Federico Mantuano Visual brand identity ISBN 9788857910703
© 2021 by Dario Flaccovio Editore s.r.l. - tel. 0916700686 www.darioflaccovio.it
www.webintesta.it magazine.darioflaccovio.it darioflaccovioeventi.it Prima edizione: gennaio 2021
Mantuano, Federico <1979->
Visual brand identity : come aumentare le prenotazioni con un’immagine
che parla alla mente e al cuore dei tuoi ospiti / Federico Mantuano. - Palermo : D. Flaccovio, 2021.
ISBN 978-88-579-1070-3 1. Relazioni pubbliche.
659.2 CDD-23 SBN PAL0339292
CIP - Biblioteca centrale della Regione siciliana “Alberto Bombace”
VISUAL BRAND IDENTITY
Come aumentare le prenotazioni con un’immagine che parla alla mente e al cuore dei tuoi ospiti
Federico Mantuano
Dario Flaccovio Editore
Prefazione di Danilo Beltrante ... pag. 7
Guida alla lettura ... » 13
Come è strutturato questo libro? ... » 13
Introduzione ... » 17
Giorno n. 1 ... » 21
1.1. Prima di iniziare è meglio evitare di sbagliare ... » 21
1.2. Tempo: tu che non mi basti mai! ... » 23
1.2.1. Schema per gestire le attività e risparmiare tempo ... » 24
1.2.2. Quadrante 1: urgente e importante ... » 26
1.2.3. Quadrante 2: poco urgente ma importante ... » 27
1.2.4. Quadrante 3: urgente ma non importante ... » 27
1.2.5. Quadrante 4: non urgente e non importante ... » 28
1.3. Giorno 1: attività da svolgere per ottimizzare il tempo ... » 28
Giorno n. 2 ... » 33
2.1. Obiettivi: il punto di partenza ... » 33
2.2. Come si definisce o ridefinisce un obiettivo? ... » 35
2.2.1. S – Specific (specifico) ... » 35
2.2.2. M – Measurable (misurabile) ... » 36
2.2.3. A – Achievable (realizzabile) ... » 37
2.2.4. R – Realistic (realistico) ... » 37
2.2.5. T – Time based (temporizzabile) ... » 37
2.3. Giorno 2: attività da svolgere per definire gli obiettivi ... » 38
Giorno n. 3 ... » 41
3.1. Focus concorrenza e non su te stesso ... » 41
3.2. I concorrenti: l’alleato che non ti aspetti ... » 45
3.3. Giorno 3: attività da svolgere per studiare la concorrenza ... » 46
Giorno n. 4 ... » 51
4.1. Il target: persone, no bersagli ... » 51
4.2. Giorno 4: attività da svolgere per individuare il tuo ospite ideale ... » 55
Giorno n. 5 ... » 57
5.1. Come trovare l’idea differenziante per essere unico in un mercato competitivo ... » 57
5.2. Quando lavorare sulla identità della visual brand identity ... » 60
5.3. Piccoli escamotage per rompere il ghiaccio e attrarre nuove idee ... » 63
5.4. Giorno 5: attività da svolgere per trovare l’idea differenziante per essere unico in un mercato competitivo ... » 67
Giorno n. 6 ... » 73
6.1. Un nome è per sempre ... » 73
6.2. Giorno 6: attività da svolgere per trovare un nome che funziona ... » 76
Sommario
Giorno n. 7 ... » 79
7.1. Il logo: il faro della tua comunicazione ... » 79
7.2. Giorno 7: attività da svolgere per creare o migliorare il tuo logo ... » 82
Giorno n. 8 ... » 85
8.1. Come il colore influenza una prenotazione ... » 85
8.2. Giorno 8: attività da svolgere per identificare il colore giusto adatto alla tua struttura ... » 92
Giorno n. 9 ... » 97
9.1. Ognuno ha il suo “carattere” ... » 97
9.2. Giorno 9: attività da svolgere per definire il carattere della tua struttura » 99
Giorno n. 10 ... » 101
10.1. Come fare accoglienza con le immagini ... » 101
10.2. Giorno 10: attività da svolgere per la tua visual brand identity offline .. » 111
Giorno n. 11 ... » 115
11.1. Le fotografie: un’immagine che vale più di mille parole ... » 115
11.2. Pulizia tutti i dubbi porta via ... » 118
11.3. Tutto è più luminoso con un sorriso ... » 118
11.4. Gnam gnam, il gusto della foto ... » 120
11.5. Giorno 11: attività da svolgere per scattare le foto giuste ... » 121
Giorno n. 12 ... » 125
12.1. Gli annunci: un appuntamento al buio ... » 125
12.2. “Metto prima la foto della camera o quella della…?” ... » 129
12.3. Giorno 12: attività da svolgere per creare un annuncio che funziona .... » 131
12.3.1. Il titolo del tuo annuncio ... » 133
12.3.2. Le fotografie ... » 134
12.3.3. La descrizione e i flag delle dotazioni ... » 142
Giorno n. 13 ... » 147
13.1. Il sito internet che lavora al posto tuo ... » 147
13.2. Giorno 13: attività da svolgere per migliorare il tuo sito web ... » 151
13.2.1. Esempi pratici di siti web con una visual brand identity ... » 154
Giorno n. 14 ... » 157
14.1. Grammatica visiva della brochure per acquisire nuovi appartamenti ... » 157
14.2. Giorno 14: attività da svolgere per creare una brochure accattivante .... » 159
Giorno n. 15 ... » 165
15.1. Il brand: un ponte tra emozioni e desideri ... » 165
15.2. Giorno 15: attività da svolgere per migliorare le associazioni mentali del tuo brand ... » 170
Conclusioni ... » 172
Ringraziamenti ... » 174
Bibliografia e Sitografia ... » 175
Prefazione
di Danilo Beltrante
Il mondo che conosciamo, quello che abitiamo, che ci ha accolto alla nascita per intenderci, è basato sul consumismo e l’utilita- rismo. Segue regole strane, dettate dall’economia delle grandi aziende e non più dalle necessità reali degli individui.
Negli ultimi quarant’anni la situazione è ulteriormente peggio- rata. Se già prima gli stati erano sottomessi alle richieste dei grandi industriali, oggi esistono aziende che da sole valgono più del PIL della maggioranza delle nazioni. Il potere è passato drammaticamente in mano alla finanza speculativa, che è quan- to di più lontano da quello che serve alle persone.
In questo contesto macro economico volenti o nolenti ci trovia- mo a portare avanti le nostre attività extralberghiere, ci dobbia- mo confrontare quotidianamente con i giganti del web che la fanno da padrone, i quali utilizzano strumenti sofisticatissimi di marketing e con algoritmi perversi riescono ad intercettare a piacimento il mercato, estraendone buona parte del valore e spesso senza redistribuirlo alla comunità, a esclusivo vantaggio degli azionisti.
Questa realtà non coinvolge solo il turismo, ma tutti i settori economici. Quasi nessuno ormai acquista abbigliamento in un negozio generalista. Ci vorrebbe troppo tempo per capirne lo
stile. Il potere della comunicazione induce la persona nella scel- ta ancor prima di varcare la soglia del negozio, fisico o virtuale che sia.
Le grandi aziende hanno speso milioni di euro per semplifica- re la comunicazione della loro unicità, delle loro caratteristiche differenzianti. Ikea ha rivoluzionato il mercato dell’arredamen- to grazie ai pacchi piatti e alle istruzioni a prova di bambino. E quel logo blu e giallo ci richiama immediatamente queste carat- teristiche.
Nella ristorazione sta accadendo la stessa cosa. Brand come Rossopomodoro per le pizzerie, o MacDonald’s per i fast food, sono immediatamente riconoscibili per i turisti (e non) alla ri- cerca di una soluzione di quel tipo.
Nell’ hotellerie i marchi come Marriott e Hilton crescono di pari passo con la loro capacità di comunicare i propri valori.
Tornando al nostro mondo, i grandi portali sono di fatto un in- termediario indispensabile per arrivare ai clienti che, anche se potrebbero, non hanno interesse ad investire il loro tempo per scovare la perla nascosta dietro un sito fatto male, un logo allo stato grezzo, una traduzione sbagliata. Si può essere la migliore soluzione possibile, ma senza una corretta comunicazione sem- plicemente quella struttura non esiste.
Questo trend apparentemente senza freni, di scelta compulsiva sollecitata dal marketing grazie alla creazione di bisogno, esclu- sività, scarsità – e tutti i principi che Cialdini descrive bene nel libro Le Armi della Persuasione – che porta le persone a preno- tare distrattamente, accelera il processo di prenotazione impe- dendo di fatto ai turisti di conoscere realmente la struttura dove passerà le vacanze, affidandosi a recensioni che sempre meno rappresentano la realtà, perché pilotate sulla base delle caratte- ristiche dell’utente, sugli interessi di vendita delle piattaforme, e non più vocate a una reale comparazione oggettiva.
Il mondo dell’online e quello dell’offline sono sempre più col- legati. Il sorriso stampato sul pacco consegnato da Amazon ci annuncia immediatamente che è arrivato il prodotto ordinato sul sito. La segnaletica aeroportuale di Easyjet rimanda talmen- te alla grafica del sito che la prima volta che la vidi mi sembrò di essere il personaggio di un videogame. Potere della brand iden- tity!
È un dato di fatto. Chi ha i soldi per comunicare meglio vince.
Una partita persa in partenza. Oppure no. Qualcosa sta cam- biando.
Chi opera nel settore extralberghiero in cuor suo lo sa bene. In un’epoca dove gli strumenti digitali hanno democratizzato la co- municazione, anche il piccolo operatore, grazie alle giuste dritte contenute in questo manuale, può creare per la sua attività una comunicazione da far invidia alle grandi catene alberghiere. Al- cuni lo hanno già fatto con risultati straordinari.
Comunicare in maniera semplice ed immediata persegue due macro obiettivi. Il primo è quello appunto di essere visibili, co- municando i propri valori attraverso colori, font, grafiche, imma- gini che i clienti possano riconoscere velocemente. Il secondo è quello di rendere speciale l’esperienza del cliente, e dimostrare in questo modo l’attenzione e la cura che si hanno per lui. Comu- nicare correttamente diventa inoltre un elemento di differenzia- zione della propria attività nei confronti dei competitor.
Nel nostro settore pochissime attività puntano sulla comunica- zione, e di queste ancora meno applicano i principi della brand identity che Federico Mantuano ha raccolto con chiarezza nel manuale che ti accingi a leggere.
Hai tra le mani l’occasione di capire quali sono gli step per ren- dere speciale e unica la tua struttura agli occhi dei tuoi ospiti, e poterlo ribadire in tutte le fasi di contatto, dalla prenotazione online all’accoglienza offline.
Essere chiari nella comunicazione, rendere semplici i messaggi diventa inoltre segnale di rispetto per il tuo ospite, che non deve essere costretto a leggere interminabili A4 male impaginati per scovare l’orario di check-out, ma può trovare ad esempio questa informazione in un quadretto carino appeso alla porta di ingres- so, con una grafica realizzata a costo zero con Canva, una risorsa gratuita disponibile online.
Come in tutti i libri della collana Bed&Business, anche in questo troverai informazioni inedite, specifiche per questo settore e ta- rate sul tuo lavoro, scritte da chi è impegnato quotidianamente sul campo.
Con questo manuale imparerai a creare la tua immagine di suc- cesso. Applicandone i principi riuscirai a dare una veste profes- sionale al tuo business, sia che tu abbia una camera, sia che tu gestisca decine di appartamenti. Proprio come fanno i grandi marchi, ma senza spendere una fortuna!
Buona lettura!
Voglio farti una promessa:
leggendo questo libro potrai costruire
la tua visual brand identity in quindici giorni non un giorno di più, non uno di meno.
Guida alla lettura
Come è strutturato questo libro?
All’interno della parola “viaggio” ognuno di noi racchiude dei significati che evocano sensazioni positive. Il viaggio è una par- te importante della nostra vita. Spesso il punto di partenza è rappresentato da una cena con amici di ritorno da una vacanza, un post che scorre sulla bacheca del nostro profilo Instagram, dalla trama di un film avvincente che ci proietta in scorci di cit- tà e luoghi che sogniamo di visitare. Una piacevole suggestione spesso dà il via a una fase di ricerca online.
Da qui parte il percorso di prenotazione del viaggiatore. È fatto di tanti momenti e luoghi digitali e può iniziare anche mesi pri- ma dell’arrivo dei tuoi potenziali ospiti. Questo percorso non è affatto lineare. Gli utenti svolgono una serie di azioni passando da portali di prenotazioni, siti web, profili social, recensioni e blog di viaggio. Tutto avviene in contesti di utilizzo diversi, men- tre si svolgono più azioni contemporaneamente, come durante un viaggio in metro oppure in fila alla cassa. Il tuo obiettivo è quello di creare un’immagine della tua struttura sempre pronta e adeguata durante tutte le fasi.
L’approccio pratico di questo libro ti condurrà dietro le quin- te della mia attività di designer durante le fasi di creazione di una Visual Brand Identity. In questo modo, potrai fare subito le
scelte giuste, senza rischiare di perdere tempo. Sarà un viaggio fatto di indicazioni, consigli pratici e schemi che potrai mettere in pratica fin da subito, giorno per giorno.
Il titolo di questo libro è composto da tre parole: Visual Brand Identity. Ognuna di esse ha un significato ben preciso che scan- disce le fasi per la creazione di un’immagine che ti permetta di aumentare le prenotazioni parlando alla mente e al cuore dei tuoi ospiti.
Ogni parola che compone il titolo accompagna il tuo ospite in tutte le fasi del suo viaggio. Vediamole una per una.
IDENTITÀ – IDENTITY
Nei primi cinque giorni ci occuperemo della tua Identità – Identity.
L’identità è l’insieme delle caratteristiche uniche che contraddi- stinguono la tua struttura rispetto alle altre presenti nel tuo ter- ritorio. Tante strutture hanno molti tratti di unicità che danno per scontato o che invece neppure sanno di avere.
L’obiettivo è trovare il tuo elemento caratterizzante che ti renda lo specialista per una determinata tipologia di ospiti. Gli schemi presenti in questo libro ti aiuteranno a trovare la tua unicità e a comunicarla nel migliore dei modi. Quando sarai diventato “uni- co” i turisti vorranno essere tuoi ospiti anche se la concorrenza offre servizi migliori o prezzi più bassi.
Identity (o identità) è il cuore pulsante della tua attività, la pro- messa che fai agli ospiti in fase di prenotazione. Confezionare la propria identità è il lavoro che fai dietro le quinte, un’attività utile a presentarti in modo puntuale sul mercato. L’identità uni- ca serve a distinguersi dalle strutture comuni che si differenzia- no solo perché hanno il prezzo più basso.
IMMAGINI – VISUAL
Una volta trovata la tua identità ci concentreremo su come vestir- la di immagini. Il visual: l’insieme di elementi grafici, fotografie,
colori e messaggi che veicolano la tua identità. Il visual è il filo conduttore che accompagna la tua identità, lo ritrovi negli annun- ci di prenotazione, sul tuo sito web, nella tua struttura e ovunque tu sia presente. Il visual è rappresentato da tutto ciò che gli ospiti vedono di te, mentre tu stai facendo altro. L’obiettivo di un’im- magine, di un colore o di un simbolo grafico è quello di essere compresi con il minimo sforzo da chiunque. Il tuo visual orienta il processo di scelta e prenotazione. Gli spunti e i riferimenti che troverai all’interno del testo sono frutto di esperienze vissute sul campo. I giorni dedicati al visual sono ricchi di riflessioni che ti permetteranno di comprendere come puoi facilitare la tua attivi- tà extralberghiera facendo lavorare le immagini al posto tuo.
IL BRAND
Quando l’identità è definita, il visual la può raccontare e il brand la rende memorabile nel cuore e nella mente dei tuoi ospiti. Per questo motivo gli ultimi giorni saranno dedicati al tuo brand.
Il brand è l’insieme delle sensazioni, emozioni e significati che gli ospiti attribuiscono alla tua struttura. A differenza dell’iden- tità che è la promessa che fai ai tuoi ospiti in una fase iniziale, il brand è quello che gli ospiti pensano di te dopo aver soggiornato.
Quando la promessa fatta con la tua identità in fase di prenota- zione coincide con quello che i tuoi ospiti percepiscono, vivono e raccontano, possiamo parlare di brand.
Uno dei luoghi dove si verifica la presenza del brand sono le re- censioni, che confermano l’identità della tua struttura che viene descritta in base all’esperienza vissuta.
Il tuo brand rende indelebili i significati della tua struttura ed entra a far parte dei ricordi degli ospiti. Ogni esperienza che ab- bia un elemento di originalità viene ricordata come una nuova emozione e siamo tutti alla ricerca di emozioni che ci proiettino in una dimensione chiamata brand.
Introduzione
Caro lettore, magari sei abituato a divorare letteralmente le pa- gine di un libro in un paio di giorni. Oppure sei (come me, lo con- fesso) un lettore che si prende i suoi tempi, abituato a leggere con calma per metabolizzare i concetti e farli suoi.
Ti assicuro che con questo libro tutte queste regole non valgono!
Sai perché? Perché nelle pagine che seguono ho deciso di condi- videre il metodo perfezionato negli ultimi venti anni attraverso il quale costruire le strategie di visual marketing più adatte a te.
E per farlo avrai bisogno esattamente di quindici giorni.
Venti anni di esperienza in quindici giorni. È questo il viaggio che ti propongo.
Ogni singolo concetto che ho espresso in questo libro è frutto di tentativi, errori e tanti nuovi punti di vista che mi hanno per- messo di creare insieme a molti operatori del settore un metodo di lavoro applicabile a qualsiasi struttura ricettiva.
Le pagine che seguono sono divise in giorni. E dovrai tenere il passo!
Lascia la fretta in un angolo, ogni giorno un capitolo con una singola, ma importante azione da compiere che ti aiuterà a me- tabolizzare meglio le informazioni.
Non avere fretta di passare al giorno successivo… Alcuni dei con- cetti trattati hanno bisogno di tempo per trasformarsi in azioni da poter applicare al tuo lavoro.
Credo che concorderai con me che le cose fatte bene hanno biso- gno del giusto tempo!
Anche se in modo un po’ diretto, vorrei porti la stessa domanda che pongo sempre ai miei clienti prima di iniziare il lavoro sulla loro struttura extralberghiera:
“Ti sei mai chiesto a cosa presta attenzione il tuo ospite quando deve prenotare una camera o un appartamento?”
Molti fanno caso all’aspetto in generale, qualcuno cerca qualco- sa di specifico come un parcheggio per moto visto che ama viag- giare su due ruote, altri un posto confortevole per trascorrere qualche giorno con la propria famiglia e ritrovarsi insieme. Tanti partono direttamente dal prezzo o leggono prima le recensioni per ricevere le dovute rassicurazioni su ciò che stanno cercan- do. Insomma, ognuno cerca qualcosa di specifico che lo faccia sentire in vacanza fin dai primi sguardi.
In sostanza, le prime tre cose che le persone guardano quando devono prenotare sono:
x il prezzo x le recensioni x la tua immagine.
In questo manuale ci occuperemo della tua immagine, poiché grazie a questa sarai in grado di poter aumentare i prezzi e quin- di le marginalità e ottenere più recensioni positive grazie anche a un’esperienza memorabile.
Questo è il fulcro della visual brand identity, in italiano identità visiva di marca, ovvero l’insieme degli elementi grafici e visivi
con cui la tua attività extralberghiera si presenta ai potenziali ospiti.
Il tuo logo, le tue foto, il tuo sito internet, le parole che usi e tutto ciò che rappresenta te (senza che tu sia fisicamente presente) fanno parte della tua immagine che deve dialogare con chi vuole prenotare. Tutto deve essere assolutamente coordinato e coe- rente nei minimi dettagli.
Pensaci bene, fra tutte le attività che hai dovuto svolgere per creare questa nuova opportunità, la tua immagine è l’elemento più immediato per catturare l’attenzione degli ospiti e farsi no- tare prima degli altri. Certo, la leva del prezzo della camera è un fattore importante durante la fase iniziale di ricerca online, ma con un’immagine ben fatta e studiata, che risponda ai potenzia- li bisogni del tuo ospite, possiamo neutralizzarla e uscire dalla lotta dei prezzi.
I clienti spesso scelgono il prezzo più basso perché non hanno altri appigli che permettano loro di comprendere fino in fondo il valore di quanto stanno acquistando. Una visual brand identity ben studiata amplifica il tuo valore e rende la tua struttura rico- noscibile rispetto ai tuoi competitor.
Il libro ha un approccio pratico che ti condurrà dietro le quinte della mia attività di designer durante le fasi di creazione di una brand identity. Potrai fare subito le scelte giuste, senza rischiare di perdere tempo. Sarà un viaggio fatto di indicazioni, consigli pratici e schemi che potrai mettere in pratica fin da subito.
La sfida più grande è quella di ottimizzare le risorse che hai. L’u- nico modo per vincerla è organizzare bene i processi, focalizzar- ti su attività di visual brand identity su misura per la dimensio-
ne della tua struttura che ti permettano di risparmiare tempo, evitare errori e ottenere risultati tangibili misurando con stru- menti specifici la potenza della tua immagine.
Ho visto molti operatori partire e poi fermarsi a riflettere su quanto fatto perché spesso non ottengono i risultati sperati. E questo si traduce in una perdita di tempo.
Il metodo Visual Brand Identity nasce per rispondere alla neces- sità di intercettare nel minor tempo possibile il miglior ospite per te, in armonia con il territorio e le tue passioni. Sto parlando di costruire le fondamenta del tuo successo, e questo merita il giusto tempo.
Per questo ti chiedo solo di fidarti di me, tra quindici giorni mi ringrazierai.
Cominciamo!
Giorno n. 1
1.1. Prima di iniziare è meglio evitare di sbagliare
Direi che siamo pronti a iniziare, ma prima di farlo è importante sgombrare il campo da potenziali trappole nelle quali è facile cadere. Per fare questo, durante tutto il libro utilizzeremo “la tecnica dello scalatore”.
Questa è una tecnica che viene utilizzata sia da psicologi che da esperti di marketing per semplificare le situazioni, anche quelle più complicate; ti permetterà di metterti nella condizione men- tale migliore così da affrontare e superare eventuali ostacoli che ti separano dal tuo obiettivo: le prenotazioni.
Il nome di questa tecnica deriva dagli scalatori più esperti, quelli che raggiungono cime molto alte, dove c’è una scarsa quantità di
ossigeno, le condizioni climatiche sono molto aspre e i percorsi sono stati poco battuti. Questi sono tutti elementi che possono rappresentare un pericolo e quindi un ostacolo al raggiungi- mento della meta.
Ma veniamo al dunque: cosa fanno gli scalatori?
Prova a ricordare se in qualche discorso o dialogo con qualcuno hai mai utilizzato l’espressione: “passo dopo passo arriveremo alla vetta”. Non so te, per quanto mi riguarda, tutte le volte che sento pronunciare questa espressione mi vedo piccolo piccolo alle pendici di una montagna le cui vette sono ricoperte da nu- vole e la domanda che mi pongo sempre è: “ma quanto ci vuole ad arrivare fino alla cima? Mamma mia che fatica!”.
Vedersi in basso con una lunga strada da compiere, per lo più in salita, non aiuta molto le buone intenzioni. Soprattutto se in alto vedi qualche nuvola di troppo, direi che hai molte probabilità di fare qualche passo per poi tornare indietro scoraggiato.
Per ovviare a questa trappola gli scalatori agiscono al contrario.
Partono dalla vetta per poi arrivare a valle. Frazionando le tappe verso il basso. Facendo così si suddivide il percorso in tanti pic- coli obiettivi facilmente raggiungibili. La particolarità di questa tecnica, che potremmo definire anche dei piccoli passi, è quella di permetterci di immaginare cosa c’è in vetta.
Step by step, invece di salire si ha la sensazione di scendere. Par- tire dalla vetta invece che dalla base ci permette di vedere in anticipo un ostacolo, un punto in cui è difficile proseguire, con la reale possibilità di dover tornare indietro di qualche tappa per ridisegnare un nuovo percorso.
Un viaggio lungo per essere sostenibile ha sempre bisogno di piccole tappe intermedie.
Quindi siamo sulla vetta, proviamo a sgombrare il campo dal- le nubi e dalla fitta nebbia che potrebbe farci finire in qualche impervio sentiero, e iniziamo a creare la tua strategia di visual brand identity.
Se eviti di cadere negli errori più comuni, eviti di perdere tempo nel rialzarti e conquisti la cima prima dei tuoi concorrenti.
1.2. Tempo: tu che non mi basti mai!
“Ci vorrebbero le giornate di quarantotto ore!”.
Questa è la tipica esclamazione che sento dire a molti operatori extralberghieri quando iniziamo a collaborare. In effetti non li biasimo, le attività quotidiane sono molte e si moltiplicano co- stantemente, mentre il tempo e le risorse umane ed economiche a disposizione sono limitate.
In prima battuta l’unica soluzione che ti sembra di poter adotta- re è fare tutto nel minor tempo possibile e via con la fretta.
La fretta rannuvola i pensieri e toglie lucidità nella programma- zione delle tappe da seguire.
Una cattiva programmazione spesso può solo raddoppiare i tempi di esecuzione per svolgere una mansione e, nel tam tam quotidiano fra i mille impegni giornalieri, l’aspetto più impor- tante che spesso viene tralasciato, ma che in realtà ti potrebbe fin da subito aiutare a lavorare meglio, è creare l’immagine della tua struttura senza doverci ritornare sopra.
A differenza di tanti aspetti di cui ti devi occupare e che necessita- no di continui aggiustamenti come le tariffe di vendita, la conta- bilità, la gestione delle recensioni, i preventivi, la gestione quoti- diana, le pulizie, etc., l’immagine della tua struttura è per sempre.
Una volta definita, la tua visual brand identity lavorerà da sola, parlando ai tuoi ospiti al posto tuo mentre tu puoi occuparti di tutto il resto.
Diciamo la verità: anche se ci si mettesse tutta la buona volontà del mondo, creare la propria immagine non è mai semplice. Tu ci provi e ti rendi conto che l’evoluzione della comunicazione è sempre più veloce, afferrare nuovi trend per comprenderne le dinamiche è un’impresa ardua.
Abbiamo visto come la risorsa più preziosa che abbiamo, il tem- po, è sempre più limitata e fra le mille incombenze del lavoro, il tempo a disposizione per documentarsi e informarsi meglio è sempre scarso.
Certo online si trovano tante informazioni, molto spesso confu- se a tal punto che le persone fanno fatica a calarle nella propria realtà. Sembra di comprendere, di aver trovato qualche solu- zione, ma alla fine la domanda che molti si pongono è: “quindi?
Come mi devo presentare? Cosa faccio per prima?”.
1.2.1. Schema per gestire le attività e risparmiare tempo
Uno strumento che sono solito utilizzare quando ho tanti com- piti da svolgere è la matrice di Eisenhower. Il generale Dwight Eisenhower è stato uno dei protagonisti della Seconda Guerra Mondiale poi presidente degli Stati Uniti d’America dal 1953 al 1961. Ha introdotto un concetto ancora attuale ovvero quello della gestione del tempo dividendolo in “importante” e “urgen- te”. La sua citazione più famosa ti aiuta a racchiudere meglio questo concetto:
«La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante».
Durante la sua carriera il generale fu costretto a prendere con- tinuamente decisioni difficili che producevano una serie di in- combenze da gestire; nel tempo sviluppò un metodo che gli per- metteva di focalizzarsi esclusivamente sulle cose che contavano veramente, mettendo in disparte quelle che potevano essere de- legate oppure, per così dire, lasciate cadere.
L’obiettivo è quello di aiutarti a distribuire le azioni da compiere senza dover rincorrere continuamente le attività da svolgere. La matrice di Eisenhower ti permette di organizzare meglio le pri- orità separando ciò che è urgente da ciò che è importante e da ciò che è superfluo.
Le attività importanti sono i cosiddetti progetti a medio e lungo termine che sono in grado di migliorare costantemente la tua attività extralberghiera. Fra le attività importanti dell’extralber- ghiero possiamo inserire la cura della comunicazione online e offline, quindi tutto ciò che riguarda la tua immagine, il logo, le fotografie, il sito web, le schede degli annunci sui portali, poiché ti permette di intercettare utenti che navigano online e trasfor- marli in ospiti che pagano per alloggiare da te.
Le attività urgenti sono quelle che richiedono la tua immediata attenzione. Quindi la gestione di un ospite che ha problemi con un elettrodomestico che non funziona, che necessita di assisten- za sanitaria, oppure che ha smarrito le chiavi d’ingresso. Tutte queste azioni sono da svolgere nell’immediato e quindi necessi- tano di un pronto intervento.
Capita spesso di fraintendere o associare i due significati fra loro, sembrano simili ma in realtà non lo sono. Adesso entriamo nel vivo: guarda la figura 1.1.
Figura 1.1
1.2.2. Quadrante 1: urgente e importante
Quando hai troppe attività nel quadrante 1 ti invito a rivedere qualche aspetto organizzativo in modo da pianificare meglio le attività da fare.
Di seguito alcuni esempi di attività urgenti e importanti:
x tutto ciò che riguarda la tua salute x a tua moglie si sono rotte le acque x si rompe la caldaia in un appartamento
x l’ospite perde le chiavi o non riesce ad entrare x inviare un preventivo
x rispondere alle richieste degli ospiti che sono in fase di pre- notazione.
1.2.3. Quadrante 2: poco urgente ma importante
Nel secondo quadrante si collocano tutte le attività importanti nel medio e lungo periodo che puoi programmare e che ti per- mettono di vivere e lavorare meglio. Sono le fondamenta della tua attività fuori e dentro il lavoro. In questo quadrante è oppor- tuno inserire la maggior parte delle tue incombenze. Più riusci- rai a essere organizzato con attività programmate e maggiore sarà il tempo che avrai a disposizione per pensare, essere lucido e affrontare tutto con serenità. Alcuni esempi:
x la formazione su tematiche extralberghiere x pianificazione economica dell’attività
x pianificare l’incontro con consulenti e fornitori vari x organizzare le tariffe di vendita
x manutenzioni ordinarie dell’immobile x rapporti con i proprietari
x attività sportiva, hobby x attività familiari.
1.2.4. Quadrante 3: urgente ma non importante
Le attività presenti nel terzo quadrante necessitano della tua attenzione anche se ne vorresti fare a meno. Possiamo inserire qua tutte le interruzioni che arrivano da fattori esterni. Insom- ma, tutto quell’universo di persone che non vede l’ora di far af- fidamento su di te per qualche consiglio, sfogo, comunicazione improvvisa.
Vediamo qualche attività che possiamo annoverare in questo quadrante:
x chiamate improvvise di amici e parenti durante il lavoro x email varie che non siano preventivi o comunicazioni x messaggi WhatsApp
x storie private di collaboratori
x potenziali fornitori o collaboratori che inviano la propria candidatura.
1.2.5. Quadrante 4: non urgente e non importante
Nel quarto quadrante troviamo tutte le attività “mangiatempo”:
delle vere e proprie trappole in cui è facile cadere. Sono sicuro che con l’aiuto della matrice di Eisenhower da domani saprai gestirle al meglio. Appena puoi eliminale o limitane quanto più possibile il raggio di azione:
x perdersi nelle trame di internet mentre lavori, si sa una pa- gina tira l’altra
x diventare campione mondiale di scorrimento di pagine sui social network
x discutere con i collaboratori più volte sullo stesso argomento x controllare continuamente il telefono in cerca dell’ultima
notifica
x controllare continuamente le attività online di altre struttu- re vicino a te.
Queste attività sono quelle che ci fanno perdere più tempo di tutte. Si calcola che mediamente passiamo almeno due ore al giorno sui canali social e come avrai potuto notare le attività so- pra elencate ormai fanno parte del nostro quotidiano, eliminar- le completamente è impensabile, tuttavia riducendo il tempo che gli dedichiamo potremmo scoprire di avere una vita nuova piena di pause che ci aiutano a riflettere o a svolgere tante altre mansioni utili all’attività extralberghiera.
1.3. Giorno 1: attività da svolgere per ottimizzare il tempo Bene, direi che siamo arrivati alla fine di questo primo giorno e, come durante ognuno dei quindici giorni che trascorreremo
insieme, dovrai svolgere alcune piccole azioni. Iniziamo subito a riorganizzare insieme le attività.
Una distribuzione più consapevole ti permette di ricavare uno spazio per iniziare o lavorare o dare una bella rinfrescata alla tua immagine con uno dei cosmetici più efficaci che potrai tro- vare in commercio, ovvero la visual brand identity.
Ecco quattro azioni da compiere dopo questo primo giorno.
1. DRIN! DRIN! SVEGLIA
Per prima cosa ti chiedo di anticipare la tua sveglia quotidiana di circa quindici minuti così, mantenendo i soliti ritmi di sem- pre, puoi concentrarti sulla lettura quotidiana di questo libro.
È importantissimo partire con la mente riposata cosicché du- rante il giorno avrai modo di riflettere e scegliere il momento a te più favorevole per mettere in pratica quanto indicato.
Segna qui a che ora caricherai la sveglia stasera.
Metto la mia sveglia alle ore:____________________________________________________________________
2. AGENDA
Annota nella tua agenda l’appuntamento quotidiano con il li- bro, prevederlo anticipatamente ti aiuterà a concentrarti meglio e a evitare di riempire d’impegni il “quadrante quattro” – non urgente e non importante! Più che un impegno vedilo come un nuovo appuntamento quotidiano con te stesso e la tua immagi- ne. Spesso si attribuisce il significato di immagine alla propria persona fisica, mentre quando questo concetto è accostato alla
visual brand identity la cosa straordinaria è che non devi rimet- terti in forma in poco tempo, puoi evitare di andare per forza in palestra, puoi concederti qualche peccato di gola. Dovrai sem- plicemente dedicarti un ritaglio di tempo per te.
Segna il tuo appuntamento online o sulla tua agenda cartacea:____________________________________________________________________
3. L’OSPITE PIÙ GRADITO: TU!
Personalmente ho messo a punto un semplice modo per mante- nere acceso il radar sulla mia immagine. Semplicemente imma- gino di essere un cliente: nella cartellina del mio computer fra quelle dedicate ad ogni singola struttura ne inserisco una con il mio nome e cognome. Questo mi aiuta a ricordare che è fon- damentale lavorare su se stessi per aiutare gli altri nel migliore dei modi. Quindi immagina di essere un ospite famoso, oppure quello a cui tieni di più. Nel caso alloggiasse da te il tuo divo preferito o una persona che ritieni importante come ti compor- teresti? Sono sicuro che sfodereresti il kit delle mille attenzio- ni e scrupolosità! Per cui ora è il momento, trova un luogo nel tuo computer, sulla tua scrivania, appendi una tua foto oppure il logo della tua struttura al muro per ricordarti di te e di tutte le migliorie che potrai apportare alla tua attività grazie anche all’aiuto di questo libro.
Cosa posso fare per ricordarmiche anche io sono un ospite da curare?
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4. CREA IL QUADRANTE
Per ricreare il quadrante con la matrice di Eisenhower, prendi un semplice foglio bianco, magari uno di quelli che solitamente vengono utilizzati per la stampante, suddividilo in quattro par- ti e scrivi tutte le cose che ti fanno perdere tempo durante la tua attività professionale, puoi anche inserire la vita privata se pensi che possa facilitare il tuo lavoro, elencale tutte. Una volta terminato l’elenco prendi la matrice stampata e inizia ad alloca- re nei rispettivi quadranti tutte le varie attività “mangiatempo”.
Riassumendo:
x stampa lo schema x prendi carta e penna
x fai la lista delle attività “mangiatempo”
x distribuisci le attività “mangiatempo” nei vari quadranti del- la matrice.
Una volta completato lo schema sarai in grado di avere una mappa delle attività da svolgere e tutte le volte che qualcuno piomberà nella tua stanza improvvisamente, oppure ti inonderà di messaggi WhatsApp, potrai esclamare “Q4” ovvero quadrante quattro, non importante, non urgente!
Siamo al termine di questo primo giorno. Siamo partiti subito forte.
Molto probabilmente ti starai chiedendo due cose:
x la prima: “ma cosa c’entra tutto questo con la visual brand identity?”.
Facile: l’obiettivo di questo primo giorno è quello di comin- ciare a liberare il tempo necessario per costruire la tua visual brand identity come si deve. Le cose importanti necessitano del giusto tempo
x la seconda: “in quale quadrante la devo posizionare?”.
Inseriscila nel quadrante due, importante ma non urgente, a meno che la tua immagine non ti stia limitando nel ricevere tut- te le prenotazioni che ti meriti, in quel caso ti consiglio di inse- rirla nel quadrante uno. Importante e urgente!
Buon lavoro e a domani.
