MANUALE TELE-ASSEMBLEA (IL CONDOMINO)
Per accedere alla tele-assemblea, è sufficiente cliccare sul link di invio ricevuto via mail.
Chi accede via link nei 10 minuti antecedenti l’inizio dell’assemblea avrà la presenza auto confermata, altrimenti dovrà confermare la presenza come descritto in seguito.
I condomini già registrati sul sito potranno accedere all’assemblea anche a seguito dell’autenticazione all’area riservata.
Chi accede dall’area riservata troverà un pulsante con scritto “Entra nell’assemblea” come da successiva immagine.
In caso di accesso via smartphone o tablet potreste trovare un pulsante con l’icona di una casa come da successiva immagine. Cliccando tale icona si aprirà un menu a discesa dove come primo pulsante troverete il pulsante “Entra nell’assemblea”
La schermata seguente mostra la pagina dell’assemblea con presenza auto confermata tramite il link di invito
Cliccando quindi l’icona Ordine del giorno entrerete nell’assemblea nella pagina ORDINE DEL GIORNO come mostrato più avanti
La schermata seguente mostra invece la pagina dell’assemblea con presenza non confermata.
Cliccando sulla seguente icona entro 10 minuti prima potrete confermare la presenza come qui sotto illustrato
A presenza confermata accederete in automatico alla pagina dell’ordine del giorno come mostrato nell’immagine sulla successiva pagina
Sotto la scritta ORDINE DEL GIORNO, a seconda del software di videoconferenza utilizzato dall’amministratore e dal browser da voi utilizzato, ad esempio FIREFOX o CHROME, o dal device da
cui vi state connettendo, PC, TABLET o SMARTPHONE, le icone potrebbero essere diverse, in più o in meno. Piu avanti approfondiremo le varie tipologie di videoconferenza. In questo esempio specifico utilizzeremo il software JITSI, utilizzabile sia da PC con la maggior parte dei browser (Internet Explorer escluso) sia da SMARTPHONE che da TABLET.
In caso di utilizzo di uno SMARTPHONE si consiglia l’installazione dell’applicazione JITISI MEET scaricabile gratuitamente nel Google store o Apple store
L’icona JITSI VIDEO CHAT vi porterà in una schermata divisa in due orizzontalmente. Nella parte sinistra troverete l’applicativo web, sulla destra la videoconferenza.
Si raccomanda questa modalità da PC e TABLET ad alta risoluzione. Se invece vi collegherete con uno SMARTPHONE o un TABLET a bassa risoluzione vi conviene avviare la videoconferenza utilizzando l’icona APRI SUL WEB/APP e in parallelo utilizzare l’icona ENTRA IN CHAT, sia per prenotare l’intervento nella videoconferenza cliccando l’icona manina sia per inviare messaggi privati a uno o più utenti. Anche all’interno di Jitsi è possibile chattare ma la chat non potrà essere privata.
La seguente schermata mostra la schermata che si ottiene cliccando su JITSI VIDEO CHAT
Per entrare in videoconferenza basta cliccare sul riquadro di destra sul pulsante COLLEGATI ALLA RIUNIONE situato sotto al vostro nominativo che comparirà in automatico. Per facilitare i moderatori della videoconferenza si consiglia di non cambiare il nominativo. Sotto il pulsante Collegati alla riunione avrete 2 icone che servono ad abilitare il vostro microfono e la vostra telecamera.
Vediamo ora il riquadro di sinistra che è composto da quattro elementi. La toolbar in altro, che al momento mostra solamente l’icona per tornare all’ordine del giorno, più avanti analizzeremo tutte le altre icone che saranno presenti nella stessa.
Sotto la toolbar si trova il pannello per la prenotazione dell’intervento in videoconferenza.
Per richiedere la parola basta cliccare sull’icona della manina che se cliccata diventerà di colore rosso e il vostro nominativo apparirà nella lista delle prenotazioni. Cliccando sulla manina quando è di colore rosso questa tornerà bianca e il vostro nominativo sparirà dalla lista delle prenotazioni come mostrato nella immagine seguente.
Sotto il riquadro Prenotazioni troviamo il riquadro SCRIVI, utile a scrivere un messaggio o a una singola persona o a tutti o a gruppi di persone. Nella schermata il riquadro SCRIVI mostra solamente dei pulsanti, delle caselle di filtro e la lista dei partecipanti all’assemblea. Utilizzando la barra laterale è possibile visualizzare la casella di scrittura messaggi e il tasto INVIA.
Vediamo però questo riquadro espanso, cioè la sua vista da un device ad alta risoluzione come il PC Come potrete notare la casella di messaggio è ora visibile sulla destra della lista nominativi.
Cliccando sul pulsante TUTTI, selezionerete tutti i nomativi. La casella Filtro serve a filtrare i nominativi ad esempio per Scala, l’altra casella Nominativo serve a scegliere la visualizzazione dei nominati e può avere i seguenti altri due valori: Immobile + Nominativo o Immobile. Anche in questo riquadro è presente l’icona della manina accanto alla scritta Messaggio. Il pulsante NESSUNO serve a levare la spunta su tutti i nominativi mentre quello INVERTI a invertire la spunta. Se si vuole ad esempio inviare un messaggio a tutti i condomini tranne che all’amministratore si consiglia di procedere cliccando prima su TUTTI, poi rimuovere la spunta all’Amministratore. Se successivamente invece si vuole mandare un messaggio solamente all’Amministratore allora basta cliccare il pulsante INVERTI. A selezione nominativo effettuata e messaggio scritto è possibile cliccare sul pulsante INVIA che altrimenti è disabilitato.
Quando inviate un messaggio questo comparirà nella lista messaggi posta al di sotto del riquadro SCRIVI come mostra la seguente immagine
Nella lista messaggi come nell’esempio potete trovare l’icona elimina, che serve ad eliminare il messaggio inviato. Quindi solo l’autore del messaggio avrà la possibilità di eliminarlo
Ad assemblea iniziata e a quorum raggiunto per una voce all’ordine del giorno la schermata dell’o.d.g. sarà la seguente
Cliccando su l’icona DOCUMENTI potrete accedere all’archivio documentale, utile per condividere documenti con gli altri condomini oltre che per visionare quelli caricati dagli altri. Questa funzionalità è già utilizzabile a seguito del link di invito. La pagina dei documenti è qui sotto
rappresentata e mostra l’elenco dei documenti caricati dai condomini.
Solo il proprietario del documento ha la facoltà di eliminarlo o modificare il nome utilizzando le due seguenti due icone
Per scaricare il documento basta cliccarci sopra e l’icona antecedente il nome raffigura la tipologia dello stesso.
Per caricare un nuovo documento bisognerà scegliere il documento cliccando su il pulsante SCEGLI FILE situato nel pannello in azzurro che si potrà trovare o a destra o in basso dell’elenco documenti.
A documento selezionato sarà possibile dargli opzionalmente un nome, altrimenti il nome sarà preso in automatico dal file selezionato e infine cliccando su CONDIVIDI DOCUMENTO questo verrà messo a disposizione di tutti i condomini. Tramite il pulsante SCEGLI FILE sarà possibile selezionare anche più di un documento alla volta.
Cliccando invece il pulsante AVVISA I CONDOMINI, il sistema invierà un’email informativa a tutti i condomini a proposito del documento caricato e tramite link presente nell’email potranno accedere velocemente alla pagina dei documenti
Sulla pagina DOCUMENTI, già descritta precedentemente, come anche su altre pagine che vedremo più avanti, in alto, troverete una TOOLBAR di seguito illustrata
La TOOLBAR permette di navigare all’interno della tele assemblea passando rapidamente tra una pagina e l’altra.
Con la prima icona si torna alla schermata iniziale dell’assemblea.
La terza icona vi porterà nella pagina della votazione della mozione discussa in videoconferenza.
La quarta icona invece serve a visualizzare le mozioni deliberate successivamente al voto.
La quinta icona se cliccata diventa di colore rosso e sta a significare che avete richiesto la parola a intervenire nella videoconferenza.
La sesta e ultima icona è quella della chat dove potrete controllare chi si è prenotato per parlare e messaggiare con gli altri condomini, gruppi di condomini, l’amministratore, il presidente e il segretario.
Passiamo ora alla pagina della votazione qui di seguito illustrata
La pagina della votazione è composta da diversi riquadri. Il primo in alto mostra il quorum iniziale/attuale
In questo pannello troverete sia il quorum iniziale che le presenze con i millesimi presenti al momento
La successiva immagine mostra il testo della mozione che si andrà a deliberare
La seguente immagine invece è la parte attiva della pagina e permette al condomino o delegato di votare per sé o per la/le deleghe in suo possesso.
Per votare è sufficiente cliccare una delle tre icone presenti accanto all’immobile che cambieranno di colore una volta cliccate.
Il pollice rivolto verso l’alto è per il voto favorevole, quello verso il basso per il voto contrario mentre la terza icona serve per astenersi al voto.
È possibile cambiare il voto cliccando su un’altra icona fin quando il presidente dichiara la votazione terminata. In caso di deleghe la schermata delle votazioni mostrerà anche i condomini che vengono da voi rappresentati
Durante la votazione la seguente immagine mostra in tempo reale il progresso della votazione
A votazione conclusa l’esito della deliberà sarà consultabile come da successiva immagine cliccando sulla seguente icona presente sulla TOOLBAR
Per abbandonare l’assembla basta cliccare sull’icona abbandona presente in fondo alla pagina ORDINE DEL GIORNO
(IL PRESIDENTE)
Il Presidente dell’assemblea dovrà conduttore l’assemblea, quindi avrà i seguenti compiti:
1) Confermare le presenze in presenza e gestire su necessità gli abbandoni
2) Verificare e confermare il quorum per ogni singola voce all’ordine del giorno. A quorum confermato il segretario potrà poi scriver la mozione. A mozione scritta il Presidente dovrà quindi confermarla e abilitare quindi i condomini alla votazione
3) Gestire la votazione quindi tramite un pannello comandi potrà confermare la delibera, che potrà essere favorevole, contraria o non deliberata
4) Essere il moderato della videoconferenza, quindi ha la possibilità di mutare tutti i partecipanti
Per confermare le presenze la schermata dell’assemblea per il Presidente sarà leggermente diversa in quanto sarà presente l’icona per la gestione delle presenze quindi la schermata sarà la seguente
Cliccando l’icona delle presenze si potranno quindi gestire le presenze come illustrato di seguito
Vediamo ora l’aspetto della pagina dell’ordine del giorno che sarà leggermente diversa da quella visualizzata in precedenza nel manuale del condomino e avrà il seguente aspetto:
Nella schermata sono state aggiunte le due seguenti icone:
La prima icona aggiunta è la seguente e serve per confermare il quorum.
La seconda icona aggiunta e la seguente e serve a confermare la mozione. Quest’ultima icona sarà presente anche sulla toolbar di navigazione
Cliccando quindi la prima icona si aprirà la seguente schermata:
Se per l’ordine del giorno viene raggiunto il quorum necessario, il Presidente dovrà cliccare sul primo pulsante in basso: CONFERMA APERTURA PUNTO …. ALL’’ORDINE DEL GIORNO
Se invece si clicca sull’altro pulsante: ANNULLA APERTURA AL PUNTO … ALL’ORDINE DEL GIORNO il sistema annullerà tutte le eventuali mozioni scritte sul punto all’ordine del giorno.
Non dovrà mai essere necessario cliccare su ANNULLA, sarà utile ad esempio se per errore si conferma il quorum anche se esso non è stato raggiunto correttamente
Cliccando invece sulla scherma dell’ordine del giorno sull’icona si aprirà la seguente schermata:
In questa pagina il Presidente potrà leggere la mozione scritta dal Segretario e CONFERMARLA tramite il pulsante posto in basso a sinistra oppure ANNULLARE tramite il pulsante in basso a destra.
Cliccando su CONFERMA E ABILITA VOTO i condomini potranno andare a votare la mozione
In caso di errore nella conferma cliccando su ANNULLA CONFERMA viene annullata la votazione e il segretario potrà modificare la mozione.
A conferma eseguita verrà mostrata la schermata per la votazione raffigurata qui di seguito:
Questa schermata descritta in precedenza ha però un elemento in più, il PANNELLO dei COMANDI VOTAZIONE di seguito riportato:
Tramite questo pannello il Presidente potrà impostare il voto favorevole, contrario o astenuto a tutti i condomini cliccando sui tasti FAVOREVOLI, CONTRARI O ASTENUTI presenti nella colonna TUTTI Potrà inoltre attribuire il voto FAVOREVOLE, CONTRARIO o ASTENUTI per tutti i condomini che non hanno espresso il voto.
A seguito dell’utilizzo di tali pulsanti di comando sarà comunque possibile per il Condominio variare il proprio voto. Questo pannello è a disposizione anche all’Amministratore. Questi comandi non sono essenziali al fine della votazione ma possono essere usati ad esempio per aiutare i condomini in difficoltà o quelli in presenza.
Infine abbiamo gli ultimi tre pulsanti di comando che servono a chiudere la delibera che potrà essere FAVOREVOLE o CONTRARIA o semplicemente a chiudere la delibera senza una votazione
Si ricorda che la funzionalità del PRESIDENTE può non essere stata abilitata dall’AMMINISTRATORE che potrebbe decidere di gestirla in autonomina.
(IL SEGRETARIO)
Il Segretario avrà invece il compito di scrive la mozione sotto dettatura del Presidente
Per far ciò la pagina dell’ordine del giorno sarà leggermente diversa da quella visualizzata in precedenza nel manuale del condomino e avrà il seguente aspetto:
Nella schermata è stata aggiunta la seguente icona che serve a scrivere la mozione. Quest’icona sarà presente anche sulla toolbar di navigazione
La seguente schermata mostra la pagina della scrittura della mozione che è la stessa a disposizione del Presidente ma nel caso del Segretario si avrà la sola possibilità di scrivere e salvare il testo cliccando sull’apposito pulsante SALVA presente in fondo al centro
Si ricorda che la funzionalità del SEGRETARIO può non essere stata abilitata dall’AMMINISTRATORE che potrebbe decidere di gestirla in autonomina.
PIATTAFORME E SOFTWARE PER LA VIDEOCONFERENZA
A scelta dell’amministratore si potranno utilizzare differenti piattaforme di videoconferenza che hanno caratteristiche e operatività differenti
Per la video chat integrata nel sito in caso di utilizzo di ZOOM è obbligatorio l’uso del solo browser FIREFOX, con JITSI è possibile utilizzare anche CHROME.
In caso di ZOOM e senza la possibilità di utilizzare FIREFOX allora dovrete lanciare l’applicazione ZOOM direttamente dal sito e sarete collegati in automatico alla videoconferenza: Per la prenotazione di parola e la chat potrete invece cliccare sul sito l’icona CHAT
In caso di uno smartphone con JITSI si consiglia di lanciare l’applicazione JITSI MEET direttamente dal sito. L’applicazione JITSI permette di essere ridimensionata e quindi spostabile sullo schermo dello smartphone. Potrete quindi avere la video conferenza tramite un riquadro sul sito.
Su sistemi IOS è possibile utilizzare la VIDEO CHAT con JITSI sia con SAFARI che con FIREFOX.
ZOOM invece funziona solamente come applicazione.
Tutte le altre piattaforme quali Google Meet, Microsoft Teams e Skype non possono essere integrate nella videochat e potranno solamente essere lanciate dal sito in una nuova finestra.
Per l’utilizzo dei software/piattaforme di videoconferenza si consiglia di approfondire il loro funzionamento direttamente sul sito del produttore.
