Acquisto di beni e servizi

• Societari

• Criminalità organizzata

• Ricettazione e riciclaggio

• Elenco degli acquisti oltre soglia

• Elenco degli acquisti a prezzi anomali rispetto al mercato

Gestione delle nota spese Societari Elenco periodico delle nota spese oltre soglia di importo o con anomalie

Gestione delle

comunicazioni esterne

Delitti in materia di violazione del diritto d’autore

Utilizzi di immagini, filmati, composizioni musicali, ..

Tutelati dal diritto d’autore

Gestione di marchi e brevetti

• Delitti in materia di violazione del diritto d’autore

• Falsità in monete

Elenco periodico delle

richieste di registrazione di marchi e brevetti

Elenco dei provvedimenti per violazioni connesse alla

gestione di marchi e brevetti

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VERIFICA DELL’ATTUAZIONE:

I FLUSSI INFORMATIVI VERSO L’ODV (4/8)

ATTIVITA’ SENSIBILE REATI KPI per OdV

Rapporti con l’autorità giudiziaria

Elenco periodico dei soggetti che entrano in contatto con l’autorità giudiziaria (giudici, PM, CTU, .. )

Pubblica

Amministrazione

Negoziazione e stipula dei

contratti con la P.A. Pubblica

Amministrazione Elenco periodico dei contratti stipulati con la P.A.

Gestione delle verifiche

ispettive da parte di autorità pubbliche di vigilanza (INPS, ASL, Ispettorato del lavoro, GdF, Carabinieri, Vigili del fuoco, ..)

Pubblica

Amministrazione

Elenco periodico delle

verifiche ispettive subite, con relativi esiti

Gestione delle risorse finanziarie

• Pubblica

Amministrazione

• Societari

Elenco periodico dei

movimenti bancari e di cassa oltre una determinata soglia

Flussi informativi periodici – esempi di KPI (Indicatori di performance) da inoltrare all’OdV

VERIFICA DELL’ATTUAZIONE:

I FLUSSI INFORMATIVI VERSO L’ODV (5/8)

VERIFICA DELL’ATTUAZIONE:

I FLUSSI INFORMATIVI VERSO L’ODV (6/8)

Flussi informativi «ad hoc»:

Sono relativi alla specifica attività di analisi svolta dall’OdV a seguito della segnalazione di anomalie, atipicità, violazioni conclamate o sospette.

A titolo esemplificativo:

 Fatti o notizie di eventi che potrebbero, anche solo potenzialmente, determinare la responsabilità della società

 Avvio di procedimenti giudiziari a carico di dirigenti/dipendenti, se concernono i reati ex D.Lgs. 231/2001

 Violazioni del Modello o del Codice Etico

 Anomalie rispetto ai principi affermati nel Modello

 Delibere che comportano modifiche dell’assetto societario

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VERIFICA DELL’ATTUAZIONE:

I FLUSSI INFORMATIVI VERSO L’ODV (7/8)

Nel caso in cui l’Ente venga a conoscenza di violazioni del Modello o delle procedure aziendali esistenti, deve informare tempestivamente l’OdV.

L’OdV si attiverà per:

 Verificare se la contestazione riguarda aree sensibili mappate e presidiate o meno

 Stimare l’effettivo rischio 231 (es. considerazioni in merito all’interesse o vantaggio per l’Ente e alla posizione ricoperta dalla persona che ha violato il Modello e/o la procedura aziendale)

 Coordinarsi con il referente legale ed eventuali funzioni aziendali coinvolte (es. RSPP per infortuni sul lavoro, ecc.)

 Rivedere la mappatura delle attività sensibili per accertarne la completezza

 Suggerire all’Ente di aprire un procedimento disciplinare

Occorre conoscere e intervenire tempestivamente L’Ente è poi responsabile delle iniziative conseguenti

VERIFICA DELL’ATTUAZIONE:

I FLUSSI INFORMATIVI VERSO L’ODV (8/8)

Flussi informativi «ad hoc» dai singoli («whisteblowing»):

Si riferiscono a segnalazioni provenienti generalmente da singoli, anonimi o meno, dall’interno o dall’esterno della struttura (c.d. «

whisteblowing

Con Ordinanza 20 settembre – 9 novembre 2004 del GIP presso il Tribunale di Milano, la giurisprudenza ha sottolineato l’insufficienza di prescrizioni generiche, ravvisando «un obbligo per i dipendenti, i direttori, gli amministratori della Società di riferire all’OdV notizie rilevanti e relative alla vita dell’Ente, a violazioni del Modello o alla consumazione di reati».

Soprattutto nelle grandi organizzazioni può essere prevista un’apposita procedura in base alla quale ogni soggetto che riceve segnalazioni, qualunque sia l’oggetto, deve inviarne copia all’OdV.

** Con la Determinazione n. 6 del 2015 l'ANAC ha approvato le "Linee Guida in materia di tutela del dipendente pubblico che segnala illeciti". Proposta di legge A.C. n. 1751 "Disposizioni per la protezione degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità nell'interesse pubblico" e sua trasposizione nel settore privato, in risposta alle sollecitazioni degli organismi internazionali.

Audizione parlamentare di Confindustria sul tema il 29 ottobre 2015 (Commissioni riunite Giustizia e Lavoro pubblico e privato).

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VERIFICA DELL’ATTUAZIONE:

I FLUSSI INFORMATIVI DALL’ODV (1/3)

Flussi periodici - oggetto dell’informativa:

 funzionamento complessivo del Modello

 aggiornamento del Modello

 fatti di rilievo emersi dall’attività di controllo

 Su base semestrale/annuale: relazione informativa sulle attività di verifica, sui test effettuati e sul loro esito e sullo stato dell’attuazione del Modello

 All’inizio di ogni esercizio (o al termine di quello precedente): piano delle attività che si intende svolgere nel corso dell’anno, con specificazione della cadenza temporale e dell’oggetto della verifica

In assenza di disposizioni in materia, la frequenza minima di tale attività di reporting deve essere definita in relazione allo specifico profilo di rischio dell’azienda in esame.

Tuttavia, nella prassi, le relazioni periodiche vengono presentate con cadenza semestrale o al massimo annuale.

VERIFICA DELL’ATTUAZIONE:

I FLUSSI INFORMATIVI DALL’ODV (2/3)

Flussi «ad hoc» - oggetto dell’informativa:

L’OdV deve porre in atto flussi informativi «

ad hoc

Tali flussi avranno come oggetto:

 informazioni, fatti o eventi di notevole gravità, emersi nel corso dell’attività svolta e riferiti ad eventuali comportamenti o azioni non in linea con le procedure aziendali

Inoltre, i flussi informativi potranno riguardare anche fatti o comportamenti che

coinvolgono direttamente componenti degli organi sociali e/o eventuali ritardi o inerzie del vertice aziendale a fronte di segnalazioni ricevute dall’OdV.

Il flusso informativo può dover essere diversificato a seconda del soggetto che ha commesso la violazione.

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Modalità di gestione dei flussi informativi dall’OdV verso le strutture aziendali:

 Verbali

 Relazione periodica (semestrale/annuale)

 Incontri con l’Amministratore Delegato

 Report di chiusura di eventuali segnalazioni

VERIFICA DELL’ATTUAZIONE:

I FLUSSI INFORMATIVI DALL’ODV (3/3)

VERIFICA DELL’ATTUAZIONE:

ATTIVITÀ DI VIGILANZA (1/5)

L’attività dell’OdV riguardante la vigilanza sul Modello consiste:

 nella verifica dell’adeguatezza del Modello in relazione alle specificità e alle caratteristiche organizzative della Società che si riflettono sulle attività sensibili e sui rischi «mappati» in fase di risk assessment

 nella verifica della coerenza tra le procedure ed il sistema dei controlli aziendali e quanto previsto nel Modello

 nella verifica dell’applicazione delle procedure e sistemi di controllo finalizzati a ridurre il rischio di commissione dei reati di cui al Decreto

La pianificazione delle attività, di norma, si sviluppa su due livelli:

 pluriennale

 annuale

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Al fine di effettuare le dovute verifiche, l’OdV:

 può richiedere l’assistenza di funzioni aziendali che garantiscano le competenze e l’indipendenza necessarie (ad es. l’Internal Audit) o richiedere l’intervento di soggetti qualificati esterni, nel caso in cui in azienda non siano a disposizione tali risorse

 ha accesso, o può richiedere a tutto il personale dipendente e a tutti i soggetti esterni tenuti all’osservanza del Modello, tutte le informazioni concernenti le attività a rischio di reato

VERIFICA DELL’ATTUAZIONE:

ATTIVITÀ DI VIGILANZA (2/5)

L’OdV svolge attività di verifica che prevedono lo svolgimento di appositi controlli:

sulle aree sensibili mappate nel Modello adottato

sul disegno delle procedure aziendali

Esame critico della mappatura delle attività a rischio reato:

• Verifica della corretta individuazione

• Adeguatezza delle aree sensibili individuate rispetto all’attività della Società.

assessmentRisk

Procedure

Esame critico delle procedure esistenti inerenti le attività a rischio reato:

• Adeguatezza e coerenza delle operazioni

• Tracciamento documentale

• Segregazione dei compiti

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VERIFICA DELL’ATTUAZIONE:

ATTIVITÀ DI VIGILANZA (3/5)

Gli audit svolti dall’Organismo di Vigilanza rappresentano uno strumento fondamentale per apprezzare il livello di efficacia del Modello.

Gli audit hanno la finalità di testare la capacità cautelare dei processi sensibili in relazione a quanto specificato nel Modello e nella mappa dei rischi.

Inoltre, nel caso di «non aggiornamento» della mappatura dei reati e/o del Modello, gli audit sono indispensabili momenti di

«self-assessment»

VERIFICA DELL’ATTUAZIONE:

ATTIVITÀ DI VIGILANZA (4/5)

L’attività di verifica/controllo dell’OdV può essere suddivisa in tre macro-azioni principali:

PIANIFICAZIONE

• Raccolta delle evidenze

• Carte di lavoro

• Reporting

• Conclusioni e raccomandazioni

• Meeting di pianificazione interno

• Pianificazione delle risorse umane

• Comunicazione di avvio

• Definizione del Programma di Audit

• Rapporto di Audit

• Raccomandazioni e/o piani d’azione

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VERIFICA DELL’ATTUAZIONE:

ATTIVITÀ DI VIGILANZA (5/5)

Fattori che influenzano il follow-up:

 significatività dei rilievi

 difficoltà e costi da sostenere per correggere i rilievi

evidenziati

 impatto della non effettuazione delle azioni correttive

 periodo di tempo coinvolto ESECUZIONE

COMUNICAZIONE DEI RISULTATI

Il Consiglio di Amministrazione ha competenza esclusiva per l’adozione, la modifica e l’integrazione del Modello.

Il Modello deve essere tempestivamente modificato o integrato dal Consiglio di Amministrazione, anche su proposta dell’Organismo di Vigilanza, quando:

 siano intervenute violazioni o elusioni delle prescrizioni in esso contenute, che ne abbiano dimostrato l’inefficacia o l’incoerenza ai fini della prevenzione dei reati;

 siano intervenuti mutamenti significativi nel quadro normativo, nell’organizzazione o nell’attività della Società;

 in tutti gli altri casi in cui si renda necessaria o utile la modifica del Modello.

VERIFICA DELL’ATTUAZIONE:

AGGIORNAMENTO DEL MODELLO (1/2)

L’aggiornamento è l’atto con cui il Modello stesso si allinea, nel tempo, alle necessità riscontrate durante la sua applicazione, in una sorta di nuova e sempre più adeguata adozione.

L’operatività dell’OdV in questo ambito si incentra sulla vigilanza a che l’organo dirigente mantenga adeguato nel tempo il Modello formulando proposte per i suoi eventuali aggiornamenti ed adeguamenti, da realizzarsi mediante le modifiche e/o integrazioni che si dovessero rendere necessarie.

È quella parte di attività di vigilanza dell’OdV che potremmo definire ex post, provocata cioè da esiti di attività di controllo o dall’emergere di criticità o violazioni.

All’Organismo di Vigilanza, pertanto, oltre al compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del Modello e di curarne il relativo aggiornamento, spetta la sfida, unitamente al

management

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VERIFICA DELL’ATTUAZIONE:

AGGIORNAMENTO DEL MODELLO (2/2)

Le molteplici figure di garanzia previste dalla normativa vigente possono

comportare, in alcuni casi, una

sovrapposizione di funzioni. Il D.Lgs.

231/2011 nulla dice su come coordinare l’attività dell’OdV con quella svolta dai diversi soggetti aventi compiti di vigilanza (collegio sindacale, revisore/società di revisione, internal audit, risk manager, dirigente preposto, responsabile della sicurezza, enti certificatori esterni, …).

Evitare una sovrapposizione dei diversi soggetti nello svolgimento di verifiche sulla medesima operazione è essenziale per:

o Ridurre i costi

o Utilizzare in modo efficiente le risorse interne

o Evitare inefficienze nei controlli

E’ importante che gli organi di controllo operino in un contesto di

collaborazione, integrando

reciprocamente le loro attività in modo da poter rendere all’ente il miglior

servizio possibile in tema di controllo interno e di sicurezza operativa in

riferimento ai rischi aziendali, creando un «sistema integrato di controlli».

È opportuno definire procedure interne univoche e complete, a presidio di tutte le aree di rischio mappate, anche tramite il coordinamento dei diversi soggetti

deputati allo svolgimento dell’attività di controllo, in senso ampio, all’interno dell’ente.

POSSIBILI SINERGIE CON L’ATTIVITÀ SVOLTA DA ALTRI ORGANISMI

DI CONTROLLO (1/2)

POSSIBILI SINERGIE CON L’ATTIVITÀ SVOLTA DA ALTRI ORGANISMI DI CONTROLLO: SCHEMA DEL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO (2/2)

CONTROLLI DI LINEA CONTROLLI DI PRIMO

LIVELLO

• Consistono nelle verifiche svolte sia da chi mette in atto una determinata attività, sia da chi ne ha la responsabilità di supervisione, generalmente nell’ambito della stessa unità organizzativa o funzione

GESTIONE DEI RISCHI, CONTROLLI DI CONFORMITÀ, CONTROLLI DEL DIRIGENTE PREPOSTO

CONTROLLI DI SECONDO LIVELLO

• GESTIONE DEI RISCHI: individua, misura, controlla e gestisce tutti i rischi connessi alle attività, ai processi e ai sistemi dell’impresa

• CONTROLLI DI CONFORMITÁ: finalizzati a verificare l’osservanza del rispetto degli obblighi di etero e auto-regolamentazione

• CONTROLLI DEL DIRIGENTE PREPOSTO: volti ad attestare/dichiarare l’informativa contabile societaria secondo quanto previsto dalla Legge

CONTROLLO INTERNO CONTROLLI DI TERZO

LIVELLO

• Funzione di Internal Audit (valuta la completezza, la funzionalità e l’adeguatezza dei sistemi e delle procedure, anche di controllo)

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