La conformità e
la privacy dei clienti sono fondamentali.
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Le aziende devono far fronte a un sempre maggior numero di leggi e norme di settore in materia di protezione delle informazioni private dei clienti che devono essere rispettate. Tali norme e sanzioni devono essere rispettate, a prescindere dalle dimensioni dell’azienda. Le aziende spendono milioni di euro per salvaguardare le informazioni digitali private dei loro clienti. Troppo spesso, però, accade che tali misure di sicurezza non vengano estese anche alle informazioni contenute nella corrispondenza fisica.
Indipendentemente dal settore in cui operate, i vostri clienti si aspettano che impediate che le loro informazioni personali finiscano nelle mani sbagliate.
Ridurre i rischi proteggendo le informazioni dei clienti.
01. Le vostre comunicazioni digitali dispongono delle misure di sicurezza adeguate?
02. Le vostre comunicazioni stampate dispongono di livelli di sicurezza dello stesso livello?
03. Siete in grado di controllare qualsiasi comunicazione, fisica e digitale, per capire se è sicura, accurata ed elaborata in modo consono?
04. Disponete di un audit trail per dare prova dell’accuratezza e della garanzia di qualità?
In questo contesto, siete chiamati a dimostrare in ogni modo possibile che i processi all’interno della vostra attività sono accurati.
Indipendentemente dal settore in cui operate, i vostri clienti si
aspettano che impediate che le loro informazioni personali finiscano nelle mani sbagliate. Affinché ciò avvenga, avete bisogno di un metodo più semplice e sicuro per salvaguardare le informazioni dei clienti in formato cartaceo ed essere in grado di farlo a ogni occasione.
L’incapacità di garantire ai clienti un’adeguata protezione delle loro informazioni private può condurre a:
• Sanzioni economiche, come multe, o contenziosi.
• Copertura mediatica negativa che va a colpire il valore dell’azienda.
• Inadeguatezze a livello organizzativo che possono trapelare sul mercato.
• Minore fiducia del cliente, perdite e danni alla reputazione.
Quanto siete conformi?
Probabilmente, la vostra azienda non è conforme quanto pensate. Tuttavia, potete porvi quattro domande per individuare i vostri punti deboli...
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File di riferimento Creazione di un “File di riferimento”
Corrispondenza privata e sicura
Stampa di documenti con codice a barre
• SaaS
• On Premise
• Host
Il codice a barre fa riferimento al dato registrato
Inserimento delle istruzioni La nostra tecnologia File-based Processing (elaborazione
basata su file) traccia ogni pagina della documentazione di un cliente e fornisce report accurati, fino al livello del singolo destinatario. Questa tecnologia è progettata non soltanto per garantire che l’oggetto di corrispondenza di un cliente venga assemblato in modo corretto ma anche
per fornire le informazioni per dimostrarlo. Poiché la disposizione di ciascuna pagina viene registrata, sarete in grado di ricreare totalmente e di dare prova di un evento di corrispondenza inviata, qualora dovesse essere necessario.
Quando un processo di elaborazione perfetto non è sufficiente, verificatelo con la tecnologia File-based Processing.
Come funziona questa tecnologia?
I nostri strumenti software possono utilizzare i vostri flussi di stampa esistenti o comporre i documenti a partire dai dati immessi per creare un “file di riferimento”.
Questo contiene informazioni dettagliate su ciascuna pagina dell’oggetto di corrispondenza. Il software quindi
scansione del codice a barre. Il codice a barre fa riferimento a un dato contenuto nel file di riferimento, il quale fornisce istruzioni precise all’imbustatrice sul modo in cui gestire il documento del cliente. Mentre la corrispondenza viene elaborata, l’imbustatrice è in grado di redigere un report sui documenti terminati dal cliente,
Nome/Indirizzo/Cittò/CAP Il Barcode
punta al numero di riferimento
01. Il vostro documento originale senza modifiche
02. Dati non elaborati del file di riferimento Il file di riferimento fornisce informazioni e report che
un codice a barre standard non può fornire. Invece di fare affidamento su un codice a barre per le istruzioni su come piegare e imbustare i documenti nelle buste, il nostro file di riferimento contiene istruzioni digitali per ciascuna pagina dell’oggetto di corrispondenza. La buona notizia è che il file di riferimento (MRDF) viene costituito direttamente dalle informazioni contenute nei vostri documenti, pertanto non dovrete intraprendere azioni aggiuntive.
Quando disponete di un file a cui fare riferimento (MRDF), la vostra imbustatrice sa esattamente quale documento sta gestendo. Ad esempio, il file di riferimento sa che le 8 pagine attualmente in elaborazione appartengono a Mario Bianchi, residente in via del Corso 1, e che vi sono ancora 4.324 pagine di corrispondenza da elaborare.
Senza la possibilità di controllare un file di riferimento, la sicurezza dei vostri documenti è limitata alle informazioni contenute nel codice a barre. Il file di riferimento (MRDF) è la chiave per passare dal “fare le cose per bene” al
“verificare che siano corrette.”
L’importanza di utilizzare
un file di riferimento (MRDF).
Scegliete la soluzione basata su file ideale per la vostra attività.
Abbiamo progettato le nostre soluzioni basate su file affinché a ogni documento venga riservato lo stesso livello di sicurezza, sia in fase di invio tramite posta ordinaria o digitale, sia in fase di produzione, in sede o fuori sede.
Producete la vostra corrispondenza in autonomia con una piegatrice-imbustatrice di Pitney Bowes.
Nei sistemi di imbustamento Relay dal modello 5000 fino al modello 8000 è possibile integrare senza problemi potenti funzionalità di elaborazione basata su file. Le imbustatrici Pitney Bowes Relay® sono sistemi di piegatura e imbustamento automatizzati, rapidi e flessibili, che vi garantiscono la maggiore protezione della privacy offerta dalla tecnologia File-based Processing.
Per i clienti che desiderano più opzioni di comunicazione sia fisica che digitale e desiderano sfruttare
la comunicazione multicanale, con PlanetPress possono gestire l’output dei documenti in modo da
poterli spedire utilizzando sia i canali fisici che i canali digitali.
Siamo qui per aiutarvi. Noi di Pitney Bowes crediamo che a ogni documento debba essere garantito lo stesso livello di sicurezza, sia in fase di invio tramite posta ordinaria o digitale, sia in
Printstream PlanetPress output fisico e/o digitale
PDF PlanetPress
MRDF inviato a Relay 6000
Stampa dei documenti con codice a barre
Busta completa e pronta per la
spedizione Il Barcode punta
ad un record
L’mbustatrice riceve le istruzioni
Il reference file (MRDF) viene utilizzato per controllare e verificare costantemente che ogni pagina venga
piegata e imbustata con accuratezza e precisione.
La nostra suite software PlanetPress consente di migliorare la sicurezza della vostra corrispondenza e del vostro flusso di lavoro senza interrompere il funzionamento dei sistemi attuali. PlanetPress è una
soluzione potente e flessibile in grado di aggiungere codici di scansione, come codici a barre 2D o OMR, ai vostri documenti
esistenti. Con PlanetPress sarete in grado di generare il file controllo MRDF necessario per elaborare le vostre applicazione
in modalità File Based in modo da incrementare la sicurezza ed integrità delle vostre comunicazioni.
PlanetPress
Proteggete le informazioni private dei clienti in modo facile.
Per ulteriori informazioni,
visitate il nostro sito Web: pitneybowes.com/it
Pitney Bowes Italia srl
Centro Direzionale Colleoni - Palazzo Andromeda B1
Via Paracelso, 16
20864 Agrate Brianza MB
