Si è in tal modo riaffermata l'utilità di un sistema di comunicazione e di pubblicità informatica delle delibere consiliari al fine di assicurare trasparenza all'attività del C.S.M

(1)

Stato di attuazione della delibera consiliare relativa all'istituzione dell'U.R.P. e alla comunicazione istituzionale dei lavori consiliari.

(Delibera del 15 dicembre 2010)

Consiglio superiore della magistratura, nella seduta del 15 dicembre 2010, ha adottato la seguente delibera:

«Il Consiglio superiore della magistratura osserva,

- Con delibera del 17 gennaio 2008, concernente le “Modalità di comunicazione al singolo magistrato con il mezzo informatico dell'esito delle pratiche che lo riguardano” e l'“Informazione ai magistrati sull'attività del Consiglio -predisposizione di un notiziario informativo da divulgare con il mezzo informatico e con cadenza settimanale avente ad oggetto, anche su indicazione dei singoli componenti, l'attività consiliare ritenuta di rilievo”, al fine di assicurare una diffusa e tempestiva conoscenza dell'attività consiliare, il CSM istituiva un “notiziario informativo”, da divulgare con il mezzo informatico a tutti i magistrati attraverso i singoli indirizzi di posta elettronica del dominio giustizia.

Dopo aver effettuato una ricognizione delle problematiche connesse alla divulgazione delle informazioni relative all'attività consiliare, specie in relazione ai profili della tutela della riservatezza e alla concreta realizzabilità - sotto il profilo tecnico organizzativo - di una diffusione immediata e capillare delle delibere di plenum, la citata delibera stabiliva la divulgazione “delle delibere assunte dall'Assemblea Plenaria limitatamente…. alle proposte della Terza, Quinta e Sesta Commissione, delegando la Sesta Commissione - d'intesa con il Segretario Generale per gli aspetti tecnici - per verificare i modi e i tempi dell'ampliamento della comunicazione di tutte le delibere assunte dal Plenum nonché alle proposte di delibera realizzate dalle singole Commissioni referenti”.

- Con delibera del 26 luglio 2010, concernente l'istituzione di “Uffici Relazioni con il Pubblico e modalità di comunicazione degli Uffici giudiziari e del Consiglio superiore della magistratura”, il C.S.M. ha ribadito la necessità di portare a compimento il percorso iniziato con la delibera del 17 gennaio 2008, “attraverso l'avvio di una seconda fase di attuazione della indicata delibera consiliare, che preveda la diffusione anche delle circolari, delle risoluzioni di carattere generale nonché delle risposte a quesiti adottate dal Plenum su proposta della Prima, della Seconda, della Quarta, della Settima, dell'Ottava e della Nona Commissione del C.S.M.; trasmissione da effettuare secondo le modalità operative già stabilite in data 17 gennaio 2008”.

Si è in tal modo riaffermata l'utilità di un sistema di comunicazione e di pubblicità informatica delle delibere consiliari al fine di assicurare trasparenza all'attività del C.S.M. e consentire all'organo di autogoverno di dare conto agli “amministrati” dello stato dei procedimenti e delle ragioni delle proprie scelte.

- Nell'ambito della pratica 39/RI/2010, relativa all'attuazione della indicata delibera del 26 luglio 2010, nella prospettiva di individuare modalità per una più ampia e celere diffusione degli atti consiliari, la Sesta commissione ha avuto modo di approfondire le problematiche di tipo tecnico e gli aspetti legati alle esigenze di tutela della riservatezza in relazione alla divulgazione con lo strumento informatico delle delibere realizzate dalle singole commissioni referenti.

È stata a tal fine acquisita anche la relazione redatta dal responsabile dell'Ufficio per lo sviluppo informatico, che illustra le attuali modalità di comunicazione degli atti consiliari, le problematiche tecniche relative all'estensione di tali modalità alle comunicazioni dei dispositivi delle delibere conclusive di tutte le commissioni referenti, e quelle connesse ad un diverso e più diretto sistema di comunicazione degli ODG di plenum - attualmente assicurato dall'invio di mail contenenti uno o più collegamenti ipertestuali all'ODG di plenum di un determinato giorno- mediante l'inserimento dei documenti in allegato alle mail.

(2)

Effettuata tale ricognizione, la Sesta commissione ha individuato gli interventi allo stato possibili per ampliare le informazioni divulgabili e per rendere la comunicazione più facilmente fruibile mediante l'invio - ove possibile - di file in allegato alle mail.

Proseguendo nel percorso tracciato dalle precedenti delibere che hanno previsto l'utilizzo del notiziario informatico perché fosse attuata la diffusione delle risoluzioni di interesse generale, delle circolari, dei pareri e delle risposte ai quesiti, e “progressivamente” delle delibere di Commissione (delibera del 17 gennaio 2008), la proposta ha previsto in particolare l'estensione dell'informazione mediante strumento informatico ai dispositivi delle delibere conclusive della I, IV, VII, VIII e IX commissione - nelle materie e con le esclusioni di seguito specificate-, nonché del testo integrale delle circolari e delle risposte ai quesiti nelle predette materie.

Pertanto la piena attuazione della delibera sopra indicata, ai fini della comunicazione istituzionale ai magistrati dell'attività del Consiglio, deve avvenire anche mediante le seguenti modalità.

Gli ordini del giorno di Plenum vanno inviati:

• Via email a tutti i magistrati anche con un link all'interno della mail e, contestualmente, ove tecnicamente possibile, con invio di file allegato in formato rtf;

• agli indirizzi nome.cognome@giustizia.it o altro indirizzo email comunicato al Consiglio dal magistrato mediante posta elettronica dell'ufficio;

• il lunedì mattina prima del Plenum della settimana.

I dispositivi delle delibere del Plenum relative alle materie di seguito indicate vanno comunicati:

• Via email a tutti i magistrati con il contenuto della comunicazione all'interno della mail e, contestualmente, ove tecnicamente possibile, con invio di file allegato in formato rtf;

• le mail devono contenere solo i dispositivi delle decisioni. Se le decisioni sono prese a maggioranza si comunicheranno, limitatamente alle votazioni per appello nominale, anche i nomi dei componenti del Consiglio che hanno votato a favore o contro la delibera (oppure che si sono astenuti);

• il mercoledì e il giovedì della settimana del Plenum.

I dispositivi delle proposte conclusive di commissione relative alle materie di seguito indicate vanno comunicati:

• via email a tutti i magistrati con il contenuto della comunicazione all'interno della mail;

• le mail devono contenere solo i dispositivi delle decisioni;

• le mail vanno trasmesse il lunedì, martedì e giovedì della settimana nella quale sono deliberate le proposte.

I dispositivi delle proposte conclusive di commissione e delle delibere di Plenum da comunicare sono i seguenti:

• Prima Commissione: proposte conclusive di archiviazione e di trasferimento d'ufficio o ex art. 2 R.D.L. 31 maggio 1946 n. 511;

o ex art. 16, 18 e 19 dell'ordinamento giudiziario approvato con R.D. 30 gennaio 1941 n. 12 nonché di eventuali situazioni di incompatibilità originate da rapporto di coniugio o comunque da stabile convivenza.

(3)

• Terza commissione: tutte le proposte.

• Quarta commissione: tutte le proposte, ad esclusione delle dispense dal servizio ai sensi dell'art. 3 R.D.Lgs. 31 maggio 1946 n. 511; provvedimenti relativi allo stato dei magistrati di tutte le categorie in particolare aspettative e congedi, riconoscimento di dipendenza di infermità da causa di servizio, equo indennizzo, pensioni privilegiate, concessione di sussidi, collocamenti a riposo, dimissioni, decadenza dall'impiego, concessione titoli onorifici, riammissioni in magistratura.

• Quinta e Sesta commissione: tutte le proposte, escluse quelle riguardanti pareri e risposte ai quesiti.

• Settima commissione e Ottava commissione: nessuna proposta.

• Nona commissione: tutte le proposte, ad esclusione dei programmi dei corsi.

Le delibere di plenum da comunicare sono quelle relative alle materie sopra specificate e, inoltre, i pareri e le risposte ai quesiti.

Inoltre, devono essere comunicate (con le modalità informatiche tecnicamente possibili) nella loro integrità (per le materie sopra indicate) le circolari.

In ogni caso vanno rispettate le norme regolamentari in materia di pubblicità e segretezza degli atti.

Le modalità di composizione informatica e di invio delle mail saranno stabilite dal Segretario Generale, tenendo conto di un sostenibile impatto organizzativo/informatico.

La delibera sarà attuata dal Segretario del CSM entro 30 giorni dall'approvazione. Dopo 60 giorni dall'approvazione il Segretario riferirà sull'attuazione della delibera con comunicazione alla Commissione.

Dopo tre mesi dall'approvazione della delibera la Sesta commissione verificherà i risultati della delibera anche al fine di attuare nuove modalità di comunicazione.

Tutto ciò premesso, il Consiglio

delibera

di approvare la sopraindicata risoluzione e di trasmetterla per competenza alle Commissioni consiliari competenti.».