Oncoematologia di assessment

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PROGETTO TECNICO

PRORA: Progetto Regionale in Oncoematologia di assessment sulla Raccomandazione per i farmaci Antineoplastici

Applicazione della raccomandazione per la prevenzione degli errori in terapia con farmaci antineoplastici nell’ambito della Regione Basilicata

Il segreto del successo

sta nel circondarsi di persone

con il nostro stesso obiettivo

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Le informazioni contenute nel presente documento sono confidenziali e sono state preparate dallo Studio EmmEffe S.r.l. unicamente ad uso di Roche in merito alla proposta di progetto di «Gestione del rischio clinico nella rete Onco Ematologica della Regione Basilicata».

Non sono concessi la riproduzione e l’utilizzo, anche parziale, da parte di terzi senza il consenso scritto dello Studio EmmEffe S.r.l.

2 La nostra comprensione del contesto 1

Obiettivi del progetto ed ambiti di sviluppo 2

Approccio metodologico 3

Fasi del progetto, attività ed impegni 4

Indice

Piano di lavoro e impegni

5

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L’applicazione delle Raccomandazioni rientra sempre più spesso nell’ambito degli obiettivi Regionali per le Aziende Sanitarie (alcuni esempi a livello nazionale).

Regione Piemonte (2013 – 2015): Il Programma 18:

Sicurezza e rischio clinico l’Azione 18.1.4:

“Raccomandazione 14” prevede, tra gli indicatori, il monitoraggio sull’effettuazione, da parte delle ASR, dell’autovalutazione sulla sicurezza nella terapia oncologica

La nostra comprensione del contesto

Regione Puglia (2015) il programma per la gestione del rischio clinico delle aziende sanitarie, prevede correlati alla valutazione dei LEA, l’applicazione di alcune delle Raccomandazioni per la sicurezza paziente tra le quali la Raccomandazione n.14

Regione Lombardia «Linee guida attività di risk management

2015 tra gli obiettivi dei DG rientra la Raccomandazione N. 14

ed in ogni caso 80% delle raccomandazioni applicabili».

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4 Alcune premesse

Nel corso del 2014-2015, è stato sviluppato un progetto presso 27 Aziende Sanitarie in ambito nazionale, con il supporto metodologico dei consulenti dello Studio EmmEffe ed il contributo incondizionato di Roche per l’attuazione di un self-assessment in ambito Onco-Ematologico.

Tre le Aziende Sanitarie interessate nell’ambito della Regione Basilicata ha partecipato il CROB di Rionero del Vulture.

Nel 2015-2017 è stato sviluppato il progetto PRORA: Progetto Regionale in Oncoematologia di assessment sulla Raccomandazione per i farmaci Antineoplastici, nell’ambito della Regione Piemonte e della Regione Puglia

◼ Uniformare per le UO di Oncologia e di Ematologia della Regione, identificate secondo le indicazione del BUR Regione, la modalità di condurre un self-

assessment rispetto ai requisiti della Raccomandazione N.14;

◼ Elaborare i dati di azienda e fornire un report di azienda (inviato

separatamente ad ogni azienda partecipante) con le aree prioritarie di intervento identificate;

◼ Elaborare di dati complessivi delle Aziende Sanitarie e presentare i risultati

aggregati alla Regione con le aree prioritarie d’intervento emerse con il self-

assessment.

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Oncologie ed Ematologie: una visione d’insieme

A seguito delle informazioni raccolte le Aziende Sanitarie interessate risultano essere tre con nel loro insieme le Unità Operative tra Oncologia ed Ematologia come da schema sotto riferito.

OGGI AZIENDA PRESIDI OSPEDALIERI ONCOLOGIA EMATOLOGIA

ASP POTENZA VENOSA (ex ASL 1) NO

POTENZA (ex ASL 2) NO

LAGONEGRO (ex ASL 3) NO

ASM – Azienda

Sanitaria di Matera MATERA (ex ASL 4)

1. Presidio Ospedaliero "Madonna delle Grazie" – Matera 2. Presidio Ospedaliero "Papa Giovanni Paolo II" - Policoro 3. Ospedale Distrettuale "Angelina Lodico" - Tinchi 4. Ospedale Distrettuale "Rocco Mazzarone" - Tricarico 5. Ospedale Distrettuale "Salvatore Peragine" - Stigliano

Si Si

- -

MONTALBANO JONICO (ex ASL 5) Ospedale Civile Azienda Sanitaria U.s.l. N. 5 - Pisticci AZIENDA OSPEDALIERA

ASP POTENZA AZIENDA OSPEDALIERA REGIONALE POTENZA

1. Ospedale di Venosa;

2. Ospedale di Melfi;

3. Ospedale Villa d’Agri;

4. Ospedale San Giovanni di Dio 5. OSPEDALE S.CARLO POTENZA

- -

Si Si

Ospedale di Rionero (IRCCS)

OSPEDALE ONCOLOGICO "CROB"

REGIONALE -RIONERO IN VULTURE

OSPEDALE ONCOLOGICO (ha già partecipato al progetto

nazionale che ha interessato i 27 Ospedali in Italia). Si Si

Le aziende sanitarie interessate sono l’ASM di Matera (1 presidio e 2 UO), l’AO San Carlo di Potenza (1 Presidio e 2 UO) e l’IRCCS Ospedale Oncologico Rionero del Vulture (1 presidio 2 UO). In totale tre aziende sanitarie, tre presidi ospedalieri e 6 Unità Operative).

Premesso che per l’eventuale avvio operativo del progetto saranno definite in modo puntuale le

informazioni sopra riassunte, la progettualità potrà prevedere la divisione delle attività d’aula in

gruppi (ASM e ASP Potenza/IRCCS di Rionero)

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6 La nostra comprensione del contesto 1

Obiettivi del progetto ed ambiti di sviluppo 2

Approccio metodologico 3

Fasi del progetto, attività ed impegni 4

Indice

Piano di lavoro e impegni

5

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➢ Uniformare per le UO di Oncologia e di Ematologia della Regione Basilicata, identificate secondo le indicazioni del piano di riorganizzazione Regionale, la modalità di condurre un self-assessment rispetto ai requisiti della Raccomandazione N.14;

➢ Elaborare i dati di azienda e fornire un report di azienda (inviato separatamente ad ogni azienda partecipante) con le aree prioritarie di intervento identificate;

➢ Elaborare di dati complessivi delle Aziende Sanitarie e presentare i risultati aggregati alla Regione con le aree prioritarie d’intervento emerse con il self- assessment.

Obiettivi del progetto

Nota: Il progetto potrà fornire elementi nell’ambito Regionale per:

❑ L’ulteriore implementazione della Rete Onco Ematologica delle Regione Basilicata.

❑ La definizione delle modalità di messa in sicurezza dei processi per gli ambiti emersi come prioritari a livello Regionale (es. con gruppi di lavoro interaziendali per la definizione delle modalità operative per tradurre nella pratica le barriere per i gap prioritari emersi a livello regionale);

❑ L’avvio di programmi di formazione di Auditor Regionali secondo le logiche della norma ISO

19011:2012 per il monitoraggio della progettualità sviluppata e di altre tematiche di rete

clinica di interesse regionale (progettualità già sviluppata in Regione Piemonte).

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8 • Per la governance del progetto occorre identificare un team di progetto Regionale e dei referenti di Azienda (Risk Manager o Farmacista o Ufficio Qualità/Accreditamento) come interfaccia per la conduzione del progetto a livello locale;

• E’ necessario avere una persona definita come interfaccia tra le Regione/Azienda Capofila ed i Referenti delle Aziende Sanitarie.

• E’ fondamentale uniformare le modalità di assessment: a tale scopo è prevista una fase comune a tutte le aziende per la diffusione delle modalità di self assessment e la definizione delle aree prioritarie di intervento.

Dalla nostra esperienza di progetti sviluppati a livello Regionale per il successo del progetto è auspicabile che siano presenti le seguenti assunzioni di base.

Assunzioni di base: per lo sviluppo del progetto

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Approccio metodologico 3

La nostra comprensione del contesto 1

Obiettivi del progetto ed ambiti di sviluppo 2

Fasi del progetto, attività ed impegni 4

Indice

Piano di lavoro e impegni

5

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10 Il metodo è basato su una autovalutazione effettuata singolarmente con l’ausilio di check-list e di una scala di valori associati a specifici livelli di applicazione.

Self assessment tools

Esito del self assessment Livello di compliance

Radar chart del livello di compliance

Nessuna applicazione

Approccio metodologico

L’approccio metodologico, sopra schematizzato, è stato applicato nelle progettualità 2014-2017, e potrà

consentire l’integrazione delle informazioni con gli elementi ed i dati raccolti a livello nazionale.

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Approccio metodologico 3

La nostra comprensione del contesto 1

Obiettivi del progetto ed ambiti di sviluppo 2

Fasi del progetto, attività ed impegni 4

Indice

Piano di lavoro e impegni

5

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12 Assessment di Azienda/Struttura

L’avvio del progetto prevede una fase plenaria che coinvolge, suddivise per area regionale di riferimento, le oncologie, le ematologie per la presentazione del progetto e l’avvio dell’assessment (Primo sviluppo del self-assessment e identificazione del referente di Azienda e UU:OO).

Raccolta dati sul campo (self assessment svolto dai centri)

I partecipanti che hanno presenziato alla formazione d’aula (plenaria) conducono in autonomia, secondo uno schema univoco l’autovalutazione presso le proprio UO (In fare fase è previsto il supporto dello Studio EmmEffe on line al referente di azienda nelle modalità concordate con la Regione/Azienda Capofila).

Analisi dei dati Aziendali con restituzione degli esiti del self-assessment con la identificazione delle aree prioritarie di intervento

A valle delle attività sul campo condotte in autonomia dai team delle diverse aziende/UO *, sarà elaborata una relazione per ogni azienda che sarà trasmessa al referente aziendale del progetto.

Analisi dei dati Regionali con restituzione complessiva degli esiti del self- assessment con la identificazione delle aree prioritarie di intervento

Il progetto si conclude con un report complessivo regionale con le priorità d’intervento e saranno presentati i risultati aggregati alla Regione.

Nota: Il progetto può prevedere una fase successiva per la diffusione dei risultati che per la definizione di piani di riduzione del rischio (workshop) e/o azioni dirette presso le aziende sanitarie).

Assessment area/aziende

(plenaria)

Raccolta dati sul campo per azienda

Restituzione dei risultati

Aziendali

Descrizione del progetto: la visione d’insieme

* Il progetto prevede il coinvolgimento di 3 Aziende Sanitarie con 3 Presidi Ospedalieri e 6 UO/strutture. Da verificare in fase di pianificazione (FASE 1) le UO di Oncologia e di ematologia (vedi schema di pag. 6)

Restituzione dei risultati

Regionali

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Lo sviluppo del progetto, per ogni azienda sanitaria prevede il coinvolgimento di un unico team di progetto costì composto:

1 Medico di Direzione Sanitaria/Risk Manager, 1 Referente Qualità/accreditamento,

1 Farmacista dell’area, 1 Medico di Reparto 1 Medico di DH,

1 Infermiere di Reparto

1 Infermiere di Day Hospital

Totale partecipanti per azienda 4-7 (Per ogni azienda sarà identificato un referente di progetto aziendale ed un referente di UU.OO).

Sostenibile

Il progetto prevede l’interessamento di figure Regionali di coordinamento del progetto che possono coincidere con il gruppo Regionale per la gestione del rischio clinico o una parte di esso (team di coordinamento regionale da identificare).

Team di progetto

Funzioni interessate, team di progetto ed impegni

Team di governance Regionale

Le attività plenarie d’aula prevedono un massimo di 20-25 partecipanti.

Nota: in merito al team di progetto il personale medico ed infermieristico delle UO può essere

rappresentato anche da una persona per ruolo nel caso in cui sia conoscitore delle attività operative del

reparto e del Day Hospital (per la aziende che hanno entrambe le organizazzioni)

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14 Fasi

Pianificazione e lancio del

progetto 1

Materiale formativo e registrazione della formazione

2.1 Progettazione dei materiali

2.2. Asssessment in plenaria

Avvio dell’assessment

in d’aula 2

Completamento dell’assessment 3

File di self – assessment

compilati 3.1 Self- assessment in

azienda 3.2 Supporto on

line al completamento del

self-assessment

4.1 Analisi dei dati di UO/azienda 4.2 Elaborazione

del report aziendale 4.3 Invio del report

aziendale con gli esiti del self assessment Analisi dei dati e report aziendale 4

Elaborazione dei dati regionali e

presentazione 5

Report Regionale e presentazione

dei risultati 5.1 Elaborazione

dati complessivi 5.2 Stesura

relazione complessiva 5.3 Presentazione

dei risultati complessivi

Fasi del progetto, attività ed impegni

Project Management

Nelle pagine seguenti riferiamo le funzioni interessate al progetto, il dettaglio degli impegni dello Studio EmmEffe e del personale delle aziende interessate

Presentazione Standard /modello di analisi dati e Report Azienda

Ri su lta ti

1.1 Mappatura delle aziende e dei

centri, composizione aule

A tt ivi tà 1.2 Definizione delle informazioni

integrative da raccogliere 1.3 Preparazione

dei materiali e lancio del progetto

alle Direzioni Aziendali Piano degli incontri e team di lavoro e invito alle

aziende

(15)

Scopo della fase: questa fase ha la finalità di mappare in modo puntuale aziende/centri di Oncologie ed Ematologia al fine di definire la composizione delle aule per l’attività in plenaria. La fase si completa con l’invito alle aziende alla partecipazione al progetto Regionale.

Attività svolte - In questa fase saranno effettuate le seguenti attività con i relativi impegni:

❑ Attività 1.1 Incontro con i referenti aziendali/regionali identificati per la mappatura dei centri e definizione dei team 1,0 gg/uomo

❑ Attività 1.2 – Definizione delle informazioni integrative da raccogliere e definizione dell’aula dell’incontro plenario per l’assessment.

❑ Attività 1.3 Preparazione dei materiali (con supporto alla stesura della informativa tecnica di progetto alle aziende e lancio del progetto alle Direzioni Aziendali – 1,0 gg/uomo.

Totale giornate dello Studio EmmEffe della Fase =2,0 gg/uomo In tale fase è previsto un impegno da parte del Team di Govenance Regionale di 1,0 gg/uomo

Fasi

Pianificazione e lancio del

progetto 1

Ri su lta ti

1.1 Mappatura delle aziende e dei

centri, composizione aule

A tt ivi tà 1.2 Definizione delle informazioni

integrative da raccogliere 1.3 Preparazione

dei materiali e lancio del progetto

alle Direzioni Aziendali

Fase 1: Pianificazione e lancio del progetto

Piano degli incontri e team di lavoro e invito alle

aziende

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16 Scopo della fase: questa fase ha la finalità di avviare il self – assessment rispetto ai requisiti della Raccomandazione N.14 in tutte le UU.OO di Oncologie ed Ematologia identificate nella Fase 1, uniformando le modalità di assessment nell’ambito Regionale.

Attività svolte - In questa fase saranno effettuate le seguenti attività con i relativi impegni:

❑ Attività 2.1 Progettazione del materiale formativo nel rispetto del contesto regionale e consegna della copia master del materiale all’azienda

capofila/regione per la consegna ai partecipanti. IMPEGNO NON CONTEGGIATO.

❑ Attività 2.2 Assessment in plenaria con le UU.OO interessate (*) - Impegno Studio EmmEffe 1,0 gg/uomo d’aula di due docenti in unica Edizione.

Totale impegno dello Studio EmmEffe della Fase = 2,0 gg/uomo In tale fase è prevista la partecipazione in aula per ogni edizione di uno/due referenti del Team di Govenance Regionale.

I team operativi delle aziende partecipano in 1,0 gg/uomo d’aula

• Nota 1. la gestione organizzativa dell’incontro plenario (sede, inviti a centri, raccolta firme, ecc.) è a carico della Regione e/o dell’Azienda Capofila.

• Nota 2. i costi per gli spostamenti del personale delle aziende nella giornata dell’incontro plenario d’aula saranno a carico della Regione e/o delle aziende partecipanti all’incontro;

• Nota 3. nell’incontro plenario sarà identificato un referente di progetto per Azienda Sanitaria a garanzia dello sviluppo della Fase 3 (per la visione prospettica del progetto è necessario identificare anche un referente di Unità Operativa).

Fase 2: Avvio dell’assessment d’aula

Materiale formativo e registrazione della formazione

2.1 Progettazione dei materiali

2.2. Asssessment in plenaria

Avvio dell’assessment

in d’aula 2

() In tale incontro, dato il numero contenuto di Aziende Sanitarie, partecipano tutte le oncologie e le ematologie della*

Regione e al fine di illustrare in modo puntuale la modalità di raccolta dei dati (premessa al successo del progetto.

(17)

Scopo della fase: questa fase ha la finalità di completare il self – assessment rispetto ai requisiti della Raccomandazione N.14 da parte di tutte le UU.OO di Oncologie ed Ematologia (23 Aziende Sanitarie e 34 Unità Operative).

Attività svolte - In questa fase saranno effettuate le seguenti attività con i relativi impegni:

❑ Attività 3.1 Ogni azienda completa/verifica sul campo in autonomia il self – assessment sviluppato in aula.

❑ Attività 3.2 Il referenti di ogni azienda ha a disposizione un supporto on line per il completamento del self-assessment. Impegno complessivo previsto da parte dello Studio EmmEffe è di 1,5 gg/uomo per ciascuna delle tre aziende

Lo Studio EmmEffe effettua un supporto on line = 4,5 gg/uomo L’impegno dei team operativi delle aziende che hanno partecipato in aula è di c.a. 1,0 gg per UU.OO per il completamento dell’assessment sul campo tali attività sono condotte sul campo con il coordinamento del referente di progetto per Azienda Sanitaria/Unità Operativa. Lo Studio EmmEffe si interfaccia con il referente di progetto di Azienda (definito nella Fase 2) in accordo con la Regione/Azienda Capo fila.

Fase 3: Completamento dell’assessment

Completamento dell’assessment 3

File di self – assessment

compilati 3.1 Self- assessment in

azienda 3.2 Supporto on

line al completamento del

self-assessment

(18)

18 Scopo della fase: questa fase ha la finalità analizzare i dati forniti e redigere il report di Azienda Sanitaria in merito al self – assessment rispetto ai requisiti della Raccomandazione N.14 generale con focus di Oncologie ed Ematologia.

Attività svolte - In questa fase saranno effettuate le seguenti attività con i relativi impegni:

❑ Attività 4.1 Un consulente per la personalizzazione dello standard del report aziendale da inviare alle aziende e analisi dei dati di Unità

Operativa ed e strutturazione del modello di analisi complessiva dei dati impegno: Tale impegno non è conteggiato

❑ Attività 4.2 – 4.3 Elaborazione dei dati di azienda ed invio del report (via mail) della relazione aziendale direttamente alle Aziende (o tramite la Regione)

Totale giornate dello Studio EmmEffe della Fase = 6,0 gg/uomo L’impegno del referente di progetto per Azienda Sanitaria è di 2-4 ore per eventuali chiarimenti e/o integrazioni necessarie per la stesura della relazione aziendale da parte del consulente dello Studio EmmEffe che si interfaccia con il referente di progetto di Azienda.

Fase 4: Analisi dei dati e report aziendale

Standard di presentazione e

modello di analisi dati e Report Azienda

4.1 Analisi dei dati di UO/azienda 4.2 Elaborazione

del report aziendale 4.3 Invio del report

aziendale con gli esiti del self assessment Analisi dei dati e report aziendale 4

(*) La Delivery della Fase 4 – prima parte: è lo Standard di presentazione dei risultati, del

Report di Azienda ed il modello di analisi complessiva dei dati.

(19)

Scopo della fase: questa fase ha la finalità di redigere il Report Regionale e presentare i risultati in merito al Self – Assessment rispetto ai requisiti della Raccomandazione N.14 nell’ambito Onco Ematologico Regionale.

Attività svolte - In questa fase saranno effettuate le seguenti attività con i relativi impegni:

❑ Attività 5.1-5.2 Un consulente per l’elaborazione dei dati complessivi e la stesura della relazione Regionale (*). Impegno 4,0 gg/uomo

❑ Attività 5.3 due consulenti per un incontro di 1,0 gg di presentazione dei risultati del progetto.

Totale giornate dello Studio EmmEffe della Fase = 6,0 gg/uomo Alla presentazione dei risultati sarà presente il Team di Governance del progetto ed altro personale delle aziende sanitarie che hanno partecipato al progetto.

Nell’ambito di tale incontro potranno essere illustrati i prossimi passi di progetto.

Fase 5: Elaborazione dei dati regionali e presentazione

Elaborazione dei dati regionali e

presentazione 5

Report Regionale e presentazione

dei risultati 5.1 Elaborazione

dati complessivi 5.2 Stesura

relazione complessiva 5.3 Presentazione

dei risultati complessivi

(*) In tare attività è compreso un incontro con il referente del Team di Governance Regionale ed il

referente/i della/e rete/i regionale/i per la verifica preliminare degli esiti della relazione complessiva e la

condivisione degli esiti.

(20)

20 Per la conduzione del progetto sono da considerare gli impegni in termini di giornate per le attività di project management.

Anche in relazione ad analoghi progetti precedentemente condotti di pari complessità sono necessari tra il 15-18% degli impegni complessivi di progetto per attività di project management quali:

❑ Stesura delle rendicontazioni periodiche di Stato Avanzamento Lavori (SAL)

❑ Incontri con il team di governance Regionale per il monitoraggio del progetto e gestione delle eventuali criticità emerse.

❑ Supporto al referente della regione per la stesura della relazione al Ministero della Salute

Gli Stati Avanzamento Lavori (SAL) sono rivolti sia verso Roche che verso la Regione Basilicata.

Nel nostro caso prevediamo 3,0 giornate/uomo ripartite nelle diverse fasi di progetto. Tali attività sarà conteggiata unicamente 1,0 gg/uomo.

Fase: project management

Project Management

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La nostra comprensione del contesto 1

Obiettivi del progetto ed ambiti di sviluppo 2

Approccio metodologico 3

Fasi del progetto, attività ed impegni 4

Indice

5 Piano di lavoro e impegni

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22 FASI / Attività O N D G F M A M G L A MF Team Azienda 2018

Piano di progetto ed impegni

1 Pianificazione e lancio del progetto

1.1 Mappatura delle aziende e dei centri, composizione aule

1.2 Definizione delle informazioni integrative da raccogliere

1.3 Preparazione dei materiali e lancio del progetto alle Direzioni Aziendali

2 Avvio dell’assessment in d’aula

2.1 Progettazione dei materiali 2.2. Asssessment in plenaria

3 Completamento dell’assessment

3.1 Self-assessment in azienda

3.2 Supporto on line al completamento del self-assessment

4 Analisi dei dati e report aziendale

4.1 Analisi dei dati di UO/azienda

4.2 Elaborazione del report aziendale 4.3 Invio del report aziendale con gli esiti del self assessment

5 Elaborazione dei dati regionali e presentazione

5.1 Elaborazione dati complessivi 5.2 Stesura relazione complessiva 5.3 Presentazione dei risultati complessivi