Servizio di vigilanza sul sistema socio sanitario

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Procedura

P29 Attività del servizio di vigilanza sul sistema socio sanitario

Responsabile processo

:

Dirigente Capo Servizio di vigilanza sul sistema socio sanitario Strutture interessate: Servizio di vigilanza sul sistema socio sanitario

Edizione

5

Adeguamento per modifiche normative ed organizzative

21 gen 2016 Redattore A: Vianello

Responsabile funzione

21 gen 2016 Responsabile processo S. Danieli

22 gen 2016 Responsabile qualità P. Vedovato

22 gen 2016 Segretario generale R. Valente

Protocollo n. 1668 data 22 gen 2016

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Indice

1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE ... 3

1.1 Scopo ... 3

1.2 Ambito di applicazione ed esclusioni ... 3

1.3 Elementi in ingresso del processo ... 3

1.4 Prodotti del processo... 3

1.5 Identificazione dei clienti/utenti principali del processo ... 3

1.6 Norme di riferimento e vincoli ... 4

2. RESPONSABILITÀ ... 4

3. MODALITÀ OPERATIVE ... 5

3.1 Approvazione del Piano annuale dell’attività ispettiva ... 5

3.2 Attività ispettiva e di vigilanza ... 6

3.2.1 Attività ispettiva ordinaria – Piano annuale ... 8

3.2.2 Attività ispettiva ordinaria: analisi dei verbali degli Organi di controllo interni. ... 8

3.2.3 Attività ispettiva straordinaria ... 8

3.3 Esame da parte degli Organi consiliari ... 9

3.3.1 Esame delle relazioni della Giunta sull’attività ispettiva ordinaria e straordinaria ... 9

3.4 Richieste di accesso ad informazioni sull’attività ispettiva svolta o in corso di svolgimento ... 9

3.5 Attività in convenzione ... 10

4. MONITORAGGIO E REGISTRAZIONI ... 10

5. ISTRUZIONI OPERATIVE ... 10

6. MODULI E MODELLI ... 10

7. ALLEGATI ... 10

Procedura codice di identificazione P29

Edizione n. 5 Data 25 gen 2015. Pagina 2 di 10

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1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE 1.1 Scopo

Scopo della presente procedura è quello di descrivere le attività di vigilanza sulle aziende unità locali socio sanitarie (ULSS) e ospedaliere, sull’Istituto oncologico veneto (IOV), sull’Agenzia regionale per la prevenzione e protezione ambientale del Veneto (ARPAV) e sugli enti pubblici e privati autorizzati, che afferiscono al settore sociale, sanitario e socio sanitario.

1.2 Ambito di applicazione ed esclusioni

L’attività del Servizio di vigilanza sul sistema socio-sanitario si articola nella verifica amministrativa e contabile della regolarità del procedimento esaminato rispetto alle norme di legge.

1.3 Elementi in ingresso del processo

L’attività ispettiva e di vigilanza prende avvio da:

- Art. 5 del Regolamento n. 1/2011 che prevede l’analisi dei verbali degli Enti di competenza;

- Piano annuale dell’attività ispettiva;

- Segnalazione formale:

- della Giunta regionale o dei suoi componenti;

- dei componenti del Consiglio regionale.

Gli elementi per l’effettuazione dell’attività ispettiva e di vigilanza sono:

a) le informazioni e la documentazione necessari allo svolgimento dell’attività ispettiva e di vigilanza da fornirsi, su richiesta del Servizio, dagli enti controllati nei tempi indicati dalla struttura e, tempestivamente, da tutte le strutture ed enti regionali;

b) i verbali degli Organi di controllo interno degli enti sanitari e sociali, trasmessi alla struttura entro 30 giorni dall’adozione;

c) i dati del sistema informativo socio-sanitario regionale.

1.4 Prodotti del processo

I prodotti dell’attività ispettiva sono:

- archiviazione su supporto informatico dell’attività di analisi dei verbali degli Organi di revisione degli enti sanitari e sociali;

- relazioni sull’attività ispettiva ordinaria effettuata sulla base del Piano annuale di attività;

- relazioni sull’attività ispettiva straordinaria attivata dalla Giunta regionale o dai suoi componenti e dai consiglieri regionali.

1.5 Identificazione dei clienti/utenti principali del processo I destinatari dei prodotti del processo sono:

- il Presidente della Commissione consiliare competente;

- la Giunta regionale;

- l’Assessore competente;

- i richiedenti dell’attività ispettiva straordinaria.

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1.6 Norme di riferimento e vincoli - Legge regionale 5 agosto 2010, n. 21;

- Regolamento regionale 26 maggio 2011, n. 1 “Disciplina dell’attività del servizio ispettivo e di vigilanza per il sistema socio-sanitario veneto (articolo 5, legge regionale 5 agosto 2010, n. 21)”;

- Legge regionale 22 giugno 2012 n. 22 art. 10;

- Legge regionale 23 novembre 2012 n. 43 art. 11.

2. RESPONSABILITÀ

La responsabilità del processo è del Dirigente Capo del Servizio di vigilanza sul sistema socio sanitario.

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3. MODALITÀ OPERATIVE

3.1 Approvazione del Piano annuale dell’attività ispettiva

P29D01 - Piano annuale dell’attività ispettiva

Servizio di vigilanza sul sistema socio sanitario

Gruppo di lavoro (art. 4

del regolamento) Commissione

Predispone ed invia al Presidente della commissione una bozza di piano

entro 15 febbraio di ogni anno

Esamina la bozza e definisce la proposta di piano

Approva il Piano annuale dell’attività

ispettiva

P29D02

Trasmette al Servizio il piano

approvato

Il Dirigente della struttura presenta, entro il 15 febbraio di ogni anno, al Presidente della Commissione consiliare una proposta di Piano di attività e collabora con il gruppo di lavoro e con la Commissione per la definizione del Piano medesimo.

Il Dirigente della struttura, per esigenze particolari, può proporre al Presidente della Commissione consiliare modifiche al Piano annuale.

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3.2 Attività ispettiva e di vigilanza

P29D02-A - Attività ispettiva e di vigilanza

Soggetti attivanti Servizio di vigilanza sul sistema socio sanitario

Soggetti controllati Comma 1 art. 1 LR 21/

2010 Strutture regionali

P29D01

Richiesta attività ispettiva straordinaria

Invio verbali degli organi di controllo

interni

È necessaria l’acquisizione di dati dai

soggetti controllati? si richiesta Invio dati richiesti

È necessaria l’acquisizione di dati dalle strutture

regionali? si richiesta Invio dati richiesti

È necessaria la collaborazione di

personale?

Richiesta tramite Segretario regionale sanità e

sociale

Effettuazione dell’attività di indagine e di

vigilanza

si no

no

Richiesta tramite assessore competente si

Messa a disposizione del

personale

Messa a disposizione del

personale

P29D02-B Verbali soggetti

3.2.2

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P29D02-B - Attività ispettiva e di vigilanza

Soggetti attivanti Servizio di vigilanza sul sistema socio sanitario Presidente commissione

consiliare

Assessore competente

si

no

si

no

Relazione sull’attività ispettiva

ordinaria Piano annuale

Relazione con procedura d’urgenza

Fine

Redazione prodotto conclusivo

P29D03

Relazione sull’attività ispettiva

straordinaria Vi sono troppe

richieste di ispezioni straordinarie

Trasmissione ai soggetti previsti dalla LR 21/2010 e

RR 1/2010 Riscontrate

situazioni di particolare

gravità?

Fine Sentito il gruppo

di lavoro e la Commissione definisce le priorità

Archiviazione su supporto informatico dell’attività di analisi dei verbali

Richiesta delle priorità P29D02-A

Fine fine

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3.2.1 Attività ispettiva ordinaria – Piano annuale

Le relazioni predisposte dal Servizio di vigilanza sul sistema socio sanitario, in esecuzione del Piano annuale, sono trasmesse al Presidente della Commissione consiliare, che le invia alla Giunta, e all’Assessore competente.

La Giunta, entro 60 giorni dall’invio delle risultanze ispettive, relaziona alla Commissione sull’attività intrapresa.

3.2.2 Attività ispettiva ordinaria: analisi dei verbali degli Organi di controllo interni.

I verbali degli enti sanitari e sociali, delle IPAB (a campione) e dell’ARPAV vengono esaminati ai fini del monitoraggio continuo delle criticità in essi evidenziate. Tale disamina può rendere necessaria l’interlocuzione con i vertici dell’Ente e/o con il Collegio stesso.

L’attività di analisi sui verbali dei Collegi Sindacali, degli Enti sanitari, delle IPAB e dell’ARPAV è supportata da una procedura informatica che, per ciascuna seduta del Collegio, consente l’archiviazione elettronica dei seguenti dati:

- n° e data del verbale;

- n° e data di acquisizione al protocollo del Consiglio regionale;

- data di esame del verbale e funzionario competente;

- presenze/assenze dei componenti del Collegio;

- sintetica descrizione delle osservazioni formulate dall’Organo di controllo;

- indicazione della materia cui afferiscono le osservazioni;

- sintetica descrizione dei chiarimenti/documenti richiesti all’Ente controllato;

- eventuali osservazioni della struttura ispettiva sulle questioni rilevate;

- eventuali note interlocutorie sulle questioni rilevate, tra la Struttura ispettiva e la Direzione dell’Ente e/o il Collegio.

- esito finale del controllo con indicazione del parere espresso dall’Organo di controllo.

La procedura consente l’estrapolazione di report e di query statistiche.

3.2.3 Attività ispettiva straordinaria

La segnalazione per l’avvio dell’attività ispettiva straordinaria deve pervenire per iscritto al Dirigente della struttura e deve esplicitare gli elementi essenziali del fatto, le circostanze rilevanti e recare, in allegato, eventuale documentazione a comprova.

Qualora pervenga un numero di segnalazioni tale da non consentire l’avvio delle indagini in tempi ragionevoli, il Dirigente della struttura richiede, al Presidente della Commissione, di definire l’ordine di priorità delle ispezioni.

Il Presidente, sentito il gruppo di lavoro, pone la questione all’ordine del giorno della Commissione (vedi P01) e comunica le decisioni al Dirigente della struttura ispettiva.

Le relazioni predisposte dal Servizio di vigilanza sul sistema socio sanitario sono inviate al Presidente della Commissione consiliare, che le trasmette alla Giunta, all’Assessore competente e al soggetto attivante.

La Giunta, entro 60 giorni dall’invio delle risultanze ispettive, relaziona alla Commissione sull’attività intrapresa.

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3.3 Esame da parte degli Organi consiliari

3.3.1 Esame delle relazioni della Giunta sull’attività ispettiva ordinaria e straordinaria La relazione predisposta dalla Giunta regionale viene inviata al Presidente del Consiglio che provvede alla formale assegnazione alla Commissione per il vaglio di competenza.

Detta relazione è classificata REND (Per il trattamento delle REND vedi P01).

P29D03 - Esame delle relazioni sull’attività

ordinaria da parte del Consiglio regionale

Giunta regionale Consiglio

P29D02

Classifica le relazioni come REND Predispone relazione

sull’attività intrapresa alla commissione

Vedi P01

3.4 Richieste di accesso ad informazioni sull’attività ispettiva svolta o in corso di svolgimento

Le richieste di accesso ad informazioni sull’attività ispettiva svolta o in corso di svolgimento sono rivolte al Presidente della Commissione, che decide in merito. Il Presidente della Commissione può, sentito il Dirigente della struttura, differire motivatamente l’accesso alle informazioni riguardanti le ispezioni non ancora concluse.

Le richieste di documentazione, inerente verifiche ispettive già concluse, formulate per iscritto da componenti della Giunta e del Consiglio sono rivolte al Dirigente della struttura ispettiva.

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3.5 Attività in convenzione

Il Servizio di vigilanza sul sistema socio sanitario è la struttura referente per specifiche attività istruttorie delegate dalla Procura regionale della Corte dei Conti, in forza di apposita Convenzione.

4. MONITORAGGIO E REGISTRAZIONI

Il monitoraggio viene effettuato attraverso la registrazione dei dati del processo in un file formato excel nel quale è prevista la registrazione delle principali fasi, come da file allegato (P29A01).

I dati vengono conservati per almeno tutta la legislatura successiva a quella nella quale sono state effettuate le attività ispettive.

5. ISTRUZIONI OPERATIVE

La presente procedura non ha istruzioni operative collegate.

6. MODULI E MODELLI

P29Me01: Richiesta ispezione straordinaria.

P29Me02: Richiesta relazione su verifiche ispettive effettuate.

7. ALLEGATI

• P29al01 – Monitoraggio delle attività di vigilanza

• Legge regionale 5 agosto 2010, n. 21 “Norme per la riorganizzazione del servizio ispettivo e di vigilanza per il sistema socio-sanitario veneto”

• Regolamento regionale 26 maggio 2011, n. 1 “Disciplina dell’attività del servizio ispettivo e di vigilanza per il sistema socio-sanitario veneto (articolo 5, legge regionale 5 agosto 2010, n. 21)”.

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P29Me01 ed. 1 dell’12 set 2014

Venezia

Al Dirigente del Servizio di Vigilanza sul Sistema Socio-Sanitario

SEDE

e p.c. Al Presidente V Commissione Consiglio regionale del Veneto SEDE

oggetto: Richiesta di avvio dell’attività di vigilanza, ai sensi dell’art. 7, comma 1, del Regolamento regionale 26 maggio 2011, n. 1. - Ente interessato dalla verifica e/o oggetto della verifica.

Con la presente, si chiede l’avvio dell’attività di vigilanza, di cui all’art. 2, comma 5, della L.R. 21/2010, presso l’Azienda…/Ipab…../….

Nello specifico, si invita il Servizio di vigilanza sul sistema socio-sanitario a verificare …….

In relazione a quanto sopra, si allega la seguente documentazione: …..

Distinti saluti.

L’ASSESSORE REGIONALE/IL CONSIGLIERE REGIONALE

….. …..

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P29Me02 ed. 1 dell’12 set 2014

Venezia

Al Dirigente del Servizio di Vigilanza sul sistema socio-sanitario

SEDE

oggetto: Richiesta di accesso agli atti, ai sensi dell’art. 7, comma 2, del Regolamento regionale 26 maggio 2011, n. 1. - Verifica condotta, ai sensi della L.R. n. 21/2010, presso …..., avente ad oggetto ……

Con la presente, si chiede, a conclusione della procedura di verifica in oggetto indicata, di ricevere copia della prescritta relazione, contente gli esiti degli accertamenti effettuati.

Si chiede, altresì, di ricevere copia della seguente documentazione: ...

Distinti saluti.

L’ASSESSORE REGIONALE/IL CONSIGLIERE REGIONALE

….. …..