Corso base di Excel
On-line Corsi d’Informatica sul Web
Capitolo 1
E E E L LE L E EM M M E EN E N N T TI T I I D D DE E EL L LL L LO O O S S SC C CH H H E ER E R R M MO M O O D D DI I I L L LA A AV V VO O OR R RO O O
Aprire Microsoft Excel facendo clic su Start/Avvio in basso a sinistra nella barra delle Applicazioni come indicato in Figura 1; posizionarsi su Programmi e nel menù che si apre selezionare Microsoft Excel. Se la voce Microsoft Excel non è presente nell’elenco significa che non è stato utilizzato recentemente; per far apparire l’intero contenuto del menù fare clic sul simbolo .
Figura 1. Avvio di Microsoft Excel
All'avvio di Excel, viene creata una nuova cartella di lavoro il cui nome, Cartel1, è predefinito. La nuova cartella di lavoro contiene, inizialmente, tre fogli di lavoro, Foglio1, Foglio2, Foglio3 , esplicitati in basso a sinistra, ognuno costituito da una griglia di righe e colonne. Il foglio aperto si distingue dagli altri dall’avere il fondo bianco. In Figura 2 è aperto il Foglio1.
Ogni cella del foglio di lavoro è individuata da un riferimento che indica la posizione rispettivamente di colonna e di riga.
Ad esempio in Figura 2, la cella attiva A1, sta ad indicare la cella che si trova nella colonna A e nella riga 1.
Si analizzino le varie sezioni della schermata seguente:
Figura 2. Apertura Cartel1
Per spostarsi all’interno di un foglio di lavoro esistono diversi metodi: facendo clic col mouse nella cella desiderata, spostandosi con le frecce da tastiera, usando il tasto tabulatore. Provare queste opzioni.
Nel testo che segue si incontrerà spesso il termine “cliccare” che non fa ancora parte del nostro vocabolario. Non me ne vogliano i cultori della lingua italiana se ho preferito l’immediatezza di questo termine alla rigorosità che il nostro linguaggio a volte ci impone.
Col termine “selezionare” si intenderà un clic del mouse; “rendere attiva una cella” equivarrà a un doppio clic del tasto del mouse.
Cella attiva
Pulsanti per lo scorrimento dei fogli che compongono la cartella.
Barre di scorrimento: consentono di spostarsi all’interno del foglio di lavoro.
Barra dei menù Foglio di lavoro Barra degli Strumenti Formattazione Barra degli Strumenti Standard
Barra della Formula Nome della casella attiva
Nome della cartella di lavoro
1.1 CREARE E PERSONALIZZARE UNA NUOVA CARTELLA DI LAVORO Nel menù a scelta rapida File, si seleziona Nuovo.
Figura 3. Nuova cartella di lavoro
Nella finestra seguente si clicca su OK per aprire la nuova cartella di lavoro.
Figura 4. Nuovo
Per personalizzare il nome della cartella di lavoro e chiamarla ad esempio Lezione1, predisporre quanto segue: creare una nuova cartella (non confondere cartella con cartella di lavoro vedi paragrafo 1.3) che chiameremo Corso Excel, all’interno ad esempio della cartella Documenti.
Per far ciò, occorre fare clic sul pulsante Apri nella barra degli strumenti Standard. Nella finestra che segue, alla voce Cerca in selezionare la cartella Documenti in cui inserire la nostra nuova cartella, successivamente cliccare sull’icona Crea nuova cartella, come indicato in Figura 5.
Figura 5. Crea nuova cartella
Si apre la seguente fines tra, in cui è sufficiente digitare il nome della nuova cartella, nel nostro caso Corso Excel e fare clic su OK.
Figura 6. Nuova cartella Chiudere la finestra precedente cliccando su .
La cartella appena creata dovrà contenere le nuove cartelle di lavoro che creeremo in seguito, ciascuna con i rispettivi fogli di lavoro.
1.2 SALVATAGGIO DELLA CARTELLA DI LAVORO
Per salvare la nuova cartella di lavoro denominandola ad esempio Lezione1, in File scegliere Salva con nome . Si apre la seguente finestra
Figura 7. Salva cartella di lavoro
Alla voce Salva in occorre selezionare la posizione in cui si desidera salvare la cartella di lavoro (o file) Lezione1 e precisamente all’interno della cartella Corso Excel. (Molto probabilmente alla voce Salva in compare già la cartella Corso Excel perché è stata creata ora; si consiglia di effettuare comunque i passi indicati per esercitarsi).
Facendo clic su si selezioni la cartella Documenti, successivamente fare due clic sulla cartella Corso Excel per aprirla.
In corrispondenza di Nome file digitare il nome che si vuole attribuire alla cartella di lavoro, nel nostro caso digitare Lezione1.
Quindi cliccare sul pulsante Salva come indicato in Figura 7; in questo modo il file di nome Lezione1 sarà posizionato all’interno della Cartella Corso Excel.
Successivamente, poiché è consigliabile salvare frequentemente, si clicca sull’icona Salva .
Si osservi che il nome della nuova cartella di lavoro, indicato sulla striscia blu, Barra del titolo, è ora Lezione1.
Esercizio: Creare, ripetendo i passaggi indicati nei paragrafi 1.1 e 1.2, una seconda cartella di lavoro e denominarla Lezione2.
1.3 DISTINZIONE TRA CARTELLA, CARTELLA DI LAVORO E FOGLI DI LAVORO
Una cartella è un contenitore di file di qualsiasi tipo ed, eventualmente, di altre cartelle (dette anche sottocartelle).
Una cartella di lavoro è un file in formato Excel che contiene al suo interno tre o più fogli di lavoro. I fogli di lavoro sono gli effettivi contenitori dei dati.
Prima di iniziare a lavorare sul foglio di lavoro esercitiamoci nelle seguenti operazioni.
1.4 OPERAZIONI DI CHIUSURA E APERTURA DI UN FILE
Si chiudano tutte le cartelle aperte: la cartella Lezione2, la cartella Lezione1 e Cartel1, facendo clic sull’icona Chiudi finestra , nella barra del menù Foglio di lavoro.
Figura 8. Chiudi cartella di lavoro
Per aprire la cartella di lavoro Lezione1, dal menù File selezionare Apri.
Figura 9. Apri cartella di lavoro
Si apre la seguente finestra in cui nel menù a scelta rapida Cerca in, occorre selezionare la directory in cui è stato memorizzato il file. Ricordarsi di aver salvato la cartella Corso Excel all’interno della cartella Documenti.
Si selezioni quindi Documenti e successivamente fare doppio clic sulla cartella Corso Excel. Qui selezionare Lezione1 nell’elenco dei file esistenti e fare clic su Apri come indicato in Figura 10.
Figura 10. Apri
1.5 INSERIRE UN NUOVO FOGLIO DI LAVORO
Come si è precedentemente osservato, ciascuna cartella di lavoro contiene al suo interno, tre fogli. Per spostarsi da un foglio all’altro è sufficiente fare clic su ognuno di essi; il foglio attivato si apre sopra gli altri ed è riconoscibile dal fatto che ha lo sfondo bianco; ogni volta che si apre una cartella di lavoro verrà attivato il foglio di lavoro in cui, per ultimo, si hanno apportato delle modifiche.
Per inserire un nuovo foglio di lavoro, dal menù a scelta rapida Inserisci, selezionare Foglio di lavoro.
Il nuovo foglio, Foglio4, verrà inserito nella posizione del foglio che si stava visualizzando precedentemente.
Se si desidera spostarlo e mantenere, ad esempio, la successione numerica crescente, cioè Foglio1, Foglio2, Foglio3 e Foglio4, si clicca sulla scheda Foglio4 e si tiene premuto il tasto del mouse, compare un foglio bianco e una piccola freccia nera, spostando il foglio si sposta anche la freccia nera.
Rilasciare quando la freccia nera si trova dopo il Foglio3.
Figura 11 Nuovo foglio di lavoro
In alternativa, un altro metodo per inserire un foglio di lavoro è il seguente: si clicca col tasto destro del mouse su Foglio3.
Figura 12. Inserisci nuovo fog lio di lavoro
Nella finestra di dialogo che si apre, scegliere Inserisci e nella successiva finestra, scegliere Foglio di lavoro; infine, fare clic su OK.
Esercizio: Inserire 9 fogli di lavoro e posizionarli in ordine crescente.
Se si è soliti realizzare cartelle di lavoro contenenti un numero di fogli diverso da tre, è possibile farlo in modo predefinito, scegliendo dal menù Strumenti, Opzioni; qui, aprire la scheda Generale, e alla voce Fogli nella nuova cartella, selezionare il nuovo numero, ad esempio 5. Da questo momento in avanti, le nuove cartelle che si creeranno, si apriranno con un numero predefinito di fogli di lavoro uguale a 5.
Il numero predefinito massimo di fogli che è possibile definire in questo modo è 255; in realtà è possibile inserirne altri manualmente con le modalità viste sopra.
Fare clic su OK per tornare al foglio di lavoro.
1.6 ACCEDERE AD UN FOGLIO DI LAVORO NON PRESENTE SUL MONITOR
Se una cartella di lavoro ha numerosi fogli, come nel nostro caso, si ha che non tutti vengono visualizzati. Per renderli visibili è necessario farli scorrere tramite i 4 pulsanti per lo scorrimento dei fogli indicati in Figura 13.
I pulsanti alle estremità permettono di visualizzare subito l’inizio o la fine della lista dei fogli di lavoro, i pulsanti più interni scorrono di uno alla volta. Provare a spostarsi con tutti questi pulsanti.
Figura 13. Pulsanti di scorrimento fogli
Se questa operazione non risulta conveniente, è possibile fare clic col pulsante destro del mouse sui pulsanti di scorrimento dei fogli; si apre un menù in cui compare l’elenco di tutti i fogli presenti nella cartella. Il foglio attualmente aperto ha a fianco il segno di spunta, nel nostro caso il foglio aperto è il Foglio3
Figura 14. Fogli di lavoro
Qui è sufficiente selezionare il foglio al quale si desidera accedere, nel nostro esercizio aprire il Foglio9.
1.7 ELIMINARE UN FOGLIO DI LAVORO
Se si desidera eliminare un foglio da una cartella di lavoro, ad esempio il Foglio9, occorre cliccare col pulsante destro del mouse sul foglio che si vuole eliminare e nella finestra di dialogo che si apre, (vedi Figura 12) selezionare Elimina, quindi fare clic su OK nel messaggio di richiesta conferma di eliminazione. Il Foglio9 è stato eliminato.
In alternativa, dopo aver selezionato il foglio da eliminare (Foglio8), dal menù a scelta rapida Modifica, scegliere Elimina foglio e fare clic su OK.
I fogli sono stati eliminati definitivamente e non potranno più essere recuperati.
Esercizio: Eliminare il Foglio7 e inserire tre nuovi fogli in successione. Si osservi che i nuovi fogli si chiamano Foglio10, Foglio11 e Foglio12 a testimonianza del fatto che il Foglio7, Foglio8 e il Foglio9 sono stati definitivamente eliminati.
1.8 RINOMINARE I FOGLI
Per personalizzare il nome del foglio di lavoro Foglio1 e dare quindi un nome più significativo, si clicca su Foglio1 col tasto destro del mouse; si sceglie Rinomina nella finestra di dialogo, (Figura 12) quindi si digita il nuovo nome che si vuole assegnare al foglio; nel nostro esercizio digitare “Operazioni con i fogli"
In alternativa, è sufficiente fare doppio clic ad esempio su Foglio2, il testo si annerisce, quindi digitare il nuovo nome “Inserimento di testo”.
Esercizio: Rinominare il terzo foglio con il titolo: “Le successioni predefinite”.
1.9 COPIARE UN FOGLIO DI LAVORO ALL’INTERNO DELLA STESSA CARTELLA
Se si desidera fare una copia del foglio di lavoro “Operazioni con i fogli”, è necessario cliccare su di esso mantenendo premuto il tasto del mouse e contemporaneamente tenere premuto il tasto Ctrl. Compare un foglio bianco con sopra il segno + e una piccola freccia nera; il segno + indica che si sta facendo una copia. Trascinare e rilasciare fin dopo il foglio “Inserimento di testo”. Viene creata una copia di tutto il contenuto del foglio, compreso il testo e la formattazione, il cui nome è “Operazioni con i fogli (2)” (vedi Figura 15). I fogli vengono copiati con tutto il loro contenuto; al momento ciò non è verificabile perché sono vuoti.
Figura 15
Rinominare il nuovo foglio con un nome più significativo, ad esempio “Le formule” e spostarlo dopo il foglio “Le successioni predefinite”.
Ora la successione dei fogli è la seguente “Operazioni con i fogli”, “Ins erimento di testo”, “Le successioni predefinite”, “Le formule”.
1.10 COPIARE UN FOGLIO DI LAVORO ALL’INTERNO DI UN’ ALTRA CARTELLA
Per copiare un foglio di lavoro in un’altra cartella di lavoro, occorre aprire anche la cartella di lavoro che deve ricevere il nuovo foglio. Nel nostro esercizio, si vuole copiare il foglio di lavoro “Operazione con i fogli” nella cartella Lezione2 dopo il Foglio1. Si apra quindi la cartella Lezione2, per far ciò da File selezionare Apri e nella cartella Corso Excel aprire il file Lezione2; ritornare alla cartella Lezione1, selezionandola dal menù a scelta rapida Finestra, come in Figura 16.
Figura 16
Cliccare col tasto destro del mouse sul foglio da copiare “Operazione con i fogli”; si apre la finestra seguente:
Figura 17. Sposta o copia
In questa finestra cliccare su Sposta o copia.
Si apre la seguente finestra in cui è necessario selezionare Lezione2 nella casella Alla cartella e nella casella Prima del foglio, è possibile decidere la posizione che deve occupare il nuovo foglio, ad esempio prima del Foglio2 come indicato in Figura 18.
Figura 18. Sposta o copia
Se non si spunta la casella Crea una copia, il foglio viene spostato e non copiato. Nel nostro caso, poiché si vuole realizzare una copia, spuntare la casella come in Figura 18. Fare clic su OK.
Per controllare l’avvenuta copiatura, si apra dal menù a scelta rapida Finestra la cartella Lezione2 qui verificare che il secondo foglio è “Operazione con i fogli”.
Chiudere la Lezione2 rispondendo Sì alla domanda di salvataggio delle modifiche.
1.11 SELEZIONARE UNA RIGA O UNA COLONNA INTERA
Impareremo ora delle importanti operazioni riguardanti la Selezione le cui applicazioni verranno viste in seguito. Si apra la cartella di lavoro Lezione1.
Per selezionare ad esempio l’intera riga 2 ci si posiziona sul numero di riga 2 e si clicca. Viene evidenziata in colore grigio tutta la riga 2 come indicato in Figura 19.
Figura 19. Seleziona una riga
Analogamente, per selezionare una colonna ci si posiziona sulla lettera e si clicca.
1.12 SELEZIONARE DUE O PIU’ CELLE CONSECUTIVE
Per selezionare una serie di celle consecutive, si clicca sulla prima cella da selezionare e tenendo premuto il tasto del mouse trascinare fino a selezionare tutte le celle consecutive dell’intervallo desiderato.
Selezionare ad esempio l’intervallo di celle B5-F5.
1.13 SELEZIONARE DUE O PIU’ CELLE NON CONSECUTIVE
Per selezionare celle non consecutive si clicca col mouse sulla prima cella da selezionare, e mantenendo premuto il tasto Ctrl si clicca col mouse sulle altre celle che si desidera selezionare.
Dopo aver premuto Invio, diventa attiva la prima cella che inizialmente si aveva selezionato, ribattendo Invio la successione si sposta alla seconda cella selezionata e così via seguendo l’ordine di selezione iniziale.
Esercizio: selezionare nell’ordine le celle A4, B6, C1, D5, F3, E2. Battere Invio ripetutamente, per osservare che viene rispettato l’ordine di selezione iniziale.
1.14 SELEZIONARE TUTTO IL FOGLIO
Per selezionare tutto il foglio, è sufficiente fare clic sul primo quadratino grigio in alto a sinistra della tabella.
Figura 20. Seleziona tutto il foglio
1.15 DISATTIVARE LA GRIGLIA
La griglia consente di individuare in modo più chiaro ciascuna cella; se lo si desidera, può essere disattivata scegliendo dal menù Strumenti la voce Opzioni, nella scheda Visualizza accertarsi che non sia spuntata la casella Griglia. E’ comunque consigliabile, almeno per le prime lezioni, lasciare la griglia visualizzata, quindi fare clic sul pulsante Annulla per chiudere la finestra.
1.16 STAMPARE LA GRIGLIA
Normalmente la griglia non viene stampata, nel caso in cui risultas se utile stamparla, occorre selezionare dal menù File, Imposta pagina e nella scheda Foglio, spuntare la casella relativa a Griglia.
Fare clic su Annulla per non rendere operative le modifiche.
Capitolo 2
I I I N NS N S S E ER E R RI I IM M ME E EN N N T TO T O O D D D I I I D D DA A AT T TI I I
In ogni cella del foglio di lavoro è possibile inserire dati che possono essere di tipo testuale o numerico, oppure è possibile inserire formule le quali hanno la caratteristica di eseguire operazioni sui dati.
Per inserire del testo in una cella, è sufficiente fare clic su di essa; nel nostro esercizio si apra la cartella Lezione1, in essa aprire il foglio di nome “Operazione con i fogli” e digitare nella cella A1 il testo seguente: CORSO BASE DI EXCEL. Si osserva che il testo compare anche nella barra della formula.
Battendo Invio o cliccando sul pulsante di spunta della barra degli strumenti, indicato nella Figura 21 che segue,
Figura 21. Inserimento dati
oppure facendo clic su un’altra cella, quello che è stato scritto verrà automaticamente memorizzato nella cella.
Per modificare il contenuto di una cella è sufficiente cliccare sopra di essa e procedere alla modifica del testo. Analogamente se si deve procedere alla cancellazione del contenuto della cella: si clicca su di essa e si preme il tasto Canc. Le precedenti operazioni di modifica del testo possono essere fatte operando direttamente nella barra della formula.
Si faccia ora clic sulla cella B1, la quale sembra occupata dal testo inserito in A1; in realtà B1 è vuota infatti nella barra della formula relativa a B1 non compare nulla. Digitare in B1 il testo “Prova” e premere Invio. Si osserva che il testo di A1 non è visualizzato interamente, occorre quindi ridimensionare la larghezza della cella A1: si posiziona il cursore sul bordo grigio di separazione tra la colonna A e la colonna B;
Figura 22. Ridimensiona cella
il cursore assume la forma di una doppia croce nera, si clicca e si trascina verso destra per allargare la dimensione della cella.
Per ridimensionare la cella in modo automatico, cliccare due volte sul bordo grigio di separazione tra le due colonne.
Barra della formula
Analogamente per l’altra dimensione della cella.
2.1 CANCELLARE TUTTO
Qualora si fosse sicuri di voler cancellare tutto il contenuto del foglio di lavoro senza però eliminare il foglio, si clicchi sul primo quadratino grigio in alto a sinistra (vedi Figura 20) che evidenzia tutta la griglia con il suo contenuto e si prema Canc .
Analogamente per qualsiasi altra sezione, si evidenziano le celle da cancellare coi metodi visti nel capitolo precedente e si preme Canc .
Procedere alla cancellazione del contenuto del foglio di lavoro “Operazione con i fogli” e ridimensionare la larghezza della cella A1 alle altre larghezze.
2.2 INSERIRE UNA RIGA
Si voglia ora inserire una riga sopra la cella A1: si clicchi sul numero corrispondente alla riga 1 col tasto destro del mouse e si seleziona la voce Inserisci.
La riga viene inserita in modo predefinito sopra la riga selezionata.
In alternativa, dopo aver selezionato la cella A1, dal Menù Inserisci selezionare Righe.
In modo più dettagliato, è possibile inserire una riga intera o una colonna o semplicemente una cella, decidendo come devono essere spostate le celle in cui è già stato digitato il testo.
Per fare vedere come opera il seguente comando si predisponga il seguente esempio.
Aprire il foglio “Inserimento di testo” e realizzare la tabella indicata in Figura 23.
Figura 23. Inserisci cella
Posizionati sulla cella B2 cliccare col tasto destro del mouse e scegliere Inserisci dal menù a scelta rapida.
Si apre la seguente finestra
Figura 24. Inserisci celle
La prima opzione inserisce una cella vuota spostando tutte le celle successive a destra.
La seconda opzione sposta tutte le celle che seguono quella selezionata, in basso. La terza e quarta opzione inseriscono rispettivamente una riga sopra la cella selezionata e una colonna prima della cella selezionata.
Nel nostro esercizio inseriamo una cella in B2 spostando le celle a destra, si selezioni quindi nella finestra precedente l’opzione Sposta le celle a destra e si prema OK; inseriamo una cella in A1
spostando le celle in basso; inseriamo una riga intera in A3 e una colonna intera in C4. Si deve aver ottenuto il seguente risultato.
Figura 25. Risultato inserisci celle
2.3 SPOSTARE LE CELLE
Si seleziona la cella o l’intervallo di celle da spostare con i metodi visti nel capitolo precedente, si posiziona il puntatore del mouse sul bordo della cella, quando il cursore diventa una freccia bianca, si clicca e tenendo premuto, si trascina la cella nella posizione desiderata, quindi si rilascia il tasto del mouse. Nel nostro esercizio spostare la cella A5 nella posizione C3.
Figura 26. Risultato sposta celle
2.4 COPIARE LE CELLE
Per copiare una cella in un’altra, è possibile utilizzare la procedura vista per lo spostamento di celle: si seleziona la cella, si posiziona il puntatore del mouse sul bordo della cella, quando il cursore diventa una freccia bianca, si clicca e tenendo premuto, si trascina la cella nella posizione desiderata, prima di rilasciare il tasto del mouse, premere il tastoCtrl.
Per esercizio copiare D2 in E3.
Un’alternativa è il tradizionale metodo Copia – Incolla. Si selezioni la cella da copiare, fare clic sull’icona Copia (la cella avrà il bordo tratteggiato in movimento), selezionare la cella in cui si vuole copiare il contenuto e cliccare sull’icona Incolla . Per esercizio copiare B1 in E4 e in F1.
Per togliere la selezione della cella da copiare premere il tasto Esc.
Si utilizza questo metodo anche quando si deve copiare una cella in un altro foglio di lavoro.
Diverso è il discorso se la cella contiene una formula: per copiarla in un altro foglio si veda il Capitolo 4.
Figura 27. Risultato copia celle
2.5 INSERIRE GLI STESSI DATI IN TUTTE LE CELLE DI UNA SELEZIONE
Per inserire gli stessi dati in più celle contemporaneamente, ad esempio testo “Vento” nelle celle A6, C7, D9, E5, F8, occorre procedere nel seguente modo: si selezionano, per prima cosa, le celle con i metodi visti nel paragrafo 1.13 (si clicca col mouse sulla prima cella da selezionare A6, e mantenendo premuto il tasto Ctrl si clicca col mouse sulle altre celle C7, D9, E5, F8), si digita il testo “Vento”, e subito dopo si preme Ctrl + Invio.
Si deve aver ottenuto la seguente situazione
Figura 28. Stessi dati in più celle
2.6 INSERIRE GLI STESSI DATI IN PIU’ FOGLI IN CELLE CORRISPONDENTI
Per inserire gli stessi dati in celle corrispondenti di fogli diversi, si selezionano i fogli in basso a destra tenendo premuto il tasto Ctrl, poi si digita il testo nella cella.
Tale testo verrà ripetuto in tutti i fogli selezionati, nella posizione della cella omologa del foglio iniziale.
Per prima cosa occorre inserire una riga intera in A1 nel foglio di lavoro “Inserimento di testo”.
Selezionare i fogli “Operazioni con i fogli”, “Inserimento di testo” “Le formule” e “Le successioni predefinite” tenendo premuto il tasto Ctrl (i fogli selezionati hanno lo sfondo bianco)
Figura 29. Più fogli selezionati
e nella cella A1 inserire il testo “CORSO BASE DI EXCEL”; premere Invio.
Verificare, cliccando su ciascuno foglio, che il testo “CORSO BASE DI EXCEL” è stato copiato in tutti e tre i fogli.
Per deselezionare i tre fogli, fare clic su un foglio diverso dai tre.
2.7 FORMATTAZIONE DI UNA O PIU’ CELLE
Per rendere un foglio di lavoro più chiaro nella lettura dei contenuti è utile realizzare una formattazione delle celle con bordi e colori.
Per ciascuna cella infatti o intervallo di celle, è possibile decidere il colore dello sfondo, il colore del testo, il colore e la tipologia del bordo delle celle.
Nel nostro esercizio, aprire il foglio “Operazioni con i fogli”, selezionare la cella B2, immettervi una data del tipo che si desidera, ad esempio 1 Gennaio 2002, premere Invio e cliccare ancora sulla cella B2 per selezionarla; nel menù Formato scegliere Celle.
Nella scheda Numero, nell’elenco Categoria selezionare Data e nella finestra Tipo a fianco, scegliere la tipologia del formato Data che si desidera, ad esempio 14/03/98. Prima di fare clic su OK, nella scheda Carattere selezionare Arial, Grassetto, 14px.
Nella scheda Bordo è possibile scegliere la tipologia della linea da applicare ai bordi e decidere a quale bordo della cella si vuole applicare la nuova formattazione.
Si formatti la cella B2 scegliendo la linea del bordo di colore arancione, si selezioni lo stile indicato in Figura 30 e la si applichi al bordo inferiore e superiore (per far ciò è sufficiente cliccare nelle corrispondenti posizioni inferiore e superiore nel riquadro Personalizzato come indicato in Figura 30).
Figura 30. Bordi
Nella scheda Motivo, selezionare il colore di sfondo (ad esempio un giallo chiaro) e nella finestra Motivo sceglierne uno a piacimento o come indicato in Figura 31.
Selezionare questo stile
Figura 31. Motivo
Fare clic su Ok per chiudere la finestra.
A questo punto fare clic su un’altra cella per vedere la formattazione.
Qualora si presentasse il simbolo ### significa che la larghezza della cella è insufficiente per visualizzarne il contenuto: è necessario fare doppio clic sul bordo verticale grigio di separazione della colonna a cui la cella appartiene, per adeguare la larghezza della colonna all’immissione più lunga.
E’ possibile formattare una cella in modo più rapido con i pulsanti Colore riempimento , Colore carattere , Bordi ; si utilizzino questi pulsanti per formattare una cella, ad esempio A1;
occorre per prima cosa selezionare la cella da formattare, successivamente cliccare sulla freccia nera a fianco dell’icona Colore riempimento e scegliere un colore di sfondo; analogamente per gli altri pulsanti. Nel nostro caso si è scelto un arancio come sfondo, il colore del carattere è bianco e la bordatura è Bordo casella spesso.
Figura 32. Risultato formattazione
2.8 INSERIRE IL TESTO IN COLONNA
Qualora si desideri inserire il testo in colonna si può procedere come segue.
Nella casella B4 si vuole inserire in colonna il testo “Parole in colonna”: si seleziona la cella B4, nel menù Formato cliccare su Celle e nella scheda Allineamento spuntare la casella Testo a capo. Fare
clic su Ok. Si digiti ora il testo “Parole in colonna” e premere Invio. In questa cella anche quando si cambierà il testo questo verrà visualizzato in colonna.
2.9 COPIARE LA FORMATTAZIONE DI UNA CELLA
E’ possibile copiare la formattazione di una cella e applicarla ad altre senza dover ripetere tutti i passaggi. Nel nostro esercizio si digiti il testo “Prima lezione” nella cella A2, si selezioni la cella B2; si clicchi sull’icona Copia formato , si porti il cursore a forma di pennello sulla cella da colorare A2 e cliccare.
Si deve aver ottenuto
Figura 33. Copia formattazione
2.10 CAMBIARE LA PREDISPOSIZIONE DI UNA CELLA FORMATTATA
Se, per esempio, nella cella B2 in cui si è inserita una data, si volesse digitare un semplice numero, si osserva che dopo aver digitato il numero e premuto Invio viene trasformato in data.
Per cambiare la predisposizione della cella formattata, occorre procedere così: si clicca in una cella bianca in cui non si è digitato nulla; si clicca sull'icona Copia formato, si porta il cursore a forma di pennello sopra la cella B2 da riformattare e si clicca. La data è stata convertita in numeri.
Fare clic su Annulla per ripristinare la situazione precedente.
Capitolo 3
I I I N NS N S SE E ER R R I IM I M M E EN E N N T TO T O O D D D I I I U U U N NA N A A S S SE E ER R RI I I E E E D D DI I I D D DA A AT T T I I I
Alcuni tipi di dati possono essere immessi in modo automatico evitando operazioni ripetitive o errori e consentendo un risparmio di tempo.
Ad esempio per inserire in modo automatico una successione incrementale 1,2,3,….ecc, si procede nel seguente modo: aprire il foglio di lavoro “Le successioni predefinite”, in esso si selezionano due celle ad es. B5:C5 (si clicca col mouse su B5 e tenendo premuto si trascina fino a comprendere C5; si rilascia il tasto del mouse), si digita 1, si preme Invio e si digita 2. Si sposta il cursore verso l’angolo destro in basso della cella C5 in modo che assuma l’aspetto del segno +; cliccando e tenendo premuto il tasto del mouse, si trascinano le due celle fino a che non si ottiene la successione desiderata, ad esempio fino a 9. Rilasciare il tasto del mouse per osservare il risultato.
Figura 34. Successione 1,2,3...
Esistono altre successioni predefinite.
Si provi per esercizio a iterare le seguenti successioni:
1) nella cella B7 digitare 1;
2) nella cella B9 e C9 digitare rispettivamente 1 e 3;
3) nella cella B11 e C11 digitare rispettivamente Mese1 e Mese2;
4) nella cella B13 digitare la data 01/01/02;
5) nelle celle B15 e C15 digitare rispettivamente le date 01/01/02 e 01/02/02, come mostrato in Figura 35
Figura 35. Successioni predefinite
Per iterare le successioni costituite da due celle, occorre selezionare simultaneamente le due celle quando il cursore, posizionato in basso a destra, ha assunto la forma di +, si clicca e si trascina.
Si noti che nelle successioni 2) e 3) è stato indicato al computer come si dovrà comportare iterando la successione. Nell’esempio 4) non viene data nessuna indicazione su come si vuole iterare la successione e il computer per default incrementa il giorno; se invece si vuole incrementare il mese è sufficiente “suggerirlo “ al computer come si vede nell’esempio 5).
Si deve aver ottenuto la seguente situazione:
Figura 36. Risultato successioni predefinite
3.1 ANALIZZARE ALTRE SUCCESSIONI
Queste sono solo alcune delle successioni predefinite che si possono trovare in Excel.
Per analizzare quali altre successioni predefinite sono messe a disposizione da Excel, dal menù Strumenti si selezioni la voce Opzioni; successivamente si clicchi sulla cartella Elenchi.
Nella finestra Elenchi personalizzati compaiono tutte le successioni già esistenti.
Figura 37. Elenchi predefiniti
Esse possono essere inserite nel foglio di lavoro semplicemente digitando la prima parola della successione e poi iterando. Provare ad inserire iterando la successione dei mesi dell’anno scritti per esteso: si scrive “Gennaio” nella cella B17 e si itera.
E’ inoltre possibile inserire una successione personalizzata.
3.2 INSERIRE UNA NUOVA SUCCESSIONE
Per inserire una nuova successione, nel menù Strumenti si selezioni la voce Opzioni e si apra la cartella Elenchi. Si clicchi col cursore in Voci di elenco (vedi Figura 37) e si digiti una successione ad esempio quella costituita dai Castelli di San Marino: “Dogana, Serravalle, Faetano, Borgo Maggiore, Città, Montegiardino, Fiorentino, Acquaviva”; poi si prema Aggiungi.
Una volta inserita una nuova successione, per richiamarla nel nostro foglio di lavoro ad esempio nella cella B19 è sufficiente digitare il testo contenuto nella prima cella ossia “Dogana” e trascinare fino a completarla.
In alternativa, è possibile digitare la successione direttamente nelle celle del foglio di lavoro; fatto ciò, si seleziona la successione appena scritta, nel menù Strumenti si seleziona Opzioni, si apre la cartella Elenchi e si clicca su Importa.
Nel nostro esercizio si inserisca nella cella B21 con quest’ultimo metodo la successione: “Nome, Cognome, Luogo di nascita, Data di nascita, Indirizzo, Città”.
3.3 ANTEPRIMA E STAMPA DEI FOGLI
Prima di procedere alla stampa di un documento per ridurre il numero di stampe di prova, è possibile visualizzare il foglio in anteprima. Si clicca sul pulsante oppure in File selezionare Anteprima di stampa. Se il testo visualizzato è troppo piccolo è sufficiente fare clic sul pulsante Zoom.
Per tornare al foglio di lavoro fare clic sul pulsante Chiudi.
Si noti che ora nel foglio di lavoro è presente una linea tratteggiata indicante il punto in cui si interrompe la pagina.
Quindi una piccola porzione del documento da stampare verrà visualizzata in un’altra pagina; infatti nell’anteprima di stampa del foglio “Le successioni predefinite” i dati risultano troncati e non vengono visualizzati completamente. E’ possibile spostare le interruzioni di pagina, indicate con una linea tratteggiata in Figura 38, in modo da comprendere in un’unica pagina la porzione di documento mancante. Per far ciò, dal menù Visualizza selezionare Anteprima interruzioni di pagina;
Figura 38. Anteprima interruzione di pagina
ci si posiziona col mouse sulla linea tratteggiata, il cursore diventa una doppia freccia nera, si clicca e tenendo premuto si trascina fino a comprendere la porzione mancante del documento ottenendo una pagina unica.
Figura 39. Anteprima interruzione di pagina
Per tornare al foglio di lavoro, dal menù Visualizza selezionare Normale.
Verificare con Anteprima di stampa l’avvenuta modifica e poi fare clic su Chiudi per tornare alla pagina.
3.4 STAMPA DI UNA PORZIONE DI FOGLIO
Se si desidera stampare solo una porzione del foglio di lavoro, (ad esempio solo le ultime tre successioni) occorre selezionare l’area da stampare, si tiene premuto il pulsante sinistro del mouse e si trascina fino a selezionare la parte desiderata; dal menù File scegliere Area di stampa e successivamente Imposta area di stampa. Per visualizzare l’anteprima fare clic sul pulsante .
Se l’area di stampa è troppo grande, verrà utilizzato un’ulteriore foglio. E’ possibile visionare l’anteprima di più pagine facendo clic sul pulsante Succ.
Per stampare il documento, in File selezionare Stampa. Per ritornare a stampare l’intero foglio, da File, selezionare Area di stampa e fare clic su Cancella area di stampa.
Capitolo 4
L L L E E E F F FO O OR R RM M M U UL U L LE E E E E EL L L E EM E M ME E EN N NT T T A AR A R RI I I
Con le formule è possibile eseguire calcoli sui dati numerici del foglio di lavoro. Questo consente di creare fogli attivi che reagiscono all’inserimento dei dati.
Ogni formula incomincia con il segno di uguale =.
Una delle operazioni più frequenti e di facile realizzazione è quella di ricavare i totali per riga o per colonna. Si apra il foglio di lavoro dal titolo “Le formule” e si inseriscano in colonna nella cella B3, B4, B5, B6, i seguenti valori numerici come indicato in Figura 40
Figura 40. Tabella
4.1 SOMMARE I VALORI IN UNA COLONNA O IN UNA RIGA
Si seleziona la colonna contenente i valori da sommare B3 - B6 e si clicca l’icona Somma automatica presente nella barra degli strumenti Standard.
Il totale viene inserito nella prima cella libera.
Cliccando sulla cella in cui è stato calcolato il totale, si osserva che nella barra della formula (vedi Figura 41) viene espressa appunto la funzione somma, calcolata a partire dalla cella B3 fino alla cella B6.
E’ importante osservare che il risultato della somma non dipende dal preciso valore numerico inserito in ogni cella, ma varia al variare del contenuto di ognuna. Ad esempio, se si cambia il contenuto della cella B3 e si digita 56, cambia anche il risultato della somma.
Figura 41. Somma per colonna
4.2 PER SOMMARE PIU' COLONNE SIMULTANEAMENTE Si costruisca la seguente tabella nell’intervallo di celle D3 - G5
Figura 42
Per calcolare la somma per colonne della tabella sopra è necessario selezionare tutta la tabella (intervallo D3-G5) e premere l’icona Somma automatica : si ottiene per ogni colonna l’importo relativo all‘operazione somma.
Non è possibile, invece, sommare più righe contemporaneamente. La somma per righe può essere fatta selezionando una riga alla volta e successivamente cliccando sull’icona Somma automatica. Calcolare per esercizio la somma delle tre righe una alla volta
Un’alternativa, che consente però solo di visualizzare il totale senza inserire la formula e il risultato, è il Calcolo Automatico.
Occorre selezionare le celle di cui si vuole calcolare la somma, si osserva poi nella barra di stato in basso (vedi Figura 43) il valore numerico che varia al variare delle celle selezionate.
Figura 43. Somma automatica
Nel nostro caso la somma della prima riga da come risultato 99 come esplicitato in Figura 43.
La somma della seconda riga da 217 come indicato in Figura 44.
Per default viene calcolata la somma, ma è possibile decidere di calcolare altre funzioni quali il massimo valore, il minimo, la media, etc, cliccando col tasto destro del mouse sulla scritta Somma come indicato in Figura 44. Si selezioni per esercizio max; esso calcola il valore massimo nell’intervallo di celle selezionato. Questo è uno strumento molto utile quando si hanno tabelle di dati molto consistenti.
Figura 44. Calcolo automatico
Quanto appena descritto è valido anche per celle non attigue, l’ importante è che siano selezionate.
4.3 SOMMARE CELLE NON ATTIGUE
Per sommare celle non attigue occorre digitare la formula direttamente nella cella o nella barra della formula.
Ad esempio si voglia inserire nella cella B9 la somma tra le celle B4 e D3:
si clicchi sulla cella B9, si digiti il segno di uguaglianza = (ogni formula comincia sempre col segno =) si clicchi sulla cella B4, cliccare sul tasto in tastiera +, cliccare sulla cella D3 e successivamente premere Invio.
Nella cella B9 si è ottenuto il totale 30. In alternativa è possibile digitare per intero la formula =B4+D3 nella cella B9.
Cliccando sulla cella B9 si osservi che la formula compare nella Barra della formula. Ulteriori modifiche possono essere effettuate operando direttamente nella Barra della formula.
4.4 ITERARE UNA FORMULA
A volte, quando si ha necessità di ripetere una formula nelle celle attigue, non è necessario ridigitarla ma è sufficiente iterare la formula già esistente. Se ad esempio si vuole iterare la formula presente nella cella B9 nelle celle attigue, ci si posiziona sulla cella B9, si sposta il cursore nell’angolo in basso a destra fino a quando diventa un +, si clicca e si trascina in orizzontale per altre tre celle fino a E9; si osserva che la formula nelle celle successive ha incrementato di uno il valore della riga per entrambe le celle che compaiono nella formula. Infatti se si clicca sulla cella C9 si ha che contiene la formula
=C4+E3, la cella D9 contiene la formula =D4+F3, E9 la formula =E4+G3.
Se invece si itera la cella B9 per colonna si può osservare che la formula nelle celle successive incrementa di uno il valore della colonna per entrambe le celle che compaiono nella formula.
Si deve aver ottenuto il seguente risultato:
Figura 45. Iterazione di formule
Altre formule possono essere digitate direttamente nella cella facendo uso delle parentesi.
Ad esempio in A2 si digiti la formula =((B3+B4)/2+B5)-D3; essa calcola la somma di B3 e B4, la divide per 2, a questo totale parziale somma B5, a questo totale parziale toglie D3.
4.5 LA FUNZIONE MIN E LA FUNZIONE MAX Si apra il Foglio4 e lo si rinomini “Le funzioni”.
La funzione MIN ha la caratteristica di trovare il valore minimo tra una serie di numeri.
Si costruisca la tabella con i valori espressi nelle celle dell’intervallo A1; D3. Si vuole trovare il minimo e il massimo dei valori indicati in tabella.
Figura 46. Funzione Min e Max
E’ necessario fare doppio clic nella cella in cui si desidera inserire la formula che calcola il minimo, ad esempio C5, si digiti =MIN(A1:D3) e premere Invio. Copiare la formula sostituendo MIN con MAX nella cella C6. Si sono ottenuti il valore massimo e il valore minimo della tabella. Al variare dei dati varieranno anche le ricerche dei due valori. In Figura 47, nella Barra della formula è esplicitata la formula contenuta nella cella C6, che calcola il massimo nell’intervallo A1-D3.
Figura 47. Funzione Min e Max
Altre formule possono essere composte in modo automatico col pulsante Incolla funzione.
4.6 LA FUNZIONE MEDIA
Si voglia calcolare la media degli importi della precedente tabella.
Ci si posiziona sulla cella in cui si desidera ottenere la media, ad esempio F1, si clicca sull’icona Incolla funzione e si sceglie nella categoria Tutte o Usate più di recente , la funzione Media; prima di fare clic su Ok osservare che nella parte grigia della finestra aperta è data una descrizione sommaria sulle caratteristiche della funzione.
Figura 48. Funzione media
Si clicca su OK, ottenendo l’apertura della seguente finestra
Figura 49. Funzione media
In Num1 si devono selezionare le celle di cui si vuole calcolare la media. Quelle dell’intervallo proposto A1:E1 non vanno bene, occorre allora cliccare su indicato in Figura 49 e selezionare le celle contenenti i valori di cui si vuole calcolare la media e cioè l’intervallo A1-D1; cliccare nuovamente sul
simbolo come indicato in Figura 50 per tornare alla funzione Media. In Num2 può essere selezionato un altro intervallo di celle di cui si vuole calcolare la media. Nel nostro caso lasciarlo vuoto.
Figura 50. Funzione media
Quindi facciamo clic su OK per chiudere la formula.
Nella cella F1 è indicato il calcolo appena effettuato. Nella barra della formula si vedrà espressa la formula =MEDIA(A1:D1) che equivale a digitare la formula matematica =(A1+B1+C1+D1)/4.
Per esercizio nella cella F2 digitare la formula =(A2+B2+C2+D2)/4 e nella cella F3 inserire la funzione Media con il pulsante Incolla funzione come fatto precedentemente.
Si inserisca una riga in A1 e digitare le specifiche espresse in Figura 51per richiamare più facilmente le operazioni fatte.
Figura 51
4.7 LA FUNZIONE ARROTONDA
Il valore ottenuto calcolando la Media, potrebbe essere un numero con cifre decimali. Se volessimo operare degli arrotondamenti occorre procedere come segue.
Nella cella H2 digitare il numero 7,896489549 che dovremo arrotondare (allargare la colonna H per visualizzare il numero interamente). Ci si posiziona sulla cella in cui si vuole che sia memorizzato il nuovo valore arrotondato, ad esempio sulla cella I2.
Si clicca sul pulsante ; nella finestra Categorie selezionare Matematiche e Trigonometriche o Tutte, nella finestra Nome Funzione scegliere Arrotonda e fare clic su OK.
Si apre la seguente finestra:
Figura 52. Funzione arrotonda
In Num va inserito il riferimento della cella in cui si trova il valore da arrotondare: per far ciò, si clicca su vedi Figura 52, che riapre il foglio di lavoro, qui si clicca sulla cella che contiene il valore da arrotondare ossia H2.
Per memorizzare il valore si riclicca su che riapre la finestra seguente: qui fare clic su Num_cifre
Figura 53. Funzione Arrotonda
In Num_cifre si deve digitare il numero di cifre decimali che si desidera mantenere. Se si digita lo zero, la funzione approssima il valore all’intero più prossimo.
a 0 cifre la prima cifra decimale è 8 che è maggiore di 5 allora si approssima per eccesso a 8.
a 1 cifra la prima cifra decimale, 8, è seguita da 9 che, essendo maggiore di 5 fa arrotondare per eccesso ottenendo il valore 7,9
a 2 cifre le prime due cifre decimali, 8 e 9, sono seguite da 6 che essendo maggiore di 5 fa arrotondare per eccesso portando 89 a 90 ottenendo il valore 7,9
a 3 cifre le prime tre cifre decimali, 8 9 6, sono seguite da 4 che essendo minore di 5 le fa arrotondare per difetto ottenendo il valore 7,896
a 4 cifre le prime quattro cifre decimali, sono seguite da 8 che essendo maggiore di 5 le fa arrotondare per eccesso ottenendo il valore 7,8965
a 5 cifre le prime cinque cifre decimali, sono seguite da 9 che essendo maggiore di 5 le fa arrotondare per eccesso ottenendo il valore 7,89647
a 6 cifre le prime sei cifre decimali, sono seguite da 5 che le fa arrotondare per eccesso ottenendo il valore 7,896470
a 7 cifre le prime sette cifre decimali, sono seguite da 4 che essendo minore di 5 le fa arrotondare per difetto ottenendo il valore 7,8964695
a 8 cifre le prime otto cifre decimali, sono seguite da 9 che essendo maggiore di 5 le fa arrotondare per eccesso ottenendo il valore 7,89646955
Provare a inserire da I2 a I10 la funzione Arrotonda rispettivamente alle cifre sopra espresse; si deve aver ottenuto il seguente risultato:
Figura 54
Se si avesse voluto ottenere il risultato della media già arrotondato a 0 cifre direttamente nella cella della media, F2-F4, si avrebbe dovuto esprimere una funzione di funzione; nella barra della formula, ad esempio per la cella F2, si avrebbe dovuto quindi digitare davanti a Media la funzione Arrotonda, come indicato in Figura 55:
Figura 55. Funzione Arrotonda
N.B. Per le approssimazioni da lira ad euro la funzione Arrotonda può essere molto utile: infatti sfrutta le stesse regole di approssimazioni della nuova moneta.
4.8 LA FUNZIONE TRONCA
La funzione Tronca realizza un troncamento, senza approssimazione, alla cifra decimale che viene indicata. Verificarlo nell’esempio sopra effettuando un troncamento alla prima cifra decimale per tutti i numeri sopra. In Figura 56, nella cella attiva J10 è indicato il troncamento del contenuto della cella I10 a una cifra decimale.
Figura 56. Funzione Tronca
Si noti che sia la funzione Tronca che la funzione Arrotonda restituiscono un valore che differisce dal valore iniziale.
4.9 INSERIRE LA DATA CORRENTE IN UNA CELLA Si inserisca una nuova riga in A1.
Si seleziona la cella in cui si vuole inserire la data ad esempio A1, si clicca sul simbolo .
In Categoria si seleziona Data e ora, in Nome funzione si seleziona Oggi. Fare clic su Ok. Viene aperta una finestra in cui è sufficiente fare clic su Ok.
Nella cella A1 è stata inserita la data del giorno.
Per decidere la formattazione della data, selezionare la cella contenente la data A1; dal menù Formato, scegliere Celle. Nella scheda Numero, selezionando in Categoria la voce Data, è possibile decidere il tipo di formato da attribuire alla data. Scegliere il formato che si preferisce, nel nostro caso si è scelto il formato che scrive la data per esteso (14 Marzo 1998), fare clic su OK per chiudere la finestra.
Tale funzione ha la caratteristica di indicare sempre il giorno corrente.
4.10 LA FUNZIONE SOMMA.SE Aprire il Foglio5 e rinominarlo “Tabella”.
Per descrivere questa funzione è necessario il file Esercizi.xls, che deve essere stato scaricato insieme alla lezione 4. Se non lo si riesce a recuperare è sufficiente collegarsi all’indirizzo www.unirsm.sm/online/esercizi.xls e copiare il foglio di lavoro Indirizzario che contiene la tabella seguente:
Figura 57. Tabella
In questa tabella si vuole ricercare quale spesa deve affrontare la Ditta per retribuire mensilmente i Designers che operano in tutta la struttura societaria indicata in tabella.
Si procede in questo modo: si clicca sulla cella H3 in cui si vuole inserire la formula, successivamente si clicca sull’icona Incolla funzione , nella categoria Matematiche e trig. selezionare SOMMA.SE e fare clic su Ok. Si apre la seguente finestra
Figura 58. Somma SE
Nella casella Intervallo occorre selezionare la colonna che contiene la qualifica di Designer, nel nostro caso quindi digitare C:C che sta ad indicare l’intera colonna C; nella casella Criterio digitare Designer oppure, dopo aver fatto clic su della casella Criterio, fare clic su una cella che contiene quella voce ad esempio C2, (rifare clic su per ritornare alla Figura 58); nella casella Int_somma digitare E:E che seleziona la colonna che contiene gli stipendi di tutta l’impresa, quindi fare clic su OK.
Nella cella H3 si ottiene l’importo relativo ai totali degli stipendi di tutti i designers dell’azienda la cui formula corretta è indicata nella Barra della formula come evidenziato in Figura 59
Figura 59. Risultato SOMMA.SE
4.11 LA FUNZIONE CONCATENA
L’utilizzo della funzione Concatena è utilissimo qualora si desiderasse unire i contenuti di due celle in un’unica cella. Nel nostro esercizio si vuole creare una nuova cella contenente sia il nome che il cognome.
Occore per prima cosa inserire una nuova colonna dopo la colonna Nome (fare clic sulla colonna C e dal menù Inserisci scegliere Colonne) il cui titolo sarà Cognome+Nome. Adeguare la larghezza della cella C1 al testo. Fare clic sulla prima cella della nuova colonna, C2, poi cliccare nella barra della formula e digitare = ; successivamente fare clic sulla prima cella da unire A2, digitare il simbolo &“ “&
(in altri termini &,virgolette, spazio, virgolette, &); fare poi clic sulla seconda cella da unire, B2 e premere Invio.
Figura 60. Concatena
Per iterare il procedimento è sufficiente selezionare la cella C2, spostare il cursore nell’angolo in basso a destra e quando assume la forma di +, trascinare per colonna.
Per esercizio realizzare una colonna il cui contenuto è del tipo Sig. Amadori. Per far questo si inseriscano due colonne in C1 (fare clic sulla colonna C e dal menù Inserisci scegliere due volte Colonne): il contenuto della prima colonna è uguale per ogni cella: Sig. (è sufficiente scriverlo in una cella e poi iterare). Successivamente unire le celle, C2 e A2 con le procedure appena viste.
Figura 61
Attenzione a non eliminare mai le colonne che intervengono in una unione; nel nostro caso non devono essere mai eliminate le colonne A e C, quello che si otterrebbe sarebbe un messaggio di errore in cui manca il riferimento:
4.12 SUDDIVIDERE IL CONTENUTO DI UNA COLONNA IN PIU’ COLONNE
Aprire il Foglio6 e rinominarlo “Tabella2”, copiarvi la tabella di Figura 57 presente nel file Esercizi.xls, nel foglio di lavoro Indirizzario, precedentemente scaricato.
La procedura che vedremo è utile qualora in un’indirizzario fosse stato inserito ad esempio il Nome e il Cognome in un’unica cella e lo si volesse dividere. Per far vedere come opera questa procedura, dividiamo le celle in cui, nella colonna Ufficio, compare il testo Uff. Tecnico e Uff. Progetti.
Per prima cosa si inserisce una nuova colonna a destra della colonna da dividere (ci si posiziona sulla colonna E e dal menù Inserisci scegliere Colonne), successivamente si seleziona l’intervallo di celle che devono essere divise (prestare attenzione al fatto che l’intervallo deve essere costituito da celle attigue, nel nostro caso selezioniamo l’intera colonna D perché in essa non esistono altre celle costituite da due nomi separati da uno spazio); dal menù a scelta rapida Dati, selezionare Testo in colonne; nella finestra che si apre assicurarsi che sia spuntata la casella Delimitati come in Figura 62.
Figura 62. Dividi in colonne
fare clic su Avanti; nella finestra che segue Figura 63, scegliere come delimitatore la casella Spazio ciò indica che le celle da dividere hanno parole separate da uno spazio.
Figura 63. Dividi in colonne1
Scorrere con la barra di scorrimento indicata nella figura sopra per vedere come vengono separate le celle interessate; fare clic su Avanti, successivamente su Fine e su OK.
Si deve aver ottenuto la seguente situazione.
Figura 64. Dividi in colonne
ESERCIZI DI RIEPILOGO Esercizio 1
Si apra il Foglio10 e lo si rinomini “Esercizio1”.
Si costruisca la tabella seguente:
Figura 65. Esercizio di riepilogo Si calcoli il Profitto Lordo, il Reddito operativo, i Totali e la Media.
Risoluzione.
Nella cella B4 occorre inserire la formula =B2-B3 essendo il Profitto=Ricavo-Costo; invece che ripetere la formula in C4, D4, E4, è sufficiente, dopo aver selezionato la cella B4, trascinarla fino a E4.
Il trascinamento per riga infatti ricopia la formula inserita nella cella iniziale incrementando le colonne di uno, perciò nella cella C4 si avrà memorizzato =C2-C3, in D4 si avrà =D2-D3, in E4 si avrà =E2-E3.
In B6 occorre inserire la formula =B4-B5; procedere trascinando fino a E6.
In F2 occorre eseguire i totali da B2 fino a E2; è quindi sufficiente posizionarsi su F2 e cliccare sull’icona Somma automatica e premere Invio.
Poiché sappiamo che la somma per più righe non può essere calcolata in un unico passaggio, invece di ripetere il calcolo per F3, F4, F5, F6, è sufficiente, selezionata la cella F2, trascinarla per colonna. Il trascinamento per colonna infatti ricopia la formula della cella iniziale incrementando le righe di uno, quindi nella cella F3 sarà memorizzata la formula =SOMMA(B3;E3); in F4 la formula =SOMMA(B4;E4);
in F5 la formula =SOMMA(B5;E5); in F6 la formula =SOMMA(B6;E6).
In H2 occorre inserire la Media relativa agli importi dei Ricavi, dei Costi, dei Profitti, delle Spese e del Reddito operativo; avendo già i totali è sufficiente inserire in H2 la formula =F2/4 oppure inserire la funzione Media come visto nelle sezioni precedenti. Entrambe le modalità sono estendibili col trascinamento per colonna.
Figura 66
Esercizio 2
Si apra il Foglio11 e lo si rinomini “Esercizio2”.
In questo esercizio si vedrà una applicazione della simbologia che si usa per fissare un valore, (simbolo
$).
Si vuole calcolare gli importi per trimestre, semestre e annui utilizzando il trascinamento per colonna. Si copi la tabella riportata in Figura 67.
Figura 67
Nella cella C2 occorre inserire la formula che calcola il prodotto tra l’importo mensile B2 e la cella A3, quindi la formula =B2*A3.
Abbiamo precedentemente visto che il trascinamento per colonna incrementa di uno le righe, per cui se si trascina la cella C2 in C3 si ottiene la formula =B3*A4 mentre nel nostro caso occorre tenere fisso il valore di A3 essendo richiesto l’importo al trimestre. Nella cella C2 è necessario quindi inserire il simbolo
$ che ha il compito seguente:
$A$3 fissa il valore della cella A3
$A3 fissa la colonna A ma può variare la riga A$3 fissa la riga 3 ma può variare la colonna
Nel nostro caso entrambe le formule =B2*$A$3 e =B2*A$3 sono corrette per il trascinamento per colonna.
Analogamente per gli importi semestrali in D2 assegnare la formula =B2*A$4 e per gli importi annui in E2 assegnare la formula =B2*A$5. Trascinare per il completamento della tabella. Si deve aver ottenuto il seguente risultato:
Figura 68
4.14 FORMULE CHE COINVOLGONO CELLE APPARTENENTI AD ALTRI FOGLI DI LAVORO Si voglia ora inserire una formula che faccia riferimento ad una cella appartenente ad un altro foglio di lavoro, ad esempio si voglia calcolare nell’Esercizio 2 l’Importo al trimestre che ha come Importo mensile il Ricavo Lordo B2 del foglio di lavoro Esercizio 1. Si deve esprimere la formula che moltiplica la cella A3 del Foglio di lavoro Esercizio2 per la cella B2 del Foglio di lavoro Esercizio1; si clicca sulla cella C7 del foglio di lavoro Esercizio2 e si digita la formula =A3* successivamente si apre il Foglio Esercizio1, si fa clic sulla cella B2 e si preme Invio. Per controllare si torni alla cella C7 dell’Esercizio2 e si controlli la formula =A3*Esercizio1!B2 nella Barra della Formula come indicato in Figura 69.
Figura 69. Formula con celle appartenenti ad altri fogli
Capitolo 5
L L L A A A F F FO O OR R RM M MA A AT T TT T T A AZ A Z ZI I IO O ON N NE E E
Assicurarsi per prima cosa che sia visualizzata la barra degli strumenti Formattazione ; per far ciò è sufficiente fare clic col tasto destro del mouse su un punto qualsiasi delle barre degli strumenti (parte grigia in alto) nel menù che si apre controllare che sia spuntata la voce Formattazione, se non lo è procedere per selezionarla.
La barra degli strumenti Formattazione è costituita in via principale delle icone presenti nellaFigura 70.
Figura 70. Barra Formattazione
Se qualcuna delle icone indicate sopra non è presente, è possibile recuperarla seguendo le seguenti istruzioni: fare clic col tasto destro del mouse su un punto qualsiasi della barra degli strumenti, nel menù che si apre selezionare Personalizza, nella finestra successiva selezionare la scheda Comandi, selezionare una voce nella finestra Categorie e scorrere l’elenco dei comandi fino a trovare le icone mancanti; successivamente si clicca sull’icona da inserire, tenendo premuto il tasto del mouse si trascina l’icona e la si posiziona tra gli strumenti Formattazione , rilasciare quando si è ottenuta la posizione desiderata. Ad esempio, nel nostro esercizio procedere a inserire l’icona Inclina il testo in alto che utilizzeremo più avanti. Per inserire l’icona, vedi Figura 71, selezionare Formato tra le Categorie, si ricerca l’icona Inclina il testo in alto scorrendo l’elenco dei comandi, si clicca sopra l’icona da inserire, tenendo premuto il tasto del mouse si trascina l’icona e la si posiziona tra gli strumenti Formattazione, rilasciare quando si è ottenuta la posizione desiderata. Fare clic su Chiudi per chiudere la finestra.
Pulsanti relativi al carattere
Allineamento del testo
Formato
numeri Bordi cella Colore
Figura 71. Inclina testo in alto Ora analizziamo i pulsanti per la modifica del formato numeri.
L’icona Stile separatore inserisce i puntini di separazione. Provare inoltre l’icona Aumenta decimali .
5.1 INCLINARE IL TESTO
E’ possibile ruotare il contenuto di una cella di un’angolazione desiderata.
Per eseguire una tabella come quella che segue, si procede in questo modo:
Figura 72. Esempio inclina testo in alto
Aprire il foglio “Esercizio1”; si seleziona la cella B1 in cui si vuole che il testo digitato sia ruotato; dal menù Formato selezionare Celle, qui cliccare sulla cartella Allineamento; in Orientamento scegliere 45° come indicato in Figura 73.
Figura 73. Inclina testo 45 gradi
Successivamente fare clic su OK; per i possessori di Excel2000 è possibile cliccare direttamente sull’icona che abbiamo precedentemente inserito nella barra degli strumenti. Per ottenere i bordi tratteggiati, cliccare sulla cella B1, dal menù Formato selezionare Celle e aprire la cartella Bordo;
applicare al bordo verticale destro e sinistro uno stile linea preferito (nel nostro caso si è usato un tratteggio), fare clic su OK per chiudere la finestra.
Per copiare il formato e ripeterlo nelle celle C1, D1, E1, F1, H1 è possibile utilizzare il pulsante Copia Formato come visto nel Capitolo 2 paragrafo 2.9.
La formattazione appena definita è utile in special modo per quelle tabelle in cui il contenuto delle celle è breve rispetto all’intestazione della relativa colonna che invece è molto lungo.
5.2 UNIRE DUE O PIU’ CELLE
Per scrivere una intestazione nella parte centrale del foglio è possibile unire le celle in un unico intervallo col pulsante Unisci e centra . Si apra il foglio “Esercizio2”, all’inizio della tabella si vuole inserire il testo “Tabella prospetto importi” come indicato in Figura 74:
Figura 74
Si inserisce una nuova riga in A1, si scrive il testo “Tabella prospetto importi”, si seleziona l’intervallo di celle da A1 a E1 e si clicca sull’icona Unisci e centra.
5.3 FORMATTAZIONE AUTOMATICA
Esistono diversi formati predefiniti da applicare a celle o a tabelle.
Si apra il foglio “Esercizio2” e si selezioni una cella della tabella da formattare. Dal menù Formato, scegliere Formattazione automatica.
Si apre una finestra con l’elenco di tutti i formati predefiniti disponibili.
Figura 75. Formattazione automatica
Trovare quello più adatto provandoli tutti e fare clic su OK dopo aver scelto quello preferito (ad esempio Classico3).
5.2 FORMATTARE CELLE CON L’EURO
Per formattare le celle in modo che venga inserito in automatico il simbolo dell’Euro €, è sufficiente selezionare le celle da formattare ad esempio F2-F29 nel foglio di lavoro Tabella2, dal menù Formato scegliere Celle, nella scheda Numero, alla voce Categoria occorre selezionare Contabilità e nella finestra a fianco Simbolo selezionare Euro e in Posizioni decimali selezionare 2 come indicato in Figura 76. Fare clic su OK per chiudere la finestra.
Figura 76. Euro
5.3 FORMATTAZIONE CONDIZIONALE
Per evidenziare in una tabella alcuni dati che variano nel tempo è possibile usare la Formattazione condizionale.
Si voglia ad esempio evidenziare in una tabella le celle che contengono lo stipendio minimo o massimo dei dipendenti di una ditta. Abbiamo già visto che per ricercare lo stipendio massimo o minimo si può usare la funzione Max o Min, tuttavia questa funzione non permette di evidenziare all’interno della tabella le celle contenenti tali valori; è quindi necessario applicare una formattazione condizionale.
Si apra il foglio di lavoro “Tabella2”; per prima cosa occorre inserire in I2 e I3 la funzione Min o Max relativa alla colonna F contenente gli stipendi come visto nel Capitolo 4 paragrafo 4.5.
Figura 77. Min e max
Per applicare la Formattazione Condizionale si selezioni l’intervallo degli stipendi a cui applicare la ricerca, (nel nostro caso la colonna F), dal menù Formato scegliere Formattazione condizionale. Si apre la seguente finestra:
Figura 78. Formattazione condizionale
In questa finestra occorre selezionare l’opzione “uguale a” nella cella centrale e nella cella successiva è necessario selezionare la cella che contiene la funzione Min; per inserirla fare clic sul simbolo come indicato in Figura 78, poi fare clic sulla cella che contiene la funzione Min, nel nostro caso I2, premere di
nuovo il simbolo . Premere il pulsante Formato come indicato nella Figura 78; si apre la finestra in cui occorre decidere quale formato dare alle celle che contengono il valore minimo trovato: si scelga ad esempio nella scheda Carattere, Grassetto, nella scheda Bordo cliccare su Bordato, nella scheda Motivo selezionare un azzurro. Fare clic su OK per chiudere la finestra e di nuovo clic su OK per chiudere tutto.
Questa operazione è molto utile quando non si vuole perdere tempo a cercare all’interno di tabelle molto grandi i dati relativi a valori minimi o massimi; al variare dei dati varieranno all’interno della tabella anche le celle con la formattazione ora stabilita.
Procediamo in modo analogo per la funzione Massimo , per la quale si è deciso ad esempio un colore arancio: si seleziona la colonna F, dal menù Formato scegliere Formattazione condizionale , si clicca sul pulsante Aggiungi, selezionare l’opzione “uguale a” nella cella centrale e nella cella successiva selezionare la cella che contiene la funzione Max; per inserirla fare clic sul simbolo poi fare clic sulla cella che contiene la funzione Max, nel nostro caso I3, premere di nuovo il simbolo . Premere il pulsante Formato come indicato nella Figura 79; nella scheda Carattere selezionare Grassetto, nella scheda Bordo cliccare su Bordato, nella scheda Motivo selezionare un colore rosso.
Figura 79.Formattazione condizionale
Fare clic su OK per chiudere la finestra e di nuovo clic su OK per chiudere tutto.
E’ possibile copiare con l’icona Copia Formato la formattazione del Min e Max nelle celle I2 e I3 per ricordarci che le celle azzurre indicano lo stipendio minimo, quelle rosse il massimo.
Si deve aver ottenuto la seguente situazione:
