Comandi di Excel. Tasti di scelta rapida da Barra delle Applicazioni MAIUSC+F12 CTRL+N. dall utente MAIUSC+F1 ALT+V+Z

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2.1 Primi passi con Excel 2.1.1 Introduzione

Excel è il foglio elettronico proposto dalla Microsoft ed, in quanto tale, fornisce tutte le caratteristiche per la manipolazione dei dati, realizzazioni di calcoli ecc., dei fogli elettronici elencate in precedenza.

Comandi di Excel

Comando a menu

Comando- pulsante

Tasti di

scelta rapida Azione vedi §

da Barra delle Applicazioni Start-Tutti i

programmi -Excel ⁽¹⁾ ---

Avvia Microsoft Excel.

^3.1.2

da Excel

File-Apri CTRL+F12

Apre un file cartella esistente

^3.1.2

File-Salva MAIUSC+F12

Salva il file con il quale si sta

lavorando

^3.1.2

File-Nuovo CTRL+N

Crea una nuova cartella

contenente vari fogli di lavoro

^3.1.2

File-Salva con nome

---

^ALT+F+A

Salva il foglio di lavoro permettendone di cambiare il nome e l’estensione

3.1.2

Visualizza-Barra

degli strumenti

---

^ALT+V+B

Personalizza l’interfaccia di Excel scegliendo le barra che vengono maggiormente utilizzate dall’utente

3.1.3

Formato-Foglio-

Rinomina

---

^ALT+O+I+R

Rinomina il foglio di lavoro

attivo

^3.1.4

?-Guida rapida MAIUSC+F1

Mostra una finestra di

spiegazione sull’oggetto puntato

Visualizza-Zoom ALT+V+Z

Personalizza l’interfaccia ingrandendo o riducendo la visualizzazione del foglio

3.1.6

Finestra-Blocca

riquadri

---

^ALT+N+B

Blocca parti di foglio facendo

scorrere la altre

^3.1.7

(1) Ipotesi: Icona sul desktop (collegamento)

2.1.2 Apertura, salvataggio, chiusura ed opzioni in un foglio Excel

Le procedure e i comandi per aprire Excel e i suoi documenti (contenenti i fogli), salvare un documento, chiudere ed uscire da Excel sono quelle generali di tutte le applicazioni Windows ed in particolare sono identiche a quelle di Microsoft Word cui si rimanda con i richiami verso il modulo 3 di questo corso e verso la tabella dei comandi Excel (vedi RICHIAMO).

Rispetto a Word si segnalano le seguenti differenze in Excel:

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• Con l'apertura di Excel (Start-Tutti i programmi- Microsoft Excel) si aprono file-dati di nome Cartel1, Cartel2, etc. piuttosto che Documento1, etc.

• L'apertura di un file-dati e il suo salvataggio sono sempre con i comandi File-Apri, e File- Salva, l’estensione standard dei file-dati è “xls” piuttosto che "doc", anche se con il comando File-Salva con nome è ancora possibile salvare i dati in formati diversi, tra i quali “txt” e

“html”

• Il ricorso ai modelli è ancora possibile con il comando File-Nuovo, ma è meno usato e meno utile.

• Il salvataggio periodico si realizza con il comando Strumenti-Opzioni, scegliendo la scheda

“Salva” ed inserendo il tempo in minuti dopo aver spuntato la voce di salvataggio automatico.

• È possibile salvare il file-dati in formati compatibili con altri pacchetti di fogli elettronici o con versioni precedenti di Excel: in generale i fogli di lavoro o le cartelle di versioni precedenti di Excel conserveranno l'estensione .xls, o avranno l'estensione .xlw,

• La variazione delle opzioni di base si effettuano sempre con il comando Strumenti-Opzioni ma, differentemente da Word, si usa la scheda Generale per aggiornare le informazioni standard, quali il carattere standard, etc.

RICHIAMO: Modulo 3 – § 2.1.6.1 - Personalizzazioni preliminari di Word (approfondimento)

RICHIAMO: Modulo 3 – § 2.1.5. - Apertura di Word

RICHIAMO: Modulo 3 – § 2.1.7 - Apertura di un documento di Word RICHIAMO: Modulo 3 – § 2.1.8 - Salvataggio di un documento RICHIAMO: Modulo 3 – § 2.1.9 - Lavorare con più documenti aperti RICHIAMO: Modulo 3 – § 2.1.10 - Uscire da Word e chiudere documenti RICHIAMO: Tabella in § 2.1.1

2.1.3 La finestra di Excel

In figura è mostrata una finestra di Excel, Si noti che:

• come in tutti i programmi Windows, la prima riga è costituita dalla barra del titolo e dai classici pulsanti “riduci ad icona”, “ingrandisci” e “chiudi”;

• la seconda riga contiene la barra dei menù a tendina le cui voci sono: evidenziate in figura;

• le principali barre degli strumenti sono quella “standard” (Visualizza-Barre degli strumenti- Standard per visualizzarla o nasconderla) e “formattazione” (Visualizza-Barre degli strumenti-Formattazione), contenenti i comandi-pulsante alternativi ai comandi a menu (di altre barre degli strumenti si riferirà all'occorrenza);

• nella “casella del nome” si legge il nome (vedi RICHIAMO) della cella selezionata, che appare anche con contorni più vivi nella griglia delle celle;

• nella “barra delle formule” si legge in generale il contenuto della cella sulla quale stiamo operando; nel caso che nella cella vi sia una formula, questa la si legge nella barra mentre nella cella si legge il risultato della formula;

• la “barra di stato” (Visualizza-Barra di stato) chiude la finestra.

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RICHIAMO: § 1.1.4 - I nomi delle componenti

2.1.4 Fogli di lavoro e cartella di Excel

Una cartella Excel contiene un insieme di fogli di lavoro (vedi RICHIAMO), ciascuno formato da 65.536 righe e 256 colonne al massimo; nelle pratiche attuazioni si usa una parte limitata di righe e colonne ed uno o più fogli.

Uno solo dei fogli di lavoro è attivo in ogni istante e la sua attivazione si ottiene cliccando sulla sua “linguetta” (vedi figura) che ne segna anche il nome (per default “Foglio 1”, “Foglio 2”

etc); i fogli sono sovrapposti (ognuno di essi, se attivato, nasconde gli altri); se i fogli sono molti, si usano pulsanti di scorrimento dei fogli per evidenziarne la linguetta.

È possibile rinominare il foglio attivo, utilizzando il comando Formato-Foglio-Rinomina oppure cliccando due volte sul vecchio nome e digitandone il nuovo. All’inizio, una cartella contiene 3 fogli, ma è possibile eliminarne alcuni o aggiungerne altri.

Barra degli strumenti standard Barra degli strumenti di formattazione

Casella nome

Barra di stato

Barra di scorrimento orizzontale

Cella A1

Barra delle formule

Barra di scorrimento verticale

Barra dei menu

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RICHIAMO: § 1.1.2 - Le componenti (righe, colonne, etc.) RICHIAMO: § 1.1.4 - I nomi delle componenti

2.1.5 Help in linea

Con il comando ?-Sommario e indice, o con il tasto F1, si attiva l'help di Excel, al quale si può fare ricorso per risolvere i dubbi che si possono presentare, semplicemente, indicando nell’apposita casella di testo l’argomento su cui si necessita di chiarimenti. Ancor più direttamente con il comando ?-Guida rapida e spostando il puntatore del mouse sull’oggetto di cui si desidera un chiarimento.

RICHIAMO: Modulo 3 - § 2.1.4 - La guida in linea

2.1.6 Strumenti di ingrandimento/zoom

Il comando Visualizza-Zoom consente di visualizzare una il foglio di lavoro con diversi fattori di ingrandimento in percentuale rispetto alle dimensioni originali del 100%. Naturalmente a un maggior ingrandimento corrisponde un minor numero di celle visualizzate, e viceversa. Se una zona di celle è selezionata, è possibile scegliere l'opzione Adatta alla selezione, e allora una delle due dimensioni della zona selezionata (orizzontale o verticale) occuperà per intero lo schermo. Le opzioni di zoom possono essere regolate anche dalla barra degli strumenti.

Pulsanti di scorrimento dei fogli

Linguette fogli

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2.1.7 Bloccare e sbloccare titoli

Talvolta la prima riga di un foglio viene usata come titoli per le colonne ed analogamente la prima colonna come titoli di riga (ciò può anche avvenire su più righe e colonne in testa ed al fianco del foglio). Inoltre, spesso accade che la parte riempita del foglio è più largo o più lungo di quanto si possa vedere sullo schermo. Spostandosi allora sulle celle in basso, i titoli di colonna sparirebbero dalla vista, così come eventuali titoli di riga a sinistra sparirebbero spostandosi sulla destra del foglio.

Vi è la possibilità in Excel di bloccare (e sbloccare) questi titoli, nel senso che essi rimangono fissi a video mentre il rimanente del foglio scorre. Si usa in proposito il comando Finestra- Blocca riquadri, che blocca lo scorrimento delle righe sovrastanti e delle colonne alla sinistra della cella selezionata. Ad esempio, se la cella selezionata è A2, si blocca solo la riga 1 (a sinistra di A non c'è niente) mentre se è B2 si blocca la riga 1 e la colonna A.

Per ripristinare la situazione si utilizza il comando Finestra-Sblocca riquadri

2.1.8 Forme del puntatori del mouse

Il puntatore del mouse assume forme diverse in dipendenza della sua posizione sullo schermo e delle operazioni che con esso si possono espletare; la loro individuazione nel corso del lavoro è utile per un veloce e corretto utilizzo del mouse stesso; in figura si mostra una tabella ove ne sono mostrate alcune con la specifica del loro significato ed utilizzo.

Forma Puntatore

a… Posizione e finalità

freccia Fuori quadro, per operare su comandi, linguette, grafici o nel quadro per spostare il contenuto delle celle

croce grossa Nel foglio di lavoro, per selezionare celle, righe e colonne

crocetta

in basso In basso a destra di una cella. per trascinare serie di dati

cursore lampeggiante

All'interno di una cella o di una casella, per digitare un dato

croce sottile

Ai margini di riga o colonne, per aggiustarne manualmente larghezza ed altezza