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Domande frequenti (FAQ) sulla
Verbalizzazione on line (VOL)
Versione del 19 agosto 2019
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SOMMARIO
1. GESTIONE APPELLI ... 3
Dove visualizzo gli appelli dei miei esami? ... 3
Non visualizzo gli insegnamenti e/o gli appelli che devo verbalizzare. Cosa devo fare? ... 3
Quali tipologie di appello sono previste? ... 3
Cosa si intende per “appello riservato al docente”? ... 3
Come si gestisce l’apertura appelli con unico codice con cattedra/canali multipli? ... 4
2. GESTIONE LISTA ISCRITTI ... 5
Come posso procedere se uno studente si presenta all’appello non essendo iscritto? ... 5
Come posso importare la lista degli iscritti selezionandoli da un altro appello? ... 5
Per quale motivo non riesco a iscrivere uno studente all’appello? ... 5
Posso inviare una mail agli studenti iscritti ad un appello? ... 5
In caso di un esame comune a più insegnamenti, in che modo posso vedere gli studenti iscritti a ciascuno di essi? ... 6
E’ possibile ordinare la lista iscritti in base alla data di iscrizione degli studenti? ... 6
3. INSERIMENTO/PUBBLICAZIONE ESITI ... 7
Come posso gestire l’appello se non ho PC e collegamento internet in aula? ... 7
Come inserisco gli esiti di una prova d'esame? ... 7
Come devo utilizzare la classificazione studenti assenti e ritirati? ... 7
Quali dati devo inserire oltre all’esito dell’esame? ... 7
E’ possibile predisporre un elenco di domande esame predefinite? ... 8
Come mai non compare l’icona "Pubblica esiti"? ... 9
Come mai gli studenti non visualizzano gli esiti dal loro profilo SOL? ... 9
Quanto tempo è concesso agli studenti per accettare/rifiutare esplicitamente il voto? ... 9
Posso inserire esiti negativi? ... 10
Cosa devo fare dopo aver inserito gli esiti? ... 10
4. VERBALIZZAZIONE E CORREZIONE DEL VERBALE D'ESAME ... 11
Quando posso generare il verbale cumulativo d’esame? ... 11
Come mai non compare l’icona "Preview verbale" che permette di generare il verbale? ... 11
Come posso correggere eventuali errori nell’inserimento degli esiti? ... 11
Come posso revocare un verbale? ... 11
Posso inserire come data di verbalizzazione una data diversa da quella dell’appello? ... 11
3 1. GESTIONE APPELLI
Dove visualizzo gli appelli dei miei esami?
Per visualizzare gli appelli è necessario collegarsi al proprio profilo web https://unipg.esse3.cineca.it/Home.do ed effettuare il login. Dopo l'accesso occorre selezionare dal menù la voce “Didattica” e quindi "Calendario esami" e selezionare l’icona a fianco dell’attività didattica desiderata.
Non visualizzo gli insegnamenti e/o gli appelli che devo verbalizzare. Cosa devo fare?
Segnalare il problema al personale della Segreteria Didattica di appartenenza incaricato di gestire il calendario esami
Quali tipologie di appello sono previste?
Il docente ha la possibilità di gestire diverse tipologie di appello:
Appello con firma digitale singola: appello che non prevede accettazione/rifiuto web da parte dello studente (il rifiuto avviene eventualmente al momento dello svolgimento dell'esame).
Prova finale utilizzata per poter verbalizzare esami orali, prove orali di un esame scritto e orale o l’ultima prova a cura del docente titolare per un insegnamento suddiviso in più moduli affidati a docenti diversi
Appello con firma digitale e pubblicazione: modalità adatta per gli esami che prevedono come prova finale uno scritto con pubblicazione degli esiti (in questo modo il docente può aprire l'appello, pubblicare il voto della prova scritta, chiedere l'accettazione del voto prima della verbalizzazione). E’
previsto un periodo di 5 giorni durante i quali è data allo studente la possibilità di accettare o rifiutare il voto che lo studente visualizza nella “Bacheca esiti” del suo profilo SOL (passati i 5 giorni l’esito si intende tacitamente accettato). Lo studente riceve un messaggio di avvenuta pubblicazione al proprio indirizzo e-mail.
Gli esiti insufficienti in fase di chiusura del verbale con firma digitale verranno gestiti come "ritirati" in modo da evitare di caricare in carriera esiti negativi
Prova parziale: appello senza verbalizzazione da utilizzare per eventuali prove in itinere/esoneri/esercitazioni, moduli di corsi integrati, esami scritti a cui segue un orale, che non prevedono la pubblicazione degli esiti e non comportano che il voto salga in carriera dello studente
Prova parziale con pubblicazione: appello senza verbalizzazione da utilizzare per eventuali prove in itinere/esoneri/esercitazioni, moduli di corsi integrati, esami scritti a cui segue un orale. Questo tipo di prova prevede la pubblicazione degli esiti che non vengono accettati/rifiutati da web dallo studente, ma che possono solo essere visualizzati. Si tratta di un esito che non viene registrato sul libretto dello studente ma è propedeutico al superamento di altre prove
Appello standard: da utilizzare solo quando non è possibile procedere con la VOL per la verbalizzazione cartacea
Tipo Prova Inserimento esiti Pubblicazione esiti Verbalizzazione
Appello con firma digitale singola Obbligatorio Non prevista Digitale Appello con firma digitale e
pubblicazione Obbligatorio Obbligatorio Digitale
Prova Parziale Consentito Non prevista Non prevista
Prova Parziale con pubblicazione Consentito Consentito Non prevista
Appello standard Non consentito Non consentito Cartacea
Cosa si intende per “appello riservato al docente”?
E’ un appello visibile esclusivamente dal docente, utile nel caso in cui non si voglia rendere pubblica e consentire la prenotazione agli studenti. Ad esempio per dare la possibilità ad un laureando di sostenere
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l’ultimo esame o per consentire l’iscrizione soltanto a chi ha superato una precedente prova parziale (non verbalizzante). In ogni caso sarà il docente a iscrivere gli studenti all’appello, eventualmente selezionandoli da una precedente lista iscritti
Come si gestisce l’apertura appelli con unico codice con cattedra/canali multipli?
Per gestire casi di insegnamenti con un unico codice AD con cattedra/canali multipli:
- ogni docente deve aprire sullo stesso codice un proprio appello e nella descrizione dell'appello deve avere cura di specificare a quale canale/partizione è rivolto;
- se il docente vuole essere certo che la ripartizione delle prenotazioni da parte degli studenti rispetti i canali/cattedre, deve creare sull'appello un turno dedicato alla partizione stessa, con caratteristiche corrispondenti all'appello padre. In questo modo il sistema diventa assolutamente rigido
Come si gestisce la commissione di esame?
Dalla funzione Modifica appello d’esame cliccando sull’icona si apre la schermata per:
a) cambiare il ruolo del docente all’interno della commissione tramite l’apposito menù a tendina b) cancellare un docente
c) aggiungere un nuovo docente
5 2. GESTIONE LISTA ISCRITTI
Come posso procedere se uno studente si presenta all’appello non essendo iscritto?
Il docente ha la possibilità, a sua discrezione, di inserire nuovi studenti anche oltre i termini dell’iscrizione, ma sempre prima di inserire gli esiti, attraverso la funzione “Aggiungi studente”.
I parametri di ricerca che possono essere utilizzati sono:
• Cognome: basta inserire le prime tre lettere o utilizzare il carattere %;
• Matricola.
Verranno così mostrati tutti i nominativi degli studenti corrispondenti ai dati immessi, iscritti al corso di laurea a cui si riferisce l’AD e che abbiano l’attività didattica già presente nel proprio libretto
Come posso importare la lista degli iscritti selezionandoli da un altro appello?
Il docente può prenotare un insieme di studenti selezionandoli da una lista iscritti della stessa AD già popolata, attraverso la funzione “Aggiungi studente”.
Selezionando “clicca qui” si apre la pagina con elenco degli appelli:
selezionare appello desiderato e cliccare “mostra lista iscritti”
si apre la pagina con l’elenco degli studenti prenotabili: applicare i filtri desiderati, selezionare gli studenti e prenotare studenti selezionati
Per quale motivo non riesco a iscrivere uno studente all’appello?
Lo studente potrebbe non avere l’attività didattica per cui vuole sostenere l’esame nel suo libretto. Indicare allo studente di verificare la propria situazione con la propria Segreteria Studenti o contattare direttamente la Segreteria Studenti di riferimento
(contatti: https://www.unipg.it/didattica/segreterie-studenti) Posso inviare una mail agli studenti iscritti ad un appello?
Si può inviare una e-mail all’indirizzo di posta elettronica degli studenti iscritti all’appello, attraverso la funzione
“Comunicazioni agli iscritti”.
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In caso di un esame comune a più insegnamenti, in che modo posso vedere gli studenti iscritti a ciascuno di essi?
La lista iscritti a un appello sulla pagina del docente è unica, ma accanto a ciascun nome è presente il codice dell’insegnamento, il codice del corso di studi e il numero di CFU che lo studente deve acquisire. Attraverso la funzione "Stampa lista iscritti" è possibile aprire un file .pdf in cui gli studenti iscritti all’appello sono raggruppati in base al codice dell’attività didattica che hanno nel libretto
E’ possibile ordinare la lista iscritti in base alla data di iscrizione degli studenti?
Il docente può ordinare la lista iscritti a un appello in base al cognome, al numero di matricola o alla data di iscrizione degli studenti. L’ordinamento scelto da web verrà riprodotto nella stampa lista iscritti in formato .pdf e nel file Excel esportato
7 3. INSERIMENTO/PUBBLICAZIONE ESITI
Come posso gestire l’appello se non ho PC e collegamento internet in aula?
Se il docente non ha un computer in aula può stampare la lista iscritti in formato .pdf e inserire on line gli esiti in un secondo momento. In caso non fosse disponibile un collegamento internet in aula, ma il docente avesse a disposizione un computer, è possibile esportare la lista iscritti in formato Excel, cliccando su: “Esporta Dati Lista Iscritti”:
Viene richiesto di segnalare quale modalità di giudizio si intenda adottare.
Dopo aver salvato il file sul proprio computer, sarà possibile inserire gli esiti e le domande d’esame.
Per il metodo di valutazione “Voto in trentesimi” valgono le seguenti convenzioni:
o 31 = 30 e lode o ASS = assente o 0 = insufficiente o RIT= ritirato.
Sarà possibile poi importare lo stesso file compilato attraverso la funzione "Importazione esiti":
Questo file .xls è parzialmente protetto; gli unici campi modificabili sono: Esito, Domande d’esame, Data superamento. Non è possibile usare il foglio excel per aggiungere studenti alla lista iscritti
Come inserisco gli esiti di una prova d'esame?
Esistono due soluzioni per inserire gli esiti di un esame:
o il docente può inserire i voti dalla propria pagina web attraverso la funzione "Inserimento esiti"
cliccando sull’icona oppure sul link “Inserimento Esiti”
o il docente può esportare la lista iscritti in formato Excel, compilare i campi "Esito", "Data esame" ed eventualmente “Domande d’esame” e importare lo stesso file compilato attraverso la funzione "
Importazione esiti". Il sistema non riconosce nessun altro file .xls se non quello esportato. Non è inoltre possibile modificare il file esportato in altri campi, se non in quelli sopra indicati
Come devo utilizzare la classificazione studenti assenti e ritirati?
Nell’inserimento esiti occorre prestare attenzione alla differenza tra l’esito “assente” e l’esito “ritirato”:
o la classificazione “assente” va impiegata soltanto quando lo studente iscritto risulta effettivamente assente all’esame;
o la classificazione “ritirato” va impiegata soltanto quando lo studente è presente all’esame ma si ritira non completando la prova.
Nel primo caso si attesta che lo studente non è presente fisicamente all’esame, mentre nel secondo che lo studente era sì presente all’esame ma non lo ha superato.
Quali dati devo inserire oltre all’esito dell’esame?
Dalla pagina “Inserimento esiti” dell’ interfaccia web o da file Excel esportato è possibile:
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o inserire correttamente l’informazione relativa alla data di superamento effettivo dell’esame, solo quando è diversa, ovvero successiva, rispetto alla data dell’appello (per esami che si protraggono su più giorni). In questo caso è necessario specificare esplicitamente l’effettiva data di superamento nella fase di inserimento degli esiti, poiché altrimenti il sistema Esse3 la considera coincidente con quella dell’appello;
o inserire le domande di esame (opzionale);
o inserire delle note visibili solo allo studente al cui esito sono associate (opzionale)
E’ possibile predisporre un elenco di domande esame predefinite?
La funzione “Gestione Domande Esame”, accessibile selezionando dal menù la voce “Didattica” e quindi
"Calendario esami", consente di gestire un insieme di domande d'esame predefinite da associare ai diversi insegnamenti e da utilizzare nella produzione dei verbali d'esame.
Da “Gestione Domande Esame” cliccare su “Nuova domanda”
Si apre la pagina per inserire le domande e associarle agli insegnamenti
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A questo punto dalla funzione “Inserimento esiti” potrò aprire le domande di esame associate all’insegnamento cliccando su “Apri domande d’esame” e selezionarle dall’elenco disponibile.
Come mai non compare l’icona "Pubblica esiti"?
L’appello potrebbe essere un orale direttamente verbalizzante.
L’icona "Pubblica esiti" è disponibile solo per appelli delle seguenti tipologie:
o “Appello con firma digitale e pubblicazione” (verbalizzante) o “Prova parziale con pubblicazione” (senza verbalizzazione).
Come mai gli studenti non visualizzano gli esiti dal loro profilo SOL?
Per le tipologie di appelli che prevedono la pubblicazione degli esiti, affinché gli esiti possano essere visualizzati dagli studenti è necessario effettuare esplicitamente la pubblicazione dalla funzione "Pubblica esiti" (
).
Il solo inserimento degli esiti non consente infatti la visualizzazione da parte degli studenti.
Quanto tempo è concesso agli studenti per accettare/rifiutare esplicitamente il voto?
Nel caso di “Appello con firma digitale e pubblicazione” il sistema prevede di default un periodo di 5 giorni dalla pubblicazione del voto.
Il docente non è autonomo nel modificare/rimuovere la pubblicazione e dovrà rivolgersi alla Segreteria Studenti o Didattica che potrà:
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o rimuovere la pubblicazione anche per un solo studente nel caso ad esempio che, dopo la pubblicazione, ci sia l’esigenza di modificare il voto dello studente (la segreteria potrà rimuovere la pubblicazione del singolo studente; il docente potrà variare il voto e ripubblicare solo per uno studente; lo studente potrà accettare/rifiutare il voto da bacheca esiti);
o forzare la pubblicazione anche per un solo studente nel caso ad esempio si voglia sbloccare la verbalizzazione senza attendere i giorni previsti per l’accettazione/rifiuto da parte dello studente Posso inserire esiti negativi?
Per le prove parziali non verbalizzanti è possibile inserire voti insufficienti da 1 a 17, oppure Insufficiente, Ritirato e Assente.
Per gli appelli verbalizzanti non si possono inserire voti da 1 a 17, ma solo Insufficiente, Ritirato e Assente.
Cosa devo fare dopo aver inserito gli esiti?
Cliccare la funzione "Preview verbale": il docente deve concludere le operazioni di verbalizzazione apponendo la propria firma digitale remota (PIN DI FIRMA e OTP). Si ricorda che è necessaria la firma del solo presidente della Commissione d’esame.
11 4. VERBALIZZAZIONE E CORREZIONE DEL VERBALE D'ESAME
Quando posso generare il verbale cumulativo d’esame?
Se l’esame è orale, il verbale può essere redatto alla conclusione dell’appello, dopo l’inserimento esiti. Nel caso di esami scritti, con pubblicazione, il verbale può essere generato alla fine del periodo previsto per l’accettazione/rifiuto del voto da parte degli studenti
Come mai non compare l’icona "Preview verbale" che permette di generare il verbale?
L’appello potrebbe essere non verbalizzante, oppure potrebbe essere una data antecedente al giorno dell’appello. Se invece l’appello è uno scritto verbalizzante, l’icona è disponibile solo a partire dalla data di fine pubblicazione, cioè nel giorno successivo al termine ultimo concesso agli studenti per accettare/rifiutare l’esito inserito. Si ricorda che le funzioni disponibili sono visualizzate dal momento in cui possono essere utilizzate e in base alla tipologia di appello configurato
Come posso correggere eventuali errori nell’inserimento degli esiti?
Nel caso si renda necessario apportare la correzione di un esito di un singolo verbale firmato, il docente dovrà procedere a correggerlo e a rigenerare il verbale di modifica (le uniche modifiche possibili sono quelle ai campi
“Data Esame” e “Esito”). Il docente dovrà contattare la Segreteria Studenti e richiedere che venga abilitata la modifica del verbale.
Sarà quindi possibile effettuare correzioni cliccando sull’icona "Ristampa e correggi verbale" presente nella schermata “Lista Iscritti” e, dopo aver effettuato le modifiche, procedere cliccando su “Rigenera verbale”
(contatti Segreterie studenti: https://www.unipg.it/didattica/segreterie-studenti) Come posso revocare un verbale?
Nel caso si renda necessario revocare un singolo verbale firmato (la revoca implica, ad esempio, un errore di persona), il docente dovrà contattare la Segreteria Studenti e richiedere che venga abilitata la revoca del verbale. Una volta abilitato il docente potrà revocare il verbale, generando il verbale di revoca.
(contatti Segreterie studenti: https://www.unipg.it/didattica/segreterie-studenti) Posso inserire come data di verbalizzazione una data diversa da quella dell’appello?
E’ possibile inserire la data effettiva di superamento dell’esame, procedendo in due modi:
o compilare il campo "Data superamento" sul file Excel esportato per l’inserimento degli esiti fuori linea;
o nel caso di inserimento degli esiti on line: cliccare sull’icona "Domande d’esame" e compilare il campo
"Data esame".
Se non viene inserita nessuna data, comparirà come data di superamento dell’esame quella dell’appello.
