DIPARTIMENTO DI INGEGNERIA DELL’ENERGIA, DEI SISTEMI, DEL TERRITORIO E DELLE COSTRUZIONI
RELAZIONE PER IL CONSEGUIMENTO DELLA LAUREA MAGISTRALE IN INGEGNERIA GESTIONALE
Analisi dell’opportunità di introduzione
della tecnologia Bar Code nel processo logistico
nella Welt Electronic S.p.A.
_________________________________________________________________________ RELATORE Il CANDIDATO
Prof. Ing. Riccardo Dulmin Lorenzo Zanobelli
Dipartimento di Ingegneria dell'Energia, dei Sistemi, del Territorio e delle Costruzioni
TUTOR AZIENDALE
Ing. Giacomo Gandolfo
Quality Department Welt Electronic S.p.A
SOMMARIO
Analisi dell’opportunità di introduzione della tecnologia Bar Code nel processo logistico nella Welt Electronic S.p.A.
Questa tesi è il risultato di uno stage svolto all'interno dell’azienda Welt Electronic di Firenze specializzata nella distribuzione di componenti elettronici e dispositivi LED. Questo progetto è stato realizzato in seguito alla volontà espressa da parte della società di implementare la tecnologia bar code a supporto dei processi logistici, per migliorare la tracciabilità dei prodotti e l'efficienza operativa. Il progetto è iniziato con una panoramica della situazione, al fine di comprendere meglio l'organizzazione interna dell’azienda, con particolare attenzione ai principali macro-processi: acquisto, vendita e magazzino, e da una seconda fase di analisi più approfondita dei processi logistici, che ha permesso di individuare le principali carenze del sistema di gestione attuale. La seconda fase del progetto si è concentrata su due aspetti principali:
− la creazione di una specifica per l'etichettatura della merce, che è stata inviata ai fornitori europei ed extra-europei dell’azienda, al fine di creare un adeguato e univoco sistema di etichettatura per le merci in entrata di Welt. In alcuni casi, in cui il sistema non è stato pienamente accettato, è stata trovata una soluzione soddisfacente sia per il fornitore che per l'azienda.
− l'analisi costi-benefici in riferimento al sistema da attuare, in modo da delineare quali costi saranno sostenuti dall’azienda e individuare i benefici tangibili e intagibili derivanti da tale implementazione.
ABSTRACT
Analysis of the possible introduction of Bar Code automatic identification technology in the logistics of Welt Electronic S.p.A.
This thesis is the result of an internship held on the premises of Welt Electronic; a company located in Florence, and specialized in the distribution of electronic components and LED devices. This project was undertaken in response to the company’s need to implement bar code technology in support of its logistics, thereby improving the traceability of products and the efficiency of day-to-day operations. The project initially began with an overview of the situation, to better understand the internal organization of the company, with an emphasis on the main macro-processes of Purchasing, Sales and Storage. It was then followed by a second phase, which took an in-depth look into the company’s logistics, allowing the main weaknesses of the current management system to be identified. The second phase of the project focused on two main aspects:
− the creation of a label datasheet, which was sent to both the European and non-European suppliers of Welt, in order to create an appropriate and unequivocal labelling system for Welt’s incoming goods, and in some cases, identify a compromise solution deemed satisfactory by both the supplier and the company.
− A cost-benefit analysis of the bar code system to be implemented, in order to determine any costs that might be incurred by the company, while identifying its tangible-intangible benefits.
SINTESI
1. Definizione del problema affrontato
Questo lavoro di tesi ha come obiettivo l’analisi dei costi e dei benefici derivanti dalla possibile introduzione della tecnologia bar code all’interno del processo logistico dell’azienda Welt Electronic S.p.A. di Firenze.
L’applicazione di tale tecnologia di identificazione automatica dei prodotti risulta molto importante nel rendere più efficiente il processo logistico in tutti i contesti aziendali di produzione, distribuzione e vendita.
L’applicazione di tale tecnologia, come vedremo nel contesto esaminato, risulta indispensabile nel rendere più efficace ed efficiente il processo logistico, riducendo tempi e risorse in modo tale da accrescere la competitività aziendale.
L’introduzione di tale tecnologia, affiancata all’utilizzo di un sistema informatico adeguato, risulta opportuna nell’azienda in esame in quanto il numero dei codici prodotto gestiti è molto elevato. Tale implementazione comporta, inoltre, un importante miglioramento nel rendere gestibili situazioni che attualmente non lo sono.
L’analisi economica derivante dall’analisi costi – benefici è stata per la direzione aziendale un input importante per rafforzare la propria volontà e consapevolezza riguardo ai benefici derivanti dall’implementazione di tale tecnologia.
2. Stato della conoscenza di partenza
La Welt Electronic S.p.A nasce nel 1985, già dai primi anni, l’Azienda ha basato la sua strategia sulla commercializzazione dei componenti elettronici passivi, elettromeccanici e dei dispositivi a led; acquisendo, dopo numerose verifiche tecniche e qualitative, la distribuzione in esclusiva per l’Italia di molti marchi internazionali. Con il passare degli anni e l’acquisizione di nuove competenze, l’Azienda si è sempre più specializzata nella componentistica passiva, negli isolanti termo conduttivi e nei dispositivi a led dove, relativamente alla distribuzione, ha raggiunto quote di mercato pari al 17% dell’intero mercato nazionale.
La Welt Electronic, ha sempre aumentato il suo fatturato e la sua penetrazione di mercato arrivando ad un parco clienti superiore alle mille unità e, annoverando tra di essi, i nomi più prestigiosi nel campo dell’elettronica industriale.
In questi ultimi mesi l’azienda sta implementando un nuovo sistema gestionale più moderno, eVision, una soluzione ERP scalabile e modellabile, il quale andrà a sostituire l’attuale sistema gestionale Magico.
Tale attuale sistema, Magico, è diventato molto lento e obsoleto a seguito di numerose customizzazioni effettuate negli ultimi anni e per questo motivo difficilmente capace di sopportare nuove modifiche come l’introduzione del sistema bar code nel processo logistico.
Il nuovo sistema, eVision, in fase di implementazione, risulta compatibile anche con l’utilizzo delle tecnologie di identificazione automatica dei codici sia lineari sia quelli più moderni bidimensionali quali QrCode e DataMatrix.
Il passaggio a tale nuovo sistema gestionale ha rafforzato la volontà aziendale di implementare la tecnologia di identificazione automatica bar code.
3. Lavoro svolto dal candidato
3.1 Analisi processi aziendali:
Lo studio ha avuto inizio con una prima fase di inquadramento attraverso colloqui con i responsabili per comprendere l’azienda, la struttura organizzativa e i processi principali riguardanti gli acquisti, le vendite e la gestione del magazzino. Al fine di comprendere al meglio i processi logistici e individuare le criticità operative è stato necessario un vero e proprio affiancamento con gli operatori in magazzino, di alcune settimane in modo da poter conoscere e capire a pieno le procedure di accettazione-carico e di prelievo-spedizione della merce. In questa fase in magazzino sono state individuate alcune criticità che potrebbero essere risolte con l’implementazione del progetto bar code. Con il gestionale attuale le varie fasi di ricevimento e di spedizione merce vengono eseguite inserendo tutti i dati manualmente senza utilizzare nessuna tecnologia a supporto, dato il numero sempre più crescente di codici da gestire si rende necessario l’utilizzo di sistemi più efficienti e più moderni per velocizzare le varie fasi. Durante l’affiancamento in magazzino, svolto nel periodo da maggio a giugno 2014, sono state analizzate le label dei package degli articoli applicate dai fornitori. Welt Electronic opera attualmente con fornitori, europei ed extra-europei, fra i più importanti a livello mondiale nel settore della componentistica elettronica.
Da tale analisi, è stata evidenziata una situazione effettivamente molto critica in quanto solo pochissimi fornitori utilizzavano una label “moderna” con Bar code o QrCode con tutte le informazioni identificative: part number, lotto, quantità, data di produzione, mentre tutti gli altri fornitori identificavano gli articoli e i package solamente con part number e quantità applicando in certi casi, una etichetta adesiva stampata e in altri addirittura contenenti timbri o scritte a mano. Tale situazione risultava realmente un ostacolo per l’implementazione della tecnologia di identificazione automatica.
Inoltre il contesto aziendale non permetteva la rietichettatura della merce in entrata in quanto il numero di codici gestiti (circa 35.000 referenze) è troppo elevato, e quindi avrebbe comportato costi e tempi insostenibili per l’azienda.
3.2 Studio tecnologia Bar Code
Nella seconda fase è stato effettuato uno studio approfondito sulla letteratura delle codifiche più diffuse in ambito industriale concernente l’uso di codici lineari e bidimensionali, individuando le tipologie, le caratteristiche e le normative inerenti. Infine sono state studiate le tipologie di sistemi bar code che possono essere soluzioni interattive, batch o ibride ed i relativi apparati necessari quali stampanti e lettori bar code.
3.3 Creazione Specifica di etichettatura
In questo contesto, la migliore soluzione è rappresentata dall’utilizzo delle label applicate in fase di produzione e distribuzione direttamente dal fornitore.
Pertanto il primo obiettivo da raggiungere, per una corretta implementazione del sistema bar code, è stato quello di riuscire a coinvolgere e a uniformare il più possibile l’etichetta dei vari fornitori. A questo scopo è stata redatta una specifica di etichettatura dove vengono definite le caratteristiche dell’etichetta ritenuta conforme dall’azienda. Tale specifica è stata approvata dalla direzione e inviata a tutti fornitori. Lo scopo della specifica è molteplice. Il primo obiettivo è stato quello di poter instaurare con tutti i fornitori un dialogo costruttivo in modo da avere una etichettatura conforme alla specifica di tutta la merce in entrata. Per motivi legati in parte al potere contrattuale e in parte alla tipologia di rapporto, tra Welt Electronic e i fornitori, alcuni di essi si sono rivelati più cooperativi mentre altri più fermi sulle proprie scelte e convinzioni in alcuni casi è stata necessaria una vera e propria negoziazione al fine di giungere ad una soluzione conforme e adeguata per entrambe le parti. Il secondo obiettivo della specifica è aver creato un documento che verrà utilizzato e distribuito in fase di selezione e valutazione dei nuovi fornitori, in modo tale da informarli e imporre loro fin da subito l’adozione di adeguati criteri per la corretta etichettatura della merce.
3.4 Scenari Bar Code applicabili al contesto in esame
Valutando le caratteristiche del magazzino Welt Electronic e le nostre esigenze ho individuato quattro scenari d’impiego utilizzando sistemi bar code e lettori diversi fra di loro. I quattro scenari sono stati valutati dal punto di vista operativo nel contesto aziendale, sono stati contattati sia la ditta fornitrice di apparati bar code, per conoscere al meglio costi e caratteristiche tecniche e di performance, sia la software house per valutare la compatibilità con il nuovo gestionale eVision.
Per ogni scenario d’uso ho effettuato una valutazione dei relativi costi di acquisto delle attrezzature necessarie e una analisi dei possibili vantaggi e svantaggi.
Lo scenario vincente è risultato un sistema di tipo interattivo con lettore image, che permette la lettura sia di codici lineari 1D che bidimensionali 2D, con display touchscreen e tastiera alfanumerica collegati in tempo reale al gestionale tramite la rete WiFi di magazzino e di una stampante portatile. L’operatore di magazzino utilizzerà il lettore per supportare le fasi operative attraverso delle finestre intuitive e semplici di eVision che verranno aperte direttamente dal browser del lettore. Il sistema offre la
massima libertà di movimento in magazzino, la possibilità di leggere ed inserire i dati in tempo reale, e di poterli correggere manualmente con l’apposita tastiera, infine la stampante portatile permette di poter stampare direttamente le etichette evitando spostamenti al PC in postazione.
Dopo aver stabilito il sistema e le funzionalità offerte, sono state definite le nuove procedure sia per la fase di accettazione - carico sia per la fase prelievo - spedizione merce con il supporto della tecnologia bar code.
A questo punto, sono stati richiesti i preventivi per l’acquisto degli apparati bar code e per l’installazione degli apparati necessari per la messa a punto della rete WiFi in magazzino. Questi preventivi danno la possibilità di valutare con precisione i costi, questi valori saranno utilizzati nell’analisi economica.
Una volta definiti i costi la mia attenzione si è rivolta ad analizzare i benefici che tale implementazione comporta nel contesto in esame.
3.5 Analisi Benefici
Per identificare tutti i benefici che derivano dall’adozione della nuova tecnologia, è stato utilizzato un metodo grafico che possa riassumere i legami che esistono fra attività impattate e prestazioni operative individuate.
Le attività impattate con l’utilizzo del bar code sono due la prima è l’identificazione dei codici articoli sicuramente più veloce e più completa dal punto di vista del numero di informazioni che si possono gestire. La seconda attività impattata è il controllo qualità, infatti la tecnologia bar code riduce gli errori con conseguente diminuzione dei costi della non qualità. La conoscenza di maggiori informazioni degli articoli mi consente tre vantaggi principali. Il primo è costituito dalla possibilità di tracciare e memorizzare le informazioni quali lotto e data di produzione (e in alcuni prodotti anche la data di scadenza) e di ritirare preventivamente o successivamente, ma con tempi celeri, un lotto o una matricola in caso di non conformità, riducendo i costi dell’operazione, individuando i responsabili e riducendo l’emergenza. Il secondo vantaggio, legato alla possibilità di gestire lotti e/o data di produzione degli articoli stoccati, è quello di segnalare al momento del prelievo la presenza di un articolo più vecchio e quindi da prelevare e spedire prima degli altri. Questa possibilità porta ad un avvicinamento alla logica FIFO (First in First out) e quindi alla riduzione di merce a rischio di obsolescenza. Il terzo vantaggio è costituito dalla vendita delle selezioni, che comporta sia l’aumento
dei ricavi sia l’aumento della soddisfazione dei clienti. Questo beneficio ha spinto fortemente la volontà dell’azienda ad investire in questo progetto.
Ad oggi, infatti, Welt acquista dai fornitori optoelettronici prodotti full rank (Led non selezionati) che vengono gestiti e venduti in modalità full rank. Il sistema attuale infatti, Magico, non può gestire le indicazioni delle varianti / selezioni del medesimo prodotto. L’utilizzo del sistema bar code offrirà la possibilità di gestire le informazioni di binning delle selezioni dei Led sia in entrata che in prelievo.
La conoscenza di queste informazioni offre all’azienda la possibilità di offrire anche il prodotto già selezionato. Questo servizio, oltre a soddisfare maggiormente il cliente che necessita di un prodotto selezionato, dà la possibilità di vendere un prodotto ad un prezzo maggiorato. Con tale servizio, anche l’immagine dell’azienda cresce dato che pochi concorrenti in ambito nazionale possono offrire un servizio simile.
Sicuramente questa specifica opportunità in tale contesto aziendale, è uno dei benefici più importanti da considerare. Tale opportunità senza il supporto del bar code non sarebbe gestibile considerando la grande mole di informazioni che gli operatori dovrebbero imputare manualmente.
Per constatare i benefici operativi legati alla maggiore velocità di lettura degli articoli nelle due fasi principali accettazione-carico e prelievo-spedizione, ho valutato inizialmente le performance di queste due fasi nella situazione attuale, senza bar code, individuando alcuni indici di performance opportunamente creati.
A settembre utilizzando una versione di eVision-Beta ho eseguito alcune simulazioni usando la tecnologia bar code, su due fornitori campione che usano una etichette compatibile con le nostre esigenze. Confrontando i risultati delle due situazioni, con l’utilizzo o meno della nuova tecnologia ho valutato le reali potenzialità, dell’uso del bar code. Per quanto riguarda i costi della non qualità imputabili al reparto di magazzino, essi sono stati individuati e su di essi sono state effettuate delle stime relative alla ipotetica riduzione di tali costi a seguito dell’introduzione del sistema bar code. Il sistema bar code infatti potrà ridurre l’errore umano e quindi ridurre errori di lettura e di spedizione.
Fig.2 - Schema logico attività impattate
Seguendo lo schema logico possiamo computare i costi che necessita tale investimento, tra i costi considerati si comprendono i costi della infrastruttura bar code legati all’acquisto dei vari apparati, e ai costi relativi alla copertura WiFi dell’intero magazzino; e infine i costi variabili legati all’uso delle etichette dovrebbero sicuramente diminuire rispetto alla situazione attuale e non verranno conteggiati nell’analisi economica.
Oltre ai benefici tangibili, individuati nello schema logico precedente, è necessario ricordare che esistono vantaggi, che possiamo definire intangibili, che si possano riassumere nell’aumento della immagine aziendale, nella maggiore soddisfazione sia dei clienti sia degli operatori interni al magazzino.
Infine un aumento della quantità, qualità e tempestività dei dati disponibili al management, si traducono in un più efficace processo di pianificazione e controllo delle attività, e in una maggiore flessibilità nella gestione dei cambiamenti e delle urgenze.
Con i costi e i benefici identificati si stima il flusso di cassa atteso e quindi il tempo per il ritorno dell’investimento.
4. Risultati ottenuti
Valutando i costi e i benefici che comporta l’adozione della tecnologia bar code in Welt Electronic S.pA. ho formulare una analisi economica dell’intera operazione.
I costi per la tecnologia bar code sono realmente bassi (molto inferiori all’altro sistema di identificazione automatica articoli RFID in uso in ambito industriale); in base ai preventivi relativi all’installazione della WiFi in magazzino e all’acquisto degli apparati bar code i costi sono circa 13.650 euro.
Per quanto riguarda i costi di customizzazione del gestionale saranno compresi nell’investimento totale per il passaggio dall’attuale al nuovo sistema gestionale che sarà operativo da gennaio 2015. I benefici stimati sono rappresentati:
- da una riduzione dei costi dovuti alle non qualità di circa 1.000 euro annui derivanti da minori reclami, minori spedizioni errate e minor tempo/costo per gestire queste non conformità.
- dal confronto dei tempi di lettura nelle fasi di accettazione-carico e prelievo-spedizione merce con o senza bar code, si stima un risparmio di circa 232 ore annue (circa 4.872 euro) legato all’aumento della produttività degli operatori in magazzino.
- è stato rilevato che la possibilità di gestire e vendere led selezionati comporta circa 25.000 euro di ricavo aggiuntivo il primo anno. Tale cifra potrà orientarsi su cifre più importanti negli anni successivi.
Tutti questi vantaggi economici ripagano l’investimento per la tecnologia bar code già nel primo anno senza considerare i benefici intangibili come l’aumento dell’immagine aziendale e della percezione di qualità da parte del cliente.
E’ stato, infine, valutato anche un secondo scenario, nel quale si ipotizzi di aggiungere al reparto di magazzino un nuovo operatore, magari addestrandolo proprio per la gestione dei led. Rivalutando l’analisi aggiungendo un costo fisso lordo annuale per la nuova risorsa umana in più di circa 27.000 euro (valore lordo per l’azienda ) l’investimento di tale tecnologia viene ripagata nel secondo anno attraverso anche il probabile aumento delle vendite dei led selezionati.
Attualmente in magazzino si cominciano a vedere i primi risultati derivanti dall’invio della specifica di etichettamento, infatti quasi tutti i fornitori etichettano, o sono in fase di adeguamento, con una label corretta e idonea con tutte le informazioni identificative dell’articolo. Questo sarà di fondamentale importanza per il successo della tecnologia bar code. In quest’ultimo periodo sto collaborando con i consulenti della software house, che opera per l’implementazione del nuovo sistema gestionale eVision, per la creazione dei layout grafici, che verranno utilizzati dagli operatori in fase di utilizzo del lettore.
5. Conclusioni
L’analisi dell’opportunità di introduzione della tecnologia bar code nel processo logistico dell'azienda Welt Electronic SpA riportata in questo elaborato ha permesso di valutare i costi e soprattutto i benefici che tale tecnologia comporta nei processi logistici.
Il cuore della tesi è costituito dall’analisi economica finale derivata dallo studio dei costi e dei benefici; tale analisi è stato un input importante per la direzione dell’azienda per rafforzare la propria volontà e consapevolezza riguardo ai benefici derivanti dall’implementazione di tale tecnologia.
Oltre ai benefici di miglioramento della performance nei processi logistici, alla riduzione dei costi di non qualità e alla possibilità di migliorare la tracciabilità del prodotto, il beneficio estremamente importante, che ha spinto più di tutti all’adozione del nuovo sistema è la possibilità di gestire le selezioni relative agli articoli optoelettronici – Led, reso possibile dalla tecnologia bar code, senza la quale non sarebbe possibile tale gestione.
La possibilità di vendere un prodotto Led selezionato soprattutto per il segmento lighting è punto di forza estremamente importante che risulta essere molto appetibile dal mercato. In Italia diversi diretti concorrenti nella distribuzione componentistica dei led offrono già questo tipo di servizio, è necessario quindi che anche la Welt Electronic si adegui alle nuove esigenze di mercato per poter rimanere concorrenziale con i competitors.
Negli ultimi anni il mercato delle sorgenti Led è cresciuto in maniera costante e significativa, sia per la messa al bando delle tradizionali sorgenti a incandescenza (settembre 2012) sia per la crescita del settore dell’illuminotecnica architetturale, quindi si presenta una occasione di sviluppo molto importante per la Welt Electronic S.p.A. Grazie alla flessibilità nella regolazione e nelle combinazioni di colori la tecnologia led riesce a creare giochi di luce e effetti scenografici in grado di esaltare l’architettura degli edifici e degli spazi urbani. Negli ultimi mesi si cominciano a utilizzare maggiormente i
led anche per l’illuminazione stradale. L’ascesa del mercato Led, unita alla possibilità che Welt Electronic S.p.A offrirà ai suoi clienti di poter acquistare led selezionati, insieme ad adeguate politiche di vendita può diventare un importante punto di forza aziendale con tutto ciò che ne consegue in termini di ritorno economico.
Credo quindi, che l’implementazione del bar code possa essere un’ottima strategia che potrà offrire all’azienda importanti margini di miglioramento.
Il mio lavoro in azienda non è concluso, infatti il mio stage iniziato ad aprile 2014 e concluso a settembre scorso, è stato prolungato per altri 6 mesi, fino a marzo 2015. Per quanto riguarda invece gli step di implementazione siamo sulla “buona strada”, infatti a settembre 2014 è stato fatto un investimento per l’acquisto e l’installazione di alcuni access point così da espandere la rete WiFi in tutta l’area del magazzino in modo tale da rendere possibile successivamente l’utilizzo dei terminali bar code wireless online. In questo ultimo mese, insieme alla consulenza della software house, sono state approvate alcune migliorie e customizzazioni per il nuovo gestionale eVision legate proprio alla nuova gestione delle selezione Led e alla definizione dei processi logistici tramite i terminali bar code. Al momento in cui sarà effettuato il passaggio del gestionale, da Magico ad eVision, potrà essere portato a compimento il progetto bar code aziendale con l’acquisto dei terminali e delle stampanti portatili scelte.
A quel punto in azienda sarà presente l’infrastruttura informatica e gli hardware necessari e sarà possibile eseguire l’ultimo step di test e prove operative. Una volta eliminate le problematiche implementative che emergeranno in questa fase di test si potrà arrivare ad un sistema bar code consono alle necessità aziendali che potrà offrire all’azienda ancora per gli anni a venire ampi margini di sviluppo.
