Applicazione: Soluzione per la gestione integrata dei processi sanitari e clinici con l'Organizzazione, implementata nell'ambiente SAP

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Riusabilità del software - Catalogo delle applicazioni: Servizi Sanitari

Applicazione: Soluzione per la gestione integrata dei processi sanitari e clinici con l'Organizzazione, implementata nell'ambiente SAP

Amministrazione: Azienda Ospedaliero-Universitaria di Ferrara (AOSP)

Responsabile dei sistemi informativi:

Nome e cognome: Pierluigi Coppi

Indirizzo: Corso Giovecca, 203 - 44100 - Ferrara Tel: 0532.236202

e-mail: p.coppi@ospfe.it

Referente/i di progetto:

Nome e cognome: Luca Chiarini

e-mail: l.chiarini@ospfe.it

Referente/i amministrativo:

Nome e cognome: Rita Burattini

e-mail: r.burattini@ospfe.it

Descrizione:

La soluzione dell'AOSP permette all'Azienda di gestire in modo integrato i principali processi sanitari con l’Organizzazione. Le relative aree di competenza abbracciano la ADT (Accettazione-Dimissione-Trasferimenti), la specialistica ambulatoriale, il Pronto Soccorso, gestione dei trasporti interni dei pazienti, le consulenze, ecc...

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Contesto:

Le motivazioni principali che hanno spinto l’AOSP verso questa implementazione sono state quelle di ottenere una soluzione totalmente integrata con gli applicativi dipartimentali ospedalieri e aderente ai processi operativi di una azienda ospedaliera. Una ulteriore fondamentale motivazione è relativa alla possibilità di ottenere un prodotto "flessibile" e "reattivo" verso gli obblighi regionali.

Data primo rilascio: 01/02/2005

Data ultima modifica: 22/08/2011

Parametri dimensionali:

750 posti letto gestiti

1 PS Generale e 4 specialistici 50.000 episodi di ricovero /anno

Realizzatore:

L'infrastruttura è stata realizzata dall'Azienda Ospedaliero-Universitaria di Ferrara, la quale detiene tutti i diritti di proprietà intellettuale e di sfruttamento industriale della soluzione. E' stato all'uopo redatto a suo tempo un Progetto realizzativo che ha previsto la collaborazione di alcuni fornitori esterni per l'attività di analisi, sviluppo e manutenzione e per l'acquisizione delle licenze SAP (SAP Italia).

Tipologia applicazione software:

L'infrastruttura software di base è classificata come Sistema ERP.

La soluzione sanitaria oggetto del riuso è stata implementata su progetti derivati dalla analisi dei processi organizzativi, amministrativi e sanitari, condotta da gruppi di lavoro appositamente costituiti.

Si tratta conseguentemente di una soluzione fortemente personalizzata la cui completa definizione ha comportato una attività di forte reingegnerizzazione dei processi stessi e della Organizzazione.

Soluzione customizzata tramite Linguaggio ABAP (è il linguaggio nativo della soluzione SAP, di cui si dispongono tutti i sorgenti).

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Documentazione disponibile:

Documenti di Analisi di Progetto Manuali Utente Operativi

Area applicativa:

Funzionalità sanitarie e cliniche di un pacchetto applicativo Amministrativo/Sanitario dedicato ad una Azienda Sanitaria

Procedure e/o servizi supportati:

 Reparti Assistenziali (Degenze, Day Hospital, Day Surgery)

 Pronto Soccorso

 Ambulatori

 Dipartimentali Specialistici (integrazioni con): Laboratorio Analisi, Anatomia Patologica, Radiologia

 Farmacia

 Controllo di Gestione

 Magazzino

Dominio applicativo:

Software per la gestione sanitaria e clinica e degli aspetti connessi, di una Azienda Sanitaria

Funzione applicativa:

II Sistema Informatico Sanitario informatizza:

1. Gestione Degenze Ospedaliere

a. Gestione della lista di attesa del ricovero

b. Accettazione Ospedaliera ADT (trasmissione a SOLE) e. Gestione stanze di degenza e occupazione letti

d. Elaborazione flussi regionali e ministeriali

e. Richieste di prestazioni diagnostiche e terapeutiche (LIS, RIS, AP, ecc.)

f. Raccolta, organizzazione e consultazione delle informazioni cllniche del paziente g. Richieste di materiali/servizi (farmaci, materiali economali, ecc.)

h. Gestione conto deposito e conto visione dei prodotti sanitari

i. Gestione Trasporti Ricoverati in interazione con dispositivi cellulari j. Lettera di dimissione (trasmissione a SOLE)

k. Gestione del processo di redazione ed elaborazione SDO

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1. Gestione archivio cartelle cliniche (localizzazione) m. Conto economico del ricovero

n. Portale clinico per l'accesso del medico a tutte le i nformazioni e transazioni ospedaliere.

2. Gestione Pronto Soccorso a. Accettazione e triage b. Visita di P.S.

e. Richiesta di prestazioni ad altri servizi d. Osservazione breve intensiva (OBI) e. Trasferimento/dimissione di P.S.

3. Gestione Specialistica Ambulatoriale a. ricezione della lista dei pazienti da CUP b. accettazione diretta in ambulatorio del paziente

e. gestione dati anagrafici ed amministrativi del paziente in collegamento con l'anagrafe provinciale centralizzata;

d. individuazione dell'ambulatorio e del medico

e. gestione di prenotazioni inviate dalla gestione degli screening f. gestione delle prestazioni erogate in Libera Professione.

g. nuova prenotazione per visita di controllo.

h. compilazione del referto (trasmissione a SOLE)

i. compilazione di prescrizioni (prescrizione e gestione ricette elettronica)

j. gestione della documentazione clinica ed eventuale implementazione del Fascicolo Sanitario Elettronico del paziente

k. gestione di cicli di trattamento 1. integrazione automatica nell'EPR

m. ordini di farmaci, materiali di consumo, ecc.

Il Sistema Informatico Sanitario è integrato con:

1. Anagrafe Provinciale Centralizzata

a. Riceve i dati anagrafici dei pazienti registrati

b. Invia i dati anagrafici dei pazienti non ancora registrati (occasionali) 2. Gestione Provinciale Unificata delle Radiologie compreso il PACS

a. Riceve referti e immagini

3. Gestione agende di prenotazione della Radiologia a. Invia prenotazioni di prestazioni radiologiche 4. Laboratorio Unico Provinciale (LUP)

a. Invia richieste di prestazioni di Laboratorio b. Riceve referti di Laboratorio

5. Anatomia Patologica

a. Invia richieste di prestazioni di Anatomia Patologica

b. Riceve referti di Anatomia Patologica (pubblicazione su web riservato) 6. Trasporto pazienti

II Sistema Informatico Sanitario è collegato con:

1. CUP Unico Provinciale

a. Riceve il ritorno dell'erogato della Specialistica Ambulatoriale

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b. Riceve il ritorno dell'erogato delle prestazioni di Pronto Soccorso 2. Gestione Sale Operatorie

a. Invia i dati dei pazienti da inserire nel registro operatoria b. Invia i dati dei materiali utilizzati in sala operatoria 3. Gestione Cartella Documentazione Specialistica di Cardiologia 4. Gestione Cartella Documentazione Specialistica di Neonatologia

II Sistema Informatico Sanitario è integrato nativamente con il Sistema Informatico Amministrativo, costituito in particolare dai seguenti processi:

1. Dipartimento Interaziendale Farmaceutico;

a. Anagrafiche prodotti;

b. Anagrafiche fornitori;

e. Ciclo passivo (contratti, acquisti, entrata merce, gestione logistica di magazzino, verifica fattura);

d. Conto deposito;

e. Produzione galenica;

f. Gestione materiali particolari (stupefacenti, potassio);

g. Gestione percorsi di distribuzione;

h. Controllo del budget automatico;

i. Procedura di riordino tramite procedure MRP (previsione fabbisogni, generazione proposte ordine automatiche,...);

j. Gestione richiesta dei fabbisogni dei reparti tramite una procedura con layout sanitario perfettamente integrato con gli aspetti logistici/amministrativi;

2. Dipartimento Interaziendale Acquisti e Servizi;

a. Anagrafiche prodotti;

b. Anagrafiche fornitori;

e. Ciclo passivo (contratti, acquisti, entrata merce, gestione logistica di magazzino, verifica fattura);

d. Conto deposito;

e. Gestione percorsi di distribuzione;

f. Controllo del budget automatico;

g. Procedura di riordino tramite procedure MRP (previsione fabbisogni, generazione proposte ordine automatiche,...);

h. Gestione richiesta dei fabbisogni dei reparti tramite una procedura con layout sanitario perfettamente integrato con gli aspetti logistici/amministrativi;

3. Ufficio Inventari o

a. Gestione cespiti;

4. Servizio Bilancio AOU

a. Gestione caratteristica del Bilancio;

b. Gestione Tesoreria (Mandati e pagamenti, reversali, ...);

5. Servizio Controllo di Gestione AOU;

a. Gestione del Budget pianificazione e controllo;

b. Strumenti di analisi dedicati;

6. Ufficio Statistica AOU;

a. Flussi ASA;

b. Verifica e aggiornamento SDO;

7. Ufficio Tecnico:

a. Gestione contratti di servizi e ordini di acquisto corrispondenti;

8. Ufficio Ricerca

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a. Gestione contratti collegati ai progetti regionali e dei finanziamenti stessi con rendicontazione per la Regione;

Architettura software:

Data Base Oracle (versione embedded nelle licenze SAP) Middleware SAP

Modulo Netweaver per le Integrazioni

Architettura hardware:

Elaboratore Cluster costituito da 4 NODI con SAN collegata e dispositivi di Back-up integrati

Architettura TLC:

I server su cui è installato l'applicativo sono collegati alla rete LAN che copre pienamente tutti i Servizi dell'Azienda Ospedaliero-Universitaria di Ferrara

Sistemi operativi:

HP-UX

Middleware:

La soluzione implementata si basa sui seguenti principali Moduli SAP opportunamente customizzati:

ISH (gestione amministrativa del paziente) ISHmed (gestione clinica del paziente)

Moduli personalizzati:

 Ps (Gestione Pronto Soccorso)

 SPEC (specialistica ambulatoriale) SAP NETWEAVER - Process Integration 7.0

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Linguaggi:

Linguaggio interpretato dedicato ABAP

Librerie esterne:

Nessuna libreria esterna agli standard SAP

Protocolli di comunicazione:

TCP/IP HL7

SOAP HTTP FTP

DBMS:

ORACLE (versione embedded)

Case:

Non comprese

Standard utilizzati:

II software è stato implementato utilizzando la metodologia ASAP SAP, che è sostanzialmente un adattamento al prodotto SAP della metodologia WATERFALL.

La metodologia prevede le seguenti fasi:

• Preparazione e ambito del progetto cosa deve essere realizzato e come

• As is e To be L'attuale disegno dei processi presso il cliente e come cambieranno con l'implementazione del nuovo sistema

• Gap analisysIndividuazione degli eventuali gap tra as is e to be e come possono essere risolti (sviluppi)

• Business blueprintLa stesura delle fasi di as is, to be e gap analisys

• Realization PhaseFase di implementazione del modello sulla macchina di sviluppo, dove vengono fatti gli unit test

• Integration testingUna volta superata la fase di unit test, il modello viene portato in

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quality dove vengono fatti gli integration test dagli utenti.

• Go live Fase di preparazione al go live, dove vengono fatti i caricamenti iniziali propedeutici al rilascio del sistema agli utenti finali.

L'approccio scelto poi durante le fasi di support/application maintenance è XP. Questo tipo di approccio è stato scelto per la garanzia di estrema qualità del software a cui porta, prevedendo frequenti checkpoint con il cliente e frequenti re-working tra DEVELOPMENT e QUALITY fino al raggiungimento del risultato ottimale.

Tipologia del ciclo di sviluppo:

Non esiste un vero e proprio ciclo di sviluppo del software essendo di fatto delle estensioni di funzionalità basate sulla medesima piattaforma SAP

Lo sviluppo di nuove funzionalità o anche di nuovi moduli avviene attraverso tre stadi rappresentati dai tre ambienti dell'architettura SAP. Infatti il landscape SAP è basato su un three-tier layer che consiste sostanzialmente in sistema di DEVELOPMENT, QUALITY and PRODUCTION.

DEVELOPMENT

I nuovi sviluppi vengono creati su questa macchina e qui viene fatto il primo unit test; è una macchina sostanzialmente di play, su cui vengono sperimentate anche le nuove soluzioni. \Dopo il primo unit test, fatto dal consulente sviluppatore, l'applicazione viene rilasciata al key user responsabile che deve dare il suo assenso per il porting nel sistema di QUALITY

QUALITY

E' un sistema copia del produttivo. Viene utilizzato per gli integration test e gli use cases 'reali'. Qui i test devono essere fatti dagli utenti che certificano la bontà delle soluzioni e danno quindi il loro assenso al porting degli sviluppi nel sistema PRODUCTION

PRODUCTION

E' il sistema produttivo vero e proprio su cui gli utenti svolgono l'attività giornaliera. Qui vengono portati SOLO gli sviluppi che sono stati testati in DEVELOPMENT e QUALITY ASSURANCE e superato le fasi di UNTI, SYSTEM e INTEGRATION TEST, certificati da parte del cliente. Tutti i sistemi SAP sono basati su un'architettura multi tier come quella sopra descritta proprio per garantire il massimo della sicurezza in termini di sviluppo e qualità del software rilasciato. Il porting dei programmi viene fatto con modalità e strumenti standard garantito da SAP con una fase di rilascio e di trasporto serializzato che garantisce l'integrità del sistema nel suo insieme: il software per essere portato in ambiente produttivo DEVE per forza essere portato prima nel sistema di qualità, non è possibile portare qualcosa direttamente dal sistema di sviluppo a quello di produzione.

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Portabilità:

Alta portabilità, in quanto l'infrastruttura SAP è disponibile per una pluralità di piattaforme e copre la quasi totalità dei principali processi aziendali privati e pubblici. La soluzione si innesta sopra questa infrastruttura, che ne costituisce prerequisito.

Affidabilità:

Altissima affidabilità. La soluzione correntemente utilizzata è in uso da sei anni (dal 2005), senza aver registrato problemi di affidabilità.

Manutenibilità:

È consigliata l'attivazione di un contratto di assistenza che preveda, nell’ambito della normativa vigente, i servizi di manutenzione correttiva, evolutiva e di formazione.

Funzionalità:

II sistema ricalca le esigenze specifiche della Azienda Ospedaliero-Universitaria di Ferrara ed è un'ottima piattaforma per le richieste regionali relative al debito informativo.

Usabilità:

L'interfaccia utente è particolarmente intuitiva e realizzata con la massima aderenza alle procedure operative sottostanti, il che rende il sistema altamente funzionale anche per aziende con una pluralità di professionalità eterogenee impiegate.

Livello di documentazione:

Essenziale ai fini del progetto.

Livello di modularizzazione:

L'infrastruttura nasce già secondo una struttura a Moduli predeterminati (vedasi più sopra).

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Iniziative di riuso in corso:

Esiste un interesse manifestato da parte della Azienda USL di Ferrara.

Iniziative di riuso realizzate:

Nessuna.

Punti di forza:

II Sistema Informatico Sanitario (SIS) attualmente operativo nell'Azienda Ospedaliero-Universitaria di Ferrara presenta un modello logico basato sulla "Centralità del Paziente" attorno al quale vengono organizzati i processi sanitari e le loro ricadute amministrative. Altro elemento portante del modello è rappresentato dalla "Responsabilità degli Operatori". Ogni operazione, sia transazionale, sia di consultazione, è sempre ricondotta in capo alla responsabilità dell'operatore, secondo la struttura organizzativa aziendale. La "tracciabilità delle operazioni", riconducibile a sapere "chi fa che cosa", può certamente minimizzare i rischi di fughe di informazioni sensibili, nei confronti dei quali l'Autorità Garante per la Privacy continua a raccomandare cautela. Ogni attività viene dunque evidenziata e tracciata. Inoltre, caratteristica specifica del SIS utilizzato nell'Azienda Ospedaliero- Universitaria di Ferrara è la disponibilità di una Unica Interfaccia Utente per tutti i processi aziendali di tipo trasversale, che lascia i "sistemi specialistici dedicati" esclusivamente all'interno di aree circoscritte di operatività. Ad esempio il sistema di laboratorio (verticale dipartimentale) con una sua interfaccia specializzata, viene utilizzato solo dal personale dell'Unità Operativa di Laboratorio, mentre tutte le funzioni di richiesta esami, stampa etichette, visualizzazione e stampa referti, ecc. sono accessibili al personale dei reparti ospedalieri esclusivamente attraverso l'unica interfaccia utente comune a tutto il SIS. Tutto questo semplifica moltissimo le attività di formazione ed addestramento del personale e ne consente una maggiore mobilità tra reparti (esempio: mobilità dei medici dal Pronto Soccorso ai reparti di degenza o agli ambulatori).

Elementi di criticità:

Le attività a livello di primo livello Utente (colui che immette il dato per la prima volta) sono molto dettagliate e "guidate".Questo può essere percepito dall'utente stesso come una "rigidità" del sistema. In realtà tale rigidità iniziale è un punto di forza che permette di avere nei processi collegati un flusso di informazioni coerenti e complete.

Vincoli:

È consigliato procedere ad una analisi dei processi prima di intervenire con l'implementazione del sistema, in quanto fondamentale per il successo del progetto stesso. È dunque normale che l'adozione di un sistema ERP sia preceduta da una attività di attenta analisi con tutti i settori aziendali coinvolti. Si ritiene di precisare quanto sopra, ancorché non sia un requisito tecnico, in quanto la metodologia ERP, al contrario dei software "commerciali" che possono essere messi in uso immediatamente dopo l'acquisizione, richiede prerequisiti di tipo organizzativo e l'accettazione di un modello organizzativo condiviso.

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Tra i vincoli di tipo tecnico, invece, è fondamentale, per il riuso della soluzione di cui al presente documento, che sia attiva una infrastnittura SAP, regolarmente licenziata, installata su un impianto server con attivati tutti i sistemi di sicurezza ritenuti necessari (backup, ridondanza, clusterizzazione, ecc...).

Modalità di riuso consigliate:

Cessione ai richiedenti, tramite apposito protocollo d’intesa, della soluzione descritta nella presente scheda nello stato di personalizzazione raggiunta, con eventuali accordi di compartecipazione ai costi di manutenzione ed evoluzione dell'infrastruttura, per renderla economicamente conveniente a tutti i contraenti. Non si escludono ulteriori nuove implementazioni di funzionalità ad utilità di tutti gli utilizzatoli.

Si richiama l'attenzione circa i prerequisiti organizzativi e tecnici più sopra esplicitati in questo stesso documento.