Capitolo 5
Conclusioni
5.1 Difficoltà d’implementazione
L’installazione di un sistema informatico completamente integrato, quale appunto Sap
R/3, presenta una serie di difficoltà da non sottovalutare, sin dalle prime fasi del progetto
d’implementazione a partire dallo studio preliminare di fattibilità, che deve esser condotto nel migliore dei modi per comprendere e far capire fin da subito l’entità dell’investimento, la lunghezza e complessità del processo di realizzazione. Questo compito risulta maggiormente complicato in realtà multinazionali, dove i responsabili dell’azienda non sono a stretto contatto con i vertici dell’azienda (come invece accade nelle aziende di medie dimensioni) e spesso trovano forti resistenze organizzative da parte di esponenti dirigenziali e soprattutto di operai (in particolar modo i “senatori” dell’azienda si oppongono al cambiamento del loro stile di lavoro dopo tanti anni di rispettata carriera). Una importante caratteristica comune a tutti i dipendenti dovrebbe essere una mentalità elastica ed aperta ;che invece di spesso invece questi non garantiscono la massima collaborazione in vista di un traguardo comune e sono sono restii all’introduzione di un nuovo e più complesso Sistema Informativo.
Infatti, un sistema informativo integrato come Sap R/3, modifica notevolmente il modo di pensare e di lavorare, costringendo i dipendenti ad allargare le proprie vedute verso tutto il resto dell’azienda, poiché ogni azione eseguita da ogni utente si ripercuote su tutte le altre aree industriali. Il sistema Sap R/3 necessita quindi di solide basi, che provengono in particolare dalla customizzazione del sistema e dalla conoscenza da parte degli utenti, non solo delle funzionalità a cui ognuno è preposto, ma anche di nozioni generali riguardanti le altre aree industriali.
Per quanto riguarda il progetto d’implementazione alla Sca Hygiene Products, le difficoltà maggiori riscontrate sono causate fondamentalmente al fatto di dover integrare il sistema, attraverso l’installazione di Sap R/3; e si possono riassumere nel modo seguente:
- La presenza d’inevitabili differenze nella gestione d’alcuni processi (soprattutto produttivi) che possono appesantire notevolmente il sistema.
- L’avere stabilimenti situati in città diverse ha creato problemi di lontananza fisica (che non ha favorito un lavoro d’équipe adeguato per un simile progetto), costringendo i responsabili del progetto a viaggiare periodicamente per verificare il lavoro negli stabilimenti più distanti (sopperendo agli inconvenienti causati dalla mancanza di un costante controllo).
- Utilizzare differenti Sistemi Informativi usati dai diversi siti e dai quali migrare su
Sap R/3 (ad esempio in alcuni stabilimenti era usato il “vecchio” sistema informativo
“TP20”, in altri venivano utilizzati altri tipi di software e in altri ancora non era presente nessun sistema informatico) implica che per determinate operazioni preliminari occorre effettuare un doppio e oneroso lavoro (ad esempio per quanto riguarda l’organizzazione dell’imputazione dei dati dai vecchi al nuovo sistema, la gestione degli altri software applicativi da interfacciare in Input/Output con Sap R/3, … ).
- La difficoltà di armonizzare al meglio i materiali dei diversi stabilimenti (spesso è stata riscontrata la presenza dello stesso materiale in più stabilimenti con un codice differente, che induceva il sistema in errore).
- Difficoltà in fase di customizzazione nell’adattare le varie personalizzazioni del sistema alle esigenze di tutti gli stabilimenti (che necessitavano ognuno di caratteristiche differenti).
5.2 Benefici gestione SAP
Le aziende che decidono di utilizzare un sistema gestionale come Sap R/3, vogliono un software integrato di gestione, pianificazione e controllo di tutte le risorse di un’impresa, che permette di rilevare e registrare le informazioni da ogni processo aziendale gestendole al fine di poter raggiungere gli obiettivi prefissati. Per quanto riguarda la Sca, la decisione di adottare il sistema negli stabilimenti italiani è frutto dei risultati ottenuti negli altri paesi del mondo in cui la multinazionale opera da decenni. E’ una situazione tipica delle multinazionali, in cui la casa madre impone un certo software, per garantire all'interno delle sue divisioni una
ogni singolo stabilimento, poiché il sistema trasmette automaticamente informazioni alla sezione amministrativa per emettere i documenti contabili come la fattura, la bolla d’accompagnamento e altro ancora (infatti, la fattura è inserita tra i dati che andranno a costituire i bilanci, le informazioni di controllo di gestione, le analisi finanziarie e tributarie). Quest’aspetto è stato di fondamentale importanza nella scelta dell’utilizzo del software, il quale però fornisce numerosi benefici anche con le singole funzioni d’ogni modulo implementato; in particolare saranno considerati nel proseguo del paragrafo i vantaggi individuati nel modulo MM (Material Management) per la parte riguardante la gestione dei materiali per la manutenzione delle macchine. In ordine d’importanza possono essere classificati nel modo seguente:
• Riduzione dei costi per la diminuzione delle fermate delle macchine dovute alla mancanza di scorte.
Rappresenta di fatto il più grande beneficio di questa sezione del modulo MM, che permette di limitare il danno economico che il fermo macchina per la mancanza di scorte ha provocato nei stabilimenti italiani della Sca. Le ragioni che maggiormente inducono gli operatori a dover fermare le macchine per lungo periodo di tempo (solitamente a causa di un guasto meccanico o elettrico) sono essenzialmente due:
1. L’eccessiva durata della riparazione di componenti meccanici. 2. La mancanza di scorte in magazzino.
La prima si può limitare con un’ottimale pianificazione della manutenzione delle macchine, mentre la seconda è ridotta con la gestione dei materiali dei magazzini attraverso l’utilizzo della procedura automatica degli approvvigionamenti (MRP) per tutti i pezzi di ricambio usati dalla manutenzione.
• Richiesta automatica dei materiali sotto scorta
Il programma (MRP) ogni notte quando entra in funzione, si propone di creare in maniera automatica le richieste d’acquisto di tutti i materiali, quando la quantità scende sotto un livello prestabilito (punto di riordino).
Il programma che utilizza la procedura automatica degli approvvigionamenti consente anche di gestire al minimo le scorte, ovvero di avere in magazzino la quantità minima necessaria di parti di ricambio.
• Aggiornamento in tempo reale del magazzino.
Un altro vantaggio è quello di poter sapere in tempo reale l’identità e le quantità di tutti gli articoli presenti nei magazzini. I prelievi dei materiali dai magazzini sono registrati quotidianamente nel sistema, e possono essere visionati dagli addetti all’immagazzinamento in qualsiasi momento tramite particolari transazioni.
• Rapidità di ricerca e riconoscimento immediato dell’articolo sugli scaffali.
Al momento i vari stabilimenti della Sca si stanno attrezzando per avere i pc in ognuno dei suoi magazzini per le parti di ricambio, in cui è possibile utilizzare Sap R/3. Ciò agevola gli operatori delle macchine che possono prelevare rapidamente il pezzo di ricambio desiderato, ricevendo dal sistema le informazioni utili riguardanti la sua posizione (storage bin) e il suo codice (material number). Il merito per il conseguimento di questo beneficio è da attribuire soprattutto del lavoro svolto durante la fase di riorganizzazione dei magazzini, in cui tutti i materiali sono stati ordinati per tipologia e gli scaffali numerati con scritta di riconoscimento (lo scopo è di favorire già visivamente la ricerca dell’articolo richiesto).
• Allocazione precisa dei costi.
Aspetto trattato nel quarto capitolo, nella parte relativa la gestione degli ordini.
• Uniformità di codice e descrizione.
Anche questo aspetto è stato trattato nel quarto capitolo, nella parte relativa la gestione dei materiali.
5.3 Considerazioni finali
In conclusione, tenendo conto delle problematiche riscontrate durante le fasi d’implementazione e dei vantaggi previsti dall’utilizzo del sistema, le risposte ottenute seppure in maniera approssimativa, possono ritenersi soddisfacenti ed incoraggianti per il raggiungimento di migliori risultati ottenibili in futuro.
I reali benefici ottenibili con il sistema Sap R/3 non sono immediati ma sono riscontrabili solo dopo diversi anni d’utilizzo del sistema; quindi per il momento è possibile solo giudicare il
lavoro d’implementazione e elaborare delle previsioni future sul raggiungimento degli obiettivi.
Lo scopo principale dell’implementazione del modulo MM (Material Management) è gestire i materiali per la manutenzione delle macchine, per ridurre le fermate di produzione causate dalla mancanza di scorte in magazzino e per diminuire i costi d’approvvigionamento.
Negli stabilimenti della Sca Hygiene Products la sensazione è che siano diminuite notevolmente le fermate delle macchine: quindi si potrebbe affermare che l’obbiettivo è stato raggiunto, però in realtà si tratta solo di una previsione ottimistica perché i risultati si potranno concretizzare solo con i futuri bilanci d’esercizio.
Infine il lavoro svolto per favorire la messa in funzione del sistema è stato nel complesso soddisfacente, anche se in alcune situazioni poteva essere ottimizzato. Ad esempio, durante la fase di riorganizzazione, troppo spesso forti resistenze organizzative da parte dei direttori di stabilimento e lo scarso impegno di alcune parti del personale, hanno causato dei rallentamenti di esecuzione che potevano comprometterne l’avvio. Sarebbe stato importante anche che gli utenti fossero stati sensibilizzati fin da subito sulle difficoltà dei processi da affrontare, soprattutto in vista di una partecipazione ed una collaborazione attiva e utile degli stessi per una miglior customizzazione del Sistema.
Infatti è vero che Sap R/3 “cambia la vita” in quanto costringe a pensare e a lavorare in maniera molto diversa da prima, ma se non viene correttamente inserito nel contesto aziendale può anche diventare uno strumento apporta notevoli appesantimenti e costi eccessivi di gestione in qualsiasi realtà industriale.
