CONTABILIZZAZIONE ESTRATTI CONTO BANCARI
L’applicazione ha lo scopo di agevolare l’operatore nelle registrazioni delle operazioni bancarie riferite ad un conto corrente. Il programma si base prima da un analisi del file prodotto dalla banca che verra interpretato, dopo un associazione con tabella preparata, e poi dalla gestione delle operazione proposte e dalla sua variazione.
Nel menù di contabilità, scelta 5 Importazioni e contabilizzazioni è stata inserita la scelta 6 Contabilizza Estratto Conto .
Prima di procedere alla contabilizzazione di un estratto conto occorre effettuare e/o verificare gli abbinamenti delle causali ABI con le causali Easy ed il relativo piano conti.
TABELLE PRECARICATE
Internamente alla scelta 5 Importazioni e contabilizzazioni è stata prevista la scelta A Tabella abbinamenti e la sotto scelta 3 Gestione tabella ABI.
In Gestione tabella ABI trovate precaricate alcune causali ABI (vedi tabella sottostante)
E’ previsto l’inserimento di un nuove codice con la scelta F2; la variazione di uno preesistente con la scelta F3, nonché l’annullamento attraverso la scelta F4 e la stampa dell’archivio completo selezionando SF4.
La scelta 2 “abbinamento causali ABI” consente, attraverso la selezione del piano conti di riferimento con il tasto F1, l’ulteriore selezione della causale Easy, F3 di modifica, di abbinare quest’ultima al relativo codice ABI presente sull’estratto conto bancario in corrispondenza di ogni operazione. (v. tabella sotto esposta)
Oltre alla tabella ABI abbiamo previsto anche una tabella causali contabili per singolo utente e banca di riferimento. (da utilizzare quando nell’e/c sono previste causali contabili per movimento e non ABI).
In tal caso si accede alla scelta 4 “tabella causali e/c” e, dopo aver digitato il codice utente si inseriscono le causali rilevabili dall’e/c utilizzando come separatore – codice banca in archivio (es. 003 causale da e/c – 0071codice banca in archivio). Nel campo
“corrispondente easy” viene inserita la causale easy collegata alla causale e/conto indicata sopra.
E’ stata inoltre prevista la possibilità di duplicare la tabella causali e/c di un Istituto di Credito filiale di…….. di un utente, al fine di utilizzarla per un medesimo Istituto di Credito di filiale diversa di un altro utente che utilizza il medesimo piano conti, con possibilità di variare, integrare ulteriori causali e/c specifiche per la filiale.
Per effettuare detta duplica si entra in tabella causali e/c (scelta 4 della tabella abbinamenti contenuta nel menù importazioni e contabilizzazioni) si digita il codice dell’utente in cui si sono già caricate le relative causali da e/c ed infine digitando il tasto funzione F7 compare la seguente maschera: (duplicazione tabella Unicredit da utente 15 a utente 3)
Dopo aver effettuato i relativi abbinamenti si procede alla predisposizione della tabella estratto conto banca.
Dalla scelta 3 Importazioni e contabilizzazioni si seleziona la scelta 6 Contabilizza estratto conto.
Dopo aver digitato il codice utente e confermato con il tasto F1 appare la seguente maschera:
Cliccando sulla scelta inserimento appare la seguente videata:
Digitando il codice banca utilizzata dall’utente è possibile impostare le relative colonne/righe al fine di procedere alla contabilizzazione semi-automatica delle operazioni risultanti dal relativo estratto conto.
Presentiamo a titolo d’esempio la banca Intesa S.Paolo Fase preliminare da eseguire:
Prelevare dal sito web della banca il relativo estratto conto in formato csv o excel
Impostare le relative colonne e righe come da esempio sotto riportato:
Colonne a seguire
Una volta inserite le banche dell’utente la maschera successiva permette la visualizzazione degli Istituti di credito imputati
Il tasto SF4 permette la stampa dell’archivio inserito.
Digitando il tasto F7 una volta posizionati sulla banca di riferimento è possibile effettuare l’importazione dell’intero estratto conto bancario. Sotto viene esposto un esempio di importazione effettuata. (la cartella indicata è puramente indicativa)
N.B. In caso di disponibilità del solo estratto conto in excel è possibile effettuare il salvataggio del medesimo file in csv, aprendo il file excel e selezionando l’opzione indicata.
Successivamente confermando la maschera con il tasto F1 appaiono le scelte sottostanti. Nel caso in cui il file sia già stato importato si effettua la scelta “cancella l’importazione precedente” al fine di effettuare nuova importazione
Se l’importazione va a buon fine appare il messaggio seguente che evidenzia il numero delle righe importate:
Posizionandosi sulla maschera dell’Istituto di Credito e digitando dapprima il tasto F6 poi il tasto F6 si visualizza la lista dei dettagli importati
E’ possibile annullare il file importato in precedenza posizionandosi sulla lista file importati e cliccando sul cestino. (come da maschera sopra esposta).
Al fine di procedere alla contabilizzazione dei movimenti importati occorre:
3) digitare F6 sul singolo progressivo di riga
4) confermare/inserire o variare quanto esposto nella maschera successiva
Nel campo vicino al progressivo viene ripresa la descrizione risultante dall’importazione dell’estratto conto, tuttavia è possibile inserire un’ ulteriore descrizione dettagliata nel campo sottostante.
Alcune registrazioni aventi una sola contropartita (come impostato sulla causale contabile utilizzata in programma Easy) sono contrassegnate con una “X” nella colonna selezione e vengono proposte automaticamente dal programma se nel campo automatismo su import della tabella causali ABI viene impostata la scelta “S” così come nel medesimo campo della maschera causali e/c contabili.
(sarebbe opportuno solo verificare e confermare), altre, invece, aventi più contropartite in dare/avere devono essere richiamate e completate dall’utente.
A conferma/completamento registrazione avvenuta, ci si posiziona nuovamente sulla riga del movimento per effettuare la relativa contabilizzazione con il tasto F7 (vedasi maschera sottostante) scegliendo la singola riga di riferimento, nonché la relativa attività e verificando la data di registrazione corrispondente alla data movimento risultante dal relativo estratto conto
Selezionando il dettaglio contabile è possibile visualizzare la relativa registrazione effettuata (riscontrabile anche dalla contabilità, fasi giornaliere, movimenti contabili dell’ utente di riferimento)
Digitando il tasto F10 sul dettaglio del movimento contabile è possibile accedere alla visualizzazione della relativa scheda conto.
Dopo aver contabilizzato il movimento è possibile posizionandosi sul rigo di riferimento (vedi esempio sotto esposto) digitare il tasto F8 ed allegare la relativa immagine (ossia la contabile giustificativa)
E’ stata, inoltre prevista la possibilità di decontabilizzare solo su e/c il movimento con la scelta SF7 posizionandosi sul rigo di riferimento.
(ATTENZIONE in tal caso però è necessario richiamare il movimento contabilizzato in precedenza anche dalla contabilità ed annullare con il tasto F4 la precedente contabilizzazione).
Per alcuni movimenti (vedasi spese bancarie in pari data movimento) è possibile effettuare la contabilizzazione in modo massivo selezionando alla domanda “cosa vuoi contabilizzare?” il campo causale .
E’ prevista, inoltre l’opzione, di contabilizzazione “TUTTO”.
Naturalmente queste due possibilità prevedendo l’indicazione della data di registrazione, permettono una contabilizzazione di più movimenti aventi medesima data movimento. E’, inoltre possibile contabilizzare con data registrazione fine mese e
data contabile e data movimento la data effettiva del movimento risultante da e/c.
(digitando a titolo d’esempio data registrazione 31.08 e da data a data 1.1 31.12.).
E’ stata inoltre prevista la contabilizzazione della singola operazione di riferimento direttamente in maschera digitando dapprima il tasto F6, verificando quadratura operazione e successivamente, dopo aver digitato tasto funzione F5, confermando positivamente la seguente domanda e la successiva acquisizione del documento giustificativo .
Per due causali easy:
• accredito effetti sbf
• pagamento retribuzioni dipendenti abbiamo previsto i seguenti agganci automatici:
• Accredito effetti ACCE (con collegamento ulteriori causali contabili RB emissione effetti e PE presentazione effetti impostate in tabella abbinamenti causali ABI):
all’atto dell’importazione posizionandosi sul rigo relativo all’operazione e digitando il tasto F6 la maschera si presenta come segue:
in automatico viene proposta la registrazione dell’accredito e nella parte sottostante con il progressivo 301 i conti collegati alla causale RB da completare con il dettaglio dei clienti (302 e seguenti) ai quali sono state emesse le ricevute bancarie, e con il progressivo 601 e 602 i conti collegati alla causale PE di presentazione effetti da completare con il relativo importo.
A completamento manuale avvenuto le registrazioni sono le seguenti:
Digitando il tasto F5 ci si riposiziona sulla riga principale di riferimento del movimento e con F7 si contabilizza l’operazione con l’opzione singola riga.
A questo punto compare la maschera sottostante nella quale viene proposta come data registrazione la data dell’operazione principale di accredito rilevata dall’estratto conto mentre nel campo data registrazione movimenti automatici viene proposta la data di fine mese competenza ma con possibilità di digitare la data effettiva di emissione e presentazione effetti risultante dalla relativa distinta di presentazione (v.
esempio 01.09.2019).
A conferma si procede alla contabilizzazione delle 3 operazioni:
Acce 11.09.2019, RB e PE 01.09.2019.
Visualizzabili in contabilità nelle fasi giornaliere movimenti contabili o direttamente dalla maschera iniziale della lista dettagli cliccando sul tasto evidenziato
e successivamente sul cambio chiave (SF1) al fine di visualizzare i movimenti
automatici collegati
Per l’annullamento dei movimenti contabili ACCE, RB e PE già contabilizzati automaticamente con la relativa funzione F7 occorre prima decontabilizzare con il tasto SF7 e successivamente richiamare i singoli movimenti in contabilità e selezionando il tasto F4 procedere al relativo annullamento.
• Un funzionamento analogo è previsto in caso di pagamento retribuzioni dipendenti.
In automatico viene proposta la registrazione del pagamento delle retribuzioni e a seguire viene data la possibilità di inserire la rilevazione del costo del personale risultante dal tabulato contabile rilasciato dal consulente del lavoro.
(v. maschera sottostante)
Dalla maschera di contabilizzazione è prevista anche la stampa (tasto SF4) completa dei movimenti (maschera sottostante), dei soli contabilizzati o da contabilizzare.
Nel caso di registrazione di un pagamento relativo ad un professionista soggetto a ritenuta d’acconto, all’atto della contabilizzazione si apre la maschera per la rilevazione della relativa ritenuta d’acconto in contabilità
Nell’ipotesi in cui l’utente oggetto di contabilizzazione sia gestito a partite aperte, all’atto della rilevazione di una movimentazione che interessa i cli/for, posizionati, nel caso d’esempio sotto riportato, in corrispondenza dell’importo Dare del fornitore
Si apre la seguente maschera
E confermando su ok, la successiva
Digitando F6 sul rigo evidenziato è possibile visualizzare il dettaglio della partita come segue:
Successivamente con il tasto F1 a conferma della partita oggetto di pagamento, compare la maschera sotto riportata
L’importo dare riprende l’intera fattura selezionata e nel caso in cui non corrisponda all’importo pagato, si ritorna posizionati sul campo Dare e si ridigita l’importo corretto (1705,00), per poi confermare con fine F1 la maschera.
A contabilizzazione effettuata è possibile verificare l’aggiornamento nella gestione partite aperte (contabilità, fasi giornaliere, 4 gestione partite aperte)
Naturalmente, la contabilizzazione di un utente non gestito a partite aperte non prevede l’apertura della maschera sopra esposta e quelle precedenti relative al dettaglio delle partite.
In tal caso si procederà ad una normale registrazione contabile Dare /Avere.
N.B. Per i clienti che hanno già acquistato la Fase 3 la funzione sarà rilasciata senza nessun costo aggiuntivo, chi non avesse ancora attivato tale funzione, potrà procedere all’acquisto tramite la sezione SHOP del nostro sito.
Precisiamo che il contatore delle scritture contabili automatiche, già in essere per fatture e corrispettivi telematici, verrà incrementato anche dei movimenti bancari.
