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Allegato 1 – Programma di Compliance Antitrust Italcementi S.p.A.
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Allegato 2 – Programma di Compliance Antitrust Calcestruzzi Zillo S.p.A.
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Programma di Compliance Antitrust Allegato B al Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. LGS. 231/2001
Approvato dal Consiglio di Amministrazione in data 19 febbraio 2015
Rev 0 del 19 febbraio 2015 99 Programma di Compliance Antitrust
1. Introduzione e principi
Calcestruzzi Zillo SpA (la "Società") crede fermamente nei principi della libera concorrenza e nei vantaggi derivanti alla propria attività, ai propri azionisti e stakeholder, nonché alla società nel complesso, da un assetto pienamente concorrenziale del mercato.
Il presente programma di compliance Antitrust (il "Programma") è allegato al modello di organizzazione, gestione e controllo ex D. Lgs. 231/2001 (il "Modello") adottato dalla Società, unitamente al quale costituisce un sistema integrato e coerente di compliance.
Nell’ottica di un efficace coordinamento degli sforzi di compliance, la Società si impegna a svolgere un’efficace attività di persuasione nei confronti delle sue società controllate e nelle società dove detenga almeno il 50% del capitale sociale (gli "Enti Destinatari"), affinché anche quest’ultime provvedano ad adottare il Programma.
In considerazione di quanto sopra specificato, il presente Programma viene pertanto formulato sul presupposto della sua adozione da parte di tutti gli altri Enti Destinatari e della sua applicazione a tutti i dipendenti di questi, nonché a tutti coloro che ricoprono cariche societarie o collaborano a qualsiasi titolo con gli Enti Destinatari, quali a titolo esemplificativo collaboratori esterni, agenti, consulenti, nonché partner commerciali sottoposti alla direzione e alla vigilanza del management aziendale degli Enti Destinatari (i "Soggetti Destinatari").
2. Identificazione norme e rischi rilevanti
Con il Programma si intendono fornire apposite linee guida, strumenti e indicare attività volte a conformare l’attività degli Enti Destinatari ai principi della libera concorrenza e prevenire violazioni della normativa antitrust nazionale ed europea, come disciplinata, in particolare, dalla L. n. 287/1990 e dal Trattato sul Funzionamento dell’Unione Europea ("TFUE") rispettivamente.
Le principali fattispecie della normativa antitrust nazionale ed europea sono costituite dal divieto di intese restrittive della concorrenza (art. 2 della L. n. 287/1990 e, in ambito europeo, art. 101 TFUE), dal divieto di abuso di posizione dominante (art. 3 della L. n. 287/1990 e, in ambito europeo, art. 102 TFUE), nonché dal sistema di approvazione preventiva delle concentrazioni tra imprese (cfr. artt. 16-19 e 25 della L. n. 287/1990 e Regolamento (CE) 139/2004 rispettivamente).
Le autorità competenti a vigilare sul rispetto della normativa antitrust sono, in Europa, la Commissione Europea e, in Italia, l’Autorità Garante della Concorrenza e del Mercato ("AGCM"); quest’ultima, oltre ad applicare la normativa nazionale prevista dalla L. n. 287/1990, è investita del potere di applicazione decentrata della normativa europea in Italia.
In considerazione dell’ambito di attività della Società e dei precedenti giurisprudenziali e amministrativi che lo interessano maggiormente, l’implementazione del presente Programma, nonché le attività previste all’interno dello stesso (quali, ad esempio, le attività di formazione previste al successivo art. 4), si concentreranno, in particolare, sul rischio di violazione del divieto di intese restrittive della concorrenza (c.d. "cartelli").
Al di là dei profili etici e delle generali ripercussioni sul benessere sociale, le violazioni della normativa antitrust espongono gli Enti Destinatari, in caso siano accertate, a una serie di conseguenze negative, di carattere economico e non, quali:
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! l’applicazione da parte delle autorità competenti di diffide e sanzioni amministrative pecuniarie fino al 10% del fatturato realizzato dall'impresa nel corso dell'ultimo esercizio fiscale;
! l’esperimento da parte di soggetti asseritamente lesi dalle condotte contestate (concorrenti, clienti, fornitori, consumatori) di domande di risarcimento danni, anche a mezzo di azioni collettive (class action) ove ne ricorrano i presupposti di legge;
! danni reputazionali ed alle relazioni commerciali con clienti, fornitori, concorrenti;
! significativo dispendio di risorse umane e finanziarie ai fini della gestione del relativo procedimento amministrativo o legale.
Il Responsabile provvederà, in collaborazione con l’OdV, ad una mappatura del rischio di violazioni della normativa antitrust, procedendo, analogamente a quanto effettuato per i reati presupposto considerati nel Modello 231/2001, all’individuazione dei casi concreti di potenziale violazione e del relativo grado di rischio in relazione alle varie direzioni e processi aziendali degli Enti Destinatari. In caso di ispezioni, richieste di informazioni o altre istanze avanzate dalle autorità competenti nell’ambito di procedimenti amministrativi volti all’accertamento di eventuali violazioni, gli Enti Destinatari e i Soggetti Destinatari si impegnano a prestare la massima collaborazione alle autorità competenti, a trasmettere loro tutte le informazioni e i documenti richiesti, a non porre in essere alcun comportamento ostruzionistico quale, a titolo esemplificativo, celare ovvero manipolare informazioni e documenti rilevanti, potendo opporre alle autorità competenti le sole limitazioni derivanti da esigenze di tutela di informazioni confidenziali nei limiti previsti dalla legge. Qualora dall’implementazione del Programma emerga una violazione, passata o presente, della normativa antitrust, gli Enti Destinatari si impegnano a trasmettere le rilevanti informazioni alle Autorità competenti, eventualmente avvalendosi degli strumenti premiali previsti dalla normativa antitrust nazionale ed europea, quali il programma di clemenza (leniency).
3. Organi e procedure
Gli organi deputati, secondo un diverso grado di coinvolgimento e responsabilità, a garantire un’efficace implementazione del Programma e un effettivo monitoraggio sul rispetto dello stesso sono il responsabile del Programma (il "Responsabile"), l’organismo di vigilanza sul funzionamento, efficacia e osservanza del Modello 231/2001 ("l’OdV") e il Consiglio di Amministrazione ovvero il diverso organo incaricato della gestione di ciascuno degli Enti Destinatari.
Al fine di garantire un’efficace implementazione e un effettivo monitoraggio sul rispetto del Programma, il Consiglio di Amministrazione della Società nomina un Responsabile, unico per tutti gli Enti Destinatari, scelto all’interno del personale della Società tra figure manageriali dotate di competenze in materia di controllo e gestione del rischio, controllo della sicurezza e/o della qualità ovvero in materia di gestione delle risorse umane.
Il Responsabile, che potrà anche coincidere con il membro interno dell’OdV della Società, resterà in carico per un triennio e potrà essere revocato dal Consiglio di Amministrazione della Società solo per giustificato motivo.
La cessazione dalla carica del Responsabile potrà, inoltre, avvenire per espressa rinuncia del Responsabile, nonché per il sopraggiungere di una delle cause di decadenza dalla carica di membro dell’OdV come disciplinate nel Modello 231/2001 nei limiti di applicabilità al Responsabile. Oltre alla responsabilità dell’iniziale implementazione, attuazione e monitoraggio sul rispetto del Programma, il Responsabile avrà il compito di suggerire al Consiglio di Amministrazione della Società eventuali aggiornamenti del Programma, ogni qualvolta ciò risulti necessario in ragione di
Rev 0 del 19 febbraio 2015 101 sopravvenute esigenze organizzative, nuovi rischi emersi, novità normative e/o giurisprudenziali e, in genere, ogniqualvolta ciò risulti opportuno.
Al fine dello svolgimento della propria attività il Responsabile disporrà di un budget deliberato annualmente dal Consiglio di Amministrazione della Società, determinato in una misura che gli permetta di adempiere in modo congruo alle proprie funzioni.
Il Responsabile sarà tenuto a presentare all’OdV una relazione annuale sui risultati dell’attività svolta e sulle eventuali criticità emerse, nonché a presentare una relazione scritta all’OdV in coincidenza di fatti particolarmente rilevanti attinenti al Programma e, in genere, ad interloquire con l’OdV ogni qualvolta si renda necessario; l’OdV provvederà, a sua volta, ad informare il Consiglio di Amministrazione delle relazioni e delle comunicazioni ricevute dal Responsabile.
Al fine di rendere edotto il Consiglio di Amministrazione dell’attività svolta dal Responsabile e, in genere, dei fatti attinenti all’attuazione del Programma, l’OdV incorporerà nella propria relazione annuale il contenuto della relazione del Responsabile di cui al punto precedente. Inoltre, in coincidenza di ogni incontro con il CdA, l'OdV provvederà a consultare preventivamente il Responsabile al fine di acquisire informazioni sull'attività di implementazione del Programma e poter informare a tal proposito il CdA, anche verbalmente.
Il Responsabile sarà tenuto a fornire ogni informazione, chiarimento e documento richiesti dall’OdV o dal Consiglio di Amministrazione.
Al fine dello svolgimento dell’incarico il Responsabile potrà chiedere qualsiasi documento o informazione utile ai Soggetti Destinatari; allo stesso tempo, egli costituirà il referente di tutti i Soggetti Destinatari per qualsiasi richiesta di chiarimento sul Programma ovvero sull’applicazione della normativa antitrust.
4. Training
Il Responsabile provvederà ad organizzare, previa consultazione del responsabile delle risorse umane dei vari Enti Destinatari ed eventualmente con l’ausilio di consulenti esterni specializzati, apposite attività di formazione (training) volte a diffondere la conoscenza e a prevenire violazioni del Programma e della normativa antitrust nazionale ed europea.
I corsi, basati su un approccio pratico e con focus su condotte concrete, si articoleranno in un training generale, un training specialistico compliance e un training specialistico commerciale. Il training generale si indirizzerà indistintamente a tutti i Soggetti Destinatari e fornirà un’introduzione ai principi della normativa antitrust nazionale e comunitaria, nonché sui principali rischi di violazione derivanti dall’attività degli Enti Destinatari. In considerazione della platea estesa di destinatari, il training generale potrà svolgersi anche in modalità online e si avvarrà di un apposito manuale, che verrà distribuito a tutti i soggetti interessati.
Il training specialistico compliance fornirà un approfondimento sulla normativa antitrust nazionale ed europea, facendo altresì riferimento ad alcuni precedenti riguardanti il settore di attività della Società; esso si rivolgerà a tutti i soggetti che ricoprano funzioni manageriali, di risk
management, di compliance all'interno degli Enti Destinatari, nonché al Responsabile, qualora
quest’ultimo non sia ancora in possesso di competenze specialistiche in materia di diritto della concorrenza.
Il training specialistico commerciale sarà rivolto ai soggetti che ricoprano funzioni commerciali di maggiore responsabilità all’interno degli Enti Destinatari e fornirà un approfondimento sulla normativa antitrust nazionale ed europea, con focus sulle condotte commerciali maggiormente a rischio (determinazione dei prezzi, ripartizione dei mercati e della clientela, scambio di informazioni sensibili con i concorrenti, ecc.).
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Tutti i partecipanti ai training di cui sopra saranno tenuti a un obbligo minimo di frequenza (fisica od online, a seconda della modalità di organizzazione del training), requisito necessario al fine di poter sostenere i test finali.
Il positivo superamento delle prove finali sarà valutato ai fini della concessione dei vari benefit aziendali e/o bonus. Viceversa, la mancata o insufficiente partecipazione ai corsi e il mancato superamento dei test finali potrà dare luogo alle sanzioni disciplinari previste nel Modello 231/2001.
Qualsiasi nuovo Soggetto Destinatario (sia esso assunto alle dipendenze di qualsiasi degli Enti Destinatari ovvero svolgente uno dei rapporti di collaborazione rientrante nelle categorie di cui all'art. 1 ultimo capoverso), sarà tenuto a seguire il training previsto per il relativo inquadramento o per la relativa mansione. Tale training potrà svolgersi anche con modalità più flessibili (ad es. online) di quelle previste per il corso generale e, in ogni caso, si concluderà con una sessione di prove di valutazione.
5. Auditing
Il rispetto del presente Programma, nonché, più in generale, della normativa antitrust saranno oggetto di periodiche attività di auditing, delle quali verrà incaricata uno studio professionale o una società di consulenza esterna.
Le attività di auditing citate al paragrafo che precede si svolgeranno mediante un esame della documentazione più rilevante e interviste alle funzioni apicali dei dipartimenti maggiormente esposti al rischio di violazioni antitrust, secondo le risultanze della mappatura dei rischi prevista dall’art. 2. Le attività di auditing potranno, inoltre, comportare ispezioni a sorpresa presso gli uffici della Società e degli Enti Destinatari, nonché verifiche del contenuto delle dotazioni tecnologiche (es. pc, tablet, smartphone) fornite ai dipendenti e collaboratori, che dovranno, in ogni caso, svolgersi in conformità alle regole previste dalla normativa a protezione dei dati personali e a tutela dei diritti dei lavoratori. 6. Attività e documenti sottoposti a controllo preventivo/successivo
I seguenti documenti e attività saranno soggetti ad approvazione preventiva da parte del Responsabile:
! nuovi contratti di fornitura;
! condizioni generali di fornitura, contratti standard, condizioni di offerta proposte a nuovi clienti;
! partecipazione ad incontri, fiere di settore, riunioni di associazioni di categoria; ! partecipazione a gare private/ad evidenza pubblica;
! accordi di distribuzione, accordi di produzione o ricerca con imprese concorrenti;
! acquisizione di imprese, rami d’azienda, costituzione di joint venture/A.T.I. con imprese concorrenti.
La partecipazione ad incontri, fiere di settore, riunioni di associazioni di categoria, gare private/ad evidenza pubblica saranno altresì oggetto di relazione ex post al Responsabile.
7. Mancato rispetto del Programma – sanzioni e modalità di segnalazione
Eventuali violazioni del Programma e delle norme antitrust costituiranno una sanzione derivata del Modello 231/2001 della Società e come tali comporteranno l’applicazione delle relative sanzioni di carattere disciplinare.
Rev 0 del 19 febbraio 2015 103 Eventuali segnalazioni concernenti violazioni del Programma e/o delle norme antitrust, siano essere trasmesse in forma ordinaria o su base confidenziale secondo quanto specificato al cussessivo art. 8, dovranno essere comunicate dal Responsabile all’OdV e da quest’ultimo portate a conoscenza del Consiglio di Amministrazione al fine dell’assunzione delle relative decisioni.
8. Procedure di segnalazione su base confidenziale (whistleblowing)
La Società si doterà di un apposito sistema di segnalazione su base confidenziale (whistleblowing), attraverso il quale qualsiasi tra i Soggetti Destinatari potrà trasmettere al Responsabile informazioni attinenti a presunte violazioni del Programma o della normativa antitrust, nonché, più in generale, qualsiasi notizia attinente al Programma.
Tali segnalazioni potranno essere trasmesse al Responsabile telefonicamente ovvero attraverso l’invio di una comunicazione scritta ad un apposito indirizzo e-mail.
I dati del segnalante saranno, in ogni caso, trattati dal solo Responsabile e non trasmessi, senza il consenso del segnalante, ad alcuna altra figura aziendale; l’autore della segnalazione sarà, inoltre, protetto dalla garanzia di immunità da qualsiasi conseguenza pregiudizievole sul piano disciplinare e lavorativo a causa della segnalazione, fatti salvi i casi in cui la segnalazione risulti contenere informazioni non veritiere ed essere stata dolosamente elaborata al fine di conseguire per sé o per altri un ingiusto vantaggio ovvero arrecare un ingiusto danno a un altro soggetto o a qualsiasi tra gli Enti Destinatari.
Qualsiasi segnalazione rilevante, idonea a fare emergere violazioni, passate o presenti, del Programma e/o della normativa antitrust, ovvero rischi rilevanti di tali violazioni per il futuro, farà sorgere in capo al segnalante il diritto a un premio economico, in misura variabile in ragione della rilevanza ed utilità della segnalazione.
Le condizioni e le modalità di effettuazione della segnalazione, la determinazione dei premi economici spettanti ai segnalanti e ogni altra informazione attinente alla procedura di whistleblowing saranno dettagliatamente indicati in un apposito documento preparato dal Responsabile previa consultazione dell’OdV e approvato dal Consiglio di Amministrazione: tale documento verrà successivamente portato a conoscenza di tutti i Soggetti Destinatari mediante comunicazione email, nonché pubblicizzata nel sito intranet della Società.
9. Pubblicità
Al fine di garantire un’adeguata pubblicità del Programma, esso verrà reso noto mediante comunicazione scritta a tutti i Soggetti Destinatari, nonché inserito nel sito intranet e affisso in luoghi pubblici degli Enti Destinatari.
