Windent Istruzioni esportazione
agenda
Sommario
1 Descrizione del servizio...3
1.1 Accesso al servizio...3
1.2 Scelta della modalità...4
2 Esportazione su palmare...5
2.1 Occorrente per l'utilizzo...5
2.2 Uso del servizio...5
2.2.1 Esportazione\Importazione agenda degli appuntamenti...6
2.2.2 Esportazione...6
2.2.3 Importazione...7
2.2.4 Esportazione contatti...9
2.2.5 Utility di cancellazione...9
3 Esportazione su Google ® ...10
3.1 Occorrente per l'utilizzo...10
3.2 Configurazione di GOOGLE...11
3.3 Uso del servizio...12
3.3.1 Esportazione\Importazione agenda degli appuntamenti...12
3.3.2 Esportazione contatti...12
3.3.3 Utility di cancellazione...12
1 DESCRIZIONE DEL SERVIZIO
Il servizio di Esportazione Agenda risponde alla necessità di avere sempre disponibile l'agenda degli appuntamenti del proprio studio.
In un unico programma, vi è la possibilità di scegliere tra due opzioni:
• Esportazione verso il proprio telefono cellulare
• Esportazione su Google ®
Nel primo caso, il computer deve essere munito di Microsoft Outlook ® per collegarsi al proprio telefono, oltre ovviamente ai programmi di sincronizzazione automatica (ActiveSync, iTunes ecc.).
Nel secondo caso, di un computer collegato alla rete internet e ad un account Google ® valido.
In pochi istanti è possibile inserire gli appuntamenti ed i contatti (pazienti, fornitori e rubrica) sul proprio telefono cellulare oppure aggiornare il vostro Calendario personale su Google Calendar ® ed esportare i contatti su Google Gmail ® con un solo click.
1.1 ACCESSO AL SERVIZIO
La procedura è accessibile dall'agenda degli appuntamenti.
Sulla parte destra fare click sul pulsante esplodi. Nella finestra che appare, selezionare l'opzione come nell'esempio e premere ok.
Se avete acquistato il programma oppure è attiva una versione dimostrativa, comparirà la schermata principale.
1.2 SCELTA DELLA MODALITÀ
Le due modalità di esportazione non sono esclusive: è possibile aggiornare gli appuntamenti sul vostro telefono e subito dopo aggiornare l'agenda di Calendar ®.
La scelta delle due modalità è possibile dalla finestrina “Esporta in” in basso a sinistra nell'interfaccia della finestra.
Il pulsante con gli ingranaggi apre ulteriori opzioni per Google (sarà dunque visibile solo se è attiva la modalità Google), mentre il pulsante con il dischetto memorizza tutte le opzioni fino a qui modificate.
Tale memorizzazione sarà relativa al computer attualmente in uso, in modo che ogni dottore, nel proprio pc, possa avere come preimpostata la sua configurazione preferita.
2 ESPORTAZIONE SU PALMARE
2.1 OCCORRENTE PER L'UTILIZZO
Per l'utilizzo del servizio è necessario predisporre il computer per la sincronizzazione del palmare.
Il 95% dei palmari si appoggiano a Microsoft Outlook ®, ed è proprio al programma compreso nel pacchetto Microsoft Office ® che il servizio si interfaccia. In generale quindi, per utilizzare il servizio occorre:
• Cavetto Usb per collegare il Palmare al Pc;
• Microsoft Outlook ® installato sul Pc;
• Programma di sincronizzazione Pc – Palmare (ActiveSync, iTunes ... ).
N.B. Prima di acquistare il servizio, verificare di essere in possesso di un telefono palmare compatibile e del corretto funzionamento della sincronizzazione con Outlook.
2.2 USO DEL SERVIZIO
La finestra è suddivisa in tre categorie, evidenziate dal diverso colore:
• (Azzurro – Fucsia) Esportazione\Importazione agenda degli appuntamenti;
• (Verde) Esportazione dei contatti su Outlook o in una cartella nel formato Vcard (Biglietti da visita elettronici);
• (Giallo) Utility per la cancellazione degli appuntamenti e dei contatti inseriti dalla procedura.
2.2.1 Esportazione\Importazione agenda degli appuntamenti
La sezione azzurra e fucsia è dedicata all'esportazione ed all'importazione di appuntamenti in Outlook. I pulsanti principali sono 3:
• Esporta, che permettere di inviare ad Outlook gli appuntamenti;
• Importa, che permette di inserire in Quaderno gli appuntamenti presenti in Outlook;
• Sincronizza, che esegue in ordine, l'esportazione e l'importazione.
2.2.2 Esportazione
La zona azzurra nella prima sezione permette di impostare alcune opzioni per l'esportazione degli appuntamenti. Di default il programma esporterà tutti gli appuntamenti futuri di tutti i medici, cancellando gli eventuali appuntamenti già inseriti in Outlook (ovviamente SOLO quelli inseriti da quaderno). Per selezionare un medico in particolare, cliccare sulla lista dei medici e scegliere quello che ci interessa (in questo caso Mirko).
Se viene scelto un medico singolo, la casella Per gli Appuntamenti sul Palmare diventa modificabile.
Come descritto nell'opzione, viene data la possibilità di cancellare gli appuntamenti degli altri medici presenti in Outlook, oppure lasciarli in Agenda.
Inserisci note del giorno. Crea un appuntamento di durata 24 ore se in quel giorno è presente una nota.
Riporta solo iniziali pazienti. L'appuntamento sarà memorizzato su outlook, solo con le iniziali del paziente.
Riporta telefono pazienti. Inserisce nelle note dell'appuntamento i numeri di telefono del paziente (se questi sono presenti).
Una volta impostate le opzioni, l'esportazione si conclude cliccando su Esporta. Il software cancellerà gli appuntamenti presenti su Outlook come da opzione desiderata, inserirà gli appuntamenti con il nome del paziente, gli eventuali numeri di telefono e il nome del medico (solo se è stato scelto di esportare tutti i medici), oltre ovviamente alle note dell'appuntamento. In conclusione verrà ripulito il cestino di Outlook.
2.2.3 Importazione
E' possibile importare in quaderno gli appuntamenti presi precedentemente con il telefono.
Le opzioni iniziali relative all'importazione sono definite nella zona fucsia. Viene scelto a priori a quale medico ed in quale studio inserire gli eventuali nuovi appuntamenti.
Dopo aver selezionato medico e studio possiamo premere il pulsante Importa. Il software ricercherà tra tutti gli appuntamenti presenti in Outlook gli ultimi inseriti, e li mostrerà in una nuova finestra, ordinati per data.
In questa nuova finestra, sono visibili Data, ora di inizio, ora di fine, Oggetto (preferibilmente il nome del paziente), e operazione da fare, relativa all'appuntamento. Non è detto che tutti gli appuntamenti presenti in agenda siano da inserire in Quaderno, per questo è possibile scegliere il tipo di operazione da fare. Per modificare il tipo di operazione basta cliccare con il pulsante destro del mouse sopra alla linea selezionata. Apparirà un mini-menù con le seguenti opzioni:
• Prendi appuntamento: inserisce l'appuntamento in Quaderno
• Non richiedere in futuro: non mostrerà più l'appuntamento in questa lista
• Richiedi in futuro: alla prossima importazione mostra di nuovo l'appuntamento
• Cancella da Outlook: elimina l'appuntamento da Outlook
Nel caso dell'esempio, Partita con Carlo, che evidentemente non è un appuntamento da inserire nell'agenda del Quaderno Elettronico, sceglieremo la seconda opzione, e non verrà più fatta vedere nell'importazione.
Per mostrare il luogo e le note di ogni riga, basterà fare doppio click con il mouse sopra di esse. Verrà aperta una piccola finestra contenente ulteriori dettagli.
Nell'esempio, l'appuntamento ha come nota “da confermare”. Per questo verrà impostato come operazione Richiedi in futuro.
A questo punto siamo pronti per terminare la procedura premendo “OK”, o, eventualmente Stampa.
Il software eseguirà le operazioni richieste per ogni riga, inserendo i nuovi appuntamenti in Quaderno.
C'è possibilità che il programma rilevi un nome non presente tra la lista dei pazienti. In tal caso, una finestra vi avvertirà della situazione, permettendovi di scegliere tra tre soluzioni.
• Sì, inserimento manuale del paziente, scegliendolo dalla lista dei pazienti, o creandone uno nuovo;
• No, memorizza l'appuntamento con il nome trovato su Outlook;
• Annulla non memorizza l'appuntamento, mostrandolo di nuovo alla prossima importazione.
Nel momento in cui il software inserirà l'appuntamento, verranno fatti dei controlli sulla correttezza (da quello del doppio nome, a quello che stabilisce se il medico lavora e se è già presente un
appuntamento per quell'ora).
Prima della conclusione, cliccando sul pulsante stampa verrà stampato un riepilogo degli appuntamenti presi, in modo tale da controllare anche manualmente il corretto inserimento.
A fine procedura, verranno eliminati gli eventuali appuntamenti con operazione da cancellare.
2.2.4 Esportazione contatti
Il software permette l'esportazione di contatti.
Ci sono due modalità di esportazione: la prima verso Outlook, e di conseguenza verso il palmare collegato al Pc e la seconda, in un percorso specificato sottoforma di Vcard. Tale formato è il più usato da varie case produttrici di software, di navigatori...
Possiamo decidere di esportare i Pazienti, i contatti presenti nella Rubrica ed i Fornitori inseriti.
Se vogliamo esportare in Vcard, occorre specificare il percorso in cui salvare.
2.2.5 Utility di cancellazione
Per facilitare la gestione del servizio, viene data la possibilità di cancellare le informazioni inserite dal programma in Outlook.
È possibile cancellare l'agenda e/o i contatti.
N.B. Verranno cancellati SOLO I DATI PRECEDENTEMENTE INSERITI DA QUADERNO. I dati già presenti in Outlook non saranno presi in considerazione dalla procedura. La Quaderno Elettronico non si ritiene responsabile di eventuali cancellazioni indesiderate.
3 ESPORTAZIONE SU GOOGLE ®
3.1 OCCORRENTE PER L'UTILIZZO
Per poter usufruire del servizio, è necessario che almeno un computer all'interno dello studio, sia connesso alla rete internet; inoltre, si deve disporre di un account Google esistente.
N.B. Prima di acquistare il servizio, verificare di avere un computer connesso ad internet.
3.2 CONFIGURAZIONE DI GOOGLE
Come già specificato nel precedente paragrafo, il programma richiede un account Google esistente (per la creazione di questo, si rimanda alla pagina http:\\www.google.it).
Ogni account Google mette a disposizione, oltre a Gmail, su cui è possibile memorizzare contatti con numeri di telefono, mail, ecc. , la sezione Calendar, una vera e propria agenda degli appuntamenti sempre presente e consultabile su internet.
Per poter accedere a questo servizio è necessario essere in possesso di una Username e di una Password. Tali dati si inseriscono nella sezione opzioni, accessibile tramite il pulsante con gli ingranaggi.
•
Informazioni Utente permette di inserire le informazioni di accesso a Google;•
Gestione Gruppi permette la creazione, la modifica o la cancellazione della lista dei gruppi disponibili;•
Gestione Calendario permette la creazione, la modifica o la cancellazione della lista dei calendari disponibili;•
Fuso orario modifica il fuso orario rispetto al meridiano fondamentale.Gli appuntamenti ed i contatti saranno quindi esportati solo se l'accesso a Google darà esito positivo, e se il calendario ed il gruppo utilizzato saranno presenti rispettivamente nella lista dei calendari in Calendar e nella lista dei gruppi di contatti su Gmail. La creazione di un nuovo calendario è una utility presente nella prima pagina di Google Calendar, così come la creazione di un nuovo gruppo è presente nelle opzioni di Gmail.
ATTENZIONE!! Creare un nuovo calendario od un nuovo gruppo dal programma, non significa creare un nuovo calendario od un nuovo gruppo su Google, ma solamente aggiungere un NUOVO NOME alla lista dei NOMI DI CALENDARI e GRUPPI disponibili. La stessa cosa vale per la modifica e la
cancellazione.
3.3 USO DEL SERVIZIO
La finestra è suddivisa in tre categorie, evidenziate dal diverso colore:
• (Azzurro – Fucsia) Esportazione\Importazione agenda degli appuntamenti;
• (Verde) Esportazione dei contatti in una cartella nel formato Vcard (Biglietti da visita elettronici);
• (Giallo) Utility per la cancellazione degli appuntamenti inseriti dalla procedura.
3.3.1 Esportazione\Importazione agenda degli appuntamenti
La sezione di Esportazione\Importazione per quanto riguarda Google Calendar, è del tutto identica a quella per Palmare. Rivedere i capitoli 2.2.1 – 2.2.2 – 2.2.3 per capire il funzionamento.
3.3.2 Esportazione contatti
Oltre all'esportazione degli appuntamenti su Calendar, vi è la possibilità di esportare anche i contatti inseriti in Quaderno. Google mette a disposizione l'account di posta Gmail, che fornisce una rubrica di contatti nella quale è possibile creare dei gruppi. Dentro a questi saranno esportati i contatti di
quaderno.
Il software permette inoltre l'esportazione di contatti in un percorso specificato sottoforma di Vcard. Tale formato è il più usato da varie case produttrici di software, di navigatori...
Possiamo decidere di esportare i Pazienti, i contatti presenti nella Rubrica ed i Fornitori inseriti.
Se vogliamo esportare in Vcard, occorre specificare il percorso in cui salvare.
3.3.3 Utility di cancellazione
Per facilitare la gestione del servizio, viene data la possibilità di cancellare tutti gli appuntamenti inseriti nel calendario specificato, oppure tutti i contatti inseriti in Gmail.
N.B. Verranno cancellati SOLO I DATI PRECEDENTEMENTE INSERITI DA QUADERNO. I dati già presenti in GOOGLE non saranno presi in considerazione dalla procedura. La Quaderno Elettronico non si ritiene responsabile di eventuali cancellazioni indesiderate.
