ANALISI DEL SISTEMA DI GESTIONE MATERIALI AZIENDA OSPEDALIERA S.Orsola-Malpighi

ANALISI DEL SISTEMA DI GESTIONE MATERIALI AZIENDA OSPEDALIERA

S.Orsola-Malpighi

07.06.2012

Obiettivo

Analisi del processo di gestione materiale nel centro logistico (farmaci e beni economali) con particolare attenzione alle procedure fisiche ed informative di:

Accettazione materiale

Stoccaggio e/o transito nel centro logistico (CeLog) Servizio ai punti di consumo

Rientro dai punti di consumo

Attività svolte_1

1

2

• Farmaci a T 8/25°C

• Farmaci a T controllata

• Stupefacenti

• Transiti

• Conto deposito

• Conto visione

• Voluminosi del magazzino economale

• Infiammabili

Attività svolte_2

3. Studio del flusso (materiali e info) che caratterizza la gestione delle singole macrofamiglie.

Es:

4. Raccolta dati da DB disponibili e susseguente analisi

5. Identificazione delle principali criticità/aspetti da approfondire

6. Conclusioni e definizioni delle potenziali attività future

reparto

addetto alla emissione ordini

magazzino Richiesta emissione

d’ordine

case farmaceutiche Emissione

ordini prodotti

MAPPA FLUSSO MATERIALI

”a scorta”

Reparti Uffici

”in transito”

”in conto deposito”

Prodotti in scadenza presso i p.ti di consumo

Prodotti scaduti Centro LOG

p.ti di consumo Ri

Ambulatori p.ti di consumo Ai

p.ti di consumo Ui

?

?

?

? ? ?

Prodotti scartati dai p.ti di consumo

ok

Prodotti consegnati nel 2011_1

Materiale con gestione “a scorta”:

• 83.303.644 prodotti consegnati

• 532 utenze interessate dalle consegne, di cui:

• 100 reparti provvisti di posti letto

• 432 utenze “generiche”

HP: analisi limitata ai prodotti “in uso”_ANNO 2011

0 50000 100000 150000 200000 250000 300000 350000

6003416 6007601 0600R102 6000101 0600DDIP 6008701 0600CT10 6007902 6004181 6007303 0600B101 6007802 6001781 6008901 6000402 060041UT 6006602 6004201 6001702 6000401 0600CT11 0600OM80 0600CCHP 6001701 6000504 6003001 0600P1P3 6005701 6004103 6002203 6007401 6004304 6002504 6008101 6003101 0600PEPR 6008201 0600528D 6001782 6002803 6000529 6001204 6002501 0600DEPA 6008003 6000528 0600GEUR 6005401 6002002 6000602 6005601 6001401 0600CHGE 6006003 0600UP01 6004080 6000601 6008801 0600PS01 6000680 0600050B 0600LPNP 6000569 6001501 6004280 6000703 0D220080 0600PRN4 0600NPCP 6006603 6004708 6004706 0600GPRO 6004180 0600DEOC 0600CNP3 6002580 6000780 6001680 0600CHNP 0600DCHI 0600DHDV 0600LPPA 6004381 0600GURG 0600GEU5 0600NP80 6003704 6003404 6006580 0600DSOC 6003705 060005OA 0600LIT1 6006681 6004707 6000403 6004704 0D230081 0600CH03

Scorta

Scorta

Materiale con gestione “in scorta” – prodotti consegnati/posto letto

Prodotti consegnati nel 2011_2

Materiale con gestione “in transito”:

• 7.314.681 prodotti consegnati

• 483 utenze interessate dalle consegne, di cui:

• 96 reparti provvisti di posti letto

• 387 utenze “generiche”

0 5000 10000 15000 20000 25000 30000 35000 40000

6003416 6004304 6007802 6008701 6007601 6002203 6004080 060005OA 6001782 0600R102 0600CCHP 0600DEPA 6000101 0600DSOC 6000504 6001401 060041UT 6004181 6000401 0600LPNP 6001781 6004103 0600DHDV 6004201 0600PEPR 6007902 0600DEOC 0600DDIP 6006580 0600OM80 6001204 6004180 6002002 0600UP01 6007303 0600NP80 0600PS01 6000528 0600NPCP 6001680 6008901 6008201 6000703 6000529 0600GEUR 0600CHNP 0600CT10 6000680 0600LPPA 6005701 6003404 6003001 0600PRN4 0600050B 6005401 6000402 0600CT11 6000601 6001702 6008003 6006602 6000780 0600GPRO 6003704 0600DCHI 6000569 6004707 6004706 0600CNP3 6008101 0600B101 6001501 0600GURG 6005601 6006003 0600528D 6000602 6004708 6001701 0600P1P3 6008801 6006681 6002580 6003101 6004381 6002803 6002501 6007401 0D220080 6002504 0600CHGE 0600GEU5 6004280 0600CH03 6006603 0600LIT1 6003705 6000403 6004704 0D230081

Transito

Transito

Materiale con gestione “in transito” – prodotti consegnati/posto letto

Reparti selezionati

06000504 - DEG. CARDIOCHIRURGIA

06003101 - DEG. NEFROLOGIA, DIALISI/IPERT - SANTORO 06005601 - DEG. MEDICINA INTERNA - TOMASSETTI 06008201 - DEG. MEDICINA INTERNA - BOLONDI

0600DDIP - DEG.COM.CAMPIERI/PIRONI/FESTI/PS CORINAL 0600R102 - DEG T.I. ANESTESIOLOGIA - DI NINO

Note

Il valore della giacenza è una “foto” istantanea, pertanto non significativa del comportamento medio

0 20000 40000 60000 80000 100000 120000 140000

0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000 8000

giac/posto letto (€/posto letto)

consegnati/posto letto

0,00 1,00 2,00 3,00 4,00 5,00

IR POSTO LETTO (cons/giac)

reparto

posti

letto giac (pz)

giac (2011) (€)

giac/posto letto (€/posto letto)

consegnati/

posto letto

IR (cons/giac)

6000504 29.5 30292 45156 1531 32409 1.07

6003101 19.4 17278 13154 678 25923 1.50

6005601 29 7730 5710 197 20898 2.70

6008201 31.9 18266 15935 500 24414 1.34

0600DDIP 39.7 13151 23248 586 16774 1.28

0600R102 13.5 27710 91323 6765 121603 4.39

Analisi di dettaglio su reparti pilota_set1/2011

APPARE INTERESSANTE (E NECESSARIO) MONITORARE ED APPROFONDIRE LE PROCEDURE E IL COMPORTAMENTO ALLA CONSEGNA E PER LA GESTIONE DEL MATERIALE DA PARTE DELLE PERIFERIE (REPARTI)

APPARE UTILE RAGIONARE IL GRADO DI DETTAGLIO (up,CDR, altro) CON IL QUALE GESTIRE I FLUSSI E RACCOGLIERE I CORRISPONDENTI KPI PER AVERE DATI SOLIDI E CONSISTENTI CON IL REALE FUNZIONAMENTO DEL SISTEMA

Analisi di dettaglio su reparti pilota_set2/11_12

Criticità principali_1

• Rapporto distorto fra punti di consumo-centro logistico (CeLog), fuori dalla normale logica cliente/fornitore (richieste credibili – evasione certa con un livello di servizio monitorato)

 tendenza all’accaparramento da parte dei punti di consumo, e revisione delle richieste, spesso in autonomia, da parte del CeLog

 Una consistente frazione dei codici gestiti “a scorta” nel magazzino FARMACI registra giacenza nulla a fine mese, in particolare in prossimità del razionamento di fondi che si verifica a fine anno. (sistema CeLog snello (+) ma con quale costo in periferia di giacenze e scarti (-) e con quale livello di rotture di stock

(-)?)

• Procedure di chiamata/evasione ordine al centro logistico molto articolate, con regole deboli e poco rispettate

 proliferazione di canali differenti di ordinazione (mail, telefono, ..), non sempre con il corretto significato alle priorità di urgenza

 tendenza a sovraordinare da parte dei punti di consumo ed assenza di feedback nei casi di non evadibilità dell’ordine

 reiterazione continua delle richieste non evase per la cancellazione delle stesse da parte di CeLog (non c’è backlog)

 Procedura informatica poco flessibile e in alcuni casi lontana dalla realtà

Criticità principali_2

• Procedura di supporto per la riconsegna del materiale da parte dei p.ti di consumo migliorabile

 le riconsegne di materiale verso il CeLog non sono precisamente gestite dai punti di consumo (CeLog ok)

 la procedura di supporto non è informatizzata

 le riconsegne al magazzino spesso avvengono quando ormai il prodotto è prossimo alla scadenza o scaduto

• Scarso monitoraggio del comportamento dei punti di consumo, in termini di giacenza e di scarti di materiale in locale → probabili comportamenti non omogenei e/o efficienti

 scarsa tracciabilità dei flussi e di controllo delle scorte (in real time o semi real time) a livello di punti di consumo.

 registrazione del solo consumo medio di reparto, che in ogni caso non rappresenta un benchmark di consumo legato al fabbisogno

 assenza di valutazione del flusso verso i punti di consumo mediante l’effettiva unità di movimentazione

• Procedure di handling al centro logistico articolate e ridondanti (elevato consumo risorse)

 possibile razionalizzazione del layout e delle procedure di lavoro

 replicazione delle operazioni di controllo a causa della creazione parziale e/o a più riprese delle unità di consegna

 soggettività in alcune operazioni (preparazione spedizioni)

• Difficoltà di gestione del materiale destinato allo stoccaggio nelle celle frigorifere

• Pannello di KPI (key performance indicator) con principale vocazione logistica (tecnica ed economica) legati al comportamento dei punti di consumo e del CeLog è migliorabile

 non omogeneità nelle regole di compilazione dei database di supporto attualmente presenti

 valorizzazione delle caratteristiche dei materiali (giacenze e flussi) resa molto onerosa e complicata dalla soggettività di compilazione dei DB e dalla assenza di alcuni campi “logistici” (es: unità di movimentazione)

Criticità principali_3

Next steps_1

PROGETTI DI MIGLIORAMENTO AD OGGI POTENZIALMENTE INTERESSANTI Premessa

Il primo obiettivo (condizione necessaria per ogni miglioramento) è l’introduzione di un corretto legame cliente_fornitore, fra CeLog e punti di consumo (resistenza al cambiamento!?) e della razionalizzazione del supporto informativo soprattutto circa le regole e la disciplina di compilazione

P1

Monitoraggio della gestione dei materiali all’interno di reparti pilota al fine di verificare la fattibilità e l’impatto relativamente a:

• efficienza ed efficacia delle politiche di approvvigionamento (a meno dei metodi)

• strumenti (informatizzati) per la tracciabilità dei flussi di reparto (richieste, giacenze, riconsegne e scarti)

• strumenti (eventualmente automatici) per la gestione del magazzino di reparto

Next steps_2

P2

Definizione di un panel di KPI per il monitoraggio dei punti di consumo (soprattutto) e di CeLog, in funzione di driver di costo e/o dati di benchmark. L’obiettivo nel medio termine è definire un benchmark dei consumi per centro di consumo (tra l’altro evidenza sperimentale: monitoraggio→efficienza)

P3

• Definizione di algoritmi per la gestione delle scorte in maniera coordinata all’andamento della domanda reale e in funzione della disponibilità di prodotto (non necessariamente della presenza fisica a magazzino).

P4

• Work sampling delle attività di CeLog e identificazione delle operazioni VA (a valore aggiunto) e NVA (non a valore aggiunto) al fine di limitare l’impatto delle operazioni NVA

P5

• Analisi delle procedure e dei costi legati al vettoriamento della merce verso i punti di consumo