5. REGISTRAZIONE FATTURE Aggiornato al: 12 settembre 2016
SOMMARIO
CODICI OPERAZIONE ... 2
CONTABILITÀ ALLIANZ:CHIUSURA E/CSUBAGENTE ... 3
GESTIONE SUBAGENTE CON FATTURA ... 3
Registrazione Fattura Provvigioni Subagenti ... 3
Liquidazione Fattura Provvigioni Subagenti... 5
GESTIONE LIBERI PROFESSIONISTI ... 7
Registrazione fattura Professionista ... 7
Pagamento Fattura Professionisti ... 9
GESTIONE FORNITORI CON FATTURA ... 12
Registrazione fattura Fornitore ... 12
Elenco delle fatture in scadenza ... 15
Pagamento fattura Fornitore ... 16
Pagamento parziale di una fattura ... 18
Pagamento multiplo di due o più fatture relative allo stesso fornitore ... 20
Pagamento fattura con spese postali / bancarie ... 21
Registrazione e pagamento della fattura in un’unica soluzione ... 22
Pagamento fornitore in attesa di emissione di fattura ... 24
Nota di accredito ... 25
GESTIONE CLIENTI CON FATTURA ... 28
Registrazione fattura cliente ... 28
Codici operazione
I codici operazioni previsti per la registrazione ed il pagamento di operazioni collegate a fatture acquisto e di operazioni con ritenuta d’acconto sono i seguenti:
REGISTRAZIONE FATTURE ACQUISTI Codice Descrizione
965 FATTURA LIBERO PROFESSIONISTA
960 FATTURA PROVVIG. SUBAGENTE
944 ANN. REGISTRAZ. FATTURA
943 VS. NOTA ACCREDITO
940 FATTURA ACQUISTI
PAGAMENTO FATTURE ACQUISTI Codice Descrizione
970 NOTA ACCREDITO
966 PAGAM. FATTURA PROFESSIONISTA
962 PAGAM. FATTURA SUBAGENTE
942 PAGAM. FATTURA
941 RISCOSSIONE FATTURA
I codici operazioni previsti per la registrazione ed il pagamento di operazioni collegate a fatture vendita sono i seguenti:
REGISTRAZIONE FATTURE VENDITA Codice Descrizione
939 FATTURA VENDITA
937 NS. NOTA ADDEBITO (INTEGRATIVA)
RISCOSSIONE FATTURE VENDITE Codice Descrizione
941 RISCOSSIONE FATTURA
Contabilità Allianz: Chiusura E/C Subagente
La chiusura dell’estratto conto è da effettuarsi sempre in Digital mentre occorre registrare direttamente in Alpha l’operazione gestionale relativa al pagamento delle provvigioni ed alla ritenuta al fine di poter usufruire della gestione automatica e completa della ritenuta d’acconto.
Gestione Subagente con fattura
Per poter usufruire degli automatismi contabili previsti dall’applicativo e facilitare il lavoro amministrativo è opportuno che la registrazione del pagamento delle provvigioni ai subagenti avvenga direttamente in Alpha, anziché in Allianz.
Per questa tipologia di subagenti sono previsti due codici operazioni per la registrazione ed il pagamento delle provvigioni e precisamente:
960 = Registrazione Fattura Subagente 962 = Pagamento Provvigioni Subagente
Registrazione Fattura Provvigioni Subagenti
Selezionare Gestione => 1.Prima Nota => 2.Registrazione Fatture Esempio:
Totale Provvigioni (Imponibile) 1.600,00
Ritenuta d’acconto 11,50% – 184,00
Importo liquidato 1.416,00
Codice operazione: 960 Fattura Provv. Subag.
Fare clic su Fornitore per la scelta del subagente.
Quindi indicare il numero della fattura, l’importo e la data della fattura.
Il numero protocollo viene proposto in automatico.
Inserendo la scadenza di pagamento si avrà l’evidenza nelle funzione Agenda del giorno
Se valorizzato in tabella Fornitori il campo Codice Iva (060) è sufficiente fare clic su Procedi per proseguire.
Altrimenti completare manualmente i campi e fare clic su Immetti; quindi fare clic su Procedi
La videata propone già in automatico i due sottoconti movimentati, se i dati sono stati valorizzati in tabella, (come illustrato nel fascicolo Tabella Fornitori):
sottoconto 46.000.00304 = Provvigioni passive (Dare)
sottoconto 31.000.00304 = Fornitori Subagente (Avere)
Confermare facendo clic sul pulsante Registra.
Liquidazione Fattura Provvigioni Subagenti
Selezionare Gestione => 1.Prima Nota => 3.Pagamento Fatture Esempio:
Totale Provvigioni 1.600,00
Ritenuta d’acconto 11,50% – 184,00
Importo liquidato 1.416,00
Codice operazione: 962 Pagamento Fattura Subag.
Impostando il fornitore verranno visualizzate tutte le sue fatture ancora da pagare.
Ripeti Selezione = il significato di questa opzione è descritto nel capitolo Pagamento multiplo di più fatture dello stesso fornitore
Selezionare la fattura da pagare facendo un clic sulla riga corrispondente.
Fare clic sul bottone Procedi.
Il sistema propone il totale della fattura con l’importo della Ritenuta d’Acconto.
IVA = non valorizzare
Importi non soggetti = non valorizzare
Con il bottone Stampa si può ottenere la stampa della fattura (fase facoltativa): la procedura della stampa è descritta nel capitolo successivo Produttore senza fattura
Fare clic su Procedi per proseguire.
Nella videata successiva viene proposto automaticamente il sottoconto Fornitore 31.000.0000x (Dare) con il relativo importo (chiusura del debito verso il subagente) ed il sottoconto Banca, se impostato in Tabella Fornitore.
Per un’eventuale modifica del sottoconto Banca fare un clic sulla riga e quindi sostituire il sottoconto nella parte superiore della videata: la selezione del sottoconto permette di avere nel campo Saldo Conto l’effettivo saldo del sottoconto Banca selezionato (o Cassa).
Fare clic su Registra per la conferma.
Gestione Liberi Professionisti
Per poter usufruire degli automatismi contabili previsti dall’applicativo e facilitare il lavoro amministrativo è opportuno che la registrazione e il pagamento dei professionisti avvenga direttamente in Giotto anziché in Allianz.
Fattura Professionista
Per questa tipologia di soggetti sono previsti due codici operazioni per la registrazione ed il pagamento dei compensi e precisamente:
965 = Registrazione Fattura Professionista 966 = Pagamento Fattura Professionista
Registrazione fattura Professionista
Esempio
Consulenza / Competenze per tenuta contabilità 480,00 Contributo Integrativo – C.P.C. (4% su 480) 19,20 +
Totale imponibile 499,20
IVA 22% 109,82 +
Totale Fattura 609,02
Ritenuta 20% su 480,00 96,00 -
Totale da pagare 513,02 Selezionare Gestione => Prima Nota => 2. Registrazione Fattura
Codice operazione: 965 Fattura Liberi Profess.
Fare clic su Fornitore per la scelta del subagente.
Quindi indicare il numero della fattura, l’importo e la data della fattura.
Il numero protocollo viene proposto in automatico.
Inserendo la scadenza di pagamento (facoltativo) si avrà l’evidenza nelle funzione Agenda del giorno
Se valorizzato in tabella Fornitori il campo Codice Iva è sufficiente fare clic su Procedi per proseguire:
altrimenti completare i campi nella sezione di sinistra e fare clic su Immetti; quindi fare clic su Procedi
La videata propone già in automatico i due sottoconti movimentati, se i dati sono stati valorizzati in tabella, (come illustrato nel fascicolo 1.Tabella Fornitori):
sottoconto 49.000.00002 = Spese commercialista (Dare)
sottoconto 31.000.02001 = Fornitori Professionista (Avere)
Confermare facendo clic su Registra.
Pagamento Fattura Professionisti
Selezionare Gestione => 1.Prima Nota => 3.Pagamento Fatture
Codice operazione: 966 Pagamento Fattura Profess.
Impostando il fornitore il programma visualizza tutte le sue fatture ancora in sospeso da liquidare.
Ripeti Selezione = il significato di questa opzione è descritto nel capitolo Pagamento multiplo di più fatture dello stesso fornitore
Selezionare la fattura da pagare facendo un clic sulla riga corrispondente.
Il sistema visualizza i dati nella sezione di sinistra.
Cliccare su Procedi
Fattura
Consulenza / Prestazione Professionale 480,00
Contributo Integrativo – C.N.P.A.D.C. (4% su 480) 19,20 + (3)
Totale imponibile (consulenza + contributo) 499,20 (1)
IVA 22% 109,82 + (2)
Totale Fattura 609,02
Ritenuta 20% su 480,00 (calcolata automaticamente) 96,00 - (4) Totale da pagare 513,02
Gli importi della fattura devono essere riportati nella seguente sezione di sinistra.
Con il bottone Stampa si può ottenere la stampa della fattura (fase facoltativa): la procedura della stampa è descritta nel capitolo Collaboratore / Produttore senza fattura
Fare clic su Procedi per proseguire.
Nella videata successiva viene proposto automaticamente il sottoconto Fornitore 31.000.0000x (Dare) con il relativo importo (chiusura del debito verso il professionista) ed il sottoconto Banca, se impostato in Tabella Fornitore.
Per un’eventuale modifica del sottoconto Banca fare un clic sulla riga e quindi sostituire il sottoconto nella parte superiore della videata: il programma visualizza anche il saldo effettivo della banca selezionata.
Confermare facendo clic su Registra.
Gestione Fornitori con fattura
Per poter usufruire degli automatismi contabili previsti dall’applicativo e facilitare il lavoro amministrativo è opportuno che la registrazione e il pagamento della fattura avvenga direttamente in Giotto, anziché in Allianz.
Fattura Fornitore
Per questa tipologia di soggetti sono previsti due codici operazioni per la registrazione ed il pagamento dei fornitori e precisamente:
940 = Registrazione Fattura Fornitore 942 = Pagamento Fattura
Registrazione fattura Fornitore
Esempio
Fornitore Telecom Imponibile 77,85
Iva 22% 17,13
Fuori campo 0,02
Totale da pagare 95,00
Selezionare Gestione => Prima Nota => 2. Registrazione Fattura Codice operazione: 940 Fattura Fornitore
Fare clic su Fornitore per la scelta del soggetto.
Quindi indicare il numero della fattura, l’importo e la data della fattura.
Il numero protocollo viene proposto in automatico.
Inserendo la scadenza di pagamento (facoltativa) si avrà l’evidenza nelle funzione Agenda del giorno
Fare clic su Procedi per continuare.
Per eventuale modifica dei dati proposti, fare clic sulla riga relativa alla fattura e modificare i dati nella sezione di sinistra.
Ad esempio, in presenza di differenza (fuori campo Iva) si deve completare manualmente la scomposizione.
Fare clic su Immetti per continuare.
Si procede indicando il codice IVA di competenza (Fuori Campo) e l’importo imponibile.
Fare clic su Immetti per continuare.
Fare clic su Procedi per continuare.
La videata propone già in automatico i due sottoconti movimentati, se i dati sono stati valorizzati in tabella, (come illustrato nel fascicolo 1.Tabella Fornitori):
sottoconto 52.000.00002 = Luce (Dare)
sottoconto 31.000.10001 = Fornitore (Avere)
Confermare facendo clic su Registra.
Elenco delle fatture in scadenza
Al momento della registrazione, indicando la data di scadenza del pagamento la fattura verrà visualizzata nella pagina iniziale e nell’agenda del giorno.
Selezionare Gestione => 1.Prima Nota => 2. Registrazione Fatture
Codice operazione: 940 Registrazione Fattura Fornitore
Dopo la conferma della registrazione l’evidenza della nota verrà proposta nella pagina iniziale e in Agenda elettronica
Pagamento fattura Fornitore
Selezionare Gestione => 1.Prima Nota => 3.Pagamento Fatture
Codice operazione: 942 Pagamento Fattura Fornitore
Impostando il fornitore verranno visualizzate tutte le sue fatture ancora in sospeso.
Selezionare la fattura da pagare facendo un clic sulla riga corrispondente.
Ripeti Selezione = il significato di questa opzione è descritto nel capitolo Pagamento multiplo di più fatture dello stesso fornitore
Fare clic su Procedi per proseguire.
Nella videata successiva viene proposto automaticamente il sottoconto Fornitore 31.000.10001 (Dare) con il relativo importo (chiusura del debito verso il fornitore) ed il sottoconto Banca, se impostato in Tabella Fornitore.
Per un’eventuale modifica del sottoconto Banca fare un clic sulla riga e quindi sostituire il sottoconto nella parte superiore della videata: il campo Saldo Conto riporta il saldo effettivo della Banca selezionata (o Cassa).
Confermare facendo clic su Registra.
Pagamento parziale di una fattura
Questo capitolo descrive come avviene il pagamento parziale di una fattura, in due o più soluzioni.
Selezionare Gestione => 1.Prima Nota => 3.Pagamento Fatture
Codice operazione: 942 Pagamento Fattura Fornitore
Impostando il fornitore verranno visualizzate tutte le sue fatture ancora in sospeso.
Selezionare la fattura da pagare facendo un clic sulla riga corrispondente.
Ripeti Selezione = il significato di questa opzione è descritto nel capitolo Pagamento multiplo di più fatture dello stesso fornitore
Modificare il totale proposto nel campo Importo da Pagare con l’importo che si sta pagando.
Esempio: Si effettua un pagamento parziale di € 600,00
Fare clic su Procedi per proseguire.
Nella videata successiva viene proposto automaticamente il sottoconto Fornitore 31.000.10337 (Dare) con il relativo importo (chiusura del debito verso il fornitore) ed il sottoconto Banca, se impostato in Tabella Fornitore.
Per un’eventuale modifica del sottoconto Banca fare un clic sulla riga e quindi sostituire il sottoconto nella parte superiore della videata:
Facendo clic sul sottoconto si ottiene l’evidenza nel campo Saldo Conto del saldo effettivo della Banca selezionata (o Cassa).
Confermare facendo clic su Registra.
Pagamento definitivo
In occasione del successivo pagamento definitivo della fattura il programma proporrà il residuo da liquidare, cioè € 610,00, con l’evidenza del totale della fattura.
La procedura è identica al pagamento di una normale fattura.
Pagamento multiplo di due o più fatture relative allo stesso fornitore
E’ possibile effettuare in un’unica soluzione il pagamento di due o più fatture sempre che siano riferite allo stesso fornitore.
La procedura è identica a quella prevista per il pagamento della singola fattura.
Selezionare Gestione => 1.Prima Nota => 3.Pagamento Fatture
Codice operazione: 942 Pagamento Fattura Fornitore
Impostando il fornitore verranno visualizzate tutte le sue fatture ancora in sospeso.
Selezionare ogni fattura da pagare facendo un clic sulla riga corrispondente.
Il campo Totale da Pagare, nella sezione di sinistra della videata, viene incrementato dall’importo di ogni fattura selezionata.
Per azzerare le selezioni eseguite e ripartire dall’inizio fare clic su Ripeti Selezione
Pagamento fattura con spese postali / bancarie
In caso di pagamento della fattura tramite c/c postale o bancario l’addebito della relativa spesa dovrà essere registrato al momento della scrittura contabile.
Selezionare Gestione => 1.Prima Nota => 3.Pagamento Fatture
Codice operazione: 942 Pagamento Fattura Fornitore
Impostando il fornitore verranno visualizzate tutte le sue fatture ancora in sospeso.
Selezionare la fattura da pagare facendo un clic sulla riga corrispondente.
Esempio:
al pagamento della fattura Enel si aggiunge il costo di euro 1,00 per le spese bancarie
Al momento della registrazione del pagamento si deve pertanto aggiungere anche il conto delle spese.
Inserire il sottoconto delle Spese e fare clic su Immetti
Quindi selezionare il sottoconto Banca per modificare l’importo in € 87,00
Confermare facendo clic su Registra.
Registrazione e pagamento della fattura in un’unica soluzione
L’agenzia potrà effettuare il pagamento e la registrazione della fattura con un’unica operazione qualora avvengono nello stesso momento.
Selezionare Gestione => 1.Prima Nota => 2.Registrazione Fatture
Codice operazione: 940 Registrazione Fattura Fornitore Fare clic su Fornitore per la scelta del soggetto.
Quindi indicare il numero della fattura, l’importo e la data della fattura.
Il numero protocollo viene proposto in automatico.
Inserendo la scadenza di pagamento (facoltativa) si avrà l’evidenza nelle funzione Agenda del giorno
Fare clic su Procedi per continuare.
La videata propone già in automatico i due sottoconti movimentati, se i dati sono stati valorizzati in tabella, (come illustrato nel fascicolo 1.Tabella Fornitori):
sottoconto 52.000.00007 = Cancelleria (Dare)
sottoconto 31.000.10002 = Carto 2000 (Avere)
Selezionando la casella Pagamento Immediato il sistema propone la seguente videata.
Per modificare il sottoconto fare clic sul simbolo .
Per eventuali le spese o commissioni fare clic su Altro (Spese, commissioni, …) per aggiungere il relativo sottoconto.
Fare clic su Registra per la conferma delle due operazioni: registrazione e pagamento.
Visualizzando il brogliaccio si avranno le seguenti operazioni.
Pagamento fornitore in attesa di emissione di fattura
La registrazione del pagamento del fornitore in attesa di ricevere la fattura si può effettuare con una normale operazione generica e successivamente si registrerà la fattura con codice 940 e la sua chiusura con codice 942.
Innanzitutto occorre verificare la presenza nel Piano dei Conti dello specifico sottoconto 04.000.00015 Fornitori c/anticipi: se non presente l’agenzia dovrà crearsi il sottoconto.
Selezionare Gestione => 1.Prima Nota => 1. Inserimento Partita Doppia
Codice operazione: 900 Pagamento fattura da ricevere (oppure 923 Uscita banca)
Registrazione Fattura definitiva
Quando perverrà la fattura l’agenzia dovrà si effettuare le normali scritture di registrazione e pagamento di una fattura (oppure in un’unica soluzione, come descritto nel capitolo precedente).
Se si effettuano le due fasi in modo separato si procede come segue.
Selezionare Gestione => Prima nota =>2.Registrazione fatture
52.000.00007 Cancelleria Dare 750,00
31.000.10123 Fornitore Cartoleria Avere 750,00
Selezionare Gestione => Prima nota => 3.Pagamento fatture
Dato che il pagamento è già stato effettuato, si dovrà sostituire il sottoconto proposto della banca con il sottoconto 31.000.99999
04.000.00015 Fatture da ricevere Avere 750,00
31.000.10123 Fornitore cartoleria Dare 750,00
In questo modo il conto 04.000.00015 Fatture da ricevere risulta così pareggiato.
Nota di accredito
La nota di accredito è da registrare con codice operazione 943, indicando in negativo gli importi relativi a:
– Totale Fattura – Imponibile – IVA
Gli importi, al termine della registrazione, vengono gestiti in automatico correttamente dal programma, con i segni Dare (Fornitore) ed Avere (Costo).
Per la registrazione dell’operazione del saldo a favore occorre utilizzare il codice operazione 970 (se non esiste si deve prima procedere con la creazione del codice).
Registrazione della nota di accredito
Selezionare Gestione => 1.Prima Nota => 2. Registrazione Fatture
Codice operazione: 943 Vs Nota Accredito
Indicare il segno negativo prima dell’importo fattura.
Fare clic su Registra per la conferma
Registrazione con codice 970
Al momento della registrazione della nota di accredito, cioè dell’accredito dell’importo, si utilizza il codice 970, e si avrà il conto 31.000.10xxx movimentato in Avere ed il conto Banca (o Cassa) in Dare.
Qualora non sia presente il codice 970 consultare la pagina seguente per la crteazione del codice.
Selezionare Gestione => 1.Prima Nota => 3. Pagamento Fatture
Codice operazione: 970 Nota Accredito
Impostando il fornitore verranno visualizzate tutte le sue fatture ancora in sospeso.
Selezionare la fattura da pagare facendo un clic sulla riga corrispondente.
Quindi dopo la selezione, nella videata finale vengono proposti i due sottoconti.
Fare clic su Registra per la conferma.
Come creare il codice 943 e 970
Creazione del codice operazione 970
Selezionare Contabilità => Tabelle => 3.Codici Operazione Fare clic sul bottone Nuovo ed indicare:
– Segno Conto: Dare – Tipo Procedura: Fattura – Tipo Fattura: Nota d’accredito
Quindi, procedere selezionando la Tabella 14.Codici Operazione Automatici
Nella Tabella Codici Op. Automatici , all’interno del Progressivo 2 Fatture, indicare nel sesto campo il codice 970
Gestione Clienti con fattura
Per poter usufruire degli automatismi contabili previsti dall’applicativo e facilitare il lavoro amministrativo è opportuno che la registrazione e la riscossione della fattura avvenga direttamente in questo applicativo anziché in Allianz.
Registrazione fattura cliente
Per questa tipologia di soggetti sono previsti due codici operazioni per la registrazione ed il pagamento dei fornitori e precisamente:
939 = Registrazione Fattura Vendita 941 = Riscossione Fattura
La procedura è identica alla registrazione delle fatture acquisto, ad eccezione dei sottoconti e dei segni contabili proposti.
