Gestione richieste di Formazione

Gestione richieste di Formazione

Documento aggiornato al 19 Ottobre 2021

Applicativi coinvolti: HUMAN CAPITAL MANAGEMENT PROJECT

 GESTIONE RICHIESTE FORMATIVE ... 2

ISCRIZIONI PARTECIPANTI ... 8

GESTIONE CONVALIDA ISCRIZIONI ... 16

RAGGRUPPAMENTI ... 20

 GESTIONE RICHIESTE FORMATIVE

Consente di gestire delle richieste extra piano di formazione, ovvero richieste di partecipare a corsi non previsti nel catalogo di formazione proposto dall’azienda oppure richieste di ulteriori edizioni per cataloghi già disponibili.

PROCESSO STANDARD:

Il Collaboratore:

Può creare una richiesta, compilarla con le informazioni previste e inoltrarla al proprio responsabile.

Una volta salvata, prima di inoltrarla può nuovamente modificare le informazioni inserite o eliminare la richiesta stessa.

In caso di più responsabili o di presenza tutor, può scegliere a quale inoltrare la richiesta mediante un elenco.

Quando la richiesta è ancora con stato "In bozza", il collaboratore ha inoltre la possibilità di copiare la richiesta.

In questo caso il sistema genera una nuova richiesta, sempre con stato "In bozza", del tutto identica alla prima, che il soggetto può modificare*.

Il Responsabile:

Il responsabile che riceve la richiesta può vederla e gestirla accedendo al menu “Gestione richieste” e filtrando per “Richieste dai propri collaboratori”.

A questo punto può fare 3 operazioni:

• Approva: in questo caso la richiesta viene accolta e inoltrata all’ufficio del personale che (nel processo standard) può decidere di creare l'edizione del corso in oggetto.

• Posticipa: posticipare la decisione, rimandandola ad un secondo momento.

• Respingi: respingere la richiesta del collaboratore e ritornare così allo stato di partenza.

Nel caso in cui nel flusso sia presente un tutor per il collaboratore che ha effettuato la richiesta, anche quest'ultimo viene coinvolto obbligatoriamente nel flusso di approvazione.

Ufficio del personale (o Uff. del personale - modulo Formazione):

Entrando in “Gestione richieste” può vedere le richieste di tutto il personale e decidere quali calendarizzare *.

Viene data in gestione anche la possibilità di modificare e/o eliminare le richieste ricevute.

In questo caso non si ha una vera e propria approvazione da parte del ufficio del personale tuttavia, il fatto che venga data la possibilità di eliminare la richiesta inoltrata, comporta che la calendarizzazione o meno della richiesta dipende ad ogni modo dall’ufficio del personale.

Le uniche funzioni disponibili all'ufficio del personale quindi sono la calendarizzazione, la modifica o l'eliminazione della richiesta. Questo perché una volta approvata dal responsabile, non può più essere posticipata, respinta ecc..

*Dalla versione 07.04 di Risorse Umane, nella configurazione degli status (Tabelle – Formazione – status richieste di personale) è stato aggiunto un flag che permette di copiare la richiesta.

Se valorizzato, tutte le richieste in quello status potranno essere copiate, tramite selezione dell’icona ^. Inizialmente il flag sarà valorizzato solamente per lo status “Bozza” per non cambiare il comportamento attuale.

La copia delle richieste può essere effettuata dall’utente richiedente e da chi interviene nel flusso di approvazione della stessa.

Se l’utente che effettua la copia è Ufficio del personale (o Ufficio del personale Formazione), la richiesta verrà sempre copiata nello status “Approvata”.

Per tutti gli altri utenti invece, la richiesta copiata tornerà in Bozza e il nome del richiedente diventerà quello dell’utente loggato.

Inoltre, tutti i campi della richiesta copiata saranno editabili.

Non verrà ovviamente mantenuto lo storico azioni della richiesta principale, ma bensì verrà indicata l’operazione di copia con il riferimento alla data e orario di esecuzione.

*Dalla versione 07.05 di Risorse Umane, in fase di iscrizione della richiesta formativa, se questa è di tipologia

“Collettiva e nominativa”, viene data la possibilità alla DRU di collocare i vari collaboratori in più edizioni differenti.

Per questo motivo, la maschera di iscrizione partecipanti è stata leggermente variata e suddivisa in due step:

• Step 1: Selezione dell’edizione

Nel primo step si ha la possibilità di selezionare l’edizione a cui iscrivere i collaboratori della richiesta formativa. L’edizione può essere già presente a sistema (e presentata quindi in maschera) oppure può essere creata tramite il pulsante: “Nuova edizione”.

• Step 2: Iscrizione partecipanti

Nel secondo step si possono selezionare massivamente o singolarmente i collaboratori della richiesta formativa.

Dopo averli selezionati, tramite il pulsante SALVA si procede alla loro iscrizione.

Il sistema a quel punto rimanda allo step 1 l’utente, dando quindi la possibilità di:

- Iscrivere immediatamente ad un’altra edizione i partecipanti rimanenti

- Iscrivere in un secondo momento, ad un’altra edizione, i partecipanti rimanenti;

Per questa operazione, è necessario selezionare il pulsante “Mantieni richiesta”

Nel cruscotto delle richieste formative, verrà quindi visualizzata la nuova icona che consente di ritornare nella maschera di iscrizione per collocare i collaboratori rimanenti o di evadere la richiesta.

- Evadere la richiesta e considerarla quindi ISCRITTA, tramite il pulsante “Evadi richiesta”, non collocando in nessuna edizione i partecipanti rimanenti.

Dalla versione 07.06 di HCM, è possibile selezionare massivamente, tramite check-box, più richieste APPROVATE contemporaneamente.

In questo modo, potranno essere evase insieme, creando un’unica edizione.

Dopo aver selezionato più richieste approvate insieme, infatti, nelle utilità de tre puntini (in alto a destra del cruscotto), verrà visualizzata l’opzione: “Iscrizione partecipanti” (o “Iscrizione partecipanti rimanenti” se almeno una delle richieste selezionate era già stata parzialmente evasa).

L’iscrizione di tutti i partecipanti delle richieste selezionate verrà effettuata nella solita maschera divisa in due step (spiegata nel paragrafo precedente), con la possibilità di selezionare la Richiesta principale, ovvero quella da cui reperire i dati da allineare nell’edizione che verrà creata.

Anche in questo caso, si può decidere di selezionare solo parte dei partecipanti e poi:

- Evadere le richieste rimaste “appese”

- Iscrivere in un secondo momento i partecipanti rimanenti

VARIAZIONE AL PROCESSO STANDARD:

Il processo standard, appena descritto, può subire delle variazioni, inserendo ulteriori richieste di approvazione eseguite da soggetti diversi da quelli appena analizzati (responsabile e ufficio del personale).

Per operare in questo senso è necessario modificare la tabella “Stato richiesta” (Tabelle – Formazione).

E’ inoltre possibile evitare l’approvazione da parte del responsabile.

Per operare in questo senso è necessario accedere a “Parametri attività” (Sistema – Setup) e togliere il flag dal campo “Richiesta di formazione: autorizzazione obbligatoria”.

Dalla versione 07.02.00, è possibile configurare un nuovo step nell’iter di approvazione.

Configurando lo step “In approvazione DRU” con obbligatoriamente il codice “U” (in carico all’Ufficio del personale), la richiesta formativa, dopo essere passata dal responsabile, arriva per l’approvazione finale alla DRU.

A tal proposito infatti, è presente un quadrotto grigio nel cruscotto delle richieste, che identifica questo step.

Il nuovo iter quindi diventerà:

- Il collaboratore crea la richiesta e la inoltra al responsabile - Il responsabile può:

▪ Mandarla in approvazione all’ufficio del personale

▪ Respingerla

▪ Posticiparla

- L’Ufficio del personale può:

▪ Approvarla

▪ Respingerla

▪ Posticiparla

- L’Ufficio del personale, se la richiesta è approvata, può iscriverla.

Gestione Richieste, creazione Edizione

Per ogni richiesta che ha origine da un catalogo della formazione, il sistema determina il totale dei soggetti per cui viene aperta la richiesta e lo confronta con il numero massimo di partecipanti stabilito nel catalogo stesso (Catalogo formazione, sezione “Docenti”) per il docente indicato nella richiesta.

A seguito di ciò:

• se il numero di soggetti indicato nella richiesta è minore del numero massimo stabilito nel catalogo di riferimento per il docente indicato nella richiesta, il sistema procede con l'iscrizione degli stessi senza operare alcun controllo;

• se il numero di soggetti indicato nella richiesta, è superiore al numero massimo stabilito nel catalogo di riferimento per il docente indicato nella richiesta, allora, il sistema consente l'iscrizione dei partecipanti fino a capienza del numero massimo stabilito, ed evidenzia, con un controllo a video, che si sta iscrivendo uno o più soggetti ad un corso anche se il numero di iscrizioni massimo è già stato superato.

Tale controllo non è bloccante, pertanto, è comunque possibile gestire l'iscrizione. Il controllo viene effettuato dal sistema nel momento in cui viene eseguito il salvataggio dei dati.

Per attivare questa gestione è necessario che le richieste create nascano sulla base di cataloghi di formazione già definiti.

Infine, il sistema riesce ad eseguire il controllo appena esposto nel caso in cui la richiesta gestita è di tipo

“Collettiva e nominativa”.

Il controllo sul numero dei partecipanti è disponibile agli utenti della DRU attraverso questo menu.

L'ufficio personale ha la possibilità di creare una nuova edizione o di associare i soggetti indicati nella richiesta ad un’edizione già esistente, se presente.

Il controllo sul numero massimo dei partecipanti viene eseguito in entrambi i casi.

Nel caso si associno i soggetti indicati nella richiesta ad un’edizione già censita, il sistema controlla il numero massimo nel catalogo sottrae il numero di soggetti già iscritti e consente l'ulteriore iscrizione solo ai soggetti indicati nella richiesta fino a capienza del numero massimo stabilito nel catalogo per il docente indicato nella richiesta.

Dalla versione 06.01.00, se l'utente ha associato il gruppo 400009 - Gestore schede personalizzate, è visibile il pulsante “Configurazione” che permette una personalizzazione del contenuto della maschera.

Per le specifiche relative alla configurazione di questa maschera, fare riferimento al manuale operativo

“Configurazioni avanzate - Personalizzazione maschere” presente nella sezione “Manuali” dell'applicativo, oppure all'interno della MYZ.

Dalla versione 07.02.00 inoltre, se un’edizione deriva da una richiesta formativa e ce ne sono di collegate, queste si possono visualizzare all’interno dell’icona , nella sezione “Definizione”.

Ogni volta che si collega una richiesta Approvata ad un’edizione esistente, la richiesta stessa passa in automatico da “Approvata” a “Iscritta”.

In questo modo, è possibile evadere le richieste formative senza dover creare per forza un’edizione ogni volta.

Più richieste possono quindi far riferimento alla stessa edizione erogata.

ISCRIZIONI PARTECIPANTI

Il menu in oggetto viene reso disponibile ai soggetti con profilazione di responsabile, ufficio del personale o collaboratore.

Per quanto riguarda la profilazione del collaboratore, l'utilizzo o meno di questa gestione dipende dalle impostazioni stabilite nel Setup della formazione ("Regole iscrizione", sezione "Iscrizione alle attività", campo

"Collaboratore").

Nel caso in cui questo campo venga valorizzato con "Consentita" o "Richiesta al responsabile", il menu in oggetto viene reso disponibile; viceversa, se valorizzato con "Non consentita", non viene abilitato il menu al profilo di collaboratore.

E' inoltre necessario compilare i campi "data inizio iscrizioni" e "data fine iscrizioni" nella definizione dell'edizione per poter iscrivere i partecipanti.

Attraverso questa utilità vengono gestite le iscrizioni dei soggetti alle varie attività formative pubblicate.

L'iscrizione dei partecipanti viene condivisa con gli altri applicativi presenti nella Suite, attraverso il popolamento della tabella comune dei giustificativi e orari.

Per ulteriori specifiche fare riferimento al sommario dei cambiamenti 05.09.00.

Nella sezione di sinistra vengono presentate le attività formative per l' iscrizione, suddivise per area tematica.

Mediante la funzionalità "Iscrizione" si accede all' interfaccia di gestione delle iscrizioni.

Le iscrizioni possono essere eseguite come indicato di seguito:

• Un collaboratore può iscriversi ad un'attività formativa direttamente o sottoponendo la richiesta al responsabile (in base a quanto previsto nel campo indicato in precedenza nella tabella “Setup Formazione").

Viene data la possibilità al collaboratore iscritto ad una certa attività, di modificare tale iscrizione scegliendo un'edizione diversa dello stesso corso.

Per operare in questo senso, occorre che a seguito dell'autorizzazione dell'iscrizione effettuata dal collaboratore, lo stesso acceda al menu "Gestione Richieste - Convalida iscrizioni" e attraverso questo, apporti l'eventuale cambio di edizione.

E' inoltre possibile, per un collaboratore, iscriversi al corso in videoconferenza, se questo lo permette.

• Un responsabile può iscriversi ad un'attività formativa direttamente o sottoponendo la richiesta al responsabile superiore secondo un meccanismo gerarchico (anche questo dipende da quanto stabilito nella tabella "Setup formazione" ).

• Un responsabile può iscrivere direttamente i suoi collaboratori attraverso una maschera che presenta nella spalla di sinistra i collaboratori in gestione e nella spalla di destra i collaboratori già iscritti.

Per eseguire l'iscrizione, selezionare i nominativi interessati nella spalla di sinistra ed eseguire il trasferimento tramite la freccia direzionale nella spalla di destra contenente l' elenco degli attuali iscritti. Per eliminare un iscritto, selezionare il nominativo e premere .

Abilitando il flag "Videoconferenza" il responsabile decide se iscrivere il proprio collaboratore alla partecipazione in questa modalità.

• L'ufficio del personale può autonomamente gestire le iscrizioni dei soggetti alle varie attività formative, mediante la stessa maschera proposta al responsabile.

Le prenotazioni dei posti possono essere eseguite come indicato di seguito:

Il responsabile accede alla maschera di iscrizione e, se previsto per l'attività selezionata, il sistema visualizza il campo "Posti riservati" (la gestione dei posti riservati può essere inizializzata nel menu "Setup formazione": in questo modo tutte le nuove edizioni definite avranno il campo "Posti riservati" valorizzato).

Se questo campo invece non viene valorizzato, è possibile gestirlo direttamente nell'edizione.

Attraverso questo campo il responsabile può indicare il numero di posti che intende prenotare per i propri collaboratori. La prenotazione ha effetto premendo il pulsante "Conferma".

Il sistema esegue controlli sul numero massimo di partecipanti previsti per il corso e, se la prenotazione che si intende eseguire eccede il numero massimo di posti disponibili, lo segnala con un messaggio a video.

Un ulteriore controllo viene eseguito sulla data di scadenza delle prenotazioni, infatti: se questa è precedente rispetto alla data in cui si intende eseguire la prenotazione, il sistema non rende disponibile a video il campo utile ad eseguire la prenotazione dei posti; oppure: se la prenotazione non viene confermata entro la scadenza, i posti riservati decadono e non vengono più considerati.

La prenotazione eseguita viene registrata nella sezione "Posti riservati" dell'edizione dove, oltre al numero di posti prenotati, viene memorizzato anche il nominativo del responsabile che ha eseguito la richiesta.

Il numero di posti prenotati viene conteggiato insieme a quello degli iscritti e il sistema controlla che la somma non superi il numero massimo di posti disponibili.

I controlli non vengono eseguiti se le prenotazioni vengono caricate direttamente dalla DRU nella sezione dell'edizione Posti riservati.

In basso nell' angolo destro viene aggiornata la numerazione dei posti disponibili.

Eventuali vincoli all' iscrizione dei collaboratori saranno notificati con un messaggio in fase d' iscrizione.

Mediante il pulsante è possibile cambiare l'edizione di riferimento a cui iscrivere i partecipanti.

Attraverso il collegamento "Seleziona tutti" è possibile selezionare in automatico tutti i soggetti visualizzati nella colonna di sinistra e al termine dell'operazione attraverso l'apposito pulsante iscriverli spostandoli nella colonna di destra.

Anche in questo caso eventuali vincoli all' iscrizione dei collaboratori saranno notificati con un messaggio in fase d' iscrizione.

Campi richiamati:

Sezione dettaglio corso

• Attività:

Viene riportato il nome dell'attività a catalogo

• Tematica:

Viene riportata l'area tematica dell'attività a catalogo

• Durata e struttura:

Viene riportata la struttura del corso definita nell'edizione

• Edizione:

Dal menu a tendina, se presenti, è possibile selezionare l'edizione alla quale iscriversi o alla quale iscrivere i propri collaboratori.

• Competenze:

Vengono indicate le competenze inserite nella sezione "Competenze/Capacità" dell'attività a catalogo selezionata

• Capacità:

Vengono indicate le capacità inserite nella sezione "Competenze/Capacità" dell'attività a catalogo selezionata

• Obiettivi:

Vengono indicati gli obiettivi inseriti nella sezione "Obiettivi e contenuti" dell'attività a catalogo

• Metodologie:

Vengono indicate le metodologie inserite nella sezione "Obiettivi e contenuti" dell'attività a catalogo

• Contenuti:

Vengono indicati i contenuti inseriti nella sezione "Obiettivi e contenuti" dell'attività a catalogo

Sezione edizioni

Da questa sezione è possibile visualizzare tutte le informazioni riguardanti l'edizione selezionata.

Selezionando un'edizione nella colonna di sinistra vengono modificate le informazioni visualizzate nel rettangolo di riepilogo.

Le informazioni visualizzate vengono inoltre modificate dalla data selezionata di ogni edizione, infatti nel riquadro di riepilogo vengono riportate le informazioni riguardanti il singolo giorno selezionato.

• Edizione riservata a:

Il sistema mostra il valore inserito nel corrispondente campo dell'edizione

• Docente interno:

Viene visualizzato il nome del docente dell'attività nella giornata selezionata

• N° ore:

Viene visualizzato il numero di ore di svolgimento dell'attività per la giornata selezionata

• Aula interna/Sede del docente:

Viene riportata l'aula in cui l'attività verrò svolta l'attività o la sede del docente nel caso in cui si abbia selezionato un docente esterno.

• Inizio:

Viene riportato l'orario d'inizio dell'attività nel giorno selezionato.

• Fine:

Viene riportato l'orario di fine dell'attività nel giorno selezionato.

• Area tematica:

Il sistema raggruppa il risultato della ricerca per area tematica.

Ciascuna area può essere evidenziata con un colore differente. Per la gestione dei colori si rimanda al menu "Aree attività".

• Collegamenti:

Attraverso il collegamento "Collegamenti" è possibile accedere ad un indirizzo internet, indicato in precedenza nel catalogo dell'attività selezionata.

• Documenti:

Il collegamento "Documenti" consente di visionare tutti i documenti legati all'attività selezionata e agganciati a questa mediante il catalogo dell'attività stessa.

Iscrizione collaboratori (Pulsante)

Questo pulsante è visualizzato sia nella sezione "Dettaglio corso" che nella sezione "Edizione" e permette di iscrivere mediante apposita maschera i collaboratori all'attività selezionata.

Per ciascuna edizione censita, vengono visualizzate le date di svolgimento, la sede e gli orari. Questo riassunto può essere stampato attraverso l'apposito collegamento "Stampa".

Questo link apre una pagina in cui la sezione "Iscrizione collaboratori" ha al suo interno una colonna di sinistra nella quale vengono visualizzati i nominativi dei soggetti che possono essere iscritti all'attività selezionata, e nella colonna di destra vengono visualizzati i soggetti già iscritti.

Il sistema, in funzione delle impostazioni di setup stabilite, (Setup formazione) rende inoltre disponibili ulteriori due campi:

• Data iscrizione:

Corrisponde alla data di registrazione del partecipante al corso.

Per attivare questa funzione è necessario selezionare dal menu “Setup Formazione” sezione

“Iscrizione alle attività” il campo “Consenti modifica data di iscrizione”.

• Posti riservati:

Consente di indicare il numero di posti che il responsabile intende riservare per i propri collaboratori.

Il campo che attiva questa gestione è presente nell'edizione, sezione definizione. La gestione può essere inizializzata attraverso il menu “Setup formazione”.

La sezione "Filtri" permette di applicare dei filtri sui nominativi visualizzati.

I campi presenti in questa sezione sono:

• Cognome:

Indicare il cognome da ricercare

• Nome:

Indicare il nome da ricercare

• Raggruppamento:

Indicare il raggruppamento dei soggetti che si vogliono visualizzare

• Unità organizzativa:

Indicare l'unità organizzativa dei soggetti che si vogliono visualizzare

• Posizione organizzativa:

Indicare la posizione organizzativa dei soggetti che si vogliono visualizzare

• Famiglia professionale:

Indicare la famiglia professionale dei soggetti che si vogliono visualizzare

• Ruolo:

Indicare il ruolo dei soggetti che si vogliono visualizzare

• Azienda:

Indicare l'azienda dei soggetti che si vogliono visualizzare

• Codifica libera:

Selezionare una codifica libera associata ai soggetti che si vogliono ricercati

• Suddivisione libera:

Selezionare una suddivisione libera associata ai soggetti che si vogliono ricercare

• Contratto:

Indicare codice contrattuale dei soggetti da ricerca

• Qualifica:

Indicare la qualifica dei soggetti da ricercare

• Livello:

Indicare il livello dei soggetti da ricercare

• Collaboratori:

Selezionare la tipologia di collaboratori da visualizzare

• Dal...Al:

Indicare l'intervallo di tempo in cui devono essere considerati anche i soggetti cessati

• Selezionabili:

Indicare se visualizzare solamente i soggetti selezionabili, solo quelli non selezionabili o tutti

• Selezionati:

Indicare se visualizzare i soggetti selezionati, quelli non selezionati o tutti

• Filtra:

Permette di applicare i filtri configurati

• Azzera filtri:

Permette di azzerare tutti i filtri configurati

Iscrizione (Pulsante)

Questo pulsante permette al collaboratore o al responsabile di iscriversi all'attività selezionata.

Nel caso in cui non fosse richiesta l'approvazione della dru o di un supervisore, lo status del collaboratore sarà

"iscritto", altrimenti sarà necessario attendere l'approvazione di un supervisore o della dru per considerare iscritto il collaboratore.

GESTIONE CONVALIDA ISCRIZIONI

Le regole di iscrizione dei collaboratori ai corsi pubblicati, dipendono da come è stato impostato il Setup

“Parametri attività”, sezione “Iscrizione alle attività” (Sistema - Setup).

Di seguito si fa riferimento alle impostazioni di base previste dal sistema.

In questa impostazione, l’iscrizione ai collaboratori è consentita ma la stessa non avviene in maniera automatica, prevede infatti l’approvazione da parte del responsabile diretto.

Collaboratore:

Accede al menu “Iscrizione partecipanti”, visualizza i corsi pubblicati e sceglie a quale vorrebbe partecipare.

Preme il collegamento "Iscrizione" e inoltra la richiesta di iscrizione al responsabile e al tutor, se presente.

Lo stato della sua richiesta è visibile nel menu “Gestione convalida iscrizioni”.

Tutor:

Accede al menu "Gestione convalida iscrizioni" e filtra sulle convalide dei propri collaboratori.

A questo punto per ogni richiesta di convalida iscrizione può decidere di:

• Confermare: in questo caso l’iscrizione viene confermata e anche lo stato della richiesta del collaboratore viene aggiornato.

L'iscrizione però, non risulta ancora effettiva poiché è necessaria, oltre a quella del tutor, anche l'approvazione del responsabile diretto.

• Rifiutare: in questo caso il collaboratore non viene iscritto al corso e anche lo stato della richiesta del collaboratore viene aggiornato, indicando appunto che la richiesta di iscrizione è stata rifiutata.

La richiesta passa comunque al responsabile, che però non può intervenire.

La richiesta risulta a tutti gli effetti respinta.

Responsabile:

Accede al menu “Gestione convalida iscrizioni” e filtra sulle convalide dei propri collaboratori.

A questo punto per ogni richiesta di convalida iscrizione può decidere di:

• Confermare: in questo caso l’iscrizione viene confermata, lo stato della richiesta del collaboratore viene aggiornato e il collaboratore stesso risulta iscritto al corso.

• Rifiutare: in questo caso il collaboratore non viene iscritto al corso e anche lo stato della richiesta del collaboratore viene aggiornato indicando appunto che la richiesta di iscrizione è stata rifiutata.

Nel caso in cui il responsabile acceda per primo alla maschera di convalida iscrizione rispetto al tutor del soggetto in esame, la convalida o meno della richiesta spetta soltanto a lui, qualsiasi decisione prenda, il tutor non può più intervenire.

Ufficio del personale (o Uff. del personale – modulo formazione):

La persona risulta in automatico iscritta al corso pubblicato.

• Cambio edizione

Attraverso questo menu, il collaboratore che vede confermata la propria richiesta di iscrizione ad un corso ha la possibilità (se previsto nel Setup Formazione, campo "Cambio edizione") di modificare la stessa, indicando la sua presenza in un'edizione diversa da quella con cui ha richiesto l'iscrizione.

Ovviamente il cambio viene fatto a parità di attività formativa e solo se esiste almeno un'altra edizione del corso a cui il collaboratore si è iscritto.

Per operare in questo senso è necessario che il collaboratore prema il collegamento "Cambio edizione"

disponibile accanto alla richiesta di iscrizione approvata.

Premendo tale collegamento il sistema visualizza l'elenco delle altre edizioni disponibili per il corso selezionato e il collaboratore può sceglierne una diversa da quella selezionata in origine.

Il cambio edizione viene eseguito senza richiedere alcuna autorizzazione al responsabile, mentre, se è previsto nel flusso autorizzativo l'intervento della DRU, a seguito del cambio edizione effettuato dal collaboratore, la DRU deve intervenire nel menu “Gestione Richieste” – “Convalida iscrizioni” e convalidare la richiesta di cambio edizione del collaboratore.

Il sistema per consentire il cambio edizione esegue comunque due controlli:

• Il corso a cui in origine il collaboratore si era iscritto, deve avere un numero di partecipanti superiore al numero minimo previsto per l'edizione stessa.

Il campo “Numero minimo di partecipanti” (sezione “Definizione” dell'edizione), deve essere quindi uguale o superiore al totale dei partecipanti iscritti al corso stesso (desumibile dalla sezione

“Partecipanti” dell'edizione).

Nel caso in cui il corso di origine non abbia un totale di partecipanti uguale o superiore al numero minimo di partecipanti previsti, il sistema non rende disponibile il collegamento “Cambio edizione” e di conseguenza il collaboratore non può eseguire tale operazione.

• Il secondo controllo viene effettuato sul numero massimo di partecipanti previsto.

Nel dettaglio, se il numero massimo di partecipanti è già stato raggiunto, il sistema non consente nemmeno l'iscrizione del soggetto al corso, visualizzando la scritta “Completo” accanto all'edizione interessata dal corso selezionato (menu “Iscrizione partecipanti”).

• Viceversa, se il collaboratore è iscritto ad un corso, e vuole cambiare edizione ma l'altra edizione disponibile è già completa, allora il sistema non rende disponibile il collegamento “Cambio edizione”(menu “Gestione richieste”, “Convalida iscrizioni”).

Una volta eseguito il cambio edizione il sistema in automatico elimina dalla pagina “Partecipanti” dell'edizione il nominativo del soggetto che ha eseguito il cambio e lo indica nella stessa pagina dell'edizione selezionata nel cambio.

APPROVAZIONE DRU NECESSARIA:

Valorizzando questo campo presente nel Setup “Parametri attività” (Sistema – Setup) si stabilisce l'impostazione di base da applicare a tutti i nuovi corsi che si intendono calendarizzare.

Questa impostazione di base può essere modificata accedendo alla sezione “Definizione” dell’edizione.

Compilando quindi “Approvazione DRU necessaria” nell'edizione, si stabilisce che, l’iscrizione del collaboratore all’attività in oggetto, prima di essere convalidata, deve essere approvata necessariamente anche dall’ufficio del personale.

In questo caso, l’ufficio del personale, ha la possibilità di:

• Respingere: aggiornando lo stato della convalida, sia del responsabile che del collaboratore.

• Eliminare: Viene inoltre data la possibilità di eliminare la richiesta di convalida.

Dalla versione 06.01.00, se l'utente ha associato il gruppo 400009 - Gestore schede personalizzate, è visibile il pulsante “Configurazione” che permette una personalizzazione del contenuto della maschera.

Per le specifiche relative alla configurazione di questa maschera, fare riferimento al manuale operativo

“Configurazioni avanzate - Personalizzazione maschere” presente nella sezione “Manuali” dell'applicativo, oppure all'interno della MYZ.

RAGGRUPPAMENTI

La tabella in oggetto può essere alimentata in maniera automatica dal sistema se è stato acquistato il modulo dell'organizzazione, viceversa viene alimentata manualmente dal soggetto.

Per la generazione automatica dei raggruppamenti ci sono due modalità possibili:

• Eseguita dall'amministratore:

Entrare nella tabella "Modello organizzativo" (Tabelle - Organizzazione), nella sezione "Raggruppamenti"

inserire il modulo della formazione.

Entrare poi nel menu "Allineamento dati" (Organizzazione - Utilità) , valorizzare il campo "Allinea raggruppamenti" e selezionare attraverso l'apposito elenco sul campo il modulo della formazione.

Al termine dell'operazione il sistema valorizza in automatico la tabella in oggetto leggendo le informazioni dall'organigramma.

• Eseguita in tempo reale:

Questa modalità, permette di alimentare questa tabella mano a mano che viene costruito l'organigramma aziendale.

Viene creato un raggruppamento per ciascun elemento organizzativo che compone l'organigramma aziendale, indicando i relativi responsabili e collaboratori.

I raggruppamenti che vengono generati in tempo reale dal modulo "Organizzazione" non possono essere modificati.

La struttura a raggruppamenti consente di determinare le figure dei responsabili e dei relativi collaboratori.

Per i raggruppamenti inseriti manualmente, è possibile lanciare la funzione "Copia" che permette appunto di copiare il raggruppamento selezionato su un nuovo codice.

Nel dettaglio: a seguito della pressione del pulsante copia, il sistema rende disponibile una maschera in cui viene richiesto di indicare il titolo del nuovo raggruppamento, le date di validità e il modulo per cui deve essere generato.

A seguito di ciò premere il pulsante "Copia": così facendo il sistema esegue l'elaborazione e attraverso un collegamento consente di accedere al raggruppamento appena creato.

Ricerca responsabili e/o collaboratori all'interno dei raggruppamenti

Nel momento in cui sorge la necessità di ricercare un collaboratore o un responsabile all'interno dei raggruppamenti, il sistema offre la possibilità di identificare il dipendente attraverso il pulsante "Ricerca".

Nel momento in cui si seleziona il pulsante sopra citato (disponibile solo in modalità interroga), il sistema apre una pagina dedicata alla ricerca del soggetto, in cui vengono visualizzati i campi:

• Modulo:

Tale campo viene inizializzato in automatico con la descrizione del modulo a cui i raggruppamenti appartengono (Formazione, Medicina del lavoro, ecc..), e non sono editabili.

• Tipo associazione:

Selezionare attraverso l'apposito menu a tendina il tipo di associazione che si desidera ricercare, ossia se si intende procedere con la ricerca di un collaboratore, di un responsabile, o se aprire la ricerca ad entrambe le figure.

• Alla data di riferimento:

Abilitare il flag se si intende effettuare la ricerca ad una data di riferimento.

Al contrario, la ricerca sarà effettuata leggendo tutti i dati, dal 01/01/1800 al 31/12/2999.

• Data di riferimento:

Inserire la data a cui si vuol far riferimento nella ricerca dati.

Tale campo viene visualizzato solo se si è valorizzato il flag precedente.

• Raggruppamento:

Per effettuare una ricerca più mirata immettere la descrizione o parte della descrizione del raggruppamento da identificare.

(L'utente può usufruire anche del campo "Tipo" a lato della descrizione raggruppamento).

• Cognome:

Per effettuare una ricerca più mirata, immettere il cognome o parte del cognome per il quale effettuare la ricerca.

(L'utente può usufruire anche del campo "Tipo" a lato della descrizione cognome).

• Nome:

Per effettuare una ricerca più mirata, immettere il nome o parte del nome del soggetto per il quale effettuare la ricerca.

(L'utente può usufruire anche del campo "Tipo" a lato della descrizione nome).

Infine, la ricerca può essere avviata tramite il pulsante "Ricerca", oppure può concludersi con la selezione del pulsante "Chiudi".

Effettuata la ricerca, saranno visualizzati:

• Nominativo del soggetto, dotato di link per la visualizzazione della mini-sintesi

• Codice del raggruppamento di cui lo stesso fa parte.

Anche il codice del raggruppamento è dotato di un link per la visualizzazione del raggruppamento stesso.

• Tipo di associazione, ossia se quest'ultimo è un responsabile o un collaboratore

• Data di inizio e Fine validità, relative al raggruppamento di appartenenza.

• "Modifica", per permettere direttamente dalla pagina di ricerca la modifica del raggruppamento in gestione.

Campi richiamati:

Raggruppamenti

• Codice*:

Il sistema propone un codice numerico progressivo che può ovviamente essere modificato.

Definizione

• Descrizione*:

Indicare la descrizione che si intende associare al raggruppamento in gestione.

• Data inizio*:

Indicare la data inizio del raggruppamento.

• Data fine*:

Indicare la data fine del raggruppamento.

• Modulo:

Tale campo, per ogni modulo preso in considerazione, sarà compilato con la descrizione del modulo stesso, e non editabile.

• Tipo raggruppamento:

Questo campo può presentare due diversi valori:

o Gerarchico; ossia il raggruppamento è composto da responsabili e collaboratori, i soggetti vengono allineati dal modulo organizzazione, oppure l'utente procede con un inserimento manuale.

o Tutor; ossia il raggruppamento proviene da una gestione tutor.

Nel caso in cui il raggruppamento abbia questa tipologia, il nome dello stesso e il nome del tutor risulta il medesimo.

L'allineamento dei dati non può essere effettuato "Dall'amministratore", e non può nemmeno essere manuale. I dati, infatti, possono solo essere riportati in tempo reale in base agli inserimenti effettuati dalla "Gestione tutor" (Organizzazione - Tutor).

• Raggruppamento di riferimento (o padre):

Nel caso di creazione manuale del raggruppamento, indicare la descrizione del raggruppamento padre per ricostruire l'albero organizzativo.

Nel caso di raggruppamento tutor, il campo non viene popolato.

Sezione Responsabili:

• N°:

Indicare il livello associato al responsabile; nel caso di più responsabili verrà considerato quello di livello 1.

• Azienda:

Nel caso di creazione manuale del raggruppamento, indicare l'azienda di appartenenza del soggetto responsabile.

• Responsabile:

Nel caso di creazione manuale del raggruppamento, indicare il nominativo del soggetto responsabile.

• Data Inizio e Fine validità:

Nel caso di creazione manuale del raggruppamento, indicare le date di validità del responsabile del raggruppamento in gestione.

• Titolare/Sostituto:

Nel caso di creazione manuale del raggruppamento, indicare se il responsabile in gestione è titolare o sostituto nella posizione.

• Livelli in esecuzione:

Nel caso di creazione manuale del raggruppamento, indicare il numero di livelli in gestione attribuiti al soggetto.

• Livelli in visualizzazione:

Nel caso di creazione manuale del raggruppamento, indicare il numero di livelli in visualizzazione attribuiti al soggetto.

Sezione Collaboratori:

• Azienda:

Nel caso di creazione manuale del raggruppamento, indicare l'azienda di appartenenza del soggetto collaboratore.

• Collaboratore:

Nel caso di creazione manuale del raggruppamento, indicare il nominativo del soggetto collaboratore.

• Data Inizio e Fine validità:

Nel caso di creazione manuale del raggruppamento, indicare le date di validità del collaboratore del raggruppamento in gestione.

• Titolare/Sostituto:

Nel caso di creazione manuale del raggruppamento, indicare se il collaboratore in gestione è titolare o sostituto nella posizione.

• Visualizza dati:

Valorizzare se si intende dare la possibilità al collaboratore selezionato di visualizzare le informazioni che lo riguardano.