Capitolo 2
2.1 L’Armadio Informatizzato di Reparto nell’ AOUP
Nell’Area Vasta Nord Ovest, in anticipo all’attivazione del Magazzino Farmaceutico centralizzato, è stata avviata nel 2005, all’interno dell’Azienda Ospedaliero-Universitaria Pisana, la sperimentazione di un nuovo sistema informatizzato, denominato Pyxis, per la gestione logistica e sanitaria dei farmaci e dei dispositivi medici. L’esperienza pilota ha visto coinvolta la U.O. Farmaceutica dell’ AUOP, l’ESTAV NO, il centro di ricerca ENDOCAS, il corso di dottorato di ricerca in Tecnologie per la Salute dell’Università di Pisa, la Scuola Superiore Sant’Anna e la ditta Cardinal Health.
Il progetto, iniziato nel 2005, è entrato nella fase operativa nell’agosto 2006 e ha previsto una verifica dei risultati, nel 2007, attraverso la valutazione di adeguati indicatori sanitari ed economici che si è positivamente conclusa con l’acquisizione definitiva alle condizioni precedentemente concordate.
Fig.2.1: Network layout
Pyxis è stato installato, presso il Monoblocco di Chirurgia Generale e Trapianti del Presidio Ospedaliero di Cisanello, in una configurazione che prevede nove
Console
Supply Station Pyxis Link
FARMACIA REPARTO – BLOCCO OPERATORIO
dispensatori informatizzati, collocati nel magazzino del blocco operatorio, nella sala operatoria principale, nella sala risveglio, collegati tra loro tramite la rete informatica e con la console situata presso l’unità operativa farmaceutica dell’Azienda Ospedaliera Universitaria Pisana, all’interno della quale opera un software che genera tutta la reportistica di farmacia, in grado quindi di gestire in tempo reale tutte le esigenze di reparto e di riconoscere in qualsiasi momento l’inventario attuale.
I principali benefici dell’installazione degli armadio informatizzato Pyxis sono: Riduzione degli errori in terapia:
- errori di prescrizione: la scelta del farmaco o del dispositivo medico, non potrà più essere errata grazie al fatto che tutte le informazioni essenziali (nome del paziente o del prodotto un dosaggio, regime terapeutico, unità di misura) sono memorizzate nelle stazioni e rimane traccia di tutte le operazioni fatte dal personale
- errori di trascrizione/interpretazione: le richieste di un qualsiasi dispositivo medico o farmaco, non vengono più scritta a mano, su fogli in maniera spesso illeggibile ma vengono emesse in automatico dalla console e possono in qualsiasi momento essere stampati report di vario genere
- errori di distribuzione: il materiale è automaticamente associato al reparto che lo utilizza e anche al paziente al quale viene somministrato quindi si riducono gli errori che possono verificarsi nella fase di distribuzione dei farmaci o dispositivi medici
- errori di somministrazione: sono ridotti tutti gli errori quali somministrazione al di fuori dell’intervallo di tempo prescritto, farmaco o dispositivo sbagliato, a paziente sbagliato, errore di dosaggio, diversa forma farmaceutica, procedura o tecnica scorretta nella somministrazione di un farmaco o nell’impianto di un dispositivo medico, somministrazione di un farmaco scaduto o con integrità chimico-fisica alterata
Benefici Economici:
Come risulta evidente dal lavoro presentato al “6th Annual HCTM Conference – HOF- Scuola Superiore Sant’Anna” svoltosi a Pisa nell’Ottobre del 2007, l’utilizzo dei sistemi Pyxis ha portato ad una riduzione di circa il 30% dell’inventario
corrispondente al doppio degli investimenti per le apparecchiature, una riduzione del 90% delle richieste di approvvigionamento urgenti ed ordinarie, una riduzione media del 27% dell’uso dei dispositivi medici nonostante un aumento dell’attività medico-chirurgica, una riduzione del 90% del tempo speso per l’attività logistica a livello farmaceutico e del 40% all’interno dei reparti.
In particolare, le ore settimanali necessarie per la logistica dei prodotti farmaceutici in reparto si riducono notevolmente, da 17,5 a 10 (fig 2.2).
Inoltre sono scomparse alcune attività quali l’elaborazione manuale del fabbisogno farmaceutico, la compilazione delle richieste (prodotti routinari) e di quelle urgenti alla farmacia (fig 2.3).
17,5
10
0 5 10 15 20 Prima Dopo O re a ll a se tt im an a Prima DopoTempo impiegato dal personale infermieristico per gestire i prodotti farmaceutici in reparto prima e dopo Pyxis
Gestione armadi farmaceutici tradizionali:tempi medi di carico, controllo scorte, controllo date scadenze e
pulizia
Elaborazione manuale del fabbisogno farmaceutico e compilazione delle richieste ( prodotti rutinarie) Compilazioni richieste urgenti e/o alla farmacia
Controllo ricezione merce ordinata, ricompilazioni richieste in caso di errori e invio nuova richiesta
Aggiornamento schede terapeutiche
Allungamento tempi di preparazione delle terapie a seguito di disservizi inevitabili con una gestione manuale
1 2 3 4 5 6 7 dopo prima prima prima prima dopo
Tempo impiegato dal personale infermieristico per gestire i prodotti farmaceutici in reparto prima e dopo Pyxis
Gestione armadi farmaceutici tradizionali:tempi medi di carico, controllo scorte, controllo date scadenze e
pulizia
Elaborazione manuale del fabbisogno farmaceutico e compilazione delle richieste ( prodotti rutinarie) Compilazioni richieste urgenti e/o alla farmacia
Controllo ricezione merce ordinata, ricompilazioni richieste in caso di errori e invio nuova richiesta
Aggiornamento schede terapeutiche
Allungamento tempi di preparazione delle terapie a seguito di disservizi inevitabili con una gestione manuale
1 2 3 4 5 6 7 dopo prima prima prima prima dopo prima prima dopo Ore a settimana Fig.2.3
A livello economico il sistema Pyxis riesce a ridurre i costi e permette dei risparmi economici al sistema sanitario attraverso
o riduzione dell’utilizzo dei materiali, dovuta ai minori sprechi
o riduzione dei farmaci scaduti
o riduzione della giacenza in reparto
o riduzione delle ore di lavoro del personale
Analizzando più in dettaglio i dati relativi al numero delle richieste, numero articoli, numero unità movimentate, spesa complessiva per i farmaci e dispositivi medici impiegati nel monoblocco di Cisanello, sono stati definiti alcuni significativi risultati:
o Una riduzione di stock di circa il 30% corrispondente a circa 40.000 euro.
Inventario dopo sei mesi Inventario poco dopo Pyxis Inventario Prima Pyxis
Fig.2.4: Confronto inventario prima e dopo Pyxis
o Una riduzione delle richieste effettuate dai reparti alla Farmacia: prima dell’installazione dell’armadio informatizzato erano inviate circa 1500 richieste ordinarie all’anno, dopo Pyxis sono diminuite drasticamente fino a circa 150, così come le urgenze si sono ridotte da 450 a 20 all’anno.
0 200 400 600 800 1000 1200 1400 1600 Prima Dopo Riduzione del 90% Prima Dopo
Fig.2.5: Confronto numero richieste ordinarie prima e dopo Pyxis
o Le analisi condotte nello studio, hanno evidenziato un costante decremento dei consumi sia dei dispositivi medici sia dei farmaci del monoblocco, nonostante un aumento nell’attività medico-clinica di reparto; in particolare si registra una riduzione media del 27% al mese con un risparmio di circa 65.000 €.
Tale sistema appare perciò particolarmente utile soprattutto per le strutture che gestiscono farmaci e dispositivi medici ad alto costo (sale operatorie, terapie intensive, ecc.).
Le potenziali barriere all’implementazione di questi sistemi sono invece:
o l’addestramento del personale, che richiede un certo impegno poiché la gestione di nuove attrezzature informatiche va “digerita” in tempi adeguati
o il ritorno dell’investimento economico (diminuzione delle giacenze e dei consumi) può richiedere molto tempo nelle unità con un basso volume di attività
o insorgenza di “nuovi” errori derivanti proprio dall’utilizzo della nuova tecnologia e che difficilmente possono essere previsti
Per cui è opportuno valutare i benefici che si spera ottenere per la sicurezza del paziente e definire:
o i criteri per i quali i prodotti non possono essere inseriti negli armadi informatizzati (prodotti con data di scadenza prossima, quelli che richiedono condizioni speciali di conservazione, ecc.)
o le indicazioni per il trattamento dei farmaci prelevati ma non utilizzati
o le procedure per la gestione del farmaco dal momento del prelievo dall’armadio al momento della somministrazione al paziente
o degli indicatori per misurare la reale efficacia per il miglioramento della sicurezza dei pazienti (inclusa l’incidenza degli errori di terapia) e la riduzione dei costi.
Gli esiti positivi della sperimentazione e della successiva acquisizione permettono di avviare assieme al Magazzino Farmaceutico Centralizzato, una moderna ed efficiente rete logistica farmaceutica integrata di Area Vasta, che estenderà tale sistema o simili ad altri reparti dell’AOUP e/o ad altre AA.SS. dell’Area Vasta Nord-Ovest.
E’ ormai in fase di conclusione lo sviluppo dell’interfaccia di comunicazione Pyxis-Engeneering che permetterà di visualizzare le richieste provenienti dall’armadio informatizzato come normali richieste dai CdR. Per far ciò si è reso necessario assegnare agli articoli in Pyxis gli stessi codici utilizzati da Estav NO.
Gli steps operativi seguiti hanno riguardato:
- Incontri EngiSanità, Estav e Cardinal Health per la definizione delle informazioni da inserire in un messaggio di richiesta dall'armadio informatizzato all’ESTAV - Incontri Estav e Cardinal Health per chiarire alcuni aspetti operativi, riguardanti le seguenti criticità :
associare a ogni richiesta un unico CdC, dato che al Blocco Operatorio di Cisanello afferiscono più centri di costo
in caso di problemi all'interfaccia, viene inviata un’email all'Estav
stabilire l’ora entro la quale l'Estav deve ricevere un ordine per da consegnare nel giorno seguente
- Ricerca dei codici Estav relativi agli articoli negli armadi e sostituzione di quelli vecchi
- Sviluppo dell'interfaccia - Tests finali
