TORINO,23/09/2020 RELAZIONE
Oggetto: Servizi di pulizia e ausiliariato CIG: 82356186F7
A seguito della mancata aggiudicazione della convenzione Consip “Facility management 4”, la DCA ha avviato due procedimenti distinti finalizzati all’affidamento rispettivamente dei servizi di pulizia e ausiliariato e di quelli di conduzione e manutenzione degli impianti (oltre alla manutenzione edile).
Più precisamente, con specifico riferimento al procedimento riguardante i servizi di pulizia e ausiliariato, la DCA ha espletato tramite SDAPA una prima procedura di gara per gli immobili di 16 Direzioni regionali e alcune sedi della Direzione generale, aggiudicata con determinazione del 23 gennaio 2019, n. 3.
Successivamente, a completamento del programma, con Determina a contrarre nr 303 del 5/12/2019 la DCA ha stabilito di ricorrere all’espletamento di una gara europea a procedura aperta ai sensi dell’art. 60 del Codice dei contratti pubblici; tale nuova procedura riguarda, tra gli altri, anche le Sedi INAIL del Piemonte.
Nelle more dello svolgimento della gara era stato previsto di ricorrere alla proroga tecnica dell’allora vigente contratto con Manitalidea. Tuttavia, nonostante le assicurazioni di disponibilità anticipate da parte di
Manitalidea, a pochi giorni dalla scadenza effettiva del 31/12/2019 la stessa non ha poi aderito alla proposta di proroga. Nell’urgenza di assicurare la continuità del servizio onde garantire la regolare apertura delle sedi senza interruzioni di servizio pubblico, il 30/12/2019 i servizi sono stati quindi affidati dal 1/1/2020 fino al 30/9/2020 non più a Manitalidea in proroga, bensì agli unici operatori economici in grado di garantire il proseguimento di tali servizi in via immediata, e precisamente Mr Job Soc Coop e Amef Multiservice, in concreto già esecutrici dei medesimi nella qualità di consorziate Manitalidea. I contratti prevedevano peraltro una clausola di risoluzione anticipata nel caso di completamento della gara europea della DC Acquisti, di cui veniva previsto il completamento nel primo semestre 2020.
Il 9/3/2020 il contratto con Mr Job è stato poi risolto per grave inadempienza degli obblighi contrattuali (di fatto provocati dalla grave crisi in cui era entrata la società a causa dei mancati pagamenti di quanto eseguito per diversi mesi per conto del consorzio Manital, crisi che ne ha infine determinato la messa in liquidazione con Decreto del Ministero dello Sviluppo Economico del 30 gennaio 2020 pubblicato nella GU n.34 del 11-2- 2020). Conseguentemente, in data 10/3/2020 con effetto 13/3/2020, i servizi di pulizia e ausiliariato sono stati affidati ad Amef Multiservice per tutte le sedi, mantenendo il termine originario del 30/9/2020
(precisamente mediante la cessazione del contratto stipulato con Amef dal 1/1 e la sua sostituzione con una nuova versione riferita, da quel momento in avanti, alla totalità delle sedi). La decisione si basava
nuovamente sul fatto che AMEF, specie in pieno periodo emergenziale Covid, era l’unico operatore in grado di subentrare repentinamente a Mr Job e che comunque il periodo da coprire sarebbe stato piuttosto breve.
Anche in questo nuovo contratto, naturalmente, è stata inserita la clausola di risoluzione anticipata nel caso del completamento della gara europea, il cui procedimento era nel frattempo proseguito (in particolare, dopo l’apertura delle buste amministrative avvenuta a fine febbraio, erano stati avviati i relativi soccorsi istruttori).
Si dà atto che, successivamente:
• con determina nr 118 del 20/4/2020 la DCA ha stabilito l’ammissione alle successive fasi della procedura di gara di tutti i concorrenti al Lotto 1 – Piemonte;
• con determina nr 18 del 4/6/2020 è stata nominata la commissione di gara;
• le offerte economiche sono state aperte in data 23 luglio in seduta pubblica;
• l'offerta del primo classificato è risultata potenzialmente anomala ai sensi dell’art 97 d.lgs 50/2016. Pertanto, la DCA ha richiesto i chiarimenti necessari (che risultano pervenuti), dall’esame dei quali, da completarsi, deriverà l’individuazione dell’aggiudicatario che, a valle dei successivi controlli sul possesso dei requisiti, diverrà definitiva.
• All’aggiudicazione definitiva da parte della DCA dovrà far seguito, come da disciplinare di gara e in coerenza con la prassi dell’Istituto, la stipula dei contratti in adesione da parte delle singole Direzioni regionali coinvolte, previa decorrenza (salvo esecuzione anticipata) dei 35 giorni del cd.
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periodo di “stand-still” (ex art 32 d.lgs 50/2016).
E’ opportuno ricordare anche che lo svolgimento del procedimento ha subito, a partire da metà marzo, fortissimi rallentamenti a causa dell’emergenza COVID-19. L’emergenza, infatti, da un lato ha assorbito una rilevante quantità di energie e risorse alla DCA, d’improvviso impegnata nel difficilissimo compito di
acquistare e distribuire alle strutture territoriali grandi quantità di DPI specifici come noto quasi introvabili, dall’altro ha condizionato fortemente modalità e tempi di svolgimento delle operazioni di gara, con particolare riferimento alle sedute pubbliche e ai lavori della commissione giudicatrice.
Ciò premesso, in vista dell’imminente scadenza del contratto con Amef Multiservice del 30/09 p.v. si possono ipotizzare due soluzioni alternative o eventualmente combinate:
1. contando su un’aggiudicazione definitiva in tempi brevi da parte della DCA, sarebbe ipotizzabile richiedere, durante il periodo di “stand still”, l’esecuzione anticipata del contratto, nei modi e alle condizioni previste all’art. 32, comma 8 del D. Lgs 50/2016. Il citato comma prevede infatti che la stessa sia ammessa
“nelle ipotesi di eventi oggettivamente imprevedibili, per ovviare a situazioni di pericolo per persone, animali o cose, ovvero per l’igiene e la salute pubblica, …, ovvero nei casi in cui la mancata esecuzione immediata della prestazione dedotta nella gara determinerebbe un grave danno all'interesse pubblico che è destinata a soddisfare”.
2. La seconda ipotesi riguarda la proroga tecnica. L’art. 106, c 11 del Codice stabilisce che “la durata del contratto può essere modificata esclusivamente per i contratti in corso di esecuzione se è prevista nel bando e nei documenti di gara una opzione di proroga. La proroga è limitata al tempo strettamente necessario alla conclusione delle procedure necessarie per l'individuazione di un nuovo contraente”.
Ad una prima lettura la soluzione 1, qualora praticabile, apparirebbe la più semplice nonché la più coerente con la lettera della norma e la successiva evoluzione fisiologica del procedimento di affidamento centralizzato in corso. Detta opzione, tuttavia, non appare di fatto praticabile come unica scelta, in quanto strettamente condizionata al verificarsi del suo presupposto iniziale (aggiudicazione definitiva in tempi brevi) che, allo stato, non appare né certo né presumibilmente possibile. Infatti, premesso che il servizio appaltato non può subire interruzioni neppure brevi perché indispensabile al funzionamento degli delle sedi (che in ossequio al principio costituzionale di continuità amministrativa assume priorità assoluta), l’opzione 1 potrebbe quindi essere considerata solo fintanto che venga garantita, nell’incertezza della data di aggiudicazione, la possibilità di attivare comunque l’opzione 2 (proroga tecnica), anche solo per breve tempo. Ciò premesso e stabilito, considerando poi specificamente che:
• il fornitore attuale dovrebbe procedere ai licenziamenti del personale con effetto 1/10 con il dovuto preavviso (personale destinato a essere riassorbito dall’aggiudicatario successivo) e che, pertanto, a decorrere circa dal 18/9 il medesimo dovrebbe procedere irreversibilmente in tal senso;
• la scrivente DR, per attuare l’opzione 2, avrebbe bisogno di almeno 3-4 giorni lavorativi di preparazione;
• più in generale sussiste comunque l’oggettiva necessità, da parte dei fornitori attuale e subentrante (da individuarsi), di ricevere informazioni definitive circa i tempi del passaggio di consegne (specie per il subentrante, che dovrà prendere in gestione il servizio per tutte le sedi, senza conoscere direttamente le rispettive realtà);
• da informazioni assunte per le vie brevi con la DCA è confermato che, tenuto conto delle operazioni ancora necessarie e dell’esigenza di attendere l’esito dei controlli sui requisiti (seppure resi più rapidi e agevoli dal ricorso all’AVCPASS) va in sostanza esclusa la possibilità di pervenire ad un’aggiudicazione definitiva entro la data del 15/9, ormai prossima;
appare opportuno adottare inizialmente l’opzione 2 (proroga tecnica), che si propone di impostare per un periodo massimo di tre mesi dall’1/10 al 31/12/2020, con cessazione anticipata a seguito di sopravvenuta stipulazione del nuovo contratto con l’aggiudicatario subentrante (o esecuzione anticipata disposta ex art 32, c.8) seguita dal passaggio di consegne e dei dipendenti tra i due fornitori, da attuarsi senza indugio da parte dei medesimi. La ditta Amef Multiservice, che per le ragioni sopra esposte aveva richiesto notizie sulla data effettiva di risoluzione del contratto, è stata informata della possibilità di doversi procedere ad una proroga, e ha dichiarato a tal riguardo di essere disponibile (rif. nota del 23/09/2020 agli atti).
Occorre invero dare atto che l’opzione di proroga non era stata prevista nei documenti iniziali, ritenendo all’
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epoca che la soluzione “ponte” con scadenza 30 settembre fosse sufficiente a coprire il periodo di svolgimento della gara accentrata (al momento della stipulazione, la DCA raccomandava una durata di sei mesi, che è viceversa stato condiviso di fissare a nove per ulteriore garanzia, con la sopra richiamata clausola di risoluzione anticipata del contratto in caso di aggiudicazione definitiva della procedura centralizzata).
Ora viceversa l’opzione di proroga nelle more della conclusione della gara accentrata, sebbene non prevista ab origine, è di fatto dettata da sopravenuti eventi non solo estranei alla diretta sfera di azione della
scrivente, assolutamente non prevedibili, almeno nella loro dirompente evoluzione. Infatti, solo a partire da metà marzo il lockdown ha gradualmente assunto una portata e una durata effettiva inaspettate e tali da determinare ripercussioni decisive sui tempi di svolgimento della procedura, rendendo di fatto critica la scadenza del 30/09/2020 del contratto temporaneo attuale, che viceversa come detto in occasione della sua stipula appariva adeguata. La durata contenuta e comunque riducibile della proroga che si propone, poi, unitamente all’interesse primario dell’amministrazione verso il regolare e continuo svolgimento del servizio (principio di continuità dell’azione amministrativa ex art 97 Costituzione) concorrono a rendere questa scelta più che giustificata sul piano sostanziale.
Per quanto precede si propone di stipulare una proroga dell’attuale contratto della durata massima di mesi tre (con risoluzione anticipata non appena intervenga l’affidamento centralizzato e la conseguente stipula e passaggio di dipendenti e consegne tra fornitori), con contestuale registrazione dell’impegno di spesa pari ad
€ 399.979,58 comprensivo di IVA sulle seguenti voci di spesa:
- U.1.03.02.13.001 Servizi di sorveglianza, custodia e accoglienza per € 134.631,25 IVA compresa;
- U.1.03.02.13.002 Servizi di pulizia e lavanderia per € 201.476,62 IVA compresa;
- U.1.03.02.13.999 Altri servizi ausiliari n.a.c. per € 21.356,58 IVA compresa;
- U.1.03.02.16.002 Spese postali per € 42.515,13 IVA compresa;
dell'esercizio 2020
Si precisa che gli importi sopra indicati sono calcolati sulla base degli attuali canoni mensili e plafond per attività di sanificazione straordinaria, avendo unicamente scorporato il servizio di pulizia del I Piano
dell’edificio di Novara locato all’INL per il quale il conduttore, in occasione del prossimo cambio di appalto, su richiesta dello scrivente Ufficio finalizzata a razionalizzare la relativa gestione ha provveduto ad organizzare autonomamente il servizio di pulizia.
Responsabile Struttura Dirigenziale PAOLO ALDERA
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