I s t i t u t o I T I I M P E R A corso di Organizzatore Eventi
Comunicazione on line
La diffusione del web e dei social network svolge, oggi, un ruolo fondamentale nel tessere i legami umani che vanno dalla conoscenza casuale, ai rapporti affettivi, alle relazioni professionali.
È importante costruire un’immagine solida sul web che possa rendervi unici e riconoscibili.
Per esempio un videoclip di qualità è una spinta verso l’eccellenza, in qualsiasi contesto e categoria professionale. Vi consiglio di realizzare sempre foto e video di backstage durante i vostri eventi perché diventano un mezzo potentissimo per far vedere chi siete e cosa siete in grado di creare.
In particolare, il video è uno strumento che ricopre enorme importanza nella comunicazione, nel web marketing (o Social Media Marketing) e nel SEO e, se “fatto girare” bene, diventa il mezzo più potente, fresco e giovane per veicolare un messaggio comprensibile a tutti perché tocca le corde emotive unendo immagini, suoni e parole creando un insieme fortemente emozionale che si percepisce senza sforzi.
Alcuni esempi
Nella promozione artistico-culturale, video e trailer hanno un potere enorme: quello di generare empatia nel pubblico e spingerlo a uscire da casa per andare a visitare un monumento, o qualsiasi sito di interesse culturale, storico, artistico, piuttosto che una mostra o a un concerto. L’utente medio ha poco tempo e poca voglia di leggere, esige
I s t i t u t o I T I I M P E R A corso di Organizzatore Eventi brochure informative, o consultare siti internet pieni di informazioni dettagliate.
Questa è un’utilissima comunicazione, ovviamente, ma solo se l’interesse dell’utente è già stato colpito; il Video, invece, è incisivo, rapido e divertente.
Recenti studi confermano che i consumatori sono sempre più propensi a guardare video on line e soprattutto a condividerli sulle piattaforme social.
Anche nel proporre location per eventi e matrimoni, pochi impattanti minuti in video possono promuovere l’attività in modo efficace e indelebile.
Secondo Bruce Clay (un guru della strategia SEO), “i video sono degli engagement objects, ossia contenuti che affascinano e creano condivisioni, rumors e ulteriori contenuti a partire da essi”. Va da se che Google non potesse ignorare l’importanza dei video in rete, infatti ha acquistato YouTube (secondo motore di ricerca più utilizzato nel web).
È importante, a livello SEO, sapere che i motori di ricerca prediligono la presenza di video sulle pagine. Google non indicizza solo il titolo ma considera, anche, in modo diverso le varie tipologie di contenuto: testi, video, immagini etc. conferendo punteggi di rilevanza. Ecco perché, dal punto di vista del marketing, è importante arricchire con molti video il sito internet e tutti i social network ad esso correlati.
Diamo i numeri
40.000.000 gli utenti web in Italia
16.000.000 gli Italiani che possono accedere a internet da telefono cellulare/smartphone e tablet
1 ora e 22 minuti il tempo di navigazione media giornaliera per ogni italiano 15 i minuti al giorno che ogni italiano trascorre su YouTube
200% l’aumento delle ricerche attraverso smartphone e tablet dal 2011 al 2012 13,2% la crescita dell’audience online da PC in un anno
14.800.000 gli utenti online nel giorno medio a ottobre 90% del traffico web proviene dai video on line.
58% degli italiani guarda più video on line che televisione 60 i video che vengono caricati su YouTube ad ogni minuto
Quindi, gli strumenti informatici (sito internet, YouTube e social network come Linkedin, Twitter e FaceBook) diventano il vostro spazio per costruire il Valore Strategico del business vostro e dei vostri clienti.
I s t i t u t o I T I I M P E R A corso di Organizzatore Eventi Pubblicità sui social
Il Social Media Marketing è il settore del marketing grazie al quale, attraverso l’ottimizzazione delle pagine web e la gestione dei rapporti online e delle conversazioni con utenti/consumatori, è possibile generare visibilità su social media e comunità virtuali.
Si tratta di un sistema davvero molto efficace perché il consumatore, al contrario del marketing classico in cui è un semplice spettatore passivo della pubblicità, diventa parte attiva, dando voce alle proprie richieste, e può interagire e commentare direttamente con l’azienda di riferimento, creando dei veri e propri scambi costruttivi.
Per espandere le relazioni tra azienda e followers, naturalmente, non bastano contenuti (post, articoli, video, foto, etc.) interessanti o divertenti, è necessario fare un uso sapiente degli strumenti messi a disposizione da internet ed essere in grado di interagire velocemente con gli utenti.
Alcuni dei social network più famosi, descritti su Wikipedia:
Facebook è il social network più diffuso e versatile, offre la possibilità di creare veri e propri siti con quasi tutte le funzionalità dei siti web tramite creazione di applicazioni che utilizzano i frame, compreso l’e-commerce.
Twitter consente lo scambio di messaggistica veloce e, inoltre, l’inserimento di loghi aziendali, immagini e una pagina personalizzata.
Google+ è un social network innovativo che offre funzionalità simili a facebook, seppur con alcune differenze. Permette di comunicare tramite una videochat definita e condividere file istantaneamente.
YouTube consente la pubblicazione di filmati e la creazione di un you-tube channel dove si possono caricare video aziendali e presentazioni aziendali con pagina personalizzata e inserimento dei link al sito aziendale.
I s t i t u t o I T I I M P E R A corso di Organizzatore Eventi Instagram consente agli utenti di scattare foto, applicare filtri, e condividerle su numerosi servizi di social network.
Flickr consente la pubblicazione di presentazioni aziendali con book fotografici, e inserimento di presentazione aziendale e link al sito aziendale.
Myspace consente la pubblicazione di foto video e musica e la personalizzazione della pagina link sono permessi.
Vimeo è un sito altamente professionale su cui caricare i video. Una curiosità:
il nome Vimeo rappresenta il significato stesso del progetto, infatti è l'anagramma di movie, "filmato" in inglese, ed è la parola “video” con “me” al centro, per indicare che i contenuti video sono a cura degli utenti stessi del servizio.
Linkedin consente la pubblicazione di una pagina senza personalizzazione grafica con presentazione aziendale in scrittura libera fino a tre link per il sito aziendale e varie informazioni seguendo uno schema predefinito.
Naturalmente ne esistono di moltissimi altri come, per esempio, Pinterest e Viadeo, senza contare le varie piattaforme di Blog Hosting come ad esempio WordPress.com, Joomla!, Blogger, Tumblr che consentono la pubblicazione di articoli con link e i numerosi software dedicati alla messaggistica istantanea (chat). Ne è un chiaro esempio WhatsApp, il più famoso instant messenger dedicato alla comunicazione diretta e di gruppo, utilizzato nel social media marketing per sviluppare nuovi contatti anche commerciali e proporre scambi di materiale fotografico, video, documenti, links e presentazione prodotti.
Ottimizzate le presenze sui social media
Starà a Voi condurre i vostri clienti nel mondo del Web e aiutarli ad aumentare la loro visibilità. Vi consiglio di richiedere consulenza a chi sia davvero ferrato sull’argomento in modo, come sempre, da poter offrire il miglior servizio possibile.
Ricordatevi che gli elementi chiave per individuare la strategia vincente e i social media più adatti sono gli obiettivi e il target dell’evento.
Il canale da attivare immediatamente è Twitter, utile prima ma soprattutto durante l’evento, permette la comunicazione in tempo reale ed è ottimo come strumento di customer service in quanto identifica rapidamente utenti, blog e siti in target. Inoltre è è facile da usare ed è gratuito. Ricordatevi di creare un hashtag efficace che sia unico, breve e indimenticabile: sarà alla base della strategia di marketing, perché permette di rintracciare in un attimo tutte le promozioni e le informazioni utili relative all’evento..
A prescindere dalla piattaforma che sceglierete è importante fissare un piano editoriale delle campagne con precisi contenuti e un calendario di pubblicazione.
I s t i t u t o I T I I M P E R A corso di Organizzatore Eventi All’inizio usate pochi canali per poterli seguire con frequenza quotidiana e utilizzateli anche per osservare che cosa si dice sul tema oggetto dell’evento, cercate di capire quali sono i reali bisogni dei membri della vostra community e il tono della comunicazione più adeguato, dopodiché inseritevi gradualmente nel dibattito, offrendo spunti e informazioni di valore.
Attenzione alla modalità di gestione dei social media: i vostri post, feedback e dei commenti occuperanno uno spazio pubblico dove potrete raccogliere informazioni e considerazioni utili, positivi e interessanti ma anche critiche, lamentele, richieste continue di informazioni.
Pianificate modalità e tempistiche di interazione con il vostro pubblico e affidatevi ad un buon Community Manager.
Advertising online
L’Advertising è in continua espansione ed evoluzione e i nuovi strumenti messi a disposizione dai Motori di ricerca e dagli Ad Network permettono un alto grado di flessibilità e di profilazione. Non è necessario avere budget astronomici e attivare alcune campagne di advertising si rivelerà davvero utile per rendere “virale” il messaggio che dovete comunicare.
Ecco qualche esempio:
Facebook Ads: è la piattaforma pubblicitaria di Facebook che permette la pubblicazione di annunci, composti da immagini e testo, utili a dare visibilità alla presenza aziendale sul network oppure a pagine web esterne. Funziona con metodo di pagamento a click (CPC) oppure a visualizzazioni (CPM), la sua peculiarità è data dalle numerose opzioni di targetizzazione dell’annuncio, che in base alla configurazione scelta, verrà visualizzato solo da particolari categorie di utenti; offre performance interessanti su un target b2c e in presenza di messaggi, promozioni e offerte fortemente orientati al cliente
Google Adwords: la più nota piattaforma pubblicitaria sul web, che utilizzando un doppio circuito di pubblicazione (rete di ricerca e rete display), permette la pubblicazione di annunci “attivati” dall’inserimento da parte degli utenti di particolari parole chiave nel motore di ricerca Google; il valore e la competitività delle parole chiave correlate all’oggetto di nostro interesse determinano la convenienza di un investimento in advertising su questo canale.
Linkedin Ads: è una della piattaforme di social advertising più recenti e ha un meccanismo di funzionamento molto simile a quello di Facebook; ha però una minore diffusione e un costo più elevato (circa 2 euro per click), oltre a riferirsi
I s t i t u t o I T I I M P E R A corso di Organizzatore Eventi ad un pubblico specificatamente b2b. Molto diffuso per i mercati esteri, è comunque in forte crescita anche in Italia e, per alcuni categorie professionali, potrebbe diventare un canale di promozione a pagamento fondamentale.
Gestire un evento in diretta e favorire il networking tra i partecipanti
Durante l’evento potete utilizzare diversi strumenti per massimizzarne l’impatto.
Ricordatevi che qualsiasi azione deve aiutarvi a:
narrare il live-streaming dell’evento: suggestioni, informazioni e contenuti del vostro evento sono un grande valore da sfruttare al meglio e in tempo reale facilitare il networking tra i partecipanti: cercate di favorire al massimo l’incontro diretto tra i partecipanti anche nelle fase di preparazione e organizzazione dell’evento
fornire specifiche informazioni di supporto: aggiornate tempestivamente i partecipanti con contenuti informativi legati ad aspetti logistici e organizzativi, che garantiscano il più possibile una migliore fruizione dell’evento
Quali sono le attività da svolgere per rispondere a questi 3 principi?
avviare piattaforme e meccanismi per vedere e ascoltare tutto ciò che accade durante l’evento
evidenziare i contenuti e i contributi di maggiore valore
incoraggiare la condivisione delle informazioni e favorire l’incontro e lo scambio tra i relatori e il pubblico
Esistono un’infinità di strumenti pratici che permettono di gestire un evento offline, per esempio con Live Twitting, Visual Collection, Live Blogging e molti altri sarete in grado di pubblicare, in tempo reale, le slide proposte sul palco, i commenti del pubblico, i video e le foto e dare l’impressione agli autenti Web di essere presenti.
Vediamo come funzionano e a cosa possono essere utili:
Live Twitting
Twitter è lo strumento da cui partire; nei giorni precedenti, abbiamo “dichiarato”
l’hashtag ufficiale dell’evento e ricordato il nome dell’account dell’evento. Oggi invece dobbiamo sfruttare il tool per dare ritmo, dinamicità e visibilità al flusso di contenuti, idee, opinioni e commenti che ruoteranno attorno alle discussioni.
Spettano ora al social media manager due tipologie di attività: pubblicare proattivamente una serie di informazioni rilevanti (annunciare uno speaker, lanciare sondaggi, aprire forum di discussione) e nello stesso tempo, selezionare e rilanciare i
I s t i t u t o I T I I M P E R A corso di Organizzatore Eventi migliori contenuti e commenti rintracciati sull’argomento nel web. Il migliore tool da utilizzare è Hootsuite, la social media dashboard che permette di gestire e monitorare twitter account, hashtag e parole chiave.
Si può pensare anche ad un momento dedicato dove i tweet vengono letti e proposti come ulteriori argomenti di approfondimento e che gli speaker potranno utilizzare come spunto di discussione; se lo spazio lo permette, si può predisporre uno schermo dedicato per mostrare lo stream dei tweet in tempo reale.
Sono disponibili in rete numerosi tool: HootFeed, Tweetvite, Tweet My Events, Tweet Reach.
Visual Collection
Sia durante che dopo l’evento la produzione e la distribuzione di contenuti visual sono molto utili e assicurano un buon impatto in termini di visibilità. Foto e video devono essere create principalmente dagli organizzatori ma vista la diffusione di tablet e smartphone può essere utile intercettare e riutilizzare i contenuti generati dagli utenti. Per coloro che ad esempio seguono l’evento a distanza, sarà utile vedere le foto delle presentazioni oppure video-interviste agli speaker o ad altre figure di rilievo dell’evento.
Live Blogging
La pubblicazione in tempo reale sul blog ci permette di fornire maggiori dettagli e informazioni rispetto a quanto possibile tramite i 140 caratteri di Twitter e consente una copertura maggiormente dettagliata dell’evento; se avete un blog aziendale, è consigliabile preparare un post introduttivo di presentazione dell’iniziativa live e, a seconda delle dimensioni dell’evento, possiamo scegliere di utilizzare una singola pagina-articolo, da aggiornare sulla base di ciò che avviene in tempo reale, oppure dedicare una pagina-articolo per ogni giornata. Per dare ancora più incisività può essere utile coinvolgere nel live blogging anche figure esterne all’organizzazione, come ad esempio uno o più blogger esperti sul tema, che, utilizzando la nostra piattaforma o il loro blog personale, garantiranno comunque un aumento delle conversazioni intorno all’evento. Oltre alla principali piattaforme di CMS, esistono anche tool dedicati come ad esempio ScribbleLive e CoverItLive.
Live Slidesharing
Le slide e i materiali presentati, oltre ad essere visualizzati nello schermo principale sul palco, possono essere condivise online per poter essere viste dai partecipanti durante l’evento tramite i loro smartphone e tablet. Per i partecipanti sarà così più facile mantenere il focus sui contenuti esposti, che saranno quindi subito disponibili per il download e l’immediata condivisione in rete.
Networking Room
È un’attività che può essere organizzata e pianificata con anticipo, tramite uno specifico lavoro di segreteria organizzativa, oppure gestita tramite sessioni meno strutturate e più informali di scambio e conoscenza tra i partecipanti, da organizzare
I s t i t u t o I T I I M P E R A corso di Organizzatore Eventi magari al termine dell’evento, come momento conclusivo. Anche le sessioni più informali possono comunque, con minore sforzo, portare risultati interessanti: si tratta di garantire uno spazio dedicato dove i partecipanti potranno liberamente incontrarsi e proseguire la discussione sulle tematiche oggetto dell’evento, programmare collaborazioni e partnership e identificare aree di sviluppo di business.
Live Monitoring
Gli strumenti di analytics ci permettono di verificare in tempo reale l’andamento di alcune metriche di descrizione/riuscita dell’evento. Oltre al numero degli accessi al sito, è utile capire più in generale se sul web si sta sviluppando un “parlato” legato all’evento. Esistono piattaforme di listening gratuite e a pagamento che in questo senso si rivelano davvero utili: a partire da Google Analytics, esistono tool come ad esempio Hashtagify e Mention Mapp che oltre a misurare l’andamento di un twitter hashtag specifico, ci fornisce anche un elenco di hashtag correlati, generando informazioni che possono essere condivise e utilizzate anche durante l’evento stesso.
Concludere un evento e ottenere feedback di qualità
Appena concluso l’evento, praticamente nelle ore immediatamente successive, dovrete consolidarne la buona riuscita e porre le basi per l’edizione successiva o per il prossimo evento simile. Potete spingere i partecipanti a parlarne sui social pubblicando una sorta di Storia raccontata attraverso testimonianze, immagini, video di backstage, interviste post evento.
Se avete lavorato bene, dovreste disporre di un database profilato e di una nutrita raccolta di contenuti e materiali informativi che vi serviranno per mantenere una relazione con la community coinvolgerla sempre di più: i partecipanti diventeranno dei veri e propri “ambasciatori” dell’evento, facendo da supporto per raccogliere nuovo pubblico.
Le attività chiave per concludere un evento efficacemente sono:
Inviare, entro e non oltre le 24 ore successive, un questionario di gradimento e di richiesta feedback.
La tempestività è fondamentale: il partecipante ha ancora chiaro il ricordo dell’evento ed è ancora coinvolto e motivato ad interagire con noi.
Un ottimo strumento gratuito è Google Moduli, che permette di creare sondaggi e liste di domande, in modo semplice e intuitivo, e consente di visualizzare e gestire le risposte con efficaci riepiloghi grafici.
Esporre lo storytelling generato dagli utenti sul web
Il pubblico, presente in sala o in remoto, ha dare origine a conversazioni e stream di contenuti online da capitalizzare per diversi motivi: capire le aree di
I s t i t u t o I T I I M P E R A corso di Organizzatore Eventi miglioramento negli aspetti organizzativi, valorizzare i commenti e lo scambio di opinioni che si è generato, fornire indicazioni su quali contenuti hanno suscitato maggiore interesse e quali sono le principali parole chiave presenti nel dibattito.
Con Storify ad esempio, è possibile selezionare i contenuti generati degli utenti sui social media e ri-organizzare così lo storytelling dell’evento.
Offrire i materiali e le presentazioni
I materiali e le presentazioni utilizzate dai vari relatori nelle sessioni live sono molto ambite dal pubblico: divulgare su Slideshare, o sul sito aziendale, nei giorni seguenti tutte le slide degli interventi in formato pdf è una tattica efficace per dimostrare attenzione nei confronti della community e al tempo stesso valorizzare i contenuti presentati, dando così la possibilità di continuare a discuterne anche in seguito.
Gestire con efficacia i lead e i contatti attivati
La raccolta di nomi e indirizzi mail, avvenuta prima e durante l’evento, è senza dubbio una delle attività a maggiore valore aggiunto perché ci permette di intercettare un pubblico altamente profilato e interessato ai temi oggetto dell’evento: è necessario gestire in maniera strategica le attività di recall dei contatti ricevuti, cercando di segmentare il più possibile la lista per categorie di interessi, dati anagrafici, affinità e altre variabili rilevanti per il core business aziendale.
Creare promozioni ad hoc per il successivo evento
Considerando i tempi e le fasi dello sviluppo della promozione per il prossimo evento, vanno pianificate una serie di attività che puntino ad allargare il più possibile il bacino di utenza dei futuri partecipanti; innanzitutto, tramite un attività di loyalty marketing, potreste premiare i membri più affezionati della community, offrendo loro una serie vantaggi legati al passaparola che incentivi a coinvolgere nuovi membri.
