DIREZIONE GENERALE Il Direttore Generale
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Milano, 13 ottobre 2021
Ai Direttori
Datori di Lavoro del Comune di Milano Ai dirigenti
e, p.c.
Sindaco Assessori
Al Coordinatore dei Medici Competenti dott. Enrico Proto
Al RSPP dott. Giovanni Carniel trasmessa via email
Oggetto: nuove disposizioni per l’organizzazione degli uffici e dei servizi, in attuazione del D.L. n. 127 del 21 settembre 2021 e del D.P.C.M. del 23 settembre 2021.
1) GREEN PASS
Il Decreto-Legge 21 settembre 2021 n. 127 dedica l’art. 1 all’impiego delle certificazioni verdi COVID-19 in ambito lavorativo pubblico, testualmente prevendendo che “Dal 15 ottobre 2021 e fino al 31 dicembre 2021, termine di cessazione dello stato di emergenza, al fine di prevenire la diffusione dell’infezione da SARS-CoV-2, al personale delle amministrazioni pubbliche di cui all'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165 [….], ai fini dell'accesso ai luoghi di lavoro, nell’ambito del territorio nazionale, in cui il predetto personale svolge l’attività lavorativa, è fatto obbligo di possedere e di esibire, su richiesta, la certificazione verde COVID-19 […]” (1° comma).
Tale obbligo si applica, altresì, a tutti i soggetti che svolgono, a qualsiasi titolo, anche sulla base di contratti esterni, la propria attività lavorativa o di formazione o di volontariato presso le amministrazioni pubbliche indicate dal citato decreto. L’unica categoria che è esclusa dall’obbligo di esibire il green pass per accedere agli uffici pubblici è quella degli utenti, ovvero di coloro che si recano in un ufficio pubblico per l’erogazione del servizio che l’amministrazione è tenuta a prestare.
Comune di Milano - Prot. 13/10/2021.0548497.I. -
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Il richiamato art. 1 prevede, inoltre, al comma 5 che, entro il 15 ottobre 2021, le amministrazioni pubbliche, quali datori di lavoro,
definiscano le modalità operative per l’organizzazione delle verifiche sul possesso, da parte dei propri dipendenti, delle certificazioni verdi COVID-19, (di seguito, anche Green Pass), verifiche da effettuarsi “anche a campione, prevedendo prioritariamente, ove possibile, che tali controlli siano effettuati al momento dell'accesso ai luoghi di lavoro”, mediante la lettura del codice a barre bidimensionale attraverso la specifica app ministeriale (art. 13 del DPCM del 17 giugno 2021);
individuino “con atto formale i soggetti incaricati dell’accertamento e della contestazione delle violazioni” dell’obbligo sul possesso ed esibizione della certificazione verde.
Le previsioni del richiamato decreto dispongono, infine, che il personale che comunichi di non essere in possesso della certificazione verde COVID-19 ovvero ne risulti privo al momento dell’accesso al luogo di lavoro, “al fine di tutelare la salute e la sicurezza dei lavoratori nel luogo di lavoro, è considerato assente ingiustificato fino alla presentazione della predetta certificazione e, comunque, non oltre il 31 dicembre 2021, termine di cessazione dello stato di emergenza, senza conseguenze disciplinari e con diritto alla conservazione del rapporto di lavoro. Per i giorni di assenza ingiustificata di cui al primo periodo non sono dovuti la retribuzione né altro compenso o emolumento, comunque denominati.”.
In caso di accesso del personale citato ai luoghi di lavoro in violazione degli obblighi sul possesso del Green Pass i soggetti incaricati della contestazione trasmetteranno al Prefetto apposita comunicazione di avvenuta trasgressione ai fini dell’applicazione della sanzione amministrativa di importo compreso fra € 600,00= e € 1.500,00=. In tale ipotesi dovranno, altresì, essere attivati gli opportuni procedimenti disciplinari.
Al fine di dare piena attuazione alle citate previsioni normative, con la presente disposizione, s’intendono definire le modalità organizzative e gestionali connesse all’impiego delle certificazioni verdi COVID-19 da parte del personale dipendente del Comune di Milano e dei soggetti che svolgono, a qualsiasi titolo anche sulla base di contratti esterni, la propria attività lavorativa o di formazione o di volontariato presso le sedi e gli uffici comunali. Tali modalità saranno applicate dal 15 ottobre 2021 in tutte le sedi degli uffici e dei servizi dell’Amministrazione comunale.
L’obbligo relativo alla certificazione verde riguarda:
a) il personale dipendente del Comune di Milano in forza di contratti di lavoro subordinato a tempo indeterminato ovvero determinato,
b) il personale che presta la propria attività lavorativa o di formazione o di volontariato presso l’Amministrazione comunale, a qualsiasi titolo (ad esempio incarichi professionali, attività sindacale, attività legata al sistema di prevenzione e protezione, RLS, stagisti, servizio civile, attività di formazione, attività di volontariato ecc.),
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c) il personale che collabora con gli uffici dell’Ente, sulla base di specifici contratti esterni (quali fornitori, personale ausiliario, ecc.), e si rechi presso gli uffici dell’Amministrazione comunale per lo svolgimento di una attività propria o per conto del proprio datore di lavoro,
d) i visitatori, le autorità politiche o i componenti delle Giunte e delle assemblee delle autonomie locali e degli organi dei Municipi.
Tale obbligo è richiesto, per quanto di interesse, in riferimento allo svolgimento di attività nelle sedi di lavoro del Comune di Milano.
Le citate prescrizioni non trovano applicazione nei riguardi degli utenti, fatte salve le casistiche in relazione alle quali specifiche norme prevedano l’accesso e la fruizione del servizio comunale solo per i possessori del Green Pass (tra cui musei, altri centri e luoghi della cultura, biblioteche, palestre, centri sociali, culturali e ricreativi, ai sensi del D.L. n.105 del 23/7/2021 convertito in L. n.126 del 16/9/2021);
Sono esclusi dall’obbligo del Green Pass i soggetti esenti dalla campagna vaccinale sulla base di idonea certificazione medica, che potrà essere formulata solo dai medici vaccinatori dei servizi vaccinali, delle aziende ed Enti dei Servizi Sanitari Regionali, dai Medici di Medicina Generale o Pediatri di Libera Scelta dell’assistito che operano nell’ambito della campagna di vaccinazione anti Sars-Cov-2 nazionale, secondo i criteri definiti dalla circolare del Ministero della salute del 4 agosto 2021. Tale certificazione cartacea avrà validità fino al 30 novembre 2021, sulla scorta di quanto previsto dalla circolare del Ministero della Salute del 25 settembre 2021. Il controllo, in seguito, sarà effettuato mediante lettura del QRCODE in corso di predisposizione.
Fino all’effettiva introduzione del citato strumento applicativo, tali dipendenti dovranno presentare al personale addetto al controllo la certificazione di esenzione vaccinale. Il predetto personale, che vorrà alternativamente essere esentato dalle ordinarie procedure quotidiane di controllo, di seguito illustrate, dovrà, mediante utilizzo della casella di posta elettronica [email protected], trasmettere la citata documentazione sanitaria al Medico Competente, unitamente alla propria autorizzazione a quest’ultimo ad informare il Dirigente/Datore di Lavoro della circostanza che il dipendente stesso sia esonerato dalle procedure di verifica. Il dipendente si presenterà agli accessi con l’attestazione di avvenuta ricezione e verifica, da parte del Medico Competente, della coerenza della certificazione di esenzione vaccinale.
Considerato il divieto di conservazione, in qualunque forma, dei dati oggetto dell’attività di controllo (art. 13 del DPCM del 17 giugno 2021), sia rispetto alla verifica delle certificazioni verdi COVID-19 sia rispetto a quella dei certificati medici di esenzione dalla campagna vaccinale, diventa necessario procedere quotidianamente ai controlli sul rispetto delle prescrizioni del DL n. 127/2021.
Il Datore di Lavoro, esclusivamente per i servizi che necessitino di specifiche esigenze organizzative, quali, a titolo esemplificativo, le attività svolte in turni, anche serali e
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notturni, o di sportello o di gestione di eventi, oltre ad ulteriori circostanze debitamente motivate, può richiedere al dipendente, ai sensi del comma 6 dell’art. 9 quinquies D.L.
52/2021, di rendere la comunicazione di non essere in possesso della certificazione verde con un anticipo non superiore alle 48 ore. Il dipendente è tenuto a fornire la comunicazione richiesta. Di tali iniziative il Datore di Lavoro dovrà fornire preventiva comunicazione alla Direzione Generale (casella mail [email protected]).
Il controllo del Green Pass agli ingressi sarà effettuato in modalità diversificata, in base alla tipologia della sede, al numero di dipendenti presenti, alla tipologia di servizio di accoglienza attivo presso la sede medesima ovvero di presidio da parte del personale di Polizia Locale, come meglio indicato negli elenchi allegati alla presente disposizione.
In coerenza con la previsione del citato comma 5 del decreto legge sopra richiamato, il controllo sul possesso del Green Pass ovvero sull’attestazione di avvenuta ricezione e verifica, da parte del Medico Competente, della coerenza della certificazione medica di esenzione dalla campagna vaccinale del personale indicato al precedente punto a) sarà effettuato nei riguardi di tutto il personale dipendente, all’ingresso della sede in cui viene prestata l’attività lavorativa.
L’attività di controllo agli accessi, nelle modalità sopra indicate, sarà effettuata quotidianamente nell’arco temporale compreso tra le ore 7.30 e le ore 10.30.
Esclusivamente in presenza di assembramenti e/o di formazione di code in ingresso tali da non garantire il tempestivo inizio delle attività presso la sede, il Datore di Lavoro, potrà temporaneamente fornire, in deroga alla procedura ordinaria, indicazioni ai soggetti addetti alla verifica per forme di controllo a campione, in misura non inferiore al 20% del personale in attesa all’ingresso.
Dopo le ore 10.30, in assenza di un servizio strutturato di accoglienza o di presidio da parte del personale della Polizia Locale, sarà cura dei Direttore/Datore di Lavoro proseguire con i necessari controlli, con particolare riferimento all’attività lavorativa effettuata su turni, in maniera puntuale ovvero a campione sulla base dei flussi di accesso alla sede e della capacità organizzativa.
Le verifiche a campione dovranno riguardare un numero non inferiore al 20% del personale entrato nella sede dopo le ore 10.30, ovvero al 20% del personale presente in sede anche in base all’organizzazione dei diversi servizi, sulla base delle rilevazioni effettuate dalle Unità Funzioni Trasversali. Dovranno, altresì, essere adottate modalità che garantiscano, nel tempo, che tale controllo sia effettuato, nella fascia antimeridiana sino alle ore 13.00, in modo omogeneo e nel rispetto di criteri di adeguata rotazione. I controlli a campione saranno effettuati dalle Posizioni Organizzative e, esclusivamente in assenza o in sostituzione di tali figure, da personale specificamente delegato dal Dirigente/Datore di Lavoro. Di tale controllo dovrà essere fornito quotidianamente, a fine giornata a mezzo mail indirizzata al Dirigente/Datore di Lavoro, un report esclusivamente numerico dei controlli effettuati e dell’esito dei medesimi.
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Il personale addetto ai controlli dovrà comunicare tempestivamente al Datore di Lavoro e persona da lui delegata, i nominativi del personale per il quale è stata riscontrata l’assenza della idonea certificazione verde.
Nelle sedi ove presta servizio un numero di dipendenti inferiore a 50 unità sarà cura del singolo Direttore/Datore di Lavoro organizzare, con proprio personale e con le modalità sopra riportate, l’attività di controllo del possesso delle citate certificazioni all’accesso al luogo di lavoro, sulla base dell’articolazione oraria in essere presso tali strutture.
Le attività di controllo, sia in ingresso sia a campione, saranno effettuate mediante la lettura del codice a barre bidimensionale, utilizzando la specifica app ministeriale (art. 13 del DPCM del 17 giugno 2021); al fine di assolvere a tale funzione, il Direttore/Datore di Lavoro, avendo cura di privilegiare i dipendenti che già dispongono per motivi di servizio, di un cellulare o altro idoneo device, dovrà comunicare i nominativi degli incaricati del controllo al Direttore della Direzione Sistemi Informativi e Agenda Digitale, al fine della verifica dell’idoneità di tali strumenti per l’utilizzo richiesto o dell’eventuale integrazione strumentale utile a soddisfare il fabbisogno necessario.
Con riguardo al personale indicato ai precedenti punti b) e c), non dipendente a tempo determinato o indeterminato del Comune di Milano, il controllo sul possesso delle certificazioni verrà effettuato agli accessi e a campione, rimanendo la verifica puntuale sul rispetto delle prescrizioni previste in capo al rispettivo datore di lavoro. In proposito saranno trasmesse, a cura dei singoli Direttori, alle diverse ditte appaltatrici/associazioni che prestano servizio con proprio personale presso le diverse sedi comunali, specifiche comunicazioni di richiamo d’attenzione al rispetto della normativa in esame e verrà data tempestiva comunicazione al datore di lavoro dello stesso (ove esistente) per gli adempimenti di competenza. L’invio di tali comunicazioni compete al RUP dei diversi contratti.
Non sono considerate valide, in coerenza con le previsioni in materia, autocertificazioni di qualunque tipologia sostitutive del Green Pass o della certificazione medica di esenzione dalla campagna vaccinale.
Si richiama l’attenzione sul momento in cui viene rilevata ed accertata la mancanza di Green Pass in corso di validità ovvero di idonea certificazione medica di esenzione dalla campagna vaccinale da parte del personale dipendente dell’Amministrazione comunale rispetto alle conseguenze da ciò derivanti:
1) qualora il dipendente, alle verifiche effettuate agli accessi alle sedi di lavoro prima della timbratura d’ingresso in servizio, comunichi di non essere in possesso della certificazione verde COVID-19, di idonea certificazione medica di esenzione dalla campagna vaccinale ovvero al relativo controllo ne risulti privo (es. per scadenza della validità della certificazione), sarà considerato assente ingiustificato dal servizio fino alla presentazione di Green Pass in corso di validità ovvero di idonea certificazione medica di esenzione dalla campagna vaccinale. Fanno eccezione a quanto precede i casi di esonero dal controllo dalle procedure di verifica comunicati dal Medico Competente.
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In tali casi il dipendente ha diritto alla conservazione del rapporto di lavoro e non incorre in alcuna conseguenza disciplinare o sanzionatoria, ma per i giorni di assenza ingiustificata dal servizio per mancanza della predetta certificazione non sono dovuti né la retribuzione né altro compenso o emolumento, comunque denominati.
2) Il dipendente, che abbia effettuato accesso al luogo di lavoro e sia sprovvisto di Green Pass in corso di validità ovvero di idonea certificazione medica di esenzione dalla campagna vaccinale, sarà allontanato dalla sede di lavoro e considerato assente ingiustificato dal servizio, con applicazione degli effetti di cui al punto 1. Nei confronti di tale dipendente sarà, inoltre, avviato specifico procedimento disciplinare e sarà immediatamente fornita comunicazione dal soggetto accertatore al Prefetto per la violazione delle prescrizioni del DL n. 127/2021, ai fini dell’irrogazione della sanzione amministrativa in un importo compreso tra € 600,00= a € 1.500,00=. Saranno comunicate in proposto specifiche linee operative a seguire.
Restano ferme le norme speciali sul possesso del Green Pass previste in ambito scolastico ed educativo.
Considerati gli effetti derivanti dalle verifiche sul possesso delle certificazioni verdi COVID- 19 sui luoghi di lavoro dell’Amministrazione comunale, si provvederà a dare chiara ed evidente informazione, attraverso diverse modalità e canali (avvisi affissi ai terminali di rilevazione delle presenze, pid a tutti i dipendenti, news sul portale Intranet e Internet dell’ente) sulle prescrizioni in questione e sulle conseguenze derivanti dalla relativa loro mancata osservanza.
Quanto agli adempimenti in materia di protezione dei dati, si comunica che seguirà la consueta comunicazione alle Unità Funzioni Trasversali, evidenziando le attività da completare in relazione ai trattamenti che discendono dalla verifica delle certificazioni in questione, ivi comprese l’informativa da fornire ai soggetti interessati.
Ulteriori disposizioni operative saranno diffuse con successive comunicazioni.
2) SMART WORKING
In tale contesto, con DPCM del 23 settembre 2021 è stato disposto, all’art. 1, che “A decorrere dal 15 ottobre 2021 la modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa nelle amministrazioni di cui all’art. 1 del D.lgs. 30 marzo 2001, n.165 è quella svolta in presenza”.
In proposito, si evidenzia che questa Amministrazione si era di fatto già allineata a tale disposizione orientandosi alla prevalenza dello svolgimento della prestazione lavorativa in presenza, come si evince dal percorso intrapreso in materia di smart working con l’approvazione, con deliberazione di Giunta Comunale n. 580 del 25 maggio 2021, del Piano Organizzativo del Lavoro Agile (POLA) del Comune di Milano e dell’Appendice n.12 al Regolamento sull’Ordinamento degli Uffici e dei Servizi, nonché con le proprie precedenti disposizioni del 9 luglio 2021 e del 10 settembre 2021 che avevano fissato la fruibilità, da
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parte di ciascun dipendente collocato su attività compatibili con il lavoro da remoto, di un massimo di 8 giorni al mese in lavoro agile, con possibilità di estensione ai sensi dell’art.7, commi 2 e 3, dell’Appendice n. 12 solo nei casi di stretta necessità, comunque debitamente motivati e circostanziati.
L’assenza di Green Pass non costituisce titolo all’aumento di giornate in lavoro agile.
Non è consentito in alcun modo, in quanto elusivo dell’obbligo di Green Pass, individuare i lavoratori da adibire al lavoro agile sulla base del mancato possesso della certificazione.
Tale contingente massimo mensile di giornate di lavoro agile fruibile da parte dei dipendenti comunali collocati su attività compatibili con il lavoro da remoto è già di fatto in linea con la prevalenza dello svolgimento della prestazione lavorativa in presenza.
Si ribadisce, pertanto, in questa sede la fruibilità massima mensile di giornate di smart working come sopra prevista ed estendibile solo ed esclusivamente in casi di stretta necessità debitamente motivati e circostanziati.
Si richiamano le proprie precedenti disposizioni compatibili con il presente atto, con specifico riguardo alle misure applicabili al personale che versi in condizioni di fragilità accertata dal Medico Competente.
IL DIRETTORE GENERALE Christian Malangone
