La conservazione di documenti digitali L'esperienza in PARER
Enrico Lodolo
Dirigente CESIA - Area Sistemi Informativi e Applicazioni Alma Mater Studiorum – Università di Bologna
L’amministrazione digitale italiana a 10 anni dal CAD (2005-2015): e poi?
UNINSUBRIA - Varese - 6 marzo 2015
Un po’ di matematica…
• UNIBO in numeri:
– 84.215 studenti
– 5.973 unità di personale (Docente e TA) – 33 Dipartimenti, 11 Scuole, 5 Campus
(Bologna, Forlì, Cesena, Ravenna, Rimini) – 207 Corsi di Laurea: 92 triennali,
103 magistrali e 12 a ciclo unico
… un po’ di geografia…
• Distribuzione territoriale molto spinta
• «Campus diffuso», da Bologna alla costa adriatica, che comprende più di 150 sedi
• La dematerializzazione non è un’opzione ma
una necessità di sopravvivenza
…e un po’ di storia.
2001
Sperimentazione della firma digitale sui
verbali d’esame 2001
Sperimentazione della firma digitale sui
verbali d’esame
2010
Sistemi di seconda generazione
2010
Sistemi di seconda generazione 2005
CAD 2005
CAD
2015
… 2015
…
2001-2010
• Nel 2001 è iniziata la sperimentazione della firma digitale degli esami sulla Facoltà di Ingegneria
• A partire dal 2003 il sistema di firma digitale è stato gradualmente esteso a tutto l’Ateneo
• Nel 2005 è stata introdotta la firma digitale anche sui registri delle lezioni
2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 4.690 34.806 102.677 135.562 157.172 210.932 297.435 335.356 339.221 336.936
N° di verbali digitali prodotti negli anni N° di verbali digitali prodotti negli anni
Una nuova rotta
2009
Decisione di riprogettare il sistema di verbalizzazione
digitale 2009
Decisione di riprogettare il sistema di verbalizzazione
digitale
Aveva ancora senso ragionare nel termini di 8
anni prima?
Aveva ancora senso ragionare nel termini di 8
anni prima?
O era meglio adottare un punto di vista
completamente nuovo?
O era meglio adottare un punto di vista
completamente nuovo?
Un nuovo punto di vista
• Che cosa avevamo imparato:
– Non ha senso dematerializzare
singole funzioni: bisogna ragionare sui processi
– E’ necessario intervenire a livello
organizzativo per portare a fattor comune le competenze fra i vari progetti
– Bisogna predisporre un adeguato insieme di
strumenti da portare a fattor comune fra i vari
processi dematerializzati
L’organizzazione
• All’interno del CESIA è stata costituita un’unità di supporto alla dematerializzazione:
– Cura lo sviluppo e la gestione dei vari strumenti – Fornisce consulenza ai progetti sul modo più
corretto per affrontare le problematiche di dematerializzazione
Obiettivo: garantire
l’uniformità delle scelte ed evitare soluzioni «fai da te»
Obiettivo: garantire
l’uniformità delle scelte ed
evitare soluzioni «fai da te»
Gli strumenti
Motore di firma digitale
Motore di firma digitale
Sistema di conservazione
Sistema di conservazione
Protocollo informatico
Protocollo informatico
Timbro digitale Timbro digitale
Identità digitale
Confirma
Confirma Titulus Titulus
SecureEdge SecureEdge
Sistema unificato di identità digitale Sistema unificato di identità digitale ParER
ParER
ParER
• Nel 2009 la Regione Emilia Romagna ha costituito il polo archivistico
dell’Emilia Romagna (ParER)
• ParER è nato per conservare in un
sistema sicuro ed evoluto il patrimonio documentale informatico dell’intero
territorio regionale
UNIBO e ParER
• Nel momento in cui è nato ParER, UNIBO possedeva il più ampio archivio di
documenti con firma digitale della regione (più di 2 milioni di verbali digitali)
• La collaborazione fra i due enti è stata la
soluzione più naturale e consente all’Ateneo
di disporre di un servizio di conservazione di
grande qualità e affidabilità
UNIBO e ParER
• Dal 2010 i verbali digitali e i registri digitali vengono inviati in conservazione a ParER
• Sono stati gradualmente conferiti tutti i
documenti prodotti a partire dal 2001 (oltre 2 milioni e mezzo)
• E’ in corso di sviluppo un meccanismo di
integrazione fra Titulus e ParER
Dematerializzazione 2015
• Allo stato attuale il 99,5% dei verbali viene firmato digitalmente (385.000 all’anno)
• Nel 2014 è partita la dematerializzazione completa del processo di laurea:
– Consegna della tesi
– Firma digitale sul verbale dell’esame finale
• Le tesi vengono inviate al sistema di
conservazione a lungo termine di ParER
• Entro al fine del 2015 il sistema verrà esteso a
tutto l’Ateneo
Una riflessione finale
Cose nuove: Gutenberg
1455
Gutenberg inventa la stampa, creando un mezzo di comunicazione
totalmente nuovo 1455
Gutenberg inventa la stampa, creando un mezzo di comunicazione
totalmente nuovo
Però i suoi libri sono enormi e hanno ancora
l’aspetto dei vecchi manoscritti
Però i suoi libri sono enormi e hanno ancora
l’aspetto dei vecchi manoscritti
Gutenberg ha creato qualcosa di profondamente nuovo…
ma gli ha dato la forma di qualcosa che esisteva già Gutenberg ha creato qualcosa di
profondamente nuovo…
ma gli ha dato la forma di qualcosa che esisteva già
Nuove forme: Aldo Manuzio
E’ Aldo Manuzio, più di 50 anni dopo, a capire le potenzialità del nuovo
mezzo.
E’ Aldo Manuzio, più di 50 anni dopo, a capire le potenzialità del nuovo
mezzo.
I libri sono una cosa ben diversa dai manoscritti:
devono essere oggetti di piccole dimensioni da portare
con sé e leggere ovunque I libri sono una cosa ben
diversa dai manoscritti:
devono essere oggetti di piccole dimensioni da portare
con sé e leggere ovunque
Per fare i libri della misura giusta Manuzio crea una serie
di strumenti nuovi: nuovi caratteri, nuove impaginazioni,
nuove rilegature..
Per fare i libri della misura giusta Manuzio crea una serie
di strumenti nuovi: nuovi caratteri, nuove impaginazioni,
nuove rilegature..
E così facendo dà la forma definitiva all’invenzione di
Gutenberg
E così facendo dà la forma definitiva all’invenzione di
Gutenberg
La storia si ripete
Questo fenomeno fu notato da Alan Kay riflettendo sul lavoro di
Marshall McLuhan Questo fenomeno fu
notato da Alan Kay riflettendo sul lavoro di
Marshall McLuhan
Kay si rese conto che stava succedendo la stessa cosa
con i personal computer Kay si rese conto che stava
succedendo la stessa cosa con i personal computer
Il fenomeno caratterizza tutte le forme di innovazione Il fenomeno caratterizza tutte
le forme di innovazione Cosa nuova
forma vecchia Cosa nuova forma vecchia
Cosa nuova forma nuova
Cosa nuova forma nuova
Facciamo il punto
Da qualche parte fra Gutenberg
e Manuzio…
Da qualche parte fra Gutenberg
e Manuzio…
Dove siamo con la dematerializzazione a
10 anni dal CAD?
Dove siamo con la dematerializzazione a
10 anni dal CAD?
