- Modalità di pagamento

5.1 PREFINANZIAMENTO

Entro i 30 giorni successivi alla data alla quale la convenzione viene firmata da quella delle due parti che doveva ancora firmarla, sarà versato alla struttura ospitante un prefinanziamento di […] EUR, pari al 70% dell'importo totale massimo della sovvenzione di cui all'articolo 3.

5.2 PAGAMENTO DEL SALDO

La domanda di versamento del saldo deve essere accompagnata dalla relazione di esecuzione e dai seguenti documenti giustificativi della determinazione finale dell'importo forfettario:

Modulo Azioni Relazioni

M1a Servizi di informazione di base

ƒ Il centro è aperto come minimo di 20 ore/settimana il centro può essere chiuso fino ad un massimo di 6 settimane all'anno

ƒ Al di fuori dell'orario di apertura: messaggio sulla segreteria telefonica e risposta "fuori sede" per e-mail, con indicazione degli orari di apertura e dei servizi alternativi quali il centro di contatto Europe Direct (EDCC) ed il sito internet "La tua Europa"

ƒ Segnalazione, locali e attrezzature adeguate

ƒ Offerta di servizi di informazione

ƒ Segnalazione di questioni al di fuori delle competenze del centro alla rete CE appropriata o all'EDCC

ƒ Assistenza alla Rappresentanza della Commissione europea e all'ufficio d'informazione del PE a livello locale

ƒ Orario di apertura del centro

ƒ Nome e numero del personale che presta servizio presso il centro, indicando l'occupazione a tempo pieno o a tempo parziale

ƒ Numero e natura/oggetto dei contatti personali

ƒ Numero e natura/oggetto delle chiamate telefoniche trattate

ƒ Numero e natura/oggetto delle email trattate

ƒ Numero delle questioni segnalate ad altre reti o all'EDCC

ƒ Link alla pagina web

ƒ Numero, data e luogo delle riunioni/corsi di formazione organizzati dalla CE o da altre reti

Modulo Azioni Relazioni

ƒ Apposita pagina web con informazioni essenziali sul centro

ƒ Partecipazione a riunioni di

coordinamento/formazione (compresa l'assemblea generale annuale) organizzati dalla Commissione (sede principale e Rappresentanze)

ƒ Relazione mensile sulle attività, compreso il feedback sulle principali preoccupazioni dei cittadini e la copertura dei media

regionali/locali; feedback ad hoc su richiesta della Rappresentanza della Commissione europea

ƒ Produzione di una valutazione

annuale/valutazione d'impatto di almeno il 50% delle attività

CE

ƒ Feedback mensile mediante lo strumento di presentazione delle relazioni

ƒ Valutazione annuale/relazione d'impatto del 50% delle attività

M1b Servizi di informazione di base

Come M1A salvo che l'orario di apertura minimo è ridotto da 20 ore a 8 ore settimanali

Come M1a

M2 Sito web

ƒ Sito web che pubblicizza le attività del centro e le questioni dell'UE, in particolare i diritti dei cittadini UE e le priorità dell'UE adeguate al pubblico locale/regionale

ƒ Link ad altri siti web dell'UE (Europa, EDCC, altre reti CE, Rappresentanza CE, uffici d'informazione del PE, ecc.)

ƒ Aggiornamento varie volte alla settimana

ƒ URL del sito web

ƒ Frequenza degli aggiornamenti

ƒ Stampa della pagina iniziale

ƒ Statistiche d'uso mensili

M3

Social media

ƒ Gestione dei social media (Facebook, Twitter, blog, ecc.)

ƒ Aggiornamento varie volte alla settimana

ƒ Interazione continua con gli utenti

ƒ Contenuto relativo alle attività del centro e alle questioni dell'UE, in particolare ai diritti dei cittadini UE e alle priorità dell'UE adeguate al pubblico locale/regionale

ƒ Frequenza degli aggiornamenti

ƒ Numero dei post dell'EDIC

ƒ Statistiche d'uso (numero di follower/amici, numero di

commenti/"mi piace" per ogni post)

ƒ Impatto/risonanza

M4

E-newsletter

ƒ Produzione di una newsletter elettronica

ƒ Contenuto relativo alle attività del centro e alle questioni dell'UE, in particolare ai diritti dei cittadini UE e alle priorità dell'UE adeguate al pubblico locale/regionale (non si accettano semplici copie di articoli/materiali relativi all'UE già esistenti)

ƒ Pubblicata almeno 6 volte l'anno

ƒ Inviata ad almeno 100 contatti

ƒ Caricamento della e-newsletter su Intranet

ƒ Numero dei destinatari per gruppo (stampa, politici, scuole, ONG, ecc.)

M5a

Pubblicazioni

ƒ Pubblicazione di minimo 10 pagine

ƒ Un minimo di 500 copie

ƒ Contenuto relativo alle attività del centro e alle questioni dell'UE, in particolare ai diritti dei cittadini UE e alle priorità dell'UE adeguate al pubblico locale/regionale

ƒ Dovrebbero integrare il materiale già esistente fornito dalle istituzioni dell'UE

ƒ La versione on-line della pubblicazione sarà disponibile sul sito web del centro

ƒ Argomento del materiale prodotto

ƒ Numero di copie

ƒ Descrizione del gruppo e del numero dei destinatari

ƒ Caricamento della versione PDF su Intranet

ƒ Link ai prodotti

M5b ƒ Produzione di almeno 200 articoli (blocchetti per gli appunti, borse, tappetini per il mouse,

ƒ Descrizione del pubblico destinatario/dell'evento

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Modulo Azioni Relazioni

Materiale promozionale

giochi, chiavi USB …), il più possibile rispettosi dell'ambiente

ƒ Campione del prodotto

M5c Materiale

audiovisivo (AV) e altri supporti elettronici

ƒ Creazione e produzione di un video clip, e-book, gioco interattivo o materiale audio su supporti vari (CD, DVD, chiavi USB, …)

ƒ Contenuto relativo alle attività del centro e ai temi dell'UE, in particolare ai diritti dei cittadini UE e alle priorità dell'UE adeguate al pubblico locale/regionale

ƒ I contenuti dovrebbero integrare il materiale audiovisivo (AV) e i supporti elettronici prodotti dalle istituzioni dell'UE (non si accettano copie dei materiali AV o di altri supporti elettronici già esistenti)

ƒ Caricati sul sito web del centro e su un sito di condivisione gratuita di video

ƒ Titolo e contenuto del prodotto

ƒ Link al prodotto (o campione del prodotto)

ƒ Numero di visualizzazioni (quando mostrato ad un pubblico e/o visualizzazioni on-line) o numero di prodotti distribuiti (precisando il pubblico destinatario)

M6 Media locali

ƒ Pubblicazioni - preferibilmente su base regolare - su media indipendenti locali/regionali (i siti web delle autorità locali/regionali non sono considerati "media")

ƒ Ad esempio, articoli pubblicati in formato cartaceo e/o su media on-line, partecipazione a programmi radiotelevisivi

ƒ Contenuto relativo alle attività del centro e alle questioni dell'UE, in particolare ai diritti dei cittadini UE e alle priorità dell'UE mirate al pubblico locale/regionale

ƒ Non si accettano articoli che

pubblicizzano/riguardano esclusivamente un evento organizzato da un centro (previsti nei moduli 7a, 7b e 7c)

ƒ Almeno 10 pubblicazioni

ƒ Nome dei media e data di pubblicazione

ƒ Copia dell'articolo o link al

programma radiofonico/televisivo o caricamento su Intranet

M7a

Partecipazione ad eventi

ƒ Partecipazione attiva ad eventi organizzati da terzi (esposizioni, fiere, seminari, …)

ƒ La partecipazione del centro dovrebbe concentrarsi sulle tematiche dell'UE, in particolare sui diritti dei cittadini dell'UE e/o sulle priorità dell'UE mirate al pubblico locale/regionale

ƒ Coinvolgimento di almeno 200 partecipanti

ƒ Almeno 3 ore di attività (non semplice presenza) per ciascun evento

ƒ Numero di eventi Per ogni evento:

ƒ gruppo destinatario

ƒ numero di partecipanti

ƒ invito e programma da inviare alla Rappresentanza prima dell'evento

ƒ tipo di attività/coinvolgimento degli EDIC

ƒ durata della presenza attiva dell'EDIC all'evento (ora di inizio e di fine)

ƒ fotografie (facoltative)

M7b

Organizzazione di eventi per pubblici specifici

ƒ Organizzazione di conferenze, dibattiti, presentazioni

ƒ L'evento dovrebbe concentrarsi sulle tematiche dell'UE, in particolare sui diritti dei cittadini dell'UE e/o sulle priorità dell'UE mirate al pubblico locale/regionale

ƒ Almeno 4 eventi che si rivolgono ad un totale di almeno 100 persone

ƒ Almeno 1 ora di attività è richiesta per ogni evento

• Numero di eventi Per ogni evento:

• gruppo destinatario

• numero di partecipanti

ƒ invito e programma da inviare alla Rappresentanza prima dell'evento

ƒ tipologia di evento

ƒ durata della presenza attiva degli EDIC all'evento (ora di inizio e di fine)

Modulo Azioni Relazioni

ƒ fotografie (facoltative)

M7c

Organizzazione di eventi per un ampio pubblico

ƒ Organizzazione di un evento (Open Day, 9 maggio,..)

ƒ L'evento dovrebbe concentrarsi sulle tematiche dell'UE, in particolare sui diritti dei cittadini dell'UE e/o sulle priorità dell'UE mirate al pubblico locale/regionale

ƒ Almeno 200 partecipanti all'evento

ƒ Almeno 3 ore di attività per ogni evento

• Numero di eventi Per ogni evento:

• gruppo destinatario

• numero di partecipanti

ƒ invito e programma da inviare alla Rappresentanza prima dell'evento

• tipologia di evento

• durata dell'evento (ora di inizio e di fine)

• fotografie (facoltative)

La Commissione dispone di un termine di 45 giorni di calendario per approvare o respingere la relazione di esecuzione e versare il pagamento del saldo conformemente alle disposizioni dell'articolo II.17 della convenzione quadro oppure per chiedere ogni documento giustificativo o informazione complementare, secondo la procedura di cui all'articolo II.15 della convenzione quadro. La struttura ospitante dispone di un termine di 15 giorni di calendario per trasmettere le informazioni complementari richieste o una nuova relazione.

Questo termine di pagamento può essere sospeso dalla Commissione conformemente alla procedura di cui all'articolo II.16 della convenzione quadro.

Nel documento CONVENZIONE QUADRO DI PARTENARIATO (pagine 44-47)