Il lavoro agile nella P.A.
tra fase emergenziale e scenari
a cura di Francesco Pellecchia
1° dicembre 2020
2
- il lavoro agile prima, durante e dopo l'emergenza epidemiologica;
- il POLA - il Piano Organizzativo del Lavoro Agile;
- il collegamento tra POLA, Piano delle Azioni Positive, Piano delle Performance e Programmazione Economico - Finanziaria;
- gli effetti della mancata introduzione del lavoro agile a livello di performance individuale ed organizzativa;
- le forme di interlocuzione sindacale;
- la disciplina dei controlli sul lavoro agile introdotta dalla Corte dei Conti;
- domande e risposte.
Per i quesiti ai quali non si avrà la possibilità di dare un riscontro durante il presente webinar si cercherà di offrire una risposta durante l’appuntamento del 03.12.2020
Ma prima …
Alcuni degli argomenti che saranno trattati
https://www.fondazioneifel.it/catalogo -eventi/event/100-riforma-e-
innovazione-enti-locali/2916-il-lavoro-
agile-nella-pa
Da dove siamo partiti?
… dove ci si auspica che arriveremo.
Convenzione ILO sull’orario di lavoro (International Labour Organization - Hours of Work - Industry) Convention, No. 1/1919).
• L. 124.2015 - L. 81.2017;
• D.L. 34.2020 – L. 120.2020
Cosa è accaduto nel mentre? Il passaggio da un mondo del
lavoro fordista alle learning organization
Per quanto l’introduzione di forme agili di organizzazione del lavoro, ante Direttiva 3 e L. 81/2017, potesse sembrare prive di precisi rifermenti normativi, sarebbe già stato possibile collegarla alla produzione normativa/contrattuale che si è sviluppata a cavallo di millennio.
Ma il lavoro agile è un inedito assoluto nel nostro ordinamento?
1973
•Legge n. 877 Nuove norme per la tutela del lavoro a domicilio
1998
•Legge n. 191 Disciplina lavoro a distanza
1999
•DPR 70 Regolamento del telelavoro
2000
•CCNQ
• Disciplina sperimentale del telelavoro
2000
•L. 53
Disposizioni per il sostegno della maternità e della
paternità, per il diritto alla cura
… e per il coordinamento dei tempi delle città
2000
•CCNL
Flessibilità del rapporto di lavoro
2000
•D.Lgs. 267 Testo Unico Enti Locali – art. 50, c.7.
2001
•D.Lgs. 151 Testo unico delle
disposizioni legislative in materia di tutela e sostegno dell a maternità e della
paternità
Ognuno dei due modelli – precisando che non esiste IL telelavoro o LO smart working, ma molteplici possono essere le forme in cui i due istituti possono essere declinati – è figlio del proprio tempo, della condizione socio-economica raggiunta, dei fondamenti gius-lavoristici consolidati, del livello tecnologico implementato, …
Telelavoro e/o smart working?
Art. 3, c. 2.
Che indica gli obiettivi, le attività interessate, le tecnologie utilizzate ed i sistemi di supporto, le modalità di effettuazione secondo
principi di ergonomia
cognitiva, le tipologie professionali ed il numero dei dipendenti di cui si prevede il coinvolgimento, i tempi e le modalità di realizzazione, i criteri di verifica e di
aggiornamento, le
modificazioni organizzative ove necessarie, nonché i costi e i benefici, diretti e indiretti
Solo differenze?
entro i soli limiti di durata massima dell'orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva.
BYOD Bring your own device
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Uno studio dell’Eurofond, presentato nel febbraio 2017, evidenziava che ancora a fine 2015 nella UE lo Smart working fosse diffuso con una media del 17% (per di più con forti differenziazioni all’interno dei paesi comunitari. L’Italia era ultima, superata di poco dalla Grecia).
Fonte: https://www. eurof ound. eur opa. eu/ pri ntpdf/ publi cati ons/report/2017/ wor ki ng -anyti me- anywhere-t he- eff ects-on-the- world-of- wor k
Come si stava diffondendo il fenomeno?
Fonte: https://www.eurofound.europa.eu/printpdf/publications/report/2017/working-anytime-anywhere-the-
effects-on-the-world-of-work
«una nuova filosofia manageriale fondata sulla
restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare, a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati»
Osservatorio Smart Working, 2016
Come lo possiamo definire?
Secondo le attese, i benefici possibili riguardano:
-l’aumento di produttività (stimato fino al 20%),
- l’aumento di occupazione femminile (o meglio lo sviluppo delle pari opportunità),
- la riduzione dei costi di gestione (spazi fisici e annessi o il ripensamento degli stessi);
- il miglioramento del vissuto cittadino (minor traffico, minore inquinamento, minor spopolamento delle zone periferiche/hinterland urbano ecc.) e dei cittadini (anche qualora sono essi i lavoratori, magari pendolari, che guadagnano ore di vita sottratte agli spostamenti e non disperdono il proprio reddito per pagarsi il pendolarismo), anche quali stakeholders (fruitori dei servizi delle PP.AA.).
WIN-WIN Positivo
Secondo la Presidenza del Consiglio dei Ministri varia tra il 7,5% ed il 25%
Quali considerazioni sono state fatte a monte?
Secondo il Women in Work Index 2020 di PwC, … l’occupazione femminile
… l’impatto sul Pil italiano sarebbe pari a 659 miliardi di dollari.
Fonte:https://www.corrierecomunicazioni.it/digital-economy/lo-smart-working-aumenta-la-produttivita-per-il-pil-scatto-in-avanti-dell12/
LEGGE 7 agosto 2015, n. 124 Deleghe al Governo in materia di riorganizzazione delle amministrazioni pubbliche.
Art. 1 Carta della cittadinanza digitale
…
b) ridefinire e semplificare i procedimenti amministrativi, in relazione alle esigenze di celerità, certezza dei tempi e trasparenza nei confronti dei cittadini e delle imprese, mediante una disciplina basata sulla loro digitalizzazione e per la piena realizzazione del principio «innanzitutto digitale»(digital first), nonché l'organizzazionee le procedure interne a ciascuna amministrazione;
c)… garantire l'accesso e il riuso gratuiti di tutte le informazioni prodotte e detenute dalle amministrazioni pubbliche in formato aperto, l'alfabetizzazione digitale, la partecipazione con modalità telematiche ai processi decisionali delle istituzioni pubbliche, la piena disponibilità dei sistemi di pagamento elettronico nonché la riduzione del divario digitale sviluppando le competenze digitali di base;
d) ridefinire il Sistema pubblico di connettività al fine di semplificare le regole di cooperazione applicativa tra amministrazioni pubbliche e di favorire l'adesione al Sistema da parte dei privati, garantendo la sicurezza e la resilienza dei sistemi;
e) definire i criteri di digitalizzazione del processo di misurazione e valutazione della performance per permettere un coordinamento a livello nazionale;
…
i) razionalizzare gli strumenti di coordinamento e collaborazione delle amministrazioni pubbliche al fine di conseguire obiettivi di ottimizzazione della spesa nei processi di digitalizzazione favorendo l'uso di software open source, tenendo comunque conto di una valutazione tecnico-economica delle soluzioni disponibili, nonché obiettivi di risparmio energetico;
l) razionalizzare i meccanismi e le strutture deputati alla governance in materia di digitalizzazione, al fine di semplificare i processi decisionali;
…
Reingegnerizzazione dei processiChangemanagement
Il legislatore ha posto le condizioni abilitanti? Correva l’anno …
Digital Economy and Society Index
2020 - L. 241/1990, art. 5, c. 3 – comunicazione del domicilio digitale del responsabile del procedimento.
Agenda 2020 – 2023 http://www.funzionepubb lica.gov.it/sites/funzionep ubblica.gov.it/files/Alleg ato_1_Agenda_Semplific azione_2020-2023.pdf
Entrata in vigore del prov.
28/8/2015
Internal audit:
D.Lgs.
286/1999, D.L.
174/2012, …
Art. 14 Promozione della conciliazione dei tempi di vita e di lavoro nelle amministrazioni pubbliche
1. Le amministrazioni pubbliche, nei limiti delle risorse di bilancio disponibili a legislazione vigente e senza nuovi o maggiori oneri per la finanza pubblica, adottano* misure organizzative volte a fissare obiettivi annuali per l'attuazione del telelavoro e per la sperimentazione, anche al fine di tutelare le cure parentali, di nuove modalità spazio-temporali di svolgimento della prestazione lavorativa che permettano, entro tre anni, ad almeno il 10 per cento dei dipendenti, ove lo richiedano, di avvalersi di tali modalità, garantendo che i dipendenti che se ne avvalgono non subiscano penalizzazioni ai fini del riconoscimento di professionalità e della progressione di carriera. L'adozione delle misure organizzative e il raggiungimento degli obiettivi di cui al presente comma costituiscono oggetto di valutazione nell'ambito dei percorsi di misurazione della performance organizzativa e individuale all'interno delle amministrazioni pubbliche. Le amministrazioni pubbliche adeguano altresì i propri sistemi di monitoraggio e controllo interno, individuando specifici indicatori per la verifica dell'impatto sull'efficacia e sull'efficienza dell'azione amministrativa, nonché sulla qualità dei servizi erogati, delle misure organizzative adottate in tema di conciliazione dei tempi di vita e di lavoro dei dipendenti, anche coinvolgendo i cittadini, sia individualmente, sia nelle loro forme associative.
*presente indicativo esprime un precetto, un comando.
Cfr. art. 19 bis D.Lgs.
150/2009
Clausola di invarianza della
spesa
COSA AVREMMO DOVUTO OSSERVARE A
GIUGNO 2019?
… 2015 – avevamo tempo?
2020 - L. 241.1990 - Art. 3-bis (Uso della telematica).
1. Per conseguire maggiore efficienza nella loro attività, le amministrazioni pubbliche ((agiscono mediante strumenti informatici e telematici)), nei rapporti interni, tra le diverse amministrazioni e tra queste e i privati.
D.L.34.2020 Conv. L. 77.2020 - Sezione III - Disposizioni in materia di lavoro agile e per il personale delle PA
Art. 263 (Disposizioni in materia di flessibilità del lavoro pubblico e di lavoro agile)
((4-bis. All'articolo 14 della legge 7 agosto 2015, n. 124, sono apportate le seguenti modificazioni:
Entro il 31 gennaio di ciascun anno, le amministrazioni pubbliche redigono, sentite le organizzazioni sindacali, il Piano organizzativo del lavoro agile (POLA), quale sezione del documento di cui all'articolo 10, comma 1, lettera a), del decreto legislativo 27 ottobre 2009, n.
150. Il POLA individua le modalità attuative del lavoro agile prevedendo, per le attività che possono essere svolte in modalità agile, che almeno il 60 per cento dei dipendenti possa avvalersene, garantendo che gli stessi non subiscano penalizzazioni ai fini del riconoscimento di professionalità e della progressione di carriera, e definisce, altresì, le misure organizzative, i requisiti tecnologici, i percorsi formativi del personale, anche dirigenziale, e gli strumenti di rilevazione e di verifica periodica dei risultati conseguiti, anche in termini di miglioramento dell'efficacia e dell'efficienza dell'azione amministrativa, della digitalizzazione dei processi, nonchè della qualità dei servizi erogati, anche coinvolgendo i cittadini, sia individualmente, sia nelle loro forme associative.
PdP–PEGart. 169, c. 3 bis TUEL –SeODUP + PAPDir. 2.2019
Il POLA
Ruolo RTD, HR -Uff. Formazione, STP,Controllo di Gestioneveinternalauditing, DPO, …
Qual è la corretta forma di interlocuzione sindacale?
Art. 263, c. 3, D.L. 34.2020 - Ai fini di cui al comma 1 [Lavoro agile, flessibilità dell'orario di lavoro (rivedendone l'articolazione giornaliera e settimanale), modalità di interlocuzione programmata, anche attraverso soluzioni digitali e non in presenza con l'utenza], le amministrazioni assicurano adeguate forme di aggiornamento professionale alla dirigenza. L'attuazione delle misure di cui al presente articolo è valutata ai fini della performance.
In caso di mancata adozione del POLA, il lavoro agile si applica almeno al 30 per cento dei dipendenti, ove lo richiedano.
Il raggiungimento delle predette percentuali à realizzato nell'ambito delle risorse disponibili a legislazione vigente. Le economie derivanti dall'applicazione del POLA restano acquisite al bilancio di ciascuna amministrazione pubblica
Il POLA è, quindi, obbligatorio?
E quindi?
Adottiamo il POL
• Direttiva FP 3.2020
La sfida che dovranno affrontare le amministrazioni è rappresentata dalla necessità di mettere a regime e rendere sistematiche le misure adottate nella fase emergenziale, al fine di rendere il lavoro agile lo strumento primario nell’ottica del potenziamento dell’efficacia e dell’efficienza dell’azione amministrativa.
Nell’ottica di accelerare l’innovazione organizzativa come presupposto per incrementare il ricorso al lavoro agile nella fase successiva all’emergenza, ciascuna amministrazione è chiamata ad:
- implementare azioni di analisi organizzativa;
- effettuare azioni di monitoraggio e di semplificazione delle procedure;
- investire nelle tecnologie informative;
- sviluppare competenze adeguate.
Il POLA e la programmazione degli EE.LL.
Art. 169 c. 3 bis TUEL PdP
PAP POLA
Art. 147c. 2, lett. a) ed e), 147 ter, 196 e 197 TUEL CdG/Q/S
La CdC e lo smart working
https://www.corteconti.it/Download?id=821e0947-785a-4a9c-9b57-abf8c37ae78c
L’emergenza sanitaria indotta dalla pandemia da COVID-19, senza precedenti per imprevedibilità degli esiti, per gravità, durata e dimensioni, ha aperto scenari inediti per gli enti del settore pubblico, … Per affrontare la complessità, l’estensione e le criticità di tale situazione emergenziale, un contributo significativo, sotto il profilo finanziario e gestionale, può essere fornito dal sistema di controllo interno di ciascuna Amministrazione, al fine di rafforzare al massimo, in questo periodo, i processi di controllo.
… In molti casi, la modalità di “lavoro agile” espletata da remoto con il supporto delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione (cd. smart working) ha rappresentato lo strumento organizzativo ordinario di svolgimento del lavoro.
In un contesto operativo che ha condotto a rivedere le prassi procedimentali adottate, anche limitando taluni momenti di confronto, deve essere considerata l’esigenza di adeguamento delle modalità di attuazione dei controlli interni in funzione delle mutate modalità organizzative, nonché di adeguamento dei regolamenti interni per consentire l’esercizio del controllo (modalità di rilascio pareri in call o video conferenza, utilizzo strumenti digitali quali PEC e firma digitale, possibilità di acquisizione di documenti digitali e accesso ad archivi documentali digitalizzati, ecc.)
Occorrerebbe, altresì, rafforzare la vigilanza sulla corretta ed efficace attuazione delle misure precauzionali necessarie per la prosecuzione dell’attività lavorativa, come la fornitura di adeguati strumenti di protezione individuale al personale interno, l’attivazione delle modalità di lavoro in smart working, la sanificazione dei luoghi di lavoro al riscontro di casi positivi al Coronavirus.
Poiché il modello organizzativo deve essere tempestivamente aggiornato in caso di modifica del quadro normativo di riferimento o di revisione degli assetti operativi dell’ente, gli organi di controllo interno dovrebbero segnalare agli organi amministrativi la necessità di aggiornare il modello organizzativo per mitigare i rischi di contagio tra i lavoratori attraverso specifiche e più frequenti interlocuzioni con l’Amministrazione.
La CdC e lo smart working
1.2. IL CONTROLLO DI GESTIONE
L’esigenza di adeguare gli obiettivi assegnati alle mutate esigenze e modalità di svolgimento delle attività riguarda anche e soprattutto il controllo di gestione. La relativa struttura, infatti, dovrà rivedere gli strumenti di indagine per verificare la coerenza dei risultati raggiunti con l’evoluzione in atto e i nuovi obiettivi di gestione. …
A tal fine, le modalità di misurazione e valutazione della gestione dovranno tenere contodella straordinarietà della situazione e del ricorso al lavoro agile, orientandosi su una logica più di risultato che di verifica del processo.
Occorrerebbe avviare, altresì, una riflessione sui controlli di processo e sull’utilizzo degli indicatori più rispondenti alle reali modalità di lavoro determinate dalla situazione emergenziale e in grado di monitorare i tempi di realizzazione degli obiettivi assegnati, ciò al fine di assicurare la miglior efficacia ed efficienza delle attività operative. ..
1.3. IL CONTROLLO STRATEGICO
… La situazione emergenziale implica la necessità di adozione di nuovi piani strategici, da adeguare in relazione alle mutate misure organizzative ed alle nuove urgenze nella gestione dell’ente. Ciò potrebbe indurre a rivedere le priorità e a ricalibrare gli interventi prioritari, anche individuando ulteriori risorse da impiegare. ..
Nella riprogrammazione della gestione, inoltre, si dovrebbero considerare i rischi connessi all’emergenza sanitaria e prevederne gli impatti strategici e operativi sul bilancio, nonché sull’organizzazione degli enti, con particolare riguardo a quelli derivanti dalla scelta di forniture o professionalità difficilmente surrogabili, anche ai fini della predisposizione delle eventuali soluzioni alternative.
Nell’ambito della gestione delle risorse umane, sarebbe utile, altresì, stimare gli effetti della prosecuzione delle modalità di lavoro agile rispetto a quelle tradizionali e valutare quale potrebbe essere l’impattodei processi di lavoro a distanza sull’intera organizzazione del lavoro.
1.6. IL CONTROLLO DELLA QUALITA' DEI SERVIZI
Le verifiche relative alla qualità dei servizi devono essere rivolte a rilevare che sia garantito il mantenimento dell’efficienza e dell’efficacia dei servizi resi all’utenza, le dimensioni effettive delle prestazioni erogate, in termini di prontezza, coerenza ed esaustività, pur nel contesto che impone di assicurare la garanzia della sicurezza degli ambienti e delle persone.
Particolare attenzione dovrebbe, dunque, essere riservata a tale forma di controllo che, anche nella fase precedente all’emergenza pandemica, non sembra aver trovato ottimale attivazione …
È stato evidenziato che le modalità di misurazione e di valutazione delle performance devono tenere conto del ricorso al “lavoro agile” che ha consentito di svolgere l’attività amministrativa nell’anno in corso, rappresentando, per molti mesi, la modalità “ordinaria” di espletamento dell’attività lavorativa (art. 87, d.l. n.
18/2020; art. 263, d.l. n. 34/2020).
Analogamente, il controllo sulla qualità dei servizi dovrà intercettare, tempestivamente, attraverso unamappatura dei processi, le criticità che possono derivare dal recente superamento del paradigma classico del lavoro subordinato all’interno della P.A., in considerazione del fatto che, una volta terminata la crisi pandemica, potrà verificarsi un parziale consolidamento dell’esperienza lavorativa da remoto, anche per i correlati benefici sul fronte dell’ecosostenibilità.
Tale evoluzione organizzativa, tuttavia, non può andare a detrimento della soddisfazione delle esigenze dei cittadini (c.d. customer satisfaction).
A questo scopo, occorrerebbe verificare con attenzione l’appropriatezza degli indicatoriadottati e il livello degli standard di qualità programmati, misurando la soddisfazione percepita dagli utenti ed effettuando indagini comparative, con ilcoinvolgimento attivo dei soggetti portatori di interessi.
La mappatura, misurazione e valutazione, l’interlocuzione sindacale
DM 19 0tt0bre 2020 Articolo 2 (Definizioni)
Per “mappatura delle attività” si intende la ricognizione, svolta da parte delle amministrazioni in maniera strutturata e soggetta ad aggiornamento periodico, dei processi di lavoro che, in base alla dimensione organizzativa e funzionale, possono essere svolti con modalità agile.
Articolo 6 (Valutazione e monitoraggio)
1. Le amministrazioni adeguano i sistemi di misurazione e valutazione della performance alle specificità del lavoro agile rafforzando, ove necessario, i metodi di valutazione, improntati al raggiungimento dei risultati e quelli dei comportamenti organizzativi
2. Il dirigente – art. 2, c. 1, l’apicale -, in coerenza con gli obiettivi e i criteri per la valutazione dei risultati, monitora e verifica le prestazioni rese in modalità agile da un punto di vista sia quantitativo sia qualitativo, secondo una periodicità che tiene conto della natura delle attività svolte dal dipendente, in coerenza con i princìpi del sistema di misurazione e valutazione della performance adottato dall’amministrazione,
3. L’amministrazione, … garantisce altresì la verifica dell’impatto del lavoro agile sulla complessiva qualità dei servizi erogati e delle prestazioni rese, tenuto conto dei dati e delle eventuali osservazioni provenienti dall’utenza e dal mondo produttivo.
Articolo 7
(Relazioni sindacali)
1. Le amministrazioni potranno attivare il confronto con i soggetti sindacali, nel rispetto della disciplina contrattuale vigente, ai sensi del protocollo del 24 luglio 2020.
Art. 6 FF.LL. - Organismo Paritetico per l’Innovazione
DPCM 3.11.20 – attività
indifferibili e differibili in presenza
Esercitiamoci – Step 1
ASSESSMENT
AS IS Verso il TO BE
Processo/Servizio/Attività Input Canale Risorse Output Necessità di reingegnerizzazione Note
Esercitiamoci – Step 2
TO BE
Processo/Servizio/Attività Input Canale Risorse Output Note
Esercitiamoci – Step 3
2021
2022
2023
Ripensamento progressivo e complessivo della disciplina del lavoro pubblico
CdP
FAR BUT CLOSE RESULT
BASED
Organizzativa Individuale
Library
comportamenti attesi Generare
VALORE
PUBBLICO
Lo sviluppo della capacità amministrativa della PA, realizzato superando la logica dei progetti sperimentali, sarà condotto attraverso interventi radicali di innovazione organizzativa e un cambio di paradigma del lavoro pubblico – che deve tener conto delle nuove forme flessibili di lavoro, quali lo smart working e del conseguente adeguamento dei sistemi di misurazione e di valutazione della performance - da finalizzare attraverso i “piani triennali delle azioni concrete per l’efficienza delle pubbliche amministrazioni” e i “piani organizzativi del lavoro agile”.
E’ necessario aggiornare il SMVP?
Art. 1, c. 2, L. 56.2019 – Interventi per la
concretezza delle azioni della P.A. …
Circ. 1.2020 attivazione di un sistema
bilanciato di reportistica interna ai fini dell’ottimizzazion
e della
produttività anche in un’ottica di progressiva integrazione con il sistema di misurazione e valutazione della performance
http://www.politicheeuropee.gov.it/media/5378/linee-guida-pnrr-2020.pdf
… le azioni si concretizzano.
www.senato.it/service/PDF/PDFServer/BGT/01182904.pdf
23
Grandi novità?
Abbiamo il potenziale per traguardare il cambiamento?
Fonte: https://www.osservatori.net/it/ricerche/infografiche/smart-working-futuro-lavoro-oltre-emergenza-infografica
Leadership Policy
Spazi
ICT
Sistemi Pianificatori e KPI/SMPV,
Regolamenti, Accordi, Protocolli, Policy … review del sistema delle regole, policies di WLB, welfare integrativo, …
Ma anche skills (cfr. ad es
https://www.competenzedigitali.gov.it/syllabus.h tml), contributo al raggiungimento dei target del Piano Triennale dell’Informatica nella PA (https://www.agid.gov.it/it/agenzia/stampa-e- comunicazione/notizie/2020/08/12/il-piano- triennale-linformatica-nella-pa-2020-2022), miglior posizionamento a livello UE nella
ranking del DESI
(https://d110erj175o600.cloudfront.net/wp- content/uploads/2020/06/report-italia.pdf),…
Nuovi investimenti per rendere gli Uffici smart (P.T.O.P.), ridistribuzione degli spazi (ad es. per didattica o avvio di attività d’impresa ad alto valore aggiunto),…
Modello olocratico, distribuito, orizzontale,… Nuovi diritti:
- Diritto a lavorare fuori dal luogo fisico di lavoro;
- Diritto alla tecnologia;
- Diritto alla flessibilità;
- Diritto alla genitorialità;
- Diritto alla familiarità;
- Diritto al benessere (es. Engie o casi della c.d. via emiliadell’innovazione, Ducati, Lamborghini, …)
Quali cambiamenti possiamo/dobbiamo introdurre nelle Nostre Organizzazioni?
D.L. 76.2020
