Implementazione dell’algoritmo di assegnazione automatica del sistema di gestione del Contenzioso Civile e della Volontaria Giurisdizione (SICID).
(Delibera del 6 marzo 2013)
Il Consiglio superiore della magistratura, nella seduta del 6 marzo 2013, ha adottato la seguente delibera:
“vista la nota del 7 maggio 2012 con la quale il Capo Dipartimento dell’Organizzazione Giudiziaria del Ministero della giustizia ha trasmesso per le valutazioni di competenza ed eventuali osservazioni un documento tecnico relativo all’implementazione dell’algoritmo di assegnazione automatica del sistema di gestione del Contenzioso Civile e della Volontaria Giurisdizione (SICID);
letta la relazione redatta dal “Gruppo di analisi funzionale per la valutazione delle modifiche da apportare ai sistemi SIECIC-SICID” (nominato con provvedimento del Direttore Generale - Prot.
12401 del 24 marzo 2011 e Prot. 13125 del 30 marzo 2011);
vista la relazione redatta dalla Struttura Tecnica Organizzativa;
osserva
Il documento trasmesso dal Capo Dipartimento costituisce l’analisi funzionale (svolta da un gruppo di lavoro costituito dalla D.G.S.I.A. per la valutazione delle modifiche da apportare ai sistemi SIECIC-SICID) preordinata alla realizzazione di una procedura automatizzata di assegnazione delle cause civili e degli affari di volontaria giurisdizione gestiti dal S.I.C.I.D. Tuttavia, poiché il tema è strettamente connesso alle disposizioni in materia tabellare ed alle prerogative dei Magistrati dirigenti, il Ministero, prima di dare impulso all’implementazione del SICID in conformità all’analisi trasmessa, ha ritenuto opportuno procedere ad una interazione con il Consiglio Superiore della Magistratura.
1. L’implementazione del SICID proposta mira a consentire l’assegnazione automatizzata dei procedimenti in conformità alla previsioni tabellari ed in attuazione del principio del giudice precostituito per legge; nel contempo, la procedura mira a consentire l’equilibrata assegnazione dei procedimenti, garantendone altresì la massima trasparenza attraverso il tracciamento e la storicizzazione di tutte le operazioni.
L’analisi svolta prende le mosse dall’esperienza già positivamente maturata presso le sezioni lavoro (per le quali la procedura di assegnazione automatica è già stata sviluppata ed in uso da parte di alcuni uffici di grandi dimensioni, come i Tribunali di Roma e Napoli) per adeguare le funzioni esistenti alla specifica realtà delle sezioni civili ordinarie, caratterizzate da notevoli complessità organizzative, soprattutto negli uffici ove gli affari sono ripartiti tra diverse sezioni e, a volte, con competenze sovrapposte (es. stessa materia assegnata a diverse sezioni, magari con percentuali diverse, coassegnazione del medesimo magistrato a più sezioni, etc.).
La soluzione prospettata delinea una procedura, almeno prima facie, sufficientemente flessibile da poter ricevere applicazione in base alle differenti previsioni tabellari adottabili dagli uffici in questione.
Infatti, la procedura di assegnazione automatica ruota essenzialmente su alcune caratteristiche fondamentali, personalizzabili dagli uffici:
a) previsione di gruppi predeterminati di oggetti, in base a quelli censiti dai registri:
ogni gruppo costituisce il carico di lavoro omogeneo da assegnare ai magistrati in maniera equilibrata; la previsione è flessibile (l’unico limite è l’esistenza dell’oggetto nel registro), in conformità ai criteri tabellari di ripartizione degli affari tabellare. I gruppi di oggetti mirano ad ottenere un’equa ripartizione del carico di lavoro in termini qualitativi e, all’interno di ciascun gruppo, in termini quantitativi. Il sistema prevede altresì la possibilità di attribuire a ciascun oggetto ministeriale un peso ponderale (il cui valore deve essere compreso fra 1 e 100), personalizzabile dall’ufficio (di default a tutti gli oggetti è assegnato un peso pari a 1); questa funzione può consentire a ciascun ufficio di sperimentare criteri di
valutazione del “peso” dei processi, tenendo conto dell’oggetto (sono esclusi, cioè, altri fattori che pure possono incidere sul grado di difficoltà e di impegno richiesto, come il numero delle parti, il numero dei testimoni, ecc.).
b) individuazione del periodo di bilanciamento: costituisce il termine temporale di riferimento nell’ambito del quale il sistema prende in esame i carichi di lavoro dei singoli giudici ai fini dell’assegnazione di nuovi fascicoli; naturalmente, il sistema tiene conto ai fini dell’assegnazione non già del carico di lavoro inteso come procedimenti pendenti per il singolo magistrato, bensì quello inteso come fascicoli del medesimo gruppo omogeneo di oggetti già assegnati nel medesimo periodo di bilanciamento;
c) individuazione dell’ambito dei destinatari della possibile assegnazione in base al gruppo di oggetti in assegnazione: la procedura consente di selezionare per ogni gruppo di assegnazioni in primo luogo le sezioni cui attribuire il procedimento (nell’ipotesi di materia suddivisa fra più sezioni, recependo anche l’ipotesi di assegnazione con percentuali diversificate) e poi l’ambito dei giudici potenzialmente destinatari dell’assegnazione; in questo modo, il sistema consente di tenere conto non solo -ovviamente- della ripartizione dei magistrati in sezione, ma altresì dei periodi di assenza dei magistrati ovvero degli esoneri - percentuali o qualitativi - di taluni magistrati, provvedendo ad una conseguente ripartizione degli affari in assegnazione.
Inoltre, è stata prevista un’apposita funzione di “pareggiamento”, per considerare espressamente i casi di prolungata assenza, presa di servizio ovvero cessazione delle cause di esonero nel corso nell’arco del periodo di bilanciamento, per evitare che il sistema tenda automaticamente ad attribuire i procedimenti sopravvenuti in maniera massiva al magistrato rientrato in assegnazione per riequilibrare il carico di lavoro rispetto agli altri colleghi già in servizio.
Il sistema, quindi, opera una ripartizione degli affari proporzionale all’effettiva disponibilità del magistrato, intesa sia come presenza in ufficio, sia come eventuale sussistenza di causa di esonero - totale o parziale - dalla trattazione di tutti o determinati oggetti.
L’analisi ha altresì individuato, accanto alla sezione ed al singolo magistrato, il concetto di “unità organizzativa”, per consentire al sistema di gestire anche le ipotesi di attribuzioni di determinati oggetti ad alcuni magistrati all’interno di una specifica sezione; è stata prevista, inoltre, la possibilità di configurare una specifica “sezione” per la gestione degli affari di competenza del Presidente del Tribunale. Infine, il sistema può tener conto anche delle incompatibilità direttamente rilevabili dal registro (reclamo, alcuni tipi di opposizione, etc.).
Sulla base dei parametri così impostati, il funzionamento dell’algoritmo di assegnazione è stato delineato nei seguenti termini:
I. prima fase: individuazione della sezione competente in base all’oggetto; nell’ipotesi di affidamento concorrente del medesimo oggetto a più sezioni, individuazione della sezione in base a criteri concorrenti di aleatorietà e bilanciamento (su cui vd. infra);
II. seconda fase: individuazione della sottosezione (o unità organizzativa) cui compete l’oggetto; nell’ipotesi di assegnazione concorrente, vale quanto detto poc’anzi circa l’individuazione della sezione competente;
III. terza fase: individuazione del giudice, in base alle esenzioni ed incompatibilità, tenendo conto del carico di lavoro, della disponibilità (giorni lavorativi nell’anno solare, scomputando le assenze), del carico teorico (cioè distribuzione degli affari calcolata in base ai fascicoli assegnati ed alla disponibilità), dello scostamento (cioè della differenza fra il carico reale ed il carico teorico: se è positiva, il magistrato ha ricevuto più fascicoli del dovuto, se è negativa, ne ha ricevuti di meno), della probabilità (calcolata in base allo scostamento).
Una volta stabilite le probabilità di assegnazione per ciascun giudice, parteciperanno alla assegnazione solo i giudici con scostamento minore di zero (cioè negativo): all’interno di tale platea
si applica un algoritmo di generazione di numeri casuali in base al quale viene estratto un valore (pivot) distribuito in modo uniforme nell’intervallo; ogni intervallo corrisponde ad un’area di assegnazione di uguale probabilità; ad ogni giudice viene assegnato un intervallo corrispondente alla probabilità attribuitagli; il procedimento viene assegnato al giudice nel cui intervallo è ricaduto il pivot.
In tal modo, si mira a creare un sistema di probabilità bilanciata che possa contemperare l’esigenza di non prevedibilità dell’assegnazione (ciò che potrebbe comportare l’assegnazione in maniera indipendente dal carico di lavoro) con quella di assicurare un carico bilanciato degli affari: infatti, da un lato si restringe la platea di chi concorre all’assegnazione, attribuendo peraltro un intervallo proporzionato al minor carico registrato, dall’altro si evita che l’assegnazione sia frutto di un mero calcolo probabilistico, ciò che renderebbe inevitabilmente prevedibile l’attribuzione del procedimento al singolo magistrato.
L’analisi è completata con la previsione della possibilità di interventi manuali di riassegnazione, correttivi di quella automatica, in conformità alle previsioni tabellari (es. tipico, connessione) ovvero per trasferimento giudice, assenza prolungata o altro: in tali casi, il sistema ricalcola il carico di lavoro effettivo in base alla situazione risultante a seguito della riassegnazione. Inoltre, si prevede che la procedura di assegnazione automatica possa essere lanciata prima o dopo l’eventuale controllo della verifica della correttezza dei dati immessi in sede di iscrizione della causa a ruolo (in quanto, la correzione dell’oggetto indicato potrebbe comportare una diversa assegnazione, in base ai criteri tabellari).
Ancora, si prospetta la possibilità di predisporre in automatico i decreti di assegnazione con firma digitale massiva del Presidente (o delegato all’assegnazione) ovvero di stampare i decreti da inserire nei fascicoli.
Infine, è da sottolineare che l’analisi prevede la storicizzazione di tutte le personalizzazioni dell’algoritmo (in conformità alla previsioni tabellari e ad eventuali variazioni intervenute) nonché di tutte le assegnazioni e riassegnazioni, consentendo anche la stampa di report illustrativi per ogni giudice del carico di lavoro, delle percentuali di scostamento, della probabilità di assegnazione, ciò che abilita tutti gli interessati a verificare, di volta in volta, il funzionamento dell’algoritmo di assegnazione.
2. Il sistema come sopra descritto deve tener conto della disciplina consiliare sui criteri per l’assegnazione degli affari contenuta nella circolare vigente sulla formazione delle tabelle di organizzazione degli uffici giudicanti.
Devono essere richiamati:
a) il paragrafo 52, che disciplina la “Precostituzione del giudice. Principi generali”:
“”52.1 – L’articolazione dei criteri di assegnazione spetta al dirigente dell’ufficio. Fermi il dovere di vigilanza e il potere sostitutivo del dirigente, da esercitare in caso di violazione dei criteri tabellari, l'attuazione è demandata al presidente della sezione o al magistrato che la dirige ai sensi dell’art. 47 quater O.G. Il dirigente dell’ufficio, il presidente della sezione ovvero il magistrato che la dirige, nella materia civile ed in quella penale, devono assegnare gli affari alle sezioni, ai collegi ed ai giudici, monocratici o componenti i collegi, in base a criteri oggettivi predeterminati nella proposta tabellare.
52.2 – Qualora la stessa materia sia assegnata a più sezioni o, nel caso di sezione unica, a più giudici, dovranno essere indicati i criteri di ripartizione degli affari della materia tra le diverse sezioni e tra i diversi magistrati.
52.3 – I principi su esposti si applicano anche con riguardo ai criteri di distribuzione degli affari (e, in ispecie, di determinazione del relatore per le singole controversie) per le sezioni specializzate in materia d’impresa.
52.4 – Non possono essere assegnati affari al magistrato nel periodo di congedo di maternità, paternità o parentale di cui agli artt. 16,17, 28 e 32 t.u. 151/2001, salvo che si provveda alla sua sostituzione.””
b) il paragrafo 53, che disciplina la “Assegnazione delle controversie in materia di lavoro ed ex art.
442 c.p.c.
“”53.1 – La distribuzione degli affari tra i magistrati addetti alla sezione lavoro, atteso che essi sono tutti qualificati da omogenea competenza, deve avvenire in base a criteri automatici, salvi i correttivi diretti ad assicurare evidenti esigenze di funzionalità (cause connesse da riunire), nonché a garantire la genuinità dell’automatismo, onde evitare sia la prevedibilità dell’assegnazione, sia la possibilità che il sistema automatico venga utilizzato in modo da consentire la scelta del giudice ad opera della parte.
[…]””
c) il paragrafo 55 che disciplina la “Assegnazione degli affari negli uffici minorili”
“”[…]
55.2 – Nel rispetto di criteri oggettivi e predeterminati, gli affari civili possono essere assegnati dal Presidente del Tribunale anche ai giudici onorari, in materie che, per oggetto e caratteristiche, appaiono congrue anche con riguardo alla specifica attitudine e preparazione professionale del singolo magistrato.
55.3 – Il giudice onorario designato quale relatore, o quello al quale il collegio abbia delegato l’assunzione dei mezzi di prova ammessi in sede collegiale, deve far parte del collegio che definisce il procedimento.
[…]””
d) il paragrafo 57 che disciplina le “ Deroghe ai criteri predeterminati di assegnazione”
57.1 – Sono ammissibili deroghe ai criteri di assegnazione degli affari in caso di comprovate esigenze di servizio. Tali deroghe devono essere adeguatamente e specificamente motivate e dovranno essere comunicate al magistrato che sarebbe stato competente sulla base dei criteri oggettivi e predeterminati.
Trova applicazione la previsione di cui al par. 14.3.
57.2 – Nel caso di provvedimenti diretti a riequilibrare i carichi di lavoro, il dirigente dell’ufficio deve indicare le ragioni di servizio che giustificano la misura, i criteri oggettivi e predeterminati adottati e la razionalità organizzativa del provvedimento medesimo.
I provvedimenti diretti al riequilibrio dei ruoli dovranno, in particolare, mirare a consentire la definizione prioritaria dei procedimenti, assicurando, al contempo, la conservazione dell’attività processuale già svolta.
Va adottata la procedura prevista per le altre variazioni tabellari di cui al par. 14.3.
57.3 – Il presidente del collegio designa il componente estensore nel rispetto dei criteri prefissati di cui al par. 52.1; deve tenere conto della specifica condizione soggettiva e non deve assegnare la redazione del provvedimento quando il termine di deposito venga a scadere nel periodo di astensione obbligatoria per maternità.””
e) il paragrafo 58 che disciplina la “Assegnazione degli affari al Presidente del Tribunale e ai Presidenti di Sezione”
58.1 – Nelle tabelle devono essere predeterminati i criteri oggettivi di attribuzione degli affari al Presidente del Tribunale, ai Presidenti di Sezione e al Presidente Aggiunto della sezione GIP/GUP.
Nello stesso modo dovrà prevedersi per i Presidenti di Sezione delle Corti d’Appello.
59. – Astensione, ricusazione e impedimento. Criteri di sostituzione
59.1 – Le proposte tabellari devono indicare i criteri che saranno seguiti per la sostituzione di magistrati astenuti, ricusati o comunque impediti.
59.2 – I criteri del paragrafo che precede devono assicurare l’identificazione del magistrato in base a parametri oggettivi e di regola automatici; il provvedimento di sostituzione deve essere congruamente motivato ed indicare specificamente le ragioni e le modalità della scelta, soprattutto nel caso di deroga ai criteri automatici previsti in Tabella.”
3. Il Consiglio, in base all’analisi prospettata, ritiene che la proposta implementazione del SICID con le funzionalità sopra sintetizzate possa corrispondere alle esigenze degli uffici - soprattutto
quelli di dimensioni maggiori - per la gestione dell’assegnazione degli affari, massimizzando la trasparenza complessiva del sistema.
I criteri esposti appaiono in linea con il principio di precostituzione del giudice e con le disposizioni consiliari in materia, ferma la necessità di documentare precisamente le caratteristiche dell’algoritmo di assegnazione e la possibilità di verificarne, di volta in volta, il funzionamento in concreto.
Peraltro, le caratteristiche del sistema illustrate consentono un’adeguata personalizzazione in adesione alle specifiche previsioni tabellari dell’ufficio.
La storicizzazione di ogni passaggio e la possibilità di estrarre report analitici rappresentano per tutti gli interessati concreti strumenti di verifica circa la correttezza delle operazioni svolte, sia nel rispetto dei criteri di assegnazione, sia nella distribuzione equilibrata del carico. In particolare, i Dirigenti degli uffici potranno avvalersi del sistema per svolgere un’effettiva vigilanza, secondo quanto previsto dalla circolare in materia tabellare (par. 52.1.).
Un ulteriore vantaggio è costituito dal fatto che l’assegnazione automatica abbatte notevolmente i tempi morti dei vari “passaggi” del fascicolo (dall’ufficio iscrizione a ruolo, al presidente per la designazione della sezione; dal presidente di sezione al giudice, e così via).
Infine l’assegnazione automatica è coerente con la previsione dell’obbligatorietà del processo telematico a far data dal 30 giugno 2014 (art. 16 bis D. L. 18 ottobre 2012 n. 79, convertito in Legge 17 dicembre 2012 n. 221, così come modificato dalla legge 24 dicembre 2012 n. 288).
Il Consiglio, tuttavia, ritiene di dover riscontrare tale giudizio positivo inviando agli uffici, unitamente alla presente delibera, la relazione tecnica del Gruppo di Lavoro, onde consentire agli stessi di verificare con riferimento alla propria organizzazione l’adottabilità del sistema di assegnazione automatica in esame.
Tale coinvolgimento degli uffici, peraltro, deve essere coordinato con l’attività del Ministero, al quale va richiesto di tenere il Consiglio costantemente aggiornato circa l’implementazione della procedura e l’invio della documentazione finale ad essa sottesa, al fine di assicurarne l’effettiva conformità ai principi ed alle disposizioni in materia.
Va, peraltro, fatta richiesta al Ministero di attivarsi affinché il sistema di assegnazione automatica venga progettato anche per il Siecic (esecuzioni individuali e concorsuali) e l’eventuale estensione al settore penale, considerato che l’art. 1 comma 6 let. C) D. Lgs. 20 febbraio 2006 n. 106 prevede la possibilità di ricorrere all’assegnazione automatica.
Va, sotto altro aspetto, segnalata al Ministero l’opportunità che, quando un fascicolo viene assegnato automaticamente ad un magistrato e, successivamente, ad altro magistrato, di queste decisioni (sia in base a metodo automatico che manuale) sia data comunicazione al primo magistrato cui è stato “sottratto” il fascicolo, eventualmente mediante il sistema Consolle; come si è visto l’art. 57.1 della circolare sulle tabelle contiene questa previsione, anche se riguarda solo il caso di deroghe ai criteri tabellari.
Va, infine, suggerita la previsione di tracciabilità di eventuali interventi sul sistema del personale Cisia e la previsione che il personale sia tenuto ad eseguirli solo se la richiesta è formulata per iscritto.
Residua la necessità di rendere il già esistente sistema di assegnazione per le sezioni lavoro omogeneo a quello in progettazione per il Sicid.
Tanto premesso, il Consiglio
delibera
a) di esprimere una valutazione positiva sul sistema di procedura automatizzata di assegnazione delle cause civili e degli affari di volontaria giurisdizione gestiti dal S.I.C.I.D.
come proposta nel documento redatto dal “Gruppo di analisi funzionale per la valutazione delle modifiche da apportare ai sistemi SIECIC-SICID” (nominato con provvedimento del Direttore Generale - prot. 12401 del 24 marzo 2011 e prot. 13125 del 30 marzo 2011), inviato con nota in data 7 maggio 2012 del Capo Dipartimento dell’Organizzazione Giudiziaria del Ministero della Giustizia;
b) di inviare la presente delibera e il documento sopra richiamato a tutti gli uffici giudiziari che possono adottare il nuovo sistema, al fine di verificare con riferimento alla propria organizzazione l’adottabilità del sistema di assegnazione automatica in esame, invitando i dirigenti, nel caso in cui siano state rilevate delle criticità, ad inviare al Consiglio e al Ministero relazioni in ordine alle verifiche effettuate;
c) di inviare la presente delibera al Ministero di giustizia, con la richiesta di tenere il Consiglio superiore della magistratura costantemente aggiornato circa l’implementazione della procedura e l’invio della documentazione finale ad essa sottesa, al fine di assicurarne l’effettiva conformità ai principi ed alle disposizioni in materia tabellare;
d) di richiedere al Ministero di attivarsi affinché il sistema di assegnazione automatica venga progettato anche per il Siecic (esecuzioni individuali e concorsuali) e l’eventuale estensione al settore penale, considerato che l’art. 1 comma 6 let. C) D. Lgs. 20 febbraio 2006 n. 106 prevede la possibilità di ricorrere all’assegnazione automatica;
e) di segnalare al Ministero l’opportunità che, quando un fascicolo viene assegnato automaticamente ad un magistrato e, successivamente, ad altro magistrato, di queste decisioni (sia in base a metodo automatico che manuale) sia data comunicazione al primo magistrato cui è stato “sottratto” il fascicolo, eventualmente mediante il sistema Consolle;
f) di suggerire la previsione di tracciabilità di eventuali interventi sul sistema del personale Cisia e che questo sia tenuto ad eseguirli solo se la richiesta è formulata per iscritto;
g) di suggerire la necessità di rendere il già esistente sistema di assegnazione per le sezioni lavoro omogeneo a quello in progettazione per il Sicid”.
