ALLEGATO A
COMMISSIONE EUROPEA
DIREZIONE GENERALE COMUNICAZIONE
Rappresentanza in Italia
CONVENZIONE QUADRO
DI PARTENARIATO
CONVENZIONE QUADRO n. […]
L'Unione europea (di seguito, "l'Unione"), rappresentata dalla Commissione europea (di seguito, "la Commissione"), rappresentata a sua volta, per la firma della presente convenzione quadro, da Lucio Battistotti, Direttore della Rappresentanza della Commissione in Italia,
da una parte, e
[nome ufficiale completo]
[forma giuridica]1
[n. d'iscrizione nel registro delle imprese]2 [indirizzo ufficiale completo]
[numero di partita IVA],
("la struttura ospitante"), [rappresentata, per la firma della presente convenzione, da [nome e cognome, funzione]]
dall'altra,
HANNO CONVENUTO
il preambolo, le condizioni particolari, le condizioni generali e gli allegati che formano la presente convenzione quadro di partenariato ("la convenzione quadro").
Il preambolo presenta il contesto del partenariato instaurato tra le parti nel settore della Comunicazione.
1 Da sopprimere se la struttura ospitante è un ente di diritto pubblico.
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Le condizioni particolari e le condizioni generali indicano l'oggetto e la durata della convenzione quadro e le modalità di funzionamento del partenariato.
Alla convenzione quadro sono allegati i documenti seguenti:
Allegato A.1 Modello di piano d'azione
Allegato A.2 Modello di convenzione specifica di sovvenzione – sovvenzione d'azione basata su importi forfettari
Allegato A.3 Modello di convenzione specifica di sovvenzione – sovvenzione d'azione basata sul bilancio
Le disposizioni delle condizioni particolari, di cui il preambolo è parte integrante, prevalgono su quelle delle altre parti della convenzione quadro. Le disposizioni delle condizioni generali prevalgono su quelle degli allegati.
Apponendo la propria firma, la struttura ospitante accetta le disposizioni previste nella convenzione quadro e l'applicazione di queste disposizioni nelle eventuali convenzioni specifiche di sovvenzione firmate ulteriormente tra le parti.
Negli articoli della convenzione quadro, il termine generico "azione" si riferisce sia ad un'azione specifica della struttura ospitante che può dare luogo ad una sovvenzione d'azione, che ad un programma di lavoro della struttura ospitante che può dare luogo ad una sovvenzione di funzionamento, tranne che negli articoli in cui viene fatta esplicita distinzione.
PREAMBOLO
La rete di centri di informazione Europe Direct rappresenta uno dei principali strumenti dell'Unione europea per informare i cittadini europei sull'UE , in particolare sui loro diritti e le priorità dell'Unione europea ( soprattutto la Strategia per la crescita Europa 2020) nonché promuovere una cittadinanza partecipativa a livello locale e regionale.
La presente convenzione quadro riguarda la selezione di strutture ospitanti per gli EDIC per il periodo 2013-2017, conformemente alla decisione C/2012/4158 della Commissione relativa all'adozione anticipata del programma di lavoro annuale per il 2013 nel settore della comunicazione per quanto concerne sovvenzioni di finanziamento di strutture ospitanti per i centri di informazione Europe Direct nell'Unione europea per il periodo 2013-2017.
Il presente invito si propone nel complesso di assicurare a tutti cittadini un facile accesso alle informazioni e l'opportunità di far conoscere e di scambiare le loro opinioni in tutti i settori di attività dell'UE, in particolare di quelli che si ripercuotono sulla vita quotidiana delle persone.
I centri costituiscono un punto di contatto per tutte le istituzioni dell'UE e collaborano con altri partner attivi dell'informazione. Essi integrano e sostengono il lavoro delle Rappresentanze della Commissione europea e gli uffici d'informazione del Parlamento europeo (EPIO) a livello locale e regionale. La rete di centri di informazione Europe Direct è gestita dalla Commissione.
Gli EDIC rafforzano la capacità dell'UE di comunicare grazie a maggiori sinergie e coordinamento con le altre reti di informazione e di assistenza dell'UE che riguardano specifici settori strategici.
La missione dei centri è duplice:
- informare i cittadini europei a livello locale e regionale. Sono un partner essenziale del concetto di "sportello unico" come primo punto di accesso all'Unione europea per i cittadini, fornendo informazioni sull'UE, facendo riferimento al sito "La tua Europa "
o a fonti di informazione specializzate e segnalando altri servizi e reti. Offrono informazioni, consulenza, assistenza e risposte ai quesiti in merito all'UE e, in particolare, ai diritti dei cittadini dell'UE, alle priorità dell'UE (soprattutto la strategia per la crescita "Europa 2020"), alla legislazione, alle politiche, ai programmi e alle opportunità di finanziamento;
- promuovere una cittadinanza partecipativa mediante vari strumenti di comunicazione, (sito web, social media, pubblicazioni, ecc.) e interagendo con gli enti, i moltiplicatori e i media a livello locale e regionale. Stimolano il dibattito mediante l'organizzazione di conferenze ed eventi e canalizzano verso l'UE il feedback dei cittadini.
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I - CONDIZIONI PARTICOLARI
ARTICOLO I.1 - OGGETTO
I.1.1 La convenzione quadro si iscrive nell'ambito di un rapporto di cooperazione continua e formalizzata tra la Commissione e la struttura ospitante ("il partenariato"), sulla base degli obiettivi dell'Unione e di un piano d'azione definito nell'allegato A.1, per contribuire agli obiettivi della politica dell'Unione specificata nel preambolo.
I.1.2 La convenzione quadro ha come oggetto quello di definire i ruoli e le responsabilità rispettivi della Commissione e della struttura ospitante nell'attuazione del loro partenariato. Le convenzioni specifiche di sovvenzione che potranno essere firmate nell'ambito della convenzione quadro riguardano le sovvenzioni d'azione.
ARTICOLO I.2 – CONCESSIONE DELLE SOVVENZIONI
I.2.1 La Commissione ha selezionato le strutture ospitanti sulla base di un invito a presentare proposte aperto a tutti i candidati che soddisfacevano i criteri illustrati.
La Commissione ha definito i criteri tecnici e finanziari che le azioni devono soddisfare per beneficiare di una sovvenzione dell'Unione.
I.2.2 La struttura ospitante presenterà ogni anno un piano d'azione (conformemente all'allegato A.1). La Commissione indicherà il termine per la presentazione del piano d'azione che sarà in ogni caso antecedente all'inizio dell'anno in questione.
Il piano d'azione dovrà essere approvato dalla Commissione e costituirà la base per l'aggiudicazione di una sovvenzione durante l'anno in questione. Per il 2013 il piano d'azione forma parte integrante della candidatura della struttura ospitante relativamente all'invito a presentare proposte emanato dalla Commissione.
I.2.3 Se la Commissione decide di accettare una proposta d'azione, invia alla struttura ospitante una convenzione specifica di sovvenzione ("convenzione specifica"), secondo il modello allegato. La convenzione specifica è disciplinata dalle disposizioni della convenzione quadro e deve essere firmata dai rappresentanti abilitati delle parti, alle stesse condizioni della convenzione quadro.
I.2.4 Con la firma di una convenzione specifica, la struttura ospitante si impegna a realizzare l'azione sotto la propria responsabilità, alle condizioni previste dalla convenzione specifica e dai suoi allegati, e a rispettare gli impegni assunti conformemente alla presente convenzione quadro.
I.2.5 Oltre al piano d'azione di cui all'articolo I.2.2, la Commissione può consultare la struttura ospitante al fine di ottenere una proposta d'azione. Detta consultazione ha luogo sulla base di un invito a presentare proposte aperto a tutti i candidati che soddisfano i criteri illustrati. La Commissione fissa a tal fine i criteri tecnici e finanziari che devono soddisfare le azioni per beneficiare di una sovvenzione
dell'Unione. La struttura ospitante è libera di presentare alla Commissione una proposta d'azione in risposta alla consultazione effettuata.
I.2.6 La firma della convenzione quadro ad opera delle parti non comporta per la Commissione alcun obbligo di assegnazione della sovvenzione. Non pregiudica la partecipazione della struttura ospitante ad altri inviti a presentare proposte per l'eventuale assegnazione di sovvenzioni non indicate nel piano d'azione fornito nell'allegato I.
I.2.7 La struttura ospitante rispetta le direttive della Commissione in materia di strategia dell'informazione e della comunicazione e delle relative priorità.
ARTICOLO I.3 - DURATA
I.3.1 La convenzione quadro entra in vigore alla data alla quale vi ha apposto la firma quella delle due parti che doveva ancora firmarla.
I.3.2 È conclusa per un periodo di 5 anni a partire dalla data d'entrata in vigore.
I.3.3 Le convenzioni specifiche vanno firmate prima della data di scadenza della convenzione quadro. Quando l'esecuzione delle azioni si protrae oltre la data di cui sopra, le disposizioni della convenzione quadro restano applicabili per l'esecuzione delle corrispondenti convenzioni specifiche.
ARTICOLO I.4 - FINANZIAMENTO DELLE AZIONI
I.4.1. La sovvenzione sarà concessa dalla Commissione sotto forma di uno o più importi forfettari. L'obbligo del cofinanziamento si considera rispettato dall'applicazione degli importi forfettari. Gli importi sono stati calcolati tenendo conto di tale regola.
I.4.2 Nel caso illustrato dall'articolo I.2, paragrafo 5, la sovvenzione può anche basarsi su una percentuale dei costi totali ammissibili, come specificato nell'invito a presentare proposte insieme al livello e alle condizioni del cofinanziamento da parte della struttura ospitante.
I.4.3 Le disposizioni relative alla presentazione delle relazioni e degli altri documenti relativi all'azione nonché le modalità di pagamento della sovvenzione sono precisate nella convenzione specifica.
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ARTICOLO I.5 - DISPOSIZIONI AMMINISTRATIVE GENERALI
I.5.1 Ogni comunicazione relativa alla convenzione quadro o alla convenzione specifica va effettuata per iscritto, indicando il numero della convenzione, e inviata ai seguenti indirizzi:
Commissione europea Direzione generale […]
Direzione […]
Unità […]
[Codice di avviamento postale, città e paese]
Indirizzo E-mail: […]@ec.europa.eu
I.5.2 Si ritiene che la Commissione abbia ricevuto la posta ordinaria alla data in cui è formalmente registrata dall'unità della Commissione competente di cui sopra.
I.5.3 Eventuali comunicazioni indirizzate alla struttura ospitante in relazione alla sovvenzione quadro o ad una convenzione specifica vanno inviate per iscritto, menzionando il numero della convenzione, al seguente indirizzo:
Sig. / Sig.ra [...]
[Funzione]
[Denominazione ufficiale]
[Indirizzo ufficiale completo]
Indirizzo E-mail: […]
I.5.4 Eventuali cambiamenti d'indirizzo della struttura ospitante devono essere comunicati alla Commissione per iscritto.
ARTICOLO I.6 – LEGGE APPLICABILE E FORO COMPETENTE
Le sovvenzioni sono disciplinate dalle disposizioni della convenzione quadro e delle convenzioni specifiche, dalle disposizioni dell'Unione applicabili e, sussidiariamente, dalla legge italiana in materia di sovvenzioni.
Le decisioni della Commissione riguardanti l'applicazione delle disposizioni delle convenzioni di cui sopra e le modalità della loro attuazione possono essere oggetto di un ricorso della struttura ospitante presso il Tribunale dell'Unione e, in caso d'appello, della Corte di giustizia.
ARTICOLO I.7 - PROTEZIONE DEI DATI
I.7.1 Qualsiasi dato a carattere personale contenuto nella convenzione è trattato a norma delle disposizioni del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento
europeo e del Consiglio concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi
comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati. I dati sono trattati al solo scopo dell'esecuzione, della gestione e del controllo del contratto da parte del [responsabile del trattamento], fatta salva l'eventuale trasmissione agli organismi incaricati del monitoraggio e dell'ispezione ai sensi del diritto dell'Unione.
I.7.2 La struttura ospitante ha il diritto di accedere ai propri dati personali e di rettificarli. Per ogni eventuale domanda relativa al trattamento dei propri dati personali, la struttura ospitante può rivolgersi a [responsabile del trattamento].
I.7.3 La struttura ospitante ha diritto di ricorso al Garante europeo della protezione dei dati.
I.7.4 Qualora il contratto richieda il trattamento di dati personali, la struttura ospitante può operare solo sotto la sorveglianza del responsabile del trattamento dei dati, in particolare per quanto attiene alla finalità del trattamento, le categorie di dati soggetti al trattamento, i destinatari dei dati, nonché i mezzi attraverso i quali la parte interessata esercita i propri diritti.
I.7.5 La struttura ospitante limita l'accesso ai dati al personale strettamente necessario per l'esecuzione, la gestione e il controllo della convenzione.
I.7.6 La struttura ospitante si impegna ad adottare idonee misure tecniche e
organizzative di sicurezza considerati i rischi intrinseci al trattamento e la natura dei dati personali in questione, al fine di:
a) evitare che persone non autorizzate accedano ai sistemi informatici utilizzati per trattare i dati personali, e in particolare:
i) qualunque forma non autorizzata di lettura, riproduzione, alterazione o rimozione dei supporti di memorizzazione,
ii) qualsiasi immissione non autorizzata di dati nonché ogni divulgazione, alterazione o cancellazione non autorizzata di dati personali memorizzati,
iii) evitando che persone non autorizzate utilizzino i sistemi di trattamento dei dati avvalendosi d'infrastrutture destinate alla trasmissione dei dati;
b) assicurare che le persone autorizzate ad utilizzare un sistema di trattamento dei dati possano accedere solo ai dati personali cui si riferisce il loro diritto di accesso;
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c) registrare quali dati personali sono stati comunicati, in quale momento e a chi;
d) assicurare che per i trattamenti di dati personali effettuati per conto di terzi possano valere solo le modalità prescritte dall'istituzione o dall'organismo contraente;
e) assicurare che nel corso delle operazioni di comunicazione di dati personali e durante il trasporto dei supporti di memorizzazione i dati non possano essere letti, copiati o cancellati senza autorizzazione;
f) strutturare la propria organizzazione interna in modo da soddisfare le particolari esigenze connesse alla protezione dei dati.
ARTICOLO I.8 – MISSIONE E RUOLO DI UN CENTRO DI INFORMAZIONE EUROPE DIRECT
Per conseguire gli obiettivi illustrati nel preambolo della presente convenzione quadro e valorizzare al massimo le risorse messe a disposizione, il centro di informazione Europe Direct eseguirà le mansioni descritte più sotto, sotto la responsabilità della struttura ospitante e conformemente alle istruzioni fornite dalla Commissione.
I.8.1. Servizi di informazione di base
Gli EDIC forniranno servizi di base adeguati alle esigenze locali e regionali, consentendo al pubblico di ottenere informazioni, consulenza, assistenza e risposte alle domande in merito all'UE e, in particolare, ai diritti dei cittadini dell'UE, alle priorità dell'UE (in particolare la strategia per la crescita "Europa 2020"), alla legislazione, alle politiche, ai programmi e alle opportunità di finanziamento. A tal fine, essi devono soddisfare le seguenti condizioni di base:
a) Fornire al pubblico:
i. locali debitamente segnalati con il logo di Europe Direct, privi di barriere architettoniche e facilmente accessibili al pubblico, dotati di zone per ricevere i visitatori, per esporre la documentazione, per la lettura, per l'accesso ad almeno un computer con connessione Internet, per lo stoccaggio di materiali di informazione e per la tenuta di riunioni,
ii. servizio di segreteria telefonica, via e-mail e diretta,
iii. accesso ai materiali informativi forniti dalle istituzioni europee,
iv. apposita pagina web con informazioni di base sui servizi offerti dagli EDIC;
b) utilizzare e promuovere:
i. lo sportello unico: la rete Europe Direct, il centro di contatto Europe Direct (EDCC) e il portale "La tua Europa",
ii. Europa (il sito web dell'UE), i social media dell'UE e altre fonti di informazione a cui gli EDIC hanno libero accesso,
iii. altre reti di informazione3 e punti di contatto delle istituzioni europee;
c) trasmettere mensilmente delle relazioni alla Rappresentanza della Commissione europea e sostenerla nelle sue attività di divulgazione a livello regionale e locale:
i. partecipazione a riunioni e corsi di formazione organizzati dalla Commissione (Rappresentanza e sede a Bruxelles),
ii. sostegno all'organizzazione e alla promozione di eventi locali e regionali organizzati dalle Rappresentanze della Commissione europea e dagli uffici d'informazione del PE,
iii. trasmettere mensilmente una relazione sulle attività degli EDIC, compreso il feedback sulle principali preoccupazioni dei cittadini la copertura dei media regionali/locali delle questioni relative all'UE,
iv. valutare ogni anno una selezione delle attività degli EDIC (almeno il 50%).
I.8.2. Prodotti di comunicazione
Inoltre, i centri forniranno almeno una delle seguenti tipologie di servizi:
a) apposito sito web per pubblicizzare le attività degli EDIC e promuovere l'UE, in particolare i diritti dei cittadini dell'UE, le priorità dell'UE (soprattutto la strategia per la crescita "Europa 2020"), la legislazione, le politiche, i programmi e le opportunità di finanziamento adeguate al pubblico regionale e locale;
a) presenza dei social media con un'interazione continua tra gli EDIC e gli utilizzatori;
b) newsletter elettronica per pubblicizzare le attività degli EDIC e promuovere l'UE, in particolare i diritti dei cittadini dell'UE, le priorità dell'UE (soprattutto la strategia per la crescita "Europa 2020"), la legislazione, le politiche, i programmi e le opportunità di finanziamento, adattate al pubblico regionale e locale;
c) creazione e produzione di materiale stampato, promozionale, audiovisivo e altro materiale elettronico complementare al materiale UE esistente;
d) intrattenere relazioni con i media (ad esempio, pubblicazione di articoli nei media locali e regionali, contributi a servizi di diffusione televisiva o radiofonica).
I.8.3. Eventi
Inoltre, gli EDIC organizzeranno almeno uno dei seguenti tipi di eventi:
3 ECC Net, EURES, Euraxess, Solvit, Enterprise Europe, ecc.
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a) attiva partecipazione ad eventi organizzati da organismi esterni,
b) organizzazione o co-organizzazione di eventi destinati a pubblici locali o regionali specifici (ad esempio: società civile, scuole/gruppi giovanili, agricoltori, media, ecc.) o a pubblici più ampi, incentrati sull'UE e, in particolare, sui diritti dei cittadini dell'UE, sulle priorità dell'UE (soprattutto la strategia per la crescita
"Europa 2020"), sulla legislazione, sulle politiche, sui programmi e sulle opportunità di finanziamento.
ARTICOLO I.9 – IMPEGNI DELLA STRUTTURA OSPITANTE La struttura ospitante firmataria della convenzione quadro si impegna a:
a) rispettare gli impegni assunti nell'abito della presente convenzione quadro e delle convenzioni specifiche di esecuzione;
b) vegliare affinché il centro di informazione ED osservi nella pratica gli obiettivi fissati nel preambolo e svolga la sua missione e la sua mansione di cui all'articolo I.8, secondo la direttive della Commissione;
c) garantire che il centro fornisca informazioni imparziali e precise sull'Unione europea e non sia considerato né utilizzato come un canale per diffondere informazioni non connesse a tale missione; il centro deve informare e comunicare in modo neutro e corretto;
d) garantire che il centro disponga di personale le cui competenze e qualifiche comprendano buone capacità di comunicazione, competenza in almeno una delle lingue di lavoro dell'Unione europea (inglese, francese e tedesco) e nella gestione di progetti nonché una solida conoscenza delle questioni europee. In particolare, essa dovrà:
i. designare almeno un membro del personale a tempo pieno (non un volontario o tirocinante) per la gestione del centro, oppure più membri del personale a tempo parziale equivalenti ad un membro a tempo pieno,
ii. garantire la presenza di personale sufficientemente qualificato per eseguire i compiti del centro,
iii. garantire una presenza durante periodi di apertura obbligatoria;
e) mettere a disposizione del centro di informazione ED locali direttamente accessibili e visibili, debitamente segnalati con il logo di Europe Direct, privi di barriere architettoniche e facilmente accessibili al pubblico, dotati di zone per ricevere i visitatori, per esporre la documentazione, per la lettura, per l'accesso ad almeno un computer con connessione Internet, per lo stoccaggio di materiali di informazione e per la tenuta di riunioni;
f) utilizzare il marchio, il nome, il logo Europe Direct e altre forme di identificazione fornite dalla Commissione per il centro di informazione ED e diffonderli quanto più possibile, riportandole sistematicamente su tutti i prodotti e durante tutti gli eventi;
g) sostenere i costi amministrativi e finanziari connessi all'adempimento degli obblighi definiti nella convenzione quadro e nelle convenzioni specifiche di sovvenzione e relativi allegati;
h) costituire un fondo di rotazione che le consenta di sostenere le spese correnti del centro di informazione ED;
i) fare prova di trasparenza in materia di gestione e di contabilità relative alle azioni sovvenzionate dalla Commissione;
j) cooperare appieno in occasione dei controlli annuali e occasionali in merito all'attuazione della convenzione quadro e/o delle convenzioni specifiche;
k) consentire alla Commissione di valutare i servizi forniti dal centro di informazione ED;
l) intrattenere rapporti di collaborazione reciproca e regolari scambi di informazioni con la Commissione su aspetti di interesse comune connessi alla suddette convenzioni.
ARTICOLO II.10 – IMPEGNI DELLA COMMISSIONE
Con la firma della presente convenzione quadro la Commissione si impegna a:
a) valutare l'efficacia del centro di informazione ED e provvedere al necessario follow up;
b) mettere a disposizione del centro di informazione ED materiali informativi, prodotti di comunicazione, organizzare corsi di formazione su aspetti generali e specifici relativi all'UE e offrire la possibilità di costituzione in rete e di piattaforme di coordinamento entro i limiti delle risorse esistenti;
c) garantire il controllo e la supervisione necessari delle attività della struttura ospitante.
ARTICOLO I.11. - ALTRE CONDIZIONI PARTICOLARI
Ai fini della presente convenzione si applicano le seguenti condizioni particolari aggiuntive:
I.11.2 Proprietà/Utilizzo dei risultati
Fatte salve le disposizioni di cui agli articoli II.2 e II.4 delle condizioni generali, i partner garantiscono che l'Unione europea ha il diritto di:
– utilizzare eventuali diritti di proprietà intellettuale preesistenti che sono stati inclusi nei risultati dell'azione,
– utilizzare, riutilizzare e modificare la totalità o parte dei risultati dell'azione, – tradurre e riscrivere i risultati dell'azione in una lingua diversa o in un formato
differente,
– sfruttare i risultati dell'azione secondo il modo previsto,
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– modificare i risultati dell'azione e in particolare dividere in parti, doppiare, inserire metadati, sottotitoli, legende o altri elementi grafici, visivi, sonori o testuali, a fini divulgativi e d'accordo con il beneficiario,
– procedere alla radiodiffusione dei risultati dell'azione, – concedere in sublicenza i risultati dell'azione,
– distribuire i risultati dell'azione con o senza modifiche, – preparare lavori derivati dai risultati dell'azione, – memorizzare i risultati dell'azione,
– inserire i risultati dell'azione in repertori e banche dati internazionali, – estrarre file sonori o visivi dai risultati dell'azione,
– compilare o decompilare i risultati dell'azione.
II - CONDIZIONI GENERALI
PARTE A: DISPOSIZIONI GIURIDICHE E AMMINISTRATIVE
ARTICOLO II.1 - IMPEGNI DELLA STRUTTURA OSPITANTE La struttura ospitante firmataria della convenzione quadro si impegna a:
- rispettare gli obiettivi generali comuni su cui si basa l'instaurazione di un partenariato quali stabiliti nel preambolo;
- rispettare gli impegni assunti nel quadro del piano d'azione definito nell'allegato A.1, eventualmente accompagnato dai programmi di lavoro annuali approvati congiuntamente dalle parti;
- impegnarsi concretamente per raggiungere gli obiettivi generali comuni di cui sopra riguardo a ciascuna azione sovvenzionata;
- mantenere relazioni di reciproca collaborazione e provvedere a scambi regolari di informazioni con la Commissione su questioni d'interesse comune relative all'utilizzo della convenzione quadro e sul follow-up dell'esecuzione del piano d'azione di cui all'allegato A.1;
- dimostrare trasparenza in materia di gestione e di tenuta dei conti relativi alle azioni sovvenzionate e collaborare pienamente ai controlli annuali o specifici dell'esecuzione della convenzione quadro e/o delle convenzioni specifiche.
ARTICLE II.2 – RESPONSABILITÀ
II.2.1 La struttura ospitante ha la responsabilità esclusiva per il rispetto di tutti gli obblighi giuridici.
II.2.2 In nessun caso e a nessun titolo la Commissione può essere ritenuta responsabile nell'eventualità di un reclamo, presentato nell'ambito delle convenzioni specifiche, relativo ad un danno verificatosi durante l'esecuzionre di un'azione. Di conseguenza, la Commissione non ammetterà alcuna richiesta di risarcimento o di rimborso unita ad un simile reclamo.
II.2.3 Salvo in caso di forza maggiore, la struttura ospitante è tenuta a riparare ogni danno causato alla Commissione in seguito all'esecuzione, o a manchevolezze nell'esecuzione, di un'azione.
II.2.4 La struttura ospitante ha la responsabilità esclusiva nei confronti di terzi anche per i danni di qualsiasi tipo che questi abbiano eventualmente subito nel corso dell'esecuzione di un'azione.
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ARTICOLO II.3 – CONFLITTO D'INTERESSI
III.3.1 La struttura ospitante si impegna ad adottare tutte le misure necessarie per prevenire qualsiasi rischio di conflitto d'interessi che potrebbe influenzare un'esecuzione imparziale ed oggettiva della convenzione quadro e/o delle convenzioni specifiche. Un conflitto d'interessi può risultare in particolare da interessi economici, da affinità politiche o nazionali, da legami familiari o affettivi o da ogni altra pertinente connessione o comunanza d'interessi.
III.3.2 Ogni situazione che crei un conflitto d'interessi o che possa portare ad una simile situazione in fase di esecuzione della convenzione quadro e/o delle convenzioni specifiche deve essere immediatamente notificata per iscritto alla Commissione.
La struttura ospitante si impegna ad adottare immediatamente le misure necessarie per rimediare alla situazione.
III.3.3 La Commissione si riserva il diritto di accertare che i provvedimenti adottati dalle strutture ospitanti siano adeguati e, se necessario, potrà esigere provvedimenti supplementari, entro il termine a tal fine stabilito.
ARTICOLO II.4 - PROPRIETÀ E UTILIZZO DEI RISULTATI
II.4.1 Salvo disposizione contraria prevista nella convenzione specifica, è devoluta alla struttura ospitante la proprietà, compresi i diritti di proprietà industriale e intellettuale, dei risultati di un'azione, delle relazioni e degli altri documenti ad essa attinenti.
II.4.2 Ferme restando le disposizioni del paragrafo 1, la struttura ospitante accorda alla Commissione il diritto di servirsi liberamente e come più ritiene opportuno dei risultati dell'azione e in particolare di diffondere, riprodurre tramite qualsiasi mezzo tecnico, tradurre e comunicare i risultati dell'azione con qualsiasi mezzo, compreso il sito web Europa, fatti salvi gli obblighi di segreto d'ufficio e nel rispetto dei preesistenti diritti di proprietà industriale e intellettuale.
II.4.3 Qualora esistano diritti di proprietà industriale o intellettuale, inclusi diritti di terzi, anteriori alla conclusione della presente convenzione, ("diritti di proprietà intellettuale preesistenti"), la struttura ospitante compila un elenco che specifica tutti i diritti di proprietà e di utilizzazione relativi ai diritti di proprietà intellettuale preesistenti e lo comunica alla Commissione al più tardi prima dell'inizio dell'esecuzione. La struttura ospitante deve assicurarsi di disporre di tutti i diritti di utilizzare eventuali diritti di proprietà intellettuale preesistenti nell'esecuzione della convenzione.
ARTICOLO II.5 – RISERVATEZZA
La Commissione e la struttura ospitante si impegnano a mantenere il segreto d'ufficio su ogni documento, informazione e altro materiale direttamente connesso con l'oggetto della convenzione quadro o delle convenzioni specifiche, che siano stati debitamente qualificati come riservati e la cui diffusione possa causare pregiudizio all'altra parte. Le
parti restano vincolate a tale obbligo anche dopo la data di scadenza della convenzione quadro.
ARTICOLO II.6 – PUBBLICITÀ
II.6.1 Salvo richiesta contraria da parte della Commissione, in ogni comunicazione o pubblicazione della struttura ospitante relativa all'azione, anche in occasione di una conferenza o seminario, si deve indicare che essa riguarda un'azione alla quale l'Unione ha accordato il suo sostegno finanziario.
In ogni comunicazione o pubblicazione della struttura ospitante, in qualsiasi forma e su qualsiasi supporto sia essa presentata, occorre specificare che il suo autore ne è l'unico responsabile e che la Commissione declina ogni responsabilità circa l'uso che può essere fatto delle informazioni ivi contenute.
II.6.2 La struttura ospitante autorizza la Commissione a pubblicare, in qualsiasi forma e su qualsiasi supporto, anche su Internet, le seguenti informazioni:
- il nome e l'indirizzo della struttura ospitante;
- l'oggetto o lo scopo delle sovvenzioni accordate,
- l'importo accordato e il tasso di finanziamento rispetto al costo totale delle azioni.
Su richiesta motivata e debitamente giustificata della struttura ospitante, e con riserva di esplicita approvazione della Commissione, si può derogare a tale pubblicità se la diffusione delle suddette informazioni rischia di arrecare pregiudizio alla sicurezza o agli interessi commerciali della struttura ospitante.
ARTICOLO II.7 - VALUTAZIONE
Quando la Commissione procede alla valutazione intermedia o finale dell'incidenza dell'azione rispetto agli obiettivi del programma dell'Unione in questione, la struttura ospitante si impegna a mettere a disposizione della Commissione, e/o delle persone da essa delegate, ogni documento o informazione che consenta di condurre a buon fine tale valutazione e a permettere il diritto di accesso previsto all'articolo II.20.
ARTICOLO II.8 – SOSPENSIONE DELL'AZIONE
II.8.1 La struttura ospitante può sospendere l'esecuzione di un'azione se questa si rivela impossibile o troppo difficile a causa di circostanze eccezionali, particolarmente in caso di forza maggiore. Essa ne informa la Commissione senza indugio, fornendo tutte le motivazioni e precisazioni necessarie e indicando la data prevedibile di ripresa dell'esecuzione dell'azione.
II.8.2 Se la Commissione non procede a risolvere la convenzione specifica ai sensi dell'articolo II.12, paragrafo 2, la struttura ospitante riprende l'esecuzione
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dell'azione non appena le condizioni lo consentono e ne informa la Commissione.
La durata dell'azione viene prorogata per la durata equivalente al periodo di sospensione.
II.8.3 Conformemente all'articolo II.14, viene conclusa una clausola aggiuntiva alla convenzione specifica per prorogare la durata dell'azione e apportare le eventuali modifiche necessarie per adattare l'azione alle nuove condizioni di esecuzione.
ARTICOLO II.9 – FORZA MAGGIORE
II.9.1 Si intende per forza maggiore ogni situazione o evento imprevedibile ed eccezionale, indipendente dalla volontà delle parti e non imputabile ad una loro colpa o negligenza, che impedisca ad una delle parti di adempiere ad uno degli obblighi previsti dalla convenzione stessa, senza possibilità di ovviare a tale impedimento nonostante tutta la diligenza dispiegata. La parte inadempiente non può far valere come casi di forza maggiore manchevolezze o ritardi (se non derivano da un caso di forza maggiore) nell'avere a disposizione attrezzature o materiali, vertenze di lavoro, scioperi o difficoltà finanziarie.
II.9.2 Se una delle parti si trova in un caso di forza maggiore, ne avvisa senza indugio l'altra parte mediante lettera raccomandata con ricevuta di ritorno, o con un mezzo equivalente, precisando la natura, la durata probabile e gli effetti prevedibili di tale avvenimento.
II.9.3 Nessuna delle parti è considerata inadempiente se non ha rispettato uno degli obblighi della convenzione perché impedita da una causa di forza maggiore. Le parti della convenzione prendono ogni provvedimento necessario per minimizzare gli eventuali danni risultanti da un caso di forza maggiore.
II.9.4 Le azioni in corso potranno essere sospese conformemente alle disposizioni dell'articolo II.8.
ARTICOLO II.10 – AGGIUDICAZIONE DI APPALTI
II.10.1 Qualora la struttura ospitante debba concludere contratti ai fini dell'esecuzione di un'azione e se tali contratti comportano costi dell'azione indicati in una delle voci dei costi diretti rimborsabili nel bilancio di previsione dell'azione allegato alla convenzione specifica, il contratto sarà concluso con chi avrà presentato loro l'offerta più conveniente sotto il profilo economico, ossia quella in cui si riscontra il miglior rapporto tra qualità e prezzo4 accertandosi che così facendo non si configurino conflitti d'interessi.
II.10.2 È consentito procedere all'aggiudicazione degli appalti di cui al paragrafo 1 soltanto nei seguenti casi:
4 Se il valore del contratto è superiore a 60 000 EUR, i servizi della Commissione possono prevedere all'articolo "Altre condizioni particolari", le regole procedurali particolari da applicare, in base a quelle contenute nel regolamento finanziario, nel dovuto rispetto del valore stimato dell'appalto, dell'entità relativa del contributo dell'Unione e del rischio di gestione.
a) l'appalto può riguardare solo l'esecuzione di una parte limitata dell'azione;
b) il ricorso all'aggiudicazione di appalti deve essere giustificato dalla natura dell'azione e dalle esigenze della sua esecuzione;
c) i compiti in questione devono essere indicati nell'allegato della convenzione specifica che descrive l'azione e i corrispondenti costi stimati devono essere iscritti esplicitamente nel bilancio di previsione dell'azione;
d) l'eventuale ricorso all'aggiudicazione di appalti nel corso dell'esecuzione dell'azione, se non previsto nella domanda di sovvenzione, è condizionato all'approvazione preliminare della Commissione, espressa per iscritto;
e) la struttura ospitante ha la responsabilità esclusiva dell'esecuzione dell'azione e del rispetto delle disposizioni della convenzione quadro e della convenzione specifica corrispondente. La struttura ospitante si impegna ad adottare le disposizioni necessarie affinché il contraente rinunci a far valere nei confronti della Commissione qualsiasi diritto basato sulla convenzione quadro e/o sulla convenzione specifica;
f) la struttura ospitante si impegna ad applicare nei confronti del contraente le condizioni che si applicano ad essa stessa a norma degli articoli II.2, II.3, II.4, II.5, II.6, II.7, II.11 e II.20 della convenzione quadro.
ARTICOLO II.11 - CESSIONE
II.11.1 Non è consentito cedere i crediti detenuti nei confronti della Commissione.
II.11.2 A titolo eccezionale, in casi debitamente giustificati, la Commissione potrà autorizzare la cessione ad un terzo, in misura integrale o parziale, della convenzione specifica e degli eventuali pagamenti che ne derivano, previa domanda scritta motivata della struttura ospitante. La Commissione deve esprimere il suo eventuale accordo scritto prima della cessione prevista. In mancanza dell'autorizzazione di cui sopra o in caso d'inosservanza delle condizioni cui è subordinata, la cessione non è opponibile alla Commissione e non ha alcun effetto nei suoi confronti.
II.11.3 In nessun caso detto trasferimento può liberare la struttura ospitante dai suoi obblighi nei confronti della Commissione.
ARTICOLO II.12 – RISOLUZIONE DELLA CONVENZIONE
II.12.1 Risoluzione della convenzione da parte della struttura ospitante
La struttura ospitante può recedere dalla convenzione quadro in qualsiasi momento, presentando per iscritto un preavviso di 60 giorni. In quest'ipotesi, si impegna a condurre a termine l'esecuzione delle convenzioni specifiche la cui data d'entrata in vigore è anteriore alla data d'effetto della risoluzione della convenzione quadro.
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In casi debitamente giustificati, la struttura ospitante può rinunciare alla sovvenzione e recedere dalla convenzione specifica in fase di esecuzione, con preavviso scritto di 60 giorni con l'indicazione della motivazione, senza essere tenuta a versare alcun risarcimento.
In mancanza di motivazione o nel caso che la Commissione rifiuti la motivazione presentata, il recesso da parte della struttura ospitante viene ritenuto abusivo, con le conseguenze previste al paragrafo 4, quarto comma del presente articolo.
II.12.2 Risoluzione della convenzione da parte della Commissione
La Commissione può decidere di porre fine alla convenzione quadro in qualsiasi momento, senza essere tenuta ad alcun risarcimento, presentando un preavviso scritto di 60 giorni. In tale ipotesi, la Commissione si impegna ad onorare gli obblighi derivanti dall'esecuzione delle convenzioni specifiche la cui data di entrata in vigore è anteriore alla data d'effetto della risoluzione della convenzione quadro, nella misura in cui tale esecuzione dà luogo a spese ragionevoli previste da dette convenzioni specifiche, tranne nei casi che seguono.
La Commissione può decidere di porre fine alla convenzione quadro e alle convenzioni specifiche in corso d'esecuzione, senza dover pagare nessun risarcimento, nelle seguenti circostanze:
a) quando una modifica di carattere giuridico, finanziario, tecnico, organizzativo o di proprietà presso la struttura ospitante è tale da ripercuotersi in forma sostanziale sulla convenzione o da rimettere in questione la decisione di concedere la sovvenzione;
b) quando la struttura ospitante non adempie ad uno degli obblighi essenziali che le spettano a norma delle disposizioni della convenzione, compresi i suoi allegati;
c) in caso di forza maggiore, notificato a norma dell'articolo II.9, o in caso di sospensione di un'azione a causa di circostanze eccezionali, notificata ai sensi dell'articolo II.8;
d) quando la struttura ospitante è in stato di fallimento, liquidazione o amministrazione controllata, concordato preventivo, cessazione d'attività o in ogni altra situazione analoga risultante da una procedura della stessa natura prevista da leggi e regolamenti nazionali e quando è in corso un procedimento di tal genere;
e) quando la Commissione abbia prove o fondati sospetti di violazione dell'etica professionale che riguardino la struttura ospitante, oppure entità o soggetti ad essa correlati;
f) quando la struttura ospitante non abbia assolto obblighi relativi al pagamento dei contributi previdenziali o di imposte conformemente alle disposizioni giuridiche del paese in cui è stabilita;
g) quando la Commissione abbia prove o fondati sospetti che la struttura ospitante o una persona o entità collegata sia colpevole di frode, corruzione, partecipazione ad un'organizzazione criminale o altre attività illecita tale da ledere gli interessi finanziari dell'Unione;
h) quando la Commissione abbia prove o fondati sospetti di errori sostanziali, irregolarità o frode nella procedura di aggiudicazione o nell'utilizzo della sovvenzione che riguardino la struttura ospitante, oppure entità o soggetti ad essa correlati;
i) quando la struttura ospitante, per ottenere la sovvenzione prevista nella convenzione, abbia dichiarato il falso o presentato relazioni non corrispondenti alla realtà.
Nei casi di cui alle precedenti lettere e), g) e h), per soggetto correlato si intende qualsiasi persona fisica con poteri di rappresentanza, decisione o controllo in relazione alla struttura ospitante. Per qualsiasi entità collegata si intende un'entità che soddisfa i criteri stabiliti all'articolo 1 della settima direttiva del Consiglio n. 83/349/CEE del 13 giugno 1983.
II.12.3 Procedura di risoluzione
La procedura viene avviata a mezzo lettera raccomandata con ricevuta di ritorno o suo equivalente.
Nei casi indicati alle lettere a), b), d), e), g) e h) del paragrafo precedente, la struttura ospitante dispone di un termine di 30 giorni per presentare le proprie osservazioni e per prendere gli eventuali provvedimenti necessari per assicurare la continuità del rispetto degli obblighi ad essa imposti dalla convenzione. In mancanza di accettazione delle osservazioni, confermata dalla Commissione in forma di accordo scritto entro i 30 giorni successivi alla data di ricezione di dette osservazioni, la procedura di risoluzione prosegue.
Nei casi in cui è stato dato il preavviso, la risoluzione diviene effettiva alla scadenza del preavviso, che decorre dalla data di ricevimento della lettera di risoluzione.
In mancanza di preavviso nei casi indicati alle lettere c), f) e i) sopra, la risoluzione è effettiva con decorrenza dal giorno successivo alla data di ricezione della lettera di risoluzione.
II.12.4 Effetti della risoluzione
In caso di risoluzione di una convenzione specifica, i pagamenti della Commissione sono limitati ai costi ammissibili effettivamente sostenuti dalla struttura ospitante alla data effettiva della risoluzione, nel rispetto delle disposizioni dell'articolo II.18. Non vengono presi in considerazione i costi relativi agli impegni già assunti, ma da attuare dopo la data effettiva suddetta.
La struttura ospitante dispone di un termine di 60 giorni, con decorrenza dalla data alla quale prende effetto la risoluzione della convenzione specifica notificatale dalla Commissione, per presentare la domanda di pagamento finale di cui all'articolo II.16, paragrafo 4. In mancanza di una simile domanda di pagamento finale entro il termine prescritto, la Commissione non procede al rimborso delle spese sostenute dalla struttura ospitante sino alla data di risoluzione e recupera ogni importo il cui utilizzo non sia giustificato da relazioni di esecuzione tecnica e finanziaria da essa approvate.
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A titolo di eccezione, allo scadere del preavviso di cui al paragrafo 3 del presente articolo, quando la Commissione pone termine ad una convenzione specifica perché la struttura ospitante non ha presentato la relazione di esecuzione tecnica e il rendiconto finanziario finali previsti dalla convenzione e non ha ancora ottemperato a tale obbligo nei due mesi che seguono il sollecito notificatole per iscritto dalla Commissione mediante raccomandata con ricevuta di ritorno o con mezzo equivalente, la Commissione non procede al rimborso delle spese sostenute dalla struttura ospitante sino alla data in cui ha preso termine l'azione e recupera se necessario ogni importo il cui utilizzo non sia giustificato da relazioni di esecuzione tecnica e da rendiconti finanziari da essa approvati.
A titolo di eccezione, in caso di risoluzione abusiva da parte della struttura ospitante e in caso di risoluzione da parte della Commissione per i motivi di cui alle lettere a), e), g), h) o i) sopra, la Commissione può esigere il rimborso parziale o totale degli importi che essa abbia già versato a norma della convenzione in base alle relazioni di esecuzione tecnica e finanziaria da essa approvate. Tale rimborso avrà entità proporzionale alla gravità delle manchevolezze constatate e sarà effettuato solo dopo aver consentito alla struttura ospitante di presentare le sue osservazioni.
ARTICOLO II.13 – SANZIONI PECUNIARIE
II.13.1 A norma del regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee, la struttura ospitante dichiarata gravemente inadempiente agli obblighi impostile dalla convenzione è passibile di sanzioni finanziarie pari al 2-10% del valore della sovvenzione accordatale.
II.13.2 Tale percentuale può essere portata dal 4% fino al 20% in caso di recidiva nei cinque anni successivi alla prima inadempienza accertata.
II.13.3 L'eventuale decisione della Commissione di applicare queste sanzioni pecuniarie è notificata alla struttura ospitante per iscritto.
ARTICOLO II.14 - CLAUSOLE AGGIUNTIVE
II.14.1 Ogni modifica della convenzione quadro o della convenzione specifica deve essere oggetto di una clausola aggiuntiva scritta. Nessuna intesa verbale in tal senso è vincolante per le parti.
II.14.2 La clausola aggiuntiva non può avere per oggetto o per effetto di apportare modifiche sostanziali che potrebbero rimettere in questione la decisione di attribuzione della convenzione quadro o di una sovvenzione o violare il principio della parità di trattamento dei richiedenti.
II.14.3 Quando è la struttura ospitante a chiedere una modifica, essa deve inviarne il testo alla Commissione in tempo utile prima dell'inizio dell'effetto desiderato e, nel caso delle convenzioni specifiche, un mese prima della data di conclusione dell'azione, salvo casi debitamente giustificati dalla struttura ospitante stessa e accettati dalla Commissione.
PARTE B - DISPOSIZIONI FINANZIARIE
ARTICOLO II.15 – COSTI AMMISSIBILI
II.15.1 I costi ammissibili dell'azione o del programma di lavoro sono i costi effettivamente sostenuti dalla struttura ospitante, che soddisfano i seguenti criteri:
– sono sostenuti nel corso dell'azione o del programma di lavoro come precisato nella convenzione specifica, fatta eccezione per i costi relativi alle relazioni finali e ai certificati riguardanti i rendiconti finanziari e i relativi conti;
– sono in relazione con l'oggetto della convenzione specifica e previsti nel bilancio di previsione dell'azione o del programma di lavoro allegato alla convenzione specifica stessa;
– sono necessari per l'esecuzione dell'azione o del programma di lavoro oggetto della convenzione specifica;
– sono identificabili e verificabili, in particolare registrati nella contabilità della struttura ospitante e determinati conformemente ai principi contabili applicabili del paese in cui è stabilito la struttura ospitante e alle pratiche consuete di contabilizzazione dei costi della struttura ospitante;
– soddisfano le disposizioni della legislazione tributaria e sociale applicabili;
– sono ragionevoli, giustificati e rispettano i principi della corretta gestione finanziaria, in particolare riguardo all'efficienza e all'economicità.
Le procedure di contabilità e di controllo interno della struttura ospitante devono permettere un raffronto diretto dei costi e delle entrate dichiarati a titolo dell'azione con le situazioni contabili e i documenti giustificativi corrispondenti.
II.15.2 Nel quadro di una sovvenzione di funzionamento, sono ammissibili in particolare le seguenti spese di funzionamento, purché rispondano ai criteri definiti al paragrafo precedente:
- costo del personale, comprendente le retribuzioni effettive e gli oneri sociali, nonché altri costi di legge inclusi nella retribuzione, a condizione che non si superino le aliquote medie corrispondenti alla normale politica della struttura ospitante in materia retributiva.
I costi delle retribuzioni del personale delle amministrazioni nazionali sono ammissibili nella misura in cui riguardano il costo di attività che la pubblica autorità interessata non svolgerebbe se il progetto in questione non fosse intrapreso;
- spese di viaggio e di soggiorno del personale, purché corrispondano alle prassi consuete della struttura ospitante per le spese di trasferta e non eccedano i tariffari approvati ogni anno dalla Commissione;
- costi per l'acquisto di attrezzature (nuove o di seconda mano), purché tali beni vengano ammortizzati secondo le norme fiscali e contabili applicabili alla
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struttura ospitante e generalmente ammesse per beni della medesima natura. La Commissione prenderà in considerazione solo la quota di ammortamento di tali beni corrispondente al periodo di ammissibilità al finanziamento dell'Unione a cui si applica la convenzione, salvo se la natura e/o l'utilizzo del bene in oggetto giustifichi un diverso computo da parte della Commissione;
- costi di materiali di consumo e forniture;
- costi derivanti da altri contratti che la struttura ospitante ha concluso con terzi ai fini dell'attuazione del suo programma di lavoro, purché siano rispettate le condizioni di cui all'articolo II.10;
- costi derivanti direttamente da esigenze imposte dalla convenzione (in particolare, i costi delle revisioni contabili), incluse eventualmente le spese dei servizi finanziari (in particolare, i costi delle garanzie finanziarie);
- spese generali.
II.15.3 II.15.3 Nel quadro di una sovvenzione d'azione, i costi ammissibili dell'azione sono ripartiti in costi diretti e costi indiretti.
I costi diretti ammissibili dell'azione sono i costi che, nel rispetto delle condizioni di ammissibilità di cui al paragrafo 1, possono essere identificati come costi specifici dell'azione direttamente legati alla sua esecuzione e che possono essere oggetto di imputazione diretta. Sono ammissibili in particolare i seguenti costi diretti, purché soddisfino i criteri definiti al paragrafo 1:
- costo del personale addetto all'azione, comprendente le retribuzioni effettive e gli oneri sociali, nonché altri costi di legge inclusi nella retribuzione, a condizione che non si superino le aliquote medie corrispondenti alla normale politica della struttura ospitante in materia retributiva;
- spese di viaggio e di soggiorno del personale partecipante all'azione, purché corrispondano alle prassi consuete della struttura ospitante per le spese di trasferta e non eccedano i tariffari approvati ogni anno dalla Commissione;
- costi per l'acquisto di attrezzature (nuove o di seconda mano), purché tali beni vengano ammortizzati secondo le norme fiscali e contabili applicabili alla struttura ospitante e generalmente ammesse per beni della medesima natura. La Commissione prenderà in considerazione solo la quota di ammortamento di tali beni corrispondente al periodo di ammissibilità al finanziamento dell'Unione a cui si applica la convenzione, salvo se la natura e/o l'utilizzo del bene in oggetto giustifichi un diverso computo da parte della Commissione;
- costi dei beni di consumo e delle forniture, a condizione che siano individuabili e imputabili all'azione;
- costi derivanti da altri contratti che la struttura ospitante ha concluso con terzi ai fini dell'esecuzione dell'azione, purché siano rispettate le condizioni di cui all'articolo II.10;
- costi derivanti direttamente da esigenze imposte dalla convenzione quadro (diffusione di informazioni, valutazione specifica dell'azione, revisioni contabili,
traduzioni, riproduzione ecc.), incluse eventualmente le spese dei servizi finanziari (in particolare, i costi delle garanzie finanziarie).
I costi indiretti ammissibili di un'azione sono i costi che, nel rispetto delle condizioni di ammissibilità definite al paragrafo 1 del presente articolo, non possono essere identificati come costi specifici direttamente connessi all'esecuzione dell'azione, e che possono essere oggetto di imputazione diretta, ma che possono essere considerati e giustificati dalla struttura ospitante in base al suo sistema contabile come sostenuti in relazione con i costi diretti ammissibili dell'azione. Tali costi non possono comprendere nessun costo diretto ammissibile.
In deroga al paragrafo 1, i costi indiretti sostenuti nella realizzazione dell'azione possono essere ammissibili sulla base di un importo forfettario fissato nella percentuale massima del 7% del totale dei costi diretti ammissibili. Se rimborsati su base forfettaria a norma della convenzione specifica, non sarà necessario giustificare i costi indiretti mediante documenti contabili.
II.15.4 I seguenti costi non sono ammissibili:
- reddito sul capitale investito;
- debiti e oneri ad esso relativi;
- riserve per eventuali perdite o passività future;
- interessi passivi;
- crediti dubbi;
- perdite dovute ad operazioni di cambio;
- IVA, tranne il caso in cui la struttura ospitante comprovi di non poterla recuperare in base alla normativa nazionale vigente. L'IVA pagata da organismi pubblici non è un costo ammissibile;
- costi dichiarati e assunti a carico nell'ambito di un'altra azione o di un programma di lavoro a cui viene concessa una sovvenzione dell'Unione;
- spese eccessive o sconsiderate.
II.15.5 Gli eventuali apporti in natura non costituiscono costi ammissibili. Tuttavia, la Commissione può accettare, in casi eccezionali debitamente giustificati, che il cofinanziamento del programma dell'azione di cui all'articolo I.4 sia costituito interamente o parzialmente da apporti in natura. In tal caso il valore dei contributi non deve eccedere:
– i costi realmente sostenuti e debitamente giustificati dai documenti contabili dei terzi che hanno fornito alla struttura ospitante questi apporti a titolo gratuito prendendone a carico il costo corrispondente;
– i costi generalmente accettati sul mercato considerato per il tipo di contributo in questione quando non sono sostenute spese.
Sono esclusi da questa possibilità gli apporti di tipo immobiliare.
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Nel caso di un cofinanziamento in natura, gli apporti così valutati sono registrati con lo stesso importo nei costi dell'azione, come costi non rimborsabili, e nelle entrate dell'azione come cofinanziamento in natura. La struttura ospitante si impegna a disporre di questi apporti alle condizioni previste dalla convenzione specifica.
II.15.6 In deroga al paragrafo 3 del presente articolo, i costi indiretti non sono ammissibili nel caso in cui la sovvenzione di un'azione sia stata accordata ad una struttura ospitante che, nel periodo in questione, riceve già dalla Commissione una sovvenzione di funzionamento.
ARTICOLO II.16 - DOMANDE DI PAGAMENTO II.16.1 Prefinanziamento
Il prefinanziamento è destinato a fornire un fondo di tesoreria alla struttura ospitante.
Quando è previsto al paragrafo relativo al prefinanziamento dell'articolo 5 della convenzione specifica o all'articolo equivalente della convenzione quadro, la struttura ospitante presenta una garanzia finanziaria fornita da un organismo bancario o finanziario riconosciuto stabilito in uno degli Stati membri dell'Unione.
Il garante viene escusso per primo e non può esigere che la Commissione agisca contro il debitore principale (la struttura ospitante).
Nella garanzia finanziaria occorre stabilire che essa rimane in vigore fino alla liquidazione del prefinanziamento mediante l'effettuazione da parte della Commissione di pagamenti intermedi o di un saldo a favore della struttura ospitante oppure, in mancanza di tale liquidazione, fino a tre mesi dopo la notifica dell'ordine di recupero con cui la Commissione sollecita alla stessa il rimborso del prefinanziamento. La Commissione si impegna a restituire la garanzia nel mese successivo.
I.16.2 Nuovo versamento di prefinanziamento
Quando il prefinanziamento è frazionato in più versamenti, non appena la struttura ospitante ha consumato il prefinanziamento precedente sino al tasso stabilito all'articolo 5, paragrafo "Nuovo versamento di prefinanziamento" della convenzione specifica o all'articolo equivalente della convenzione quadro, essa può presentare domanda di un nuovo versamento di prefinanziamento. La richiesta è accompagnata dai seguenti documenti:
- un rendiconto dei costi ammissibili effettivamente sostenuti;
- se richiesto dalle suddette disposizioni dell'articolo 5 o equivalente, la garanzia finanziaria costituita a norma del paragrafo 1 del presente articolo;
- se è richiesto dal suddetto articolo 5 o equivalente, un certificato relativo ai rendiconti finanziari e ai conti dell'azione rilasciato da un revisore dei conti autorizzato o, nel caso di organismi pubblici, da un pubblico funzionario competente e indipendente;
- ogni altro documento eventualmente richiesto dalla convenzione specifica a sostegno della domanda di nuovo versamento di prefinanziamento.
I documenti che corredano la domanda di pagamento devono essere predisposti rispettando le disposizioni previste a tale scopo nella convenzione quadro e nella convenzione specifica, compresi, ove necessario, i relativi allegati.
II.16.3 Pagamento intermedio
I pagamenti intermedi sono destinati a rimborsare le spese della struttura ospitante sulla base di una nota spese dei costi sostenuti, quando l'azione ha raggiunto un certo grado di realizzazione. Un pagamento intermedio può compensare interamente o parzialmente un prefinanziamento.
Alla scadenza prevista all'articolo "Presentazione delle relazioni e altri documenti" della convenzione specifica, la struttura ospitante presenta una domanda di pagamento intermedio, corredata dei seguenti documenti:
- una relazione intermedia sull'esecuzione dell'azione;
- un rendiconto finanziario intermedio dei costi ammissibili effettivamente sostenuti, strutturato secondo l'articolazione del bilancio di previsione;
- se è richiesto dall'articolo 5, paragrafo "Pagamento intermedio" della convenzione specifica o dall'articolo equivalente della convenzione quadro, un certificato relativo ai rendiconti finanziari e ai conti dell'azione rilasciato da un revisore autorizzato o, nel caso di organismi pubblici, da un funzionario qualificato e indipendente. Nel certificato si deve attestare, secondo la metodologia approvata dalla Commissione, che i costi dichiarati dalla struttura ospitante nei rendiconti finanziari sui quali si basa la domanda di pagamento rispondono alla verità, sono accuratamente registrati e sono ammissibili e che sono state dichiarate tutte le entrate, a norma della convenzione di sovvenzione.
I documenti che corredano la domanda di pagamento vanno predisposti rispettando le disposizioni previste a tale scopo nella convenzione quadro e nella convenzione specifica, compresi se necessario i relativi allegati. La struttura ospitante dichiara che le informazioni contenute nella richiesta di pagamento sono complete, esatte e veritiere.
Inoltre, essa certifica che i costi sostenuti possono essere considerati ammissibili a norma della convenzione quadro e della convenzione specifica, che tutte le entrate sono state dichiarate e che le richieste di pagamento sono avvalorate da documenti giustificativi adeguati e verificabili.
Ricevuti tali documenti, la Commissione dispone del periodo di esame di cui al paragrafo sui pagamenti intermedi dell'articolo 5 della convenzione specifica o articolo equivalente della convenzione quadro per:
- approvare la relazione provvisoria sull'esecuzione dell'azione;
- chiedere alla struttura ospitante documenti giustificativi od ogni altra informazione complementare che essa ritenga necessaria per poter approvare la relazione;
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- respingere la relazione e chiedere che le sia presentata una nuova relazione.
In mancanza di reazione scritta da parte della Commissione entro la scadenza del suddetto periodo di esame, la relazione si ritiene approvata. L'approvazione della relazione che correda la domanda di pagamento non comporta il riconoscimento né della sua rispondenza alle regole né dell'autenticità, completezza e correttezza delle dichiarazioni e informazioni in essa contenute.
Le richieste di ulteriori informazioni o di una nuova relazione devono essere notificate alla struttura ospitante per iscritto.
Se vengono richieste informazioni complementari o una nuova relazione, il termine per l'esame è prorogato per il periodo necessario ad ottenere tali informazioni. Le richieste di informazioni complementari o di una nuova relazione vengono notificate alla struttura ospitante mediante un documento ufficiale. Per presentare tali informazioni o i nuovi documenti richiesti, la struttura ospitante dispone del periodo previsto al suddetto articolo 5.
La proroga del termine per l'approvazione della relazione può comportare un ritardo nel pagamento di un lasso di tempo equivalente.
Se la relazione è respinta e viene richiesta una nuova relazione, si applica la procedura di approvazione descritta nel presente articolo.
In caso di nuovo rifiuto, la Commissione si riserva la possibilità di risolvere la convenzione a norma dell''articolo II.12, paragrafo 2, lettera b).
II.16.4 Pagamento del saldo degli importi dovuti
Il pagamento del saldo, che non può essere rinnovato, interviene dopo la conclusione dell'azione in base ai costi realmente sostenuti dalla struttura ospitante per la realizzazione della stessa. Può assumere la forma di un ordine di recupero quando l'importo totale dei pagamenti precedenti è superiore all'importo della sovvenzione finale determinata conformemente alle disposizioni dell'articolo II.18.
Alla scadenza prevista all'articolo "Presentazione delle relazioni e altri documenti" della convenzione specifica, la struttura ospitante presenta domanda di pagamento del saldo, corredata dei seguenti documenti:
- una relazione finale di esecuzione dell'azione;
- un rendiconto finanziario finale dei costi rimborsabili effettivamente sostenuti, articolato secondo la struttura del bilancio di previsione;
- una ricapitolazione completa delle entrate e delle spese relative all'azione;
- se è richiesto dall'articolo 5, paragrafo "Pagamento del saldo" della convenzione specifica o dall'articolo equivalente della convenzione quadro, un certificato relativo ai rendiconti finanziari e ai conti dell'azione rilasciato da un revisore autorizzato o, nel caso di organismi pubblici, da un funzionario qualificato e indipendente. Nel certificato si deve attestare, secondo la metodologia approvata dalla Commissione, che i costi dichiarati dalla struttura ospitante nei rendiconti finanziari sui quali si basa la
domanda di pagamento rispondono alla verità, sono accuratamente registrati e sono ammissibili e che sono state dichiarate tutte le entrate, a norma della convenzione di sovvenzione.
I documenti che corredano la domanda di pagamento devono essere predisposti rispettando le disposizioni previste a tale scopo nella convenzione quadro e nella convenzione specifica, compresi, ove necessario, i relativi allegati. La struttura ospitante dichiara che le informazioni contenute nella richiesta di pagamento sono complete, esatte e veritiere. Inoltre, essa certifica che i costi sostenuti possono essere considerati ammissibili a norma della convenzione quadro e della convenzione specifica, che tutte le entrate sono state dichiarate e che le richieste di pagamento sono avvalorate da documenti giustificativi adeguati e verificabili.
Ricevuti tali documenti, la Commissione dispone del periodo di esame di cui al paragrafo sul pagamento del saldo dell'articolo 5 della convenzione specifica o articolo equivalente della convenzione quadro per:
- approvare la relazione finale di esecuzione dell'azione;
- chiedere alla struttura ospitante documenti giustificativi od ogni altra informazione complementare che essa ritenga necessaria per poter approvare la relazione;
- respingere la relazione e chiedere che sia presentata una nuova relazione.
In mancanza di reazione scritta da parte della Commissione entro la scadenza del suddetto periodo di esame, la relazione si ritiene approvata. L'approvazione della relazione che correda la domanda di pagamento non comporta il riconoscimento né della regolarità, né dell'autenticità, completezza e correttezza delle dichiarazioni e informazioni in essa contenute.
Le richieste di ulteriori informazioni o di una nuova relazione devono essere notificate alla struttura ospitante per iscritto.
Se sono state richieste informazioni complementari oppure una nuova relazione, il termine per l'esame è prorogato per il periodo necessario ad ottenere tali informazioni. Le richieste di informazioni complementari o di una nuova relazione vengono notificate alla struttura ospitante mediante un documento ufficiale. Per presentare tali informazioni o i nuovi documenti richiesti, la struttura ospitante dispone del periodo previsto al suddetto articolo 5.
La proroga del termine per l'approvazione della relazione può comportare un ritardo nel pagamento di un lasso di tempo equivalente.
Se la relazione è respinta e viene richiesta una nuova relazione, si applica la procedura di approvazione descritta nel presente articolo.
In caso di nuovo rifiuto, la Commissione si riserva la possibilità di risolvere la convenzione specifica a norma dell'articolo II.12, paragrafo 2, lettera b).
II.16.5 Spese per i bonifici
Le spese per i bonifici sono ripartite come segue:
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– le spese di emissione del bonifico imputate dalla banca della Commissione sono a carico della Commissione;
– le spese di ricezione del bonifico imputate dalla banca della struttura ospitante sono a carico della struttura ospitante;
– tutte le spese relative ad un bonifico supplementare imputabili ad una delle parti sono a carico della parte che è all'origine del bonifico supplementare.
ARTICOLO II.17 - DISPOSIZIONI GENERALI SUI PAGAMENTI
II.17.1 La Commissione effettua i pagamenti in euro. L'eventuale conversione in euro degli importi reali dei costi viene effettuata al tasso del giorno, pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea, o, in mancanza di questo, al tasso contabile mensile stabilito dalla Commissione e pubblicato sul suo sito Internet il giorno in cui la Commissione emette l'ordine di pagamento, salvo disposizioni specifiche previste nelle condizioni particolari della convenzione quadro o nella convenzione specifica.
I pagamenti della Commissione si considerano effettuati alla data alla quale vengono addebitati sul suo conto.
II.17.2 La Commissione può sospendere in qualsiasi momento il termine di pagamento di cui all'articolo 5 della convenzione specifica o articolo equivalente della convenzione quadro, notificando alla struttura ospitante che la sua domanda di pagamento non è ricevibile perché non è conforme alle disposizioni della convenzione, oppure perché devono essere presentati documenti giustificativi adeguati, oppure, ai fini di verifiche supplementari, in presenza del sospetto che alcune spese figuranti in tale domanda non siano ammissibili.
La Commissione può sospendere i pagamenti in qualsiasi momento anche in caso di violazione constatata o presunta delle disposizioni della convenzione quadro o della convenzione specifica da parte della struttura ospitante, per esempio in base ai risultati delle revisioni contabili e dei controlli previsti all'articolo II.20.
La Commissione può sospendere i pagamenti anche:
– qualora si sospetti che la struttura ospitante abbia commesso un'irregolarità nell'esecuzione della convenzione di sovvenzione;
– qualora si sospetti che la struttura ospitante abbia commesso un'irregolarità nell'esecuzione di un'altra convenzione di sovvenzione o decisione di sovvenzione finanziata dal bilancio generale dell'Unione o da un altro bilancio gestito dalla stessa. In tali casi la sospensione dei pagamenti verrà effettuata soltanto se l'irregolarità accertata o sospettata è tale da incidere sull'esecuzione della convenzione di sovvenzione.
La Commissione notifica quanto prima possibile la sospensione alla struttura ospitante mediante lettera raccomandata con avviso di ricevimento, o con un mezzo equivalente, specificando i motivi della sospensione.
La sospensione ha inizio dalla data alla quale la Commissione invia la suddetta lettera di notifica. Il termine di pagamento residuo riprende a decorrere dalla data
